机关公文处理制度

制度不仅是社会治理的重要手段,也是国家与社会互动的竞技场,持续规训着各类主体的思想和行为,具有引领、规范、促进和保障等重要作用。那么，制度如何发挥其最大的作用呢？以下是小编为您收集的《机关公文处理制度》，仅供参考，大家一起来看看吧。

第一篇：机关公文处理制度

局机关公文处理制度

公文处理制度

一、收文处理：收文处理一般包括签收、登记、传阅、批办、承办、立卷、归档、销毁等程序。(1)所有来文均由办公室档案员统一签收、拆封、登记;(2)来文按党务、行政两大类分类，及时送办公室主任处理。办公室主任按照领导分工，签署传阅意见，送领导阅示后，然后根据领导批示意见，及时送班子其他成员和有关股室阅知承办。(

3)阅文者阅文后，应签署姓名、时间和具体明确意见。(4)领导开会外出学习、参观带回的公文(资料)应当交办公室作收文处理。(5)对“三密”文件资料，要定期清理，并按时归档、清退。所有文件不得擅自拆卸、横传、复印，防止出现失泄密现象。

二、文件的起草：按照业务分工由各股室负责起草，由办公室进行文字把关。

三、党组文件由党组书记签批后方可打印、盖章;行政文件由局长签批后方能印制、盖章。

四、负责拟文的股室和人员应将所有原件和所制公文一式两份交档案室，存档备查。

第二篇：局机关公文处理规章制度

第一章 总 则

第一条 为使局机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。

第二条 局机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则，严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

第三条 局办公室主管机局关并负责指导下级单位的公文处理工作，主要任务是：

(一)依据国家有关规定，制定机局关公文处理工作的各项具体规章、制度，并负责组织实施;

(二)负责机局关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作;

(三)起草、校核以和局局办公室名义制发的公文;

(四)负责公文处理中的督促检查工作;

(五)负责公文处理中的安全保密工作;

(六)对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训;

(七)负责与公文处理有关的其他工作。

第四条 局办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。

第五条 局机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。

第二章 公文种类

第六条 公文必须按国家规定的文种行文，公文的种类主要是：

(一)命令(令)

适用于依照有关法律规定发布规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

(三)指示

适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。

(四)公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于批转下级的公文，转发上级机关秒相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

(六)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(七)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。(凡请上级机关指示或者批复的公文，不得用“报告”)

(八)请示

适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。(“请示”就是“请示”，不得用“请示报告”)

(九)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(十)函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批复。(即使是向有关主管部门“请求”批复，也不得用“请示”)

(十一)会议记要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。

(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。(文号应编主办机关的文号)

(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

(三)紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”，标注在首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。紧急电报应当标首页的等级栏内，标明“特急”、“加级”、“平级”。

(四)发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发文机关之下，横格线之上正中位置。年份不能简写，置于中括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。

(五)上报公文，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。

(六)公文标题，应当准确简明扼要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转公文，标题应当避免使用重复用语。

(七)主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议记要”等，主送机关可以列在正文之后。

(八)公文如有附件，应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明主件发文字号。

(九)公文会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“(此页无正文)”。

(十)成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准;电报以发出日期为准。

(十一)文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。

(十二)公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。

第八条 公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。

公文用纸一般为16开型(260×184)，涉外公文采用国际标准A4型(297×210)。左侧装钉。

第四章 行文规则

第九条

上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。

平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。本局各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。

第十条 各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。

第十一条 本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。

第十二条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，除领导交办事项外，“请示”不得直接送领导个人。

第十三条 报告中不得夹带请示事项。

第五章 收文办理

第十四条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第十五条 收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文，均应编号登记。

第十六条 文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况，查对清楚，编号登记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺，交机要交通部门投送。

第十七条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。

第十八条 承办单位应当抓紧公文办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的，应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况。

第十九条 拟草公文应当做到：

(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

(二)情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点符号准确，编幅力求简短。

(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。

(四)转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。

(五)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。公文结构层次不宜过多。

(六)必须使用国家法定计量单位。

(七)用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

(八)二级单位代厅拟稿，应当按公文格式打印或者用方格纸誊正，经领导人签署上报。(并附报文稿磁盘)

第二十条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十一条 公文本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，必须由正职或主持的副职签发;经授权，有的公文可以由办公室主任签发。

第二十二条 审批公文， 主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。圈阅要注明时间。

第二十三条 草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。

第二十四条 公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、会签，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和有关规定。

第二十五条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印外，经厅领导人或办公室主任批准，可以翻印、复印，翻印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得翻印、复印。不得密电明复，明电密电混用。

第二十六条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。

第二十七条 凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文，厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善，保证定期移交档案室归档。同时将公文全文扫描，录入微机，发送至厅办公室，处室办理公文所列事项需要该公文时，收发室应提供复制件。如转发公文，应将该公文送至办文处室，并注明公文去向。

第二十八条 厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急，及时提出拟办意见送厅领导批示，或者发送有关处室、部门办理。紧急公文应当提出办理时限。

除特殊情况外，厅领导不受理未经办公室登记、注批的公文。

第二十九条 对需送几位厅领导传阅或传批的公文，由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并作记录，避免漏传、误传或延误。除厅领导另有指示外，不应将公文在厅领导之间自行传递。

第三十条 经厅领导批示的公文，或办公室注请各处室、部门阅处的公文，由收发室或办公室秘书送达，各承办处室、部门要签收、登记。

第三十一条 各承办处室、部门应当抓紧公文的办理，不得延误、推诿。对不属于本处室、部门职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回厅办公室并说明理由。

第三十二条 送厅领导批示或者有关处室、部门办理的公文，厅办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

第三十三条 公文办理后要注意保存，每半年清理一次，交档案室归档。厅机关会议资料和外面开会带回的资料，须在会议结束后一个月内交档案室归档。

第六章 发文处理

第三十四条 凡以本厅名义和厅办公室名义制发的公文笔调，首页均应用《湖南省交通厅发文稿纸》。文稿制作后，由主办单位负责人签字后经有关处室会签，再送办公室核稿。未经办公室核稿的公文文稿不得直接送厅领导审批签发。

第三十五条 行文应确有必要，注重实效，控制数量，力求简短。已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项，不行文;会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话，一般不再行文;贯彻上级文件精神，不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的公文。

第三十六条 送核文稿应做到符合政策，观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文风端正，同时要力求文字精炼，用语规范，格式正确，杜绝形式主义和繁琐哲学。

第三十七条 厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。文稿校核的基本任务是协助厅领导保证公文质量。文稿校核的内容是：

(一)报批程序是否符合规定;

(二)是否确需行文;

