档案管理系统介绍

档案管理系统介绍（精选8篇）

篇1：档案管理系统介绍

XX村档案工作情况简介

仪征市新集镇八桥村位于扬州西郊，是仪征市的东大门。全村区域面积2.8平方公里，耕地面积2915亩，辖35个村民小组，农户946户，总人口3821人，劳动力为2381人。

我村新村部于2010年落成，软件、硬件设施配套齐全。档案室位于村部三楼，我村的档案管理工作有专职的档案管理员统一管理，平常认真做好村各种档案的编制、分类和排列工作，定期检查档案的保管情况，切实做到档案管理工作中的“六防”。（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）

我村的档案约100卷，主要有综合治理档案、农业农村档案、民兵档案、招商引资档案、计划生育档案等。治安综合治理档案主要包括综治工作各项工作会议记录和台账，在村夜间义务巡逻队的大力协助下，我村治安状况一直都很稳定，连续多年被评为“平安建设示范村”；农业农村档案主要包括环境整治有关材料以及各种协议等。计划生育档案主要包括我村近年来计划生育开展情况的有关资料，我村计划生育工作连续多年被新集镇评为先进单位。

我村古北组朱万海户，当年因招商引资征用土地，后来土地从新分配，当时他们夫妻俩在外打工。回来后，对我们的分配方案有异议，要求我村给他们一个说法。随后，我们从档案室翻出当年的分配方案，在一一的给他们解说，最后，事情得到了圆满的解决。

我村前进组江南春户，因房基地落实的问题，前来我村咨询。因很多年前，他们夫妻俩一直在外打工，而且有两个儿子，从未回来过。现在，大儿子也长大了，也准备结婚，想请村里安排房基地。首先我们在档案材料里面找，也经过多方面的证实，江南春一户确实属于我村人，也符合安排房基的请求。最后，我村给他大儿子安排了房基，事情也得到了顺利的解决。

虽然我村在前期的工作得到了上级领导的肯定，但也存在一些不足，我村的档案管理工作还需要进一步的加强和完善，有待于提高和各方面的管理问题，以便我们在下一步的档案管理工作中更上一层楼！

篇2：档案管理系统介绍

XXX单位(管理档案处的全称)：

兹有XXX的.档案属于贵单位管理，现因本公司招聘XXX到本公司任职，签订正式劳动合同XX(数字)年，从XX(日期)起生效，在此期间，本公司(XXX)(公司名)将负责管理该员工的档案，负责该员工与档案有关的各项事宜，

员工档案管理介绍信

，(注：本公司为XXXX，具有保存档案资质)特此申请批准提档。 XXXXX公司

负责人：XXX

X年X月X日

(盖上法人章)

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篇3：档案管理系统介绍

自2005年我国颁布《电子签名法》之后,人们通常认为电子签名可有效保证电子文件的真实有效性,但是电子签名也有它的不足之处,即数字签名可以被伪造。由于数字证书存在有效期(一年),且用户可以随时吊销数字证书,数字证书失效后,由于用于签名的私钥由签署人掌握及签名时间可随意修改,采用单纯的电子签名方式不能起到抗抵赖作用。

现在,人们可以通过电子文件及对应可信时间戳文件来有效证明电子数据的完整性及产生时间。

一、案例新闻

《中国档案报》2012年11月26日总第2387期第一版刊载了一篇题名为“首次颁发档案管理系统接入可信时间戳核准证书”的新闻报道。全文如下:

“为规范和保障可信时间戳在档案领域的正确使用,日前,国家档案局档案科学技术研究所按照国家档案局技术部审核通过的可信时间戳档案应用方案要求,组织专家对首批3家公司开发的档案管理软件中的可信时间戳接入功能进行了检测,并向通过检测的软件开发商颁发可信时间戳接入核准书。国家授时中心负责授时和守时保障的联合信任时间戳服务中心将依据接入核准书,向相关档案软件用户提供可信时间戳的服务。

可信时间戳是由联合信任时间戳服务中心签发的一个电子凭证,用于证明电子数据文件自申请可信时间戳后内容保持完整、未被更改。可信时间戳接入核准书的颁发,标志着可信时间戳在档案领域规范化应用已经开始,并将起到电子档案和档案数字化副本内容防篡改、保障档案的法律凭证的作用。根据《电子签名法》有关数据电文原件形式的要求,申请了可信时间戳认证的电子文件、电子档案或纸质档案的数字化副本等可视为法规规定的原件形式。”

