公司公文处理工作规范

2022-11-30

第一篇：公司公文处理工作规范

上上集团有限公司公文处理基本规范

第一章总则

第一条

为了适应企业经营管理需要，推进集团及集团控制的各分子公司公文处理工作制度化、规范化，参考中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》(中办发„2012‟14号)，结合集团实际，制定本基本规范。

第二条本基本规范适用于集团及所属各公司的公文处理工作。

第三条企业公文是集团及所属各公司组织经营活动、履行工作职能、处理业务事项的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻集团战略方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条公文处理工作是指公文种类、公文格式、公文标准、公文拟制、公文办理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条

集团及所属各公司应由专人负责公文处理工作。

第七条集团董事局办公室主管集团总部的公文处理工作，并对集团所属各公司的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类

第八条适用于本集团的公文种类主要有以下八种：

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、公布基本规章制度、批准晋职晋级或降职降级、嘉奖或处罚有关单位和人员等。

(二)通知。适用于发布、传达要求既定范围内单位和职工周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(三)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(四)报告。适用于子公司(分公司)向母公司(总公司)或集团公司汇报工作、反映情况，回复上级的询问。

(五)请示。适用于子公司(分公司)就具体的工作、事项或问题向母公司(总公司)或集团公司请求指示、批准。

(六)批复。适用于答复下属企业的请示事项。

(七)函。适用于集团内企业与集团外的其他企业之间，以及集团内部不相隶属的企业之间商洽工作、询问和答复问题、请求帮助和答复事项。

(八)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式及技术标准

第九条本集团公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、抄送单位等组成。

(一)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称、不加“文件”二字。集团内平行企业联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

发文单位标志居中排布，使用宋体字，颜色为红色，字号原则上为“初号”。联合行文时，一般应当将主办单位名称排列在前。除发文单位标志外,公文的其余字体颜色为黑色。

(二)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

发文字号编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称(如2013)，用六角括号“【】”括入;发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01，下同)，在阿拉伯数字后加“号”字。《报告》、《请示》的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

集团公司的代字为“上上”(由董事局办公室统一管理)，

3 除风控委审计部外，其他各专业委员会不再单独启用发文代字;集团所属各企业的发文代字由集团董办统一拟定。

(三)签发人。《报告》、《请示》应当标注签发人姓名。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。中间加冒号，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。

(四)标题。由发文单位名称、事由和文种组成，发文单位名称也可以省略，直接由事由和文种组成。事由要直观具体简练。

标题与发文字号或签发人(如有)之间用红色分割线隔开。一般用2号宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当尽可能使用梯形或菱形。

(五)主送单位。是公文的主要受理或告知执行的单位和部门，应当使用全称或者规范化简称。

主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标冒号。

(六)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。根据公文内容，层次序数可以缺省，但前后次序不

4 得颠倒。

(七)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

(八)发文单位署名、成文日期和印章。发文单位署名署发文单位全称或者规范化简称，必须与发文单位标志相一致;成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期，联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期;加盖的发文单位印章，应与署名单位相符。

成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(如2013年2月20日)。

有文头即发文单位标志的正式公文，印章必须为“公章”，且不得出现空白印章，即印章必须加盖在发文单位署名和成文日期上。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

(九)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，

5 顺序号用阿拉伯数字。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

(十)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，“抄送”二字后加冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

第十条公文用纸幅面采用国际标准A4型(纵向);页边距为上28mm、下25mm、左30mm、右28mm;行距为“单倍行距”;除单页公文外，两页以上的公文应标注页码，页码居中，但首页公文不显示页码;正文与附件的页码应连续。

纸质公文在左侧装订，用两个订书针;订书针距纸面左边缘8mm-10mm，订书针外缘分距纸面上边缘和下边缘50mm-60mm，上下两个订书针要对称。

第四章行文规则

第十一条以下事项，原则上必须以正式公文形式发送或报送：

(一)各项规章制度的出台和发布;

(二)企业战略规划、商业模式、经营目标、年度经营计

6 划和财务预算等重大决策的确定和调整;

(三)重要的人事任免、跨部门跨单位的岗位调整(正常的人事调动、入职离职等不需要发送正式公文);

