英语信函格式范文

2024-05-22

英语信函格式范文（共12篇）

篇1：英语信函格式范文

英语商务信函格式大全：信内地址

信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的.左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：

①并列式

Ms. Joanna Kerry

Peking University

Haidian District, 100871

Beijing

China

②斜列式

Ms. Joanna Kerry

Peking University

Haidian District,100871

Beijing

China

篇2：英语信函格式范文

为进一步深化“守合同重信用”活动，使“守合同重信用”企业信用评价更为全面、客观、公正，提高企业合同信用管理水平，根据山东省守合同重信用企业认定管理办法和山东省企业合同信用评价指标体系的有关规定，特请您对山东****有限公司在履行经济合同、保障债权人权益方面的情况作出评价。请在“好”、“一般”或“差”栏内现“√”。谢谢支持。

禹城市工商行政管理局年月日

(请您签名、盖章，我们将对您的评价保密)

法定代表人签字：

企业盖章

篇3：英语商务信函特点分析

英语商务信函是企业用于业务联系、交易商洽的信函, 适用于不相隶属机关之间商洽工作, 询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项。商务信函和私人信函的区别非常明显。私人信函是个人使用, 内容是私人事务, 而商务信函是贸易双方为达成共同利益进行交易磋商的联系手段。随着商务信函在国际贸易中的广泛应用, 一份严谨得体的商务信函在业务磋商中显得尤为重要。然而商务信函不同于普通的交流信函, 其特点鲜明, 语言的选择性很强, 语篇的连贯性和逻辑性也很强。因此, 研究商务信函的特点对交易磋商时语言使用的规范性与严谨性很有必要。了解商务信函的写作特点后, 其准确规范的表达方式更有助于合作的达成, 给对方留下好的印象, 节省工作时间。另一方面, 商务信函直接体现了一个公司的形象, 企业对商务信函的熟练掌握也有助于与客户建立起长期的合作关系。一般看来, 商务信函都具有一套完整统一的格式模板, 并且每一部分在商务信函的组成中是不可或缺的。其固定的元素包括:信头 (Headline) , 日期 (Date) , 封内地址 (Inside address) , 称呼 (Salutation of greeting) , 信的正文 (Body of the letter) , 结束礼词 (Complementary close) 和签名 (Signature) 。

2 英语商务信函的词汇特点

一般商务信函的内容都比较简短, 因此对商函的用词都比较严格, 大多使用正式书面词汇代替普通词汇, 商函词汇概括起来具有简洁、规范、准确、严谨的特点, 在写作时应避免出现歧义, 造成误解。

2.1 英语商务信函用词简洁、规范

商务信函是交际语体, 力求用词简洁朴素、言简意赅。为避免篇幅冗长, 常使用短词与常用词, 让读者阅读起来既省时又省力, 且符合商函明确直接的特点。一方面, 在信函的写作过程中多使用短词、常用词, 商务信函是一种正式的公函语体, 在严肃的商场上, 没有商家愿意把时间浪费在阅读陈词难懂的信函上, 因此商务信函可谓字字千金, 使用简短、规范的常用词更能体现商函正式、公事公办的特点。如短词尽量用about代替approximately, 用now代替currently, 用end代替terminate。而常用词尽量用inform代替tell, 用sufficient代替enough, 更能体现商函的正式性;另一方面, 在信函主体内容中多使用单词替代短语, 如果能用单词表达清楚地意思就尽量不会用短语, 不仅方便对方阅读, 也能避免信函冗长繁杂。表达开门见山, 切忌拖泥带水、过分修饰。如Above mentioned policy就应改为This policy.用now代替at the present time, 用soon代替in the near future.