(三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现行文意图，并同现行有关公文相衔接;

(四)涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见，履行了会签手续;

(五)所提措施和办法是否切实可行;

(六)人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。

核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握文秘常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。

第三十八条 对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。

第三十九条 文稿如需作较大修改，应与起草单位协商或请其修改。

第四十条 文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅并签发，最后送机要室编写文号。

转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经主管厅领导同意后签发。

第四十一条 凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我厅会签。会签时，先由相关处室(部门)提出意见，再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的，编我厅文号;业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。

第四十二条 文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送机要室，由机要室交档案室存档。

第四十三条 凡本厅产生的公文，印制装订盖章后，由办文处室(部门)到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室(送)寄。厅机关及附近单位的公文一般直接送达(不通过邮局)。邮寄一般一天一次，急件随时送寄。

文 印 事 务

第四十四条 厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务，原则上不承印私人和外单位文件、材料。厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等，应由各处室、部门自行打印好后，交打字室印制。特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料，须经厅办公室负责人同意。

第四十五条 打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务，需印件应先送厅办公室，由厅办公室核定印制数量，统筹安排后，交打字室、复印室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题，各处室、部门亦应告知办公室处理，一般不直接同打字室、复印室联系。

第四十六条 打字室、复印室应热情为机关服务，准确熟练地掌握和使用公文排印标准，努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下，对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时，应按照轻重缓急，抓紧处理。

第四十七条 复印室应坚持定时开机复印。非急件，每天上午11：00—12：00，下午4：30—5：30，急件经办公室负责人同意，随到随印。

第四十八条 厉行节约。厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料，打字室、复印室应杜绝浪费，熟练掌握速印、复印技巧，严格按核定数量印制公文。

第四十九条 厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。

第三篇：机关公文处理要点

一、公文的分类

(一)按行文方向分：上行文、平行文、下行文三类。

上行文：下级机关向上级机关报送的公文。常见的有：请示、报告等。

平行文：平级机关或不相隶属机关相互往来的公文。常见的有：函。

下行文：上级机关发给下级机关的公文，一般带有指令性或规范性。常见的有：命令、指示、决定、决议、批复、、通知、意见等。

(二)按公文来源分：发文、收文两类。

发文：由本机关制成并向外发送的公文。包括转发、批转的公文。

收文：由外机关制成并发送到本机关的公文。包括上下级来文、平级来文和不相隶属单位的来文。

(三)按公文涉密程度分：密级公文、内部公文、公开性公文。

密级公文又分：绝密、机密、秘密。 内部公文介于机密性和公开性之间。

(四)按公文内在属性分：领导指导性公文、呈报性公文、

- 1家机关成文日期用汉字。决议、决定、规定、会议纪要等不需要标明主送机关的公文，成文日期用圆括号标注于标题下方居中位置。党的机关公文应署名于正文的右下方。国家机关公文，单一制发的公文落款不署名。单一行文成文日期应右空4字，联合行文的成文日期应左右各空7字。

(五)公文排版：党的机关公文16开型，每面20行，每行25个字;国家机关公文A4型，每面22行，每行28个字。

(六)上行文的签发：上行文需要在横隔线标识签发人的姓名。平行排列于发文字号的右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字。签发人后用冒号。上行文应在正文后用圆括号标明：联系人姓名、联系方式。

四、发文办理程序

(一)起草：要求：符合政策、法律法规及上级指示，完整准确体现发文机关意图并于有关公文相衔接;全面准确反映客观情况，提出的政策、措施切实可行;观点明确，情况属实，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确;开门见山、文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正;人名、地名、时间、数字、引文准确;文种、格式正确。公文起草可由党政办或相关职能部门进行。

(二)送审：起草结束后，应填写发文文稿纸送相关领导审签，先由分管领导审核，再由发文机关主要领导审签。联合发文应由联合发文的机关主要领导审签。

- 3公室领导处理，由领导提出拟办意见。

(四)阅批：拟办意见提出后，秘书应按拟办意见将公文送主要领导阅批。

(五)分送：按主要领导意见，将公文送相关分管领导或部门处理。

(六)承办：分管领导传阅后，提出承办意见，转办公室送相关部门或人员承办。

(七)催办：办公室秘书应对领导、特别是主要领导批示的公文进行催办。

(八)存档：公文处理结束后，办公室应将领导批示的公文迅速收回，放入文件柜的相关单位或部门栏内进行存档，凡是收文登记簿有的均应存放，不得丢失。

(九)装档：按档案处理要求进行。

办公室是司令部、参谋部、指挥协调部、后勤保障部。 办公室的三个服务：为领导服务、为机关服务、为基层服务。办公室三件事：办文、办会、办事。

办公室的三个强化：要强化办公室牵头协调的作用，强化当好耳目、外脑、助手作用、强化当好桥梁、纽带功能。

办公室的五个转变：从被动应付向主动超前谋划转变;从注重日常工作向顾全大局转变;从务虚向务实转变;从按部就班服务向效率优先服务转变;从无差错服务向出精品服务转变。

办公室三个满意：领导满意、部门满意、基层和群众满意。

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第四篇：党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》解读

发布时间：2013-09-10 来源：

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《党 政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，自2012年7月1日起施行;新的《党政机关公文格式》已由国家质检总局、国家标准委发布，自2012 年7月1日起正式实施。这次实施的《国家党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，是在《中国共产党机关公文处理工作条例》、《国家行政机关公 文处理办法》和《国家行政机关公文格式》基础上制定和修订的，其最大特点是解决了原来党的机关和行政机关存在两部公文处理法规、两个公文标准、两种公文处 理方式的问题，首次统一和规范了党、政机关的公文处理。 为便于大家理解和执行，下面就新制定的《党政机关公文处理工作条例》和新《党政机关公文格式》重点是变化之处进行一下解读,同时就我们公文实际拟制工作中易出现的问题进行一下剖析。

一、《党政机关公文处理工作条例》的主要特点

这次新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》在一定意义上综合了《中国共产党机关公文处理工作条例》和《国家行政机关公文处理办法》。其主要特点有以下几个方面：

第一，统一了公文的定义。“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

第二，统一了公文种类。原 来党的机关公文种类有14种(决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要)，原来行政机关公文种类有13种 (命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要)，两者之间只有9个文种是相同的。新实施的《国家党政 机关公文处理工作条例》规定的公文种类有15种(决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要)，可 以理解为是在行政机关公文种类基础上增加了党的机关的“决议”和“公报”两个文种。这里大家注意，除了文种种类统一以外，还有一点就是“会议纪要”改成了 “纪要”。

