第一篇：行政公文处理规定
行政公文写作处理-行政公文格式
行政公文写作与处理
(三)——行政公文格式
一、行政公文的一般格式
公文内一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。
1、眉首
置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。 (1)公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。密级公文必须标识公文份数序号，其他公文可不标识。如：一份公文份数序号标识为：0000123。
(2)秘密等级和保密期限
公文中如有关系到国家的安全和利益、在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项时，应标识秘密等级。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如在标识秘密等级的同时需要标识保密期限，用3号黑色字顶格标知在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受遭受特别严重的损害;机密是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全遭受损害。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注一般按保密期限20年认定。如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。
(3)紧急程度
如需标识紧急程度，用黑色3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如已标识秘密登记和保密期限，秘密登记和保密期限位置不变，紧急程度下移1行，即顶格标识在公文版心右上角第2行。如：平急、加急、特急、特提。
(4)发文机关标识
发文机关 标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如：国务院文件。对某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称(如函等)。发标识文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文(请示、报告等)，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关一般采用小标宋体字，用红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm(高×宽)。 关于联合行文问题。行政机关联合行文，主办机关排列在前，“文件”二字标注于发文机关名称右侧，上下居中排布，标注主办机关的发文字号。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
(5)发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字标识居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份使用全称，用六角括号“[]”括入，序号不编虚位(即1不编为001)，不加第字。如国发[2001]2号如需标识签发人姓名，发文字号与签发人姓名平行排布，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后用3号楷体自标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名只下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
2、主体
置于红色反线(不含)以下至主题词以上(不含)之间的各要素称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识。附注。 (1)公文标题
公文标题应当正确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、公文主题、公文文种三部分组成。除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题位于红色反线之下，空两行用2号小标宋体字标识，可分一行和多行派部。如：国务院办公厅印发关于做好2001年立法工作的几点意见和2001年立法工作安排的通知。
(2)主送机关
公文标题下空两行，用3号仿宋体字左侧顶格标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：(××发[2001]11号)。如果主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如：主送：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。
(3)公文正文 主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。
(4)附件
公文如有附件，应在公文正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识。“附件”2字后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数码(如：附件：1.××××)，附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行用3号仿宋体紫顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号(如：附件1)，下空一行用2号小标宋体字标识附件名称;附件的序号和名称应前后一致。附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 (5)成文时间和公文生效标识
成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”标识为“○”，如：二○○七年一月一日。不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“0”代替。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字，加盖发文机关印章。发文机关印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章为红色。
联合行文需加盖两个印章时，应将成为内时间拉开，左右各空7个字，主办机关印章均压成文时间,印章为红色.两印章互不相交或相切，相距不超过3mm.联合行文需加盖3个以上印章时，每排最多排三个印章，两端不得超过版心.最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下空2字标识成文时间。
当公文排版后所余空间不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等方法加以解决，无比使营帐与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(六)附注
公文如有附注，用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。如：(文中所用数字均为国家统计局公布的2007年统计数字)
3、版记
置于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应置于公文最后一页，版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
(1)主题词
“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后加全角冒号;词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。
(2)抄送栏
公文如有抄送，在主题词下一行，左空字用3号仿宋体字标识，“抄送”两字后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐;最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关，抄送机关下移。
(3)印发机关和印发时间
印发机关和印发时间位于抄送之下(无抄送在主题词之下)占一行位置，用3号仿宋字体标志识，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
4、公文用纸、排版规格与标点符号的使用
(1)公文用纸幅面及版心尺寸
公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，天头(上白边)为37mm±1mm，订口(左白边)28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。
(2)排版规格
公文正文采用3号仿宋体字，一般每页派22行，每行排28个字，双面印刷。
(3)标点符号的使用
正式公文标点符号应按照《标点符号应用法》的规定执行。正式公文除发布规章性公文外，标题一般不使用标点符号。
(4)公文内容结构层次数字标识
公文文字表达应力求简明扼要，层次分明，力求说短语、行短文，避免多层次结构。