(四)人员的嘉奖、表彰和处分处罚等决定;

(五)需要多部门多企业共同参与、配合的重要工作的部署要求以及一定范围内员工周知的事情;

(六)年度工作计划和考核指标的确定;

(七)重点工作的督办查办通知和通报;

(八)公司层面(含集团和所属公司)、集团相关专业委员会之间、集团相关专业委员会与集团所属公司之间、集团内公司与公司之间、公司内部门与部门之间等重要会议形成的决议;

(九)重点工作的汇报、重大问题或重要事项的请求指示、以及相应的答复;

(十)其他专题性重点工作、重大问题、重要事项、大型活动组织(统称“三重一大”)的安排和布置等。

第十二条公司内部门与部门之间(含集团)、集团专业委员会与企业之间、集团内企业与企业之间沟通商洽日常性具体工作、事务，部门向单位负责人请示常规工作的指导意见等，不需要拟制发送正式公文，通过内部的相关业务流程、便函(单位或专业委员会)以及OA的“内部请示”等渠道办理。第十三条集团内行文，应当遵循以下规则：

(一)向上级单位请示、报告事项，必须在公文首页签注“签发人”，除此外，其他公文原则上由单位负责人在纸质原稿上签发、但不需要在正式发布的公文首页签注“签发人”。

(二)对于下级单位的《报告》文种，上级单位可以答复、也可以不答复;但下级单位的《请示》文种，上级单位原则上必须以《批复》的文种答复。

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)不得以单位名义向署名的个人报送(发送)公文，不得以署名的个人名义向单位发送(报送)公文。

(五)除集团风控委审计部外，其他的内设部门(机构)不得以自己名义直接发送(报送)公文。

(六)涉及多个部门、多个企业职权范围内的事务，未经相互之间协商一致的，不得擅自行文;否则，由上级单位责令其纠正或者撤销。

第十四条集团内同级别的公司之间必要时可以联合行文;集团内不同级别但分属于不同业务板块的公司之间，必要时可以联合行文;集团内不同级别且有控制与被控制关系的公司之间不得联合行文;集团各专业委员会虽与相关公司级别相同，但不得就自身工作、以集团公司名义和相关同级别公司联合发文。

确因工作需要，经集团董事局办公室审核同意，集团内企

8 业可以与集团以外的其他政府部门、企事业单位之间联合发文。

第五章公文拟制和发布

第十五条公文拟制包括公文的起草、会签、签发、发布等程序。

第十六条公文起草应当做到：

(一)符合国家法律法规规定，遵循本规范第四章的行文规则，完整准确地体现发文意图，并同现行有关公文相衔接，不得与集团或公司发布的现行相关规章制度相违背。

(二)分析问题实事求是，措施和办法切实可行。

(三)内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，层次清晰，表述准确，文字精炼。措辞忌华丽、笼统，避免使用比喻等修辞手法。

(四)适用文种和格式符合本规范要求。

第十七条公文事由的发起部门或主办部门为公文的起草部门。公文拟稿完毕后，必须通过OA或其他途径执行会签流程。起草部门的负责人、集团董秘或发文单位的办公室(综合部)负责人为必要的公文会签人，同时根据具体公文内容和职责权限，由起草部门负责人确定其他需要会签的部门(单位)负责人、并设定会签流程(OA)。会签公文时，审核的重点主

9 要有：

(一)行文理由是否充分，行文依据是否准确。

(二)内容是否符合法律规定和集团相关规章制度规定;是否已经完整准确地体现了发文意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)是否超越了本单位或部门的职责权限，涉及其他相关单位或部门部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确，格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十八条经会签审核需要修改或不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第十九条公文应当经本单位(集团或公司)负责人审批签发;经其授权，可由其他人代行签发(如放假、开会、例行的学习培训、团队活动组织等常规性、基础性工作)。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期;只签姓名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第二十条具备办公自动化条件的，公文的拟稿和会签通过OA完成;暂时不具备办公自动化条件的，通过纸质媒介进

