公文标题常见错误

第一篇：公文标题常见错误

浅析公文标题中的常见错误

在公文写作中，公文标题是十分重要的，可谓是公文的头脸。正如人们每天都要花时间整饰仪容一样，要想让一份公文有头有脸，就必须对标题进行精心修饰，做到简洁、规范、准确、鲜明。但在实际工作中，由于从业人员素质高低不齐，经常会出现一些错误。笔者试将这些常见的错误归结为以下几类：

文种

文种错误一般有以下几种情况：缺少文种，文种混淆或文种错误。

公文标题的一般结构是这样的：发文机关+事由(关于+词组)+文种。其中的词组有两种类型：动宾词组和主谓词组。缺少文种的错误大多发生在使用动宾词组的标题上，例如：《XX市教委关于批转XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告》，“批转……的报告”是一个动宾词组，宾语“报告”很容易被看成是整个标题的文种。拆解这个标题的结构，将要转发的原公文的标题标注出来，变成《XX市教委关于批转〈XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告〉》。那么，很明显XX市教委的这个公文的标题缺少文种，应在“报告”后添加上“的通知”。一般像这种转发性公文比较容易产生标题缺少文种的错误。

文种混淆是因为撰文者对具体的文种不甚了解，例如：《XX

大学关于XX同学英勇救火事迹的表扬》和《XX工厂关于研发新产品的资金问题的申请》，在这两个公文标题里，所用的“表扬”和“申请”都不是文种。习惯上我们会认为这些也是文种，但是在国家公文法规中没有这些习惯上的文种，因而在正式场合是不可以用它们来替代文种的。

文种错误则是对事由和行文原则把握不准，出现偏差。例如：XX工厂要进口一批设备，必须向外贸办请求进口设备的指标，于是自行向外贸办行文《XX工厂关于进口设备的指标的请示》。在这里“请示”就用错了。因为职能部门是不能向政府行文的，必须先向上级领导部门工业局请示，由工业局代为行文向外贸办发函。

一般说来，会影响文种的因素有三个，限制力，事项和内容，主观愿望。在选择文种时要考虑到本单位的权力范围，公文事由以及发文意图。例如：省级以下政府只能发布地方法令、规章制度。表扬个人用决定，表彰事迹用通报，等等。事 由

事由错误分为两种情见，一种是缺少事由。例如：XX省召开了一次环保工作会议，XX市政府为了贯彻这次会议精神，决定在XX县召开各区县环保局负责人会议，发布《XX市政府关于XX县召开各区县环保局负责人会议的通知》。乍一看这个标题好象各部分齐全，句式完整，“关于……的通知”的形式看起来很像标题的标准格式。但召开这次会议的

目的即真正的“事由”是为了贯彻省环保工作会议精神，该标题没有出现这一点，也就是缺少事由。应改为《XX市政府关于召开贯彻省环保工作会议精神的会议的通知》。

另外一种是事由不清。例如：XX市政府针对最近一段时期出现的部分干部用公款游山玩水的情况，决定严加制止，发布《XX市政府关于严肃处理全市干部利用公款问题的通知》，这里的事由存在两点错误：一是发文机关标明了市政府，那么这里的“全市干部”就属于多余成分;另外，发文事由是禁止干部用公款游山玩水，而从这个公文标题看，到底用公款做什么事情，是用来享乐还是投入市政工程并没有加以明确说明。

动词

在事由里有一个十分重要的成分需要单列出来仔细研究，那就是动词。动词决定着事由的正确与否质量高低，一个准确鲜明的动词一下子就能把标题激活，而一个错误的动词则可能将标题完全破坏，所以它是整个标题的心脏，也是公文的点睛之笔。

使用动词也存在一些常见的错误。例如动词和文种重复，如《XX工厂关于申请研发新产品的资金问题的请示》，这里的“申请”就和文种“请示”重复，必须将之删除，或者可以改为“解决”。

另一种情况是在一个公文标题中出现两个动词，这是不允

许的。如《XX工厂关于研发新产品缺少资金的请示》，好像也是“关于……”的结构，似乎是正确的。仔细看会发现有两个动词。“研发”和“缺少”，这样两个动词就形成了两个事由，到底是关于什么的请示就弄不明白了。一份公文只能有一个事由，也就只能有一个动词，一旦发现有两个动词就可以很肯定地判断它是错误的。

其它

除了从公文标题结构划分出三类错误形式外，还有一些比较隐蔽的错误，须得仔细推敲才能发现。

关于印发类公文：如《XX市政府关于印发〈省政府XX文件〉的通知》，这里出现了一个很大的错误，在公文制发的有关规定中，印发类公文的发文机关与制发机关必须是同一个单位。市政府不能印发省政府的文件，想要翻印下发，可以用转发。

