简析文秘工作与档案管理

简析文秘工作与档案管理（精选8篇）

篇1：简析文秘工作与档案管理

摘要：文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。

关键词：文秘工作; 档案管理; 文档一体化

文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。

环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。

篇2：简析文秘工作与档案管理

文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。

2 文秘人员的素质，是提高档案质量的关键

(1) 文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

(2) 科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、信息电脑等知识。这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大化运用信息，更好地服务于文书档案工作。

(3) 文秘档案人员还应具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实，要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬，而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。

3 完善公文材料，做好归档收集工作

在日常工作中，很多文秘人员都兼任档案管理工作，这对提高档案质量具有一定的优势，可以对形成档案的公文进行科学地评估归类，文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手。① 档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰，而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉重新装订后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。② 档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

4 提高档案现代化管理水平，实现文档一体化

所谓文档一体化，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文秘人员同时应该是一名优秀的.文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责。文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。

篇3：浅析现代文秘工作与档案管理

文秘工作是指行政、企、事业单位形成、处理和管理公文的各个环节以及其中相辅相成的各道程序和手续, 文秘工作的着重点具体表现在公文的形成工作过程中。文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的, 文秘工作具有特定的规范性, 文秘工作的工作具体要求包括:写明文件的标题、密级;写明文号、签发年月日;填明主送和抄送单位;写出收文机关全称和发文机关全称;写明撰稿人姓名和签发、核稿人姓名;写明印发数量。其重要性表现在以下几方面:

从属性。文秘工作活动内容主要是为保证领导机关和决策者顺利完成工作。在实际工作中, 文秘及其他工作人员需要为领导提供做好决策前准备工作的各种信息和方案, 为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。

综合性。文秘工作协调上下级事务, 如有了文件取送处理文件, 来了客户接待客户, 这也是文秘工作所决定的。文秘工作要超前储备经验, 进行预测, 有多种准备和处理方案才能发挥其主动性。

服务性。文秘工作的服务性也是事务性, 服务性是由从属性决定的, 这是文秘工作的重要特点。

二、档案管理工作的重要性

档案管理工作是指行政、企、事业单位的工作人员对已经过去的文件资料进行妥善地保管和维护。档案管理工作是对文秘工作的结果进行处理的工作。档案工作的侧重点是对已经产生效果的公文进行的处理。档案管理工作主要包括写明案卷标题、卷内目录并且装订成册;坚持原则, 依《档案法》为准开展各项业务工作;对档案进行妥善保管和维护;统计、登记, 保证档案机密的安全;根据有关规定及时无误地销毁失效档案。

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行, 极为关键。

文档工作离不开档案管理。在实践中, 文秘必然涉及许多上呈下传的文件材料, 它的工作的性质决定了档案信息的重要, 文秘工作要及时递呈领导批阅文件材料, 并进行及时处理, 否则会直接影响整个单位的工作计划和过程。文秘工作的优质服务对企业或事业、服务单位的经济和社会建设起着非常重要的作用。通过文秘工作, 能使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神, 有效地促进本单位的效益。而基础档案管理为起点, 规范运作方法是推动文秘工作规范有序地健康发展的有力保证。

档案管理是实现文秘工作科学性和全面性的重要保证。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强, 全面性、可选性扩增, 是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。所以说档案管理工作是保证文秘工作正常进行的必然要求和重要的管理手段。

三、文秘工作与档案管理的信息化

文秘部门要加强档案管理, 不仅要建立健全档案管理机构的职能建设, 开展档案管理标准、规范, 保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。更重要的是加强档案信息化建设, 提高档案管理现代化水平, 保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。

