中药饮片供应商资质管理制度

中药饮片供应商资质管理制度（精选8篇）

篇1：中药饮片供应商资质管理制度

洪洞县中医医院

中药饮片供应商资质管理制度

1、采购员采购药品必须首先审核供应商资质，检查供货方的许可证经营范围和 所供应产品的项目是否相符。如不符，绝对禁止采购。

2、供货方为药品经营企业的，采购员需审核供货单位的合法性，包括四证一照 的复印件（药品经营许可证、税务登记证、代码证、GSP证、营业执照）。在 药品经营企业采购医疗器械的，供货单位还需提供医疗器械经营许可证。在 药品经营企业采购保健品的，还要提供卫生许可证。

3、采购进口药品，除提供供货方资质外，还需提供进口药品注册证、进口药品 进口药品注册证、检验报告单、检验报告单、进口药品通关单

4、供货方必须提供标注被委托人、委托期限、授权范围（包括区域，品种）品种的法人授权委托书和被委托人的身份证复印件及上岗证复印件。授权范围 身份证复印件及上岗证 为全部品种，需提供产品表。

5、供货方必须提供质量保证协议，药品购销合同（全年的或者随批的）质量保证协议，明确质量条款。

6、供货方必须提供每批药品的出库单（随货同行单或者销售清单）

7、供货单位为生产企业的，除提供以上资质外，还需提供GMP证书。

8、所有复印件均需加盖供货单位的原印公章。

9、各供应商资质要定期评估。

2012年2月修订

篇2：中药饮片供应商资质管理制度

1、本公司档案管理由行政办公室兼管。

1.1产品质量档案；产品工艺规程；批生产记录；批检验记录等；

1.2设备档案；

1.3基建档案： 基建工程竣工档案的编制、审核、交接验收工作，要在施工、设计合同（协议）中做出明确规定，竣工图、竣工文件的验收，要作为工程验收的内容之一。

1.4财务档案：财务部门每年形成的会计凭证、日记帐、现金日记帐、明细分类帐以及各类财务报告，由财务部收集齐全，按照财务档案的归档要求，整理立卷并装订成册。

1.5仓库档案：仓库管理工作中的明细台帐、货位卡、进货发货等的所有单据在次年一季度以前立卷，交档案室归档。在物料收、管、发过程中发现问题及处理的各种记录、报表也一并归档。

2、文件材料归档制度：

2.1 按规定应立卷归档的材料，必须按照规定由行政办公室或者各业务部门收集齐全，定期向档案室移交，进行整理立卷集中保管，个人不得据为己有。

2.2 凡归档的文件材料，原则上应该将文件正本，材料的原文（定稿）归档，归档文件要求纸质优良，字体工整、图象清晰，装订整洁，审签手续完备。禁止用红墨水、圆珠笔、复写纸等字迹不牢固的工具。

2.3 归档的文件须准确地反映本公司生产、经营、科研等各项活动的真实内容，必须收集完整、准确、系统，案卷内容必须按自然形成规律。

2.4 归档文件材料应根据文件的使用价值、重要程度正确鉴定存档份数和保存年限。

3、档案借阅制度：

3.1 借阅档案一律进行登记，并按其工作范围借阅有关档案或资料。

3.2 借阅“秘密”“机密”档案资料者，按档案保密制度执行，在指定的档案室内阅读，未经批准不准抄录。

3.3 档案借阅期为一周到一个月，延长借用时须重新办理借阅手续。在借阅期内，借阅者工作调动、出差、探亲等，应先归还借用的档案和资料。

3.4返还档案、资料时应逐卷、逐张的清点和检查，经双方核实后，没有问题时才可履行注销手续。

销售合同管理制度

（一）签订

1、签订合同必须维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，不得谋取私利，贯彻“互惠互利、协商一致”的原则。

2、用统一的销售合同文本，具体合同内容包括：（1）供需双方全称、签约时间和地点。（2）产品名称、单价、数量和金额。（3）运输方式、运费承担、交货期限、地点及验收方法应具体明确。（4）付款方式及付款期限。（6）违约责任。（7）违约解决方法。（8）合同双方盖章生效。

3、区域经理在与客户洽谈时需了解客户的资格、信用，合同签定必须严格执行公司关于客户资信等级管理的有关规定。

4、造成经济合同不能履行或不能完全履行，造成损失的，有关人员必须承担相关责任。

（二）审批及履行

1、合同签订后，交由产品营销中心合同审核员根据当年颁布的销售方案细则进行客户资信、欠款、开票数量、价格和合同的合法性审核，无异议后，根据合同填写货运单，交开票员开具发票。

2、如有特殊原因需作特别处理的业务单位，区域经理提交可行性分析报告（说明理由或原因、跟踪措施和方法、可能达成的结果或效果等）予公司领导审批后交合同审核员依程序执行。

3、出差异地的区域经理可将签定的合同传真至产品营销中心合同审核员作审核和开票依据，事后需将合同原件交回合同审核员。

4、因特殊情况未能开出发票（如系统故障、停电）而需发货的，需由产品营销中心合同审核人员根据合同填写一式三份“发货单”，包括品种、规格、数量、价格、指明已签订的合同号，经由部门领导审批后，一份通知仓库，一份交开票员，一份交运输公司提货。