事实上,早在2008年可信时间戳在我国司法领域就已经有了成功应用的案例。伴随数字化生活的渗入,越来越多的证据开始以数据电文的方式出现。为应对司法取证活动中关于电子证据真实性、可靠性与安全性等问题的新挑战,深圳市龙岗区法院与由国家授时中心负责授时与守时的时间戳服务机构组成联合调研组,就电子证据固化领域的专业问题进行技术及法理、应用等多重研讨,成功构建“人民法院TSA电子证据固化系统”并开始在涉及数据电文证据的案件中展开应用。2008年11月25日,深圳市龙岗区法院依据最高法院“知识产权司法保护活动月”的要求公开宣判知识产权纠纷案,其中“利龙湖”一案系国内首例时间戳技术司法应用案例,宣判后双方当事人均未提起上诉,该案判决书已经发生法律效力。实践证明,这一措施的施行大幅减少了当事人在相关证据调查及开示程序中的异议、大幅降低权利人因此而支出的维权费用与取证成本。

二、知识解读———可信时间戳

时间戳(time-stamp)是指文件属性里的创建、修改、访问时间。可信时间戳(Trusted Time Stamp)是数字时间戳技术在数字签名技术应用中的一个变种。它是由权威可信时间戳服务中心(TSA:Time Stamp Authority)签发的一个能证明数据电文(电子文件)在一个时间点是已经存在的、完整的、可验证的,具备法律效力的电子凭证。它与电子数据唯一对应,其中包含电子数据“指纹”、产生时间、时间戳服务中心信息等。可信时间戳主要用于电子文件防篡改和事后抵赖,确定电子文件产生的准确时间。

可信时间戳提供者可信时间戳服务中心必须按照有关标准和规定运营并由国家法定授时机构负责标准时间的授时及守时,保障并保持时间源的绝对可靠性,并进行实时监测。中国科学院国家授时中心是我国唯一权威法定时间服务机构。数字时间戳服务(DTS:digital time stamp service)是国家授时中心时间服务的延伸,是我国信息化领域的重要基础设施。一个国家只能有一个时间源,一个可信时间戳服务中心,以保证可信时间戳服务的权威。

根据国际电子时戳标准规范《RFC3161》,可信时间戳服务的本质是将用户的电子数据的Hash值(通过哈希算法将任意长度的二进制值映射为固定长度的较小的二进制值,哈希算法可以检验数据的完整性)和权威时间源绑定,在此基础上通过时间戳服务中心数字签名,产生不可伪造的时间戳文件。

时间戳是一个经加密后形成的凭证文档,它包括三个部分:

(1)需加时间戳的文件的摘要(digest);

(2)DTS收到文件的日期和时间;

(3)DTS的数字签名。

一般来说,时间戳产生的过程为:用户首先将需要加时间戳的文件用Hash编码加密形成摘要,然后将该摘要发送到DTS,DTS在加入了收到文件摘要的日期和时间信息后再对该文件加密(数字签名),然后送回用户。

书面签署文件的时间是由签署人自己写上的,而数字时间戳则不然,它是由认证单位DTS来加的,以DTS收到文件的时间为依据。

三、对于电子文件管理的作用与意义

首先,保障了采用数字证书进行电子签名数据的法律效力(保障数字签名法律效力)。

《中华人民共和国电子签名法》中对电子签名的定义为:“电子签名,是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。本法所称数据电文,是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。”根据司法证据规则以及《电子签名法》第二章数据电文书面形式和第十三条可靠电子签名的要求,数据电文必须具有唯一性且可验证,数据电文生成时必须采取国标《GB/T25064-2010》中的ES-T、ES-C、ES-X0、ES-X1、ES-X2、ES-X3、ES-X4格式进行签名,在数据电文归档时则采取ES-A格式进行签名。但是,如果文件没有一个准确可靠的签署时间,即使附有电子签名的文件也有可能不被承认。只要在作电子签名的同时,取得一个可信时间戳,任何一方都不可否认。

可信时间戳能为电子签名提供确实的签署时间,保证电子签名的有效性,这样既能证实签署人的身份,亦能指出准确的签署时间,使人无从抵赖或否认。

其次,固化了电子数据的内容完整性和存在时间点。

自2005年4月1日起施行的《中华人民共和国电子签名法》作为我国信息化领域的第一部法律,在第二章数据电文第五条中规定:“符合下列条件的数据电文,视为满足法律、法规规定的原件形式要求:

第一,能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用;

第二,能够可靠地保证自最终形成时起,内容保持完整、未被更改。但是,在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。”

