英文商务信函写作格式

英文商务信函写作格式（精选10篇）

篇1：英文商务信函写作格式

英文商务信函写作格式

1.the top part of a business letter

日期：date: 23 december XX

地址：mr. james green

sales manager

bbb plc

55-60 old st, london e6 6hg

称谓：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

2.the body part of a business letter

标题(可以不要)

正文

3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

(1)please let me know if this is convenience.

i look forward to hearing from you.

best wishes

yours sincerely,

(signature)

ms. gillian janes

personnel nanager

(2)please phone us to confirm the details.

we look forward to receiving your comments.

yours faithfully

(signature)

for ms. gillian jones

personnel manager

篇2：英文商务信函写作格式

英文信函分为混合式和齐头式。

混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。

齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

(1)信头 The heading

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

(2)编号和日期 The reference number and the date

方便以后查信使用。Your ref:（你方编号）Our ref:（我方编号）

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。

(3)信内地址 The inside address

与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。

(4)称谓 The salutation

在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。

(5)开头语The open sentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

(6)正文 The body of the letter

正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

(7)结尾语The closing sentences

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

(8)结束语 The complimentary close

英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

(9)签署 The signature

签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。

需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。（10）、附件 Enclosure

如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

例如：

Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading(11)其它

商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。

②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。

③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。

对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T, 注意 Attn：Mr.Jack G.Johnson

SCHARFMAN BROS.INC

CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES 信头 HEMPSTS Representatives一Importers(516)292一1750

Sauco 393 FRONT STREET

TELEX: 96-7725 HEMPSTED

NEW YORK 11550 称呼 Dear Sirs。

Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

信文：

We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。

P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

信尾谦称 Very truly yours，公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.签 字

写信人姓名 Michael Seharfmah

写信人职务 Manager

发信人及打字员 MS／am

附 件 Encl.One

样信一：

1、收信人的邮箱

2、发信人的邮箱

3、写信日期：写日期时，请注意以下几点： a.年份要写完整，不能用03代替2003。

b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可

以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

4、时间

5、主题

6、称呼

7、正文

8、结束语

9、签名

10、联系方法：

篇3：浅谈商务英语信函写作

一、商务英语书信的格式

一般来说, 现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法, 缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间, 有时可能会缩进更多。现在, 齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始, 段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行, 以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是, 有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便, 所以, 人们使用了一种改良的齐头式, 即把日期放在右边, 而把其他内容放在左边。一般来说, 我们通常使用单行距来布局一封信, 这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好, 可以选择使用齐头式或缩头式。

二、商务英语信函的特点

1、信函内容清晰明了, 商务英语信函在写作时, 一定要简单扼要地表达自己的观点, 使收件人能清楚的了解写信人的商业目地, 有时可以在正文前加上标题, 这样可以使读者一目了然, 内容复杂的信函, 让人感到抓不住重点, 不利于主题的表达, 因此, 信函的写作一定要简明。

2、处理好开头和结尾。商务英语信函的开头和结尾虽也有所变化, 但相对而言, 较公式化, 有许多习惯用语, 内容也比较固定, 这些也须一一辨认, 把握。信函的开头为引据部分, 一般总是简述去信的事由或转述对方来函要点, 措辞用语简单得体。结尾部分十分简短, 常用惯用性词语, 有时可不另起段落。

三、商务英文信函写作注意事项

1、在写作过程中注意主体与客体的区分, 切忌主客不分或模糊, 例如:Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include$40, 000for new equipment.应改为Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include$40, 000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

2、在写作当中注意句子的完整性, 句子不要零碎, 结构对称令人容易理解, 例如:He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.两个句子应该连在一起:He decided not to audit the last ten contracts becauseof our previous objections about compliance.

The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.应改为:The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.

3、写作当中, 注意词汇的单复数, 单复数不要搞乱, 让收件人看着不舒服。例如:A responsible director must show their kindness to the employees.这个句子中的单复数就显得有些混乱, 应该改为:Responsible directorsmust show their kindness to the employees.

4、动词和主语要呼应。看一下下面这个例句:China is one of the biggest countries that has large population.从句中的动词和主语不一致, 应改为China is one of the biggest countries that have largepopulation.

5、选词准确, 大小写要注意, 标点要准确, 像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚, 在拼写的过程中也要非常注意, 写错单词的话, 让收件人会产生反感。例如:

She did not make repairs, however, She continued to monitor the equipment.应改为:She did not make repairs;however, she continued to monitor the equipment.