10 行拟稿和会签;但公文的签发，除了执行OA外，必须通过纸质的“发文稿纸”进行手工签发并存档。

第二十一条严格规范公文的发布途径。具备办公自动化条件的，通过OA(“通知发布”)、直接选定发布范围和对象发送公文，同时印发纸质公文发送给单位和部门以备存档;不具备办公自动化条件的，需向主送单位和部门印发纸质公文以备存档，同时由收文单位和部门以适当方式在既定范围内贯彻执行。未经允许，任何单位、部门和个人不得擅自通过其他途径(如QQ等)发布任何公文。

第六章公文办理

第二十二条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条收文办理的主要程序和任务是：

(一)签收。对收到的纸质公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

(二)登记。对收到公文的主要信息应当详细记载(通过OA的“收文登记”或纸质的“收文登记簿”)。

(三)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要，在既定范围内以适当方式及时传达。批办性公文应由行政办公室(综合部)提出拟办意见报本单位负责人批示或者转

11 有关部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

第二十四条发文办理的主要程序和任务是：

(一)复核。已经发文单位负责人签批的公文，发布和印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、发送范围和印制份数并详细记载。

(三)发布。公文发布必须确保完整和时效。

第二十五条收到的公文和发布的公文，均应当在“收文登记簿”和“发文登记簿”上进行登记，并根据集团的《档案管理办法》(另文下发)规定，及时收集齐全、整理归档。

第二十六条已发布公文被撤销的，视为自始无效;公文被废止的，视为自废止之日起失效。

不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

公文的废止和销毁，均须由行政部门报集团或公司负责人批准;废止的公文应发文公告，销毁的公文，应登记备案。

第二十七条企业合并时，全部公文应当随之合并管理;公司撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

12 第二十八条工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，并将之作为离岗离职前工作交接和审查的一道必要手续。

第二十九条新设立的公司和新并入集团控制的公司，应当向集团董事局办公室提出发文立户申请。

第七章附则

第三十条本规范由集团董事局办公室负责解释。第三十一条本规范自签发之日起执行。原有关规定与此不一致的，一律以本规范为准。

第二篇：公文处理工作规范

一、总则

1.根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合我公司的实际情况，特制定此规范，公文处理工作规范。

2.我公司的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章、下达指示、决定，指导工作，向上反映情况，请示、报告工作，企业内外沟通情况、交流信息，商洽、协调、联系工作的重要工具。它具有鲜明的政策性，一定的权威性，严格的规范性，较强的时效性。

3.党政工作部是公文的管理机构。设专人负责公文的处理工作。

4.公文处理工作是公司日常工作重要组成部分，是承上启下、联系左右、沟通内外的主要手段，是公司工作的桥梁和纽带，也是秘书工作的重要部分和关键环节。

5.党政工作部工作人员在公文处理工作中，要端正思想作风，发扬深入实际，联系群众，调查研究，实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断提高业务素质，提高公文处理的质量和效率，为领导、机关部门和基层单位提供优质服务。

6.公文处理工作必须遵循准确、及时、保密、安全的原则，严格按照公文处理程序办理;严格按照文件自身的保密要求和阅知范畴办理，不丢失、不被盗、不泄密、不损坏。

一、公文主要种类

1.公司的公文种类主要有：

⑴.决定、决议

对本公司某些重要事项或重大行动做出安排，用"决定"。

经过会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用"决议"。

⑵.通知

传达上级机关的指示，要求下级单位、部门办理或需要知道的事项，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，印发本公司一些法规性文件，均用"通知"。

⑶.通报

表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要各单位知道的事项，用"通报"。

⑷.报告、请示

向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议用"报告"。

向上级机关请求指示、批准，用"请示"。

⑸.批复

答复下级单位的请示事项，用"批复"。

⑹.函

向有关主管部门请求批准的事项，同级机关之间、不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题等，用"函"。

⑺.会议纪要

记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用"会议纪要"。

⑻.规定

本公司或部门制定的具有一定强制性的管理的有关规章制度，用"规定"。

2.其它形式的公文，如某些章程、办法、规章、计划、合同、电报以及经过一定的批准手续后转化为公文的某些简报、调查报告、领导讲话等，根据情况酌情使用。

三、公文格式

1.公文一般由文头(发文机关全称加"文件"二字组成)、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄报机关、抄送机关、主题词、制发机关、制发时间等部分组成。

