维护档案管理系统

维护档案管理系统（精选十篇）

维护档案管理系统 篇1

1.1 系统应用情况

中油集团公司非常重视档案管理系统的建设和应用。通过制定统一的档案管理标准规范、与其他业务信息系统进行有效集成、建立三级运维体系等方式建立起统一的档案信息资源管理和共享平台, 以实现档案工作的标准化和规范化管理。同时, 实现传统档案的数字化管理、网络化应用, 提高管理效率, 提升档案工作服务能力。现已完成包括油田、炼化、销售在内的10家试点单位的实施推广工作。中油集团公司还希望通过档案管理系统的建设, 培养一支档案信息化专业队伍, 促进档案工作者由实体保管员向知识提供者转变, 实现档案工作的专业化管理, 为建设综合性国际能源公司提供有效的档案信息支持。

1.2 运维机制

1.2.1 机构和职责

档案管理系统建立了一个三级运维体系, 包括专家中心、档案管理系统技术支持中心 (以下简称技术支持中心) 、各单位运行维护队伍。专家中心由内外部档案业务专家、信息化专家、软硬件供应商共同组成, 协助指导解决各类复杂问题;技术支持中心由兰州石化自动化研究院牵头组建, 负责起草运行维护计划, 制定运行维护方案, 组织交流、培训与研讨、实施系统升级, 对中油总部及地区公司提供技术支持和现场服务;以各单位关键用户为主的一级运维队伍承担各地区公司的现场支持服务, 以保证支持的及时性, 培养各单位的档案信息化队伍。

技术支持中心的职责还包括:

1) 对软件运行过程中的业务咨询和操作问题的解答;

2) 分解、处理同级应用部门及下级运维中心提交的业务问题, 并及时进行反馈;

3) 维护业务代码和参数、角色设置、岗位配置、权限分配;

4) 按照规定的职责和权限进行前台数据修改;

5) 协助技术组对升级后的软件进行操作及功能测试;

6) 负责收集、审核、整理、提交二次需求;

7) 组织对同级应用部门及下级运维中心的监督、考核。

1.2.2 运维流程

用户在系统使用过程中发现问题首先联系本地区公司支持人员, 由地区公司运维人员先进行维护和处理;对于地区公司无法处理的问题, 须由用户填写《中国石油档案管理系统问题咨询处理表》并通过门户平台及邮件上报技术支持中心;技术支持中心会及时响应地区公司各类请求, 组织专业人员进行技术支持, 将处理结果反馈给地区公司, 并做好问题记录、知识整理及共享工作。

2 建立规范、科学、高效的运维体系

档案管理系统运维工作实践表明, 管理维护好一个已建成的信息系统, 确保其长时间正常运行并持续发挥应用效益, 比建设一个新的信息系统更重要, 而且这是长期性的工作。

2.1 运维系统需要完成的任务

在实践中我们认识到, 系统的运行维护管理不只是简单维持系统正常运行这么简单, 而应该包含以下一系列的任务。

1) 保障系统正常运行;

2) 推广系统的应用;

3) 更新和充实信息资源;

4) 排除和修正档案系统的错误;

5) 改进和完善系统的功能;

6) 网络和信息安全监控;

7) 引导、构思新系统的建设。

2.2 建立规范、科学、高效的系统运维体系应兼顾的原则

2.2.1 防范预警原则

运维系统中应包含各种预案, 争取实现在故障、问题出现时有章可循, 在紧急状态有应急措施, 提高运维效率, 将运维代价减到最小。

2.2.2 科学性原则

运维管理不能陷入事务性处理中, 运维机构不能处于疲于应对各种问题处理的局面, 各级运维组织避免重复处理。

2.2.3 指导性原则

实现运维中发现、解决的问题要反作用于系统的开发完善, 反作用于优化机构、岗位设置, 反作用于业务流程的改进。

2.3 打造多功能的运维平台

2.3.1 运维技术支撑平台的性能至关重要

首先, 运维平台要实现问题提交、处理、反馈高速流转, 确保信息系统正常运行, 数据信息准确无误。

其次, 运维平台要具备操作指导功能。地区公司在系统的使用中, 由于业务变动、系统升级更新、经验不足等原因, 操作人员常常会产生使用疑惑, 缺乏实时有效指导。对前台操作开展即时帮助指导, 减少操作错误产生的错误、数据故障, 无疑对减少运维压力、提高信息准确性产生深远的影响。

2.3.2 形成不断优化系统功能的良性循环

通过运维平台, 发现系统的不足, 积累解决问题的经验, 完善功能、优化软件设计, 从而提高系统性能。

2.3.3 具备信息仓库功能

信息仓库包括建立故障、问题处理经验, 以对运维产生有益的信息再利用;及时更新信息系统功能、信息流转、使用指导等资料, 为信息系统的推广应用储备丰富的资源。

2.4 建立完善的制度保障体系

在运维系统建设过程中, 要建立一整套科学的管理制度, 如运维管理办法、应急预案、考核办法等, 以保障运维体系切实发挥其实用性、高效性。完善的运维制度, 是运维体系稳定运行的根本保证, 可使运维管理人员按章有序地进行维护, 减少运维中的不确定因素, 更有效地提高工作质量和水平。同时要通过严密的激励、考核机制, 形成对信息系统操作人员、运维管理人员日常工作的科学评价, 既调动其积极性, 又提升工作效率, 以促进信息化建设良性发展。

3 如何在实践中提高运维质量

如何才能提高运维人员的服务质量和服务意识?这是一门很深的学问。

3.1 运维团队的定位

在具体谈如何提高服务质量与服务意识前, 首先应明确运维团队的定位, 说的再清楚些就是让运维人员明白自己是干什么的, 因为工作定位是提高服务质量、服务意识的先决条件。

所谓“运维”就是运行及维护管理。字面意思很好理解, 唯一不同的是具体的工作与项目建设的性质相关。我们都清楚, “系统上线”就标志着系统纳入了运维的管理范畴。按照正规的方式, 在系统上线后应该有相应的培训、移交等过程, 这样方可使运维工作有的放矢、事半功倍。但是, 由于多种原因, 这些工作可能没有开展, 或成效甚微, 但即便如此, 也不能成为运维工作可以出问题的借口。运维工作的性质就是确保运行环境的安全、稳定, 这是根本。因此, 运维人员一定要清楚这个定位, 为运维工作提供高效的配合是工作职责。同样也是为项目的发展做贡献。

3.2 如何提高服务质量

3.2.1 从硬件方面提高服务质量

首先从硬件来说, 工作流程应该牢记在运维人员头脑中, 并且有必要以此引导“用户”应该做什么。运维人员应能够熟练掌握工作技能, 尽可能节省服务时间, 提高效率, 让用户体验到运维工作的快捷性。

3.2.2 从软件方面提高服务质量

其次从软件来说, 工作态度决定一切, 一定要摆正, 不能感情用事。运维人员要时刻提醒自己牢记工作原则, 处理任何事情要多为用户着想, 提高了这种意识, 才能真正的提高自身素质, 进而提高服务质量。

3.3 如何提高服务意识

如何更好地服务用户, 运维人员需要比用户更了解用户, 要加强主动服务意识。

不要等用户来要某样东西时才想到应该请同事帮忙解决;不要给用户不想要的东西, 要了解用户的需求, 因为每一个用户的需求都会不一样;一定要高效地完成答应用户的承诺;保证提供给用户任何资料的准确性。