2.2 英语商务信函用词准确、严谨

商务信函中涉及到很多单据、协议、合同, 为了准确表达每一部分条款的内容, 就会使用大量的专业术语以及缩略词、数字。因为它们的含义都非常稳定, 利于精确地表达一个概念, 因此专业性非常突出。主要体现为在信函中使用大量的专业术语、行话。专业术语具有国际通用性, 其意义单一、精确、无歧义, 且不带有感情色彩, 不需要根据上下文理解。常见于商务公函、合同文本、商业单证中, 特别是在关于价格询问、支付方式及涉及保险等信函中。在经过长期的使用实践和积累后, 这些术语成为贸易双方准确表达、有效沟通的桥梁。因此, 应尽量避免其他技术性、文学性词汇出现。如应用shorten代替abbreviate, 用increase代替augment, 用begin代替initiate。又如, cover在日常生活中是“覆盖”的意思, 但在商务信函中应理解为“投保”, quote平常是“引用”的含义, 在商务信函中应理解为”报价”。可见商务信函的词汇具有明显的专业性与特殊性。此外, 信函中多使用缩略词、数词。在国际贸易商函中, 很多商贸术语都是以缩略词的形式出现, 因为在长期的合作中, 人们对这些术语都行成了一种共识。如通过国际商业界确认的FOB代表离岸价, TT表示电汇等, 缩略词的使用不仅表达清晰, 也使句子更加简洁。而数词在商务信函中有着不可替代的作用, 一是由于商务信函中价格、时间、金额等都与数字有关, 二是数字的形式更加一目了然, 因此数字的表达必须精确、具体, 避免模棱两可。如100美元在一般信函中可表示为$100, 而在商函中应写为$100.00, 这些都体现了商务信函的严谨性。

2.3 英语商务信函用词生动具体

英语商务信函用词积极, 多使用肯定性词语, 肯定性的词语带有积极的色彩, 给人愉快的感觉, 更能产生让人交流的欲望, 有利于交易的完成。从商函中, 我们可见pleased, glad, appreciate等词汇的频繁使用。因此, 使用生动鲜明, 积极活跃的词汇可使信函内容生动具体, 给对方留下深刻印象。

2.4 英语商务信函中使用适当的情态动词

英语商务信函中适当使用情态动词可使句子语气更加缓和, 委婉。一般情况下, 现在时的情态动词出现频率比过去式更多, 因为过去式的情态动词更具有不确定性, 少了商函的可靠性。如could, might等词汇会使信函的文风显得不够严谨, 正式。只是在某些特定的语境下, 需要用用情态动词的过去式来表达, 这样更具礼貌性, 委婉性。

3 英语商务信函的句式特征

商函的内容直接影响着公司业务发展、品牌形象、客户开发、国际声誉等, 因此, 表达不能模棱两可, 更不能出现错误, 否则会让对方误解, 造成不必要的经济损失和名誉影响。商函句式多是少有修饰的简单句子, 并且遵循委婉礼貌原则, 表达态度应是正面积极的, 句子中大量使用套语与固定习语, 大量使用条件句, 以增强礼貌表达的效果。

3.1 文风朴实, 多用陈述句表达委婉祈使语气

商务信函的内容多是阐述客观问题, 因此商函的表达通常都是开门见山、直入主题、就事论事, 不需要华丽的辞藻来修饰。信函中很少出现一些内容不相关并且复杂冗长的句子, 这样更能使交易双方更好地理解和接受, 促进彼此合作。在交易谈判中, 双方都是平等的地位, 但又不能背离礼貌的合作原则, 因此多用陈述句来委婉表达祈使语气, 而不是直接使用祈使语气, 感觉在以命令的口吻来要求对方, 给对方留下不好的印象。

3.2 大量使用套语与固定习语

英语商务信函是公事公办的正式信函, 通过长期交易往来已形成了大量固定的句式与习语。如We hereby notice that……特此函告, To whom it may concern, 敬启者。ad valorem duty (拉丁文) 从价税, insurance premium per capita (拉丁) 人均保险费。这些习语对于长期从事商函的专业人士来说能节省很多时间, 也能清楚表达磋商内容, 通俗易懂, 便于交流。