如何保证电子数据自最终形式生成,内容保持完整、未被更改,保证电子数据(数据电文的“客观性和真实性”。关键在于确保数据电文何时已存在产生,自形成始内容完整且是可验证的。

根据可信时间戳的基本功能,可信时间戳符合《中华人民共和国电子签名法》第二章关于数据电文书面形式的要求,能有效证明数据电文(电子文件)产生的时间及内容的完整性,解决了数据电文(电子文件)易被篡改伪造的问题,保证数据电文的客观性、真实性,应用于数据电文长期归档、保存、验证。

四、可信时间戳给档案学基本理论的启示与反思

第一,“可信时间戳”肯定了档案形成过程中的时间唯一性特征;

第二,“可信时间戳”在档案保管的基本原则上更进一步接近档案的本质属性“原始记录性”;

第三,“可信时间戳”从自然属性上予以档案原始记录性科学的释读;

第四,“可信时间戳”对电子文件的原始记录性给予最大程度上的最具操作性的即时管理、全程管理与微观精确管理;

第五,“可信时间戳”给电子文件管理领域带来了革命性的影响,使得电子文件的真实有效性问题得到了“彻底地”解决。有人戏称,以后的电子文件研究视角只要专注于长久保管与利用上来就可以了。那么,我们是否可以乐观地认为电子文件真实有效性问题得到了“一劳永逸”地解决了呢?

第六,“可信时间戳”作为一项技术很早就有了,为什么时至今日才被接入档案管理系统,值得档案学人深思,是不是我们的研究视域有些狭隘呢?

参考文献

[1]“首例时间戳司法应用案例判决书发生法律效力”[EB/OL].http://www.luoyun.cn/DesktopModule/BulletinMdl/BulCon-tentView.aspx?BulID=3518访问时间2012-11-29.

[2]参见百度百科“可信时间戳”词条[EB/OL].http://baike.baidu.com/view/4770720.htm访问时间2012-11-29.

[3]联合信任服务时间戳中心[EB/OL].http://www.tsa.cn/访问时间2012-11-29.

篇4：北京市档案馆馆藏珍品介绍（上）

1、《剿抚澎台机宜》

清朝福建总督姚启圣幕僚宋溟著，手写文献孤本一册，共52页，成文于康熙二十二年(1683年)。文前有姚启圣所作序言，文后有他所作赠言。正文为条议十二则，系康熙十七年宋溟初次拜见姚启圣的上书条陈，提出了对郑成功父子政权进行剿灭或安抚的时机、策略、理由和建议，其中心思想是剿抚并举，抚重于剿。又有杂记十七则，为宋误三次到澎台亲历的见闻，详记澎台岛屿、山川、风物、城镇、民俗以及台风的发生规律。书中还附有海图，分澎湖图和台湾府图两幅，均为大陆视向，东为上。该文对于了解清朝康熙年间福建沿海和澎台一带的自然环境，研究清朝对郑氏政权的政策、策略以及清朝统治集团内部的矛盾和斗争等方面，提供了许多不见著述的史料，于2002年入选首册《中国档案文献遗产名录》。

2、清代上谕

上谕是清朝皇帝发布日常政令的一种文书。此为清朝同治元年(1862年)誊印的上谕文书，内容是由于当时各地经常发生教案，同治皇帝要求内阁奉旨令总理各国事务衙门向地方官员重申，在办理教案中要公平和公正地对待遵纪守法的教民，与不信教的民众同样对待。

3、清代功牌

功牌是清朝高级官员用以颁赐有功部属的奖牌。此为热河都统奇成额巴图鲁颁发给密云籍兵士马福宽的功牌，形成于清朝光绪十四年(1888年)5月初六。1961年，由马炳南捐赠进馆。此功牌记录了奇成额巴图鲁奖励马福宽维护治安有功，授予马福宽五品蓝翎正兵品级，同时对马福宽提出了勉励，“务当努力自爱，图报效，毋得特符妄为”。

4、那桐日记

那桐是晚清“旗下三才子”之一，先后在清末担任户部尚书、总理衙门大臣、军机大臣等职务。那桐日记起于光绪十六年(1890年)，止于民国十四年(1925年)，共40本。2006年，由那桐的曾孙张之瀚、曾孙女张瑗捐赠进馆。前23年的日记为那桐逐日亲笔书写，1912年5月28日那桐中风以后，日记改为那桐口述他人代写，偶有其提笔小改。日记内容十分丰富，历经甲午战争、戊戌政变、八国联军入京、辛亥革命、溥仪退位等重要历史事件，系统完整地记录了晚清及民国初年的政治、外交、军事及官僚日常行为生活，从中还可以看出晚清的官场风俗和君臣关系。