3.3.1 积极主动服务用户

根据服务用户的经验, 感觉到用户比以前更重视服务人员的主动服务意识, 他们更希望运维人员无时无刻不在关心他在用的系统, 他们渐渐不满足于没有错误的服务, 他们更期望服务人员创新、带给他们惊喜。我们认为在解决用户问题时, 更应积极主动, 灵活而且有弹性, 因为永远有更好的办法。总是为用户想出更好的办法, 体现了运维人员的专业水平, 也体现了对自己、对用户的负责。和用户沟通时, 运维人员需要摆正自己的位置, 服务人员不是被

动的服务提供者, 而是主动的意见贡献者。

3.3.2 做好常规服务, 再做增值服务

运维人员需要打破以往的框架, 为用户提供在自己能力和成本范围内可以为自己加分的服务, 而好的加分服务可以给用户带来惊喜, 同时它在用户心目中会留下更深刻的印象。但是做任何事情都要有个度, 如果拿捏不好, 增值服务也有可能会给用户留下不好的印象, 比如认为运维人员的专业水平还不够等等, 所以提供增值服务的前提是:一定要注意常规服务内容和增值服务的主次之分, 提供的服务项目是力所能及、并且控制在成本范围内的。

参考文献

[1]张照余.档案信息化理论与实践[J].

卷烟零售客户档案信息维护管理办法 篇2

（试行）

第一章 总则

第一条 为加强零售客户档案信息的管理,规范零售客户档案信息的维护管理, 提高客户信息的完整性、准确性和实时性，制定本办法。

第二条 客户基础信息所涉及的五个工作系统是：OA系统、分销系统、CRM系统、呼叫中心系统、配送信息系统（GIS）。

第三条 客户档案信息维护工作涉及五个相关部门（科室），分别是：专卖管理所、县区营销科、营销中心市场部、营销中心配送部、营销中心销售部。

第四条 零售客户基础信息管理是客户关系管理的基础工作，通过对零售客户信息资料的维护、管理，提升营销策略的有效性。

第五条 本规定适用于xx市所有入网卷烟零售客户的信息维护。

第二章 客户档案信息分类

第六条 按照信息的维护频度，客户的基础信息可分为静态信息、动态信息和系统自动生成信息。

（一）静态信息，是指新入网零售客户初次维护之后，不经常发生变动的信息。一般是指零售客户的人、财、物等 基础数据信息。如客户代码、店铺名称、经营范围、客户地址等。对于此类信息，必须确保初次维护的客观、公正、准确，每半年将系统地进行一次梳理核查。

（二）动态信息，是指原有客户信息发生变化，随着客户经营情况的变化、公司管理模式、服务措施的调整而定期或实时发生变动的信息，对此类信息要实行动态管理，及时整理更新，保证客户信息的完整准确。

1.季度调整信息。一般是指公司定期调整或者周期性发生变化的信息，对于此类信息每季度至少要进行一次集中调整。如送货线路、订货周期、拜访周期等。

2.实时调整信息。对于某些与客户经营密切相关的信息，如客户状态、电话号码、结算方式、银行账号等，一旦发生变动，应迅速做出反应，实时调整。

（三）系统自动生成信息，是指经过系统设定的程序直接从数据库中抓取数据计算生成的信息，不需要人工进行维护。如客户守法情况、进货数量、进货金额、进货均价等。

第三章 客户档案信息维护流程

第七条 为使相关部门之间衔接顺畅，确保客户档案信息维护工作准确及时，所有客户信息的维护工作统一使用OA的形式进行流转，并通过电话通知。

第八条 新入网零售客户信息维护

1.专卖部门将新办理零售客户许可证客户的地理位置 等基础信息转发给各单位营销科。限定于0.5个工作日内完成。

2.营销科客户经理根据专卖部门所提供的客户信息实地走访调查，确定该客户访销路线，收集调研该客户其他相关信息。限定于1个工作日内完成。

3.客户经理将《客户新入网申请表》提报到营销科，营销科负责人审核后由营销科专人负责报市局（公司）市场部。限定于0.5个工作日内完成。

4.市场部负责人审核，由客户服务管理员维护完成分销系统和CRM系统的相关客户信息：分销系统主要维护客户类型、客户经理、联系电话及银行账户、订货方式等信息；CRM系统主要维护客户经营业态、地理位置等信息。限定于1个工作日内完成。

5.市场部转发配送部，使用配送信息系统（GIS）为该客户在GIS地图上定位；（注：配送部给客户在GIS地图上定位是为了参与送货车辆的分配）。限定于0.5个工作日内完成。

6.配送部转发销售部，维护分销系统和呼叫中心系统：分销系统里面是维护客户的总限量和单品限量，呼叫中心系统里面主要是维护客户的访销批次。限定于1个工作日内完成。

7.最后由销售部统一办结。限定于0.5个工作日内完成。第九条 客户档案信息修改维护 对已存在的客户信息进行修改维护。

（一）营销中心发起

1.接到客户提出修改信息申请后，由市局（公司）营销中心将零售客户所提出的信息修改内容填入《客户信息修改维护任务单》反馈到各县区营销部。限定于1个工作日内完成

2.县区营销部安排该区域客户经理实地走访调查进行核实，确定无误后，根据要修改的内容回馈到市局（公司）营销中心。限定于0.5个工作日内完成。

3.市局（公司）营销中心将信息修改完成后并存档，同时反馈给县区营销部做最终审核。限定于1个工作日内完成。

（二）县区营销部发起

1.客户经理或县区营销部在接到客户提出信息修改申请后，县区营销部负责人要进行核实，确定无误后，填写《客户信息修改维护表》，然后根据要修改的内容上报给市局（公司）营销中心市场部。限定于1个工作日内完成。

2.市局（公司）营销中心市场部客户服务管理员负责将信息修改完成后，反馈县区营销部进行审核。限定于1个工作日内完成。

3.县区营销部确实无误后，将审核结果回馈市场部并存档。限定于1个工作日内完成。第十条 大批量客户档案信息维护

1.县区营销部根据上级和市局（公司）的有关要求为市局（公司）营销中心提供大批量客户需要修改的信息内容。时限：工作要求的时限。

2.市局（公司）营销中心市场部经理进行审核签名，由市局（公司）信息科配合，在要求的时限内完成区域内的客户信息维护。时限：工作要求的时限。

3.县区营销部负责对修改后的信息进行审核，审核确认无误后，本县区营销部留档并回馈给市局（公司）营销中心市场部存档。限定于1个工作日内完成。

第十一条 应急客户档案信息维护

1.接到客户应急信息修改的部门（科室），通知营销中心市场部代填《客户信息修改维护表》并反馈到对应的县区营销部，并电话通知。限定于0.5个小时内完成。

2.县区营销部在审核信息无误后，回馈给营销中心市场部进行修改，并电话通知。限定于0.5个小时内完成。

3.客户信息修改完成后营销中心市场部存档并通知县区营销部。限定于0.5个小时内完成。

第四章 工作职责

第十二条 各相关部门（科室）或者人员所担负的责任和工作内容如下。

1.专卖管理所负责维护零售客户的商店名称及负责人，并将相关信息通过系统反馈到营销科。

2.客户经理负责实地走访，全面收集并填写准确、真实的客户基础信息。

3.县区营销部负责汇总、整理客户基础信息，进行存档备查；及时将修改的信息上报市局（公司）相关科室，并对信息的准确性负责。

4.市场部具体负责CRM系统与分销系统中相关信息的维护工作，主要包括行政区划、地理位置、经营业态的维护和访销员维护、电访路线维护、基本类型的维护，并将信息维护完成后的结果及时反馈到县区营销部。