公文内容不能出现在标题里，如《 XX市政府关于XX区召开全市卫生系统负责人工作会议的通知》，这里的公文发送对象“全市卫生系统负责人”不应出现在标题里，当然会议地点“XX区”也不应出现，因为这些都属于公文的内容。应该出现在正文里。它们的出现反而阻碍了事由的出现。注意公文语言的反向作用，某市在清明期间发现买卖焚烧冥币纸钱现象有所抬头，于是下了一个文制止这一现象，标题是《XX市政府关于在清明期间禁止买卖焚烧冥币的通知》，

这个标题怎么看都像是对的，挑不出毛病。但是，反过来想一下，标题说在清明期间禁止这一现象，是不是就意味着过了清明就可以了呢?明知不是这个意思，但从标题上确实可以这样推断。

第二篇：行政公文中请示与报告的标题常见错误分析

摘要：请示和报告是机关单位较常用的公文，本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析“请示”与“报告”的标题常见错误并给予改正。

关键词：行政公文;请示;报告;标题;错误分析

请示和报告是机关单位较常用的公文。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性、呈请性和期复性公文;报告是向上级机关汇报工作、反映情况的公文。《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”;报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

尽管这两种公文大家都很熟悉，但在使用过程中，仅仅是标题就存在不少的问题。本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析“请示”与“报告”的标题常见错误并给予改正。

错误1.关于请求修建篮球场所需经费的请示 错误2.关于申请修建篮球场所需经费的请示 错误3.关于修建篮球场所需经费的请示报告 错误4.关于修建篮球场的经费使用申请报告 错误5.关于修建篮球场所需经费的申请 错误6.篮球场修建经费申请书 错误7.请示 错误8.报告 分析与改正：

1.从《办法》对“请示”的定义来看，“请示”本身就包含请求的意思，故此标题用语重复，应划掉“请求”一词。

2.错误及分析同1，“请示”本身就包含申请的意思。应划掉“申请”。 3.一份公文不可能同时使用两个文种，标题将请示和报告并用，混淆了两个文种的区别，应去掉或“请示”或“报告”其中的一个。依据公文内容，学校向教育局要资金时用“请示”，原标题中就要去掉“报告”;学校向教育局汇报资金使用情况时用“报告”，原标题则要去掉“请示”。

4.违反公文的行文规则，《办法》中规定：“报告”不得夹带请示事项。应划掉“申请”一词。

5.“申请”不是公文文种。《办法》中没有“申请”这一文种，而根据公文标题的构成方式要求，公文的标题必须体现文种，故应把“申请”改为“请示”。

6.混淆了“请示”与“申请书”的适用范围。“请示”是下级向上级请求指示批准时使用，属法定公文;申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种专用书信。“请示”与“申请书”是两种不同的文种。请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请书不仅用于下级向上级请求不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相隶属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门(银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等)。从文首某中学与某市教育局的行文关系及修建篮球场要资金的内容来看，应用“请示”，故此标题应把“申请书”改为“请示”。

7.按照公文约定俗成的习惯，13种公文中，能够直接以文种作标题的只有“公告”和“通告”两种。(这两种的用法请再“百度”中搜索，企业单位基本用不到)请示的标题可以是完全式的，即写明发文机关名称、发文事由与文种;也可以只由发文事由和文种构成。故此标题可改为：关于修建篮球场所需经费的请示。

8. 错误同7，报告的标题与请示的标题构成方式一样，有两种写法，一是发文机关名称、发文事由与文种;二是只有事由和文种的写法，故此标题可改为：关于修建篮球场的经费使用报告。

第三篇：公文常见错误分析

文秘和办公室工作学习资料

(第13期)

张家口市人口计生委办公室2005年7月31日

公文常见错误分析

一、生造文种

《办法》所确定的公文文种共有13类14种，除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二、混用文种

常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立××学会的报告》，《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关 1

汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用请示。

三、规矩格式乱

《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：

1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。

2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如，×政建(2003)240号;二是用虚数。如×政办〔2003〕005号;三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加 “第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知”、“关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”、“关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”，

4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

(一)”和“(1)”括号外面是不带顿和点号。

5.引用文号格式不对。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号)。

6.成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全;“零”

写为“0” ，并且右空4字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。

7.“抄报”现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定“应当抄送被越过的上级机关”等，它表示行政公文不再使用“抄报”一词。

8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐;印章间相交或相切，相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。