第一层用：
一、
二、
三、......
第二层用：
(一)、
(二)、
(三)......第三层用：1、2、3......
第四层用：(1)、(2)、(3)......
(5)页码和表格
页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。如：-1-。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
第二篇：公文处理管理规定
为加强集团公文管理，提高办文质量，确保各项工作顺利开展，根据《国家行政机关公文处理办法》及《党政机关公文处理条例》要求，结合集团实际，特制订本规定。
一、规范性发文规程
规范性发文指以集团名义制定下发的公文。发文程序是指制发规范性公文的合法依规过程，包括：草拟、审查、签署、核稿、用印等。具体程序如下：
(一)草拟
办公室发文，原则上由办公室草拟初稿;各单位以集团名义发文，由各单位草拟初稿。需以集团名义制发的红头文件，必须填写集团文稿签发单。
(二)审查
相关审查部门对文稿内容进行合法性审查。主要包括：
1、是否符合法律、法规;
2、是否属于集团的法定职权范围;
3、是否与原有的相关规范性发文相协调;
4、是否有不能设置的事项;
5、按文稿类型需要进行的其他审查内容。
(三)核稿
办公室负责对文件初稿进行审核，审核的重点为是否符合行文规则;是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签;文种使用、
公文格式是否规范等，并签字认可。
(四)会签
初稿经部门负责人审阅签字后，按文稿内容需要，送呈相关领导会签。
(五)签署
1、储备中心发文：
以储备中心名义制发的文稿一般由储备中心主任签发。《规划设计条件申请函》等特殊稿件及有特定要求的文稿须呈董事长签发。
2、地产集团发文：
(1)以集团名义对外出示的请示、报告、函等公文经分管副总经理、总经理审核后，送董事长签发。
(2)集团内部行文，则按下列不同情形办理：
①机构设置、岗位异动、人事任免、资金安排及支出等文稿经分管副总经理、总经理审核后，送董事长签发;
②以集团名义下发的各类管理和经营工作规章制度经分管副总经理、总经理审核后，送董事长签发;
③内部通报按分工经副总经理审核后，送总经理签发; ④涉及集团多个部门的各种阶段性活动安排及方案按分工经副总经理审核后，送总经理签发(上级明确要求集团主要负责人牵头的、持续时间超过半年以上的活动须送董事长签发);
⑤会议纪要由会议主持人签发。
(3)授权签发：
①集团发债工作授权总经理签发;
②集团便函、单一性的工作通知、工作简报及动态等授权集团办公室主任代签。
(六)印发
办公室按照最新公文版式要求，对文稿统一登记、统一编号、统一格式，并在此基础上进行印制、盖章和下发。
二、收文办理规程
收文办理指对收到公务类文件的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
(一)签收
1、签收普通文件，需检查收文单位，核对无误后再行签收，对误投的文件应及时退回发文单位。
2、签收秘密文件，需认真检查文件密封是否完好，件数与文件清单是否符合。如发现文件包装严重破损，件数不符，不得签收，及时向发文单位查询，并报告上级主管，采取相应的处理措施。
3、签收文件要签全名，送件人(含集团部门、子公司)都应填写《 来文登记表》，注明送件时间、文件名称、标示急件，未经正规程序投掷的来文，一律不予受理。
(二)办文
1、办文流程
(1)将签收的公文整理登记，逐一填写公文处理单，写明收文序号、收文时间、来文单位、来文字号、文件标题、密级、加急等项目，附在公文上方;按公文的时效性，对急件、待办、一般性公文进行分类，交办公室主任阅批拟办后，送主要领导批示办理意见。
(2)领导出席外部会议或有关人员从集团外带回的公文，须在接文后一个工作日内交办公室及时登记，送相关领导阅示签批后，存档备用。
2、办理要求
(1)挂号交办
办文人员根据文件内容和主要领导批示意见，将需办理的文件及时挂号登记，分送相关领导批注后，在1个工作日内交办至有关部门。办文人员应提供完整的挂号公文复印件，原件存档;不得夸大事件程度，随意标识急件或紧急文件;对资料的真实性负责，若因文件资料不完整而造成延误或损失，办文人员须承担相应责任。
(2)承办
承办部门对领导签批的挂号件应认真研究，及时处理，不得延误和推诿;时效性文件必须在时限内办理完成，确有困难的，应向办公室说明情况。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应在文件接收当日退回办公室，并
说明理由，不得横向传递。文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与相关部门协商;如有分歧，主办部门负责人应出面协调，如仍不能取得一致，须报请上级协调或裁定。
承办部门或个人在办理完毕后，应及时向办公室反馈处理情况，并办理挂号公文办结注销手续。
(3)督办、催办
由董事长、总经理批示的挂号件，由办公室负责督办。办公室按照办理时限和集团领导要求，对承办部门进行督查和催促办理。相关催办情况应及时向领导汇报，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点督办，一般文件定期督办。
3、传阅文件
传阅文件使用“文件传阅夹”，文件传阅须实施文件跟踪，掌握文件去向;严格登记，避免漏传、误传和延误。
送阅的原则是：
(1)文件按密级和发文范围传阅。
(2)文件在办公室阅读，不得带出。
(3)领导同志个人之间不横传文件，阅文尽可能从速，急件要及时处理，阅后须签署姓名和日期。
(
4)阅批文件一律用钢笔，严禁使用铅笔或圆珠笔。
(5)绝密文件从严管理，阅后及时收回。
(6)机要文件不得在领导办公室过夜，无论领导阅否必须当日收回机要室保管。
4、其他
办公室负责做好文件的打印、校对、盖章、装订、发放、归档等相关工作。文件印制必须规范、清晰、整洁;盖章后，要连同签发稿、附件等一式两份入档保存。
第三篇：行政公文处理细则
西安科技大学行政公文处理实施细则(试行)
双击自动滚屏
发布者：admin 发布时间：2009-3-17 16:52:32 阅读：138次 西安科技大学行政公文处理实施细则
(试行) 第一章 总 则
第一条 为使学校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《西安科技大学行政公文处理办法》，特制定本细则。
第二条 凡能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题，可不再行文。 第三条 各单位负责人要高度重视并做好本单位的公文处理工作。
第四条 草拟、修改、签发必须使用钢笔或毛笔，严禁使用“三笔”(即铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水钢笔)，不得在文稿装订线以外书写。
第五条 校内发文应尽量采取计算机网上传输，推行无纸办公。
第二章 公文格式
第六条 公文一般由文头、文干和文尾等三大部分组成。
第七条 公文文头部分包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等要素。各要素根据需要选择。
(一)涉及国家和学校秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，一般情况下，行政公文无须标明。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文单位标识(以下简称“版头”)由发文单位全称或者规范简称后加“文件”组成，也可只用发文单位全称或简称，红色套印。联合行文，主办单位一般列在前。
我校公文版头包括：“西安科技大学文件”，“西安科技大学”，“西安科技大学校长办公室文件”，“西安科技大学校长办公室”，“西安科技大学院处函件”及“西安科技大学会议纪要”。各学院可根据需要自行印制“西安科技大学××学院”版头。
根据职权范围和行文关系，学校各发文版头的使用范围为：
1、“西安科技大学文件”版头，适用于印发学校决定、工作部署、以学校名义下发的学校综合性通知、工作安排等;向省政府和省教育厅及领导人请示、报告;批复、批转校内非行政单位的重要请示、报告、意见;公布根据学校决定设置和调整的学院、处级行政机构、具有行政管理职能的无级别单位、常设或临时机构，以及学科(专业)的设置、调整方案;校长依照职权任免院、处及其它相应职级的负责人，依照《公司法》任免学校控股企业或独资企业的法人代表;校级表彰奖励和惩处;公布由校长办公会议或党委会通过的规章制度等。
2、“西安科技大学”版头，适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项;向校外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项等。
3、“西安科技大学校长办公室文件”版头，适用于转发上级机关的重要文件;印发上级领导和学校领导的重要讲话;印发学校领导的工作分工;印发经主管校领导签发的部门规章和职责范围;印发各常设委员会、领导小组换届、成员调整名单;启用或废止校属职能机构和单位的印章;发布学校有关的统计资料和信息;根据学校授权和决定，就全校带有综合性的工作作出具体安排和布置等。
4、“西安科技大学校长办公室”版头，适用于印发全校性的重要会议通知和工作安排;印发学校非正式公布的讨论稿、征求意见稿;全校节假日安排、临时性的工作调整;以校长办公室名义出具的说明类函件等。
