公司公文处理范文

2022-05-26

第一篇：公司公文处理范文

公司公文处理办法

(试行)

1.0目的

为使公司公文处理规范化，特制定本办法。

2.0适用范围

公司所有公文处理工作。公司公文是指公司在经营、管理及各项公务活动中所形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法开展公务活动的重要工具。 3.0公文分类

3.1公司处理公文一般都属通用公文。主要用来颁布制度、传达命令、指挥工作、请示问题、报告情况、联系事宜、记载活动等。

3.2公司公文种类一般有决议、决定、通报、通知、请示、批复、报告、规定、办法、会议纪要、函等。

3.3公文行文关系共有上行文、平行文、下行文。

3.3.1上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导。

3.3.2平行文是指相互平行的单位或部门或不相隶属单位或部门之间的发文，体现单位或部门之间工作上的互相协商的关系。

3.3.3下行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导。

4.0具体职责

4.1综合办公室：设专人负责公司公文的处理工作，包括公文的收发、编号登记、传阅、归档、保管及销毁等工作。

4.2承办部门：其他与公文处理有关的其他工作，通过会议等其他各类途径收到的各类公文，收文者应及时交综合办公室登记处理。

5.0公文处理程序

公文处理程序按照工作步骤，可分为收文处理和发文处理。

5.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、传阅(传批)、承办、督查催办等程序，文件包含公文、传真资料等项。

5.1.1收文后将收文日期、发文单位、公文标题等在《收文登记表》(附件1)中逐项登记。

5.1.2收文登记后，由文秘人员填写《文件批示传阅单》(附件2)并黏贴在文件首页上方，送综合办公室负责人处，负责人根据文件内容、性质分别提出阅知、

阅批(处)等拟办意见，送相关领导或有关职能部门。

5.1.3职能部门接到文件后，应在规定时间内将处理意见返回。急件一般应在一个工作日处理完毕，一般公文应在三个工作日内作出处理。如在规定的期限内无法完成，应说明原因，并将正在处理的情况先行反馈。

5.1.4职能部门将处理结果反馈给综合办公室，如需传阅由承办部门及时分送相关部门或个人传阅，传阅后将公文交回，整理登记，归档立卷。

5.2发文处理程序包括拟稿、审核、会签、签发、印制、校对、用印、发送等程序，文件包括公司内部文件和对外业务文件。

5.2.1以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由综合办公室编号、登记签发。

5.2.1.1领导核定后的公文，由综合办公室负责编号和主题词，由领导签发后，送印并分发，并在《发文登记表》(附件1)内登记。

5.2.1.2公文签发，由承办部门以纸质文件或电子文件发至相关单位或部门，需多部门或多人会签处理的文件应附上《文件批示传阅单》。

5.2.1.3公文办理完毕，综合办公室应及时将公文整理，归档立卷。没有保存价值和未列入归档范围的公文，经批准后可以销毁，但必须进行登记。

5.2.2以各部门名义撰写的文件，由各部门自行编号、登记、签发、存档。 6.0公文格式

公司公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送单位(部门)、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章等部分组成。

6.1版头分为二种，一种是本公司对外公文，由公司全称套红居中印在公文首页上部。另一种是公司内部公文，由标题、密级、编号、拟稿人、收件人、抄送部门等组成。(详见附件

3、

4、5)

6.2发文字号由发文单位或部门代号、发文年代和发文顺序组成，外部公文统一由综合办公室进行编号，内部公文由各部门自行编号。

6.3标题一般由发文单位全称或规范化简称、公文主题和文种三个要素组成，一律采用二号黑体，

6.4正文为公文主体，用来表述公文的内容，采用四号宋体、 1.5倍行距。

6.5附件应在正文之后，注明附件的名称和顺序。

6.6对外公文发文单位署名应用全称，位于正文右下方。

6.7成文日期即发文的年、月、日，在发文单位名称下面。

6.8对外公文应盖上发文单位印章，用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

6.9主题词位于公文末页抄送单位上方，词目之间应有一字间隔。公文主题词一般不超过5个。标引顺序为先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。

6.10抄报(送)单位指其他应告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的单位

或部门。标注于主题词下方。

6.11印刷版记包括文件起草人员、打字人员的姓名、印制单位、印发日期及份数。

7.0相关记录

7.1《收发文登记表》

7.2《文件批示传阅单》

7.3《公司对外司字公文摸板》

7.4《公司对外涵字公文模板》

7.5《公司内部公文摸板》

8.0 本制度由公司综合办公室负责解释。

9.0 本制度自发布之日起起执行。

第二篇：化学公司公文处理办法

第一章总则

第一条为使石城化学公司有限责任公司(公下简称石城化学公司)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。第二条石城化学公司的公文，是石城化学公司在生产经营建设和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻集团公司各项工作要求，发布规章制度，施行管理措施

，请示和答复问题，指导部署和商洽工作，反映和报告情况，总结和交流经验的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的安全。

第六条石城化学公司各部门和各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条总经理办公室是石城化学公司公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导各单位的公文处理工作。