⑴.公文标题。公文标题一般由发文机关全称或规范的简称、事由和文件三部分组成。公文文头已含发文机关名称的，标题中可略去发文机关名称。转发公文的标题，要简明准确，但不要只写文号。在公文标题中除法规性文件外，一般不加书名号。

⑵.发文字号。发文字号一般由机关代字、年号、序号三部分组成。几个部门联合发文，只标明主办部门的公文编号，党政联合发文，用党委的文头，编党委的文号和行政的文号。

机关代字应使用规范的简称，并应避免与其它机关相混淆。

正式文件年号一律用公元纪年全称括于方括号内，置机关代字之后，流水号之前。函件年号可使用简称括于圆括号内，置于机关代字之首。

⑶.主送。一般公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、决议、会议经要等，应将主送机关写于正文之后。正式文件主送机关的全称、规范性简称和同类型单位的统称应使用统一的固定概念和序列表达，不得经常变换。

上报请示的公文，一般只写一个主送机关，如确需同时上报另一个上级机关，应用抄报的形式。

⑷.正文。正文文字表达应力求简明扼要，层次清楚。

⑸.附件。公文如有附件，应在正文之下(空一行)，发文机关印章及成文日期之前，按顺序注明附件名称，工作汇报《公文处理工作规范》。

⑹.印章。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文一律加盖印章。印章盖在成文日期的中上方。并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日4-7个字。如发文时间在前，印章可盖在正文末空档处。正文末页无空档，可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明"此页无正文"。几个单位联合行文，印章顺序与行文机关相吻合，最后一枚印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。党政联合发文，党委印章在左。

⑺.秘密等级。保密公文应在文件头左上方注明等级和保密期限。

⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款应使用发文机关的全称或规范化的简称。

⑼.发文时间。发文时间以签发或会议讨论通过的日期为准。

公文日期统一使用汉字标识。且年、月、日三者俱全，不得简化与省略。

⑽.附注。公文如有附注，应列印章、时间之下，主题词之上，有圆括号括起来。

⑾.抄送机关。抄送栏设于文件末页下端，制发机关之上。抄上级机关的标明"抄报"，抄平行机关、下级机关和不相隶属机关的标明"抄送"。抄报、抄送顶格书写用横线隔开来。

⑿.主题词。为便于公文管理和使用微机检索，可编制公文主题词表，按公文主题内容选1-5个主题词，刊于抄送机关之上。

2.公文用纸、一律使用A4纸。

3.公文用字。公文的正文部分推荐采用四号宋体字，标题和其它部分可酌情大一号或小一号，标准行数和列数均为二十五左右。

四、行文规则

1.各部门的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

⑴.上行文。指下级机关、单位向上级机关、单位的行文。一般般用请示、报告、函等文种。

⑵.下行文。指上级机关、部门向下级机关、部门的行文。一般用指令、决定、决议、批复、通知、通报、通告、函等文种。

⑶.平行文。指向同级单位和不相隶属的单位和部门发的文件。主要用函。

2.凡属于行政职责范围内的工作，应以行政名义行文，不应要求以同级党组织名义行文或与同级行政单位或部门联合行文。若党委系统建议与同级行政单位或部门联合行文，其内容既涉及党群工作又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主，与行政关系不大时，则由党组织自行行文。

3.各单位一般不得越级行文。因特殊情况必须向上越级行文时，应同时抄报越过的上级单位机关。

4.向上经机关请示的公文，应一文一事。请示不要直接送领导者个人，也不要多头分送，应送党政工作部统一办理。

5.公文字数一般不超过三千字，若超过三千字应写出内容提要，并印在正文之前。

6.行政公文不得对党的组织作指示，交任务。

7.转发上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不必另外行文。

五、收文处理程序

1.收文处理程序一般包括签收，登记，分发、分办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。

⑴.签收。签收公文应认真核对所收文件的件数是否与文件投递单或送文簿上登记的件数相符;文件包装上的收文机关、收件人是否与本机关相符;包装编号是否与投递单或送文簿的登记相符;文件包装是否有破损、开封等现象，重要文件应逐页查点。如发现问题，要及时向发文机关查询，采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。