5.配送部主要负责配送信息系统中访销批次的确定和客户地理位置的确定，维护完成后将结果反馈到县区营销部。

6.销售部主要负责呼叫中心系统和分销系统中相关信息的维护工作，包括客户的访销批次维护和客户的单品限量和总量限量的维护，维护完成后将结果反馈到县区营销部。

第五章 工作要求及监督管理

第十三条 各相关部门对所有修改维护完成后的客户档案信息进行登记、汇总，并建立相应的客户信息修改台帐。

第十四条 每季度对客户档案信息进行集中梳理和调整。

第十五条 加强对客户信息维护权限的管理。各相关部 门（科室）要指定专人负责，建立专人负责制，要做到专户专用。

第十六条 落实岗位职责，操作层（包括专卖管理员、客户经理）要准确采集客户信息，及时维护，管理层（包括专卖管理科长、市场经理、区域营销部经理等）要负责客户信息的审核、确认，指导、督促操作层面工作人员做好客户基础信息维护工作，确保信息维护的及时性、客观性和准确性。

第十七条 将客户信息修改维护工作纳入各相关岗位考核范围，对违反本办法、维护工作失误的单位和个人，绩效考核要追究相关责任人的责任。

第十八条 确保各个部门之间信息的沟通和传递，以确保业务的正常运转。

第六章 其他

第十九条 本规定由xx市烟草专卖局（公司）营销中心负责解释。

第二十条 本规定自印发之日起执行。

试论电子档案的存储及维护 篇3

【关键词】档案；信息化；电子；保管

随着互联网技术的发展和计算机的广泛使用、电子政务、电子商务等工作的开展，产生了许多电子文件。具体地说，就是将传统的纸质档案、照片档案、声像档案里的内容转化成以二进制数字代码形式记录，成为计算机网络所能识别的数字信息。因此，对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、存储和查询是档案管理发展的必然趋势。

一、电子档案的存储分析

（一）电子档案存储特性。电子档案是存储在某种载体上的电子文件，它将纸质档案中直观的文字图形，甚至包括一定的语音视频信息全部存储在光盘、磁盘等存储设备上。形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。电子档案的特性不同于纸质挡案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。

（二）存储应保证其物理载体的质量符合国家标准。电子档案一般存储在磁、光介质载体上，如磁带、磁盘和光盘等，这些介质对于磁和光的影响非常敏感。磁性物质容易受到外界磁场的影响而导致消磁、退磁，因此对于磁盘磁带的保存要远离磁场和强热源。对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保管，或采用其他方法和技术加以转换，以确保今后利用时能够及时、准确地还原成直接阅读的格式，真正发挥电子档案的保管、利用价值。电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立—个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形要求，远离强磁场和有害气体等。

（三）数据必须要备份。电子档案的內容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖干电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。备份就是我们在现时使用的数据之外，实现或设置另外一份不同物理体现的、内容相同的有效数据拷贝，把数据复制一份保存在另一个位置，这个位置可以是本地计算机的磁盘，也可以是其它计算机磁盘，还可以是其它的媒体，如磁带，光盘等，一旦正在使用的磁盘发生故障，或者数据丢失时，备份数据可以通过相应得工具软件最大限度地恢复原有系统或数据。要对计算机的硬、软、光盘进行及时收集整理、更新变换，以便适应新一代电子设备对已保存档案的利用。

二、电子档案的维护新途径

（一）对所保存的电子档案载体，必须进行定期有效的检测与维护。电子档案是把企业或个人有价值的资料作为电子文档，在任何需要的时候都能快速查看。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立—个适合于磁，光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。随着科学技术的发展，对电子档案的维护也有了更高的要求，以确保电子档案信息的可靠性、完整性。电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性和完整性。定期检测，应每年一次，可采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于20%为宜。

（二）对电子档案进行规范、科学的维护。使之安全、可靠，并永久处于准确提供利用的状态，是档案工作者亟需解决的问题。加强对电子文件制作和管理人员的管理，避免人为原因更改电子档案原始信息；建立电子文件全过程管理的制度，建立电子文件管理的记录系统，对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。还要对各类载体进行有效的检测与维护。必须建立健全相应的保管维护电子档案规章制度，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的错误操作或不必要的重复劳动。执行好每一步程序，从档案的生成、使用到保管都要严格遵守相应的规定。在实践中总结经验和教训，不断完善电子档案的管理制度，促进档案管理事业的快速发展。

（三）提高档案工作人员综合素质。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着不可替代的作用。作为档案人员除了要掌握归档的专业基本知识和操作规程，还要知晓文秘学、历史学、目录学、计算机等相关知识，并贯穿至档案管理的各个环节中去。从事档案管理人员要具备良好的职业道德修养。档案工作是一项专业性较强，劳动强度大，但又很容易被人忽视的工作，这就要求我们的档案人员要具有默默无闻的奉献精神。同时，必须加强对电子文件的电子档案管理知识的培训.提高档案工作人员的业务素质。只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接.不能兼容.多数职能科室只是使用计算机单机办公.时形成的电子文件未能进行统一管理等问题。

三、结束语

总之，电子档案是一种具有归档保存、备查和凭证作用的电子文件，凭借其方便、快捷和高效的特点取得了突飞猛进的发展，大有取代传统纸质档案的趋势。因此，对电子档案的有效保存与维护，是—项极其重要而复杂的工作。如何采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，这对于档案工作者来说是一个巨大的挑战。

参考文献

[1]李应珍.档案数字化管理系统工作要点解析[J].中国科教创新导刊，2009年15期.

浅析电子档案的管理与维护 篇4

目前, 电子文件归档、存档的方式有光盘、磁盘、磁带, 为了更好地完善这项工作, 应按档案类型分别管理进行组盘。

1.1 文书电子档案管理。

首先是内部文件的管理。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一要按不同年度、组织机构、保管期限进行组盘;二要将不同年度、组织机构、保管期限的文件分盘管理, 便于按不同年度、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一部门的文件集中归档在同一盘上以便使用。为了确保文书电子文件组盘的规范性, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成。组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档程序转入档案部门, 经档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如需查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

1.2 科技电子文件归档。

科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、设计、路桥、科研、房地产、声像档案等分类管理, 然后再按项目归档。a.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。b.设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

1.3 会计电子文件整理。

a.工资单。工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。b.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。

2 电子档案的维护

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。但是, 刻录仪目前还难以普及, 所以, 软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体维护的重点, 必须制定维护措施。

2.1 光盘的维护。

a.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。b.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃, 相对湿度40%-65%。c.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘, 定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 磁盘每2年, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体同样编号保存。

2.2 软磁盘的保护。

a.统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存。b.把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到一年, 就无法读出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品, 所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。c.规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%-50%, 温度控制在14-24℃。d.加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态。e.对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名, 如果密码或文件名被遗忘, 电子文件就难以打开。所以对此类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。f.在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

摘要：结合实际, 谈谈电子档案的管理与维护。

审计档案信息化的安全与维护的论文 篇5

一、审计档案信息化的安全

由于各级政府的财政部门和各大企业多数都在开展计算机在会计中的应用工作，组建自己的会计信息系统。虽然审计档案工作有一定的标准，但各单位应用的会计软件没有统一的规定，所以行业内要统一标准很困难，审计档案信息化的安全性、硬件的可靠性尚无可靠保证，这使得反映一个单位经济活动的重要史料和证据———审计业务档案的安全与维护成为审计系统的一个工作重点。我认为在工作中应注意以下几点：

