工作流技术在企业办公自动化系统中的应用

2022-09-11

现代企业的日常活动中, 70%以上都是有两个或两个以上的员工共同参与协作的任务, 一项工作, 经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤, 称之为“工作流”。工作流主要目标之一是实现企业内部各种业务流程的自动化和信息共享, 不仅能够解决办公过程中某个独立环节的业务问题, 而且能够将过程中的所有环节衔接起来, 使得上一个环节的业务处理结果能自动流转到下一环节以便利用或处理。

为了使工作流管理系统具有良好的互操作性, 本文研究开发了一个基于Domino的工作流管理系统。本文首先介绍了当前工作流管理系统的一些相关概念, 跟着阐述了系统的具体实现, 并且对工作流管理系统实施过程中的技术要点进行详细地分析。

1 工作流管理系统的介绍

工作流管理系统 (Workflow Managem e n t S y s t e m, W f M S) , 是“一种在工作流形式化表示的驱动下, 通过软件的执行而完成工作流定义、管理及执行的系统”, 其主要目标是对业务过程中各活动发生的发后次序及同活动相关的相应人力或信息资源的调用, 进行管理而实现业务过程的自动化。

1994年11月工作流管理联盟 (Workflow Management Coalition, Wf MC) 发布了工作流管理系统的参考模型 (见图1) 。参考W f M C的相关文献。

2 系统的具体实现

由于工作流管理系统与普通事务处理系统存在显著的差别, 工作流管理系统在企业的实施方法上也不同于普通的事务处理系统。要实施工作流管理系统首先要在战略层次上对企业的业务目标进行分析, 确定企业的战略目标和组织要求。

在完成了企业战略目标分析和工作流实施战略后, 工作流管理系统才能够进入真正的实施阶段。工作流管理系统在实际系统中的应用一般分为3个阶段, 即模型建立阶段、模型实例化阶段和模型执行阶段 (见图2) 。模型建立阶段通过利用工作流建模工具完成企业经营过程模型的建立, 将企业的实际经营过程转化为计算机可处理的工作流模型。模型的实例化阶段完成为每个过程设定运行所需的参数, 并分配每个活动执行所需要的资源 (包括资源、人员、应用) 。模型执行阶段完成经营过程的执行, 在这个过程中重要的任务是完成人机交互和应用的执行, 并对过程与活动的执行情况进行监控与跟踪。

根据上述模型, 笔者对过程建模、过程定义、过程运行、过程监控四个方面的分析与设计进行重点论述。

2.1 过程建模

本系统从功能由公文的审批流转和管理、规章制度 (I S O文件) 的审批流转和管理、项目资料的审批流转和管理、档案管理四部份组成。

(1) 公文的审批流转与管理:在系统中实现公文的拟稿、审核、签发、分送等审批流转过程的电脑化, 包括企业内文件、外单位收文、以企业发出的发文、函等文件。

(2) 规章制度的审批流转与管理:提供规章制度 (含I S O文件) 文件的建立、编写、校核、审批等处理功能, 对具有文件发布、版本更新、文件作废、整理、分类、查看权限管理、查询等功能。

(3) 项目资料的审批流转和管理:主要为企业的大中型投资项目、设备更换修理、技术开发项目和市场推广项目提供一个项目资料审批、管理的平台, 实现对项目资料的审批流转全过程及项目资料的管理。

(4) 档案管理:是对企业文件和资料进行档案的归纳整理、编目查询和借阅管理的系统。

以上每一个模块都包含若干业务流程, 例如出差流程是实现出差前的申请和审批、出差后的总结、审批和费用的报销等, 同时对出差的全过程进行有效控制和跟踪, 实现完善的出差流程等。

将以上每一过程执行的各种活动及相关信息全部记录下来, 从业务流程、数据及文件、活动、角色等4个方面进行清晰地描述, 可采用UML模型, 对信息进行一个反馈, 图3为示例。

2.2 过程定义

如图2, 过程建模→过程实例的过程, 也就是过程定义的过程, 其中包含工作流执行软件运行过程所需的过程所有详细信息的细化。包括过程的开始和结束条件、组成活动、在活动间进行导航的规则、需执行的用户任务、可能会被调用的应用程序、所有工作流相关数据的定义等。