第三，统一了公文构成要素。这方面变化较多。一是公文格式要素进行了调整。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急 程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成;行政机关公文一般 由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印 发机关和印发日期等部分组成。这次进行了统一，规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要 素，取消了主题词格式要素。二是公文格式要素编排有较大变化。进一步细化了特定格式公文的编排要求，新增了联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令 (令)首页版式等式样。

第四，统一了行文规则。这方面，变化不是很大，基本规则没有大的变化，主要是作了进一步的细化和明 确。一是行文要确有必要，讲究实效。二是行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。三是向上级行文原则上主送一个上级机关，部门向上级主管 部门请示、报告重大事项，应当经本级党委或政府同意或者授权(属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门)，请示应当一文一事，不得在报告等非请 示性公文中夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文(新增 加)。四是向下级机关行文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府中提出指 令性要求，涉及多个部门协商不一致的不得向下行文。五是同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。六是部门内设机构除办公厅(室)外不得 对外正式行文。 第五，统一了公文处理工作。将原来《中国共产党机关公文处理工作条例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公 文签发”、“公文办理的传递”、“公文管理”、“公文立卷归档”、“公文保密”和《国家行政机关公文处理办法》中的“发文办理”、“收文办理”、“公文归 档”、“公文管理”统一规范为“公文拟制”、“公文办理”、“公文管理”三大类一系列相互关联、有序衔接的工作，从而使公文处理工作更加规范、科学。主要 变化有：在公文拟制方面，要求“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”;在公文管理方面，增加“发文立户”的规定，要求新设立的机关应当向本级党委、政 府的办公厅(室)提出发文立户申请。

二、《党政机关公文格式》的主要新变化

新《党政机关公文格式》对标准结构和装订要求进行了适当调整(如纸张白度由85%-90%调整为80%-90%，骑马订或平订两订外订眼距版面上下边缘由1/4处调整为各70mm处)，变化最大的是公文格式要素及其编排的调整。

第一，对公文格式要素的划分进行了调整。新 标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分(原标准是划分为眉首、主体、版记三部分)。明确规定，公文首页红色分隔线以上的部分称为版 头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于 版心外。

第二，对公文格式要素进行了调整。新增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定;单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;同时，删除了主题词格式要素;没有了“印制份数”格式要素要求。 第三，对公文格式各要素编排进行了较大调整。如 将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列;又如删除“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起”规定，要求 如有多个签发人按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

第四，对成文日期中的数字格式进行了调整。由原来的汉字标全改为阿拉伯数字标全。年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编01)。

第五，对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令(令)格式、纪要格式版式等式样。

第六，新增加了页码格式要素。明 确规定公文页码作为格式要素不可少。大家注意，原《中国共产党机关公文处理条例》有印刷分数，原《国家行政机关公文处理办法》没有，新的《党政机关公文处 理工作条例》的公文要素中也没有印刷分数，而把原《中国共产党机关公文处理条例》和原《国家行政机关公文处理办法》都没有提出的“页码”作为公文的要素之 一。

综上，主要变化可用六句话来帮助记忆：主题词和份数不再标;密级紧急左上角;机关署名不可少;成文日期用数字;公文页码别忘了。

三、《党政机关公文格式》各要素编排规则解读

这里重点对公文格式要素及其编排作一简要梳理和归纳，便于大家理解和掌握。 第一，版头部分

由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。

1、份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2、密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3、紧急程度。公 文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度， 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而 下分行排列。

4、发文机关标志(注：原称“标识”现称“标志”)。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二 字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称(一般党的机关这样使用，不加“文件”二字)。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐 使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二 字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5、发文字号。发文字号是发文机关按照 发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注; 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文 字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6、签发人。上行文应当标注签发人 姓名，签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置(即与 发文字号同处一行)。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次 均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7、版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 第二，主体部分

由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分。

1、标题。是 对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行 时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。(注：原《国家行政机关公文处理办法》规定： “公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，而新《党政机关公文处理工作条例》对此没有作专门要求,实际使用中是否加标点可根据需要或 视省政府办公厅使用情况而定。

2、主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3、正文。公 文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、” “

(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行28个字。

4、附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5、发文机关署名、成文日期和印章。有 四种不同的情况。一是加盖印章的公文(公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符)。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出 现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印 章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出 版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章)。二是不加盖 印章的公文(电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章)。单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文 机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发 文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签 名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空 四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对 齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。四是特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发 人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

6、附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。

7、附件。公 文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一 行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第 一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 第三，版记部分

由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

1、版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2、抄送机关。除 主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对 齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将 主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3、印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机 关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编 虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字(注：原来我们一直随省政府办公厅用“印”字)。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分 隔线隔开。

第四、公文的特定格式

1、信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称， 居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细)，距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗)，线长均为170 mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上 而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印 发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。

2、纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪 要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿 宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同 出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。 第五，其他情况说明

1、页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

2、公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

3、公文中计量单位、标点符号和数字的用法。按国家标准执行。

四、公文拟制常见错误剖析

公文拟制工作中，我们经常遇到一些问题不知如何处置，甚至出现了许多“习惯性错误”。这里，梳理归纳了公文拟制中最常见、易忽略的一些问题并进行剖析，有些内容是对《党政机关公文格式》各要素编排规则的重复和强调，目的是进一步引起大家注意，避免再犯此类错误。

(一)违反行文规则。公 文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题主要五个方面：一是直接报送省体育局领导同志个人。按照规定，除局领导同志交办事项和确需直接报送审批的 少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送局领导同志个人(有的单位认为直接报领导同志更快捷、更明确，报局里怕批到其他领 导那去，这样既不符合公文处理的规定，也违反了正常的工作关系)。二是多头报送。主送省体育局的请示、报告，不能再同时报送有关处室，也不能再同时报送局 领导同志个人。如遇有情况特别紧急确实需要分送有关局领导的，应在文件的首页注明分送情况。邀请局领导出席有关重大活动，不能分别向局领导本人报送请柬， 原则上应向省体育局写出请示，统一协调安排(有一个市有个活动，给每位局领导都送了请柬，本意是不错，但造成很大被动)。三是越级行文。按照规定，省体育 局不受理直属单位内设处室和县级政府、县级体育部门的请示、报告。县级政府或县级体育部门如果有问题需请示省体育局的，可以先向其上一级部门(市政府或市 体育局)呈文，由其上一级部门再向省体育局呈文。四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这是基本规矩。如果一文数事，把几个属于不 同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。如，某中心关于备战第十二届全运会夏训工作动员会议及有关经费的请 示，此件中既邀请局领导参加会议，又申请有关经费，这些事项分属不同的局领导分管，没法报批，应一事一文分别报送。五是不经协商或协商不一致行文。这里要 强调，局机关各处室涉及经费的公文在送办公室审签前要送经计财处审核同意并签署意见，涉及法律法规的公文在送办公室审签前要送经法规产业处审核同意并签署 意见。

