公文处理常见错误

第一篇：公文处理常见错误

公文常见错误分析

文秘和办公室工作学习资料

(第13期)

张家口市人口计生委办公室2005年7月31日

公文常见错误分析

一、生造文种

《办法》所确定的公文文种共有13类14种，除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”、“通知”的“附件”行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二、混用文种

常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如：《××关于批准成立××学会的报告》，《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关 1

汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复;而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用请示。

三、规矩格式乱

《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：

1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是，严重影响了公文的严肃性。

2.发文号标注不规范。主要表现在，一是错用括号。如，×政建(2003)240号;二是用虚数。如×政办〔2003〕005号;三是字体字号不标准。《格式》规定：发文字号，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加 “第”字。特别对于字号和字体，有的小于3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

3.标题滥用符号。《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是在实际中，滥用符号的例子屡见不鲜。如“关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知”、“关于转发×局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知”、“关于转发×局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知”，

4.结构层次序数使用不规则。《办法》规定：结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

(一)”和“(1)”括号外面是不带顿和点号。

5.引用文号格式不对。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号)。

6.成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全;“零”

写为“0” ，并且右空4字，但在实际写作中样式更是花样百出，有的成文日期甚至早于签发日期。

7.“抄报”现象依然存在。在行政公文实际中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。关于这，《办法》中有多出相关表述，第十七条规定“应当抄送被越过的上级机关”等，它表示行政公文不再使用“抄报”一词。

8.附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，《办法》对附件有明确的要求，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。特别是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9.盖印不规范。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐;印章间相交或相切，相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。

第二篇：公文写作常见错误

公文写作常见错误举例分析

公文是单位与单位之间处理公务的文书，特别是在党政机关单位，公文的往来十分频繁，几乎每人每天都要与公文打交道，所以熟练使用公文显得相当重要。但由于公文写作主要是在中高职学习阶段进行相关内容的学习与训练，大学阶段学习的主要是专业知识与技能，绝大部分大学生很少再接触使用公文，从而导致在党政机关和事业单位工作的相关人员公文知识的匮乏，公文使用常常难免出现差错。本文对公文使用中经常出现的错误进行列举与简要的分析，并提出正确的修改意见，旨在减少公文使用的错误，提高公文办理质量。

2012年4月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，规定现行各类党政机关的公文种类有15种，分别是决议、决定、命令(令)、公报公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

一、错将日常应用文当做公文

(一)直接将“工作总结”当做公文

×××关于中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结 ×××：

根据×××要求，现将我局中秋国庆节期间开展水产畜牧产品的质量安全监管工作总结报送贵办。请审核。

……

常用的公文种类中没有“工作总结”这种文种，“工作总结”只是日常应用文并非公文，要将“工作总结”报送常常要依托公文文种“函”来完成。正确写法应将标题改为：“×××关于报送中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结的函。”函是公文的一种，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

(二)直接将“说明”当做公文文种

×××内陆100吨级渔政船建造项目委托设计费付款说明 ×××水运规划设计院：

×××与你院签订的《内陆100吨级渔政船建造项目委托设计协

- 1见随文报送贵委，请审示。

……

“意见”是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。而此文的审核意见只是单纯的认可或同意，不属于行政公文中“意见”这一文种，这种意见的报出常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题应修改为：×××关于报送广西2013年奶业龙头企业标准化规模养殖场项目可行性研究报告的审查意见的函。

(五)直接将“工作要点”当做公文

×××局机关及直属事业单位2013

公共机构节能工作要点

为切实抓好我局机关及所属事业单位节能工作，根据×××结合我局公共机构节能工作实际，制定我局2013公共机构节约能源资源工作要点。

……

“工作要点”是日常应有文中的一种，并非公文文种。要报出“工作要点”常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题写法应修改为：×××关于报送局机关及直属事业单位2013公共机构节能工作要点的函。

(六)直接将“公示”当做公文

关于《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》

推荐人选名单公示

×××：

根据×××精神，经研究，决定推荐×××等105名科技人员作为《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》培训对象(名单详见附件)，现予公示。