5、“西安科技大学院处函件”版头，适用于印发职能部门(含具有行政管理职能的无级别单位，以下同)职权范围内的工作安排，印发根据上级和学校的工作部署，要求各单位和人员需要办理或知晓的事项;印发由各职能部门向校内其它部门和单位答复的事项;院处级表彰奖励等。
6、西安科技大学××学院版头，适用于就本学院的工作和有关事项作出安排;院级的表彰奖励和惩处;向学校及有关职能部门就有关问题、情况进行询问、商榷、答复、报告、请示等。
7、“西安科技大学会议纪要”版头主要适用于校长办公会议、专题会议。
(四)学校行政公文版头文头用字规格一般为20×14毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔34毫米;校长办公室公文版头文头用字规格为20×10毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔25毫米;机关各职能部门所发公文文件文头用字规格为14×10毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔22毫米。各学院、产业集团公司等所发公文文件文头用字规格为14×10毫米，文件文头天高为62毫米，文头下沿与红线间隔22毫米。
函件文头天高为30毫米，文头下沿4毫米处为一武文线(上粗下细)，距下页边20毫米处为一文武线(上细下粗)，两条线均为170毫米。
(五)秘密等级：秘密公文应按密级划分规定，在文头右上方注明“机密”或“秘密”字样，“机密”公文应在文头左上方标明份数序号。
(六)紧急公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方标明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘级之上。
(七)发文字号：正式公文须编发文字号，发文字号一般由学校代字、机关或单位代字、职能代字、年号、序号等部分组成。如学校教学工作方面的文件，发文字号为“西科教发[2003]××号”，其中“西科”为学校代字，“教”为职能代字，方括号内“2003”为年号，后为文件序号;又如校长办公室发文，字号为“西科办发[2003]××号”，其中的“办”为机关代号。为使发文字号规范，避免发文字号的交叉、雷同，各学院、产业集团公司、机关部门等的发文字号不出现学校代字和职能代字，只出现单位代字和年号、序号，如教务处的发文字号为“教务发[××××]××号”，教务函[××××]××号。
红头文件的发文字号下行文标注在横线之上中间位置，上行文标注在横线左上方;机关部门发文字号标注在横线右下方。
各部门、单位启用发文字号前须报校长办公室备案。
(八)签发人：凡上报公文均须注明签发人;联合上报的公文，应注明主办机关签发人。其中“请示”还应当在附注处注明联系人(具体承办人)的姓名和电话。签发人姓名要注在文头红线右上方，发文字号适度左移。下行公文可不注明签发人。
第八条 公文文干部分包括：标题，主送单位，正文，附件说明，落款(印章)，成文日期等。
(一)公文标题：公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。因公文文头已含发文机关名称，标题中可将发文机关名称省略。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。
(二)主送机关：一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、会议纪要等，主送机关不写或写于正文之后的印刷板记栏内。
学校行政公文“主送机关”的用法为：校内行文，学校发至全校的文件，“主送机关”用“各部门、各单位”;发文范围较小的文件，“主送机关”用“各有关单位”或直接列明部门、单位名称(部门是指具有管理职能的处级机构;单位是指相对独立的处级业务单位或直属单位);对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。
(三)正文：公文正文应按照行文关系及拟文要求认真撰写。
(四)附件：公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，按顺序注明附件名称(如“附件：
1、××××”)并与所附附件顺序和名称相一致。附件名称后不加标点符号。附件一般不盖印章。印发、转发类公文，应在标题和正文中表述附件名称，正文之后不再列述。
(五)落款：包括发文单位印章(发文单位)和成文日期。落款或印章与发文版头必须一致。
1、上报公文和其它对外行文,不署名,只盖发文单位印章。
下发的公文：数量较大的普发性公文暂以署名代替印章，但存档的公文必须加盖印章;凡涉及对师生员工奖惩、涉及学校权益等重要文件(包括普发性公文)必须加盖印章。以单位负责人名义行文，同时冠以职务和身份。
联合下发的公文，各单位都应加盖印章，印章顺序要与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。
2、成文日期：确定成文日期的原则是，凡会议通过的，以通过日期为准;领导签发的，以领导签发日期为准;联合行文的，以最后签发机关领导人签发日期为准。成文时间应标注于正文之后。成文日期必须标全汉字年、月、日，“零”应写为“○”。
3、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第九条 文尾部分一般由附注，主题词，抄送单位，印发单位，印发日期和印发份数等。
(一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。
(二)主题词：公文应当标注主题词，主题词按照上级机关的要求标注。主题词标注于抄送机关之上。以学校和校长办公室名义制发的公文，主题词由校长办公室统一标注。各学院、产业集团公司制发的红头文件的主题词，由各制发单位按有关规定自行标注。机关各部门所发函件不标注主题词。
(三)抄送机关：抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。
(四)印制单位、印发时间和份数：印制单位列抄送机关之下，并标明时间、份数。印发时间以送印日期为准。
第十条 公文文字从左至右横写、横排。标题用2号宋体，正文用3号仿宋体。原则上每页20行，每行22字。公文用纸一律使用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)，右侧对齐，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第三章 发文办理程序
第十一条 发文处理一般包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、登记(编号)、复核、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第十二条 拟稿：学校的综合性公文，由校办组织拟稿或者由校办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿。重要的公文，领导人要亲自起草或者主持起草。 第十三条 草拟公文应当做到：
(一)严肃认真。文稿要符合党和国家的方针政策及有关规定，符合学校实际情况。如变更现行政策规定或提出新的政策规定，要切实可行，并与原有政策规定相衔接。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，用词规范，篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号(用圆括号括起)。时间应写具体的年、月、日。
(四)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为㈠，第三层为“1”，第四层为“⑴”。公文应避免采用过多的层次结构。
(五)必须使用国家法定计量单位。
(六)用词用字要准确、规范，文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
(七)拟制紧急公文，应当体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(八)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十四条 拟稿完毕，拟稿人应当清楚填写“西安科技大学发文稿纸”中的有关要素;需要说明情况的，应在“拟稿说明”栏中注明。
第十五条 核稿：核稿由拟稿人送由主办单位负责人审核。
核稿的重点是：是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定;文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则规定;是否需要其它单位会稿。
第十六条 会稿：会稿由拟稿单位文秘人员送审，由会稿单位负责人完成。
会稿的重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会稿部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。
第十七条 审稿：一般拟稿人送审，凡以学校或校长办公室名义印发的重要公文(包括规章制度)在报校领导签发前，必须送校办审稿。
审稿重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定;是否需要其它单位会稿;是否与学校已有的规章、政策相一致;是否需要经学校研究决定。需要由校领导签发的，注明“请×××签发”，由校办文秘人员报校领导签发。