总之, 商务英语信函的书写是非常重要的, 如果格式不对, 让对方感觉到不被尊重, 另外在选词、语言的组织上也一定要注意, 内容安排要合理, 这样的信函才能促进双方很好的进行商务往来, 因此, 要认真学习掌握英语商务信函的写作。

参考文献

[1]李曼:《浅谈商务英语信函写作》, 《陕西教育》 (高教版) , 2009, (06) 。

[2]谢勋琪:《商务英语信函写作的特点及技巧》, 《商业文化》 (学术版) , 2008, (09) 。

[3]伍维平:《英语商务信函写作的构思工具及范例分析》, 《商场现代化》, 2008, (27) 。

篇4：英文信函写作误区

信件是常用文体之一，英文信件一般分为商务信件或公函和私人信件两大类，英语书信写作习惯与汉语相去甚远，本期为大家讲解英语信函写作的几个常见误区。

信函写作常见问题

首先，英文信函写作需要把握信件的整体基调，跟口语大不相同，非英语母语者很难准确把握信件语气；

其次，英文信函常见组成部分，例如称呼、正文、结束语等等存在误区。

信件风格

常见信件类型有咨询信、请求信、投诉信、感谢信等等，不同的信件类型，书写风格不同。

咨询/请求信：当写信咨询或要求某些事物时，措辞要尽量礼貌、放低姿态，例如：

Could you possibly …?

您能否……？

Is it at all possible to …?

……可以吗？

Would you be able to …?

您能否……？

投诉信：写抱怨信的时候，通常使用I expect …，例如：

I expect an apology and a full refund.

我希望得到道歉和全额赔偿；

I expect compensation for my lost luggage.

我希望对我丢失的行李进行赔偿。

道歉信：如果回绝了某些事情，通常需要表示歉意，例如：

I am sorry to say that I can't attend your talk.

很抱歉我不能出席您的演讲会了；

Unfortunately, we won’t be able to provide that service.

很遗憾，我们不能提供此项服务。

此外，在信件中表示同意的时候，一般会表达自己很高兴，很荣幸，例如：

I am delighted to say that I will be attending the conference.

我很高兴告知你们我将出席会议；

I am very pleased to tell you that the deal has gone through.

很高兴告诉您双方同意交易。

信函组成部分

称呼

首先来看信函中如何称呼对方。

误区：很多人总是用“Dear…”作为信件开头；

如果认识对方，可能常常会直呼对方的名字，如Dear Henry或Dear Maria；

如果不认识对方，或者双方为业务等正式关系，使用对方的姓，如Mr. Smith或者 Ms Kinnison。

解析：无论何种情况都要以对方的姓来称呼对方，而不要直呼对方的名；

一般情况下用Ms来称呼女士，除非了解到其偏爱其他的称呼；

如果不知道对方的姓名，一般写成Dear Sir/Madam；

如果只知道对方的性别但不知道姓名，则保留对应的称谓，即Dear Sir或者Dear Madam。

正文

正文写作需要开门见山，简单明了，条理清晰。

误区：讲述过多客套语；

解析：写商业信件时，通常在信件开头即明确陈述写信的原因，例如：

I am writing to complain about the treatment I received on your airline last week.

我写信投诉上周在贵航空公司受到的接待；

I am writing to apologize for the error we made in filling in your receipt.

我为了在填写您的收据时所犯的错误而写信致歉；

I am writing to enquire about whether a room is available next week.

我写信询问下周是否有房间。

有些私人信件也会在开头表明写信缘由，但是口气较随意，例如：

I'm just writing to say thank you for your party last week.

我写信感谢您上周的派对；

This is a quick note to say how nice it was to see you.

写便条告诉您见到您很高兴；

I'm writing to check on our plans for next week

我写信核实我们下周的计划。

注意在正规的商业信函中通常不会将I am缩写为I'm，You are缩写为you're等等。

结束语

信件结尾一般表明期待进一步联系，期待回信，不同信件类型，写作形式不同，例如：

一般的信件，通常写做Looking forward to hearing from you，即期待您的回信；

抱怨信或咨询信，通常写做I anticipate your prompt reply，即希望您尽快答复；

道歉信，通常会再次致歉，例如Once again, I apologize for … and am truly sorry for an inconvenience caused，即再一次表示歉意……，对造成的不便深表歉意。

落款

信件落款也不能一概而论，需要视情况而定，例如：

如果知道对方的姓名通常写做Yours sincerely；

不知道对方的姓名时写做Yours faithfully；

如果是更加表示友好的信件，可能会写上Best wishes或者All best wishes；

而写给家人或者好友的，则可以直接写Love一词。

篇5：英文商务信函及格式

商务信函写作前言

作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。

商务信函的重要性

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?

是的，答案是肯定的。

让我们一起来看看以下的调查结果。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?

[参考全美最畅销的贸易书籍“Building an Import-Export Business”] 以下5个方面是买家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件?