5、杨度日记

杨度是中国近代史上的一位奇人，先后投身于截然对立的政治派别(立宪派、国民党、共产党)。杨度日记形成于光绪二十二年(1896年)至光绪二十六年(1900年)，时限5年，共5本，分为丙申日记、丁酉日记、戊戌日记、己亥日记、庚子日记，其中庚子年1-5月及12月的日记缺失。2001年，由杨度之孙杨友麒、孙女杨友鸿捐赠进馆。日记记录了杨度早年的思想状况、政治观点以及他在经学、史学、文学等方面的造诣，反映了在中国近代复杂多变、风云激荡的历史背景下，一个饱读诗书的传统乡绅的生活、思想和精神世界，折射出19世纪末20世纪初中国社会转型时期政治经济文化的大致情况。

6、清末农事试验场照片集

1906年清朝在京师建立农事试验场，以学习引进国外先进技术，同时在场内辟出土地作为动物园，即中国首家动物园北京动物园的雏形，此外还有咖啡馆、照相馆等设施，农事试验场在当时被誉为“博览院”。照片集共两册，形成于清末民初，收录照片69张，有融合东西方建筑精华的重要建筑畅观楼，有农事试验场大门、洋式花亭、接待所、二人肩舆、鬯春堂古柳等照片，还有很多从国外引进动物的照片，展现了清末民初农事试验场的风貌风情。

7、清代奏折

此奏折形成于光绪三十三年(1907年)十二月初十日，为清朝礼部尚书溥良、左侍郎张亨嘉、右侍郎宗室景厚上奏，内容是礼部为隆裕皇后祝寿的礼仪安排，从中可以看到清宫皇后祝寿礼仪程序：为皇后祝寿当天，皇后首先率嫔妃向慈禧皇太后行礼，礼毕后向皇上行礼，然后回宫，嫔妃们向皇后行礼，王宫百官向皇后行礼，在外的公主、福晋、命妇依次向皇后行礼。

8、《京张路工摄影》

《京张路工摄影》形成于清朝宣统元年(1909年)，共两卷，收录照片178张。京张铁路是中国自行设计和建造的第一条干线铁路，由詹天佑负责设计和修建，1909年9月24日全线通车。铁路竣工后，清政府聘请同生照相馆沿着京张铁路线拍摄了这组照片，作为通车典礼纪念品，送给清政府重要官员和工程技术人员。照片集清晰再现了京张铁路从丰台起到张家口200余公里的铁路、车站、举行通车庆典的场面、清朝修建铁路技术官员以及当时京张铁路所使用的机车和车辆设备，直观地反映了1909年京张铁路的全貌。作为一百年前的礼品书，包装精美，画面清晰，于2002年入选首册《中国档案文献遗产名录》。

9、提解审判刺杀宋教仁案犯洪述祖档案

1913年，国民党早期领导人宋教仁被人刺杀，震惊海内外。宋案发生后，凶手武士英及同谋犯应夔丞先后死去，与宋案有直接牵连的内务部秘书、总统府顾问洪述祖却逃之夭夭。事隔四年，洪述祖在上海公共租界被宋教仁之子宋振侣发现，旋被租界当局逮捕。之后，上海地方检察厅曾对洪述祖提起公诉并要求引渡审理此案。而美国领事却从中干涉并提出将洪述祖移交北京办理。为此，北京政府迫于压力派员将洪述祖提解回京，交由京师地方司法部门审理此案。此档案记载了洪述祖由上海提解回京的辗转经过及提解程序，同时反映了京师地方司法部门对洪述祖的审理情形和判决执行情况。

10、《陈独秀手札》和陈独秀被捕档案

《陈独秀手札》为1918年陈独秀担任北京大学文科学长时所写，共有七份，内有文科毕业生名册、批准学生加入补习班的批复等内容。陈独秀被捕档案记载了1919年6月陈独秀因散发《北京市民宣言》而被捕的经过、狱中供词、社会各界要求保释陈独秀的往来函电，还有陈独秀出狱后写给警察总监的亲笔信等内容。

1 1、北平特别市政府训令

此为1928年11月北平特别市政府确定菊花为市花的训令。1928年，南京国民政府为加强对城市的管理，颁布了《特别市组织法》和《市组织法》，将城市划分为特别市和普通市两种，南京、北平、广州、上海、天津、青岛、汉口被列为特别市，享有与省平级的行政地位。随后各特别市的市政建设拉开序幕，第一件事便是开展评定市花的活动，北平选定菊花为市花。此训令签发人为时任北平第一任市长何其巩，规定因菊花具有贞劲廉洁的品性而定为本市市花，要求市内各种布置及用品尽量采取市花用意，设法表现本市人民人格上自修的标准。

