做好信息调研和督查督办提升办公室服务决策能力

高等学校办公室是学校的综合管理部门, 是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽, 基本任务是参与政务, 管理事务, 做好服务。而从本质而言, 管理过程实质就是不断决策和不断实施决策的过程。高校办公室要发挥好功能, 在领导决策中发挥应有的作用, 必须做好决策前抓信息调研, 决策中抓参谋咨询, 决策后抓督促检查, 为领导决策提供强有力的保证。

一、做好信息工作, 为领导决策提供基础

随着高等教育的快速发展, 高校改革的不断深入, 新问题、新情况不断涌现, 高校领导既要掌握党和政府的路线方针政策, 了解社会的发展变化, 又要掌握高等教育变化的重要情况, 因此就需要大量真实、全面、具有前瞻性的信息。信息是领导决策的基础和依据, 是把握大局、提高科学决策水平的需要。只有信息灵, 才能情况明、决心大、决策准, 做到指导工作有方, 实施决策有力, 才能确保学院事业快速健康发展。

一个决策的出台, 往往需要大量的实际调研, 而信息的有效传达会大大节省领导者的信息收集过程, 事半功倍。信息的流通与采集贯穿于任何一个决策形成的全部过程。信息工作对政策落实和工作部署情况有监测作用。信息是沟通各级各部门工作情况的重要载体, 信息是领导者掌握情况、指导工作、控制局势的有效手段。高校办公室信息工作是管理手段和管理方式, 更是了解情况的重要渠道, 起着参谋助手、政策导向、反馈控制作用。

(一) 明确信息收集目标。

办公室在收集信息时要围绕高等教育的发展趋势, 围绕国内高等教育的改革形势、校院工作的重点, 根据领导决策的需要, 有目标、有侧重地收集各种信息。要做到及时、全面、准确。及时就是紧跟国际、国内的形势, 将国内外各种资讯、相关材料提供给领导, 特别是涉及教育发展、教育改革等方面的新思想、新政策, 及时提供给领导;全面就是多渠道、多系统地搜集信息, 即要搜集系统的内容, 又要搜集行业的内容, 同时还要搜集系统和行业之外甚至包括外国的一些成功做法的相关材料, 为领导提供多角度的参考;准确就是提供的信息要实事求是, 不夸大、不贬低、不瞒报, 供领导科学决策。

(二) 编辑信息内容。

办公室为领导提供信息, 绝不是中转站的作用, 而是要对搜集的信息进行全面深入地分析, 去粗取精、由表及里、由此及彼, 抓住事物的本质、方向性的东西, 把有利于自身开展工作的信息、自身需要的东西挖掘出来, 为领导决策服务。办公室要注意收集校院的各种动态, 如教学动态、学生工作动态、编辑出简报, 提供给领导;把学院领导在不同会议上的重要讲话编辑成《文理通报》, 每一期都要经领导核实并认真修改后, 在校园内OA网上发布, 让全体教职工都了解领导的讲话内容, 知晓学院发展和建设的思路和基本情况, 为领导决策的出台、决策的实施做好前期准备, 创造舆论环境和氛围, 奠定思想基础。

(三) 做好信息流转。

信息要为校院工作服务, 为领导决策服务, 一定要做好信息的流转工作。信息的流转具有一定的范围, 有的信息专供领导参阅, 有的信息提供给领导了解情况, 有的信息在全体干部中通报, 有的信息要让全体师生员工通晓。随着现代技术迅速发展, 信息媒介载体丰富多样, 有纸质信息材料传阅, 有信息在网络发布, 还有的信息通过电子邮件发到个人邮箱。