（三）变更及解除

1、对方当事人提出变更、解除合同的，区域经理应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

2、变更、解除合同的手续，应按签订合同时规定的审批权限和程序执行，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。

3、经济合同的变更、解除一律采用书面形式。

（四）合同管理

1、空白合同由专人管理，设合同文本签收记录。区域经理领用时需填写合同号码并签名确认。业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件交回合同管理员。

2、合同审核员负责签定后的销售合同管理，签定生效的合同原件必须齐备并存档，原件或缺的需及时向区域经理索取。如区域经理不补回的，在计算销售奖金时扣除该笔业务的销售额，并报部门经理追收。

3、合同审核员负责将销售合同按省份或销售组归类存档，以便于统计和查阅。

4、合同按年、按销区装订成册，在产品营销中心保存3年以作备查；保存3年以上的，将未收款的或有欠款单位的合同清理另册保管，已收款合同报营销副总经理批准后销毁处理

供应商资质审核管理制度

1、目的为规范供应商管理，建立安全、稳定的供应商队伍，防止外购原材料、零件、设备的原因发生安全事故，保护员工生命和财产安全，特制定本制度。

2、范围

本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。

3、职责

各单位采购部门负责本单位对外采购。负责供应商资质鉴定、信用等级评价、产品质量等。

4、内容

4.1管理原则和体制

4.1.1各单位公司采购部门对供应商实行管理，生产、技术等部门予以协助。

4.1.2各单位采购部门可对供商评定信用等级，建立供应商目录，根据等级实施不同的管理。

4.1.3各单位采购部门要定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。

4.1.4对选定的供应商，各单位可与之签定采购协议，在协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。

4.2供应商的评定内容

4.2.1资质鉴定，供应商应提供相关资质证明，具备合法性。

4.2.2产品质量水平评定。包括：（1）物料来件的优良品率；（2）质量保证体系；

（3）样品质量；（4）对质量问题的处理。

4.2.3交货能力评定。包括：（1）交货的及时性；（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订货货的批应能力。

4.2.4技术能力评定。包括：（1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）技术问题材的反应能力。

4.2.5服务评定。包括：（1）零星订货保证；（2）配套售后服务能力；（3）服务态度。

4.2.6合作状况评定。包括：（1）合同履约率；（2）年均供货额外负担和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽关系。

4.2.7价格评定。包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。

4.3供应商评定步骤

4.3.1采购部进行市场调查，拟出至少3家具备资质和能力的单位。

4.3.2由采购部组织相关人员组成的评选小组，对拟订的供应单位进行实地考查，形成考查报告。

4.3.3依据考查报告，采购部确定供应商排名顺序，建立供应商资料。

4.4采购部每年组织对供应商进行重新评估，不合格的进行淘汰，同种采购商品的供应商至少应保持3家。

4.5采购部可对供应商信用情况划分信用等级，对最高信用等级的供应商，可进行优先选择和优惠待遇。

4.6管理措施

4.6.1各单位对重要供应商应定期进行实地考查，掌握供应商生产、管理情况。

4.6.2各单位对购入物品应进行检查和分析，随时掌握商品质量。

篇3：中药饮片供应商资质管理制度

一、医用耗材档案建档

医用耗材的档案同设备档案存在着很大的区别, 设备档案能够采用一机一档的方式, 也就是每台大型设备都单独建立档案, 保存设备全部的档案资料, 但是医用耗材档案无法建立单独的档案。在具体的工作当中, 精细化建档管理应当遵守以下原则。

(一) 将供应商作为主线来建档。根据医用耗材供应商的特点, 实施每个供应商单独建档的形式, 供应商的医疗器械, 或者是医用耗材, 都归纳到同一个档案当中。

(二) 关联更名的供应商。相当一部分的医用耗材供应商, 尤其是高值耗材供应商, 从自身角度出发, 经常更名甚至成立新公司, 一旦发生这方面的状况, 就需要关联新老供应商, 合并保存它们的档案, 从而实现供货资料完整连贯。

(三) 实时动态监控档案材料。设备采购作为单次性的采购, 采购档案当中资料也是一次性的, 但是医用耗材采购属于多次连续采购, 因为大多数的医疗器械资质证照有一定的有效期, 存在着证照过期的风险, 所以采购档案当中这方面的资料需要动态管理, 使用有警示提醒功能的管理系统, 实时监控资质证照的有效期。

二、医用耗材档案管理内容

医用耗材档案归档的内容, 需要包括申购、采购、审批以及验收等环节各方面的资料, 根据档案资料的时间, 能够划分成三个不同的阶段。

(一) 采购之前的档案资料管理。首先是审批表单。审批表单的内容主要包括耗材的名称、型号规格、耗材生产厂商、中标编码、收费标准、医保编码、耗材用途、科室、负责人以及审批状况。其次是临床试用表单, 试用表单的内容主要包括医用耗材的名称、型号规格、商标名、试用状况、同类产品对比、科室以及负责人的签名。

(二) 采购过程当中的档案资料。首先是供应商资质方面的资料。供应商资质方面的资料主要有企业法人的营业执照、生产企业的许可证、登记表、医疗器械经营许可证、计量器具生产许可证、税务登记证、组织代码证、厂家授权销售证书、外国企业代表登记证以及质量管理认证等。其次是产品资质方面的资料。产品资质资料主要包括产品认证证书、医疗器械注册证、消毒卫生许可证书、消毒品检测报告、计量器具批准书、CE证书以及FDA证书等。再次是采购记录表单方面的资料。采购记录的表单主要包括采购询价单、院内审计报告, 谈判确认表、承诺书、供应商对比状况、谈判结果、谈判过程以及谈判人员包括监督人员的签名。