12、孙中山灵榇送殡安排档案

篇5：档案管理系统介绍

随着档案工作的信息化发展，传统的纸质档案和手工查阅方式已经无法满足现有服务需

求。档案录入，录入公司认为就是把纸质的档案目录录入到计算机中的档案管理软件里，以

实现计算机检索、查阅、登记及全文等等信息化进程。当然，除了录入，或者还存在其它与档案录入相关的工作，如整理、装订、上架等。

为加强社会各类档案录入资料的管理，充分发档案录入挥档案馆在档案管理上的优势.档

案整理工作固然重要，但是再完善、再完美的整理方法，都不可能满足各种不同的利用需求。不同利用需求的满足只能通过编制各种检索工具来解决。

由于过多地注重挡案的整理，使得档案检索工具撅档案录入不健全，电脑录入明显地影

响了档案的查全率和查准率收集、整理、保管和统计机关的档案;办理档案的出借和阅览，编写必要的查找工具，积极开展档案的利用工作;进行档案的鉴定工作，对已经超过保管期

限的档案录入。

收集档案录入、整理统计好档案资料档案整理变为重要，电脑录入整理统计，辅助手工

篇6：档案目录介绍

档案馆(室)编制的，由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具。是档案检索系统的重要组成部分。档案目录按其加工文献和处理信息的手段可分为手检目录和机检目录两大类。手检目录是由人工制作，可直接查找档案的检索工具，常见的有卡片式和书本式两种形式。卡片式目录是把文件或案卷的内容和形式特征记录在卡片上，按一定规则组合排列而成，是一种离散式目录载体;书本式目录是将文件或案卷的内容和形式特征著录成条目，按一定规则组合排列并书写或复印在空白书页上，装订成册，是一种聚合式目录载体。机检目录是借助于电子计算机等机械设备存储目录信息和查找档案的检索工具，一般有机读和缩微两种形式。机读目录是把记录文件或案卷特征的文字、图形、数字和符号转换成机器可以识别的代码输入计算机，以特定的格式存储于计算机磁带、磁鼓或磁盘上，检索时经过特定的程序转换成文字并编制成各种目录,显示在屏幕上,或直接打印成各种目录;缩微目录是将手检目录拍摄在缩微胶片上，检索时借助阅读器将其放大，显示在屏幕上。

二.案卷目录

是指即著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表，也称案卷名册。其主要作用：①固定全宗内档案分类体系和案卷排列顺序;②登记和统计档案的基本形式;③查找档案最基本的检索工具，并为编制其他检索工具提供数据单元。案卷目录必须按全宗编制，一个全宗编一本或几本。其类型基本有两种：一种是以全宗为单位编制的综合目录，另一种是以全宗内各种门类的档案编分册目录。分册目录一般以全宗内的类别为单位，或按保管期限、年度、阶段、机密程度为单位分别编制。目录类型的选择和设置的数量，应考虑便于档案的检索和管理。

三.主题目录

即以若干能表达案卷或文件中心内容的主题词作为检索标识,将档案著录成卡片条目,按主题词的字顺排列组织而成。主题词是经过优选和规范化处理，能表达各种概念的词或词组。在中国,制定有统一的<中国档案主题词表>，可供制作目录时选用。这种目录具有专指性、集中性、直观性、灵活性的优点，便于特性检索，可以弥补因受分类体系、归类标准等因素限制而造成的不便,其缺点是缺乏逻辑体系,系统性差;又由于每一条目往往标引若干个主题词，手检的主题卡片须为每一主题词各制一卡，将同一形式的若干张卡片分别按不同主题词排列，因而造成卡片数量庞大，不便于编制和管理，

四.分类目录

打破全宗及其原有整理系统，按照档案内容性质，采用等级体系的分类法组织而成，通常依据统一制定检索分类大纲进行分类排列，如《中国档案分类法》、《苏联国家档案馆分类卡片目录中文件情报统一分类方案》等。这种目录在揭示文件或案卷的内容和形式特征方面，具有分类系统、问题集中的特点，是沟通利用者与贮存系统的.基本媒介，是档案馆(室)起主导作用的检索工具。编制方法：以文件级或案卷级为单位著录成卡片条目，再按类别及分类号的顺序分别集中和排列，形成大类、类、项、目、细目的层次分明的线性系统，其格式一般以《档案著录规则》的规定为准。

