具备“四种能力”提升办公室服务水平

办公室作为一个综合部门, 是承上启下、联系左右、协调各方的中枢机关, 办公室工作千头万绪、包罗万象。办公室工作开展得如何, 直接制约和影响到整个单位工作的正常开展。随着社会的发展和科技的进步, 办公室人员必须具备“写作、沟通、办事、学习”四种能力, 才能充分发挥办公室职能, 全面提升服务领导、服务基层、服务员工的水平, 打造出效能型、创新型机关。

一、文字写作能力是提升服务水平的基础

文稿写作是办公室的第一技能, 是参政设谋的主要途径, 为更好地适应办公室工作, 文秘人员必须具备以下素质:

(一) 要有扎实的文字功底。

文秘工作的主要内容之一就是文稿起草、办文批文等。这就要求秘书有过硬的文字功夫, 熟悉各种公务文稿的特点、性质和作用, 这也是做秘书的最基本条件。

(二) 要有良好的文化积淀。

作为一个优秀的文秘人员, 必须要博学多才, 善于积累, 只有这样才能写出真正有价值、有水平的文章。

(三) 要有大局意识。

无论是起草总结、报告, 还是撰写领导讲话, 文秘人员都要站在发展大局的高度, 站在领导的角度分析和思考问题, 努力把领导的构思付诸文字, 力争做到吃透上级政策、吃透领导意图、吃透实际、吃透员工心声, 这样才能确保写出的文稿既推陈出新, 又符合单位实际。

二、沟通协调能力是提升服务水平的技巧

较强的协调沟通能力, 对办公室工作来说具有十分重要的意义。充分认识协调沟通的重要性, 有利于工作的开展、决策的执行和办事效率的提高。

(一) 沟通是开展一切工作的前提。

由于办公室工作接触面广, 接触的人员多而杂, 这就对办公室人员的沟通能力提出了更高的要求。只有熟练运用沟通技巧, 积极开发多种沟通渠道, 善于争取别人的理解并适时发表自己的意见, 与对方产生共鸣, 才能达到预期目的。

(二) 协调是各项工作开展的基础。

政策的落实、工作效率的提高都离不开较高的协调能力。办公人员要统筹兼顾, 理顺各部门的关系, 采取合理的方式达到协调的目的, 从而保障各项工作平稳有序地开展。协调沟通能力是办公室人员综合素质的体现, 并贯穿于办公室工作的各个方面。在沟通的基础上协调, 在协调的基础上更好地沟通。通过沟通, 才能使个人在集体中充分发挥自己的才干, 才能使全体干部职工在思想上同心, 目标上同向, 工作上同干, 才能做到同舟共济, 形成合力, 体现整体形象, 发挥整体优势, 增强单位的凝聚力、向心力和战斗力。

三、办事能力是提升服务水平的关键

办公室的工作实质就是服务, 为领导服务、为部门服务、为基层单位服务、为员工服务。能办事、会办事、办成事是办公室人员的基本要求, 如何提供优质服务、精品服务, 需要培养三种意识。

(一) 要培养责任意识。

牢固树立责任意识, 坚持不以小事而不为, 不以事杂而乱为, 不以事急而盲为, 不以事难而怕为, 做到办会办得周密无误, 办事办得无可挑剔。

(二) 培养效率意识。

把优质高效作为办公室人员的追求。办公室事务繁杂, 要坚决克服“等、靠、懒、散”的习惯, 增强工作的主动性, 做到大事细办、轻事重办、熟事生办, 提高服务层次, 让员工在工作和生活中感受到温暖。

(三) 要培养节约意识。

勤俭节约是中华民族的传统美德。因此, 要严格落实中央《八项规定》要求, 大力压缩非生产性支出, 预算额度控制实行“谁使用, 谁负责”。同时, 在会议费、办公费、招待费等费用的使用上要厉行节约, 做到既满足员工需求, 又保障正常办公, 公务接待做到既热情周到又能够“光盘”。

四、学习创新能力是提升服务水平的前提

党的十八大明确提出要“加强学习型、服务型、创新型”执政党建设的要求, 对于加强办公室工作同样具有十分重要的意义。创新是推进办公室工作发展的不竭动力, 办公室人员要勤于学习, 创造性搞好服务工作。

(一) 学习是干事创新之基。

办公室是领导的参谋和“智囊团”, 如何参到点子上, 谋到关键处, 关键是办公室人员注重学习和知识的积累, 树立终身学习意识。结合自身实际既要学习理论知识, 也要学习业务技能, 优化知识结构。除了学习书本知识以外, 还要善于在实践中学习, 重视调查研究, 善于分析和总结, 真正从实践中获取知识。

(二) 学习是修身立德之本。

办公室作为单位的“窗口”, 涉及的各项工作在很大程度上代表着部门的立场, 反映着部门的形象。因此, 办公室人员要牢固树立渴求上进的进取心, 把学习作为一项神圣职责、一个生活习惯、一种精神境界, 要用一流的人格和人品, 一流的工作态度, 一流的工作作风, 一流的工作业绩来塑造办公室的良好形象。

(三) 学习是解决一切问题的方法。

要做到带着问题学习, 做学习的主人, 避免学习、工作两张皮。通过带着问题学习, 推进重点工作有进展、难点工作有突破、服务水平上台阶。