不管你身处哪个领域，工作在哪个工作岗位上，汇报都是一项必须掌握的技能。在一个项目的准备阶段，你可能要向领导汇报准备情况，在项目过程中，你也需要随时要领导和利益相关者汇报项目进度，在项目结束后，你也需要汇报项目完成情况，并进行总结。然而，不同阶段的汇报重点有所不同，如何才能更好的进行汇报呢？下面是小编为大家整理的《档案整理汇报范文》，希望对大家有所帮助。
第一篇：档案整理汇报范文
档案收集整理制度
档案收集整理与管理制度
一、文书档案的收集整理与管理
1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关部门或人员办理，办好后负责收回归档。
2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归档。
3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。
4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定，凡属本机关归档范围的文件材料，必须齐全完整，任何人不得据为已有。
5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编目装盒。
6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。
7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载。
二、会计档案的收集整理与管理
1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括：原始凭证、记账凭证、
1 汇总凭证;总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账;年报、季报、月报;银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。
2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。每个保管单位(册、卷)封面各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。
4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。
5、当年形成的会计档案，在会计终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。
7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。
8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离职。
三、基建档案的收集整理与管理
1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。收集范围包括：立项计划、预决算材料、材质检验报告、隐蔽工程材料、竣工资料和图纸、表册等。
2、基建项目完成后，由负责人将材料清理核对清楚，按照《科技档案案卷构成一般标准要求》进行立卷整理。整理要达到项目区分清楚，整理规范标准，编目系统正确。
3、在项目竣工完成后两个月内，将整理规范的基建档案移交综合档案室保存，交接双方按照科技档案目录清点，办理交接手续。
4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记;外单位借阅基建档案需经过分管领导同意方可借阅复印。
四、声像档案的收集整理与管理
1、收集范围：本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片、录音带、录像带。
2、收集方法：由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍摄和录制的人员收集;聘请外单位人员拍摄和录制的，由综合办公室主任负责收集。
3、对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行整理编目，对数码相机拍摄的照片不仅要保存冲洗的照片，还应将其刻录成光盘保存。
4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带
3 和录像带每年要按规定倒带。
5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。
五、电子档案的收集整理与管理
1、收集的范围：本单位在职能活动，行政管理以及业务管理活动中通过特定的编辑软件生成的各种文本文件;利用计算机辅助设计，辅助制造等技术形成的单独承担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、图形文件;采用数字设备采集制作的图像文件;使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件;用音频设备录入的声音文件;软件开发活动中形成的程序文件;支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。
2、收集的方法：由负责计算机管理的人员平常注意积累电子文件材料，每年12月31日前，将应该归档保存的电子档案收集齐全。
3、电子档案的整理：由综合档案室档案员负责将已收集齐全的电子档案分类整理，编目造册。
4、电子档案应存放在防磁柜里保存，并按规定提供借阅和利用。光盘每五年翻刻一次。
六、实物档案的收集整理与管理
1、收集的范围：凡是本单位获得或者形成的具有保存价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗、印章等实物，都属于收集范围。
2、收集的方法：由办公室负责对获奖的实物进行收集登记。
3、整理的方法：全部实物采取以实物形式结合实物形成的时间进行排列，并从第1件开始编流水号，然后登记造册。
4、年底由档案员对收集的实物按规定进行整理、编目。
5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登记和利用效果记录。
档案保管制度
一、本机关各类档案必须实行集中统一保管，任何部门或人员不得拒绝向档案部门或档案人员移交档案。
二、各类档案应按要求存放入柜，不得随处乱放，以免失密。档案保管应做到“八无”、“八防”，对破损褪变档案应及时修复或复制。
三、档案室的门、柜要牢固、加锁;窗户要密闭，挂厚窗帘，设置钢筋或金属网。
四、根据保管档案的需要，档案室应配备温湿度计、灭火器、电风扇、除湿机等设施设备及杀虫药物。
五、定期检查档案保管情况，发现问题及时处理，并认真填写档案检查记录。