信息技术是指完成信息的获取、传递、加工、再生和使用的科学技术。现代信息技术的发展, 为信息提供了多种存储载体、获取方法、传递渠道及信息处理方式, 面对多种档案信息资源, 利用现代化手段可以及时、迅速、准确地提供档案信息服务。信息时代的档案管理工作通过互联网实现对档案信息的异地查询和检索, 利用途径多元化, 通过网络按主题词进行跨全宗门类的查询利用, 并可获得图、文、声、像等方面的档案信息, 实现图书、情报、档案信息一体化目标, 通过电子邮件、数据交换、数据库查询等方式获取档案信息。

信息技术使档案工作发生了显著变化。档案载体变成了磁盘、光盘等, 这些载体具有惊人的海量信息存储特点, 可使文字、声音、图像用数字化信息高密度存储;信息与载体之间具有可分离性。电子文件中的信息不再具有固定的物理位置, 电子档案的本质是信息的独立性, 电子文件的信息可修改、编辑、压缩等;信息可以以真实独立的形态选择不同的电子载体, 计算机系统中的信息易于增删, 数据易于更新和补充, 均可使电子文件中的信息发生变化;电子文件能实现信息的网络化共享, 从而实现信息共享化。

信息技术引发的文件和档案工作变革, 给文秘和档案工作人员带来全新的定位。它使文秘与档案管理工作在管理理念、服务方式、服务手段等方面结合得越来越紧密, 促使文秘工作与档案工作必须实行“文档一体化”管理模式。工作重心要转向数字化信息管理, 实现文秘工作与档案管理工作的规范衔接, 建立信息共享的开放环境, , 为社会提供智能化服务。

文件是文秘工作与档案工作衔接的主体, 信息时代文秘工作是档案管理工作的基础, 信息技术为“文档一体化”管理模式提供了技术支持。

因此, 要强化“文档一体化”的意识。加强档案部门对文件管理的超前控制, 保证档案的质量, 使文档工作流程科学化、合理化;要做好电子档案的立法工作, 强化全过程管理。文秘和档案工作者各自的岗位质量责任是全过程管理的前提, 文秘人员和档案人员应遵守和执行各种法规, 认真做好文秘和档案管理工作;完善和加强电子档案管理队伍建设;要建立切实可行的技术保障体系。建立电子文件运行生命周期表, 采用签署技术、加密技术、身份验证等建立规范的电子文件归档技术, 建立严密的档案数据转出、入库技术, 确保信息的真实性和保密性。

文秘和档案管理人员要努力钻研信息技术, 利用专业知识进行电子档案的科学管理, 保证电子文件的有效管理。只有这样, 才能更好地优化档案管理, 做好文秘工作。

参考文献

[1]惠芬、王永君:《信息时代的文秘工作与档案管理工作》, 《宝鸡文理学院学报》 (社会科学版) , 2006年第12期。

[2]李圣萍:《完善文秘工作优化档案管理》, 《农场经济管理》, 2007年第4期。

篇4：企业党建管理中文秘工作的定位

关键词：文秘;企业管理;党建工作;定位;服务

文秘，是指经过学习，掌握文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作，并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作。

一、文秘在企业党建工作中应发挥的作用

（一）参谋助手

文秘有各种层次、工种，文秘如何发挥参谋助手作用有多种途径，不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面，更多的文秘人员可以在大量的经常性工作中，为领导决策与管理工作提供优质服务，当好参谋助手。诸如协助领导安排一个时期的工作布局，为领导出主意、想办法，积极主动地办文办事，完成领导交给的任务等。

（二）信息收集

文秘信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作，领导者要在企业党建管理中进行决策，都要以反映事物发展变化的大量信息为基础，特别是基层党组织的具体党建工作情况。就通常文秘工作而言，需要掌握多种信息，概括起来所提供的信息应包括：上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属党组织的有关情况、资料，平行地区、部门的社会信息、业务信息、经济信息、科技信息，本地区、本部门的党建工作历史资料等。

