78文秘工作管理程序

78文秘工作管理程序（精选4篇）

篇1：78文秘工作管理程序

文秘工作管理程序

一、目的

为加强文秘管理工作，不断提高文秘人员素质，确保文秘工作高效运转，特制定本程序。

二、适用范围

本程序适用于文字材料撰写、收发文管理、机要管理等工作。

三、职责

1．负责（季度、月度）工作总结、综合性汇报材料、主要领导讲话的撰写和信息调研工作。

2．负责厂级会议记录、会议纪要、党政发文的审核、排版印发、上网发布；

3．负责发文编号、登记、存档工作，上级来文处理；印章管理、机要管理等工作；

4．负责OA系统公文收发模块的维护服务工作。

四、工作程序

本管理程序包括的管理／作业活动有：文字材料撰写、公文收发、印章管理、机要管理。具体要求如下：

（一）文字材料撰写

撰写月度、季度、半、工作总结及工作计划，草拟厂主要领导讲话、整理会议纪要并印制下发；列席厂长办公会、党政联席会、月调度会，并负责会议记录。

（二）公文收发

发文审核、编号登记、排版印发、存档工作，来文接收、登记、传阅、转呈、回收等工作，具体执行《兖矿鲁南化肥厂文件办理规定》、《兖矿鲁南化肥厂公文处理暂行办法（暂行）》和《兖矿鲁南化肥厂会议制度》。

（三）印章管理

厂印章、党委印章、厂长名章的使用和管理，具体执行《兖矿鲁南化肥厂印章管理规定》。

（四）机要管理

管理、使用好厂部传真机，上级机关机要文件、资料，传阅、存档回收等工作，具体执行《兖矿鲁南化肥厂保密制度》，机要文件由机要秘书做好相关领导的传阅。

五、适用的法律法规和上级公司规定

《煤化公司办公室系统标准化建设内容及评分标准》

六、支持性文件

无

七、流程图

无

八、记录

收文登记簿

发文登记簿

收到传真登记簿

篇2：浅析现代文秘工作与档案管理

文秘工作是指行政、企、事业单位形成、处理和管理公文的各个环节以及其中相辅相成的各道程序和手续, 文秘工作的着重点具体表现在公文的形成工作过程中。文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的, 文秘工作具有特定的规范性, 文秘工作的工作具体要求包括:写明文件的标题、密级;写明文号、签发年月日;填明主送和抄送单位;写出收文机关全称和发文机关全称;写明撰稿人姓名和签发、核稿人姓名;写明印发数量。其重要性表现在以下几方面:

从属性。文秘工作活动内容主要是为保证领导机关和决策者顺利完成工作。在实际工作中, 文秘及其他工作人员需要为领导提供做好决策前准备工作的各种信息和方案, 为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。

综合性。文秘工作协调上下级事务, 如有了文件取送处理文件, 来了客户接待客户, 这也是文秘工作所决定的。文秘工作要超前储备经验, 进行预测, 有多种准备和处理方案才能发挥其主动性。

服务性。文秘工作的服务性也是事务性, 服务性是由从属性决定的, 这是文秘工作的重要特点。

二、档案管理工作的重要性

档案管理工作是指行政、企、事业单位的工作人员对已经过去的文件资料进行妥善地保管和维护。档案管理工作是对文秘工作的结果进行处理的工作。档案工作的侧重点是对已经产生效果的公文进行的处理。档案管理工作主要包括写明案卷标题、卷内目录并且装订成册;坚持原则, 依《档案法》为准开展各项业务工作;对档案进行妥善保管和维护;统计、登记, 保证档案机密的安全;根据有关规定及时无误地销毁失效档案。

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行, 极为关键。

文档工作离不开档案管理。在实践中, 文秘必然涉及许多上呈下传的文件材料, 它的工作的性质决定了档案信息的重要, 文秘工作要及时递呈领导批阅文件材料, 并进行及时处理, 否则会直接影响整个单位的工作计划和过程。文秘工作的优质服务对企业或事业、服务单位的经济和社会建设起着非常重要的作用。通过文秘工作, 能使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神, 有效地促进本单位的效益。而基础档案管理为起点, 规范运作方法是推动文秘工作规范有序地健康发展的有力保证。

档案管理是实现文秘工作科学性和全面性的重要保证。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强, 全面性、可选性扩增, 是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。所以说档案管理工作是保证文秘工作正常进行的必然要求和重要的管理手段。