(二)文种适用常见错误。主要有三个方面：一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有 的单位把向省体育局请求批准事项的“请示”写成“报告”;有的单位向省体育局写的“报告”中含有请示事项;还有就是一份请示中包含多项请示事项。二 是 “请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关(领导)。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批 准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个 文种(除单位或处室在参加国家或省会议后向省体育局提出我省(局)贯彻落实意见时可以使用“意见”文种，如××关于贯彻落实全国体育某会议精神的意见外， 一般情况下使用“请示”和“报告”文种)，其他文种不能用。省体育局办公室曾经收到个别中心《关于处罚××同志的决定》、《关于呈报×× 的报告》、《关于解决××经费的申请》、《关于××情况的说明》，这都是不正确的，说明对文种使用范围和写作还不清楚。

(三)“签发人”常见错误。按 照规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于 发文字号右侧(下行文一般不标识签发人)。这方面，出现的问题比较多，很多报省体育局的“请示”、“报告”没有签发人，这是不规范的。二是签发人不正确。 “主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各直属单位上报省体育局的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出 访、健康等原因，可由主持工作的负责人(不是分管负责人)签发。个别单位请示件签发人是分管同志，这是不对的。三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发 人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。这一点，大家要注意。四是签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照 发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行(上行文的发文字号与最后一个 签发人姓名同处一行)。

(四)公文标题常见错误。公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关+关 于××(事由)的+文种”。常见错误主要有: 一是要素不全。发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的 情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费，给省体育局打了个请示，标题是“某某中心关 于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”;再比如，某某中心就某事提出意见请省体育局批复，经局里研究同 意某中心的请示，这时有职能处室代省体育局起草批复时，标题用“省体育局关于某事(某意见)的批复”，这也是不对的，应该是“省体育局关于同意某事(某意 见)的批复”。三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字(注意字体)，编排于红色分隔线下空二行位置(注意位置)，分一行或多行居中排布;标题折行时词组 不能拆开，以防止引起歧义;标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排行;标题排列应当使用梯形或菱形(原来下发文机关一 般单独一行，新的格式没有作明确规定)。四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”(本次新格式 未作明确要求，建议仍按原规定执行)，但实际公文制作中，与该规定相违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意 见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”，“关于印发《某某市体育局局财务管理办法》的通知”，等等。此处的“意见”、“决定” “办法”都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”、“转发某某局关于向某某同志学习决定的通知”、 “关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知”。有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发‘某某工作管理暂行规 定’的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。

(五)主送单位常见错误。除 命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关(也就是抬头)，并使用全称或者规范化简称。一是上行文只能标注一个主送机关(个别情况如抬头“省 委、省政府”除外)，给省体育局报文不能写给处室(如果省体育局内设机构如办公室、人事处等可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用 “函”);二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则;不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号 隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。如省政府办公厅发文抬头写成“各设区市人民政府，各县(市、区)人民政府，省政府各部门”，省体育局 发文顺序是“各市体育局，机关各处室，各直属单位”，而如果省体育局发文抬头写成“各市体育局、机关各处室、各直属单位：”就是不正确的。三是编排不正 确。要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。这方面大家要注意。

(六)结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一 是结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“

一、”、“

(一)”、“1.”、“(1)”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有 的第一层用了第二层或第

三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。通常，只有两个层次时，可分别用“

一、”“1.”标识(数字序号 后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“

1、”)，“

(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是„„”或“首先、其次、第三„„”等。二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。这方 面，大家要注意。三是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号(一般单独成行),第二层次以下的标题后均应加标点符号(一般不单独成 行)。经常见到要么都不加标点符号，要么全加标点符号，这都是不正确的。

(七)字符使用上容易出现的几个错误。一是汉字 “○”用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替;二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“〔〕”或小括号“()”代替;三是单书名号 “〈〉”用大于、小于号合在一起形成“<>”代替;四是分隔符“.”用小数点“.”代替;五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上 问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。

(八)数值范围表述常见错误。常 见的错误有：4-6%、0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，如 “5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4 月”，但不能用“2000-2005”、“3-4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成 “

三、四天”、“七八十年代”不能写成“

七、八十年代”。

(九)引用(引文)常见错误。一是引用公文不规范，往往只引发文号 或不引发文号。根据规定，文中多次引用同一文件，应先引发文机关(有时可省略)、标题，后引发文字号(用括号括住),再次出现时可直接引用发文字号，无文 号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范，出现诸如“现将《×××实施 方案》(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制 度、方案时，引用其标题时应放在书名号之内(其余放在书名号外)，如上例应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上，请提出修改意见”。三是使用 非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下简称×××” 首次出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。四是标点符号使用错误。文中直接引用语一般要用引号标明，凡将引用语独立来用，末尾的标点应放在 引号的里边，凡将引用语作为作者自己话的一部分，末尾不用标点(是一句话的最后时，句号放在引号外)。许多公文在这方面经常用错。

(十)阿拉伯数字与汉字混淆。规 范用法：一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如，五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、 “十二五”规划、五易其稿等。二是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月 二十

三、七七事变、十几个人、几千分之一等。三是统计表中的数值(正负数、小数、百分比、分数等)以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数 字。如改革开放30年来、下午5时前报到、公元前2500年等。实际使用中，也有一些情况，具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的，允许灵活变通。比 如，整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字;比较孤立的普通数量结构(数字加普通量词)，如果是十以下的整数用汉字就较得体，如 一个人、三本书、看了十遍、三项议题等;用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等表示的约数一般使用汉字，但如果文中出现一组具有统计 和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯数字，如“通过几年的发展，该区已入驻企业35家，总投资近20亿元，2010年完成税 收5000多万元。”

(十一)容易用错的词。一是“截止”与“截至”。 从意思上讲，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。从用法上来说，“截止”后不能带时间宾语，不能说“截止昨天”或者“截止某 月某日”。 “截至”后面必须带时间宾语，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就与“截至”的意思相同了，可以在后面带宾语。例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”与“制订”。“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成;“制订”强调方案、计划等形成过程。 “制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等;“制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多;“制 订”表示具体形象者居多，公文中习惯用于具体规章制度的订立，如“研究制定体育产业发展规划”应该是“制订体育产业发展规划”。三是“其它”与“其他”。 据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体; “遵照”带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。“按照”是介词，“遵照”是动词，如“按照×× 同志的指示精神„„”，应写为“遵照×× 同志的指示精神„„”。五是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”，不能用“报导”。六是“期间”与“其间”。在使用时，“其间”前面总有一段关于时 间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。 “期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。“期间”不能单说，而“其间”可以单说，如“期间，对文件修改 了20多次。”应写为“其间，对文件修改了20多次”。七是列举完后“等”的用法。有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城 市”，还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”，这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