六、档案室应经常保持清洁卫生，整洁干燥。
6 档案人员岗位责任制
一、机关档案工作人员要认真学习贯彻《档案法》和《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及党和国家有关档案工作的政策、法规。
二、负责制定本单位档案工作计划、规划和各项规章制度、管理办法。
三、认真按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务规范》做好本机关档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和编研等工作，并按要求及时移交应进馆的档案。
四、负责对本机关所属单位档案工作的监督、检查和指导。
五、遵纪守法和恪守业务道德，保守党和国家的机密，维护档案的完整和安全。
六、主动向专业主管机关或档案管理部门反映情况，接受监督指导并举报违法案件。
七、凡本单位档案工作人员，在档案工作中成绩显著的给予表扬或奖励;因玩忽职守造成档案材料损失的，视其情节轻重分别给予党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。
第二篇：档案整理策划书
为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。
基本设想及工作内容如下：
一、档案整理内容
1、合同审批单
2、合同排产单
3、生产指令单
4、原材料产品质量证明书
5、化学成分复检报告单
6、原材料进货验证记录
7、工艺卡
8、热处理生产记录
9、拉伸试验报告
10、晶间腐蚀报告
11、钢管超声波(涡流、水压)探伤报告
12、外观尺寸检查报告
13、产品质量保证书
二、分类
按照公司的业务特点及档案管理的要求(以下三点)
1、要求所有档案按种类分类。
2、要求所有档案的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。
3、要求所有档案整理目标的原件复印、入档。
三、整理方式及内容
1、专人收集。特定一人负责联系各车间等相关人员，及时、高效的收集当
天需入档资料，并将资料复印提交办公室整理人员。
2、入档一体。将入档内容具体化分配，各人负责自己整理内容。整理人员将收集人员提交的资料整理后编制、目录、排序，后将复印件按类别入柜。
3、保管严格化。收集人员(或另安排人员)将入档的文件及时列制清单，满柜后贴于柜子表面，以便于查找。
注：对于对公司有保存价值的文件可以刻录光盘
四、编制档案检索工具和各种统计、登记册
1、文书档案(案卷目录、分类目录、字号目录);
2、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等;
3、复印件
4、打印机
5、计算机及相关配件
6、存放档案柜
五、制订档案管理规章制度
1、借阅制度;各类资料必须办理借阅手续后方可借阅，未经办公室同意不得随意翻看。借阅须办理登记手续，包括借方负责人、经手人、物品、名称、数量、借出时间、归还时间(借方归还时间可协商解决)。
2、归档制度;办公室每月将入档资料按照分类、编号、独立装订，对所有资料每季度核对清查一次。
3、管理人员岗位责任制;收集、入档、保管责任化
4、保密制度;不得透露公司档案机密。
5、其它工作制度。
六、建议
为使我公司各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化。
1、 需要求质量部和技术部的外观尺寸检查报告、钢管超声波(涡流、水压)
探伤报告、拉伸试验报告和晶间腐蚀报告能在1-2天所有资料做出向档案室移交，并填写移交目录。时间为次日十点前。
2、 需要求各部门配合。谢谢
制作人：张建中
第三篇：档案整理工作小结
温岭市慈善总会档案室库藏的档案，是街道工作业绩的反映和历史的真实记录。今年的整理工作已基本完毕，所有门类的档案都是根据《档案立卷归档制度》及有关规定整理归档，今年共整理文书档案1006件;救助类档案229卷;会计凭证184卷;会计账册68卷;会计报表29卷;基建档案21卷;照片档案1卷;实物档案22件。现将有关立卷情况说明如下：
一、立卷门类
采取各部门自行立卷的办法。文书档案以结合保管期限分类法,以件为单位整理归档，由党政办整理;综治调、组织管理、社会保障、纪律检查档案由各科室自行立卷;会计档案由财政办立卷;特种载体档案由党政办接收立卷。档案员负责对各科室档案立卷工作进行指导、监督、检查，保证立卷工作按时保质完成。
二、立卷原则
档案立卷按照规范化、标准化要求，文书档案按照浙江省实施《归档文件整理规则》办法和有关文件的要求整理;会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》立卷;科技设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》有关规定立卷;照片档案按照浙江省档案局的《照片档案管理暂行办法》立卷。
三、立卷步骤和方法
(一)收集
对本各种文件材料进行收集，剔除不归档文件材料，力求各门类、载体的归档齐全完整。
(二)分类
按照街道制定的《档案分类方案》对所有文件材料进行分门别类。
(三)立卷
1、文书档案。根据结合保管期限进行分类.按件整理，一般以自然件为一件，一年同一个保管期限编一个流水号,将归档文件按次序分别装入相应的档案盒。
2、综治调解档案、组织管理档案、党支部管理档案、社会保障、纪律检查等档案参照文书档案整理规则整理。每一类目分别结合进行编目，保管期限划分详见保管期限表。
3、会计档案。根据街道实际情况，会计档案分为报表、账册、凭证三类，参照《会计档案管理办法》整理立卷。
4、特种载体档案。照片是分各类会议活动、荣誉照片等，各类照片跨大流水编序号;磁介质是指数据备份、各类宣传光盘等，各卷中归档按时间先后为序编号;实物以件整理，按产生或收集时间为序跨编号。
温岭市太平街道办事处综合档案室
二O一O年十月
第四篇：档案整理方法步骤
干部人事档案整理的方法步骤
整理的第一个环节是鉴别，也是对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围，是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。除了鉴别以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤: 第一步。分类 按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。
第一类:履历材料。 包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有：1988年、1999年两版履历表，参加工作后填写，填写1999版可以填当前时间，填写要规范，前后一致，培训两个月以上的填写，需在四类中有材料。还要有属于履历性质的登记表，中央和地方各级党委委员(候补委员)简历，人大常委会委员、政协委员简历归此类。