(三) 采购之后的档案资料。一方面是入库验收表单。在医院收到医用耗材之后, 需要严格履行验收手续, 查验供货产品厂家、数量、规格型号、名称以及生产批号、灭菌批号等方面的内容, 高值耗材还需要查验产品说明书、中文标识、标签以及条形码等。在查验结束之后, 需要确保这些查验内容都填入到验收表单当中, 并且需要验收人签名。一旦发生供货产品的包装或者是质量发生问题, 产品的供货不及时以及供货数量不对, 急需要退回货物给供应商或者是通知供应商限期整改, 还需要填写不合格表单。另一方面是要合适应用反馈表单。在使用医用耗材过程当中, 如果发现存在不合格问题或者是发生不良事件, 需要使用科室填写反馈表单或者是医疗器械的不良事件报告, 反馈表可作为常规工作, 每个月向科室发放调查一次, 定期汇总。不良事件报告是发生不良事件时及时把发生的问题反馈到医院的采购部门, 由采购部门负责联络供货商进行相应的处理。

三、医用耗材档案开发利用

医用耗材供应商资质档案的建立, 主要目的是为后续的开发利用, 只有发挥档案的开发利用价值精细化管理才有现实价值。建立医用耗材的资质档案之后, 可以从以下几个方面进行开发利用。

(一) 为采购项目的审批提供可靠依据。在医院采用新品种的医用耗材之前, 需要首先审核各种资质证照, 确认合法性之后进行临床试用, 采购项目审批环节提供上述材料, 从而为科学合理的决策提供准确的依据。

(二) 为采购招标提供依据。医用耗材在进入医院的时候, 院方应当同供应商展开谈判, 查阅医院使用的同类产品档案, 从而在确定供货方式、供货价格以及售后服务等环节争取优惠。

(三) 为供方年检提供相关的依据。采购档案当中一方面保存供应商资质证照, 另一方面还保存供货商本期当中的供货行为不合格表单记录, 为供方年检提供充足的依据。

综上所述, 医用耗材的资质档案精细化管理, 可以解决当前医院耗材在流通过程当中存在的诸多问题, 为耗材的全程管理提供可靠的实现手段以及技术路线, 有着比较高的可行性与操作性, 对提高医用耗材管理水平有重要意义。

参考文献

篇4：中药饮片供应商资质管理制度

摘要：本文分析了中药饮片市场质量管理的困境和质量风险形成的原因，提出通过优质优价机制给中药饮片供应链上的主体以正向激励，并建立溢价支付的价格生态体系，避免违法违规行为的出现。本研究还提出了建立中药饮片供应链智能化监管平台，保障中药饮片优质优价和支付溢价的实现。

关键词：中药饮片 质量 供应链

当前中药材和中药饮片的种植和加工不规范导致中药饮片的质量得不到保证，在中药饮片市场上，以次充好、以假充真、以贱充贵等现象比较普遍[1]。这些情况的出现，一方面是因为市场监管存在问题，另一方面也是缺乏中药饮片质量与价格的联动机制，无法形成优质优价的激励，从而导致市场上出现劣币驱逐良币的状况。鉴于当前国内中药饮片市场上存在的质量问题，本文从供应链共赢入手构建中药饮片的质量激励与监控相耦合机制。

一、中药饮片市场质量管理的困境

与化学药品相比，中药饮片的质量受到更多因素的影响。首先，作为中药饮片的原材料，中药材的质量对中药饮片的质量有非常重要的影响，而中药材质量受到种质资源、生长环境、种植方法、采摘时机、运输及储存条件等因素的影响；其次，中药饮片前处理过程和炮制过程都需要特定的工艺，生产过程是否严格遵守工艺规范直接影响中药饮片的质量；第三，中药饮片的存储和运输同样需要一定条件，储运条件不足也会影响到中药饮片的质量。因此，中药饮片的质量影响因素复杂，标准难以把握。

事实上，当前中药饮片原材料质量不稳定，加工炮制水平参差不齐，掺杂使假问题比较突出，储存保管不当导致的质量问题也比较普遍[2]。针对这一状况，有关部门也采取了很多治理措施，但是由于中药饮片的质量影响因素多、标准难以明确，造成中药饮片质量监管面临很大的困难。

此外，由于中药饮片市场激励机制不健全导致市场竞争不规范。国家为了保证中药饮片质量、规范中药饮片生产，采取了一系列措施，例如中药饮片生产GMP认证等。但是由于严格按照规范生产的成本太高，而市场上却是“低价为王”，导致规范生产的饮片利润过低，没有竞争力，从而导致劣币驱逐良币的局面。

综上所述，在中药饮片质量管理中，目前存在技术问题和激励机制问题，而激励机制问题尤其突出。虽然中药饮片质量因素难以准确把握导致中药饮片质量监管工作较为被动，但是即使有了明确的质量标准，却没有很好的正向激励机制，企业在掌握信息优势的情况下还是会采取规避行动，仍然会使质量监管工作陷入疲于应付的境地。因此，要提高中药饮片的质量，需要给中药饮片生产企业以正向激励，促使其避免违规违法行为，自主提高中药饮片的质量。