第十八条 签发：公文一经签发即成定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。急件公文，签发人如果不在校内，可通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。
公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：
(一)以“西安科技大学文件”、“西安科技大学”版头制发的公文，由校长或者主管副校长签发。其中，常规性、例行性公文，经校长或主管副校长书面授权委托后，可由被授权委托人签发并向授权委托的校领导负责。
以部门或者单位名义制发的公文(包括“西安科技大学校长办公室文件”、“西安科技大学校长办公室”、“西安科技大学院处函件”)，由主管校领导签发，或经主管校领导同意，由部门或者单位的主要负责人或者主持工作的负责人签发。其中，“西安科技大学院处函件”由发文单位审核把关，签发后直接送校长办公室文印室打印。
(二)需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过日期。
(三)学校各单位、各部门向学校上报的请示、报告须按学校公文处理办法的有关规定行文，要有签发人，并加盖公章，否则学校拒收退回。
(四)公文签发应在签发栏中写明“发”、“速发”等字样，并签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为需送其他负责人(或上级领导)事先阅知时，可注明“请先送×××阅后再发”。 第十九条 各单位正式公文必须正式登记编号。
第二十条 缮印：一般由拟稿单位负责校对。由打字员按照规定的公文格式排版并通知拟稿单位校核后缮印。
公文印制前，拟稿单位的文秘人员应当进行复核。复核确系无误后必须签署“同意印刷”字样，否则文印室不得印刷。复校重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。 第二十一条 盖印：拟稿单位将文件装订好后，由拟稿人在送发前，按本细则第八条第
(五)款规定加盖印章。所盖印章必须与发文版头的单位名称相一致。
第二十二条 分发：由拟稿单位负责按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交签收;寄送校外的请示、重要报告必须用挂号发出或亲送签收。 公开印发的公文，可以张贴、上网，可以自行翻印。
利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采取加密措施，绝密级公文不得用计算机、传真机传输。 第二十三条 公文分发后，拟稿人应及时收集底稿并连同印制好的公文一起交文秘人员立卷和归档。 第二十四条 需要办理的公文，有关人员应及时按学校有关规定督查、督办。
第四章 收文办理程序
第二十五条 收文办理一般包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。校长办公室机要秘书负责行政收文处理。
第二十六条 审核、签收：收到来文，应当先依据本细则行文的有关规定进行审核，不符合行文规则的予以拒收退回。
凡涉及两个以上部门来文，主办部门必须与相关部门协商一致形成统一意见上报;若意见不一致也须说明。 第二十七条 编号、登记：审核合格后的各类来文，需按照来文单位及类别进行分类，并按照收文时间先后进行编号，然后将公文标题、来文单位、来文字号、承办期限等情况在公文登记簿上逐项进行登记，来文编号、登记时间一般不超过12小时。
学校收到的来文，属陕西省人民政府、陕西省教育厅、西安市人民政府的，编政字号;其它部委、厅局和单位的，编综字号;简报类的、编简字号，校内各单位的，编内字号。
第二十八条 拟办：编号、登记后的来文，机要秘书要在24小时内进行拟办处理，或提出拟办意见，或呈送校办主任处理。若遇到急件公文，可先通知主办单位按文件要求做准备，再送有关领导批办。 凡属给职能处室的复函、报表、会议通知、调查表、外事接待等一般性来文，可直接送各职能部门签收阅办;其它来文附“文件阅办单”后，送校办负责人批注拟办意见。
第二十九条 批办：按照拟办意见，送有关领导批办。批办时间一般不超过3天，并答复来文单位。 凡涉及两个或两个以上职能部门办理的文件，批办时应注明主办单位。
第三十条 承办：已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过一周，紧急文件应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商办理。
第三十一条 催办：对超出办理时限要求的文件，文秘人员要进行催办。催办时，应附催办单。 第三十二条 立卷归档：文件办理完毕后，各单位应对本单位收到的文件按照有关规定进行立卷与归档。涉及两个以上职能部门办理的文件，由主办单位进行归档。
第五章 附 则
第三十三条 学校各独立法人单位的行政收发文办理可参照本细则执行。
第三十四条 本细则自发布之日起施行。过去下发的，凡与本细则不一致的，以本细则为准。 第三十五条 本细则由校长办公室负责解释。
西安科技大学行政公文发文代字
一、发文“字”、“发”、“函”的用法
上行文用“字”，下行文用“发”，平行文用“函”。
二、学校发文代字
1、西科字(发、函)，适用于学校产生的重要文件;
2、西科办字(发、函)，适用于办公室产生的重要文件;
3、西科人(发、函)，适用人事处产生的重要文件;
4、西科财(发、函)，适用财务处产生的重要文件;
5、西科教(发、函)，适用于研究生、本科、成人教育及图书馆等教辅部门产生的重要文件;
6、西科研(发、函)，适用于科技处、学报、高教研究、网络中心口产生的重要文件;
7、西科学(发、函)，适用学工处产生的重要文件;
8、西科基(发、函)，适用基建处产生的重要文件;
9、西科后(发、函)，适用总务处产生的重要文件;
10、西科保(发、函)，适用保卫处产生的重要文件;
11、西科产(发、函)，适用校办科技产业及劳司、机电厂口产生的重要文件;
12、西科监(发、函)，适用于监察处产生的重要文件;
13、西科审(发、函)，适用审计处产生的重要文件;
14、西科学科(发、函)，适用学科办产生的重要文件;
15、西科资(发、函)，适用国资处产生的重要文件;
16、西科外(发、函)，适用国际交流中心产生的重要文件;
17、西科离(发、函)，适用离退处产生的重要文件;
18、西科证函，适用于学校出具的证明类函件。
三、各处(室)发文代字
各处(室)产生的一般内发文件，均取消“西科”字样，学校认定的各处(室)发文字号如下：
1、办秘字(发、函)适用于校长办公室产生的一般文件：
2、人事字(发、函)，适用人事处产生的一般文件;
3、财务字(发、函)，适用财务处产生的一般文件;
4、教务字(发、函)，适用于教务处及教辅部门产生的一般文件;
5、研究生字(发、函)，适用于研究生处产生的一般文件;
6、成教字(发、函)，适用于成人教育学院产生的一般文件;
7、科研字(发、函)，适用于科技处、学报、高教研究、网络中心口产生的一般文件;
8、学工字(发、函)，适用学工处产生的一般文件;
9、基建字(发、函)，适用基建处产生的一般文件;
10、总务字(发、函)，适用总务处产生的一般文件;
11、保卫字(发、函)，适用保卫处产生的一般文件;
12、产业字(发、函)，适用校办科技产业及劳司口产生的一般文件;
13、监察字(发、函)，适用于监察处产生的一般文件;
14、审计字(发、函)，适用审计处产生的一般文件;
15、学科字(发、函)，适用学科办产生的一般文件;
16、国资字(发、函)，适用国资处产生的一般文件;
17、外事字(发、函)，适用外事办产生的一般文件;
18、离退字(发、函)，适用离退处产生的一般文件。
第四篇：行政公文处理办法
第一节 总则
第一条 为做好公司的行政公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，特制定本办法。
第二条 公司行政公文，是公司在各项工作管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司决定，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 公文处理是指围绕公文的形成、办理、管理等所进行的一系列衔接有序的工作。行政管理部主管负责指导公司系统的公文处理工作，坚持统一领导、统一管理、统一归档的原则。
第四条 公文处理工作人员应当具备一定的政治、文化和业务素质，工作积极，作风严谨，严守纪律，恪尽职守，树立为领导、为基层服务意识。
第五条 公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。
第六条 公文处理要坚持实事求是的原则，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
第二节 行文规则
第七条 公司行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第八条 公司各部室、各子公司可分别以本单位名义行文，但不得以本单位名义自行对外行文，更不能自行对外报送请示性公文。因业务工作需要对外行文时，自拟文稿，经总公司领导签发后以公司名义行文。
第十条 公司各部室，在自己的职权范围内，可以向各公司行文;根据集团公司的授权和有关规定，可以答复各公司请示事项。在一般情况下，各部室不能对各公司发布指示性公文。相关部室对同一问题未达成一致意见，不得各自行文。
第十一条 请示的公文，不要同时抄送同级或下级单位，在上级单位未批复前，下级单位不得擅自按请示公文的内容执行，请示问题坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”和在“报告”中夹带请示事项。