办公室必须加强信息的收集、做好信息的编辑、及时提供给领导参阅, 为领导决策提供基础材料。

二、开展深入调研, 为领导决策提供参考

客观事物是不断发展的, 我们担负的任务也在不断发生变化, 面对新的情况和问题, “刻舟求剑不行, 闭门造车不行, 异想天开更不行, 必须开展全面深入的调查研究”。调查研究是科学认识的前提、科学决策的基础、科学发展的途径。党的实事求是的思想路线, 从群众中来、到群众中去的根本工作路线, 都要求我们必须始终坚持和不断加强调查研究。江泽民同志强调指出:“没有调查研究就没有决策权”, “调查研究是谋事之基, 成事之道。”搞好调查研究, 是进行正确决策的基础和前提。真知灼见来源于对“下情”的透彻了解和“下情”与“上情”的很好结合。办公室为领导决策服务最好的一条途径就是走出办公室, 开展深入的调查研究。

(一) 明确调查研究的内容。

调研要有明确目的, 首先明确为什么调研、调研什么、怎么调研等问题。办公室开展调研必须围绕校院的工作重点、要进行的重大改革和要解决的重要问题开展调查研究, 抓好全局性、前瞻性、应用性问题调查研究。一是要了解党和国家的大政方针, 研究国家政策对高等教育带来的影响, 特别是对校院建设和发展即定目标、措施的影响, 提出调整决策意见。二是针对校院要进行的重大事件开展调研, 对事情的现状、存在的问题、师生员工的看法等展开调研, 为领导掌握全局、把握大势、正确决策提供一手材料, 作为决策参考依据, 针对实质性的问题和深层次的问题提出对策。三是要及时准确地把握决策执行动态, 分析影响决策落实的主要矛盾, 提出决策建议供领导参考。同时开展调查研究必须坚持实事求, 敢于和善于听真话、听不同意见, 了解真实情况, 倾听真实声音, 不回避问题, 不回避矛盾。

(二) 创新调查研究的方法。

在工作中, 办公室形成了一些行之有效的调研方法, 比如:实地调查、召开座谈会等等, 但是调查研究也要适应新的形式, 正如习近平同志指出的, “调查研究方法也要与时俱进”“要适应新形势新情况特别是当今社会信息网络化的特点, 进一步拓展调研渠道、丰富调研手段、创新调研方式”。要善于把现代信息技术引入调研工作, 充分利用新媒体、新技术、新手段, 改进调研的方式, 扩大调研的覆盖面, 提高调研的效率和科学性。要注意各种方式方法的综合运用, 多层次多方位多渠道地进行调研, 保证调研成果客观真实、科学有效。

2009年, 我院为进一步拓宽学院领导与师生沟通的渠道、搭建交流的平台, 办公室倡导创办了“文理之约”品牌活动, 约请师生与领导面对面交流和沟通, 倾听民声、了解民意, 丰富了调研的形式。每期以学院发展的重大问题、师生们关注的焦点和热点问题确定主题, “一约一主题”, 如“青年教职工成长”、学生组的“成长、成才、成功”“就业、考研与出国”等, 通过活动直接了解了师生的所思所想, 为学院制定政策、出台文件掌握第一手材料, 迅速解决了学生们关于学习、就业、住宿等方面的问题。该活动开办4年来, 受到师生的欢迎, 收到很好的效果。

提升调查研究的结果。调查和研究, 是紧密联系的两个环节, 调查是基础, 研究是关键。通过调查掌握了大量素材, 进行仔细的分类、归纳和整理, 需要在系统地分析、研究、提炼上狠下功夫, 对出现的问题进行研究, 要善于透过现象看本质, 调查要全面, 研究要深入, 既要弄清楚是什么、也要分析为什么、怎么办。要在感性认识的基础上, 对事物进行理性的思考、规律的把握、理论的提升, 最终提出建设性的意见, 这样才能真正形成好的调研成果。而调查研究的目的在于应用, 在于解决实际问题, 所以调研成果要转化应用, 使之进入决策。调研结果的体现形式就是调研报告, 鉴于其作用, 要求调查报告要文风朴实, 文笔简洁, 用事实说话, 用数据支撑, 真正使调研成果有理有据、观点鲜明、对策扎实, 调研内容要有全局性, 分析问题要有针对性, 经验启示要有指导性, 对策建议要有可操作性。