二、中药饮片市场质量风险产生的原因及纠正

（一）中药饮片市场质量风险的产生

传统经济学假设人类具有无限理性，因此企业应该自觉维护市场秩序，使消费者相信产品的质量、树立消费的信心，从而保证企业的产品能够顺利销售。然而这在解释中药饮片生产者掺杂使假行为时却遇到困难，因为掺假行为会导致整个中药饮片市场的混乱，进而危及中药产业，从长期看是不经济的，是一种非理性质量—价格行为。这种现象的大量存在说明“理性人”的假设在解释中药饮片市场时遇到困难。行为经济学则认为人类具有非理性行为，即在一定的诱惑或压力之下，厂商会采取一种看似“合理”，但是实际上并非完全理性的行为，通过掺杂使假等手段获取短期利润而不顾长远利益[3]。

众所周知，许多大型企业为了获得竞争优势，往往会依靠优势地位不断增强自身在供应链中的议价能力。与之相对，供应商们虽然为数众多，但往往规模小且分散，而且面临着众多同业竞争者对销售渠道的争夺，议价能力就会下降。因此在大型企业面前，多而散的供应商基本没有话语权。而很多供应链社会责任悲剧的起源就在于供应链上各方地位的不对等，在不对等的市场地位下，作为“核心”的大企业为求高利润，往往会将成本推向供应链上游，侵蚀上游企业的利润。

对中药饮片供应链来说，其核心是中药饮片销售的主要渠道——医院。目前，在医院的中药饮片采购中普遍实施的是中药饮片招标采购机制，而能否中标的关键是价格（在质量“合格”的情况下，价低者中标），于是众多的供应商为了能够中标，只得在价格方面做出最大的让步。由于品质优良的中药饮片因为价格过高不具有竞争优势，无法进入医院这一销售渠道，这会极大挫伤供应商的积极性。低价招标机制虽然短期内给医院带来了利益，但不利于医院的可持续发展，因为获利微薄的中药材种植者和中药饮片生产商不会进行长期的投入，中药饮片的质量最终会受到影响。要改变这一局面，关键是供应链的核心——医院应采取行之有效的协作模式，善待中药饮片供应商，才能从根本上保障中药饮片质量。

（二）中药饮片市场质量风险行为的纠正

针对中药饮片供应链的困境，国际知名连锁咖啡公司——星巴克处理自己与供应链关系的理念值得借鉴。星巴克认为，善待供应商、建立同咖啡农与咖啡社区的互利合作关系非常重要，良好的供应链是“赢—赢”模式而不是“赢—输”模式。

为了实现善待供应商的理念，星巴克采取了协作的方式，其核心是支付溢价。所谓支付溢价，即星巴克支付的咖啡价格远高于市场价格。星巴克的逻辑是，如果不能得到实际利益，咖啡农就不会在种植咖啡上进行长期的投入，咖啡的质量就会受到影响。而支付溢价为咖啡农带来了可观的利润，使得咖啡农在交易中得到的不是剥削而是利润，这也会保证星巴克能够购买到优质的咖啡豆。

与此同时，为了使咖啡农能够真正得到实惠，星巴克在采购合同中设置专门的透明条款保证支付溢价的实现。这些条款要求供应链上各节点的参与者都需要详细记录咖啡豆价格支付情况，并提供证明材料。星巴克在采购时，还会认真核实材料的真实性，确保咖啡农能够从中获利[4]。

由此带来的启示是，处在同一供应链上的企业实际上是利益共同体，善待供应商并且采取有效措施建立协作关系就是善待企业自身。尤其是当企业寻求长期的利润增长和可持续发展时，就必须考虑供应链社会责任——这种责任不仅关系到自身的运营，而且还会惠及整条供应链。我国的医疗卫生事业是具有一定福利性质的社会公益事业，作为医疗卫生事业重要载体的医院，更应当主动承担供应链的社会责任。

三、中药饮片供应链质量激励与约束机制

本文认为建立中药饮片质量改进的激励与约束相耦合机制是当前提升中药饮片质量、理顺中药饮片市场秩序的重要措施。

（一）实行中药饮片优质优价

根据目前医院在我国药品销售中的地位，医院在中药饮片供应链上的质量激励作用至关重要。应当摒弃将价格因素作为唯一参照的招标政策，建立中药饮片的优质优价机制，从而激励带动中药饮片供应链提高中药饮片质量。在中药饮片供应链中树立优质优价的激励，促使质量高、疗效好的中药饮片能够获得合理的价格，从终端开始形成正向激励。实施优质优价以后，对于可能升高的使用成本，可以通过医疗保险等支付途径分担，绝不能牺牲质量换取低价格。

（二）构建溢价支付的价格生态体系

在实施优质优价以后，构建溢价支付的生态价格体系，医院建立同上游供应商的互利合作关系非常重要。医院可仿效星巴克模式，对质量优等的道地药材做溢价，支付较高的价格，跟供应商形成长期协作关系，保证生产商、种植者的合理利润空间，以激励整个中药饮片供应链注重保证饮片质量。如此一来，中药饮片的利润能够在供应链中合理分配，供应链中的各个主体各得其所，能够承担维护中药饮片市场秩序的社会责任，共同保障中药饮片的质量。