第十三条 各公司向集团公司报送正式公文，公文抬头一律写“集团公司”送行政管理部拟办、呈批，不要直接送领导同志本人，更不要同时送几位领导同志，以免重复批示或遗漏。
第十四条 向下级单位行文，一般不抄报上级单位。重要行文，经签发人审定，可以抄报直接上级单位。
第十五条 行文要注重效用，坚持少而精的原则，对普发性文件，应严格控制发文数量，发文范围为集团公司各领导和各公司、各部室。
一、凡是通过网络、口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，不要再行文;
二、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，不要再行文。
三、发布内部制度、规范性公文，必须注意与已发布的同类规章相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在行文时注明对原发布规章修改或废止，已有的规章未废止前，不要重复发布同类规章。
四、只有原则性意见，尚未有切实可行的执行措施或办法前，不要仓促行文。
第三节 常用文种
第十七条 集团公司常用文种主要有：决定、决议、意见、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要等。
决定：对重要问题或重大行动做出的决定及采取的措施，用“决定。”
决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项，用“决议。”
意见：发布对重大问题的主张，要求有关部门贯彻执行，用“意见。”
通知：发布规章，任免干部，传达上级的指示，向各部室、各公司布置工作，转(印)发上级、同级单位和不相隶属单位的公文，发布要求各部室、各公司办理、周知或共同执行的事项，用“通知”。
通报：表彰先进，批评错误，交流经验，传达重要精神或情况用“通报”。请示：向公司外或上级单位请求指示、批准，用“请示”。
报告：向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级单位的询问或要求，用“报告”。“请示”和“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求指示和批准事项，公文标题不得用“请示报告”。
批复：上级单位向下级单位答复请示用“批复”。
会议纪要：记载和表达会议主要精神和议定事项，要求与会单位共同遵守，用“会议纪要”。
第四节 公文起草
第十八条 起草公文是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。公文起草要在调查研究的基础上认真撰写，反复修改。起草重要文件，应在总经理办公会认真研究的基础上，由有关领导亲自动手或亲自指导、主持进行。
第十九条 公文起草的基本要求：
一、全面、准确地反映客观实际情况，符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，符合上级单位的有关指示精神;
二、完整、准确地体现工作意图;
三、重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字清晰，标点准确，书写工整，篇幅力求简短。
四、正确使用文种，符合公文格式要求;
五、人名、地名、时间、数字、引文等要准确，时间应写具体的年月日，引用文件应先引用标题，后引发文字号;
六、公文中的数字，除部分序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素的数字以及其他必须使用汉字的外，一般使用阿拉伯数码。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”，不得逆向使用。在同一公文中，数字的使用应前后一致;
七、公文中的汉字和标点符号按国家发布的标准方案执行，计量单位采用国家法定计量单位;
八、文字规范，用词准确。使用简称时，除已规范化的简称外，一般先用全称，并注明简称。
第二十条 拟送审核、签发的文稿首页必须使用规范的发文稿纸。
第五节 公文校核
第二十一条 集团公司公文在送领导审批或签发前，均须行政管理部负责认真核稿。第二十二条 公文核稿的重点：
一、是否确需行文;
二、内容是否符合党和国家的路线、方针、政策以及有关的法律、法令和规定，是否完整、准确地体现了发文单位的意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，提出的措施和办法是否切实可行，内容涉及的单位是否经过协调，意见是否一致;
三、篇章结构是否合理，层次是否清楚，文句是否简明通顺、符合语法规范，书写是否工整;
四、公文格式如标题、主送单位、发文单位、成文日期等的拟写是否合乎要求，文种的选择是否适当等;
五、是否符合规定的审批、会签手续，附件是否齐全。
第六节公文审批权限
第二十三条 公文必须经有关领导签发方能印发生效。集团公司公文，按照下列规定签发：
一、凡属对外公文，由集团公司总经理签发，特殊情况由经授权的其他领导签发。
二、凡属内部行文由总经理签发。
三、经会议授权或经签发人授权的公文，可由被授权人签发。
第七节 公文格式
第二十四条 公文格式包括版式和公文体式的有关部门。即：版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、单位印章、主题词、抄送(报)单位、秘密等级、缓急时限、印制版记等。
一、版头由发文单位全称或规范化简称(或加括号标注文种名称)组成。版头文字一律用红色套印。
二、发文字号由单位代字、发文和发文顺序号组成(如“××字[2003]××号”)，位于发文单位标识下方居中。公文的发文顺序号一律以本单位发文顺序统编大流水号。
三、签发人姓名标注在发文字号右侧适当位置。
四、公文标题应当准确、概括地反映公文的主要内容，一般由发文单位名称、公文内容和文种三部分组成，使用版头的公文，标题中可省略发文单位名称。公文标题位于发文单位标识和发文字号下方居中。
五、主送单位是指收受、办理公文的单位，写在标题之下，正文之上，顶格书写。
六、正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。
七、公文如有附件，标题置于正文之后、发文单位名称之前;如附件较多，应标注顺序号，逐件写明附件的名称。
八、发文单位名称应使用全称，写在正文的下面偏右侧，一般不得省略。
九、成文日期以公文签发或会议通过日期为准，一般标注在发文单位名称下方居中。
十、公文的秘密等级分“绝密”、“机密”、“秘密”，紧急公文为“特急”、“急”。公文的密级范围和缓急由拟稿人提出，核稿人和签发人审定。密级和紧急程度标注在公文首页左上角。
十一、正式公文都应加盖单位印章(有特定版头的普发性公文除外)。用印位置要求上不压正文，下要骑年盖月，端正清楚。
十二、集团公司行政公文，要逐步实现标注主题词，以利于现代化工具检索。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或词性词组组成，标注在公文末尾左下部，抄送范围上方。
十三、公文抄送(报)范围标注在发文单位下方位置。除主送单位外，对其他需要了解公文的主管单位或部门用“抄报”，同级单位和不相隶属单位用“抄送”。对抄送(报)单位的数量应严格控制，既不要滥抄滥送，又要防止遗漏。
十四、印制版记包括打字人、校对人和印刷份数。公文末页下端，并加上、下隔线。十
五、当发文单位署名页无正文时，应当在发文单位名上方标明“(此页无正文)”。第二十五条 公文使用的汉字从左至右横排，采用3号仿宋字体打印。公文用纸幅面规格一般用A4纸型，左侧装订，页数多的公文在左册两处用钉，毛天齐地，毛左齐右。第二十六条 公文制作要先急后缓，保证时限要求，做到准确及时、文面清晰、字体适当、用纸规范、美观大方、装订整齐。
第八节公文办理
第二十七条 公文办理为收文办理和发文办理。收文办理主要包括公文的签收、启封、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办和对内催办等程序;发文办理主要包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
一、签收公文要逐件清点，重要公文要逐页查点;如发现问题，应及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。各部室、各公司要指定人员按时负责公文的取送签收。
二、启封应按规定的职责范围进行。一般公文由行政管理部人员启封;写明领导“亲收”、“亲启”的封件，应交本人启封。
三、登记须将公文标题、发文字号、发文单位、成文时间、主送单位、份数、收发时间及处理情况等逐项填写清楚，以利管理、查询和催办。
四、拟办主要指行政管理部负责人对收文提出初步处理意见，注请主管领导批示或注送有关职能部室办理，并提供背景材料，供领导审批时参考。
五、分发是指行政管理部根据拟办意见或领导批示、有关规定将公文分送有关领导和有关单位。时限性强的公文要及时分送，以免延误。
六、传阅是指行政管理部根据领导批示或授权，按照一定的程序将公文送有关领导阅批。办理公文传阅应当注明送传时间，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。
七、批办是领导对公文作出批示性意见，是公文处理的决策程序。有领导重要批示的公文批示文件必须妥善保存、归档;批示意见须其他领导阅知或须有关人员办理时，由行政管理部人员统一分送，不得横传，防止丢失或延误。送领导批示的公文除急文随到随办外，领导一般在三日内做出批示。