（三）协调联络

协调是管理的手段，行政管理如此，党建工作管理也是如此，其实质就是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。在新常态下，企业党委领导面临的问题十分复杂，接触的横向、纵向关系也千丝万缕，改革创新过程中会不断产生大量新的矛盾，这些矛盾最后都会集中到各级党组织，特别是党委负责人面前，要求及时解决。因此，围绕企业发展中出现的矛盾，协助领导及时、正确处理，是新常态下文秘协调联络工作中的重要特点。

二、企业党建工作中文秘工作的特点

（一）文秘工作的政治性

任何社会、任何团体的文秘工作都具有很强的政治性，为一定的组织、团体服务，以维护组织、团体的利益为己任。例如国有企业，在生产经营的过程中为社会做出了积极贡献，如向国家交纳税收，提供就业机会，带动相关产业发展等。另一方面，企业的生产经营活动必须遵守国家的法律法规、政治规章等。因此，其文秘工作的时代背景就是党和国家改革开放、建设社会主义和谐社会、全面从严治党的大政方针，各项工作必须符合现行法律和政策。从广义的角度来说，也是为国家的经济发展大局服务的，为从严治党、加强党建服务，这就是文秘工作政治性的体现。

（二）文秘工作的从属性

上下级机关的文秘工作没有成序列，也没有常规固定的工作内容，而是按照基本的工作职能，根据机关和领导的要求，需要你办什么事，就办什么事，不能自已想怎么做就怎么做。文秘工作本级领导机关的主要组成部分。文秘工作基本没有主动权，是一种从属的、被动的工作。上下级机关的文秘工作也没有隶属关系，只有业务工作的指导关系。

（三）文秘工作的服务性

文秘工作是一种服务工作，为领导服务、为党组织服务、为机关服务、为基层服务。同时，文秘工作要求文秘人员沟通上下，协调左右，出谋划策，事无巨细，随叫随到。只要需要，领导指到哪里就打到哪里，竖到底、横到边，高级领导、一般党员、平民百姓都是服务对象。而且服务性决不是没思想、没主见，新常态下的文秘工作强化了参与决策服务、独立办事、调查研究等职能。文秘工作者直接为领导决策当参谋助手，提供信息，提供依据，督促检查落实决策。

三、文秘岗位应该具备的职业素养

（一）政治理论素养

文秘人员要掌握党的基本理论、重要方针政策，只有掌握了这些基本理论并理解其深刻内涵，才能掌握科学的思维方法和工作方法，才能提高认识世界和改造世界的能力。此外，还必须学习唯物辩证法、政治经济学等。一个文秘工作者如果缺少这些理论知识，政治上不敏感，就缺乏政治理论素质。

（二）文秘专业知识

文秘的专业知识包括两个方面，一方面是与文秘工作有直接关系的文秘专业知识，如文秘知识、文书知识等等。另一方面是文秘所在单位或部门的业务性知识。鉴于文秘工作的性质和任务，文秘应该是具备广博知识的“通才”、“杂家”，又是通晓本专业的“专才”，二者是互为作用的辩证关系。这样才能成为本单位、本部门的内行，才能当好领导的参谋和助手。

（三）分析辨别能力

文秘人员要认真研究党政中心工作，深刻领会领导对所辖工作的战略意图、战略方向、长期或中期特别是近期的管理目标，帮助领导领会上级的政策意图，及时掌握信息，深入实际正确出谋献策，涉及到职责范围内的事，应根据情况的发展变化，提前准备，不能“临时抱佛脚”匆忙上阵、消极应付。

（四）企业管理知识

现代文秘是综合性、辅助性的管理人才。担负现代管理任务的文秘工作者，必须学会现代管理知识和管理方法，必须学会现代管理的基本原理，学习现代管理的系统论、控制论、信息论的理论和方法，帮助实现管理组织系统化、管理决策科学化、管理方法定量化、管理手段现代化。

参考文献：

[1]姜玲玲.文秘管理工作的多目标决策––改革《文秘学》课程教学的初步尝试[J].宿州学院学报，2006（3）：104-106.