第二类:自传材料。报告个人有关事项的材料。 自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。一些以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。 第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。
第三类:考察、考核、鉴定材料;审计材料。 包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。具体有：定期考核材料，考核登记表,每年需归档，援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴定不带成绩的各类鉴定(带成绩的归在第4类中);调任时审计材料(经济责任审计结果报告);后备干部登记表。
第四类:学历学位材料。职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。 包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。需要注意的是过去学生登记表归第一类，学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类，此次统一调整到第四类。其中：
1、学历学位材料：高中毕业登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推荐免试登记表，专家推荐表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明。归二级分类的1类中。
2、职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。 评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。归二级分类2类中。
3、反映个人科研学术水平的材料：青海省存在此类情况的较少，主要是科研单位和院校，归二级分类3类中。
4、培训材料：为其两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记表等材料(培训学习时间明确为两个月以上)归二级分类4类中。
第五类：政审材料。更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。 包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到第五类。档案审核工作中形成的“三龄一历”(年龄、党龄、工龄和学历学位)认定材料也归在第五类。这里重点讲一下关于确认出生日期和参加工作时间如何确认。档案材料中出生日期更改的情况主要有：虚、实岁换算造成出生年份不一致;阴阳历换算误差造成出生月份或出生年份不一致;出生日期填写中的笔误;个人早期为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意将出生日期提前或拖后填写。中组部、人事部、公安部关于干部出生日期问题的文件有两个：一个是现行的文件，即《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》(组通字[2006]41号)。文件规定，“从2006年10月起，不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项;对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”中组部2007年1月印发《关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知》(组通字[2007]4号)规定，“对个别干部的出生日期、参加工作时间等信息，档案记载前后不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”干部档案中，最先记载干部出生日期的材料一般为入团志愿书，或者高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。第二个文件是1990年印发的《关于办理干部退(离)休手续时认定出生日期问题的通知》(组通字[1990]24号)。在2006年10月以前，已经按照这个文件更改了出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委(党组)或组织人事部门的调查报告、证明材料(原户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件)、按照干部管理权限上级党委(党组)或组织人事部门的批复。 干部档案中记载干部参加工作时间的早期材料一般为：录(聘)用审批(备案)表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表等，以及招生(入伍、招工)政审材料、知青上山下乡登记表证明等。 确认干部参加工作时间的政策性文件包括：《中共中央组织部、劳动人事部关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》(中组发[1982]11号)、《国家教委、人事部、劳动部关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》(教高[1990]001号)、《人事部关于“文革”前赴苏联、东欧留学的本科生学习期间工龄计算的问题的通知》(人薪发[1992]11号)、《人事部、劳动部关于一九六六至一九六九届大中专毕业生参加工作时间和工龄计算问题的通知》(人薪发[1994]43号)、《劳动人事部关于解决原下乡知识青年插队期间工龄计算问题的通知》(劳人培[1985]23号)等等。
第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。包括干部参加党、团组织的有关材料。
第七类:表彰奖励材料。 包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料，此次统一规定作为奖励材料，归第七类。
第八类:涉法违纪材料。