供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题?

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?

供应商如何答复买家提出的要求?

供应商多久做出答复?

供应商是否愿意对产品进行修改?

买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题?

供应商的信用如何?

供应商的银行信用记录如何?

供应商银行帐户开立的年数?

大致的通常收支情况?

银行给供应商的贷款额度?

银行对供应商的帐户情况是否满意?

供应商贸易往来的信用如何?

合作者与该供应商的合作年数?

供应商可承受多大的定单?

交货是否及时?

是否能准确地完成定单?

供应商是否使用了标准质量管理认证体系?

比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points

(适用于出口美国的海产品)

由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

商务信函的基本结构

传统信件

这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

1、信头 The heading

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

2、编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender name and the date

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3、封内地址 The inside address

这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4、事由 The subject heading

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

5、称呼 The salutation

指对收信人的一种称呼。

较常使用的.有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

篇6：英文商务信函写作

from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss 6 subang jaya, 47500, selangor, malaysia.

dear visa officer, we would be grateful if a business visa could be granted for china research institute of electronic engineering, to visit malaysia on monday february 5 through february 20, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of digital cctv surveillance solutions, access control system and security alarm system and other communication solutions. china research institute of electronic engineering is financially reonsible for the applicant’s visit and undertakes to ensure that that he will abide by the rules and regulations of the malaysia sincerely, mr. samir senior vice president triple wave sdn. bhd.

consulate general of malaysia consular section dear visa officer, we are cordially inviting china research institute of electronic engineering to visit malaysia on monday april 3 through april 7, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of products. sincerely, barry g. hart senior vice president east coast promotions, inc.from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss 6 subang jaya,47500, selangor, malaysia.

篇7：中文商业商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：①向收信人问候；

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

篇8：英文商务信函写作格式

The inform ation which transm itsto the addressee m akesevery effort hum an relations both sides in the foreign trade English correspondence to transm it the m ost precise inform ation, in order to avoid creates the m isunderstanding and the contradiction.H owever, the enterprise cannot apply the electronic com m erce developm ent on own initiative in the international trade.Because the econom ic environm ent and cultural context'sinfluence, ourcountry considerable am ount's enterprise applies the electronic com m erce in the initiative to be insufficient.A tthe sam e tim e, trade enterprise com petitive spirit is insufficient, lacks the innovative ideology and the com petitive spiritgenerally, to the electronic com m erce the huge im pactwhich soon brings forthe internationaltrade, does nothave the fullunderstanding and the preparation.The network security problem urgently waits to be solved.Electronic com m erce while gives ourwork life to bring convenient, also has the safe hidden danger.A long with electronic com m erce's developm ent, on-line bank, on-line contract, the electronic signature and so on application will be getting m ore and m ore widespread, the m assive transaction inform ation on-line willtransm it, the fund on-line willalso transferthe flowing, butnetwork transaction's both sides will place the different country, only then the network data transfer, the exchange and processing will have the very high safety coefficient, can safeguard the com m ercialsecretnotto steal effectively, the paym ent system is not destroyed, can enhance on-line transaction the authority authentication.H owever regardless of international dom estic, electronic com m erce's secure question is unoptim istic.The electronic com m erce fram e not yet establishes.The international trade operation is a num erous lock, but the com plex process, the transaction process involves, the billand the docum ent.For realization"the listwith consistent, solely is consistent, the single card consistent, the single goods are consistent"the goal, notonly needs to realize the docum entary evidence and the data verticaldivergence, but m ust satisfy the level divergence, needs to involve the unit, the departm entrealize the standardized data interface.Butin our country, the related departm ent's coordination has notform ed a powerfulsystem, cannotadaptthe fastdevelopm entelectronic com m erce.

Butthe addressorchooses the use fuzzy language is notto hide the inform ation, but is m ore by one kind, the vivid way to the addressee indicated clearly that own hum an relations intention, causes the addressee to putto achieve the besthum an relationseffectdiligently few.The foreign trade transaction usually involves to the bilateral vital interest, in factnotalways supplies the precise inform ation.In specific situation, itis the tim e which necessary willneed to transm it, the digit, the scope, inform ation and so on place and way m ake fuzzy processing, sim ultaneously cannot give in addressee's understanding to bring the hindrance and inconvenient.