对推荐人选如有异议，请以书面形式并署真实姓名，于×年×月×日前邮寄或直接送×××监察室(邮编：×××;联系电话：×××)。

“公示”是随着干部人事制度改革应运而生的应用文书，但它决不仅限于党政干部任前的公示，其适应范围广泛，使用的频率相当高。近年来，无论是党政机关，还是企事业单位等向社会或有关单位及人员公开某一信息，以达到广泛征询公众意见，接受群众监督的目的时，常使用“公示”。由于公示制产生的时间不长，“公示”这一应用文的文种及格式等问题，目前在《中国共产党机关公文处理条例》和《国

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……

“通知”和“函”是两种不同的文种，在一份公文的标题中不能同时用两个文种(转发、印发的公文除外)。正确写法应将标题改为：“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的通知”(主送单位为下级单位)或修改为“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的函”(主送单位是平级或不相隶属的单位)。

例2：

关于×××项目批复的通知 :

……

“批复”和“通知”是两种不同的文种，这两个文种不能在同一份公文的标题中使用(转发、印发的公文除外)。正确的写法应将标题改为：×××关于×××项目的批复。

(二)用函代替通知

关于征求《广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区

备案管理办法(修订稿)》修改意见的通知

自治区环保厅、区发展和改革委员会，各市、县(区)水产畜牧兽医局：

《广西壮族自治区畜禽养殖场养殖小区备案管理办法》自2007年实施以来，对规范畜禽规模养殖场、养殖小区管理发挥了重要作用。根据×××规定，近期对“办法”进行了修订。现将“办法”(修订稿)送请你们，请于2014年1月10日前将书面意见反馈我局畜牧与饲料处，以便尽快修改完善后报自治区人民政府。逾期不反馈视为同意。

……

自治区环保厅、自治区发展和改革委员会和发文单位自治区水产畜牧兽医局是不相隶属的单位，不相隶属的单位特别是主送级别高一级的单位是不能用“通知”这种公文文种的。正确写法应将标题修改为：关于征求广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区备案管理办法(修订稿)修改意见的函。

(三)用“报告”代替“函”

关于上报2013年上半年广西生鲜

违禁添加物专项监测总结的报告

农业部奶业管理办公室：

为提高我老秘网区生鲜乳质量安全水平，根据×××要求，我局下达了《广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于印发2013年广西生鲜乳

- 5广西壮族自治区2013年兽药监督执法工作总结的函。

(四)公文标题用词不准确

例1：

×××关于 :

印发全国渔业渔政工作视频会议精神的通知

“精神”一般只能传达而不能印发。正确的写法应将标题修改为：×××关于印发全国渔业渔政工作视频会议要点的通知。

例2：

关于给予2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的

“经费”一般用“拨付”来表述，正确写法应改为：关于拨付2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的请示。

例3：

自治区×××局关于请求自治区台办领导参加我局赴台项目

对接洽谈工作团行前培训的函

自治区台办与发文单位自治区×××局是不相隶属的单位，发文单位没有资格要求台办的领导参加本单位举办的会议。正确的写法应将标题改为：×××局关于邀请自治区台办领导莅临我局指导赴台项目对接洽谈工作团行前培训工作的函。

例4：

×××关于

申请延长桂北渔80209号等2艘渔船

批准书有效期的请示

“申请”与“请示”词义重复，应将“申请”两字去掉，正确的标题应为“×××关于申请延长桂北渔80209号等2艘渔船批准书有效期的请示”。

例5：

×××关于

同意将文明渔港创建项目资金调整为

南万渔港航标维修经费的批复

“同意”与“批复”词义重复，应将“同意”两字去掉，正确的标题应为：×××关于文明渔港创建项目资金调整为南万渔港航标维修经费的批复。

例6：

广西×××局关于

提供在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函

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第三篇：公文写作常见错误

一、文种使用常见错误

1、上行文中“请示”与“报告”不分

“请示”和“报告”均是上行文，但有很大区别。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准;“请示”应当一事一文;一般只写一个主送单位，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关;“请示”只能事前汇报;上级机关对下级机关的“请示”，应予以回复

“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项;“报告”可以事前、事中、事后汇报;上级机关对下级机关的“报告”，一般不予回复。

行政公文“请示”和“报告”的错误使用表现形式有3种：该用“请示”时用“报告”，如《关于增加教学科研用房的报告》;“报告”中夹带请示事项;请示报告合用，如《关于某某问题的请示报告》。

