论企业档案管理与行政管理的关系

2022-09-12

机关单位一般都设档案部门, 档案与行政工作都运行有序, 但很多企业特别是小企业, 由于对档案没有意识, 档案与行政工作混在一起, 含糊不清, 造成很多珍贵资料的流失。其实, 档案工作在行政上虽隶属行政管理, 但两者既有联系又有区别。

一、档案室的基本功能

企业行政管理部门是发布政令, 管理办公室事务、人力资源、财产管理的部门, 其在工作中会产生大量有价值的文件, 这部分文件就是文书档案的前身。其中最常见和重要的是行政公文, 行政公文是行政部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书, 是依法行政和进行公务活动的重要工具。它能为企业负责人在计划或决策时提供参考作用, 能为单位或个人在诉讼、解决纷争时提供凭证的作用, 所以, 它是有价值的, 必须得到很好的保存。企业的行政管理部门必须将办理完毕的、按照有关规定将确定为档案的那部分文件向档案部门移交, 档案部门接收后必须按档案管理的规定进行管理。

二、档案管理人员必须具备全面的岗位知识

档案管理人员要做好文书档案的收集、分类整理、利用保管等工作必须要对文件的种类、运转和档案整理知识有所了解, 才能掌握文件的完整性、准确性、有效性, 才能真正做好档案管理工作。

通常所讲的文件是指公文。公文的文种有党、政之分, 党的公文文种有14种 (决议、指示、公报、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等) , 行政公文文种有13种 (命令 (令) 、公告、通告、议案、决定、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等) 。

公文的写作都有规范、严谨的格式。

版头是发文机关标识, 居中套以红色的大号字体, 下方是发文字号, 再下方为红色横隔线;

发文字号, 由机关代字+年份+序号组成;

标题, 由机关名称、内容、文种三部分组成, 小标宋体2号字, 引用公文应当先引标题, 后引发文字号, 一份公文只能用一种文种, 不能同时用两种文种, “请示报告”、“关于…的通报的通知”是两种文种, 都是错误的用法;

正文, 始于主送机关名称下一行, 采用三号仿宋体字, 文件的结构层次为:“一”、“ (一) ”、“1.”、“ (1) ”, 每页22行, 每行28字, 行距为固定值26磅;

附件, 在正文之后, 下空一行, 左空2个字符;

发文日期使用汉字, 零写成〇;

公文生效的标志, 印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证, 郑重盖在日期上。

收文的处理, 签收、审核、批办、承办、催办、归档;

发文的处理, 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。

档案管理人员掌握上述基本知识后, 要检查接收的文件准确性, 必要时可以指导行政工作。

三、行政管理人员必须确保文件的质量

文件是在行政管理的过程中形成的, 它的质量很大程度决定了档案的质量。

档案的保管期限比较长, 所以要求文件在形成、处理的过程中使用耐久保存的材料, 比如, 碳素墨水、蓝黑墨水, 不能用圆珠笔、蓝墨水、铅笔等。

归档文件必须是原件。

并非所有的文件都可以转化为档案, 只有查考价值高的、文书处理程序完毕的一部分文件才能转化为档案。比如, 上级机关的来文, 需要本单位执行的;本单位制发的机构成立的请示、批复、印信启用及作废、各方资信、验资报告、年检报告、公司章程、协议等;与本单位无关, 不需本单位执行的文件无需归档。行政管理人员要懂得区分文件的价值, 工作中注意留存。

公文是严肃的, 即使是小企业也要求公文的写作规范、严谨, 保存下来的文件才有意义。文件处理的过程中要注意请示与批复、正文与附件等相关联的文件要附在一起作为一份保管。

重要的文件在移交档案室前, 都要妥善保管, 该保密的保密, 不能全放在OA上;不相关的人员不能借阅;利用时只提供复印件;利用要登记, 所有的文件进进出出都要登记;文件要存放在防潮、防火、防虫的地方;保密文件要销毁, 不能二次利用, 更不能当废纸出售。

行政管理人员掌握了档案的基本知识后, 在工作中自然就会形成一种档案意识, 从档案的角度去把好文件的质量关, 识别文件的价值, 保留有价值的文档, 无论是否设立档案室。

档案管理工作需要行政的支持, 行政需要适应档案的要求, 两者相互渗透、相互配合, 企业的行政工作就会做得更加完美、顺畅。

摘要：此文主要是介绍企业档案管理与行政管理的相互关系。档案管理工作要了解行政工作的方法、流程, 行政管理工作也需要了解档案的基本知识, 在工作中形成档案意识, 才能确保重要的文件不丢失。

关键词：企业,档案,行政,关系