第四篇：公文写作常见错误

尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

一、文种不明

即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结”。

二、生造文种

一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。

第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：

(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。)

(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。

三、错用文种

错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：

(1)把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。

(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。

(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。

(4)“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知(或函)》，应改为《关于××××的批复》。

(5)“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××(单位)×××(事项)的批复》。

(6)误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。

四、越级行文

《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。

五、格式不全

公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。

六、发文字号混乱

发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“( )”、方括号“[ ]”括入;序号加“第”字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。

七、标题不准确

具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。

八、主送单位不规范

主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标识方法，应注意纠正。

九、抄送单位不规范

抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。

十、成文日期不规范

最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据《国家行政机关公文格式》(见本书附录三)的相关规定认真改正。

十一、序号、数字、计量单位不规范

公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“(一)”、“1.”、 “(1)”]，若层次较少可省略“(一)”而直接用“1.”作为第二层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本书附录

三、附录八两个国家标准)。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。所有这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。

第五篇：公文中常见的错误

一、格式方面的常见错误

1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一”、“

(一)”、“1”、“(1)”四个层次。只有两个层次时，可分别用“

一、”“1.”标识。其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“

1、”;“

(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。

3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。

4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如外部用广德独山南方水泥有限公司，内部可以用“广德独山南方”一般不用“独山南方”等简语。

5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关(有时可省略)、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号[]或【】。

6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。

7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

8.关于附件的格式问题。一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”(有序号时标识序号)，标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体(有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋)，单倍行距或行间距31磅。附件的页码，应与正文标注相同(4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线)，单页码居右空1字，双页码居左空1字。实行电子公文后，由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入(默认)页码的方式，格式为“3”(小五号字)。

9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。

二、内容方面的常见错误

1.错别字较多。

2.文种选择不当。

3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知;二是直接转发原文件;三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号;四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。

4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。

5.主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词，不按规定格式进行修改。

6.不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。

7.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。

三、一些常用字词的用法及辨析

1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结;后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。

2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取;对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。

3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

4.“下工夫”与“下功夫”的区别。一般情况下，应该用“下工夫”。如《现代汉语词典》强调，“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。

5.“和”与“与”的区别。“和”跟“与”都是做连词比较多，做介词比较少。做连词时都表示平等联合，意思

是一样的。但是，两者的色彩有所不同。“与”的书面语色彩比较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。“和”则在口语跟书面语中都使用。另外，在书名跟文章的题目中，“与”使用得要比“和”多些。

6.“制定”与“制订”的区别。“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等;“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。

7.“需要”与“须要”的区别。“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思，词性为及物动词，后可带宾语。“须要”即说明“应当”、“必须”的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。

8.“期间”与“其间”的区别。“其间”是指某一段时间。从结构上分析，“其”修饰“间”，相当于“这”“那”等指示代词。在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。我们熟知的经典例子是鲁迅先生《一件小事》里的话：“我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年了。其间耳闻目睹的所谓国家大事，算起来也很不少。”“其间”多用于书面，口语中，人们有时会在它前面加上“这”或“那”，现在也是不容忽视的语言事实。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。如“期间，对文件修改了20多次。”这种用法则不正确。“期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等，不能将“期间”单说。而“其间”可以单说，是某段时间的意思，如“其间，对文件修改了20多次”。

9.列举完后“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市” 。还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如：发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。

11.“以及”前面的标点符号用法。“以及”前面可以用逗号，这是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗号。当然，“以及”的前面也可以不用逗号。用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。如果比较长，要用逗号停一下，使人好读;如果比较短，“以及”前面就可以不用逗号了。

12.“其中”及其前后的标点符号用法。有人归纳出使用“其中”一词，前后标点符号用法的三条规则：

(1) 总数后只有一个数，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2009年，公司售电量554.51亿千瓦时，其中省内售电量538.42亿千瓦时。

(2) 总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用“，”，或用“;”。如，2009年，全省全社会用电量705.51亿千瓦时，同比增长4.09%。其中，第一产业用电量56.38亿千瓦时，同比增长2.02%;第二产业用电量540.27亿千瓦时，同比增长2.66%;第三产业用电量62.54亿千瓦时，同比增长12.45%;城乡居民用电46.32亿千瓦时，同比增长14.01%。

(3)“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：”。

例1 ，2009年，全省发电装机容量1803.99万千瓦。其中：水电578.18万千瓦，火电1146.3万千瓦，风电79.51万千瓦。该例中，“：”应改为“，”。

例2 ，2009年，全省新增发电装机容量307.95万千瓦(其中：新增风电装机容量19.8万千瓦)。该例中，“：”应去掉。