(十二)语言表述不够规范。我 们工作中遇到的主要问题有三方面：一是请示事项表述不清楚。如某中心向局里写了一个购买设备的请示，文中提到，因某某原因，需要购买价值为多少的设备，最 后是妥否请批示。从公文中看不明白，你是购买设备这个事是需局里批准，还是向局里申请购买设备的费用。后经了解，是申请经费。既是申请经费，请示内容就要 明确落到申请经费上。二是语言不简洁精炼。公文应当观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲(不拐弯抹角)。我们遇到比较多的问题是总怕说不清 楚，长篇大论，过多地论述目的、意义等，公文应该简短，把事说清楚即可。三是字词不规范。公文有一套自己的规范常用语言(开端用语、承启用语、表态用语、 征询用语、结尾用语等)，我们要尽可能地使用公文语言。如：开端用语：据、依据、按照、根据、鉴于、由于、随着等;期请用语：敬请、恳请、报请、望、希 望、盼等;综合用语：为此、据此、值此、综上所述、总之等;结尾用语：以上请示当否，请批复;妥否，请批示;上述意见如果可行，请批准;以上报告如有不 当，请指示;特此函告;特此布告等。

(十三)“附件说明”常见错误。附件是正文的一部分，这一点容易忽视，因此公文如有附 件，应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”(不能标注到成文日期之后)。一是标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文如有附件，在正文下空 1行(常见错误是在正文下空两行或多行处标注)左空2字用3号仿宋体字标识“附件：”(常见错误是标识为“附：”或“附表：”)，后标附件名称。二是标点 符号易出错。附件名称后不加标点符号(常见错误是名称后加标点符号)。三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码(常见错误是标识附件序号时未按规定 使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行);多个附件或附件标题有折行时(常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序 号”对齐)正确标识方法是：

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX

(十四)落款(发文机关署名、成文日期)和印章使用要注意。前 面已说到，这次新标准将党委系统和政府系统做法进行了统一。这里有五个注意事项：一是发文机关署名。今后所有公文都必须加上发文机关署名，这是一个新的变 化和要求，必须引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由汉字标注改为用阿拉伯数字标注，这也是一个新的变化和要求，必须引起注意。成文日期，注 意不能按拟稿日期标注，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准;领导签发的，以签发日期为准;联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准;法规性文 件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期;特殊情况署印发日期，如电报。三是编排位置。分两种情况：加盖印章的公文，标准规定， 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、 端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印 章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章)。不加盖印章的公文，一般 情况下，电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章(实际中我们几乎用不到，了解一下即可)。单一机关行文时，在正文(或附 件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成 文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。四是联合行文印章。为防止出 现空白印章，一般将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不 得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。首排印章顶端应当上距正文(或 附件说明)一行之内。五是“此页无正文”的错误。机关署名、成文日期和加盖印章与正文必须同处一面，当公文排版后所剩空白处不能容下时，应采取调整行距、 字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法，务必使机关署名、成文日期、印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(十五)“附注”常见错误。附 注一般是对公文的发文范围，联系方式，使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县级”，“此件公开发表”等 等。常见错误，一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。二是上行文没有附注。按规定，请示、报告、意见、函等 上行文应附注“联系人”、“联系电话”，常见到有些单位给省体育局的上行文(特别是请示件)没有附注联系人，这是不正确的，也不便于及时沟通相关事项。三 是附注应用范围不清楚。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。 (十六)“附件”常见错误。公 文附件是正文，这一点很多同志认识不到，往往不够重视，如果应有附件而没有附件或使用不当，就会影响工作。常见错误：一是应有未有。以下五种情况应当有附 件：正件是贯彻落实局领导批示精神的，要附上领导批示签的复印件(必要时附原件);正件内容涉及到有关政策或需提供局领导参照的，要附上附件(会签件要附 上会签意见件)，以便局领导做出决策;正件是邀请局领导出席会议或活动的，应当附上日程安排，需领导讲话的还要附上代拟稿;正件是需要以省体育局名义给省 政府或国家体育总局行文的，要附上代拟稿;当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是“附件”与正件混淆。比如，印发或转发讲话、规 章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件处理，是错误的(根据规定，印发(转发)讲话、规章和文件时，如已在标题中明确印发(转发)内容的，所印发或转发 的讲话、规章和文件应作为正件;而文件标题未明确转(印)发内容，且需对正件作补充说明的其他材料，应以附件形式处理)。三是标注位置和字体不正确。标准 规定，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件” 字样，有序号时标识序号,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字体用3号黑体，后不加“：”。附件标题居中编排在版心第三行(也就是说“附件” 与“标题”之间要空一行)。特别是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版记”之后。

(十七)“抄送机关”常见错误。抄 送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。常见错误：一是没有使用全称或者规范化简称、统称。二是标点符号用错，没有按照“同一性质、层级 的抄送机关用顿号隔开，不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号，特别是在“最后一个抄送机关后标句号” 方面常出错。三是字体字号用错。一般用4号仿宋体字，左右各空一行编排。注意：不是3号仿宋体字，不是顶格也不是空两字，这方面特别容易用错。四是使用 “抄报”等字样，公文处理办法中没有“抄报”、“报送”，无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。

(十八)“印发机关”和“印发日期”常见问题。一 是字体问题。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，常见错误是用成3号字体。二是编排位置问题。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，“印发机关” 左空一字，“印发机关”右空一字。三是“(×年×月×日印)”与“(×年×月×日印发)”问题。省政府办公厅的做法一直是使用“(×年×月×日印)”，主 要考虑上行文用“印发”不合适，为体现一致性，省体育局原来也要求使用“(×年×月×日印)”。这次新的要求是使用“(×年×月×日印发)”。四是印制份 数问题。新的格式对此未做明确规定。