(一)保证按审计档案信息化要求生成审计档案。各种审计信息化档案的生成都要保证档案按审计业务常规化的标准，既要考虑审计业务的特殊性，又要考核会计信息的丰富性。二者有机结合才是一个完整的审计信息化的档案。

(二)审计业务档案信息易篡改问题。审计档案中的会计部分在保管时必须保证其没有经过篡改，传统的纸质档案由于其材质的特性决定了如果被修改就会留下痕迹，因此保留下来的会计档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹，保存前一定仔细核对，保证原始信息的真实。

(三)审计业务档案信息泄密问题。审计信息化档案中的会计档案作为机关、行政事业和企业财务的重要数据关系到整个机关、行政事业和企业的经营活动，需要保证会计档案中的信息不被非法访问。计算机信息的特性，使得对审计档案信息化的会计档案的复制窃取变得更加容易且不易发现，同时，大部分会计软件都没有对存储在数据库中的数据进行加密，简单的复制数据库文件即可很轻易地获得会计信息化档案资料。

(四)审计业务档案信息计算机病毒。现代计算机技术的快速发展，导致计算机病毒日益猖獗。审计信息化档案是以文件形式存储在计算机上的，当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能，而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权，直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备。不仅如此，随着计算机硬件和网络的发展，计算机病毒感染率正在日益提高，感染途径也从以前的存储介质传播发展到现在的在网络上传播。同时，大量的专用病毒和间谍软件的出现也对审计信息化档案的安全造成极大的威胁

(五)保证审计档案安全有效利用。审计档案的提供利用主要服务对象是本单位的各个业务部门。要做到审计档案能够安全效利用，一要严格审计档案查阅利用批准手续，做好查阅利用登记工作，确保审计档案安全利用;二要建立完善的审计档案检索体系，以方便利用者查阅利用;三要开辟多种查阅利用途径，对不涉密和可公开的审计档案，可以通过计算机网络等方式，以电子文本的形式进行查阅利用。在开展提供审计档案有效利用的同时，还要加大对审计档案信息资源开发，例如编辑一些档案资料汇编、基础数字汇总、重要案例剖析等，使审计档案更好地发挥作用。

二、审计档案信息化的维护

审计档案信息化是档案工作发展的大势所趋。要确保审计档案信息安全，必须加强对审计档案信息的管理维护，这不仅要求计算机操作人员具有较高业务和技术要求，而且对存储设备也有一定的专业要求。对计算机操作人员来讲，不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的审计管理方面的专业知识和技能。同时，对存储的计算机硬件来说，要在保证存储数据安全稳定的前提下，尽可能降低存储成本，并选择使用更加方便的计算机及其存储设备。现代计算机常用的外存储设备为硬盘，因其存储量大、存储方便等优点，被各种计算机设备作为外存储器使用，但硬盘是磁性介质，对使用和保存环境要求较高。同时，硬盘的单位存储量成本较高，因此硬盘只适合作为计算机组成部分使用，不适宜做长期和大批量的`数据保存。审计档案如果采用光盘作为一种光存储是比较合理的。而光盘存储容量大且造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低，因此，对数据的存储一般应以光盘存储为主。即使采用光盘，也要用AB备份法，对审计档案数据进行备份，另一方面审计财务软件版本的统一与电子数据的日常处理要相结合。在审计财务软件的选择上，不仅要看软件的功能，还要看软件的开发者是否具有可靠的信誉、足够强的资本和能力。

维护档案管理系统 篇6

医院档案是一个综合管理系统,由网站维护所产生的电子文档就是这个综合档案管理系统中的一个信息资源子系统,医院网站建设将这个子信息资源系统融入医院整体信息化工作中,实行信息、档案管理一体化。医院网站运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程,网站是医院前进和发展的见证者,它不仅记载历史,更重要的是反馈信息,提供利用。

功能介绍

针对医院网站是一个专业性网站的特点,作为一级目录的首页一共有以下六个功能。

1.基本信息

包括“医院简介”、“新闻中心”“专家推介”“医疗服务”“科研教育”、“肿瘤科普”、“医院文化”、“护理天地”、“联系我们”等模块。

2.综合医疗服务

就医指南——交通指南、就诊流程、医师出诊、停诊信息、住院须知、检查指南、防癌体检、医疗保险等项目。其中“医师出诊”查询专家坐诊时间并且病人可根据个人情况选择专家。“医疗何险”设有职工社会保障IC卡相关知识问题。

3.对外物资采购及人才招聘

人才招聘和招标采购

4.热点专题

“医德医风”、“阳光用药公示”“党的群众路线教育实践活动”、“国家医药临床试验伦理委员会”、“生命之光”等热点专题。

5.医院办公系统

医院近期最新时事,电子邮件是现代办公和业务活动中最常用的通讯工具,内部消息的传递、资料的交流均可通过邮件快速高效地实现,把各科室的动态、工作指南以快捷的方式发布在内网上。

6.医务人员继续教育的平台

与医学院图书馆服务器相连接,访问者可通过广东省高校电子图书馆检索到相应的医学资料以及查询国内外相关的资料库。

由于综台档案室承担医院网站的维护工作,走到了综合管理的最前沿,变被动为主动,解决归档资料多头管理、职责不清、收集不全的难题,实现了对信息的收集、处理、存储和网上传输、信息共享、高效率、高质量地为医院的医疗、科研、教育提供网络支持和信息帮助,实现了名副其实的多系统、多媒体的综合档案管理。综合档案室由曾经被人遗忘的角落走到了信息的最前沿,归档资料由终末管理为实时管理,同时指导各科室如何收集归档材料,减少工作中的盲目性,提高工作效率。

健全网站维护管理机制

医院网站建设是一个循序渐进、逐步完善、长期的系统工程。建立健全有效的网站管理维护运行机制才能确保网站持续性发展。医院网站上的各个栏目覆盖了医院全面的工作,涉及到医院的临床科室、医技科室、实验中心、职能科室等所有科室,网站信息的搜集和提供,需要各个部门、科室的配合和支持。医院网站由党办专门负责网站的建设,主管院领导亲自负责,加大对医院网站的认知程度和支持力度,建立一套全院性的由各个科室共同参与的体制,这对网站建设的发展起着至关重要的作用,进一步促进医院的网站内容丰富多彩,形式灵活多样。

网站信息内容维护的及时性和准确性。

1.及时性:医院网站可以随时动态更新,医院最新信息以及医疗最新进展可以及时反映在医院网站上。

2.准确性:所有网站内容的更新都经过专家审核。审核内容根据网站信息的不同划分:与医疗技术相关由业务科室负责审核;非医疗技术性信息由相关职能科室负责审核;新闻由党办负责审核。

网站维护

网站作为新型的传播媒体,相比传统平面媒体和电子媒体,具有成本低、容量大、多媒体、实时性、互动性、传播快、操作性强、辐射面广、效果持久、便于检索、无地域限制等优点。为了提高我院的知名度和美誉自我我院2003年建立互联网站,经过2008年第二次改版,2013年第三次改版,不断完善齐备网站宣传内容,版面更加美观大方,功能更加齐备。通过多年实践,医院现时采用外部公司开发为主的方式,同时也注重内部培训学习,以达到外部开发技术支持,内部亦有一定的自行修改开发能力。这样做也能使内部人员将精力更多的放在网站维护性事务等重要而繁杂的工作上。