摘要：摘要:文章在分析了高职会计与审计专业实践教学现状, 提出了基于任务驱动的高职院校会计与审计专业实践教学的构想。

篇9：也谈如何撰写英文商务信函

商务信函是一种“推销”函，可以说，你的“推销”是否成功，关键取决于你信函中信息的表达方式和内容。信函写得好，就可能为你赢利新的业务，有助于促进和发展你同客户的关系，也能够消除彼此间的误会，缩小分歧；反之，你也可能因此招致新的矛盾，失去原有客户。因此，我们可以这样说，良好的商业往来，从一封好的商务信函开始的。

一、英文商务信函的构成要素

英文商务信函的构成大体上可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指在一般情况下不可缺少的部分；增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分。在下面表格中带“*”号的为必要部分，其余为可增加部分。

1.信头（Letterhead）*

2.发信日期（Date）*

3.编号 （Serial Number; Reference Number ）

4.封内收信人地址（Inside Address）*

5.指定收信人姓名（Attention Line）

6.称呼（Salutation）*

7.事由（Subject Line or Heading）

8.开头语（Opening Sentence）

9.正文（Body）*

10.结尾语（Closing Sentence）

11.客套结束语（Complimentary Close） *

12.签名（Signature）*

13.主办人代号（Identification Mark）

14.附件注明（Enclosure Notation）

15.附笔（Postscript）

16.复本注明（Carbon Copy Notation）

二、各构成要素的写作技法

1.信头（Letterhead）

信头又信端，一般包括公司名称、地址，也可含电报挂号、电传挂号、传真号码、电话号码、网址（Web Site）、电子邮件地址（E-mailAddress）等内容。通常采取印刷方式或打字方式。如：

2.发信日期（Date）

有英美之分。英式的写法常把日期写在月份的前面，而美式的写法常把月份写在日期的前面，是期常用基数词，也可用序数词。年份之前的逗号可省略。如:３rd April,1999或３April199（英式）；May24th，1999或May24 1999美式）。

3.封内收信人地址（Inside Address）

一般在信箋的左面，沿左面边线写起。书写时要注意语序与中文恰好相反：小的单位放前，大的单位放在后，如：

Mr. Robert Keats

Director of Personnel

Windsor Knitting Mills Inc.

295 Magnolia Avenue

Spartanburg, South Carolina 29301

The United States of America

4.称呼（Salutation）

称呼是写信人对收信人的称呼，其位置在封内地址下两至三行。称呼后英式写法常用逗号，美式多用冒号。特别应该注意的是“Gentlemen”这一称呼用于泛称已多年，但今天已被认为有性别歧视，用“Ladies and Gentlemen”代之已呈趋势。

5.正文（Body）

正文是信函的主体，表达写信人的具体愿望、要求、看法等，最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时，应在续页上注明收集人名称、页数、日期。

6.客套结束语（Complimentary Close）

客套语是写信人对收信人的一种谦称，写法很多，写信人可根据与收信人的关系来选用不同的说法。如：

(1)亲密式:Cordially,Cordially Yours,Intimately Yours,

(2)普通式:Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely,

Very Sincerely Yours,

(3)正式:Your truly,Very truly yours,yours Very truly,

yours faithfully, Faithfully yours

(4)(最正式:Respectfully,Respectfully yours,Yours respectfully,

Very respectfully

(5)随意式:Love,Cheers! With love, Best wishes, Best regards,

Warmest regards,Your devoted friend, See you in Phoenix!等

6.签名（Signature）

签名要在结束语下面签，这样能使人感到对方重视此事，严肃认真，也能使对方感到亲切。

总之，商务信函作为一种“推销”函，在商务活动中有着举足轻重的地位。可以说，良好的商业往来，是从一封好的商务信函开始的。要想撰写出一封好得商务信函，除了我们上述介绍的一些写作手法以外，还需要我们具备相关的业务知识，掌握好法规和条款，具备扎实的语言基础。

篇10：中文商务信函格式

中文商务信函范文格式

中文商业商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，题，通常包括：

①向收信人问候；

中提到的问题答复等等；回答对方提出的问向对方提出要求等。如果既要向对方询

(3)

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

Afeng朵

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

函的日期很重要，不要遗漏。

商业信函格式

商业信函通常由信封、前两部分是必不可少 1)信封

用横式信封时，将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧，如果位

(2)信封的内容

①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写

Afeng朵

得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，③寄信人地址及姓名。时居左书写。

根据邮政部门的规定，式信封的左上角。

(3)对国外商业业务信函，而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种：

一般是在信封左上角写寄信人的姓名包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地

Afeng朵

址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。

③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：

1)航空(By Air-Mail)；

2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；

3)快递邮件(Express)；

4)包裹邮件(Parcel Post)；

5)印刷品(Printed Matter)

6)样品(Sample)；

7)商业文件

8)密函9)；

(1fimdelivered，please re-turn

保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed)；

13)留存邮局(Post Restitute／Care Postmaster)；

14)无商品价值样品(Sample(s)of no commercial Value)。

2)信文

Afeng朵

信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。

3)附件