企事业办公室内务工作的特点和对策研究

2022-10-07

1 办公室内务工作的特点

1.1 工作内容繁琐

办公室工作综合性强, 不存在规律, 因此工作起来比较麻烦。很多工作内容没有计划性, 如果在管理阶段不适当规划, 则会出现丢三落四或者事务工作一团乱的现象。

1.2 工作准备多

在办公室日常性工作阶段, 涉及到很多基础性工作, 需要工作人员一起完成。办公室内务人员在一定程度上起到参谋作用, 要提前对准备工作进行了解和分析, 办公室人员所做准备性工作或是给出的参谋意见必须全面而且要准确无误, 这样才有利于领导做出正确的决策。

1.3 办公服务标准繁杂

办公室工作以服务性为主, 能为决策层服务, 为企事业各个部门提供意见。在日常工作中, 能实现不同部门间的协调发展, 办公室在企事业内和各个部门都需要进行互动和交流, 如果一项工作需要几个部门共同完成时, 办公室需要充当联络和协调的作用, 完成领导命令的工作后, 做好预后检查和反馈工作, 避免出现工作失误的现象。

2 如何做好办公室日常内务工作

针对办公室日常内务工作的重要性, 在实践过程中需要从具体情况入手, 按照不同指标要求进行完成, 保证工作机制的完善性。以下将对如何做好办公室内务工作进行分析。

2.1 培养一支高素质队伍

由于办公室工作内容多, 因此对工作人员自身素质有一定的要求。提升办公室工作质量的前提就是培养一支高素质、高效率的队伍。工作人员要具备专业化知识, 在日常工作中不断积累经验, 具备政治素质, 责任感要强, 能灵活应对工作中存在的各种问题。此外工作人员也要具备吃苦耐劳和无私奉献的精神, 对于工作中存在的各类问题能及时进行处理。

2.2 掌握自身工作职责

在办公室内务工作中岗位职责不清的现象时有发生, 会导致工作混乱, 甚至出现职责掌握不明确的现象。现有的工作是很具体的事务性工作, 不能出现顺序混乱或者职责不明确的情况。因此在具体实践过程中必须掌握自身工作职责, 避免出现工作交叉重叠。此外由于设置的工作岗位比较多, 在设定阶段, 要对每个岗位的职责进行掌握, 确定不同工作机制的要求, 使得办公室工作面面俱到。工作人员除了完成自身工作之外, 也要互帮互助, 共同促进办公室的发展。系统有效的沟通能简化处理程序, 以纵向沟通和横向沟通为主, 所谓的纵向沟通, 以不同级别的工作人员的互动为主, 下级工作人员要能把握方向, 将自己的意见及时反馈给上级, 上级工作人员要具备观察分析能力和判断能力, 对资料进行整理后落实。横向沟通则是部门间的沟通为主, 需要掌握彼此间的工作责任, 将责任细化。

2.3 扩展办公室内务管理观念

在日常管理阶段要善于发现, 捕捉有效和积极的细节。考虑到创新机制的要求, 要对细节思想进行分析。在办公室日常工作中, 会出现上网聊天、淘宝、传送照片等现象, 基于此, 要求对细节管理理念进行扩展, 对计算机网络系统进行利用, 或者建立有效的门户网站, 对内和对外进行文件的传输和有效管理。在应用阶段能有效提升工作效率, 减少成本。此外要做好现有管理工作, 以创新设计为例, 按照扩展要求进行落实。在理念扩展阶段, 对制度形式也有一定的要求, 必须将细节固定在制度中, 发挥制度体系持久性的作用。

结束语

办公室和外部进行沟通联系的重要渠道, 同时也是保证内部信息实现交流和互动的关键所在, 在具体管理过程中必须以科学化和细节为基础, 按照管理系统的要求进行落实和管理。同时要培养办公室人员的良好的工作理念, 不断在实践中进行探究, 提升整体工作水平。

摘要：在新的形势下, 随着机构的变革与发展, 办公室工作的地位和作用日益显著。办公室内务工作内容比较多, 任务繁重, 要求也越来越高, 绝不是仅仅限于文件转转发发、来人接待、车辆管理等琐碎工作了。如果处理不当, 则会出现很多后续问题, 对企事业的发展和运营造成影响。办公室内务工作是办公室工作的关键所在, 在具体工作阶段要按照工作要求对其进行落实, 避免出现工作无法落实的现象。

关键词：办公室,内务工作,措施