⑵.登记。登记文件应将收文号、来文机关、文件标题、密级、发文字号、缓急时限、件数、收发时间以及处理情况逐项填写清楚。登记编号不得出现重号和跳号的现象。

⑶.分办。分办就是文书工作人员将收进的文件经过登记以后送综合部负责人批分后，送有关领导、有关部门或承办人员办理。

⑷.批办。主管领导人在阅读文件的基础上，针对文件提出的问题和要求，简明扼要地提出处理意见，明确指定承办部门或承办人承办。

⑸.承办部门在办文时要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文单位，同时抄送交办部门销案;凡涉及其他部门业务和事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理;凡须报请上级领导审批的事项，应由主办部门提出意见，并代拟文稿，如文稿内容涉及其他部门，应与其他部门协商并取得一致意见后，送请上级领导审批。如不能取得一致意见，要将双方意见都写上。

⑹.传阅。传阅文件要做到以下几点：

a.掌握传阅范围。严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

b.控制文件运行。严格传阅登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传，误传和延误。

c.文不横传。文件要通过文书人员分别递送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

d.认真检查处理。文书人员应对退回的传阅文件进行检查。一查传阅人是否阅过并标明了阅完时间;二查传阅人有无指示意见;三查传阅件有无缺损。

⑺.催办。对落实到各承办单位或部门的公文，由党政工作部负责催办工作。

⑻.收集。已处理完毕需立卷归档或保存一定时间的文件，文书人员应做好回收工作。

六、发文处理程序

1.发文处理程序一般包括拟搞、会稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档、销毁等。

⑴.拟搞。拟稿应做到以下几点：

a.符合国家法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合公司的实际情况

b.情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，篇幅要简短。

c.人名、地名、数字、引文要准确。

d.公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它发布用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。

e.引用公文应先引用发文机关、标题，后引文号，并加括号。

f.公文中的计量单位，应使用国家法定计量单位。

g.草拟、修改、签发公文要用碳素笔、钢笔，并只能用碳素墨水、蓝黑墨水来书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、彩笔及红墨水。

⑵.会稿。凡涉及其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会稿。

⑶.核稿。文件草稿在送文领导人最后审批签发前，应由党政工作部负责人对文稿的内容、体式、文字等进行审核。审核要把好五关：

a.行文关。确定是否行文，以何名义行文。

b.内容关。审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法、措施和要求是否明确具体，切实可行。

c.政策法规关。审查文稿是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规;与本公司已经发布，仍在执行的政策规定有无矛盾。

⑷.文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑;用词是否准确、精练;句子是否符合语法;标点符号、数字数量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

⑸.体制格式关。审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏等。

4.签发。审批签发的一般原则是：

⑴.涉及全局性或经会议讨论通过的重要文件，由领导签发。

⑵.涉及某一方面的问题，由分管领导人审阅后，送主要领导人签发。

⑶.对于机关一般事务性函件或领导已决定的事项可授权党政工作部负责人代签。

⑷.已签发的公文，不准随意改动，如确需改动时，必须重新核稿，并报原签发的领导审定。

⑸.所有上报的公文，都必须由主要领导签发。若主要领导不在家，应由在家主持工作的领导签发。

5.编号登记。文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号。登记时应首先检查签发手续是否完备，文件有无错漏，主、附件是否齐全。《发文登记表》包括以下内容：日期、编号、主送单位、标题、主办单位、主办人、签发人、主题词等。

6.缮印。略，见《缮印工作规范》。

7.用印。略，用印的具体要求见《印信管理工作规范》。

8.分发。分发应根据分发范围书写信封、分拣、装封，经检查无误后再严密封口。凡正式文件、都应附《发文通知单》随文件一起邮寄。一般不得通过会议发放正式文件。所有上报的文件必须是原件，不准上报复制件。

9.收集。发文资料收集范围包括：文件底稿、文稿附件、领导批示等。

10.立卷。立卷要根据发文机关、内容、时间、名称等文件特征，按照公文保存价值和历史联系分类整理，保证立卷公文齐全、完整。绝密文件不能复制。机密，秘密文件经党政工作部批准可以复制。复制文件应视原文一样管理。