(十九)制作复合体公文常见错误。印发、转发公文也称复合体公文。拟制此类公文常不些地 方不清楚，要注意：一是“印发”、“转发”、“批转”不要混淆。特别是一些单位经常把“转发”与“印发”用错。“印发”的原文制作和来文渠道是本机关; “转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关;“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。二是不要将印转文件当附 件处置。在格式上表现为以“附件”的方式标识附件名称，将被印转的文件置于版记之后。制作此类公文的原则是：印发或转发讲话、规章和文件，如已在文件标题 中明确的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文，如“关于印发某某同志在全省体育工作会议上讲话的通知”、 “关于转发《党政机关公文格式》的通知”，某某同志的讲话、《党政机关公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出现，这时处于复合体公文前面的“通知” 作用和地位类似于“按语”或“编者按”。三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件和与其前面的“通知”或其他文种本身出现两套格式，各有各的成文 日期，各有各的印章，各有各的版头、版记等。此时要进行必要的技术处理，具体办法是：去掉被转发文件的版头、版记，将其发文字号移至被转发文件标题的右下 侧;去掉被转发文件的主送机关;将被转发文件的发文机关移到其标题之下(或以括号标注)，若其已在复合公文标题或“转发语”里出现，则可省略;去掉被转发 文件的印章;去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下(或以括号标注)。四是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中，经常遇到逐级层层转发公文 的情况，如果按照标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关+“关于转发”+被转发文件的发文机关+被转发文件名称(或其主要内容)+文种，但这 样往往造成两种情况，一个是标题冗长繁琐，二个是成分多余，一个标题中多次出现“关于”“转发”、“通知”，就会出现类似“某某中心(市体育局)关于转发 《河北省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》的通知” 这类的标题。拟制此类标题时一定要掌握一个原则，即无论层次多么繁杂，无论转发多少通知，标题中只能出现1次“关于”，最多只能出现两个“通知”。解决办 法主要有四：①直接转发第一个发文机关的通知(省略法)。如标题“某某市体育局转发《省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》”，可以将 其改写为“某某市体育局转发国家体育总局关于某某问题的通知”(注：凡是批转、转发、印发的公文，如果被转发、批转或印发的文件标题中有“关于”二字，那 么标题中的第一个“关于”，即本级机关后的“关于”应该删掉，标题中只保留被转发、批转或印发文件的“关于”，同时转发标题的文种“通知”也要省略);② 抽取被转发文件的核心自拟标题(概括法)。如“某某市体育局转发河北省体育局转发国家体育总局关于进一步做好群众体育工作的通知”，可改写为“某某市体育 局关于转发进一步做好群众体育工作的通知”。③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号(替代法)。如“某某省委关于贯彻落实中发〔1989〕12号文件 精神的通知”、“某某市人民政府办公室关于贯彻省发〔2005〕23号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知”(采用替代法时，最好不要只写文 号，要尽量在标题中标明事由主旨，让人一目了然，也便于查询)。④直接转发原文件(直转法)。转发的是法规、规章如层次太多可直接转发，如标题“某某市体 育局转发省体育局关于转发《全民健身条例》的通知”，可以将其改写为“某某市体育局关于转发《全民健身条例》的通知”。

以上，结合工作实践，就《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》进行了简要梳理和解读，就实际操作中易忽略或常见问题进行了剖析，与大家交流，以期对规范省体育局系统公文拟制工作能有所帮助。不妥、不对之处，谨请谅解并欢迎指正。

衷心感谢大家对我一直以来特别是在办公室工作期间的大力支持，工作中不到之处也敬请包容。谢谢!

第五篇：公安机关公文处理办法

青海省公安厅公文处理办法

(2016年3月制定) 第一章 总 则

第一条 为进一步推动公安厅机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，切实提高公文处理工作的质量和效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅、省委、省政府、公安部关于做好公文处理工作的有关规定，制定本办法。

第二条

公安厅公文处理办法，执行中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》和省委、省政府公文处理有关规定，并参照执行《公安部公文处理办法》的有关规定。有关公安边防、消防、警卫部队管理方面的公文种类，同时参照执行中央军委发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》中的有关规定。

第三条

公安厅公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 公安厅公文处理工作应当遵循以下基本要求：

(一)凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不再制发文件;现行文件规定仍然适用的，不再重复发文;没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发。

(二)严格控制文件规格，能以信函格式印发的，不以文件形式印发;能通过本业务系统发文解决的事项，不得以公安厅党委或者公安厅办公室名义印发。

(三)切实减少发文数量，凡是能通过电话、传真、青海公安信息网解决问题的，不印发文件;已经公开发布的公文，不再发文转发。

(四)文风清新简练，反对空话套话，力戒形式主义，突出思想性、针对性和可操作性。

第二章 公文种类

第五条 公安厅公文种类主要有：

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)命令。适用于任免公安边防、消防、警卫部队警官、文职干部职务，授予、晋升或者取消公安民警及公安边防、消防、警卫部队警官警衔，奖励有关单位及人员。

(四)令。适用于依照有关法律、法规发布部门规章;宣布施行重大强制性行政措施。

(五)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(六)公告。适用于向社会宣布重要事项或者法定事项。

(七)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(八)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。

(十)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(十一)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(十二)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 (十三)批复。适用于答复下级机关请示事项。 (十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十五) 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第六条 公安厅公文格式类型主要有：

(一)中共青海省公安厅委员会文件。分为上行文格式和下行文格式。

上行文格式适用于：

公安厅党委向青海省委、公安部党委、省委纪律检查委员会、省委政法委员会、省委有关部门或者有关领导同志的报告;

公安厅党委向青海省委、公安部党委、省委纪律检查委员会、省委政法委员会、省委有关部门或者有关领导同志的请示;

公安厅党委向青海省委、公安部党委、省委纪律检查委员会、省委政法委员会、省委有关部门或者领导同志就重要问题提出见解、处理办法和意见建议。

下行文格式适用于：

公安厅党委向各州、市公安局党委下发的重要工作部署、决定、规定、意见等有关全局性文件;公安厅党委召开的重要会议文件;通知、通报、批复;公安厅党委与其他部门党委(党组)会签的重要文件。

(二)中共青海省公安厅委员会信函

适用于公安厅党委与其他部门党委(党组)或者地方党委商洽工作、询问或者答复问题，向无隶属关系的有关部门请求批准事项;

适用于公安厅党委下发给各州、市公安局党委的阶段性工作部署;

适用于公安厅党委下发给各州、市公安局党委的决定、意见、通知、通报、批复;

适用于公安厅党委下发给厅属各单位党组织的通知、通报。

(三)青海省公安厅命令 (四)青海省公安厅令

(五)青海省公安厅文件。分为上行文格式和下行文格式。

上行文格式适用于：

公安厅向省委、省人大常委会、省政府、省政协、公安部、省军区、省委纪律检查委员会、省委政法委员会或者省委办公厅、省人大常委会办公厅、省政府办公厅以及有关领导同志的报告;

公安厅向省委、省人大常委会、省政府、省政协、公安部、省军区、省委纪律检查委员会、省委政法委员会或者省委办公厅、省人大常委会办公厅、省政府办公厅以及有关领导同志的请示;