（三）构建中药饮片的供应链智能化管理体系

为了确保中药饮片价格支付情况和质量状况，需要建立相应的保障措施。可以利用智能化管理软件和现代化的信息系统，从中药材种植到中药饮片生产、加工、储藏、销售的各个环节做好管理和监控。通过二维码技术，可以标记中药材的价格和产地及种植、采收信息，实现中药材质量的全面监控。在中药饮片的加工炮制过程中，按各种炮制工艺要求对生产过程中的成本消耗等进行记录。在仓储、配送过程中，通过智能化的物流体系对每一批中药材和中药饮片储运过程中的湿度、温度等做到实时记录。总之，通过各种技术手段使中药材和中药饮片的质量和价格信息成为可存储、可追溯的数据，支撑支付溢价。

（四）提高消费者对优质中药饮片的消费偏好

中药饮片供应链的最终目标是服务消费者，因此，消费者的偏好是中药饮片供应链质量激励的最终来源。因此需要提高消费者对优质中药饮片的认知水平，可以将供应链管理中积累的信息和数据，通过一定的平台向消费者展示。通过展示平台，消费者可以查询到所购买的中药饮片的原料来源、生产、运输、销售的全过程，了解其中的价格体系和质量控制措施，以使消费者充分理解中药饮片的成本信息和质量状况，增强消费者对中药饮片质量的信心，引导消费者的消费行为。

四、结语

综上所述，中药饮片的优质优价和供应链价格体系促使中药饮片供应链中形成对质量的正向激励。中药饮片的供应链智能化管理，则立足于中药材种植和中药饮片生产、加工、销售、使用的全过程，能够准确反映中药饮片的质量情况，确保优价的中药饮片必然是优质的，为中药饮片的质量激励提供良好的保障措施。这种激励机制和保障措施使供应链实现共赢，促使企业更加珍惜良好的市场秩序，保证中药饮片质量。

参考文献：

[1]张英男.中药饮片质量管理现状及应对措施[J].湖北中医药大学学报，2014（2）

[2]陈士翠.基层中药饮片质量状况分析[J]. 中国医药指南，2013，11（30）

[3]何大安.行为经济学基础及其理论贡献评述[J].商业经济与管理，2004（12）

[4]邓云宇.责任供应链：多主体的共同责任[J].WTO经济导刊，2013（8）

〔本文系江苏高校哲学社会科学研究一般项目“中药市场治理研究：激励机制分析与构建”（项目编号：2014SJB177）、江苏省食品药品监督管理局政策研究课题“基于行为经济学的中药饮片企业质量改进激励研究”、江苏省重点专业类公共管理类开放课题“基于规制经济学的中药饮片质量监管机制优化研究”的阶段性研究成果〕

篇5：供应商资质档案管理流程（范文）

1.供应商资质的接收与档案编号

1.1接收

供应商资质经过审核确定合格后统一交给文件管理员，由文件管理员按照1.2档案编号规则编码，并登记入《供应商资质存档记录》。

1.2档案编号

供应商资质档案编号编码方式为：产品种类（大写字母）+物料类别（大写字母）+供应商流水号（阿拉伯数字）。

第一位产品种类表示食品、药品、保健品，分别用S、Y、B表示：第二位物料类别表示原料、辅料、包装材料等，分别用Y、F、B表示；供应商流水号即对所为供应商按现为顺序排列号码。

2电子版供应商资质的建立与归档

2.1首次建立电子版供应商资质

由文件管理员将纸质供应商资质相关内容录入已设定好的电子表格内。扫描纸质供应商资质建立电子版档案。电子版档案的储存规则与纸质版档案的编号规则一致，分食品、药品、保健品三个文件夹；三个文件夹内分别建立原料、辅料、包装材料等文件夹，电子版档案的命名规则为：档案编号-供应商名称。

2.2 供应商资质的归档

文件管理员将录入电子表格完毕的纸质供应商资质按档案编号规则归入相应档案柜妥善保管。

3供应商资质的维护

3.1文件管理员定期检查供应商资质电子表格，及时发现是否为近效期或过期资质，并通知相关QA进行跟踪，与采购部门沟通联系追要所缺资质。

3.2电子版供应商资质的更新与补充

替换过期资质或者补充不齐全资质需按照本流程2和3执行。被替换的电子版资质统一转移至作废保留文件夹内，纸质版资质进行报废处理。

4供应商资质的借出与归还

篇6：供应商资质调查表

填写时间

填写说明

一、 《供应商基本资质调查表》由供应商基本情况调查和供应商质量体系调查两部分组成，所有信息均须填写(不适用处请注明)，同时供应商应按要求提供表明其具备相应资格的证书或其它文件。

二、填写以下信息时请注意：

1、以往合作伙伴

要求供应商提供其以往合作伙伴(最好是知名企业);

2、涉及重大纠纷、诉讼、仲裁或行政处罚的情况

所谓重大是指足以影响供应商商业信用、资信状况的纠纷、诉讼、仲裁等。

3、 生产系统与能力

须根据各项列举的关键指标进行基本描述，同时，还可以附加其它说明内容。

供应商名称:______________; 简称:___________________; 英文名称:____________;