八、承办是指有关部室、公司和人员对公文的具体办理。凡属承办单位职权范围内可以答复的事项，承办单位应当直接答复呈文单位，同时在批办单上注明办理结果并签署日期，送行政管理部销结;凡涉及其他单位的业务事项，承办单位要主动与有关单位协商办理;凡须报请领导审批的事项，承办单位应当提出处理意见，送请主管领导审批。承办公文一般要在三日内做出处理。
九、催办是指行政管理部对需要办理的公文的承办情况进行督促检查，是实现公文效用的关键环节。它贯穿于公文办理的各主要环节中。紧急或重要的需要办理的公文应当及时、重点催办，一般公文应当定期催办，防止公文漏办或延误，做到件件有结果，并随时或定期向领导反馈。
十、核发是指行政管理部在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、确定分送单位和印制份数。
第二十八条 起草、修改、校核、签批、办理公文，应当使用符合存档要求的书写材料，禁用铅笔、圆珠笔，并书写在装订线以内。
第九节 公文管理
第二十九条 行政公文的传阅、复印、销毁由行政管理部统一管理，复制的公文应与正式印发的公文同样管理。
第三十条日常公文管理由行政管理部和各公司、各部室兼职档案员负责。工作人员调离工作岗位时，不得将个人保管或借用的公文带走，应当按照有关规定移交、退还。
第十节 公文立卷和归档
第三十一条 公文办理完毕后，各公司、各部室兼职档案员负责及时、按要求将本单位具有查考和保存价值的公文(包括文件、电报、传真件等文字材料)收集齐全，上交行政管理部(档案室)按照《档案管理制度》有关规定进行立卷和归档。其他部门和个人不得保存应归档的公文。
第三十二条 行政管理部(档案室)负责对各公司、各部室文书立卷归档工作进行业务指导、协调、检查、督促。
第十一节 附则
第三十三条 集团公司各部室、各公司各级领导干部应带头执行本办法，并认真督促检查本办法的贯彻落实，对违反本办法造成严重后果的，应严肃处理。
第三十四条 本办法由集团公司行政管理部负责解释。
第十四章文书收发制度
第一条 本公司文件(本公司之间的书信、文件、传票、小包裹等)以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。
第二条 文书的收发、分布等事务，由行政管理部统一管理。
第三条在部室中设文件负责人，负责本部门内文件的分发、保管等工作。
第四条对公司外来文书的接收由行政管理部负责。
第五条收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函全部拆封，拆封后，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上，用别针别在一起。
行政管理部将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在“收文簿”上，交行政管理部负责人。
第六条行政管理部在对文件及“收文簿”加以审核后，作出分发。
第七条行政管理部将“收文簿”及文件分发各部门，各部门的领导或文书负责人应该在“收文簿”上签收。
第九条 文书的发送由行政管理部负责。
第五篇：《国家行政机关公文处理办法》
第九条行政机关的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。
由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：
一是制约性：因为决定0比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。
二是指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。
××省人民代表大会常务委员会
关于批准《××市环境保护条例》的决定
(1990年5月10日)
××省第七届人民代表大会常务委员会第十五次会议决定：批准××市第×届人民代表大会常务委员会第××次会议通过的《××市环境保护条例》，望认真贯彻实施。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
××市环保局关于转发《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知
各县(区)环保局，各直属单位：
××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开展，并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我市。现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们，望参照执行，以推动我市环保工作的深入开展。
××市环保局
一九九九年二月十六日 `
[简析]
(1)体式规范。文中已明确写出“现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们”，故不必再于正文之后落款之前标出附件标题;××县“总结报告”也不以“附件”出现，而是该“通知”的直接发出件，即为同一件。
(2)理由充分。××县与××市无隶属关系，但××县的环保工作做得好，并是全省的先进单位，而且“他们的经验基本也适于”××市。所以，予以“转发”是正常的。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
【政策性请示】
×××化工厂关于贯彻按劳分配政策两个具体问题的请示
省劳动厅：
按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。几年来，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极性，使得生产率成倍地增长，乃至几倍的增长。
为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问题请示如下：
一、拟用1990年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。其中，1990年4月30日在册职工每人晋升一级，凡班(组)长和车间先进生产(工作)者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级;全厂技术突击组成员每人浮动一级工资，组长每人浮动两级工资。
二、拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元，具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。
以上请示，妥否，请批示。
×××化工厂
一九九○年十一月十日
【简析】：
(1)“拟用”用得好，工厂“拟用”这笔资金给职工晋升工资和发奖金，先行请示，这是请示的关键一环。执行得好。
(2)注意政策的请示，政策问题是个原则性问题，凡把握不准时，都应及时请示，以便工作主动。
【嘉奖性请示】
省经济研究中心关于嘉奖刘××的请示
省总工会：
我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。由于中心尚无工会组织，故未能及时参加工会的有关活动。近闻总工会正在全省开展评奖活动，故将为我中心刘××同志立功一事请示如下：
刘××，男，52岁，1964年大学毕业，现为副研究员。该同志长期从事农业经济的研究工作，做出了许多卓著成绩，多次受到领导的好评，并为农业生产创造了显著效益。其中《×××××××》和《×××××××》两篇论文分别荣获全国农学会
一、二等奖，《×××》一书被评为全国科普鼓励奖，其本人已被编人中青年科学家辞典。
根据×总发【19××】××号文件精神，刘××同志符合立功条件，望予嘉奖。
以上，妥否，请批示。
省经济研究中心
一九九○年×月×日 `
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
××市教委关于修建××师范学院教学楼的批复
××师范学院：
你院关于修建教学楼的“请示”收悉，经研究批复如下：
一、同意教学楼面积为8000平方米。
二、投资400万元，分二次拨款。不足部分请自行解决。
三、建筑材料和施工力量请自行组织。
请抓紧组织，并加强管理，降低成本，提高效率，力争明年底竣工使用。
特此批复。
××市教委
一九九○年三月十五日
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以上行、下行，也可以平行。“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用
(十二)函
适用于函，是平行机关或部门或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
结尾，用惯用结语，一般不离开“函”字，如去函的结语为“特此函商”，“特此函告”，“请即复函”等;回函的结语为“特此函复”，等等。
××市统计局关于请求拨款的函
市财政局：
我局原有132m2砖瓦结构车库(平房)一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金30万元。因我局除财政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款为盼，以便解决车辆越冬之急需。
以上，望关照。
附：维修图纸与预算
××市统计局
一九九七年八月八日
[简析]