1.在网站投入运行后,综合档案室应从反馈的信息中及时改进网站设计。

2.这种更新既有内容的更新,必要时还要有形式的更新。

3.网站的日常维护和安全性管理是必不可少的一项工,如医院重大新闻、通知公告、招聘招标、新技术、新业务、新设备的介绍,都需要网站管理员进行及时的更新。网站的管理需要具有高度的责任感和耐心,对待网站就象对待自己的孩子一样给予长期性、经常性的呵护,样才能保证网站永久的生命力。

在2008年医院网站配合医院发展和行业需求,网站策划了一系列专题活动,建立热点专题如行风调进、政风行风评议工作、医院管理年等专题。2009年度建有“科学发展观”、“医院第二次党代会”、“利民惠民促医患和谐,关爱生命显医德情怀”等专题。2013年改版后,专题“新声会”“伊康会”、“癌痛规范化治疗”等专业园地促进了医患及病友间的进一步联系;同时也极大丰富了网站的信息内容,更促进了医院各项工作的进展。

互联网的魅力很大程度在于它能源源不断地提供最及时的信息,信息是网络之所以存在和发展的基础,网站的生存和发展也必须遵循这一规律。网站的生命力不在于创建,而在于维护更新。不断策划新活动、新主题是网站的重要生命力之所在。要做好医院档案管理工作,促进医院档案事业的发展,必须探索一条适应医院档案管理工作发展的新思路,集医院网站维护与管理的综合档案体系就是一条由实践探索出的路子,很好地实现文件、档案、资料、网站等复合型档案管理组织,在现实服务的现实性和把握服务的规律性的基础上,更新服务手段,增加服务本领,实现现行文件和档案管理不同阶段信息资料的共享和交换,进一步强化文档一体化管理系统的通用性及应用性,现实电子文件的归档。改变了以往传统的经验式管理,实现了对信息采集、传输、加工、保存、维护的网络化管理,使医院管理工作标准化、规范化、数据化;便于提高档案管理者综合分析能力,变终末管理为环节控制,加强了管理力度,改变了以往较长时间事后指导工作的弊端,变粗框型管理为实时归档方式,变被动管理为主动指导工作,减少工作中的盲目性,提高工作效率。

展望未来如何让信息为病人就医和医务人员诊治提供方便,让网站在原有功能的基础上继续扩展,实现会员制、网上挂号、专家预约等。把医院管理信息系统(HIS)与医学影像信息系统(PACS/RIS)、检验信息系统(LIS)、远程医学网等一体化整合改造,可以利用医院网站作为平台,通过网上OA系统,实现各信息系统之间数据高度共享,实现影像及文档资料的快速传输,最终实现建设全数字医院的战略目标。

维护档案管理系统 篇7

关键词：行政村档案,管理,建议

建设社会主义新农村, 是党的十六届五中全会提出的中国现代化进程中的重大历史任务, 是农村经济建设、政治建设、社会建设和党的建设全面推进的系统工程, 既是长期的发展方向, 又是紧迫的现实任务, 也是历史的选择, 实施并完成建设社会主义新农村这一重大历史任务, 是全党全社会的共同责任。在社会主义新农村建设中, 档案工作在其中所发挥作用的领域也非常广阔。泰顺作为山区县, 做好档案工作, 服务于泰顺新农村建设, 意义非常大。我们作为档案工作者, 一方面要全面领会党的十七大、十七届三中全会精神, 另一方面要结合上级的部署, 脚踏实地, 以甘于奉献的精神, 立足于泰顺实际, 努力发挥档案工作在新农村建设中的作用。

一、泰顺县行政村档案工作现状

笔者对泰顺县行政村档案工作开展情况进行了一次调研。据调查显示, 目前泰顺县510个行政村建档率仅占20%, 其中会计档案统一实行集乡代管, 其他档案的收集和管理则较为混乱。在泰顺县510个行政村档案管理人员当中, 有496人没有经过档案业务培训学习, 383人是初中毕业, 394人年龄超过45岁, 他们文化底子薄、年龄偏大、档案知识薄弱、业务素质低, 难以适应新时期农村档案工作。

二、泰顺县行政村档案工作存在的问题与产生的原因

近年来, 通过开展农业、农村档案工作的实践看, 村与村之间发展不平衡, 经济条件好与经济条件差的档案工作存在着很大差异。但综合起来看, 情况不容乐观, 有的行政村档案管理工作几乎瘫痪, 文件材料残缺不全, 门类单一, 有的行政村档案成捆堆放, 大量珍贵的档案资料流失于个人手中, 档案资料处于放任自流的状态。这种状况的存在, 不但不利于村庄的长远发展, 也给村庄自主建设、自我管理埋下了隐患, 影响了社会和谐与稳定。造成这种状况的原因归纳起来主要有以下几个方面。

1. 领导认识不到位。

行政村的领导是一个村的核心, 村领导的思想认识决定了一个村的发展方向。多数村领导档案意识和档案法制观念不强, 不仅没有把档案工作摆在应有的位置, 而且没有充分认识到档案工作的重要作用, 觉得档案袋里不出政绩, 档案里也出不了粮食, 增加不了农民的收入, 不建立行政村档案村里照样能发展, 造成了这项工作的薄弱。

2. 档案人员的基本素质不高。

有的行政村虽然配备了档案人员, 但绝大部分是村干部兼职档案工作, 档案基础知识和业务技能缺乏, 再加上责任心不够强的原因, 应归档的文件没有及时归档整理, 或者归档好的文件材料残缺不全, 使档案管理工作处于无序状态, 在一定程度上影响了档案服务功能的发挥和档案工作顺利开展。

3. 文件材料形成量少, 不规范。

一般来说, 行政村档案材料大体上有与农村经济发展密切相关的, 与农民利益密切相关的以及农村基层组织建设, 农村管理方面的十多个类型。这些文件材料, 是农民生活情况的真实记录, 是广大农民维护自身利益的重要保证, 是农业、农村和农民情况的重要信息资源。而大多数行政村在归档时, 收集的大多数是乡镇下发的文件, 而涉及本村自身工作中形成的文件相当少, 除与乡镇或村 (村民) 签订的一些合同外, 几乎没有形成其他文件材料。从档案中反映不出村“两委”、村组织工作职能以及行政村的历史面貌。文件材料不规范, “三笔一纸”、任意用纸、规格不统一的现象严重。

4. 档案整理欠规范。

有的行政村虽然保存了一些档案资料, 但没有根据上级档案部门关于农村档案管理办法的规定, 制定适合本行政村实际的规范的档案收集、整理、保管等制度, 没有将应归档的文件材料完整的收集起来, 档案的归档范围及管理随意性较大。有的甚至零乱分散地保存在历任村干部家里, 谁经手, 谁保管, 一人一只箱, 一年一包账, 档案基础工作非常薄弱。

三、加强泰顺县行政村档案工作的几点建议

要改变泰顺县行政村档案工作滞后现状, 推进泰顺县农业和农村档案工作上一个新台阶, 笔者认为需要完善以下几个方面的工作:

1. 提高认识, 加强领导, 突出档案在新农村建设中的基础作用。

村级档案是行政村历史和发展的真实记录, 反映了农民生产生活和村务活动的基本面貌, 健全村级档案工作, 对于保障村民合法权益、维护农村社会稳定、推动村务公开和民主管理、促进社会主义新农村建设都具有十分重要的意义。为此, 应从加强领导入手, 从基础性、长远性的高度把档案工作纳入新农村建设的重要内容。 (1) 加强宣传, 争取领导重视很重要。有人说“档案工作老大难, 老大支持就不难”, 这话确实不虚。大多数行政村档案处于“三无”状态, 无库房、无装具、无专人保管。要想改变这种状态, 必须首先提高村领导特别是分管领导的档案意识。这就要加强宣传《档案法》、上级会议和文件精神, 宣传档案为提供工作查考、解决纠纷、产生经济效益的典型事例。同时村档案员要做到勤汇报、多宣传, 努力提高领导的档案意识和法制意识。 (2) 纳入考核, 完善督查机制很重要。档案工作要想改变那种“说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要”的状态, 必须争取纳入年度工作目标考核, 并完善督查机制。这样即使基层工作千头万绪, 也会使他们说起来也好, 做起来也好, 忙起来也好, 都不得不要。 (3) 讲究方法, 提高服务意识很重要。全县村经济条件、档案工作基础、档案人员素质都不一样, 情况复杂。我们必须因地制宜, 分类指导, 不能一刀切, 有针对性地开展工作, 以取得最好的效果。对于文化水平较低的农民档案员我们必须多讲解实际操作少讲理论, 多讲村级建档如何与农民、农村的利益息息相关。并且要耐心讲解, 以情动人, 激发他们的工作热情。

2. 抓业务培训, 提高行政村档案工作人员的整体水平和档案意识。

做好档案工作, 人是最重要的因素。目前, 针对村档案工作人员兼职多、流动性大、业务水平不高的情况, 应采取有效措施, 提高村档案工作人员的业务水平, 增强他们的档案意识和重视程度。 (1) 拿出专门时间, 举办档案业务培训班, 无偿培训新上岗基层档案工作人员, 重点学习村级档案归档范围、整理方法、实际操作技能等内容, 为圆满完成各自的档案工作任务打下坚定的基础。 (2) 积极主动与有关部门协调联系, 在组织、农业、水利、林业、民政等许多部门和单位每年的培训中, 增设档案管理方面的培训。 (3) 针对一些档案人员已具备一定的档案基础知识, 但动手能力较差的现状, 应采取以会代训, 现场观摩, 互相交流的方法, 通过实际操作, 提高其业务能力。

3. 坚持“以人为本”, 开展村级档案服务工作。

党的十六大确立了全面建设小康社会的奋斗目标, 而实现这个目标的的难点在农村, 重点在农民, 这既关系到经济发展全局也关系到社会稳定。档案工作的开展就是要一切从农民的根本利益出发, 紧扣农民关心的热点问题, 开展档案服务。 (1) 要建立村民档案, 要将村民自然情况、受教育程度、收入、健康状况、就业情况等内容全部记录在案, 并且要及时更新相关信息, 为农村社会保障体系的建立提供服务。 (2) 要及时收集和完善国家土地管理的政策法规、规章, 包括土地征用、补偿标准和补偿机制等文件, 向农民提供利用, 使农民做到心中有数, 有效维护农民的合法权益。 (3) 要建立完善农村剩余劳动力档案。随着农村城市化进程的加快, 产生了大量农村剩余劳动力, 他们盲目地涌向城市, 由于信息缺乏和无一技之长, 很多人失望而归, 给社会稳定带来了很大的影响。因此, 要建立完善的农村剩余劳动力档案, 并与劳动部门联合, 将劳动力资源与劳动力市场结合起来, 为农民创造更多的就业机会。

4. 大力开发村级档案信息资源, 不断创新利用工作的方式方法。

我们要抓住建设新农村的机遇, 通过多种途径, 充公发挥档案的信息作用, 为农村产业结构调整、农民就业、社会保障、基层组织建设等工作提供服务。尤其要注重发挥档案的科技信息作用, 为部分村民解决技术资料、生产工艺等方面的困难, 指导农民科学生产, 增加收入, 为推进农业和农村现代化建设服务奠定基础。主要做好以下几个方面:一是努力将村级档案室建成农民致富的信息中心和农民接受教育的基地。二是档案室要利用政务公开栏等多种形式公布致富信息和有关农民致富的方针、政策等。三是鼓励有条件的村编写《村史》、《大事记》、《基础数字汇编》等编研材料。四是为及时准确地提供利用, 各村除编制案卷目录外, 还应编制多种内容的专题目录。

总之, 要解放思想, 更新观念, 不断创新工作方法, 使村级档案更好地为发展农村物质文明、政治文明和精神文明建设服务, 为社会主义新农村和小康社会发挥更大的作用。

参考文献

[1]池汉珍.浅析新时期村级档案工作存在的问题与对策[EB/OL].http://www.lqda.zj001.net.

[2]程大荣, 陈彩娟.加强村级档案管理提高村级档案服务功能[EB/OL].http://cj.zjgsu.edu.cn/zk/2007/zkw1/ms.doc.

[3]胡振萍.拓展农业农村档案工作服务新领域[J].中国档案, 2006, (11) .

[4]何章高.着力开拓镇村两级档案工作[J].浙江档案, 2002, (12) .

[5]李金海.抓好村级档案工作之我见[J].浙江档案, 2001, (1) .

浅谈档案的整理及维护 篇8

目前, 归档的类型有电子信息、文书、磁盘、光盘、磁带为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。

1、电子信息档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、资源、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、资源、保管期限进行组盘第二将不同年代、组织机构、资源、保管期限的文件分盘保管便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成, 组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题并建立不同信息档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过信息处理室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个内部网络终端 (防止网络泄密) 在其权限范围内进行查询, 严格执行保密制度。

2、文书档案的归档

文书档案种类较多, 可以按照基建、设备、财务、科研、房地产、资源档案分类管理, 然后再按项目归档。

(1) 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

(2) 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

(3) 财务档案整理。工资单和一些其他财务凭证以光盘形式归档时, 附有纸质的每月汇总表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(4) 科研、房地产、资源档案等也要严格按照不同类别进行整理归档。

3、软盘、光盘和磁带

对于那些软盘、光盘和磁带更具其储存内容做好分类并登记入账, 有专人保管。

二、档案的保护

1、软磁盘的保护

(1) 统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存。

(2) 把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到-年, 就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品, 所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

(3) 规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%一50%, 温度控制在14-24℃。

(4) 加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态。

(5) 对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名, 如果密码或文件名被遗忘, 电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

(6) 在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

2、光盘的保护

(1) 规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

(2) 保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃, 相对湿度40%-65%。

(3) 注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘, 定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 磁盘每2年, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体同样编号保存。

3、磁带保护

磁带档案要有单独管理的库房, 应安装温度、湿度记录表, 潮湿地区应配有去湿机, 并安装空调, 库房湿度应控制在14-24℃, 相对湿度控制在45%-60%, 在规定范围内, 温度及湿度每昼夜波动幅度要求为:温度±2℃, 湿度±5%。并每天两次检测做好记录, 及时掌握温湿度的变化, 便于调节。存放磁带的档案柜应做到防火、防盗、防潮、防磁、防虫蛀、放有害物及污染, 档案规矩墙壁距离不小于10mm, 行距不小于600mm。