工商证号:____________; 税务证号:_____________; 国税(是否经年检):_____; 地税(是否经年检):_____;

营业执照副本(是否已经过年检):_____________; 请提供附件 ;

组织机构代码证:______________;

一般纳税人资格证书:___________________; 请提供附件 ;

成立时间:__年__月,注册资本_____万元,公司性质:____,合作方____________;

法人委托书:___________________; 请提供附件 ;

注 册 地 址:______________; 邮编:___________________;

经营范围:___________________; 主营:_________; 兼营:______;

法定代表人:______________; 主要经营者:___________________;

帐 户(基本户):______________; 开户银行:___________________; 帐

号:___________________;

目前是否涉及重大纠纷、诉讼、仲裁或行政处罚等:___________________;

供应商名称:______________; 地址:___________________; 电话:____________; 传真:____________; 网址:_____________; 电邮:__________________________; 总经理:______; 业务联系人:_________; 手机:___________; 电邮:___________.

公司组织结构图如何? 请提供附件 ;

公司整体运营流程图如何? 请提供附件 ;

(上年)____年末资产规模:___________(单位：万元人民币)

(上年)____年末销售额:___________(单位：万元人民币)

工厂占地____M3, 建筑面积____M3,厂房_____ 口自有______; 口租赁______ ;

员工总数__人, 生产工人____人,技术人员____人,高级职称___人,中级__人;

生产车间个数:____________; 各车间内生产线条数:____________;

流水线____条,每条流水线____人,

主要生产设备及数量 :____________;

主要检测设备及数量:____________;

年正常生产_____天,每天生产班次平均______班,各班生产时间___小时/天;

主要产品：________________________________________;

主打产品是____,出口比例__%

(前年)____年产量_____,(去年)____年产量____,(今年)____年产量___;

工厂设计产量_______,现有产量________;比例为____%;

主要客户：________________________________________;

最大客户是________公司, 年供应量____, 占总产量___%, 交货周期___天;

主要供应商：________________________________________;

最大供应商是______公司,供应的产品是___,年供应量____,发货周期__天.

是否拥有进出口权:______________; 相关批文:___________________; 请提供附件 ; 进出口类型:___;(自理报关单位、代理报关单位)

工人年龄范围:________;

供应商质量体系:

2.1 质量方针/政策是______________________________________;

2.2 质量代表是_________,职位_________,手机_______________ ;

2.3 质量管理体系结构图如何? 请提供附件 ;

2.4 是否已通过ISO9002认证? 口是 提供证书附件 ;口否 计划何时___ ;

2.5 今年质量目标主要是__________________________________;

2.6 来料按_______标准执行, 主要指标是____________________;

2.7 是否有质量实验室, 口无; 口有 主要检验设备是__________ ;

质量体系人员构成：

总人数 以上工作经验(人) 5-10年工作经验(人) 5年以下工作经验(人) 工程

质控

研发

生产

供应商生产计划与物料管理:

3.1 企划部,生产部,采购部,销售部的关系框架任何? 请提供附件 ;

3.2 生产计划__人,物料管理__人,客户服务___人,储运操作____人;

3.3 接单,安排生产,交货的主要流程如何?

请提供附件 ;

3.4 打样__天,首份订单交货周期为__天,正常业务交货周期____天;

3.5 在制品库存__天;成品库存__天;安全库存___天,最低库存__天;

3.6 本地原材料采购周期__天, 占总原材料__%, 原材料库存__天;

3.7 进口原材料进口周期__天, 占总原材料__%, 原材料库存__天;

3.8 是否有最小生产批量?口无; 口有 最小批量是_____________ ;

3.9 确认订单需要__小时;

3.10 采用了哪些软件系统? 口MRP; 口MRPII; 口BPCS; 口ERP;口SAP;口其他. ________

供应商生产技术/工艺水平/工程能力:

4.1 开发工程部的功能架构图如何? 请提供附件 ;

4.2 产品研发__人,工艺__人,工程师__人,其他技术员__人;

4.3 自己设计的.产品主要有________, 工具模具有_____________;

4.4 自己设计制作的设备有________________________________;

4.5 新产品的开发周期为_____天;

4.6 是否有客户参与产品或工艺的开发? 口无; 口有 请提供记录 ;

4.7是否有供应商参与产品或工艺的开发? 口无; 口有 请提供记录 ;

4.8 应用的设计软件是_____,其功能是______________________;

4.9 设备利用率是__%,设备故障率是__%;

4.10 模具制造维修主要设备设施有_________________________;

4.11 技术人员年流失率__%, 管理人员年流失率__%, 生产工人年流失率__%.

5, 供应商环境管理情况:

5.1 环境方针/政策是______________________________________;

5.2 环境管理代表是________先生/女士, 手机_________________;

5.3是否已通过ISO14001认证? 口是 提供证书附件 ;口否 计划何时____ ;

5.4 今年环境管理的主要目标是____________________________;

5.5 是否已对公司的产品设计/工厂建设进行了环境影响的评估?