根据图3的已成功进行“过程建模”的工作流程, 我们可以对它进行以下细化的定义。

(1) 划分定义各个审批的环节:出差申请→出差审批→出差返回→出差汇报→财务审查。

(2) 以上每个环节都必须进行详细的定义:流转规则, 流转角色, 流转条件, 流转时限, 活动环节的先后逻辑关系, 环节内的各个组成活动等等, 可以用列表的形式进行整理。

(3) 每个环节里活动的定义:对于每个环节, 办理人都进行一连串的活动, 因此系统必须进行清晰地描述, 包括在该环节内, 需要填写的资料, 上传的附件, 发送定义下一个办理对象等等。

2.3 过程运行

工作流是某个业务过程的一次执行, 在组织机构内部的某一时刻, 可能有多个工作流在执行, 工作流的每次执行是为了某个具体的业务目标, 访问特定的数据和人力资源。一个工作流可以是机构内部发起的, 也可能是其它的机构发起的;它可以终止于机构内部, 也可以跨越机构边界。不同的工作流之间是独立地在执行, 它们之间没有直接的约束关系, 但是它们可能通过共享资源而相互影响。

笔者设计的本系统对于工作流模型的执行结构有以下5种类型, 并且在本系统有着具体广泛的应用 (如图4所示) 。

(1) 顺序执行:表示两个任务顺序执行, 当任务A执行结束后, 执行任务B, 接着执行任务C。

(2) 并行执行:任务B和任务C并行地执行就是说这两个任务可以同时执行或以任意的顺序执行, 当任务B和任务C都执行完毕, 才能执行下一个任务D。

(3) 选择执行:当任务A执行结束后, 在任务B和任务C中选择其中一个执行, 其中一个执行完毕最后执行任务D。

(4) 跳过执行:表示任务A执行完毕, 可以跳过任务B, 直接执行任务C。

(5) 重复执行:表示任务C执行完毕可以回归到前面, 执行任务A, 意味着可以重复执行流程中的环节一次或多次。

2.4 过程监控

在过程运行中, 系统必须对过程进行严格的监控, 有两方面需要考虑。

2.4.1 灵活多变的流程配置

如图2所示, 过程的监控是由系统管理员进行的, 由于业务实际办理过程中, 尽管流程在实例化后已经在运行, 但是工作流程经常会发生变化, 因此, 系统管理员必须对流程进行更改, 包括改变流向, 增减流程环节、合并流程活动等, 更改后就不能按照原来的定义方式进行流转, 所以对于工作流管理系统, 必须具有根据实际情况灵活改变过程定义的功能。本系统采用了以下方式进行这方面的灵活处理。

(1) 每一个环节可以看作仅仅是一个节点, 当用户在其中一个节点中进行操作, 流程的改变 (其他节点的改变) 并不影响他在该节点的操作。

(2) 系统在需求分析和详细设计的时候已充分考虑到用户的操作可能出现的问题, 因此提供了各种灵活多变的流转方式 (如图4) 。

(3) 固定流转和自由流转的相结合。系统提供如图4五种工作流执行方式, 因此, 流程发起者可以选择适合该特定流程的流转方式, 包括任意选定角色和环节。

2.4.2 严格的安全控制与监控

工作流管理系统对安全性要求较高, 为了达到要求, 必须做到充分的安全控制与监控。在本系统中, 共设置了5层安全控制级别。

(1) 用户鉴定:用户登陆系统, 需要用户输入用户名和密码, 以便确认和登记。

(2) 服务器访问控制:保证只有授权用户, 才可登陆指定的服务器。

(3) 数据库访问控制:对数据库的访问进行控制。

(4) 文档访问控制:对数据库中的文档进行权限控制。

(5) 文档中的域访问控制:对文档中的部分内容进行控制。

通过以上五层安全控制再加上一些安全机制如:系统级权限控制、电子签名和加密等, 使得整个安全机制达到了系统对安全的需要。

3 结语

本文根据工作流管理系统模型, 以及对W f M S的实施过程进行了详细地论述, 并基于Lotus Domino平台在企业办公自动化系统开发中进行了具体的应用。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程, 这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代的技术手段将这些流程自动化, 并对其进行有效地管理以提高企业运作效率, 降低成本, 增强规范和标准化便是工作流自动化管理软件需要解决的问题。

摘要：介绍了工作流管理系统模型, 详细讨论了工作流管理系统的三个阶段的实现方法, 并在企业办公自动系统的开发中得到了具体应用。

关键词：工作流,工作流管理系统,过程