第九类:招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。 包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》统一规定归在第九类。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件的归档要求，删除了因公出国(境)人员备案表。 这里的工资、待遇类材料应有：93年10月执行的工改表;95年10月正常晋档工资审批表;97年7月调整工资标准审批表;97年10月工资正常晋档审批表;98年元月正常晋级审批表(五年考核称职);99年7月调整工资标准审批表;99年10月正常晋档审批表;2001年元月调整工资标准审批表;艰苦边远地区津贴审批表;2001年10月调标审批表和正常晋档审批表;2003年元月正常晋级工资审批表(五年考核称职);2003年7月调标审批表和正常晋档审批表;2004年10月学历浮动工资审批表;2005年10月正常晋档审批表;2006年7月工资改革审批表、工作津贴和生活补贴审批表、完善艰苦边远地区津贴审批表。2006年至今正常晋级和调整艰苦边远地区津贴审批表。职务变动调整工资，要在职务变动工资审批表标表明工资文号，属于公务员的要有公务员定级表(97年或98年);退休的要有退休住房补贴表、高原补贴表这两张表。 任免：要求有副科级以上任免表及形成的考察材料及现实表现;按规定逐项如实、准确填写。要注明任免职务的批准机关、时间和文号，并加盖组织印章。2008年3月以后从其他单位调入机关或参照公务员法管理机关的干部，须有《公务员调任审批(备案)表》。
第十类：健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。
包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料;生平，非正常死亡调查报告等。省管干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。
这里需要重点说明两个问题：
一是第四类、第九类材料的二级分类问题。 第四类、第九类材料需要采用二级分类法，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说: 根据中组部1991年印发的《干部档案整理工作细则，第九类材料可以再分为:1.工资材料; 2.任免材料;3.出国(境)材料; 4.参加会议的代表登记表等其它材料。 此外，第四类材料可以再分为: 1.学历学位材料;2.职业(任职)资格和评(聘)转业技术职务(职称)材料;3.反映科研学术水平的材料;4.培训材料等。 第四类、第九类材料必须按新的分类标准进行二级分类。 二是内容交叉材料的分类问题。 部分档案材料，特别是一些制式表格，存在内容交叉的情况，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别：
1、以自传为主的履历或简历表归第二类;
2、学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类;
3、享受政府特殊津贴材料归第七类;
4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类;
5、中央和地方各级党委委员简历，人大常委会委员、政协委员简历放一类。
第二步，排序 排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。排序的具体方法有两种: 1.按材料形成的时间排序
适用于干部人事档案材料第
一、
二、
三、
四、
七、
九、十类材料。注意，第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序
适用于第
五、
六、八类材料。其中，第五类、第八类材料的排列顺序一般为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。 每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数;复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。
第三步，编目 修订后的目录与旧目录的不同:一是把“类号”改成了“序号”;二是把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”;三是删除了“份数”栏。
编目的具体要求： 1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。 2.每类目录应首先注明材料类号和类别名称。 3.“类号”下再依次填写排列序号。规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用
(一)至
(四)，顺序号用阿拉伯数字。 4.“材料名称”根据材料题目填写。一般来说，没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。 5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1985年9月1日，不能填为85年9月，或者1985年等。 6.“页数”材料的页数。按照编好的页数如实填写。 7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表;复印件等情况也应注明。 8.书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第
三、
四、九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其它类别材料的条目。
第四步，技术加工 1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。 2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。 3.幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。 4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。 5.为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。
第五步，装订。装订好的档案，档案目录臵于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。注意，装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订;分卷装订时，必须保证同一类材料分放在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附标签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
第五篇：档案分类整理规则
一、什么文件应该归档?