所以高等学校办公室不能陷于日常性的工作中, 必须走出办公室, 深入到教学科研一线、深入到师生中, 才能把问题摸准、把情况吃透, 为领导决策提供有力的参考, 力求参在点子上, 谋在关键处。

三、做好督查督办, 推动决策落实到位

江泽民同志曾经指出:“做出决策和制定政策, 事情只是做了一半, 另一半而且是更重要的一半, 就是努力贯彻实施”“如果不能落实, 再好的决议政策, 也是一纸空文”。任何一项科学的决策, 都要通过有效的实施、落实才能实现改革和推动工作的效果。高校办公室督查督办是各项决策得以落实的重要环节。

领导决策方案的正确与否, 需要在决策实施的过程中去验证, 也就是在实践中去验证, 而验证的最好途径就是对决策方案的实施情况进行督查督办, 在督查活动中广泛听取意见和反映, 进行冷静的分析、思考, 在督查活动中去发现、去探讨、去检验, 坚持正确的决策, 摒弃错误的决策, 维护决策的科学性、严肃性。

督促督办又是完善和调整决策的重要步骤。领导决策是领导者在某一个时期对某一事物、事件的认识程度的客观反映。通过督促督办, 对决策的实施过程进行跟踪监测, 及时发现决策后出现的新情况、新问题, 在此基础上对原有决策进行调整, 使之趋于完善和成熟, 更加符合实际。

(一) 明确督查督办的内容。

办公室对领导决策的落实情况和领导批示的落实进行督查督办, 既要监督“做没做”, 又要检查“怎样做”, 客观评估“做得怎样”。从个别问题的处理中发现带有共性的问题, 从现象中看本质, 力求为领导提出一些参谋性建议。一是围绕中心主动督查。中心工作在整体工作中居于举足轻重、事关大局、特殊重要的位置, 督察工作必须把工作的重心放在此类工作上, 必须把督查工作定位在围绕中心抓大事上, 紧密结合工作中心, 一鼓作气, 督查到底。二是确定重点着重督查。抓住对全局有重大影响的事项和问题, 突出重点, 各个击破, 抓住两端, 促进中间。重点, 就是我们下大力量、花大力气抓的关键所在, 就是我们推动整体的突破口。取得以点带面、整体推进的效果。三是针对难点综合督查。抓督查落实, 实质上就是抓难点问题的解决, 为工作落实扫清障碍。

(二) 运用好督查督办的方法。

传统的打电话、要材料、等结果等沿用多年的工作方式, 很少深入实际, 这种用老办法解决新问题的简单方式, 往往难以奏效, 很难起到为推进决策落实服务的参谋助手作用。所以要采取多种形式开展督查督办, 如:文件督办, 发督察督办通知书, 实行定期督查, 通报决策执行情况;会议督查, 召开会议, 限期落实, 书面报告;现场督查, 到现场督查, 掌握真实情况, 确保效果;跟踪督查, 在过程中发现问题, 解决问题, 在服务中督查, 在督查中服务;调研督查, 围绕决策部署, 深入决策落实过程, 了解情况, 检查进度, 推动落实;还有专项督查、联合督查等。为进一步做好督查督办工作, 我院于2011年新修订下发了《督查督办管理办法》, 采取切实有力的措施, 利用发会议纪要、督办通知单等, 到实际承办部门查办, 同时加大处罚的力度, 进一步推动督查督办工作, 推动学院决策的落实。

著名管理学家西蒙和马奇认为:任何管理实践活动都由决策和执行两部分构成, 管理不仅是行为过程, 也是决策过程。高等学校办公室的工作职能要求其必须为领导决策做好服务, 而具体的信息工作、调研工作、督查督办工作都是发挥好办公室职能的具体体现。所以作为高等学校办公室不能当“收发员”和“传声筒”, 要发挥好参谋助手作用, 围绕学院重点工作和领导决策, 积极开展信息工作, 做好深入的调查研究, 落实督查督办, 使办公室真正成为领导的“智囊团”和“思想库”, 为领导决策做好服务。