[2]常崇宜.现代文秘工作[M].成都：成都电讯工程学院出版社，19891.

篇5：简析文秘工作与档案管理

为了加强文秘工作与文书档案管理工作，首先需要树立一体化的管理理念，奠定这两项工作发展的基石。这两项工作在以前一般归属两个部门，他们总是各自工作，很少进行统一交流，这就使得这两项工作在交流问题上存在众多问题，降低了工作效率，但是也没有人想办法解决。因此我们要解决这个问题，首先要具有一体化的思想，有了这种思想我们才能根据这两种工作的特点与需求逐渐调节与交流沟通，达成统一共识，提高工作效率。

3.2 规范管理工作

因为我国行政工作发展时间较短，在很多方面存在着严重的问题。例如文秘工作中很多的文件没有按照相关的格式进行编辑，很多资料与附件不够完整，在整理时存在很多的错误没有纠正，甚至连公文的文种都不能够分清楚，使得文件的质量降低很多。另外在档案管理工作中也存在着很多漏洞，工作人员因为专业技能较差，使得很多宝贵的文件没有得到妥善保管，丢失了大量宝贵资料，由于办理程序不够科学，减缓了文件查找和归类速度，降低了工作效率。因此，要使这两项工作能够更加顺利快速的进行就必须根据相关规定与实际情况，合理规范工作秩序和要求，加强这两项工作的对接交流，提供更加优质的行政服务。

3.3 借助信息化手段

在这个大数据时代，很多工作的发展已经离不开信息化技术的支持，因此我们为了实现文秘工作与文书管理工作一体化管理就要借助信息化技术这个平台将这两项工作更紧密的联系在一起。现代化科技能够保证能够保证档案管理工作的质量与效率，为文书档案管理工作注入一股新鲜血液，使档案管理在这个快餐时代永葆活力，实现他的价值。为了紧紧抓住这个时机我们应该建立一个信息化管理平台，建立信息收集、分类、查找等不同功能，方便工作人员的管理以及人们的查找利用。同时要加强与其它部门的交流，收集其他部门的建议建立方便快捷的信息化平台，是每个人都能保持高效的工作效率同时减少不必要的麻烦。

3.4 培养专业人才

在实际工作中，哪一项工作的发展都离不开人力的支持，专业的工作人员不但能够保持高效的工作效率，更具有极高的职业道德和操守，利于部门之间的相互合作与交流，使部门之间一直维持有效的联系。以前很多文书职位的工作人员因缺乏职业素养，在很多工作中存在问题，同时因为不能重视自己的工作，在工作中懒散松懈，使得工作质量严重降低，给相关部门带来很大的损失。在文秘工作与文书管理工作中，专业的工作人员不仅能更快地完成工作保证质量，更便于这两项工作的顺利接洽，实现办公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能够为领导提供有效性的建议，当面对改革创新时，能够以专业的眼光看待问题，做出最合理的判断，推陈出新，保证工作的顺利进行。

4 结语

综上所述，我们已经深刻的了解到文秘工作与文书档案管理工作之间的紧密联系，在现实的生活中我们已经不能将这两项工作完全分开，为了实现便捷化和科学化的现代化办公我们应该想尽一切办法将这两项工作紧密联系在一起，坚持一体化理念，利用信息化网络平台，培养专业化人才，规范各项工作，提高人们的工作效率，能够在最短的时间内找到想要的资料，保证数据的准确性，为领导提供更准确的建议，实现部门利益最大化。

参考文献

[1]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].《办公室业务》.

[2]黎艳辉.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《黑龙江档案》.

[3]肖娜.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《魅力中国》.

[4]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].《档案》.

