办公室综合协调作用分析

综合协调是一门思想性、政策性、实践性和艺术性都很强的科学, 贯穿于办公室办文、办事、办会的方方面面, 是办公室的重要工作职责之一。笔者认为, 要做好综合协调工作, 应该注意以下几点。

一、深刻认识协调工作的作用和意义

办公室的综合协调工作具有全局性、综合性、指导性和服务性的特点, 及时有力的协调对于保证日常工作正常运转, 提高工作效率和质量, 推动事业健康发展, 具有十分重要的意义。

(一) 有利于统一认识。

工作中, 大家存在不同意见是常有的事情, 如果能够围绕既定的发展战略和决策意图及时进行沟通协调, 取得共识, 就会为问题的妥善解决奠定良好的思想基础。

(二) 有利于形成合力。

单位的许多工作都不是孤立的, 需要多个部门共同参与。通过综合协调, 可以使相关部门的思想和行动统一到公司的部署上来, 既从职能出发做好本职工作, 又从大局出发互相支持、密切配合, 共同把工作落到实处。

(三) 有利于提高效率。

通过及时有效的组织协调, 可以使机关工作由无序变为有序, 由分力变为合力, 由模糊变为清晰, 由原则变为具体, 减少重复劳动和内耗, 提高工作效率。

二、准确把握协调工作的方式原则

(一) 统一领导原则。

办公室的综合协调工作是按照领导意图在领导授权范围内进行的, 其目的是为了确保领导工作的顺利开展和领导决策的贯彻实施。因此只有准确地把握领导指示精神, 牢固树立中心意识、核心意识和大局意识, 才能有效地协调各级部门同唱“中心曲”、演好“一台戏”, 避免出现各自为政的现象。

(二) 公平公正原则。

在协调中不能凭主观臆断, 不能掺杂个人成见, 要始终坚持实事求是原则, 及时掌握相关情况, 深入了解事件本质, 以客观事实为依据进行协调, 做到公平公正、不偏不倚、有理有据有节。

(三) 诚心服务原则。

在协调中要主动热情, 正视矛盾;要平等待人, 不居高临下、盛气凌人, 更不能动则训人。

(四) 可接受原则。

协调者与协调对象只有相互尊重, 才能相互沟通和理解。在协调中要主动与各方衔接, 营造一种轻松、愉快的氛围, 使协调各方在心灵上达到沟通, 在感情上产生共鸣, 然后因势利导、循循善诱, 使各方心悦诚服地听取对方的观点和意见。

三、突出抓好协调工作的主要内涵

办公室综合协调工作涉及内容多、范围广, 事务繁杂, 这就需要我们分清主次、把握轻重, 理清综合协调工作的思路, 做到有条不紊、忙而不乱。办公室综合协调的重点是工作协调和关系协调。

工作协调主要包括以下4个方面的内容。一是公文协调。主要是通过广泛征求各方面的意见, 完善公文内容, 提高公文质量, 为领导提供优质高效的参谋服务。二是会议协调。主要是协调会议时间、地点、议题和决定事项的安排落实, 保证会议达到预期目的。三是事务协调。主要是协助领导处理有关日常事务, 使领导安排出更多的时间和精力抓大事;积极做好各项服务工作, 努力提高接待水平, 赢得各级领导和各界人士对办公室工作的理解和支持。四是日常管理协调。办公室要充分发挥调度作用, 加强对机关职能部门和下级机关的指导;要及时向领导报告维稳信访、应急突发事件等情况, 以便领导及时采取措施, 妥善处置, 确保大局稳定。

关系协调主要是协调以下4种关系:一是横向关系。利益关系的调整容易引起部门之间关系的失调, 从而影响领导决策的实施。因此, 办公室要把握动向, 合理引导, 沟通关系, 促进部门之间的精诚合作, 防止推诿扯皮等不良现象的发生。二是领导关系。领导班子成员由于认识水平、看待问题的角度不同, 往往会对某些问题看法不一致。因此, 办公室要及时沟通, 做好解释工作, 消除领导之间的分歧和误解, 通过发挥领导决策的“催化剂”和领导关系的“润滑剂”作用, 增强领导班子的凝聚力、向心力和战斗力。三是内外关系。在办公室内部, 要充分调动各方面的积极性, 使各个环节协调互补, 实现和谐、有序、高效运转, 增强办公室的凝聚力和向心力;对上级主管部门要多请示、多汇报, 不折不扣地完成任务, 创造性地开展工作, 以优秀的业绩赢得上级的信任和支持;对兄弟单位要多沟通、多交流, 协调处理好相互关系;对基层办公室要交任务、压担子, 勤联系、重培训, 多鼓励、少批评, 切实促进办公室系统各项工作的深入开展。四是重点工作与其它工作的关系。领导工作千头万绪、纷繁复杂, 办公室要提前为领导准备活动预案, 协助领导处理好重点工作与其它工作的关系, 这样才能突出重点, 整体推进。

四、注重掌握协调工作的方法艺术

做好综合协调工作, 不仅要增强协调意识, 把握协调原则, 抓好协调重点, 更要讲究协调的方法和艺术, 充分发挥各方面的积极作用, 不断提高协调的质量和效果。

(一) 讲究正确的协调方法。

要注重原则性与灵活性的结合。协调是有原则的协调, 离开了原则, 就失去了协调工作的意义;同时, 也要实事求是、求同存异, 做到原则性和灵活性相结合, 促进问题的解决。要注重劝导说服与行政手段的结合。在协调过程中, 要通过引导、劝说、启发、激励等手段, 使协调对象产生共鸣, 自觉以大局为重;仅靠沟通难以奏效时, 要适时运用行政手段, 根据领导授权采取指令性方式解决问题。要注重领导影响力与协调者自身能力的结合。要把领导对工作的要求和意见向协调对象交代清楚, 使其能够准确把握领导意图;同时将协调对象的情况及时全面地向领导汇报, 为领导决策提供参考。要注重协调与服务的结合。要牢固树立服务意识, 在协调过程中认真负责、热情周到、主动服务, 积极与领导、机关部门、基层单位衔接沟通, 做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”, 协助大家解决工作的难点问题, 确保协调结果真正落实。

(二) 运用适当的语言技巧。

协调工作能否成功与协调者善不善于“说话”有着密切的关系。“会说话”的人一句话可以办成一件事, 而“不会说话”的人一句话可能把一件事办砸。所以, 搞好协调工作务必要把“话”说好。要把握协调对象、场合、时机, 既要把问题说得清楚明白, 又要把要求讲得合情合理, 使协调对象容易接受。

(三) 保持健康的协调心理。

要热情而不失公正。我们既要满腔热情地做好协调工作, 又不能介入个人情绪, 掺杂个人利益。要敬上而不压下。协调过程中必须坚持原则, 同时也要充分发扬民主, 绝不能以“二号首长”自居。要融洽而不庸俗。要在心理上缩短协调者与被协调者之间的感情距离, 使各方能够相互理解、相互体谅。同时要把握原则界限, 在大是大非问题面前, 不能当“老好人”, 不能“和稀泥”, 要在坚持原则的基础上将问题协调到位。

办公室工作直接为领导服务, 处于上下左右的焦点, 同各单位、各部门有着密切的联系, 有责任有条件协助领导做好沟通联络协调等工作。在当前复杂的形势条件下, 办公室更应该做好综合协调工作, 处理好对内对外、对上对下等方方面面的关系, 不断提高工作水平和服务质量, 为谋发展、促和谐作出积极贡献。