这则请求性函的优点就在于理由充分。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项
注意事项：
(一)行政机关使用“规定”这一文种，和“条例”、“办法”一样，是用来制定行政规章的
例如：5.《中共××市委××市人民政府关于加强廉政建设的规定》
在例5中，是以市委和市政府党政两家名义共同制发的公文，这篇公文使用“规定”文种是错误的。这类问题在市、县的公文中出现次数很多，甚至在有些省一级的公文中也有出现。乍看起来，党政部门联合发个“规定”无何不可，但是，对照《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)和《办法》就可以发现它的问题所在。
《条例》中规定了14个文种，“规定”是其中的一个文种，“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”，和“条例”一样，用于制定党内法规、规章。所以，党的系统用“规定”这一文种是无可非议的。但在《办法》中规定的13个文种中却没有“规定”这个文种。所以，在行政机关的文件中，直接用“规定”这一文种发文显然是错误的。行政机关是否绝对不可以使用“规定”呢?也不是的。行政机关包括国务院、省政府和有立法权的市一级政府，在制定法规或行政规章时可以用“规定”这一文种。所以，行政机关使用“规定”这一文种，和“条例”、“办法”一样，是用来制定行政规章的。如果党政两家联合用“规定”行文，那么就表明此“规定”既是党内规章，同时也是行政规章，这显然是不合适的。
那么，这种情况应该怎么处理呢?笔者认为，可以有两种解决办法，一是只由市委发，因为党的文件，对于政府而言，是同样具有效力的。二是如果不是规章性文件，可以选择党政两个机关能够共同使用的文种，比如“决定”、“通知”、“意见”等，均在可以选择的范围之内。
(二)关于与“函”易混文种的辨析
公文写作，文种正确选择和使用十分重要。与函最易混淆的文种主要有：请示、通知、批复、意见等。
请看以下几份公文的标题：
1.××乡人民政府给县财政局的《关于解决修路所需经费的请示》;
2.××县电业局给县直各单位的《关于近期停电的通知》;
3.××市教育局给县政府《关于调整县职业教育结构的批复》;
4.《关于对<××市房产开发管理暂行办法>修改意见的函》。
例
1、例2和例3属文种错用。这三份文件标题的文种都应该用“函”，不应该用请示、通知和批复。因为例1中乡一级政府和上一级财政局，例2中县电业局和县直各单位，例3中市教育局和县政府，均属于不相隶属的关系，因此这些相关单位之间行文，只能用函。
例4有些特殊，在新《办法》中增加了一个“意见”文种。“意见”可以上行、下行，也可以平行。“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用。比如起草规范性公文时，往往需要有关部门对草拟的公文提出意见，有关部门在提意见时，过去用“函”回复，新《办法》发布后，就多用“意见”了。所以此例不宜用“函”，应该用“意见”。
(三)公告和通告的区别
公告：重要事项应该是那些国内外普遍关注，具有极大影响的事项，诸如宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、文化、教育、人事、外交等方面重要事项，常见的有国家重要领导岗位的变动、国家领导人的出访或其他重大活动、重要科技成果的公布、重要军事行动的公布等等，如公布中国科学院院士名单，公布我国向太平洋发射运载火箭试验，公布确认全国人大代表资格，公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业，公布国家货币出入境限额，公布实行夏时制等等。法定事项是指那些根据法律规定必须使用公告发布的事项，如《中华人民共和国专利法》规定，确认发明专利的，要予以公告;《中华人民共和国企业破产法(试行)》规定人民法院受理破产案件后，应发布公告;《中华人民共和国民事诉讼法》规定的需要公告的事项很多，有权利人登记公告、送达公告、开庭公告、宣告失踪公告、宣告死亡公告、财产认领公告、强制迁出房屋公告、强制退出土地公告等等。
而通告的事项一般都比较具体，诸如宣布交通、秩序安全方面的事项，行政部门宣布需要遵守公务管理方面的事项?熏职能部门宣布的业务性事项等等，常见的有税务局关于征税的通告、机动车管理部门关于机动车辆检验的通告、银行关于发行新版人民币的通告、房产管理局宣布对商品房销售面积进行检查的通告等。从内容上来区分何时使用公告，何时使用通告是很重要的。
(四)成文时间的书写及成文时间的标识位置
1.用汉字而不用阿拉伯数字。
2.年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。
3.用汉字的小写数字而不用大写数字在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“0”，如将“二○○二年”误写为“二00二年”。“0”是阿拉伯数字，属于阿拉伯文字系统，应与其它阿拉伯数字“1、2、3”等搭配使用，而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写，所以“○”不能写为“0”。
二、成文时间的标识位置
依据《国家行政机关公文格式》，成文时间的标识位置有三种情况，下面予以说明。
1.单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字，与上面正文的垂直距离视印章而定。印章的上弧应距正文2mm～4mm，当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，印章的中心线压在成文时间上。也就是说后一种情况的成文时间与正文的垂直距离较前一种小。
2.当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，与上面正文的距离和第1种情况相同。
3.当联合行文需要加盖三个以上印章时，成文时间标识在最后一排印章的下面，右空2字。
公文标注主送机关必须注意的几个问题
国务院的某个部欲向“各省、自治区、直辖市人民政府”行文布置某项工作，但按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)关于政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”的规定，只能把文件呈报给自身的上级机关——国务院，由国务院批转或者国务院办公厅转发给“各省、自治区、直辖市人民政府”。
(一)词表共由15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如"综合经济"、"财政、金融"类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如"工交、能源、邮电"类中的"工业"、"交通"、"能源"和"邮电"等。第三层是类属词，如"体制"、"职能"、"编制"等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
(二)1988年12月和1994年4月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词，用黑体单列在区域分类的最后部分。
三、标引方法
(一)一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
(二)标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词"农业"，再标类属词"水土保持"，最后标上"通知"。
(三)一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引;再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词"经济管理"，再标类属词"企业"、"破产";然后标反映第二个主题内容的类别词"劳动"，再标类属词"就业";最后标"通知"。
(四)根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于"九五"期间深化科学技术体制改革的决定》，可标"科技、体制、改革、决定"。
(五)当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加"△"以便区别。
(六)列在区域分类最后，用黑体标出的主题词只供检索用，不再用作标引。
(七)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同，不同的是，如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。
练习题
(一)
单项选择
1.国务院各部委承受北京市人民政府主送的公文属于( )。 A.上行文件 B.下行文件 C.平行文件
D.领导指令性文件
2.含有重要的国家秘密 泄露会使国家的安全与利益遭受到严重损害的文件属于( )。 A.秘密文件 B.绝密文件 C.机密文件 D.保密文件
3.北京市人民政府向国务院各部委制发(主送)的公文属于( )。 A.上行文件 B.下行文件 C.平行文件 D.呈请性文件 多项选择
1.可用来发布规章的文件有：( )。 A.命令 B.通知 C.通告 D.决定
2.公文是一种特殊的文体 这种特殊性表现在( )。 A.采用白话文形式 B.具有真实性、合法性 C.具有规范性、相对确定性
D.用议论、说明、叙述多种方式表达 判断