五.专题目录

超越年度、全宗的界限，按照一定题目，将涉及同一专题的档案著录成卡片条目，集中组合而成。其针对性强，便于迅速查找专门需求的档案材料。编制程序大致为：选题、选材、制卡，按问题、部门、时间、地域或其他特征设置类别体系，各类和类内再依照一定顺序系统排列。卡片格式可采用分类卡片格式，亦可自行设计本馆(室)适用的格式。通常有如下两种：①单一卡，即一个案卷或一份文件填一卡;②组合卡，即若干内容相近的案卷或文件组合填一卡。

六.全宗文件目录

以逻辑体系分类的形式，将一个全宗内各种文件的内容和形式特征著录成卡片条目，按内容反映的主题分类排列组织而成。它突破按年度和组织机构等全宗内档案分类体系，便于从专业和专题的角度查找档案，有较高的查全率和查准率。其著录格式、填制方法和排列顺序大致与分类卡片目录相同，如将其条目编上顺序号，印制成簿册即为全宗文件目录。

七.人名目录

将档案中涉及到的人名情况著录成卡片条目，集中排列而成。它向利用者提供姓名及其有关信息的线索。有两种：简单的只著录人名(包括别名、曾用名)和材料出处的档号;详细的包括人物生平简况、档案内容提要和材料出处的档号、备考等。条目排列顺序,中国人名一般按姓氏笔划或汉语拼音字母等顺序，外国人名一般按姓的外文字母顺序，并在不同笔划或字母的人名卡片间放上突出的指引卡片。

篇7：档案介绍信

本(部门管理)*****单位将于20xx年8月1在县(市、区)******项目中开展工作。根据《关于在全市招投标领域引入行贿犯罪档案查询机制的通知》要求，现向你院查询******(个人、单位)有无行贿犯罪记录。

特此申请

查询部门、单位(印)： **************************(印)

篇8：档案管理系统介绍

一、数字化及数字化政策的概念

关于“数字化”概念,澳大利亚使用的是一种包含性概念,将档案数字化作为文件“转化”的一种形式,其所定义的“转化”意指“将文件从一种介质向其他介质或从一种格式向其他格式的转变过程。 转化涉及一种文件格式的变化但是能够确保文件保留同样的初始信息(内容)。实例如将纸质文件缩微或数字成像,或者改变属性设置”[1]。在我国“数字化”是指“用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程”[2]。本文所指的“数字化”政策所包含的内容比较广泛,包括与以上定义的“数字化”相关的国家政策性文件、国家以及地方标准、指导手册等。

二、数字化原因与政策定位

澳大利亚在《数字化存量实体档案》3]这个国家级指导手册中有明文指出。在这个文件中这样写道“,机构在考虑将已存在的文件进行数字化时,可能考虑到很多原因,这些原因和预期的收益可能会影响到文件是如何被处理和对待的。其中普遍的原因包括:节省空间、与业务信息系统的融合、更好地提供利用、保护文件”。

三、数字化政策的相关标准与规范

澳大利亚除采用部分国际ISO标准外,还发布了自己国家的国家和地方级的数字化标准。下面选取几个有代表性的进行介绍。

1.《通用处置授权规范———对完成复制、转化或迁移的源文件》。澳大利亚国家档案馆2003年发布了《通用处置授权规范—— 对完成复制、转化或迁移的源文件》[4],主要用于授权数字化完成后源文件的销毁并设定复制、转化和迁移的过程,以及在过程中生成的副本及其源文件的规范性管理条件。该规范主要规定了要形成一个完整的复制品,机构所必须提供的保障,包括:一、确保要替代原件的复制件具备了与原件一致的功能,即保证了通常所说的四性; 二、确保复制件的内容是完整无误的,原件中所有的有关信息尽可能呈现于复制件上。三、确保复制件为真实拷贝;四、应详细记录复制过程信息。

2.《新西兰州档案馆文件管理标准S6:数字化标准》。澳大利亚新西兰州于2007年颁布了《新西兰州档案馆文件管理标准S6:数字化标准》(2007)[5],这个标准主要适用于2005年公共文件运动中涉及的所有组织机构,用于指导它们规划和执行负责任的数字化活动。并且为了使这些机构能够满足法律法规的相关要求,并且授权数字化后对源文件的处置,该标准提出了一些强制性的要求,包括: (1) 所有的数字化和数字化过程都应该制订规划和规范的程序,要对数字化方法,数字化相关的技术、数字化相关的软硬件设备进行良好的选择、规范和实施;(2)用来支撑将数字化成果作为文件管理的系统必须处于良好状态;(3) 所有文件的处置都必须被授权且具有证明性文件;(4)在有确定的要求时,必须为源文件及其数字化文件开具证明,并建立长期管理系统。