三、文秘工作与档案管理的信息化

文秘部门要加强档案管理, 不仅要建立健全档案管理机构的职能建设, 开展档案管理标准、规范, 保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。更重要的是加强档案信息化建设, 提高档案管理现代化水平, 保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。

信息技术是指完成信息的获取、传递、加工、再生和使用的科学技术。现代信息技术的发展, 为信息提供了多种存储载体、获取方法、传递渠道及信息处理方式, 面对多种档案信息资源, 利用现代化手段可以及时、迅速、准确地提供档案信息服务。信息时代的档案管理工作通过互联网实现对档案信息的异地查询和检索, 利用途径多元化, 通过网络按主题词进行跨全宗门类的查询利用, 并可获得图、文、声、像等方面的档案信息, 实现图书、情报、档案信息一体化目标, 通过电子邮件、数据交换、数据库查询等方式获取档案信息。

信息技术使档案工作发生了显著变化。档案载体变成了磁盘、光盘等, 这些载体具有惊人的海量信息存储特点, 可使文字、声音、图像用数字化信息高密度存储;信息与载体之间具有可分离性。电子文件中的信息不再具有固定的物理位置, 电子档案的本质是信息的独立性, 电子文件的信息可修改、编辑、压缩等;信息可以以真实独立的形态选择不同的电子载体, 计算机系统中的信息易于增删, 数据易于更新和补充, 均可使电子文件中的信息发生变化;电子文件能实现信息的网络化共享, 从而实现信息共享化。

信息技术引发的文件和档案工作变革, 给文秘和档案工作人员带来全新的定位。它使文秘与档案管理工作在管理理念、服务方式、服务手段等方面结合得越来越紧密, 促使文秘工作与档案工作必须实行“文档一体化”管理模式。工作重心要转向数字化信息管理, 实现文秘工作与档案管理工作的规范衔接, 建立信息共享的开放环境, , 为社会提供智能化服务。

文件是文秘工作与档案工作衔接的主体, 信息时代文秘工作是档案管理工作的基础, 信息技术为“文档一体化”管理模式提供了技术支持。

因此, 要强化“文档一体化”的意识。加强档案部门对文件管理的超前控制, 保证档案的质量, 使文档工作流程科学化、合理化;要做好电子档案的立法工作, 强化全过程管理。文秘和档案工作者各自的岗位质量责任是全过程管理的前提, 文秘人员和档案人员应遵守和执行各种法规, 认真做好文秘和档案管理工作;完善和加强电子档案管理队伍建设;要建立切实可行的技术保障体系。建立电子文件运行生命周期表, 采用签署技术、加密技术、身份验证等建立规范的电子文件归档技术, 建立严密的档案数据转出、入库技术, 确保信息的真实性和保密性。

文秘和档案管理人员要努力钻研信息技术, 利用专业知识进行电子档案的科学管理, 保证电子文件的有效管理。只有这样, 才能更好地优化档案管理, 做好文秘工作。

参考文献

[1]惠芬、王永君:《信息时代的文秘工作与档案管理工作》, 《宝鸡文理学院学报》 (社会科学版) , 2006年第12期。

[2]李圣萍:《完善文秘工作优化档案管理》, 《农场经济管理》, 2007年第4期。

篇3：企业党建管理中文秘工作的定位

关键词：文秘;企业管理;党建工作;定位;服务

文秘，是指经过学习，掌握文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作，并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作。

一、文秘在企业党建工作中应发挥的作用

（一）参谋助手

文秘有各种层次、工种，文秘如何发挥参谋助手作用有多种途径，不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面，更多的文秘人员可以在大量的经常性工作中，为领导决策与管理工作提供优质服务，当好参谋助手。诸如协助领导安排一个时期的工作布局，为领导出主意、想办法，积极主动地办文办事，完成领导交给的任务等。

（二）信息收集

文秘信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作，领导者要在企业党建管理中进行决策，都要以反映事物发展变化的大量信息为基础，特别是基层党组织的具体党建工作情况。就通常文秘工作而言，需要掌握多种信息，概括起来所提供的信息应包括：上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属党组织的有关情况、资料，平行地区、部门的社会信息、业务信息、经济信息、科技信息，本地区、本部门的党建工作历史资料等。

（三）协调联络

协调是管理的手段，行政管理如此，党建工作管理也是如此，其实质就是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。在新常态下，企业党委领导面临的问题十分复杂，接触的横向、纵向关系也千丝万缕，改革创新过程中会不断产生大量新的矛盾，这些矛盾最后都会集中到各级党组织，特别是党委负责人面前，要求及时解决。因此，围绕企业发展中出现的矛盾，协助领导及时、正确处理，是新常态下文秘协调联络工作中的重要特点。