1.为减少发文 在向上级机关呈送的报告中 可附带请示问题。(c) 2.撰写规定重要工作原则、办法的决定一般按条目形式安排内容。(d) 3.公文具有的其他任何文献形式无法替代的功能是凭证性功能。(d)
公文改错
1.以上意见如有不当 请即批转有关单位执行。
2.我们要采取一切措施防止以后不再发生这种严重的错误。 3.几个工人日报的记者 来我厂了解工会活动情况。 4.经过刻苦努力 他这次五门课平均都在90分以上。
5.每一个有志青年将来都希望成为一个对社会主义建设事业有贡献的人。 6.今年底前后 全县预计能速造公路约100多里左右。
7.他们本着保证质量 降低成本、便于服务为原则改革了处方、工艺和剂型。 8.一个青年 如果确立了远大的理想 你就会有不断前进的动力。 9.读了他的文章后 给我很大的启发教育。 10.我国的科学技术水平 正在飞跃前进。 参考答案
四、公文改错
1.以上意见 如无不当 请批转各有关单位遵照执行。
2.我们要采取一切措施防止以后再发生这种严重的事故。 3.工人日报的几个记者 来我厂了解工会活动情况。 4.经过刻苦努力 他这次5门功课都在90分以上。
5.每一个有志青年都希望将来成为一个对社会主义建设事业有贡献的人。 6.今年年底前 全县预计能修建公路50公里左右。
7.他们本着保证质量 降低成本、便于服务的原则改革了处方、工艺和剂型。 8.一个青年 如果确立了远大的理想 就会有不断前进的动力。 9.读了他的文章后 我受到了很大的启发与教育。 10.我国的科学技术水平 正在飞速提高。
练习题
(二)
单项选择
1. 公文的装订是在(
)。 A. 左侧 B. 右侧 C. 正上方 D. 左上方
2. 国家教委与各省、自治区、直辖市教委之间属于( )。 A. 平行关系
B. 不相隶属关系 C. 业务指导关系 D. 隶属关系
3. 地方性行政法规，应由(
)制发。 A. 全国人民代表大会 B. 国务院 C. 国家主席
D. 地方人民代表大会和地方政府
4. 当问题重大，确急需直接上级和更高层次的上级机关同时了解公文内容时，可采用(
)的方式。 A. 越级行文 B. 直接行文 C. 多级行文 D. 同时行文
5. 办公室更改电话号码，可用(
)公布周知。 A. 通知 B. 通告 C. 启示 D. 布告
6. 规范性公文标题的时间是(
)。 A. 公文发布的时间 B. 公文撰写的时间 C. 公文打印的时间 D. 公文讨论的时间
7. 在命令这类公文结构中，没有或极少用到的是(
)。 A. 发布机关 B. 主送单位 C. 发布日期 D. 领导人签署 8. 可以用“命令”、“令”、“通令”这三种名称颁发的是(
A. 发布令 B. 行政令 C. 嘉奖令 D. 惩戒令
9. (
)是指对收文如何办理提出建议性处理意见。 A. 拟办 B. 承办 C. 拟稿 D. 注办
10. 以下注意事项为批办工作中特别强调要求做到的是：(
A. 认真研读公文，弄清对方意图、问题的性质与实际状况 B. 不得越权批办公文
C. 批办公文的方式有多种，如电话沟通、现场办公、面谈等 D. 要求加强协商，努力协调各方关系 选择
1. 使用描写这种表达方式，应注意(
)。 A. 要具体真切
B. 要抓住特点，避免雷同 C. 要明确目的
D. 应正确反映事物发展的规律和内在联系 2. 常见的安排照应的方式有(
)。 A. 首尾呼应 B. 前后呼应
C. 内容和题目呼应 D. 主题和材料呼应
3. 公文用纸的幅面尺寸一般为(
)。 A. 8开型 B. 16开型 C. A4型 D. B4型
4. 具备法定效力的公文稿本有(
)。 A. 副本
。。) ) B. 暂行本 C. 定稿 D. 试行本
5. 制发公文应履地的法定手续是(
)。 A. 审核 B. 会签 C. 审批 D. 承办
6. 下列属行政公文的有(
)。 A. 请示 B. 外交文件 C. 命令
D. 商洽性文件
7. 下面说法错误的有(
)。
A. 公文的标题由作者、事由、文种组成
B. 拟写标题时，为了简炼，可以不标明文种
C. 所有的规范性公文的标题，都可以省略作者及事由部分
D. 为了语意确切，不产生歧义，公文标题字数可以到60字以上 8. 公文在写作上的特殊要求，除符合政策法规外，还包括(
)。 A. 实事求是，讲究实效 B. 主题突出，条分缕析 C. 结构完整，格式规范 D. 用语得体，表达简洁
10. 在调查报告的写作时，有关其主题的说法正确的是(
)。 A. 调查报告的主题要符合国家的方针政策
B. 调查报告的主题由撰写人提出，主管领导同意 C. 调查报告的主题要在深入的调查研究中逐步确立 D. 调查报告的主题要求正确深刻，符合客观实际
11. 答复询问的报告与其他类型的报告相比较，其特点 在于(
)。 A. 被动制发 B. 篇福短小
C. 报告的内容主要围绕询问的问题组织
D. 正文开头处要写明来文的日期及有关其他情况 12. 确立公文的主题有哪些最基本的要求?(
)。 A. 正确 B. 集中 C. 深刻 D. 鲜明
13. 文件的分办应注意(
) A. 分清公文的文章 B. 分清公文的主次 C. 分清公文的缓急 D. 分清阅件与办件 14. 在立卷范围内的文件，一般应同时具备(
)诸基本条件。 A. 已经处理完毕 B. 具有查考利用价值 C. 反映了问题的本质
D. 在本机关工作活动中形成或处理
15. 在公文处理中，批办的具体要求是(
)。 A. 在职权范围内批办
B. 批办意见应明确，忌模棱两可
C. 采用有效措施监督批办意见的贯彻执行 D. 所有的文件必须批办
16. 校对工作中注意的要点有(
)。
A. 适于公文校对的方法有：对校法、折校法、读校法
B. 要使用与校样上字迹颜色不同的笔改样，以免产生错觉 C. 要改正的错误应用引线引到页面的边处再加以批改 D. 一般公文需经2-3个校次后方能付印 参考答案
二、多项选择题
1.ABC 2.ABC 3.BC 4.ABCD 5.ABC 6.ACD7.BCD 8.ABCD 9.ABCD 10.CD 11.ACD 12.ABCD 13.BCD 14.ABD 15.ABC 16.ABCD
练习题
(三)
判断题
1.××市公安局与××工商局联合行文禁止非法传销活动，应使用公告。x 2.在我国，各级机关组织对重大事项都可以发布命令。x 3.试行本也是公文的正本。
4.在特殊情况下，下级机关可以越级请示。
5.公文印制单位在校对过程中，如果发现文稿有错漏或疑问之处应及时加以改正。
6.公文写作是撰写人代机关立言，是体现机关领导意图的写作活动。因此，公文写作不是创造性劳动。
7.《××企业是怎样改革经营运行机制》是一篇调查报告，其标题是公文式。x 8.海报讲求形式美和装饰美。
练习题
(四)
单项选择题
17.运用说明的表达方式，应该做到朴实而简明、(
)、周全而完整。 A.准确而规范B.简短而客观C.真实而不夸张D.确切而客观 18.公文具有法定的权威性，其制发必须是(
)。 A.法律部门、B.上级机关C.部门领导D.法定作者
19.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取(
)。 A.逐级行文B.多级行文C.越级行文D.直接行文20.在公告的总体结构中，没有的一部分是(
)。
A.标题B.正文C.主送单位D.成文时间
21.发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性，以下各阶段的先后排序应为：(
)。
A.会商→核稿→注发→发出B.核稿→用印→缮印→发出 C.核稿→会商→用印→缮印D.拟稿→注发→签发→发出 22.注办的作用说到底是为了(
)。
A.备忘待查B.检查监督C.避免延误D.方便工作 23.以下活动，不属于注发流动的是：(
)。
A.解决图表与正文，注码与注文的衔接和页码编排问题 B.向催办部门或人员销办
C.赋予发文字号D.明确公文制作方式与发送方式
24.由机关领导对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动，是发文处理中的(
)。
A.会商B.审核C.注发D.签发
多项选择题
10.常见的安排照应的方式有(
)。
A.首尾呼应B.前后呼应C.内容和题目呼应D.主题和材料呼应 11.写文章用词要得当，要求(
)。 A.决不生造词语 B.决不滥用简称和略语
C.在词的词义、词性、使用范围、语法功能等不清的情况下不轻易选下词语 D.决不使用不规范的书写格式
12.可用来发布规章的文件有(
)。 A.命令B.决定C.通知D.通告
13.公文格式所具有的特点是(
)。 A.相对稳定性B.统一性C.规范性D.权威性 14.维护公文的简明性易出的问题是(
)。 A.赘言泛滥，大量重复B.语言含混，语义多歧 C.归类不准，文不对题D.主题不明，离题万里
15.公文有哪些不得随意减少或少略的数据项目?(
)。 A.正文B.发文机关C.印章或签署D.成文时间
16.下列关于工作报告正文的内容组合成立的有(
)。
A.工作成绩+工作措施+不足之处+结尾B.工作进程+工作措施+下一步安排+结尾C.工作成绩+经验体会+缺点+下一设想+结尾 D.工作措施+经验体会+下一步设想+结尾 17.公文中忌用的文字是(
)。
A.复合字B.繁体字C.标准简化汉字D.异体字 18.公文处理程序的特点是(
)。 A.强制性B.确定性C.连续性D.规范性 19.做好签发工作的基本要求是(
)。
A.不越权签发B.打印时，可对签发文件内容进行修改C.必须坚持“先核后签”D.如为代签应注“代”或“代签”字样 参考答案
一、单项选择题： 17.D18.D19.A20.C21.A22.A23.A24.D
二、多项选择题： 10.ABC11.ABCD12.AC13.AC14.AD 15.ABCD16.AC17.ABD18.BCD19.ACD