[5]范爱玲，宋杨.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].《城市建设理论研究：电子版》. 2012

篇6：简析文秘工作与档案管理

摘要：文字秘书是掌管文书并协助机关或部门领导处理日常工作的人员，也是党政部门和企、事业机关必备的工作人员，是领导的参谋和助手。文书档案管理是行政机关及企事业单位一项必不可少的特殊工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质。文书工作和档案工作有着各自不同的内容和特点，二者是行政管理工作的主要组成部分，有效地将文书、档案实施一体化管理是推动办公自动化进程的有效途径。

关键词：文秘档案 管理 一体化

一、文秘人员素质

作为专业工作人员，文秘人员必须有较高的政治思想理论素质。坚决执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于机关文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质；文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同机关单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。现代诗会是信息时代，这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才

能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大运用信息，更好地服务于文书档案工作。

文秘档案人员还应给具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是份十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实，要求文字秘书不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬、而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。

二、文秘与档案管理工作的衔接

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上承下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办，归档，会直接影响整个单位的工作效率，能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门精神。因此说文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。以基础档案管理为起点，规范运作方法才能有效推动文秘工作规范有序地健康发展。

搞好档案管理关系到文秘工作的科学性、全面性、档案资料的准确性和科学性。建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是重要的管理手段和工作任务。档案的利用能

够推动文书处理的再生工作。档案管理是一门专业性很强的学科它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、处理纠纷、落实政策是相互制约、相互依赖的。搞好档案工作不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供服务，促进改革发展发挥作用。

文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。强化“文档一体化”意识，把文书处理规范化的入口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作，是切实推进文秘工作和文书档案管理工作一体化的重要途径。

三、加强档案现代化管理进程，实现文秘档案电子一体化。加强硬件建设，是档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否，直接关系到文秘和档案工作的成效。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文字秘书同时因该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要归历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作。次那个信息时代的需求来看，档案信息必须上网其价值才能充分体现。文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进

行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索，先确定自己要查找的文件年代或类别，然后调出该或类别的内目进行查找，非常繁琐，费时、非礼效率很低，但如果实现文档一体化，就可以采用计算机检索，只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机，计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时，可以利用计算机直接查询，甚至将所需文件内容直接打印出来。

结语：文书档案管理师一项特殊的工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质积极鼓励文秘人员不断拓宽知识层面，创新工作思路，实现文书档案管理工作现代化和一体化，科学手机整理，开发利用好档案资源，高质量做好文书档案管理工作，更好地服务于事业发展。

参考文献：

曹瑞玲《文秘人员素质与文书档案管理刍议》，《工会论坛》2007年第3期。

马燕《谈文秘人员素质与文书档案管理》，《管理观察》2010年第19期

篇7：简析文秘工作与档案管理

从企业整个行政管理机制来看，企业的文秘与档案管理工作都是基础性工作，为企业其他事项的运作起到铺垫和沟通作用。所以首先从总体上看，二者构成一种相辅相成的关系。文秘工作的最直接成果是公文，而各种公文的总和则构成档案的一部分，或者我们也可以人文公文就是档案的前身。只有在文秘工作的有序、有效进行之下，公文才会有秩序的成为档案的一部分。文秘工作者对于公文的撰写和制定在此环节中起到关键作用。在社会主义市场经济体制下，不同企业的所有制形式有所不同，所以对于公文拟制的相关规定也有所不同，这就对公文的质量有着很高的要求，从而对于从业人员的要求也会增加。

其次，从文秘工作者的从业要求以及企业管理需求来看，“档案管理是每个文秘工作者的职责范围，文秘工作避免不了要做一些档案管理，这既符合文秘的工作性质，也符合用人单位的工作分配规则。用人单位向来把档案管理工作分配给文秘来处理，因此，说档案管理是文秘工作者的一门必修课是符合理据的。”[2]

同时，从二者的工作范围来看，文秘工作与档案管理的工作有很多共通之处，联系是极其紧密的。文秘在日常工作时会记录企业运作的各种活动、实践过程，而档案管理也是需要将这些已经形成的文件记录和保存下来，所以很大程度上二者的工作目的是基本一致的。由此可以说明文秘工作者不仅需要记录档案，更需要将这些档案保存下来。