二、企业党建工作中文秘工作的特点

（一）文秘工作的政治性

任何社会、任何团体的文秘工作都具有很强的政治性，为一定的组织、团体服务，以维护组织、团体的利益为己任。例如国有企业，在生产经营的过程中为社会做出了积极贡献，如向国家交纳税收，提供就业机会，带动相关产业发展等。另一方面，企业的生产经营活动必须遵守国家的法律法规、政治规章等。因此，其文秘工作的时代背景就是党和国家改革开放、建设社会主义和谐社会、全面从严治党的大政方针，各项工作必须符合现行法律和政策。从广义的角度来说，也是为国家的经济发展大局服务的，为从严治党、加强党建服务，这就是文秘工作政治性的体现。

（二）文秘工作的从属性

上下级机关的文秘工作没有成序列，也没有常规固定的工作内容，而是按照基本的工作职能，根据机关和领导的要求，需要你办什么事，就办什么事，不能自已想怎么做就怎么做。文秘工作本级领导机关的主要组成部分。文秘工作基本没有主动权，是一种从属的、被动的工作。上下级机关的文秘工作也没有隶属关系，只有业务工作的指导关系。

（三）文秘工作的服务性

文秘工作是一种服务工作，为领导服务、为党组织服务、为机关服务、为基层服务。同时，文秘工作要求文秘人员沟通上下，协调左右，出谋划策，事无巨细，随叫随到。只要需要，领导指到哪里就打到哪里，竖到底、横到边，高级领导、一般党员、平民百姓都是服务对象。而且服务性决不是没思想、没主见，新常态下的文秘工作强化了参与决策服务、独立办事、调查研究等职能。文秘工作者直接为领导决策当参谋助手，提供信息，提供依据，督促检查落实决策。

三、文秘岗位应该具备的职业素养

（一）政治理论素养

文秘人员要掌握党的基本理论、重要方针政策，只有掌握了这些基本理论并理解其深刻内涵，才能掌握科学的思维方法和工作方法，才能提高认识世界和改造世界的能力。此外，还必须学习唯物辩证法、政治经济学等。一个文秘工作者如果缺少这些理论知识，政治上不敏感，就缺乏政治理论素质。

（二）文秘专业知识

文秘的专业知识包括两个方面，一方面是与文秘工作有直接关系的文秘专业知识，如文秘知识、文书知识等等。另一方面是文秘所在单位或部门的业务性知识。鉴于文秘工作的性质和任务，文秘应该是具备广博知识的“通才”、“杂家”，又是通晓本专业的“专才”，二者是互为作用的辩证关系。这样才能成为本单位、本部门的内行，才能当好领导的参谋和助手。

（三）分析辨别能力

文秘人员要认真研究党政中心工作，深刻领会领导对所辖工作的战略意图、战略方向、长期或中期特别是近期的管理目标，帮助领导领会上级的政策意图，及时掌握信息，深入实际正确出谋献策，涉及到职责范围内的事，应根据情况的发展变化，提前准备，不能“临时抱佛脚”匆忙上阵、消极应付。

（四）企业管理知识

现代文秘是综合性、辅助性的管理人才。担负现代管理任务的文秘工作者，必须学会现代管理知识和管理方法，必须学会现代管理的基本原理，学习现代管理的系统论、控制论、信息论的理论和方法，帮助实现管理组织系统化、管理决策科学化、管理方法定量化、管理手段现代化。

参考文献：

[1]姜玲玲.文秘管理工作的多目标决策––改革《文秘学》课程教学的初步尝试[J].宿州学院学报，2006（3）：104-106.

[2]常崇宜.现代文秘工作[M].成都：成都电讯工程学院出版社，19891.