11.归档。立好的案卷，应写上标题，编写案卷目录，并按照有关规定定期向档案管理员移交。移交案卷时，应履行有关手续。

12.销毁。没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可定期销毁。

收集、立卷归档、销毁应遵守《档案工作规范》。

七、公文质量考评制度

1.党政工作部要建立公文质量考评制度，定期对本公司在日常工作中所形成的公文进行检查或抽查，表彰先进，批评落后，促进全公司公文质量不断提高。

第三篇：监督所公文处理工作规范

文章标题：监督所公文处理工作规范

为提高监督所公文质量和公文运转效率，根据党的机关、国家行政机关公文处理的有关规定，结合我所的实际，制定《丰台区卫生局卫生监督所公文处理工作规范》，请认真遵照执行。

一、总则

1、根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《北京市党的机关公文处理规定》、《北

京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》，《丰台区卫生局公文处理办法》，结合本单位实际，制定本规范。

2、本规范适用于××区×××系统的公文处理工作。

3、××区××所公文，是本所实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书;是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告贺交流情况的工具;是×××所在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书;是依法行政和进行公务活动的重要工具。

4、公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

5、××所办公室(以下简称办公室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导各科室的公文处理工作。

二、公文种类

常用的公文主要有上行文(请示、报告)、下行文(决定、通知、通报、批复、意见、规定等)、平行文(函)及其它(会议纪要)。

三、公文格式

1、公文中的要素主要为：发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

2、发文字号：上行文的发文机关代字为丰卫监文。下行文的发文机关代字为丰卫监发，转发文为丰卫监行发。平行文的发文机关代字为丰卫函。会议纪要的发文机关代字为丰卫会。

3、上行公文必须在文件上标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

4、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

5、主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范性简称、统称。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋字标识，名称后标全角冒号。

6、公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文使用3号仿宋字，第一层小标题的内容(即“

一、”)，使用3号黑体字。

7、公文附件，指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料。在正文下空1行左空2字处，用3号仿宋字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，适用阿拉伯数码，如“附件：

1、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，使用阿拉伯数码。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

8、单一机关制发的行政机关公文在落款处不署发文机关名称。

9、公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。用印应当上不压正文，下压成文日期。

10、成文日期，以本机关负责人签发的日期为准;会议决定的事项以会议通过日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，公文成文日期使用汉字。成文时间标识时，距正文2-4行，右边要空4字。

11、主题词，是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上。每件公文选用的主题词数量，一般掌握在10个以内。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字，词目之间空1字，最后一个词目加黑。

12、抄送机关，指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，按照党、政、军、群的顺序排列。在主题词下一行，左空1字，“抄送”用3号仿宋字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

13、印发机关名称和印制日期，应当在抄送栏之下标明(无抄送机关在主题词之下)。占1行位置，用3号仿宋字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。

14、印制份数，使用仿宋4号字，右空1字。

15、公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm*297mm)，左侧装订。页面设置要求美观大方，页边距上3.7、下3.

5、左2.8、右2.6厘米;行间距一般为固定值23-27范围内;字间距一般为标准1磅。2页以上公文设置页码，奇偶页不同，页码由破折

号和数字组成，宋体4号字，奇数页右、偶数页左不空格。

四、发文办理

1、公文送所领导签发前，应当填写《发文稿纸》中“主送”、“抄送”、“拟稿单位”、“拟稿”、“校对”、“份数”、“附件”、“标题”等栏，报主管科室领导审核。

2、以本所名义制发的上行公文，由所长签发;制发的其他公文根据所涉及的工作内容由主管领导签发

。签发需用碳素笔或蓝黑钢笔在发文稿纸上签字方可生效，编发文号。

3、公文正式印制前，办公室进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统

一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

4、公文印出后由拟稿科室装订并发送。发文办理自科室拟稿交到办公室后1个工作日内审核完毕。领导签发后，编发文号和印制文件在3个工作日内完成。一般情况以送文先后顺序办理，如遇急件急办。

五、收文办理

1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

2、办公室对收到的公文应当及时登记。登记后及时报所领导批示、阅知，或转请有关科室办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经局领导授权、委托由科室办理的事项，应当直接转请有关科室办理;需要两个以上科室办理的公文，应当明确主办科室;紧急公文应明确办理时限。