2.2 有效结合

从上文我们知道文秘工作与档案管理处于一种相辅相成的关系，并且在工作目的和工作职能上有许多共通之处。所以在新时期下，随着科学管理理念的引入，越来越多企业倾向于精简部门，文秘和档案管理工作在这时就会有效结合起来。“文件是文秘工作与档案工作衔接的主体，档案资料主要来源于文件，文件是档案的.前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，而高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础之上的。”[3]

如何才能有效的将二者结合呢？随着信息化社会的发展，计算机技术不断更新，将现代信息技术引入企业档案管理之中成为有效的办法。除此之外，在将企业文秘与档案工作的结合过程中，我们还需要注意几个问题。首先在档案形成的初期，公文作为档案的前身，在其由文秘刚刚拟定形成并且在企业各部门之间流传工作的时候，这一时期还不能称作是档案。所以文秘从拟定之初就要把握好质量大关，遇到问题及时修改，将最终文件定档。其次，档案在经过一段时间的归纳整理后，文秘工作者要定期对档案进行审核检查，将重复累赘、没有意义的公文废弃，节省档案空间，增加工作效率，也为日后翻查档案减轻了工作量。但在此过程中文秘工作者在摒弃无价值档案时必须经过企业管理者的审核，不能完全凭借自己的主观意志来进行判断。并且现代文秘工作者应当学会应用计算机相关软件，将档案全部电子化录入电脑并做好相应备份，做到企业档案电子化。

3 结语

企业文秘与档案工作是紧紧联系在一起的，二者工作内容中有许多相似之处，如何将二者有机的结合起来成为新时期企业行政管理工作的重心之一。现代企业在招聘文秘工作人员时，往往要求他们除掌握常规性文秘工作技能外还需要掌握多方面的工作技巧，这实际上也为企业在工作中将文秘与档案管理工作的结合做好了前期准备。

对于现代企业管理来说，文秘工作时一种综合性、实践性较强的工作，需要文秘人员协调处理多方面问题，也是档案管理的基础性工作之一。随着社会经济的不断发展，信息化成为时代发展的趋势。信息化管理概念引入企业管理后，通过相关技术手段将企业文秘工作和档案管理工作有效结合以来，优化了企业内部的运作机制，对企业管理、生产都产生极大促进作用。

参考文献

[1]姚新颖.刍议文秘工作与档案管理的一体化[J].大众文艺.2014（20）

[2]马兰.浅谈企业文秘工作与档案管理工作的有机结合[J].甘肃科技纵横.2011年（02）

[3]惠芬 王永军.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报.2006（12）

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篇8：浅谈文秘工作与档案管理

关键词：文秘工作,档案管理,文档一体化

文秘工作与档案管理有着密切的联系, 文秘工作是档案管理的前期工作, 可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身, 当其处在传递、承办和执行过程中, 具有现行效用, 但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序, 作为历史记录保存起来以备考查的, 作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此, 公文形成是档案工作的起点, 规范公文处理, 把好公文形成关, 是做好档案管理工作的基础。

环境卫生管理处是基层事业单位, 由于受人员、编制的限制, 文秘人员即是办公室人员, 同时还兼任档案管理人员, 在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。

1 文秘工作与档案管理工作的联系

文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体, 公文是档案的前身, 档案是公文的延续, 两者有着同一性, 又有着特殊性。 (1) 两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是现实的活动, 档案保存的是历史活动记录, 且有着基本相同的物质载体。 (2) 两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料, 公文是分散的“档案”, 档案是集中保存的“公文”。 (3) 两者互为因果。公文是档案的前身, 档案是公文的归结, 有了公文才有了档案, 没有公文就没有档案。

