L&N高等学校内部控制存在的问题及改进建议

2023-02-07

1 引言

近年来, 我国经济快速发展, 高科技创新项目发展倍增, 高端人才需要越来越多, 在这种趋势下, 我国高等学校取得了迅速的发展, 民办院校如雨后春笋般迅猛发展, 各个院校竞争如林。高等学校经济活动日趋复杂, 经费开支由以前的科研和教学为主, 变得越来越繁多。过去, 业务以科研为经营活动中心, 内部控制的重心, 主要以教学与科研为主, 至于文化建设、后勤服务、职工素质、学校所面对的现存风险以及未来潜在风险等还没有作为控制要点进行规划。随着规模扩大以及事务复杂多变, 会计核算业务繁重, 控制业务范围广且复杂, 加之我国高等学校内部控制薄弱, 还没有建成有效的监督评价体系, 导致各个高校都存在违规违纪、徇私舞弊的现象。本文以L&N高等学校为例, 研究高等学校内部控制理论, 以便促进高等学校健康发展。

2 L&N高等学校内部控制的现状

L&N高等学校内部控制环境有一定的基础, 为有效进行内部控制活动打下坚实基础;风险评估工作尚未完全开展, 风险意识比较薄弱;各项控制活动都制定了相应的内部控制制度, 起到了一定的防范风险作用, 但是有些需要改进和完善;各种信息平台的建立, 促进了信息及时传递和共享的功能, 但是信息渠道有待于拓宽;学校设立了独立的审计机构和纪检委, 对学校内部控制起到了有力的监督作用, 但其权威性和独立性有待提高。总体来看, 该校内部控制还存在一些问题, 需要重视, 尽快加以改进。

3 L&N高等学校内部控制存在的问题

3.1 内部控制环境不理想

该校组织结构不完善, 部门功能重复, 有相互扯皮、推诿现象;内部控制制度不健全, 比如有的职工报销费用时, 为了逃避领导签字, 将一笔费用分开几张发票进行报销;不相容岗位分离不清晰, 如某学院所用资产的购买、发放、保管, 曾经一度由一个人办理, 给学校造成了很大的经济损失;学校教职工内部控制意识比较淡薄, 许多部门领导也不重视内部控制。

3.2 风险评估不够重视

L&N高等学校由于占地面积不足, 硬件设施不先进, 学校有些专业设置思想观念陈旧, 生源下降, 运行风险逐渐变大;有些员工调离学校很久, 还存在个人借款, 导致这笔借款无法及时追回, 使学校资产流失, 职工借款挂账严重, 加大了财务风险;资产管理制度不严格, 固定资产管理比较混乱, 给资产安全带来许多风险。

3.3 控制活动有待强化

预算业务控制不强, 预算执行控制不严;收支业务控制不严, 导致资金紧缺;政府采购业务效率低, 耗时多, 周期长, 给各部门资产使用带来不便;资产管理较混乱, 个人借款有的长达7年以上;建设项目控制不力, 部分工程项目完工验收进度慢, 造成资金占用以及资金紧缺现象;合同管理不严密, 许多涉及金额很大的合同却没有校长审批, 只有项目负责人或者部门的签字就去执行。

3.4 信息内容不全面, 信息沟通不通畅

L&N高等学校官网公开的信息, 具有滞后性, 内容停留在校规校纪、新闻事件、学生活动等, 学校教职工真正想了解的信息较少;财务信息披露较少而且缺乏科学性;管理层次多, 部门庞大, 影响信息的及时传递;基层信息不能及时全面地反馈给管理层, 给学校管理带来不便;学校各职能部门内部信息集中, 但是各个部门之间缺乏交流。

3.5 内部监督评价力度不强

L&N高等学校审计处权威性较小, 很多部门不配合工作, 没有充分发挥监督职能。审计人员配备不足, 缺乏专业技术人员, 管理人员占的比重大, 审计人员的职业素质有待提高, 审计工作范围较窄, 没有重视内部控制的审计以及评价, 没有指出学校内部控制存在的缺陷, 审计处对学校的监督评价力度不够。