第八条石城化学公司机关各部门和各单位办公室应当设立文秘部门或者配备专(兼)职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类

第九条石城化学公司公文种类主要有：

(一)命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

(六)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(七)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

(八)规定

适用于对特定范围内的工作和事务制订有约束性的措施。

(九)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(十一)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十二)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

(十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)文件眉首。一般指首页横线以上，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等内容。发文机关标识和横线用红色印刷，称文件红头。文件的眉首占首页的三分之一。

(二)涉及国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的公文，应当依据有关规定标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(三)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(四)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文，主办机关排列在前。

(五)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号一般置于发文机关标识的下面，横线中央上面。石城化学公司文件字号为石城化学公司×〔200×〕×号。前“×”为石城化学公司机关部门代字，如：办公室为“办”、人力资源部为“人”。

(六)上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(七)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红头文件的标题可以省去发文机关的名称。

(八)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(九)公文如有附件，应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称。

(十)公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

(十一)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负

责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十二)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

(十三)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词要从集团公司公文主题词表中选用，最多不得超过5个，排列次序是先标注类别词，再标注类属词，最后标注文种。主题词印在末页下部，抄送栏的上面。

(十四)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十五)印发机关的名称印在文件末页最后一行，印发日期一般为送印日期。

(十六)石城化学公司办公会议纪要，眉首占首页的三分之一，印发日期印在横线上面发文机关标识的右侧，顺序号印在发文机关标识和印发日期中央的上面。密级和保密期限印在首页右上角。

第十一条公文各组成部分的其他标识规则，可参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用a4型，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，注重效用。

第十四条石城化学公司各部门、各单位的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。

第十五条石城化学公司各部门、各单位在各自职权范围内，可以互相行文。必要时，可以向省、市人民政府的有关业务部门行文。机关各部门一般不要直接向下属单位和下属单位的业务处(科)室行文。各部门之间可以通过电话、面谈解决问题的，尽量不要行文。

第十六条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第十七条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

第十八条向下级机关、单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十九条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十一条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章发文办理

第二十二条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十三条草拟公文应当做到：

(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发言语字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“㈠”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译文。

(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十四条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。

第二十五条公文送负责签发后，再由办公室审核，审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十六条公文由本机关负责人签发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。有的公文经授权可由办公室主任签发。

第六章收文办理

第二十七条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十八条认真办理往来文件，是办公室工作的一项重要内容。从事收文处理工作的人员应当遵守以下规定：

1.以高度负责的精神，准确、及时、安全地处理好每一份文件。

2.对公文运转的每一个环节，都要建立登记制度，避免延误、丢失。

3.遵守保密纪律和工作纪律，确保国家秘密安全，收文处理过程中的信息(办理情况、领导批示等)不得擅自对外提供。

4.注意把握来文需要办理事项的紧急和重要程度，切实做到急事急办，特事特办。

5.加强学习，精通业务，全面掌握情况，提高收文处理的工作质量。

第二十九条公司收文处理由总经理办公室机要秘书统一负责签收、登记，并进行审核，送由办公室主任签署拟办意见后，按照拟办意见进行分送、传阅和内部催办。审核的重点是：是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十条凡上级来文和送总经理办公室的文件都要逐件进行登记。登记内容包括收文日期、来文机关、文号、页数、标题等。

第三十一条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误，推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的机要部门并说明理由。

第三十二条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条机要秘书要及时掌握领导日程安排，适时提请领导阅处文件。遇有领导同志出差等特殊情况，机要秘书要调整传阅流程，避免因此置压文件，对重要的文件要特别请示办公室主任进行处理。

第三十五条机要秘书按照领导批示进行文件的后续运转，及时通知责任部门或单位取阅文件，确保领导批示事项得到贯彻落实。各部门和单位要根据机要秘书通知及时到办公室取阅文件，取阅文件的人员应在《每日文件收转单》上签署取阅人姓名和取阅日期，归还时在《每日文件收转单》上签署归还人姓名和归还日期。运转过程中出现延误、遗失的，由取阅人负责。

第三十六条传阅件应在3个工作日内退回办公室机要秘书，在此期间文件的复印、传阅等工作由责任部门按照有关保密规定进行。文件取阅人对该文件在责任部门运转的全过程负责，遇有部门负责人出差等特殊情况，须由指定的工作负责人进行办理，不得置压文件。对特殊文件和急件，要按特事特办、急事急办的原则进行办理。

第三十七条转各部门或单位办理的请示件和领导批示，由机要秘书负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。领导明确批示由牵头部门负责处理的文件，由牵头部门组织协调，直至文件办理完毕。

第三十八条有限公司与分公司间的公文传阅要做到及时，按照收文口径做好文件的催办、归档。

第三十九条凡符合下列条件之一的，可视为文件办结：

(一)已按领导批示认真承办，履行了处理程序并有结果;

(二)上级机关公文，已通过行文或其它方式贯彻执行;

(三)函件已明确答复;

(四)要求公司答复问题的来文已作出明确答复;