3.3 条件句和肯定句体现礼貌合作原则

由于商务信函具有礼貌性原则, 因此在向对方提出要求、请求和建议时, 多使用条件句更能表达此效果。使用条件句会留有更多商量的余地, 既为对方保留了面子, 又借机表明了己方观点, 一举两得。如Please send us some examples of the goods.这句话语气过于强烈, 会使对方感到反感。而改成条件句We will be grateful if you could send us some examples of the goods后, 传达的的语气就变得礼貌积极得多。商务信函的内容主要是交易协商, 目的是争取贸易的达成, 因此信函的语气能间接表现出写信人的态度。积极肯定的语气能激发对方的兴趣和欲望, 增强其成交的信心。所以要尽量避免带有否定色彩词汇的出现, 如wrong, bad, terrible, stupid等词汇。这些词会给人居高临下的感觉, 同时会使对方产生一些负面情绪, 不利于建立友好合作关系。又如We won’t ship our goods until we receive the payment.与We will ship our goods as soon as we receive the payment.这两句话意思完全一致, 但第一句的否定形式显得十分强硬、消极, 而第二句的肯定表达就显得十分礼貌与积极。

4 英语商务信函的文体特征

商务信函的文体特征十分明显, 由于涉及到业务往来, 信函回复都比较迅速及时。而双方礼貌的合作态度才能确保交易的顺利开展, 不管是拒绝对方还是向其提出建议与询问, 礼貌的态度永远都是合作的前提。首先必须做到回复迅速及时, 在贸易往来中, 为提高业务成功率, 一般公司在收到对方的信函后都应及时进行回复, 特别是在对方询盘或者订购业务时, 更能体现己方对此次合作的重视。拖延的答复不仅可能耽误对方的业务计划, 使对方的企业形象遭受损失, 也可能由此错失一个难得的合作伙伴。因此, 为了双方共同的利益, 商务信函的回复应是迅速及时的。另外, 准确把握委婉与礼貌原则也很重要, 在商务磋商过程中, 由于双方当事人无法见面, 只能通过信函传递思想、要求和感情, 因此信函应充分考虑对方的感受, 注意语气的恰当性。应尽量站在对方的角度考虑问题, 如使用“We suggest”“We hope”等第一人称加表意动词的句型就含有礼貌热情的语气。当双方利益出现矛盾或分歧时, 如果直接拒绝可能会使业务无法继续, 因此在磋商中应尽量遵循委婉与礼貌原则, 缓和的态度更愿意让人继续与之商榷。但有时礼貌原则并不是采取低三下四的态度, 当自身利益可能遭受损失时, 公司应保持不卑不亢的态度, 不用过于谦卑的同时也应礼貌地回绝对方, 做到有礼有节。

5 结论

到目前为止, 尽管尚无一个国际组织规定把英文作为世界经贸活动的通用文字, 但在现有的国际商贸活动中90%以上使用的是英文。事实证明, 使用英文作为一种国际通用的交际文字已经既成事实, 并且随着国际经济的不断深入发展, 英文的使用会越来越广, 它的重要性将直接关系到企业在国际市场上的运作。一个准备或已经进入国际市场的企业更应该把掌握英文商业信函的正确使用当作一项极其重要的工作来抓, 因此, 对英文信函特征的掌握有助于国际贸易或商务合作的顺利沟通, 从而促使协议的达成。

参考文献

篇4：英语商务信函应遵循的写作原则

[关键词] 商务信函；写作；原则

【中图分类号】 H05 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中，礼貌都发挥着重大的调节作用。它是有效的自我推荐名片，有助于老关系的加强和新关系的建立。礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情，诚挚的感谢，真诚的礼貌，体贴的理解和由衷的尊重。

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面，更重要的是书信的内容要叙述正确，买卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围。一封表达准确的商务信函，不仅能够促使商务活动的有效进行，还能够避免不必要的纠纷。