文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发, 而且还通过事务性工作的处理, 起到领导的助手和参谋作用。同时, 就一般情况而言, 中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值, 关键在于档案的质量, 而档案资料的质量, 又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的, 它们既有联系, 又各自独立。

2 文秘人员的素质, 是提高档案质量的关键

(1) 文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策, 遵守各项法律法规, 讲道德, 守纪律, 具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性, 因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质, 文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

(2) 科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作, 文秘人员必须具备相应的文化水平, 掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识, 如领导学、管理学、信息电脑等知识。这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术, 这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理, 迅速接收信息, 安全保护信息, 准确提供信息, 最大化运用信息, 更好地服务于文书档案工作。

(3) 文秘档案人员还应具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是十分细致复杂的工作, 一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作, 需要一种高度负责的精神, 工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实, 要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬, 而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能, 成为优秀的档案管理者。

3 完善公文材料, 做好归档收集工作

在日常工作中, 很多文秘人员都兼任档案管理工作, 这对提高档案质量具有一定的优势, 可以对形成档案的公文进行科学地评估归类, 文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料, 发现有附件而未及时归档的要催要, 同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回, 以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手。 (1) 档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文, 做完收文登记后, 首先应鉴别该文件是否具有保存价值, 如果其中一部分随着现行效用的完成, 便失去其保存的社会价值而被淘汰, 而另一部分文件, 退出现行领域之后, 却具有储存价值, 能使后人通过其载录进行借鉴和利用, 因此应按档案整理规范要求, 用不锈钢钉重新装订后进行传阅, 阅办完毕后, 已初步进入归档程序, 进一步归整, 以备平时查阅。 (2) 档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件, 领导签发后, 应将形成该文件的所有资料收集齐全, 按照从上到下, 依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整, 并统一装订成册, 初步完成“件”, 由零散“页”到集中归整为“件”, 到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

4 提高档案现代化管理水平, 实现文档一体化

所谓文档一体化, 就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合, 充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 避免档案部门的重复劳动, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文秘人员同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识, 要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务, 更要对历史负责。文档一体化的实现, 使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询, 通过网络进行广泛的信息交流, 使最新信息以最快的速度被获取, 同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制, 并实现文件, 图像, 声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等, 共享档案信息资源。

目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索, 先确定自己要查找的文件年代或类别, 然后调出该年度或类别的内目进行查找, 非常繁琐, 费时费力、效率很低, 但如果实现文档一体化, 就可以采用计算机检索, 只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机, 计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时, 可以利用计算机直接查询, 甚至将所需文件内容直接打印出来。

具体操作方法是:调整归档文件整理工作流程, 改变原有的每年集中整理归档的习惯做法, 使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节, “随办随归”, 从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时, 应尽量以公文处理环节生成的项目来组织检索条目, 使归档工作更加贴近文秘人员的工作实际, 免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等, 节省档案员的时间, 推动文档一体化的最终实现。

5 加强文秘、档案管理人员的业务技术培训

由于广大基层单位的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高, 对文书档案工作不重视, 认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠, 无足轻重, 文书档案管理工作只是收收发发、装装订订, 无须专业, 更有少数领导受社会不良风气影响, 把文秘、文档人员视为自己的亲信、随从, 来去以符合自己的口味为标准。其次, 是不关心对他们的培训教育, 专业水平得不到提高。

为此, 针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题, 应该从以下几个方面加强队伍建设。 (1) 在选配文秘、文档管理人员时, 应选调那些所学专业的有关人员; (2) 对在岗的专业人员应定期进行教育培训, 使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高, 以适应新形势的要求; (3) 在有关业务管理部门的指导下, 对文秘人员、文档管理人员, 特别是文秘工作兼文档管理的工作人员进行定期考核, 合格者, 应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴, 鼓励他们做好本职工作。

参考文献

[1]高德武, 周爱东, 李文.档案工作创新思路[J].科学与管理, 2005 (2) .