(五)应阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。

第七章公文归档

第四十条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和集团公司、石城化学公司的有关规定，及时整理(立卷)、归档。石城化学公司及其机关各部门的发文由总经理办公室负责立卷归档。立卷归档工作应在主管档案工作部门的指导下进行。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十一条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十二条代表石城化学公司外出参加重要会议后，应将会议文件、资料交总经理办公室立卷、归档。

第四十三条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。

第四十四条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十五条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第四十六条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十七条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十八条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十九条公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第五十条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十一条公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十二条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第五十三条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第五十四条机关合并时，全部公文当应随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十五条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章附则

第五十六条公文处理中涉及电子文件的管理，将依据国家和集团公司的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各单位可以制定本单位的试行规定。

第五十七条机关各部门和各单位的办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

第五十八条各单位可根据本办法，结合实际情况，制定实施细则。

第五十九条本办法自发文之日起施行。

第六十条本办法由总经理办公室负责解释。

第三篇：XX公司举办公文处理知识培训

GS举办公文处理知识培训，规范公文处理程序

为进一步规范公文格式，提高公文处理的质量和效率，提升办公水平，GS举办了公文处理知识培训，该公司主要公文拟稿人及管理提升信息报道人员参加了此次培训。

培训会上，该公司办公室主任根据《XXX有限公司公文处理办法》的通知精神，围绕公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、收文办理、公文归档和管理等八个方面对“公文处理办法”进行了系统的讲解，并对常见文件格式错误进行了分析，指出了公文序号、时间落款、页码设置等容易忽视的弊病及注意点。会议还通报了每月管理提升信息上报工作中存在的问题，要求各参训人员日后须以高度的责任感，严谨的工作态度，积极主动的工作热情撰写和上报公司重大事项、工作亮点、好人好事等信息，确保年度目标保质保量的完成。

培训深入浅出，具有较强的针对性和实用性，参训人员普遍觉得受益匪浅。(zly)

第四篇：公司产品报废处理

产品报废管理规定

1.0 目的

为有效控制不良产品的报废，使不良产品的报废做到合理、快捷，特制定本规定。

2.0 适用范围

凡本公司物料/产品报废(含半成品和成品、退货产品)均按此规定作业。

3.0 职责

3.1 申请报废的部门：负责对报废产品物料的清理及《产品报废申请单》填写，负责对报废产品物料的执行处理;

3.2 质管部门：负责对报废产品及物料的品质鉴定。 4.0 作业内容 4.1 报废品类型

4.1.1 因客户工程更改或工艺改进原因，而使原有产品物料报废。

4.1.1.1 由销售计划部发出更改及产品物料报废通知交仓库、质管部。

4.1.1.2 仓库接获报废通知后，先开具《产品报废申请单》交质管部、销售计划部、财务部、总经理，然后将所需报废的物料清理放置于报废区。

4.1.2 因存仓时间太久或因颜色不配套而导致的产品物料报废，货仓清理所需报废的产品物料，由仓库列出清单并以内部联络单通知质管部确认其品质状况。如质管部确认可以申请报废，则开具《产品报废申请单》交质管部、财务部、销售计划部(涉及客户的)、总经理签核，然后将产品物料放置于报废区。

4.1.3 生产(质检)过程中拣出的不良品或组装不良而导致的产品物料报废，生产部清理所需报废的产品物料，按“来料不良”和“生产不良”区分，统一放置于规定的区域。然后填写《产品报废申请单》交部门主管签核，如在正常损耗内的由生产部自行安排报废并上报质管部。超出损耗数报废的必须经质管部、生产部、生产副总，必要时销售计划部经理签核，数量在1000个以上报废的必须经总经理签核，方能执行报废。

4.1.4 由质管部的质检人员挑选出来的不良产品/物料(含退货产品)报废，质管部每天清理所需报废的产品物料，填写《产品报废申请单》并通知责任部主管确认，经确认后，由质管部经理、生产经理/副总核准，方能执行报废。

4.1.5 责任部主管接到通知后需在24小时内对不良产品进行确认，如超时未作确认的，不良产品将直接执行报废，损失直接扣罚责任部门。

4.2 报废品控制

4.2.1 质管部接获上述的《产品报废申请单》后，即安排人员对产品物料进行品质鉴定，物料与单据的核对必须在2个工作日内完成。

4.2.2 如产品物料与《产品报废申请单》所示内容不符或认为报废不合理，则将单据退回申请单位，要求其重新清理或重写单据。 4.2.3 如质管部确认无误，则签核单据并送相关部门签核，经批准后在相应的产品上挂上报废标识卡。

4.2.4 申请报废的部门依《产品报废申请单》核准的“处理方法”将产品/物料送到相关的执行地点进行报废。

4.2.5 外购产品物料放于“退货区”，由仓库统计数据报供应部，再由供应部通过供应商联络办理退货(如有相关指令即时报废的则即时处理)。

4.2.6如报废产品物料是组装件，仓库需退回生产部将可用配件拆除后方可报废。

5.0 本规定自发布之日起实施。

质检部