口是 请提供记录 ; 口否 计划何时____ ;

5.6 产品中是否含有贵重金属? 口否; 口是 含量是__% ;

篇7：供应商及销售人员资质审查档案

人供应员商及销健

售人

康员资质档审查档案

篇8：中药饮片供应商资质管理制度

随着医用材料科学技术的飞速发展及其在医疗领域的广泛应用,医用耗材占医院医疗成本的比重日趋提高,种类日趋繁复,涉及领域不断扩大。在全国各大综合医院中,医用耗材成本占医院医疗成本的1/5,涉及到医院95%以上的诊断及治疗领域[1]。根据市场调研统计结果显示,我国2010年消耗的医用耗材总价值额在1 000亿左右,且使用量增长迅猛,年增速超过15%。对于如此巨大的医疗产品消耗,科学地管理显得尤为重要,这不仅仅与个别政府和医院有关,更与广大的人民群众有直接而紧密的联系。

医用耗材的流通和使用必须遵循国家的相关法律法规。一方面,工商行政机关、药监局等主管部门对医用耗材的流通和使用规范管理越来越重视;另一方面,老百姓也越来越关心医疗耗材的价格、质量以及使用过程中是否存在安全问题等。这些现象足以说明优化医用耗材管理的重要性。医院器材管理部门是贯彻和落实医用耗材来源合法、安全有效,保障人体健康和生命安全的重要控制点,是医用耗材质量保证和施行医院耗材有效使用管理的关键环节。

资质证件审核和备案是医用耗材质量和安全保证及有效使用的第一要素,工作量大、责任重、变化快。耗材使用的溯源性要求更增加了医用耗材资质管理工作的难度[2]。

1 医用耗材资质管理的内容

根据国家《医疗器械监督管理条例》等政策法规,医用耗材流通和使用的必备资质证明文件包含以下几个方面。

1.1 生产批准

开办医用耗材生产企业应具备相应的专业技术人员、生产场地及环境、生产设备、质量检验的机构或者人员及检验设备等条件,并按照不同类别分别经省、自治区、直辖市人民政府药品监督管理部门审查批准,获得《医疗器械生产企业许可证》[3]。

1.2 产品注册

国家对医疗器械实行产品注册制度。任何获准生产和上市流通及在医疗领域使用的医用耗材,必须获得相应的省、自治区、直辖市人民政府或国家药品监督管理部门的审查批准,从而获得《医疗器械产品注册证》(包含《医疗器械产品登记表》)。对于进口医疗器械,领取进口注册证书后,方可向海关申请办理进口手续(参见《医疗器械监督管理条例》)。

1.3 经营许可

我国对医疗器械经营实行特许管理,医疗器械经营企业应当具有与其经营的医疗器械相适应的场地及环境、质量检验人员、技术培训与维修等售后服务能力等方面的条件。并经由当地的省、自治区、直辖市人民政府药品监督管理部门的审查批准,才可获得《医疗器械经营企业许可证》。

1.4 代理关系

医疗器械经营企业和医疗机构应从已取得《医疗器械生产企业许可证》的生产企业,或已取得《医疗器械经营企业许可证》的经营企业购进合格的医疗器械,并检验产品合格证的真伪。

1.5 工商管理

医疗器械经营企业必须符合一般工商企业管理规定,照章履行法人登记、年检和依法纳税等义务。

2 符合新形势下的资质管理解决方案

在医用耗材采购和使用时,资质的实时有效管理是非常关键的,否则就有可能将未经注册、无合格证明、过期、失效或者淘汰的医疗器械投入临床使用,损害患者的利益,违反国家政策法规[4]。管理医用耗材资质的方法就是要健全审核制度和建立完整的医用耗材档案,包括:投标单位企业法人营业执照、税务登记证、法人代码证;医疗器械经营企业许可证;投标产品制造厂商授权书或产品经销代理证;投标产品医疗器械注册证及注册表认可表;制造单位生产许可证(进口产品除外);国务院质量技术监督部门认定的部分三类器材强制性安全认证材料;法定代表人授权书及委托代理人身份证(法定代表人直接投标只须提供其身份证)。

2.1传统资质管理方法存在的弊端

传统资质证件靠档案管理人员手工管理,费时费力,存在如下弊端:

(1)人工整理工作量巨大,工作效率低,管理成本高。即使花费了大量时间和人力,仍事倍功半,往往出现遗漏、效果差等现象。

(2)医用耗材的全部资质材料均有时效性的特点,厂商的代理关系也经常发生变化等因素导致证件档案的管理内容要不断地增加与更新。采用纸质保存模式还导致证照过期和授权失效等情况出现。

(3)耗材资质审核和备案应贯穿于耗材在医院的整个工作流程,而手工方式难以实行专人专管,也很难把制度有效地落到实处,给实际工作带来很大的不便。

由于医用耗材品种条目多(超过6000种),每种产品要求管理的证照多,经销商数量众多,代理关系复杂,产品具有时效性特点等因素,如果没有高效、科学的管理方法和工具,很难做到耗材资质的优质管理[5]。

采用信息化模式,建立动态化方法,为适应新形势下医用耗材资质的有效管理提供了解决方案。

2.2基于供应目录库平台的医用耗材资质管理方法

针对耗材资质管理工作存在的不足[6],我们探索采用信息化技术,借助软件应用,建立基于供应目录库平台的医用耗材资质动态管理方法。

2.2.1作用机理

医用耗材供应目录就是在政策制度的指导下,以经营公司为供应主体,经由政府主管部门及医院规范程序选择的具有价格、品牌、产地、规格、包装、送货时间等特征信息的各类耗材登记清单[7],即为目录库。并且建立与目录库对应的耗材资质管理系统,即构建在用的医用耗材与资质信息之间的对应关系,实现动态验证和预警功能,为实现耗材资质管理信息化和动态化提供了解决方法。