2、“请示”与“函”不分

“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。根据这些规定，与不具有隶属关系的单位行文，如省教育厅各处室、滁州市委市政府及其有关部门等单位，不应使用“请示“文种。主送省教育厅，请求指示批准应使用“请示”。

3、“报告”与“意见”不分

“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。“报告”只适用于上行文，

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而“意见”可以用于上行文、平行文和下行文。“意见”作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。“意见”作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行;无明确要求的，下级机关可参照执行。“意见”作为平行文，提出的意见供对方参考。

4、“通告”与“公告”不分

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，而“通告”适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。根据上述规定，“公告”的特点适用于级别较高的单位，并且发布的事项重要或者是法定事项，告知的范围是国内外;“通告”适用于级别较低的单位，并且发布的事项是社会有关方面应当遵守或者周知的，告知的范围较公告小，如《滁州学院关于拆除违章搭建的通告》。

5、创造文种。即在13种文种之外，自己创造出文种，如《关于五一工作安排的设想》

二、行文程序错误

行文没有按照拟稿——部门负责人审核(会签)——院办核稿——院领导签发的正常顺序进行，而是没经核稿直接请院领导签发，这不仅降低了工作效率，而且在一定程度上也影响了公文质量。

三、随意撰写公文主题词

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化的词和词组。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。标引规则在标引数目、顺序、选词等方面有特殊的要求。标引的每个主题词，必须从公文主题词表中选用最专指、最恰当的词或词组，不得采用主题词表以外的词或- 2 -

词组。由于多数同志不太了解公文主题词的标引规则、方法和要求，在实际工作中易出现随意撰写公文主题词的现象。

五、数字使用和标题标点符号使用不规范

《国家行政机关公文处理办法》(国务院2000年8月24日发布)第二十五条

(九)款规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”另外党委系统发文日期和行政系统发文日期有所区别，行政公文用汉字，党委公文用阿拉伯数字。

《国家行政机关公文处理办法》(国务院2000年8月24日发布)第十条

(六)款中规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如滁州学院印发《关于充分发挥高层次人才作用的若干意见》的通知，就应改为滁州学院印发关于充分发挥高层次人才作用的若干意见的通知。

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第四篇：公文处理过程中的常见错误

一、文种使用错误 1.“请示”“报告”混用

请示和报告为两个文种，不能混用;没有“请示报告”文种，在实际工作中常见到将请示报告合用的情况。Eg.《关于申请修缮办公用房费用的请示报告》

请示一般为下级单位上上级单位请示事项使用，通常一事一请示，不可在一个请示中请示多个事项;上级单位收到请示需做以回复。

报告为告汇报某项工作情况或告知某事项;收到报告上级单位一般不予回复，在报告中不可夹带请示事项。

2.文种使用错误

15种公文种类，决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要;不可自造公文文种。

Eg.《关于第一次保密普查工作的总结》;“总结”不是公文文种，不能单独成文，应为《关于上报第一次保密普查工作总结的报告》

3.上行文时文种错误 在各文种中，可用于上行文的只有请示、报告，函为平行或下行文时使用，也可在不相隶属的部门之间商洽工作时使用，就调查队系统而言，总队与各市县调查队为上下级管理关系，因此，各市县调查队不宜向总队发函。

二、发文字号错误

1.“**办字”为系统内部或者单位内部用以安排、布置工作，告知事项所用，不宜向单位或系统外行文，更不能用于上行文。

2.各市县调查队不能以“**办字”向总队行文，只能以“**调字”向总队行文。

3.各市调查队可以“**调函”向总队办公室行文，用以商洽、联系某项具体工作。

三、行文规则错误

1.各级调查队不能向总队机关各处室行文; 2.各级调查队不能以办字向总队行文; 3.请示中要提出具有倾向性的意见;

4.报告中不能夹带请示事项;通常一些报告中会在尾部提出某某问题、困难，请上级部门予以帮助解决等，都属于报告夹带请示事项，不符合公文规范;

5.上行文要有领导签发，附注要标注联系人和联系电话。

四、附件使用错误

附件为正文部补充和说明，当其内容为正文的主体时不能作为附件，而应作为正文的一部分上报;