4、文书档案

不同类型的文书档案都有自己的保管期限, 因此每年对档案进行一次清理, 清楚到期而不必要保存的资料, 防止档案的损坏, 对破损和退色的资料进行修补和复制, 演唱档案的寿命, 严格遵守档案管理制度, 做好档案室的防火、防盗、防潮、防水渍、防尘、防虫蛀、防鼠害等工作, 维护档案的安全。

维护档案管理系统 篇9

档案实体安全指档案的保管安全, 是保证档案完整的最基本条件, 也是维护档案保密性的最基本保障。一般可分为档案保管环境安全、设备安全、制度安全及行为安全。

一、档案保管环境安全

档案保管环境安全主要指档案生存的环境安全, 即库房安全, 要符合库房的基本要求, 即“九防”:防火、防盗、防水、防日光照射、防霉、防尘、防污染、防潮、防高温。在此着重介绍北方地区在“防水、防高温、防火、防盗”方面的做法。

因地处北方, 属气候干旱寒冷、多风沙地区, 所以我公司特别注重“防水”“防高温”。为保证库房内的温度, 室内设置了暖气。暖气属于水暖, 为防止室内温度过高, 缩短档案寿命, 我们用阀门来调节室内的温湿度, 即在每组暖气片的连通管上安装可调控阀门, 通过室内的冷热程度来调节阀门的大小, 确保室内温度控制在标准范围内。考虑阀门易出现泄露或暖气有沙眼, 导致库房内跑水造成档案被水浸泡或潮湿的事故发生, 我们采取了安装暖气罩, 将阀门及暖气片紧紧包裹在暖气罩中, 一旦发生泄露或喷射, 大量水只能沿着暖气罩下沿流淌到地面, 这样可减少档案损失面。同时, 在每天的库房检查中, 随时发现问题, 随时处理。

在“防盗”方面, 主要采取防盗窗与视屏监控系统相结合, 在库房周围的重要角落安装监视系统, 全方位监视库房周围的动向, 并单独设立一个消防监控室, 将监控系统与办公电脑相连, 即使坐在办公室里也可以随时监控档案馆的各个角落, 为档案馆的安全起到了有力保障。

在“防火”方面, 我们应用防火门、CO2灭火器、三氯甲烷的气体灭火系统及火灾自动报警系统, 将隐患控制在萌芽状态, 使其不易扩散。如遇火情, 气体灭火系统与火灾报警系统会自动启用, 做到一触即发, 控制火情蔓延。

二、档案保管的设备安全

档案保管的设备安全, 主要指档案装具的安全。根据档案保护的需要, 对档案装具最基本的要求是:耐久坚固、经济适用、外形美观、方便管理、能充分利用库房面积, 提高库容量。档案装具一般分为密集架、保险柜、防磁音像柜和光盘柜等。这些档案装具各有各的特点, 一般考虑节省库房用地因素, 采用密集架居多。但自2008年5月12日汶川大地震后, 发现用保险柜保管档案要比密集架安全得多, 所以我们建议绝密档案用保险柜保管, 其他纸质档案可用密集架保管。

三、档案保管的制度安全

档案保管的制度安全, 是指建立健全档案查借阅制度、重要档案查借阅的审批制度、库房管理制度、应急救援预案以及档案管理人员的岗位责任制等, 做到有章可循, 违章必纠, 使档案工作的各个环节进入有序、可控状态;加强对档案安全工作的检查监督, 对档案库房的所有岗位、人员、设备和各个工作环节实行全方位、全过程的检查控制, 及时发现和消除事故隐患。

四、档案保管的行为安全

档案保管的行为安全, 主要是从档案管理人员的素质与意识出发, 增强档案管理人员的责任感, 同时在广大职工中深入开展保护档案安全的思想教育, 提高广大档案工作者对档案安全工作的认识。各部门及各岗位的人员要各负其责, 通过层层责任制把档案安全的责任落实到档案工作中的每一个岗位、每一个环节和每一个人, 形成处处有责任、人人抓安全的局面。只有每个员工都把工作当作自己的份内之事来做, 档案保管安全工作才能顺利开展。

档案保管的行为安全, 还体现在档案管理人员的业务水平上。档案在长期保管和利用过程中, 由于受不适宜温湿度、光、有害气体及生物等不利因素的影响, 档案制成材料会受到不同程度的损坏:有的纸张沾有各种污斑或变脆, 有的字迹扩散或褪色。为了延长档案寿命, 更好提供利用和保管档案, 应对档案进行修复, 使档案恢复其原来面貌, 提高其耐久性。

确保档案的完整与安全, 维护历史真实面貌, 是档案管理工作者的神圣职责, 也是每个档案工作者必须履行的基本职能。本着对历史负责、对未来负责、对后人负责的高度责任感, 本着对自己负责、对企业负责、对国家负责的积极态度, 我们要做好保护档案的每一个细节, 确保档案的物质安全落到实处。

摘要：档案实体安全指档案的保管安全, 是保证档案完整、维护档案保密性的最基本条件和保障。一般可分为档案保管环境安全、设备安全、制度安全及行为安全。

关键词：档案保管,安全

参考文献

浅析会计信息化档案安全与维护 篇10

一、会计信息化的特征

(一) 无纸化与多元化

会计信息化要依靠信息技术来完成, 则必须将所有的会计数据通过计算机技术进行处理和输出。在该过程中除了交易中使用的发票和合同等纸质档案, 其他信息在进入计算机处理过程以后均存储在计算机内部的磁性存储介质中, 在整个处理过程中没有纸质介质参与, 同时这种无纸化的特点也导致了会计信息多元化, 使会计信息已经不是简单的账务数据, 还包含企业内部的各种管理参考信息、人事数据、企业运行趋势、决策分析等。

(二) 智能性与开放性

随着计算机信息技术的发展, 在会计信息化实现的同时也标志着会计工作进入智能化阶段。会计信息化系统会自动根据会计数据的发展趋势和状态等信息进行智能分析并给出相应的参考意见。在会计数据表现出非正常趋势时还可以发出警报信息, 同时, 会计信息化系统是一个开放的系统, 可以实现与其他管理系统的对接及整合, 从而实现信息共享与互通, 使多方面数据综合分析成为可能。随着计算机AI技术的不断提高, 会计信息化系统的智能化将进一步加强, 人工操作过程将进一步减少, 同其他系统之间的联系也将更加紧密。

(三) 高速性与准确性

会计信息系统是依赖计算机系统实现的, 计算机对各种数据的处理具有高速性与准确性, 在将会计工作人员从繁重的工作中解除出来的同时, 会计信息化系统还能对会计数据进行分析, 将其从数据状态转化为信息状态, 使得会计信息化系统比传统的手工系统和电算化会计系统更加高效。

二、会计信息化档案管理中的问题

(一) 安全方面

在会计信息化环境下, 许多会计档案资料已不仅仅是账表等的有限形式, 还包含计算机通过对企业财务信息的分析和计算而得出的参考信息等。因此, 保证会计信息档案的安全将是会计信息化工作中的首要问题。一是完整性问题。会计档案是连续的纸质档案, 而会计信息化档案不仅包括会计工作的相关档案资料, 还包含相关财务软件的运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此会计信息化档案的保管不仅要将数据保留, 还要将其他相关的信息进行保存, 这些方面的资料缺一不可。二是易篡改问题。会计档案在保管时必须保证其没有经过篡改, 传统的纸质档案由于其材质的特性决定了如果被修改就会留下痕迹, 因此保留下来的会计档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹。三是泄密问题。会计信息化档案作为企业财务的重要数据关系到整个企业的经营活动, 需要保证会计档案中的信息不被非法访问。计算机信息的特性, 使得对会计信息档案的复制窃取变得更加容易且不易发现, 同时, 大部分会计软件都没有对存储在数据库中的数据进行加密, 简单的复制数据库文件即可很轻易的获得会计信息化档案资料。四是计算机病毒。现代计算机技术的快速发展, 导致计算机病毒日益猖獗。会计信息化档案是以文件形式存储在计算机上的, 当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能, 而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权, 直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备。不仅如此, 随着计算机硬件和网络的发展, 计算机病毒感染率正在日益提高, 感染途径也从以前的存储介质传播发展到现在的在网络上传播。同时, 大量的专用病毒和间谍软件的出现也对会计信息化档案的安全造成极大的威胁。