医用耗材供应目录将所有耗材的商品名称、供应单位及资质证件的全部信息录入数据库,资质证件与货物特征、供货单位等3类信息必须保持一一对应关系[8]。其中,资质证件数据必须包括以下信息:生产厂家、经销单位企业法人营业执照、税务登记证、法人代码证、医疗器械经营企业许可证、器材制造厂商授权书或产品经销代理证、医疗器械注册证、厂商资格认可表、法定代表人授权书及委托代理人身份证;而货物特征信息登记则必须包含耗材的商品名称、品牌、产地、规格型号、供应价格、送货时间等内容。

2.2.2信息的登记和维护

耗材资质信息是医用耗材供应目录库中信息登记[9]和更新维护的一部分。耗材资质信息随供应单位名称和产品特征一同录入耗材供应目录库,信息录入和修订应由专门管理人员负责,依据权限进行登录和行使修改权利。目录库耗材供应条目的修订必须经过政府主管部门或医院专门组织机构规范的耗材引进遴选程序,以确定和公开的结果为依据方可进行,同一条目新信息一经登记,原供应条目信息自行作废。

2.2.3应用方法

基于耗材供应目录库进行开发医用耗材资质信息平台系统,建立软件数据库[10],利用软件方式进行资质备案与实践应用,从而实现对耗材资质证件的信息化和自动化管理。

2.2.3.1有效性的保证

系统数据库的设计和应用包括2个方面:一是资质信息的管理内容要根据耗材供应目录库不断地增加和更新;二是将医用耗材的资质信息与实际采购工作直接关联,使资质不全或资质效期不合格的产品无法被采购和入库。

2.2.3.2信息的综合查询

医用耗材的品种和规格门类繁多,相关经销商和生产商的信息也经常发生变更,因此查询功能使用频率非常高。信息系统可按照物资名称、供应商或生产商名称、结账方式等多种分类对产品信息进行单独查询,也可允许用户根据业务需求自定义复杂的联合查询。此功能能够满足管理者在使用方便度、快捷性、功能多样方面的应用要求,这对医院自查和应对卫生和药监上级部门的检查十分便利有效。

2.2.3.3时效性的保证

所有耗材的资质都有有效期限定,耗材资质的信息化管理需要设计预警功能。医院在用的医疗器械有上千种,经销商最少也有几百家,用手工方法很难迅速地找到即将到期的产品或供应单位。将医疗器械注册证、生产厂家的生产许可证、供应商的经营许可证和厂家授权书等关键证照上的有效期导入系统内,系统将自动监测和提示效期信息并自动分类。在系统的有效期预警界面中自行设置预警时间后,系统会自动统计出注册证即将到期的产品以及公司授权、产品授权、业务员授权即将到期的供应商或生产商,并且标示为红色,提醒管理人员注意,使得管理人员可以及时通知供货商更换证件,以保证耗材的资质有效。

3 应用效益

2006年,陕西省人民医院在医用耗材的资质管理中引入了供应目录库信息平台的技术,经过原始的手工查对、Excel数据查询等技术改进,逐步提高技术,发展并完善到应用网络信息技术的平台,实现了耗材资质审核管理与医院医用耗材出入库管理的技术对接,这一思路和方法走在全国前列。管理实践取得如下显著成绩:(1)医疗安全得到保障,连续6 a未发生涉及医用耗材安全使用方面的问题或医患纠纷。(2)耗材资质管理成果斐然,在药监局和卫生主管部门的各级检查中,完全达到政策法规规定的合格标准。

4 结语

耗材资质审核和备案是耗材管理的基本要求,原理简单,方法明确,但在实际工作中却不是容易做好的事情。软件推动进步,信息化系统的应用为医用耗材的资质管理提供了科学的技术、先进的方法,值得行业借鉴和推广。

参考文献

[1]王琳,王炜娓,姜凯.医用耗材管理中存在的问题及策略探析[J].首都医药,2006,8(16):18-20.

[2]褚光华,姚勇,田桂凤.高值医用耗材产品条码可追溯性调查分析[J].中国医疗设备,2009,24(2):88-90.

[3]蒋红兵,马俊,郭秀兰.医用耗材采购的安全与质量控制[J].中国医疗设备,2010,25(4):1-7.

[4]张奕,沈晨阳,刘帆.医用高值耗材资质证件有效期的精细化管理[J].中国医院管理,2012,32(4):63-64.

[5]张琼银.浅析医用耗材管理存在问题及对策[J].人人健康,2008(4):141-142.

[6]陈润生.对常用耗材供应商资质的思考[J].中国医学装备,2012,9(1):54-56.

[7]徐海林.医院医用耗材管理信息系统的设计和研究[J].中国医疗器械杂志,2009,33(2):140-143.

[8]武权,王海威,曹阳,等.军队医院医疗设备实行编码化档案管理对策探讨[J].医疗卫生装备,2010,31(4):306-307.

[9]于春华,于京杰.医用耗材信息分类与编码方法研究[J].解放军医院管理杂志,2009,16(2):181-182.