3.《信息与文献—文件数字化实施指南》(ISO/TR13028-2010)。 澳大利亚2010年,在《新西兰州档案馆文件管理标准S6:数字化标准》(2007) 的基础上制定了《信息与文献—文件数字化实施指南》 (ISO/TR13028-2010)[6],该文件为机构在业务流程中的文件与存量文件的数字化项目提供了实践指南,从数字化过程规划、管理方面提出了多项要求。包括:第一,所有的数字化项目都应该制定规范的政策和程序,以确保数字副本的真实性和完整性;第二,为维护数字副本的真实性和完整性,尤其是保证是原载体档案的真实拷贝,要记录对数字图像的各种操作,包括裁减、模糊、去斑等;第三应尽可能当捕获和保存各类元数据。四是应详细记录复制过程信息,包括谁被授权制作复制件、复制时间、使用的复制设备与复制过程、复制的政策和程序、质量控制记录、测试结果等。

4.《数字化存量实体档案》。澳大利亚国家档案馆在2011年4月颁布了《数字化存量实体档案》[7]指导规范。该规范主要用于指导数字化项目的计划和开启。该规范的内容如下:(1)进行数字化的原因,包括节省空间、与业务系统的融合、更好地利用以及保护文件; (2)并对规范了数字化项目进行的前期计划,包括了解文件的特性、 数字化的分类、大型数字化醒目介绍、业务案例介绍、项目管理、质量控制和品质保证、数字化设备、机构内数字化与众包、知识产权等方面的规定;(3)文件的相关决策,包括文件的等级、数字化缩微胶片、封装数字化文件、数字化文件的管理数字化文件的存储、数字化保管、数字化文件的源文件的处置、源文件的销毁或迁移、元数据要求等;(4)数字化过程,包括源文件的准备工作、其他格式的处理、数字化过程中文件的处理、部分被数字化的源文件、管理文件衍生品、 安全等级划分的相关资料的处理;(5)相关的技术标准。

总体上看,澳大利亚的数字化相关标准和规范除了对于数字化技术的相关指标要求以及质量控制方法,还对档案数字化后的真实性、完整性、可靠性和可用性作出了相关规定,对数字化文件的源文件的处置也作出了相关规定,甚至对单个数字化项目提供了详细的可供参考的规范指导。

四、数字化政策的相关项目

1.数字文件保存战略。2001年,澳大利亚国家档案馆启动了“数字文件保存战略”(Digital Records Preservation Strategy) 项目; 2002年制定了《数字文件保存方法》;2004年,启动了旨在使数字文件规范化的软件XENA;该项目关注的重点为将数字文件转换为开放文件格式,保存原件,文件同元数据一起保存,必要时进行转换。

2.澳大利亚数字文件管理动议。2004年,澳大利亚和新西兰共同提出了“澳大利亚数字文件管理动议”(Australasian Digital Record keeping Initiative, ADRD),该项目以文件连续体管理思想为指导,统一使用文件管理标准、元数据标准和分类方案,并制订具体的实施办法,在数字文件长期保存动议的实施层,统一XML封装、行业用品平台、开放文件格式、迁移最小化要求、来源和真实性机制等。

3.数字转型政策和数字连续性计划。澳大利亚政府在2011年颁布了数字转型的政策,将使所有联邦政府机构从基于纸张的文件管理向数字化信息和文件管理转化。为了支持政府的新政策,国家档案馆开发了数字化连续性计划,该计划为政府机构,对所需要的数字信息的管理提供了指导。重要的是它同时也确保了文件的保持保存期限没有长于它是被需要的。数字化连续性计划(在澳大利亚国家档案馆的网站上发布)六项核心原则:(1)数字化信息作为一个具有业务性,证据性和社区性的资源所包含的价值被理解,并且这些信息被相应地管理;(2) 数字化信息的治理与机构的治理是集成的,并明确界定和分配角色和责任;(3)数字信息是真实的、可靠的; (4)数字信息是可被发现,存取和利用的;(5)数字化信息管理的数字化;(6)数字信息管理按照需要的保管期限进行保护和保管,然后再适当销毁[8]。