Eg.《关于上报2012年办公室工作总结的报告》中，工作总结为正文主体，不能将其作为附件。

五、格式错误

1.发文机关标志：发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用方正小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

2.发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“„‟”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号字”。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

3.公文字体：标题为方正小标宋二号，正文为仿宋三号， 一级标题：

一、黑体字 二级标题

(一)楷体字 三级标题1.仿宋字

4.附件：3号黑体(顶格编排在版心左上角第一行) 5.成文日期和印章：成文日期在正文最后一行下空三行，右空4个字，阿拉伯数字日期格式。即：2013年10月16日。印章采用下套方式，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。

6.版记：版记是指抄送机关、印发文件机关和印发文件日期，印发机关和印发日期用仿宋4号字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。

7.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版以下边缘7mm。

第五篇：政机关公文的常见错误

(一)文件内容方面存在的问题

按照《国家行政机关公文处理办法》(国发„2000‟23号，以下简称《办法》)发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。但有些文件内容与政策规定不符。

(二)行文关系方面存在的问题

1.报送渠道不规范

按照《办法》关于各种公文适用范围的规定，上行公文(请示、报告)应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。

2. “请示”主送上级机关并领导个人

按照《办法》的规定，“请示”一般只写一个主送机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。

3. 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构

按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅(室)负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。

(三)行文规则方面存在的问题

1. “报告”在行文规则方面存在的问题

按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式;须有主送单位，注明签发人姓名;报告不得夹带请示事项;下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告;报告无主送单位，无签发人;在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范;有些下行文使用上行文格式。

2. “请示”在行文规则方面存在的问题

按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话;公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时 - 1 -

间下一行;文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示;有些没有以附注注明联系人姓名及电话;有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范;有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语;还有在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。

(四)公文要素方面存在的问题

1.公文份数序号

按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。

2. 发文字号

发文字号中的括号应使用“„‟”，序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的括号却使用“()”或“[ ]” 、还有编虚位、发文字号错误现象。

3. 签发人

国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字;有的将“签发人”标识为“签发”;有的未用3号楷体字标识签发人姓名。

4. 公文标题

《办法》规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为《……**调查的报告》、《……(某专门事项)的报告》。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。

5. 主送机关

《办法》规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规

范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”;有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。

6. 公文正文

《办法》规定，正文结构层次序数，第一层为“

一、”,第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一;公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。

有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“

一、”、“

(一)”、“1.”、“(1)”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“.”;同一文件内层次序号用法不统一;页之间文字不衔接、出现断行、缺页;正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。

7. 附件

国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识“附件”;附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号;附件应与公文正文一起装订，页码连续编排;附件的序号和名称前后标识应一致;公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。

有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”;附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。

有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范;有些附件没有与正文统一编排页码;有些表格排版装订时朝向不规范;有些文件仅在左上角订一钉;有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。

8. 成文时间

成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○”写为“零”英文“O”或数字“0”。

9. 印章

《办法》规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。

按照公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得

出现“此页无正文”字样;印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。

9. 版记应当位于文件封底，最后一个要素应当置于版面最后一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。

(五)排版规格与印制装订方面存在的问题

1. 排版规格

国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致(有些表格例外)。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同;排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。

2. 印刷、装订

国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。

有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订;有的公文页码标识的位置不对，有的没有一字线或一字线字号不规范;有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码;转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。

3. 标题字号

国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。

有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体;字号使用小二号或者三号;字体被加粗;与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。

(六)数字及标点符号方面存在的问题

1. 数字。《办法》规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。

数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。

数字、年份不能回行。

2. 标点符号。 国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定：句子内部并列词语之间用顿号;两个数字并列连用表示概数，数字之间不得用顿号。

有些文件在对有关部委所属

二、三级单位进行审计的表述中，将其写作“二三级单位”，“二三”之间缺少顿号，使得两个预算级次与概数的概念相混淆;“

二、三十个”，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。

如使用书名号，其内应写全称。例如：《会计法》，如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》，如用“会计法”，则不应加书名号。

波折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，容易与“一”字混淆。

(七)文字方面存在的问题

文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象;有些单位行文用语口头化，导致概念不准确或不规范现象在公文中出现;有些出现错字、别字、用词不当现象。