三、完整原则（completeness）

商务信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how ）。在书写商务信函时，应该对信函的内容做到心中有数，避免一件事分多次书信传递给对方。一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达到它的理想效果，不完整的信函不仅有失礼貌而且会令收信人对你公司产生不好的印象。

四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，造成贸易损失，甚至会引发诉讼纠纷。清楚表达应注意选择正确、简练的词，避免使用一些含糊不清、模棱两可的词，条理清晰，表达准确。一般地，商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方准确理解。

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整，语言简单而不失清楚，用最少的语言表达最为丰富的内容。简洁被视为商务信函写信的第一要义。故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话，采用简洁、直接的句式进行写作，简明扼要，精炼丰富，长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思。

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体，明确，而不能含糊，抽象，笼统。尤其像报盘，询问贸易条款这类需要具体答复的信函，就更加强调写作时的具体。这样会使所表达的内容准确而又生动，使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。例如，商品的某些质量和特征要用准确的数字，避免使用“长”，“短”，“好”这样的词语。时间用年月日标明，必要时甚至要注明小时，分钟，避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语。

七、体贴原则（consideration）

體贴原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望，要求，兴趣和困难，充分理解对方的心情、处境，寻找一种最好的方式将信息传递给对方。

八、结论

商务信函是买卖双方索取、传递信息，处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式，同时也体现着一个公司或机构的商务形象。商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用，它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息，节约双方的时间，从而实现商务活动的便捷与高效。因此，商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求。在日常的商务活动中，撰写商务信函时，应遵循商务信函写作的基本原则，有效传递信息，从而使商务信函更有利于双方的沟通合作。

参考文献：

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1994.

[2]张燕彬.国际商务礼仪[M].沈阳：辽宁教育出版社，2001.

[3]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出版社，2003.

[4]曹菱.商务英语信函[M].北京：外语教学与研究出版社，2007.

篇5：公文信函格式

篇一:党政公文信函格式

×××××××

000001 ××函〔2013〕28 号秘密?×年

特急

××××关于××××的通知

××××:

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××

附件:1(××××××××××××

2(××××××××××××

3(××××××××××××

××××××

2013 年 8 月 9 日

(联系人:××× 电话:××××××××××××)

篇二:公文函的格式范文

公文函的格式范文

因工作需要，以函的形式写一公文，所以在网上搜了一下函的相关内容:

函，即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法:

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和

写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和

文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引

叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论 3

是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或

请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信

件一样，使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及 4

时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以

保证公务等活动的正常进行。

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学:

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全

面的交流协作关系，特提出如下意见:

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院××研究所(盖章)

一九九五年×月×日

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函 [1993] 2 号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局:

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问

题通知如下:

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经

贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅(盖章)

一九九三年一月三日

国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法(草案)》意见的函

国办函 [**] ××号

各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室):

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案)》 6

送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修

改意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅(盖章)

一九九九年×月×日

广州××局销售公司请求批准函

××局销办函 [**] 5 号

广州××局:

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需

要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州××局销售公司(盖章)

一九九六年一月十日

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函 [**] 40 号

市市容环境卫生管理局:

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下:

《中华人民共和国行政处罚法》于**年 10 月 1 日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。

按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从

今年 10 月 1 日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

此复

××市人民政府

一九九六年十月七日

关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函

××工银商字 [199×] ××号

××市××分行:

现呈报〈 ××公司二期改造项目评估报告〉，请审阅。

附件:××公司二期改造项目评估报告。(略)

×××工商银行(盖章)

一九九×年十一月五日

××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

×人函 [**] 2 号

省人民政府:

省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人 8

翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提

案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省

高级人民法院和人民检察院密切配合。

附:〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉(抄送单位附件各二册)

××省人民代表大会常务委员会(盖章)

一九九九年×月××日

附件:(略)

交通部广州救捞局催办函

××造船厂:

贵厂××××年为我局建造的 2640 马力拖轮“穗救 202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局

“穗救 202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。

篇三:函的公文格式

函的公文格式

深圳市 XXXX 有限公司文件

××函〔201×〕××号……(三号仿宋字，居中)

×××公司关于××××的函

(二号宋体字加粗，居中)

×××××:……(正文部分:三号仿宋字，行距 1.5 倍)

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

特此函告。……(告知性函件)

特此函商。……(商洽函件)

敬请函复。……(请求函件)

特此函达。……(邀请函件)

×××××××××(盖

201×年×月×日(落款日期用阿拉伯数字、对外行文须盖

篇6：中文商务信函格式

中文商务信函范文格式

中文商业商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，题，通常包括：

①向收信人问候；

中提到的问题答复等等；回答对方提出的问向对方提出要求等。如果既要向对方询

(3)

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

Afeng朵

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

函的日期很重要，不要遗漏。

商业信函格式

商业信函通常由信封、前两部分是必不可少 1)信封

用横式信封时，将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧，如果位

(2)信封的内容

①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写

Afeng朵

得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，③寄信人地址及姓名。时居左书写。

根据邮政部门的规定，式信封的左上角。

(3)对国外商业业务信函，而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种：

一般是在信封左上角写寄信人的姓名包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地

Afeng朵

址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。

③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：

1)航空(By Air-Mail)；

2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；

3)快递邮件(Express)；

4)包裹邮件(Parcel Post)；

5)印刷品(Printed Matter)

6)样品(Sample)；

7)商业文件

8)密函9)；

(1fimdelivered，please re-turn

保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed)；

13)留存邮局(Post Restitute／Care Postmaster)；

14)无商品价值样品(Sample(s)of no commercial Value)。

2)信文

Afeng朵

信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。

3)附件

篇7：公司信函格式

我是北京公司的我公司最新开发的生物质安全环保火锅燃料，具有绿色环保，安全便利和燃烧时间长，温度高等特点，最高温度可达到1050度，同时也作为糖浆或药剂的添加剂，能够达到润肠的效果，所以是无毒无害的产品。产品适用于酒店、宾馆、餐厅、野餐等各种餐饮场所中自助餐、小火锅的加热保温之需要。

产品特点

(1)安全：液态环保安全燃料主要成分，经公安部消防检测，属非易燃品。遇明火不易燃烧，俗称“可灭火的燃油”。

(2)环保：液态环保安全燃料主要成分，经过卫生检疫部门检测，属无毒品。本产品为无色无味透明液体，燃烧时没有任何异味，不产生对人体有害物质，对人体无任何危害。

(3)实用：液态环保安全燃料燃烧时间更长，中途无需添加燃料。

(4)节能：液态环保安全燃料经植物提炼，融合多种添加剂精致加工而成，火力强劲稳定且调节自如，燃烧充分，无任何浪费。

(5)方便：罐体小，携带方便。燃烧罐体不烫手，不传热、不伤炉具，炉具可放于任何台面，就餐数小时后，不必担心台面受损，使用方便，安全。

(6)储运：液态环保安全燃料不易挥发、易储存、易运输、无隐患。

选择我公司产品的理由：

一、我公司产品已经通过以下权威部门检测

1.北京市疾病预防控制中心

检测报告：样品受理编号： XXXXXXXXXXXX

检测结果：无毒无害，对皮肤无刺激性。

2.公安部天津消防研究所

测试报告：公津消检[2011]第49号

检测结果：开杯闪点126度，不属于易燃易爆品。

3.上海化工研究院检测中心

货物运输条件鉴定书：样品受理号： NO： XXXXX XXXX

检测结果：

1.危险性识别：无

2.按照GB12268-2005办理的类项：该货物为普通货物。

3.包装要求：可按普通货物条件办理。

4.爆炸危险性鉴定：该货物无爆炸危险性。

5.易燃危险性鉴定：该货物不属于3类易燃液体。

6.毒害危险性鉴定：该货物不属6.1项毒害品。

二、我公司已投保太平洋保险公司产品责任险，据我所了解，同行业还没有为此产品投保的先例。我们的产品让您和客户在使用上可以更安心。

公司地址：北京市房山区良乡政通路西里2号楼417-2室

公司电话：

公司网址：

联系人：

顺颂商祺!