3、承办科室收到交办的公文，应当及时处理，并将办理情况及时告知所领导和办公室，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本科室范围的，应当及时退回办公室并说明。

4、各科室报所领导的公文，应交到办公室登记后，由办公室呈送相关领导，领导应及时批示。

领导在审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为统一;对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

5、所领导批示或者转请有关科室提出办理意见的公文，批示或者办理后，不得随意横传，应当及时交回办公室按规定程序办理。

6、科室参加会议带回的文件，一般应交回办公室，按照收文程序办理。

7、各科室对上级文件、所领导批示文件的办理：

(1)凡明确提出办理时限要求的公文，主办科室应当按时限要求及时将执行情况报告办公室。紧急公文应当在1至2个工作日内，非紧急公文应当在5个工作日内将书面意见报送办公室。确因情况特殊不能按时办理完毕的，应当及时向办公室报告。突发事件以及国家法律、法规有规定的事项除外。

(2)对办公室分发或者翻印的上级文件应当认真贯彻。确需由我所行文作具体部署的，主管科室应当结合工作实际，请示主管领导后提出贯彻意见，并拟文稿报送办公室。

8、办公室建立执行公文处理规定的报告制度和通报制度。

9、向区卫生局、市卫生监督所报送公文为一式三份。一般公文不超过3000字。

六、公文归档

1、公文办理完毕后，应及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理(立卷)、归档。

2、要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

七、公文管理

1、公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

2、办公室应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

3、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经所领导批准，可以翻印转发。翻印转发时，应当注明翻印转发的机关、日期、份数和印发范围。不得自行转发、翻印国务院文件、国务院办公厅文件。

4、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式公文管理。

5、公文被撤销，视作自始不产生效力;公文废止，视作自废止之日起不产生效力。

6、工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

7、不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别和办公室主任批准，定期销毁。

8、印章的使用和管理，应当严格按照所有关规定执行。

(1)印章的使用：需要使用“丰台区卫生局卫生监督所”印章的公文，必须经所主要领导批准。

(2)使用印章必须在办公室登记后方可使用。

八、附则

本规范执行中的具体问题，由办公室负责解释。

本规范自2005年1月1日起施行。

×年×月×日

《监督所公文处理工作规范》来源于，欢迎阅读监督所公文处理工作规范。

第四篇：公文报送和审核工作规范

做好公文处理工作，使之按规范化、科学化程序运作，对于推动各项工作的开展具有非常重要的作用。为适应新时期党政机关工作的发展需要，进一步严格公文报送和审核程序，切实提高办文效率和质量，确保县委、县政府决策部署的贯彻落实，根据《中国共产党机关公文处理条例》有关规定,结合工作实际，特制定本规范：

一、关于公文报送工作

(一)向县委报送的文件，必须经过本单位主要负责人审核、签发，并加盖单位公章后上报。

(二)报请县委审批的事项，凡涉及其他部门职权的，主办部门必须主动与相关部门充分协商，搞好会签或联合报县委审批。部门之间有分歧的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议，与相关部门有关负责人会签后报县委审定。

(三)县委办秘书科是公文运转的承办部门，负责公文的收文、登记及传送等工作。各乡镇、各部门报请县委审批的公文，由县委办秘书科收文登记后，按照县委领导同志分工呈批，并根据县委领导批示意见转请其他县领导核批。除特别紧急、重大突发事件和保密事项外，各乡镇、各部门不得将报请县委的公文直接报送县委领导本人，更不允许多头分送。凡违反上- 1 -

述程序直送公文的，秘书科不负责公文的跟踪办理，不补作公文登记，造成的相应后果由直送单位(人)自行承担。

(四)报送县委的请示事项应一事一文，并在附注处注明联系人的姓名和联系方式。请示事项中如涉及其他文件、县领导批示、重大事件及相关政策法规等内容的，应连同涉及文件复印件、县领导批示复印件、事件背景材料及相关政策法规附在原件后一并上报。

(五)邀请县委有关领导出席本乡镇、本部门会议、活动的请示，要事先沟通，并将会议、活动方案附上，需要领导讲话的，要将代拟稿一并上报。

(六)各乡镇、各部门管理的机构和下属部门原则上不可越级直接向县委请示和报告工作。比如：各村(社区)、学校、医院等确需提请县委审批答复的事项，一般应由主管单位向县委行文报送。