篇4：浅谈文秘工作与档案管理

关键词：文秘工作,档案管理,文档一体化

文秘工作与档案管理有着密切的联系, 文秘工作是档案管理的前期工作, 可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身, 当其处在传递、承办和执行过程中, 具有现行效用, 但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序, 作为历史记录保存起来以备考查的, 作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此, 公文形成是档案工作的起点, 规范公文处理, 把好公文形成关, 是做好档案管理工作的基础。

环境卫生管理处是基层事业单位, 由于受人员、编制的限制, 文秘人员即是办公室人员, 同时还兼任档案管理人员, 在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。

1 文秘工作与档案管理工作的联系

文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体, 公文是档案的前身, 档案是公文的延续, 两者有着同一性, 又有着特殊性。 (1) 两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是现实的活动, 档案保存的是历史活动记录, 且有着基本相同的物质载体。 (2) 两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料, 公文是分散的“档案”, 档案是集中保存的“公文”。 (3) 两者互为因果。公文是档案的前身, 档案是公文的归结, 有了公文才有了档案, 没有公文就没有档案。

文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发, 而且还通过事务性工作的处理, 起到领导的助手和参谋作用。同时, 就一般情况而言, 中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值, 关键在于档案的质量, 而档案资料的质量, 又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的, 它们既有联系, 又各自独立。

2 文秘人员的素质, 是提高档案质量的关键

(1) 文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策, 遵守各项法律法规, 讲道德, 守纪律, 具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性, 因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质, 文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

(2) 科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作, 文秘人员必须具备相应的文化水平, 掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识, 如领导学、管理学、信息电脑等知识。这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术, 这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理, 迅速接收信息, 安全保护信息, 准确提供信息, 最大化运用信息, 更好地服务于文书档案工作。

(3) 文秘档案人员还应具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是十分细致复杂的工作, 一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作, 需要一种高度负责的精神, 工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实, 要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬, 而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能, 成为优秀的档案管理者。

3 完善公文材料, 做好归档收集工作

在日常工作中, 很多文秘人员都兼任档案管理工作, 这对提高档案质量具有一定的优势, 可以对形成档案的公文进行科学地评估归类, 文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料, 发现有附件而未及时归档的要催要, 同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回, 以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手。 (1) 档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文, 做完收文登记后, 首先应鉴别该文件是否具有保存价值, 如果其中一部分随着现行效用的完成, 便失去其保存的社会价值而被淘汰, 而另一部分文件, 退出现行领域之后, 却具有储存价值, 能使后人通过其载录进行借鉴和利用, 因此应按档案整理规范要求, 用不锈钢钉重新装订后进行传阅, 阅办完毕后, 已初步进入归档程序, 进一步归整, 以备平时查阅。 (2) 档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件, 领导签发后, 应将形成该文件的所有资料收集齐全, 按照从上到下, 依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整, 并统一装订成册, 初步完成“件”, 由零散“页”到集中归整为“件”, 到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

4 提高档案现代化管理水平, 实现文档一体化

所谓文档一体化, 就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合, 充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 避免档案部门的重复劳动, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文秘人员同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识, 要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务, 更要对历史负责。文档一体化的实现, 使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询, 通过网络进行广泛的信息交流, 使最新信息以最快的速度被获取, 同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制, 并实现文件, 图像, 声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等, 共享档案信息资源。

目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索, 先确定自己要查找的文件年代或类别, 然后调出该年度或类别的内目进行查找, 非常繁琐, 费时费力、效率很低, 但如果实现文档一体化, 就可以采用计算机检索, 只需要把利用者提供的文件责任或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机, 计算机就能迅速将符合要求的文件调出。在进行文件整理时, 可以利用计算机直接查询, 甚至将所需文件内容直接打印出来。

具体操作方法是:调整归档文件整理工作流程, 改变原有的每年集中整理归档的习惯做法, 使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节, “随办随归”, 从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时, 应尽量以公文处理环节生成的项目来组织检索条目, 使归档工作更加贴近文秘人员的工作实际, 免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等, 节省档案员的时间, 推动文档一体化的最终实现。

5 加强文秘、档案管理人员的业务技术培训

由于广大基层单位的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高, 对文书档案工作不重视, 认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠, 无足轻重, 文书档案管理工作只是收收发发、装装订订, 无须专业, 更有少数领导受社会不良风气影响, 把文秘、文档人员视为自己的亲信、随从, 来去以符合自己的口味为标准。其次, 是不关心对他们的培训教育, 专业水平得不到提高。

为此, 针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题, 应该从以下几个方面加强队伍建设。 (1) 在选配文秘、文档管理人员时, 应选调那些所学专业的有关人员; (2) 对在岗的专业人员应定期进行教育培训, 使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高, 以适应新形势的要求; (3) 在有关业务管理部门的指导下, 对文秘人员、文档管理人员, 特别是文秘工作兼文档管理的工作人员进行定期考核, 合格者, 应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴, 鼓励他们做好本职工作。

参考文献

[1]高德武, 周爱东, 李文.档案工作创新思路[J].科学与管理, 2005 (2) .