年XX月XX日

篇8：商业信函格式

aearotheenvelope.Thedatemayelacedatthe

rightmargioftheage,ialignmentwiththeclosingand

signatureattheottom,orflushwiththeleftmargiifafulllocktyleiused.

正确的商业信函格式应将收信人的地址放在日期下方,距敬称上方两行处以上.与信封排列格式相同。如果用全开信纸,日期应放在信纸的右上方,与下方的结束语及署名对齐.August8,2000

Mr.JohLake

T&TCo.Ltd.25roadwayewYork,NewYork10024

DearMr.Lake,(BodyoftheLetter)

篇9：党政公文格式(信函式)

××函字〔2017〕18号

关于××××的函

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××

2017年8

篇10：商业信函的格式

(1)信封的种类

信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方;用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。

(2)信封的内容

①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写;用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县、、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差、而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。

③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写;用竖式信封时居左书写。

根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。

(3)国外信封书写格式。为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的.习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：

①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下;收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等、和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。

②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角;收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。

③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角、还标注有关投递事项，常见的有：

1、航空(By Air-Mail);

2、挂号(Registered，或Reg;Regd.);

3、快递邮件(Express);

4、包裹邮件(Parcel Post);

5、印刷品(Printed Matter);

6、样品(Sample);

7、商业文件(Commercial Papers);

8、密函(Confidentia1);

9、亲启，私人信(Private);

10、赠品(With Compliments);

11、如无法投递，请退某处(1fimdelivered，please re-turn to......);

12、保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed);

13、留存邮局(Post Restitute/Care Postmaster);

14、无商品价值样品(Sample(s、 of no commercial Value)。

二、信文

三附件

篇11：英文商务信函及格式

商务信函写作前言

作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。

商务信函的重要性

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?

是的，答案是肯定的。

让我们一起来看看以下的调查结果。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?

[参考全美最畅销的贸易书籍“Building an Import-Export Business”] 以下5个方面是买家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件?

供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题?

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?

供应商如何答复买家提出的要求?

供应商多久做出答复?

供应商是否愿意对产品进行修改?

买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题?

供应商的信用如何?

供应商的银行信用记录如何?

供应商银行帐户开立的年数?

大致的通常收支情况?

银行给供应商的贷款额度?

银行对供应商的帐户情况是否满意?

供应商贸易往来的信用如何?

合作者与该供应商的合作年数?

供应商可承受多大的定单?

交货是否及时?

是否能准确地完成定单?

供应商是否使用了标准质量管理认证体系?

比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points

(适用于出口美国的海产品)

由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

商务信函的基本结构

传统信件

这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

1、信头 The heading

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

2、编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender name and the date

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3、封内地址 The inside address

这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4、事由 The subject heading

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

5、称呼 The salutation

指对收信人的一种称呼。

较常使用的.有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

篇12：英文商务信函写作格式

英文信函分为混合式和齐头式。

混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。

齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

(1)信头 The heading

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

(2)编号和日期 The reference number and the date

方便以后查信使用。Your ref:（你方编号）Our ref:（我方编号）

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。

(3)信内地址 The inside address

与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。

(4)称谓 The salutation

在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。

(5)开头语The open sentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

(6)正文 The body of the letter

正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

(7)结尾语The closing sentences

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

(8)结束语 The complimentary close

英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

(9)签署 The signature

签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。

需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。（10）、附件 Enclosure

如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

例如：

Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading(11)其它

商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。

②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。

③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。

对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T, 注意 Attn：Mr.Jack G.Johnson