4 L&N高等学校内部控制的改进建议

4.1 完善内部控制环境

通过授权分明、科学精简、岗位责任等来完善组织机构;对存在问题和有重大缺陷的内部控制制度进行修改及完善;不相容职务如果一个人办理, 就会出现舞弊现象, 彻底分离不相容职务能保证内部控制活动顺畅进行, 一个业务一般要经过多个步骤, 如果某一个步骤没有实行牵制, 就会产生弊端, 从而影响有效发挥内部控制职能, 彻底分离不相容职务, 增强控制监督;从领导到员工都要树立内部控制意识, 全员参与内部控制建设。

4.2 强化内部控制风险意识, 建立内部控制风险评估机制

加强领导以及职工的风险意识, 认识学校面临的各种风险, 理解降低风险对学校的重要性, 可以建立“风险委员会”, 配备高素质、有经验的人员, 定期进行风险分析, 经常进行风险评估, 加强风险管理效果。建立适合本校情况, 有利于降低风险的风险评估机制, 由风险管理委员会主要负责执行。风险评估机制的建立, 通常的程序是, 首先进行目标设定, 然后进行风险识别, 再进行风险分析, 最后采取措施进行风险应对。

4.3 有效开展控制活动

健全预算组织机构、科学合理编制预算、加强预算执行力度、建立有效的预算考核制度来完善预算管理体系;强化预算执行力度, 以财政部审批后的预算严格约束各部门的预算, 预算管理委员会和财务处加强对各部门预算执行的监控, 对于重大差异项目和数据较大的差异进行分析, 查漏洞、找原因、明责任, 及时纠错, 严格按预算数据执行, 不能随领导性子自由调整, 如确需调整, 必须严格按相关审批程序进行, 不得恣意乱调。加强资产管理业务, 严格管理各项资产的形成、使用以及保管。增强政府采购效率, 配备采购业务熟练、个人素质高、沟通能力强、懂合同法等具有综合素质的采购人员, 健全政府采购相关内部控制制度, 科学设置政府采购业务流程, 提高政府采购效率。加强建设项目管理, 健全建设项目相关内部控制制度, 加强工程进行过程的监管力度, 严把工程质量, 加强资金监管, 杜绝资金浪费等。L&N高等学校合同管理存在合同签订比较随意, 责任没有落实到个人, 在合同签订过程中, 有不合规范之处, 事后很多合同存在纠纷, 甚至官司不断, 使学校资源流失。建议该校加强合同管理, 首先, 明确各级部门领导的责任, 减少越权审批的现象;其次, 严格按合同法签订合同, 遵守法律法规, 避免无效合同;再次, 建立合同专用章专人专管制度, 严格执行合同用章使用审批制度和详细记录制度, 有利于核查, 最后, 加强对合同的监管力度, 减少随意性。

4.4 健全信息内容, 加强信息沟通

建议L&N高等学校在官网上发布全面的信息, 包括学校各项管理制度、资产分布状态、科研项目管理、财务信息、教学管理、职工相关福利政策等, 开发新颖、先进的信息平台, 及时更新维护各种过时信息, 促进信息共享, 增强信息的透明度, 发挥学生、教职工以及内部审计机构对各部门业务的监督。培养教职工关心学校发展的意识, 经常关注学校官网, 鼓励教职工集思广益、积极参与学校各项工作的开展。建立QQ或者微信工作群, 公布一些最新消息, 让教职工及时全面了解学校信息, 建立举报投诉制度, 设立举报箱, 让教职工有一个诉求渠道, 及时反馈一些基层信息, 有利于学校高层及时发现管理存在的问题。定期组织各部门领导会议, 互相交流各部门业务流程, 交流工作经验, 部门之间传达指令时必须用多种方式进行, 确保信息准确、及时、无误, 以便具体操作时给以理解和配合。加强财务部门信息沟通, 财务部门可以收集各部门建议, 充分利用财务软件功能, 科学设置经济分类项目等, 便于各部门信息查询。

4.5 加强内部监督评价力度

确保内部审计机构独立性, 树立内部审计的权威性;配备高素质的审计人员, 提供资金支持审计人员自学或进修, 经常进行法制学习, 公正公平地做好审计工作;建立内部监督评价体制, 定期分析评价内部控制监督效果, 观察各项制度是否健全, 检测控制手段是否有效;提高全校教职工参与控制活动、监督控制活动的积极性, 发挥集体智慧, 集思广益, 开展以学校内部审计部门为主体, 教职工全员参与的内部监督评价机制。