五、澳大利亚档案数字化政策对我国的启示

1.明确定位,清晰重点。从澳大利亚数字化政策的定位,对比我国档案数字化政策的主要着眼于数字化技术的定位情况,我们可以发现,第一,我国关于档案数字化进行的原因仅限于学界,而没有进入相关的政策性文件,这可能对于数字化政策的执行带来一定的盲目性,可能造成很多机构盲目进行数字化,但是却不知道为什么要进行数字化,因此也带来数字化的过程中关注重点的偏颇。第二,我国关于档案数字化进行的原因的讨论较为空泛,没有落到实际的点上,并且主要强调的是利用方面的需求,而忽略了数字化保存对于文件保管本身的重要作用。

2.关注源文件,注重后管用。对于纸质文件的数字化,我国先后制定了两项纸质档案数字化标准 《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T31-2005)[9]、《文献档案资料数字化工作导则》(GB/T 20530-2006)[10],从不同角度和层面对档案数字化工作的各个方面提出了规范性要求。对于缩微胶片的数字化工作,我国先后制定了 《缩微摄影技术缩微品的法律认可性》(GB/Z20650-2006)[11]以及《缩微胶片档案数字化技术规范》(DAT43-2009)这两个标准,前者规定了符合特定要求的缩微副本应作为证据接收的法律认可性,后者强化了对于缩微制品的技术规范和质量控制。从整体上可以看到,我国国内的现有标准是已经形成了一个整体框架的。

但是与以上介绍的澳大利亚档案数字化标准相对比,我们可以发现我国的档案数字化标准缺少对于档案数字化后的保管和利用的指导、对于源文件的处置以及数字化档案的法律凭证性保证的相关规定。

3.全面考虑,切实落地。关于数字化项目,我国2002年起就有计划地开展档案的数字化问题的立项研究。国家档案局、吉林省档案局、长春市档案局、北京市档案局、河北经贸大学档案中心等单位纷纷以档案数字化相关问题为选题承担了多项国家档案局、社科基金项目等,从知识产权、技术路线、管理模式、存储格式等方面深入探讨了档案数字化建设中存在的问题和解决对策。其中青岛市档案馆的数字化建设成果显著[12]56。

但与上文介绍的澳大利亚开展的相关数字化项目相比较,可以发现这些项目主要是围绕如何进行数字化,尤其关注数字化对象的选择、数字化技术的选择以及数字化馆藏的数量等,但项目规划时考虑的因素不够全面,对于数字化档案的源文件的处置问题、数字化档案的利用方案、可靠性的保证、数字化档案的保管等方面的涉及较少,并且最后落地的情况不是特别理想。

综上所述,我国的档案数字化政策可以从以下四个方面进行改善:第一,加强档案数字化原因的阐述,让各档案数字化主体明确数字化工作重点,针对保管和利用两种不同目的分别制定相关的数字化策略指南;第二,重视数字化文件的前端控制,明确档案数字化对象的选择及分类依据;第三,在数字化对象选择的基础之上,规定其源文件的处置权限以及建立相应的数字化档案的保存和利用模式;第四,重视对于数字化档案的全程控制,并建立相应的审计制度和法律规范,来保证数字化档案的四性, 最终保证其凭证价值,真正发挥其作用。

摘要：文章主要介绍澳大利亚档案数字化政策,包括概念、定位、数字化政策相关标准及规范、数字化项目等方面。并在其基础上,结合我国的档案数字化现状,提出澳大利亚档案数字化政策对完善我国档案数字化政策的一些启示。

关键词：档案数字化,数字化政策,澳大利亚

参考文献

[1]International Organization for Standards.Document managementInformation stored electronically-Recommendations for Trustworthiness and reliability-Second Edition[S].2009.

[2][9]国家档案局.纸质档案数字化技术规范[S].2005.

[3][7]National Archives of Australia.Digitising accumulated physic alrecords[S/OL].2011.http://www.aa.gov.u/records-management/publicationsa/index.aspx.html[2013-01-12]

[4]National Archives of Australia,General Disposal Authority for Source Records that have been Copied,Converted or Migrated,National Archives of Australia,February 2003,published at http://www.naa.gov.au/Images/GDA_copied_records_tcm2-1124.pdf.html[2013-01-13]

[5]Archives New Zealand,Digitization Standard,Archives New Zealand,2007,published at http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s6.pdf.html[2013-1-14]

[6]ISO/TR13028-2010Information and documentation—Implementation guidelines for digitization of records[S].2010

[8]David Fricker.Archives-what is our business model for the digital age?The International Council on Archives Congress in,Brisbane,2012:8

[10]中国国家标准化管理委员会.文献档案资料数字化工作导则[S].2006.

[11]中国国家标准化管理委员会.缩微摄影技术缩微品的法律认可性[S].2007.