(七)对县委领导明确要求有关乡镇或部门办理的批办件，相关单位应指定专人到县委办公室领取《县委领导批办件承办通知单》及批示件，根据领导批示和《县委领导批办件承办通知单》拟办意见抓紧办理，并按时限要求及时反馈落实情况。县委领导批示给多个部门的，部门之间要积极配合，主办部门要主动与其他部门沟通、协商，并负责汇总上报办理结果。确因特殊原因需要较长时间反馈办理情况的，要及时报告办理进- 2 -

展情况。

二、关于部门代拟文稿的审核工作

(一)代拟文稿的起草

凡属于部门主管范围内的工作确需以县委名义行文时，必须经县委领导授意。主办单位领导要亲自主持研究起草，并进行严格的文字把关，其中，涉及两个以上部门时，由一个主办部门牵头，共同起草，并实行会签制度，然后送交县委办综合科审核。

(二)代拟文稿的内容要求

1.要符合党的路线、方针、政策、法律、法规以及上级领导机关的有关指示、规定。

2.要紧密结合XX实际，完整、准确地体现发文机关和领导的意图。

3.要注意各项政策的稳定性、连续性，过去的有关规定已不适应形势发展的要求而需要改变时，应作出说明，不能一味照抄照转。

4.要站在全县大局的高度起草文稿，不能只从本部门利益出发。

5.要重点突出，观点鲜明，内容充实，结构严谨，条理清楚，文字精练，表述准确，符合语法、修辞和逻辑要求。

6.要合理使用文种，使公文的名称符合行文规则，并与公- 3 -

文表述的内容、要求相一致。

(三)代拟文稿的送审程序

1.部门代县委或县委办起草、拟以县委或县委办名义行文印发的文稿(含批转件)，送审前部门主要负责同志要签字(签字内容包括该文是根据县委的哪个会议议定的事项或县委的哪位领导的意见起草，呈送哪位领导审阅等)，然后送县委办综合科进行审核。

2.需要相关部门会签的，送审前要自觉履行会签手续，必要时附上文稿涉及的有关资料和简要说明材料。

3.经县委办综合科按公文校核程序进行审核后，拟稿单位进行修改，由县委办秘书科呈送所涉工作分管县领导审批，然后由县委办综合科复核，并送县委办分管副主任审核，再送办公室常务副主任审核，然后报县委常委、县委办公室主任，由常委办公室主任签发。

4.拟以县委、县政府或以“两办”名义联合行文的文稿，起草部门要先送县政府办综合科审核后，再送县委办综合科审核。

5.送审文稿必须经过微机处理，打印成清样，而后认真填写公文审批笺，注明文稿名称、缓急程度、行文范围、部门主要负责人意见等。

(四)代拟文稿的格式

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1.页面设置：纸型A4，上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm，行间距4.3mm，每页排22行，每行排28个字,对齐方式为两端对齐。

2.发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，用3号仿宋体字，居中排版;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“„ ‟”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。(例：定办字„2010‟1号);发文字号处在红色反线之上2mm处。

3.标题：红色反线下空2行，2号方正小标宋简体字，可分一行或多行，居中排版;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

4.主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。

5.正文：主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格;文内一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，正文用3号仿宋体字。

6.附件：公文如有附件，在正文结束后空一行，左空2个字，用3号仿宋体字标识，“附件”后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。所列附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”。有序号的标识序号，附件序号和名称前后标识要一致。

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7.版记：位于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。(1)主题词：“主题词”用3号黑体，居左顶格，后标全角冒号;词目用3号方正小标宋简体字;词目之间空1字。(2)印发机关和印发日期：在主题词下占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字、印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字。(3)印刷份数在印发机关、印发日期下占1行位置，用3号仿宋体字，居右空1字，用小括号“( )”括入。(4)版记中的反线：主题词和印发单位、印发日期下各加一条反线，宽度同版心。

8.页码：用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行位置，印刷时单页码居右，双页码居左。数码左右各放一条4号一字线，两条一字线中间标数码。

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