凡是记述和反映本机关主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料。包括本单位、上下级、同级制发的文件。对外单位制发的文件，主要看它在本单位的承办处理情况与本单位的关系，是否针对本单位需要直接承办并产生文件。
例如：中山大学XX学院成立学位评定小组→不归档
珠海校区学生回迁工作安排→归档
高校伙食专业委员会会议议程→不归档
高校伙食专业委员会制定的高校饮食标准→归档
其他觉得丢了可惜的文件。
二、怎么分类整理?
现在文件的年份已经分类完毕，或有疏漏，则取出重新整理。需要做的事情有两个，一是将文件分类并标明保管期限，企业档案分类标准DA/T 42-2009中已经有完善的条目规则，用铅笔在文件右上角标明“大类-序号 保管期限”，如“4-1.1.1 永久”代表的是【“党群管理类”-“党务工作”.“党员代表大会、党委(党支部)会议及其他有关会议”.“会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等” 永久保管】。
二是将同一内的文件整理排序。
集团与其他企业有一定区别，所以在文件分类时可以适当灵活处理。例如：针对学管中心、饮食中心实体人员的投诉，可以放在2大类生产管理类的质量管理中，将服务作为我们的产品看待。中山大学制发的文件可按照实际内容归档，不完全归在“3-1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件”中。
在分类整理排序的过程中，将讲述同一件事的文件放在一起，以便以后查找。注意：
①在纪检监察调查材料中，可能有上访信、调查材料、检讨书、处理意见、调任或免职通知，可以按照时间顺序倒序装订。
②请示与批复归为一件，批复在前，请示在后，一起装订。 ③部分重要的文件可以同时保留几份。按照印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后的顺序。如有不同稿本，按时间顺序倒序排列即可。
④文件一般放在内容所属年份。文件时间跨越的，有几类。 a.《2001年财务报告与2002年财务预算》，跨越两年，一般在2002年产生，可放在2002年。
b.《2001~2005年五周年工作总结》，属于总结性文件，放在最后一年。 c.《后勤集团十年规划》(2001年)，属于计划规划性文件，放在最开始的一年。
d.跨的会议文件，应放在会议开幕年。
⑤录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件统一整理编目，但分别存放。
⑥一份文件尽可能只用一颗订书钉，去除多余金属物，如回形针等。
⑦根据后勤集团服务为主的性质，档案大类并没有按照DA/T 42-2009的顺
序来，重新调整的排序如下——
a.4 党群管理类 b.3 行政管理类 c.1 经营管理类 d.10 职工管理类 e.7 项目管理类 f.2 生产管理类 g.8 设备仪器类 h.9 会计业务类 i.5 产品生产类 j.6 科研开发类
整理排序小贴士：
1、按大类先堆
2、在同一大类中按照保管期限分，“永久”、“30年”、“15年”、“10年”，按顺序放好。
3、同一大类、同一保管期限内，根据二类序号排序。如1-3.4放在1-3.3之后。
4、在相同的二类序号中，按照时间顺序排序。若时间相同，按照文号顺序排序，如中大后集字﹝2001﹞01号在中大后集字﹝2001﹞02号之前。如无文号，可按照重要程序灵活处理，重要的在前。
编目小贴士：
1、按照排序好的文件顺序填写表格《XXXX年归档文件目录》。
2、一份文件出现多份副本，可在备注写明“X年”
3、责任者一般为公文落款或者文件题目后的落款。
4、页数为文件中有文字或图片等有效信息的页数，一面为1页，双面打印的为2页。
5、党员、工会会员、团员名册、登记表等请高亮显示。
6、成册的大事记、期刊、论文集等，如《中大后勤》，高亮显示。
7、不同保管期限的用粗匣线隔开，并重新编号。
其他：
在分类过程难免出现差错，后续发现时应取出重新分类。