公安厅向省委、省人大常委会、省政府、省政协、公安部、省军区、省委纪律检查委员会、省委政法委员会或者省委办公厅、省人大常委会办公厅、省政府办公厅以及

有关领导同志就重要问题提出见解、处理办法和意见建议。

下行文格式适用于：

公安厅下发的公安工作计划、重要工作部署、规定、决定、意见等有关全局性文件;省委、省政府、公安部领导同志在公安厅召开的会议上的讲话;全省公安会议、全省公安局长会议和全省公安局长座谈会文件;工作通知、通报、对下级公安机关请示问题的批复;公安厅与其他部门会签的重要文件。

(六)青海省公安厅任免通知

适用于公安厅党委或者公安厅决定的有关人员行政或者党内职务任免事项。

(七)公安厅信函

适用于公安厅与其他部门或者地方党委、政府和公安机关商洽工作、询问或者答复问题，请求批准和答复审批事项;

适用于公安厅下发给各州、市公安局的阶段性工作部署;

适用于公安厅下发给部分州、市公安局的通知、意见、通报;

适用于奖励、处罚有关单位及人员。 (八)公安厅密码电报

适用于急需发出的秘密级以上公文。使用公安厅密码电报发出的公文，不得再印成文件下发。

(九)公安厅内部传真电报

适用于由公安网发布的涉及警务工作秘密的通知、通报等公文。使用内部传真电报发出的公文，不得再印成文件下发。

(十)公安厅办公室通报

适用于公安厅领导在除全省公安工作会议、全省公安局长会议、全省公安局长座谈会以外的其他会议上的讲话。

(十一)公安厅督办通报(通知、催办)

适用于省委、省政府、公安部督办事项及厅党委重大决策部署的督促落实工作;厅领导重要批示、指示的督办落实工作;省人大代表、政协委员提出的建议和提案的办理。

(十二)公安厅接待通报

适用于向厅党委成员和有关部门通报来青调研的公安部、全国公安厅(局)领导及有关地方公安机关接待工作事宜。

(十三)厅领导公务活动安排

适用于厅主要领导赴基层公安机关慰问、调研、检查等公务活动安排事宜。

第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)涉密公文应当标注份号。

(二)秘密公文应当根据涉密程度在公文眉首部分左上角分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

涉及警务工作秘密的内部公文应当在公文眉首部分左上角标注“内部”字样。

(三)紧急公文应当根据紧急程度分别在公文眉首部分左上角标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文时，主办机关排列在前。

(五)发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

(六)上行文应当标注签发人、已阅人姓名。 (七)标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(八)公文的主送机关应当使用受理机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)公文如有附件，应当在正文之后注明附件顺序号和名称。

(十)公文应当署发文机关全称或者规范化简称。 (十一)成文日期以会议通过或者发文机关负责人签发的日期为准。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期，电报以发出日期为准。

(十二)公文如有附注，应当标注在成文日期下一行位臵，主要用于标注印发传达范围、联系方式等需要说明的事项。

(十三)公文的抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

第四章 行文规则

第八条 以公安厅党委或公安厅名义向上行文，应当遵循以下规则：

(一) 原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

(二) 请示应当一文一事，不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。

(三)除省委省政府、公安部领导同志直接交办事项或上级机关有明确要求外，不得以公安厅党委或公安厅名义向省委省政府、公安部领导同志报送公文，不得以公安厅领导名义向上级机关报送公文。

第九条 以公安厅党委或公安厅名义向下行文，应当遵循以下规则：

(一)主送受理机关，根据需要抄送相关机关或职能部门。

(二)涉及其他部门职权范围内的事务，须协商一致后再向下行文。

第十条 公安厅内设机构除办公室和下列二款规定的情形外，不得对外正式行文，即不得向厅机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件，不得代公安厅审批下达应当由公安厅审批下达的事项。

边防总队、消防总队、警卫局在以“中国人民武装警察部队青海省边防总队”“中国人民武装警察部队青海省消防总队”“中国人民武装警察部队青海省警卫局”名义向有关职能主管部门(如财政厅、发展改革委)申请经费、装备、基建项目时，可以分别使用“中国人民武装警察部队青海省边防总队”“中国人民武装警察部队青海省消防总队”“中国人民武装警察部队青海省警卫局”印章对外行文。

内设机构擅自对外的正式行文，公安厅或者公安厅办公室可以撤销。

第十一条 除办公室外，公安厅内设机构不得向各市、州公安局行文。

对与各市、州公安局工作上的联系，确需行文的，各单位可采用函的形式，一律用印有红色“青海省公安厅”字样的公函用纸印发，盖本单位印章，使用各单位发文字号。

对与省委、省政府机关各厅(委、局、办)的有关部门进行工作联系，确需行文的，厅属各单位可采用函的形式，一律用印有红色“青海省公安厅”字样的公函用纸印发，盖厅印章，使用本单位发文字号。

根据业务工作需要，厅属各单位可以本单位名义向与之业务相对应、有业务领导或者指导关系的上下级业务部门行文。行文时使用印有红色“青海省公安厅”字样的公函用纸印发，盖本单位印章，使用本单位发文字号。

厅机关各业务总队不得联名向下级业务部门行文。行文内容涉及两个以上业务总队的，应当商定一个业务总队主办，并在文中注明已经有关业务总队同意。

第五章 公文起草

第十二条 各业务总队对厅领导交办的公文应当认真收集资料，加强调查研究，主动与有关部门协商，使公文

符合起草要求;如协商不能取得一致意见，可列出各方理据报告厅领导。

第十三条 各业务总队在代厅起草有关公文时，内容涉及其他部门的，要主动先行协商。各单位在协商过程中所执意见应代表公安厅的意见，重要工作意见应当以公安厅或者公安厅办公室名义正式征求有关部门意见。

第十四条 公文起草时应当做到：

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策，并同现行有关公文相衔接。

(二)全面反映客观实际情况，完整准确地体现发文机关的意图。

(三)一切从实际出发，分析问题、反映情况实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

(四)使用公文种类正确，内容简洁、主题突出、观点鲜明、表述准确，结构严谨、条理清楚、文字精炼、字词规范，标点符号正确，篇幅力求简短，普发类文件一般不超过3000字。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)公文结构层次序数，第一层为“

一、”，一般用黑体字;第二层为“

(一)”，一般用楷体字;第三层为“

1、”，第四层为“(1)”，用仿宋体字。

(七)公文格式规范。文件标题用二号小标宋简体字;上行文的主送机关用三号黑体字，下行文、平行文的主送机关用三号仿宋体字;正文用三号仿宋体字，每页22行，每行28个字，附件、附注和成文日期均用三号仿宋体字。