(二) 维护方面

会计信息化档案的维护要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识, 还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识, 这使会计信息化档案的维护工作变得更为复杂和困难。一是存储介质。会计信息化档案主要是电子档案, 对电子档案的保存需要使用一定的存储介质。对于存储介质的选择, 不仅要考虑其购置价格, 而且要考虑到存储介质的维护成本、可靠性、保管环境要求等多方面因素。二是计算机财务软件标准不统一。当前企业常用的会计软件之间没有统一的操作规程, 从界面外观、操作菜单分布到数据存储方式及存储结构都不尽相同;各会计软件开发商之间没有统一的开发标准。因此, 在对档案数据进行操作时很可能由于会计人员对不同版本的软件不够熟悉而导致人为性错误。同时, 由于会计准则、会计制度的变化以及其它经济法规的出台, 也会导致财务软件版本的不断变化。三是电子档案数据的日常处理。计算机数据不同于纸质档案的数据保管。通常的纸质档案在完成后只需要进行归档保存, 而会计软件对会计数据多采用数据库存储。企业的财务人员一般只会使用相关的财务软件, 而不懂得相关数据库的维护操作知识, 这就会造成会计软件无法充分发挥自己的优势。四是使用会计软件的相关设备与环境。传统的会计档案具有直观可视性, 而存储在一定介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用, 即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。所以会计信息化档案不仅包括了计算机中存储的会计资料和信息, 还包括这些资料与信息的使用环境、还原方法、相关的数据库信息和会计软件及版本信息等。由于许多商业化会计软件在使用时会有诸多限制, 因此在保存的时候需要与会计软件一起随同会计信息化档案进行保存和管理。

三、会计信息化档案管理的对策

(一) 安全方面

一是确保会计信息化档案的完整性。计算机技术的高速发展, 使许多软件和硬件设备更新换代。会计信息化档案在保存的同时, 应当对相关的计算机软件也进行备份保存。在必要的情况下, 还应对硬件设备进行封存以备日后使用。在备份数据方面, 应当保证定期备份数据的持续性, 除了备份数据之外, 还应收集计算机系统的型号、存储空间大小、外部设备的配套类型;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言, 数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售公司名称、地址、电话与联系人以及相关软件系统的配套说明书及使用手册等。二是防止档案数据被篡改及泄密。要建立健全企业内部控制制度、严格权限分级、加强会计信息系统档案的安全管理。主要包括:会计信息系统的操作授权管理;加强档案的借阅修改手续管理;建立健全会计信息系统档案的操作日志。通过操作日志管理, 档案管理人员可以掌握借阅人员对档案的使用情况, 监督和控制非法操作;根据会计信息化档案的载体特性, 采取一定的物理保护措施并采用AB备份法进行备份;对传输、存档的会计信息化档案要进行一定的加密;有条件的单位可以考虑适当运用第三方软件。三是计算机病毒。随着计算机技术的普及, 计算机病毒也日益呈现多样化、免杀化、智能化、高破坏性的特点。据数据显示:我国计算机病毒感染率正在逐年升高, 传播介质也更加突出了多样性的特点, 但杀毒软件的查杀率却明显地下降, 病毒呈现出“免杀性”。由此可见, 作为存放和处理会计信息化数据的计算机及服务器应当有专人管理, 采取物理上隔绝, 财务信息只接入财务系统内部局域网与公共互联网, 并定期用最新的病毒库查杀病毒。同时还要严格禁止在相关的计算机上使用移动存储介质, 严格病毒查杀和人工检查, 防止财务系统专用的计算机感染病毒。

(二) 维护方面

一是存储介质的选择。会计信息化档案保存所使用的存储介质, 要在保证存储数据稳定安全的前提下, 尽可能降低存储成本, 并选择使用更加方便的介质。一方面, 现代计算机常用的外存储设备为硬盘, 因其存储量大、擦写方便等优点, 被各种计算机设备作为外存储器使用, 但硬盘是磁性介质, 对使用和保存环境要求较高, 因此硬盘只适合作为计算机组成部分使用。同时, 硬盘的单位存储量成本较高, 不适宜做长期和大批量的数据保存。另一方面, 光盘作为一种光存储介质, 其存储容量大, DVD光盘甚至可达4GB到8GB, 而且造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低, 因此对数据的存储一般应以光盘存储为主, 并采用AB备份法, 对档案数据进行备份。在储存光盘时应当通过内环进行固定和架空存放, 并定期对光盘进行复制备份。二是财务软件版本的统一。在财务软件的选择上, 不仅要看软件的功能, 还要看软件的开发者是否具有可靠的信誉、足够强的资本和能力。此外, 还应注意会计信息化档案与对应的财务软件版本的一致性。同时, 会计信息化档案不同于通常的会计电算化档案, 其还包含通过会计数据进行运算和处理而得出的参考信息以及企业运行和决策的信息等, 因此在对会计信息化进行存档的时候, 应注意这些信息与会计数据的对应关系。三是电子档案数据的日常处理。常见的财务软件为了保证软件的处理速度与效率, 都会采用大型商业数据库作为电子档案存储的数据源。该类大型商业数据库一般都有较为强大的数据处理能力, 但如果仅靠财务软件的数据管理功能, 会使数据库不能发挥其原有的设计效率从而产生数据处理瓶颈, 严重的情况下可能会导致已经分离存储的档案读取困难和软件运行速度变慢, 甚至出现数据错误, 对会计信息化档案的保存造成很大的影响。因此, 企业应当指定熟悉数据库管理的人员专门负责数据库服务器的管理和维护, 定期对数据库进行备份和优化。除了对正在使用的数据库进行维护外, 还应按期对已经备份存档的档案数据进行检查和核对, 以便及时解决发现的问题。在对电子档案进行日常维护的时候, 应同时将新备份的档案数据打印输出, 进行存档以保证数据的安全。四是会计软件的相关设备与环境。随着计算机软件和硬件的不断发展与升级, 许多较配置落后的计算机将无法运行新的软件, 而版本较低的软件也不能在新的计算机上进行安装和运行。这就造成了许多软件和数据虽然进行了备份, 但在以后进行恢复读取的时候却无法还原出备份时的软硬件环境, 给恢复工作造成麻烦。因此, 如果档案需要存储的时间较长, 应在计算机软件和硬件更换的时候做好记录, 并将淘汰替换下的软硬件和相关说明文档一并存档, 以便在需要调阅前期档案的时候更加方便。部分会计软件在使用的时候还需要使用一些外部设备如“加密狗”。因此, 如果软件中包含这类设备或者其他影响软件使用的软硬件信息, 也需要将这些信息和设备等一并备份并做好记录。

参考文献