浅谈办公自动化对企业文秘工作的影响

2022-09-11

随着当今社会的快速进步, 在各行各业研究新技术革命对策的形势下, 现代化信息设备和技术的引用以及国内信息设备产业的迅速发展, 现代化办公设备已进入我国的政府机关和大大小小企事业单位的办公室, 秘书工作中传统的、手工的办公模式, 已经远远不能适应现代社会发展的需要, “办公自动化”的概念的引进, 并在秘书工作之中的应用, 使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来, 节省了许多时间来考虑工作中的其它问题, 从而不断提高工作效率。

一、办公自动化的发展史

办公室自动化是随着计算机科学发展而提出来的新概念, 是办公信息处理的自动化, 利用先进的技术和设备, 使各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来帮助完成, 充分达到利用信息, 提高工作效率和工作质量, 最终达到提高生产率的目的。

办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出, 到现在已有了近35年发展历史。

办公自动化经历了起步阶段、应用阶段和发展阶段, 如今办公自动化应用软件已经趋向成熟, 功能也越来越强大, 已经全面应用到企业管理活动的各个环节当中, 成为企业运作的一个重要组成部分。与此同时, 市场的竞争环境发生着急剧的变化, 让办公应用软件具有更高更广阔的发展, 客户也将更为关注如何方便、快捷地实现企业内部各组织、各部门以及人员之间的协同, 内部和外部各种资源的有效整合, 为员工提供高效率的工作平台。

二、办公自动化的功能作用

办公自动化系统的主要功能作用是实现事务处理、资源管理和决策支持。

(一) 事务处理是指办公日常事务

办公自动化系统能快速地处理各类文书、档案, 也包括输入、编辑、排版、修改、翻译、打印、储存等文字信息处理功能;能快速地收集数据、生成各种统计报表、账目计算等数据信息处理功能;能高效和大量地记录、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询功能;能便捷地上传和下载资料、发布信息, 运用E-mail进行网络通信等处理功能。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全过程的标准化、网络化、无纸化。

(二) 资源管理是指科研和环境管理

办公自动化可以制作多媒体课件及数据库的开发与应用, 以局域网作为网络平台, 开发各种适合自己企业的办公自动化功能的应用软件, 并将其应用到各级领导和有关行政、科研、管理部门的办公系统中;充分利用信息技术和发挥局域网的作用, 实现全局的资源共享, 为全局办公自动化系统服务;通过Internet实现局域网与上级单位和下属单位的互连, 实现政务信息和科研成果资源共享。

(三) 决策支持是为单位领导做出科学决策提供可靠的依据

决策支持建立在信息管理的基础上, 利用大型数据库提供的相关联信息, 针对各种需要做出决策的问题, 利用经验构成的或理论的决策模型, 结合有关内部和外部的信息, 由计算机执行决策程序, 作出决策。办公室是企业领导进行决策的地方, 领导机关做出决策, 发布指令, 除了信函文档上的往来之外, 还有更深层的工作, 就是信息的收集、存储、检索、处理、分析, 从而做出决策, 并将决策作为信息上传下达。这些都需要办公自动化的辅助来完成。随着4G移动网络的部署, 办公自动化已经进入了移动时代和智能时代, 它可以将办公自动化系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机, 工作人员和领导们可以随时随地进行掌上办公, 成为管理者、市场人员等贴心的移动办公系统。

三、办公自动化对企业文秘工作的影响

办公自动化的概念引进, 并在企业文秘工作之中的广泛应用, 使得企业文秘工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来, 节省了许多时间来处理工作中的其它问题, 从而不断提高工作效率。办公自动化有利于提高企业文秘工作的办公质量和效率, 有利于促进企业文秘工作的办公管理的一体化, 提高和更新企业文秘工作人员的服务意识等影响。

(一) 有利于提高企业文秘工作的办公质量和效率

办公自动化在实现高效率的同时还能保障高质量, 因为办公自动化是基于现代化的信息技术, 利用计算机信息处理的强大功能来完成高效、精准的文秘工作。在传统的企业文秘工作中, 以纸张为载体, 手工起草、核算、修改等, 由于个人本身的原因, 在整个过程中难免会发生错漏, 而在办公自动化的工作中, 计算机信息系统可以很大程度上避免人为因素的错漏。

(二) 有利于促进企业文秘工作的办公管理的一体化

在文字管理上, 使用办公自动化后各种文件、信函、档案、手稿等的收发文管理都可以在一个系统中完成;采用办公自动化制作的图表、数据方面也可以得更加具体、清晰;而采用办公自动化系统来安排领导日程, 可以做到大处统筹小处协调, 全部由办公自动化一体化形成, 不会出现冲突。

(三) 提高和更新企业文秘工作人员的服务意识

办公自动化的使用使企业文秘工作人员意识到需要补充更多知识, 挖掘自己更多的潜力, 还要改变和创新服务方式, 企业文秘工作人员意识到有更多的服务范围需自己去挖掘与开拓办公自动化在企业文秘工作中的作用。

四、办公自动化对企业文秘工作人员的要求

办公自动化改变了企业文秘工作人员的传统手工办公模式, 而且在更广的范围内, 大量地吸收信息, 提高了企业文秘人员的工作效率和工作质量。所以, 企业文秘工作人员要树立现代化办公观念, 并且掌握现代化办公知识, 学会使用现代化办公设备, 这些都是对广大企业文秘工作人员适应发展的迫切要求。

办公自动化是现代化发展的必然, 它改变了传统的手工办公模式, 实现了标准化和规范化管理, 也建立了新的科学工作秩序。因此, 各企业文秘工作人员都应以加快办公自动化建设为基石, 加快企业信息化建设, 使办公自动化各项系统发挥实效, 并在工作中及时掌握第一手资料, 迅速完成相关办公事务和程序, 为单位领导做出科学决策提供可靠的依据。

摘要：在信息化高速发展的今天, 办公自动化在办公室业务处理中的运用范围越来越广, 能将人力从传统的、重复的事务性工作中解脱出来, 运用各种新型的技术、新型的机器、新型的设备处理完成, 从而提高业务处理效率, 还能使办公室人员可以发挥更多创造和决策等其他方面的长处, 更好地为企业服务, 为社会主义经济建设服务。本文通过对办公自动化的发展历史、功能作用的浅析, 探究办公自动化对企业文秘工作的影响, 寻求企业文秘工作人员为适应发展的道路。

关键词：办公自动化,文秘工作,办公室业务