秘密等级和紧急程度用三号黑体字;发文字号用三号仿宋体字;“签发人”、“已阅人”用三号仿宋体字，签发人、已阅人姓名用三号楷体字标注。

“抄送”用四号仿宋体字，抄送机关用四号仿宋体字;印发机关和印发日期用四号仿宋体字。

第六章 公文审核

第十五条 厅属各单位综合室(秘书科)应当对本单位起草的公文严格审核把关，审核后送本单位领导审批。厅属各单位领导对本单位起草的公文，审批同意后应当签署意见送有关部门审核。

厅属各单位代厅主办的，与省委、省政府机关其他厅(委、局、办)会签的公文，应当事先商会签单位同意后，再送办公室、法制总队、政治部及有关部门审核。

第十六条 公文审核的重点：

(一)是否需要行文，行文理由是否充分，行文依据是否准确。

(二)是否符合行文规则，涉及其他职能部门或者厅内其他单位职责的事项是否已经过充分协商并达成一致意见。

(三)是否与现行国家法律法规和部门规章相符，是否与党的路线方针政策保持一致;是否完整准确体现发文机关意图;提出新的政策措施和办法是否切实可行。

(四)是否与现行公文相衔接，改变过去的规定或者提出新的要求是否已经协商一致。

(五)公文内容、文字表达、公文种类使用、发文形式是否符合本《办法》的规定。

(六)公文的签批和报送是否符合规定的程序。 (七)其他内容是否符合公文起草的有关要求。 第十七条 凡第六条所列公文格式适用的各类公文，均应经有关单位按规定审核。审核单位应当有专人负责公文审核工作。

(一)第六条第一项、第二项、第四项、第五项、第九项公文格式适用的公文，除厅领导有专门交代的以外，拟文单位都应先将文稿送办公室审核。其中，涉及法律、政策问题的规范性文件，应先送法制总队审核;涉及公安队伍建设和人事工作的政策性问题、现役部队警务管理工

作、表扬或者批评下级公安机关和公安民警内容的，应先送政治部审核;涉及公安经费、装备的政策性内容的，应先送警务保障部审核;涉及公安外事、国际合作内容的，应先送出入境管理局审核，然后送办公室审核。有关单位审核后应当在发文审批单上签名，提出审核意见。

(二)第六条第三项、第六项公文格式适用的公文由政治部审核。

(三)第六条第八项、第九项的密码电报、内部传真电报，应视其内容，按照本条一至四项规定程序送审，并执行本厅有关电报发文规定。

(四)第六条第十项、第十一项、第十二项、第十三项公文格式适用的公文由办公室审核。

(五)公文报审时，各单位应使用办公室统一印制的《青海省公安厅发文审批单》。

第十八条 办文单位应提前五个工作日将需审核公文送审核单位;加急件应提前三个工作日送达;特急件应提前一个工作日送达;特殊情况可商审核单位适当放宽期限。审核单位对公文应当及时审核，对加急件在一个工作日内、特急件在半个工作日内、一般件在三个工作日内提出审核意见;长篇或者多篇公文一起送审的，审核时间不超过五个工作日。

第十九条 在审核工作中，对重要问题如有不同意见或者认为需要作较大修改、调整的，应当与公文起草单位协商;协商意见不一致的，应当注明分歧意见送厅领导审定。

第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由;未经主办单位主要领导审核签字的，核文单位可不予审核，并退回补签;公文起草不认真、不负责，特别是出现错字别字，缺页断行等明显错误的，退回主办单位，重新办理;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由审核单位提出修改意见，起草单位修改后重新报送;因退件造成工作延误或其他后果的由主办单位承担责任。

第二十一条 公文经有关单位审核后，依照《公安厅工作规则》中有关公文审批的规定，报送厅领导审批签发。

审核单位应制作公文审核办理登记册，对来文时间、主办单位和人员、审核情况、办理结果等进行详细登记，存档备查。公文审核分初审、复审两个环节，由审核单位指派专人进行。

严格履行公文报送程序，凡按照有关规定和要求应送审核而未送审核的，不得直接报送厅领导审批。

第七章 公文审批

第二十二条 以公安厅党委名义起草的公文，由办公室等单位审核呈报分管党委成员后，由党委书记或党委书记委托的副书记审批签发。其中，信函格式公文可由分管党委成员审批签发;公文内容涉及其他党委成员分管工作的，在呈报审批签发前，先由分管党委成员批送有关党委成员审阅。

第二十三条 下列以公安厅名义起草的公文，由办公室等单位审核呈报分管厅领导审核同意后，由厅长或受厅长委托的常务副厅长审批签发。公文内容涉及其他厅领导分管业务的，在报厅长或受厅长委托的副厅长审批签发前，先由分管厅领导批送有关厅领导审阅。

(一)《青海省公安厅文件》(上行文格式，文号为“青公报”、“青公请”)。

(二)《青海省公安厅文件》(下行文格式，文号为“青公发”)。

(三)《青海省公安厅命令》(由厅长或厅长委托的厅领导签发，盖厅长署名章)。

(四)《青海省公安厅令》(由厅长签发，盖厅长署名章)。

第二十四条 下列以公安厅名义起草的公文，由办公室等单位审核后呈报分管厅领导审批签发;需要送其他厅

领导审核的，由分管厅领导批送;需要送常务副厅长、厅长审批签发的，由分管厅领导批送。

(一)《青海省公安厅文件》(下行文格式，文号为“青公通”、“青公复”)。

(二)青海省公安厅信函。

(三)《青海省公安厅密码电报》。

(四)《青海省公安厅内部传真电报》。

第八章 公文制发

第二十五条 公文制发遵照“文责自负”原则， 经厅领导审批签发的公文，由主办单位(拟文单位)负责办理公文编号、文件清样、校对终审、统一规范格式、使用印章、印送文件等事宜。

公安厅公文一般由办公室文印室印制。公安厅公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm)，版心尺寸为156 mm×225mm(不含页码)，公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为28 mm±1 mm，左侧装订。印制的公文，由拟文单位按有关手续发送并存档。

第二十六条 对不符合本《办法》审核要求的公文，办公室不予编号、用印，不予印制。

第二十七条

会议文件的办理及有关奖惩追责事项，按照《青海省公安厅机关办文办会规范管理办法》(青公发„2015‟2号)执行。

第九章 附 则

第二十八条 本《办法》由办公室负责解释。 第二十九条 本《办法》自印发之日起施行。此前有关规定与本《办法》不一致的，以本《办法》为准。