日常公文常见错误点评

2023-02-08

第一篇：日常公文常见错误点评

公文写作常见错误

公文写作常见错误举例分析

公文是单位与单位之间处理公务的文书，特别是在党政机关单位，公文的往来十分频繁，几乎每人每天都要与公文打交道，所以熟练使用公文显得相当重要。但由于公文写作主要是在中高职学习阶段进行相关内容的学习与训练，大学阶段学习的主要是专业知识与技能，绝大部分大学生很少再接触使用公文，从而导致在党政机关和事业单位工作的相关人员公文知识的匮乏，公文使用常常难免出现差错。本文对公文使用中经常出现的错误进行列举与简要的分析，并提出正确的修改意见，旨在减少公文使用的错误，提高公文办理质量。

2012年4月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，规定现行各类党政机关的公文种类有15种，分别是决议、决定、命令(令)、公报公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

一、错将日常应用文当做公文

(一)直接将“工作总结”当做公文

×××关于中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结 ×××：

根据×××要求，现将我局中秋国庆节期间开展水产畜牧产品的质量安全监管工作总结报送贵办。请审核。

……

常用的公文种类中没有“工作总结”这种文种，“工作总结”只是日常应用文并非公文，要将“工作总结”报送常常要依托公文文种“函”来完成。正确写法应将标题改为：“×××关于报送中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结的函。”函是公文的一种，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

(二)直接将“说明”当做公文文种

×××内陆100吨级渔政船建造项目委托设计费付款说明 ×××水运规划设计院：

×××与你院签订的《内陆100吨级渔政船建造项目委托设计协

- 1见随文报送贵委，请审示。

……

“意见”是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。而此文的审核意见只是单纯的认可或同意，不属于行政公文中“意见”这一文种，这种意见的报出常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题应修改为：×××关于报送广西2013年奶业龙头企业标准化规模养殖场项目可行性研究报告的审查意见的函。

(五)直接将“工作要点”当做公文

×××局机关及直属事业单位2013

公共机构节能工作要点

为切实抓好我局机关及所属事业单位节能工作，根据×××结合我局公共机构节能工作实际，制定我局2013公共机构节约能源资源工作要点。

……

“工作要点”是日常应有文中的一种，并非公文文种。要报出“工作要点”常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题写法应修改为：×××关于报送局机关及直属事业单位2013公共机构节能工作要点的函。

(六)直接将“公示”当做公文

关于《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》

推荐人选名单公示

×××：

根据×××精神，经研究，决定推荐×××等105名科技人员作为《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》培训对象(名单详见附件)，现予公示。

对推荐人选如有异议，请以书面形式并署真实姓名，于×年×月×日前邮寄或直接送×××监察室(邮编：×××;联系电话：×××)。

“公示”是随着干部人事制度改革应运而生的应用文书，但它决不仅限于党政干部任前的公示，其适应范围广泛，使用的频率相当高。近年来，无论是党政机关，还是企事业单位等向社会或有关单位及人员公开某一信息，以达到广泛征询公众意见，接受群众监督的目的时，常使用“公示”。由于公示制产生的时间不长，“公示”这一应用文的文种及格式等问题，目前在《中国共产党机关公文处理条例》和《国

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……

“通知”和“函”是两种不同的文种，在一份公文的标题中不能同时用两个文种(转发、印发的公文除外)。正确写法应将标题改为：“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的通知”(主送单位为下级单位)或修改为“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的函”(主送单位是平级或不相隶属的单位)。

例2：

关于×××项目批复的通知 :

……

“批复”和“通知”是两种不同的文种，这两个文种不能在同一份公文的标题中使用(转发、印发的公文除外)。正确的写法应将标题改为：×××关于×××项目的批复。

(二)用函代替通知

关于征求《广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区

备案管理办法(修订稿)》修改意见的通知

自治区环保厅、区发展和改革委员会，各市、县(区)水产畜牧兽医局：

《广西壮族自治区畜禽养殖场养殖小区备案管理办法》自2007年实施以来，对规范畜禽规模养殖场、养殖小区管理发挥了重要作用。根据×××规定，近期对“办法”进行了修订。现将“办法”(修订稿)送请你们，请于2014年1月10日前将书面意见反馈我局畜牧与饲料处，以便尽快修改完善后报自治区人民政府。逾期不反馈视为同意。

……

自治区环保厅、自治区发展和改革委员会和发文单位自治区水产畜牧兽医局是不相隶属的单位，不相隶属的单位特别是主送级别高一级的单位是不能用“通知”这种公文文种的。正确写法应将标题修改为：关于征求广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区备案管理办法(修订稿)修改意见的函。

(三)用“报告”代替“函”

关于上报2013年上半年广西生鲜

违禁添加物专项监测总结的报告

农业部奶业管理办公室：

为提高我老秘网区生鲜乳质量安全水平，根据×××要求，我局下达了《广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于印发2013年广西生鲜乳

- 5广西壮族自治区2013年兽药监督执法工作总结的函。

(四)公文标题用词不准确

例1：

×××关于 :

印发全国渔业渔政工作视频会议精神的通知

“精神”一般只能传达而不能印发。正确的写法应将标题修改为：×××关于印发全国渔业渔政工作视频会议要点的通知。

例2：

关于给予2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的

“经费”一般用“拨付”来表述，正确写法应改为：关于拨付2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的请示。

例3：

自治区×××局关于请求自治区台办领导参加我局赴台项目

对接洽谈工作团行前培训的函

自治区台办与发文单位自治区×××局是不相隶属的单位，发文单位没有资格要求台办的领导参加本单位举办的会议。正确的写法应将标题改为：×××局关于邀请自治区台办领导莅临我局指导赴台项目对接洽谈工作团行前培训工作的函。

例4：

×××关于

申请延长桂北渔80209号等2艘渔船

批准书有效期的请示

“申请”与“请示”词义重复，应将“申请”两字去掉，正确的标题应为“×××关于申请延长桂北渔80209号等2艘渔船批准书有效期的请示”。

例5：

×××关于

同意将文明渔港创建项目资金调整为

南万渔港航标维修经费的批复

“同意”与“批复”词义重复，应将“同意”两字去掉，正确的标题应为：×××关于文明渔港创建项目资金调整为南万渔港航标维修经费的批复。

例6：

广西×××局关于

提供在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函

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第二篇：公文写作常见错误

一、文种使用常见错误

1、上行文中“请示”与“报告”不分

“请示”和“报告”均是上行文，但有很大区别。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准;“请示”应当一事一文;一般只写一个主送单位，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关;“请示”只能事前汇报;上级机关对下级机关的“请示”，应予以回复

“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项;“报告”可以事前、事中、事后汇报;上级机关对下级机关的“报告”，一般不予回复。

行政公文“请示”和“报告”的错误使用表现形式有3种：该用“请示”时用“报告”，如《关于增加教学科研用房的报告》;“报告”中夹带请示事项;请示报告合用，如《关于某某问题的请示报告》。

2、“请示”与“函”不分

“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。根据这些规定，与不具有隶属关系的单位行文，如省教育厅各处室、滁州市委市政府及其有关部门等单位，不应使用“请示“文种。主送省教育厅，请求指示批准应使用“请示”。

3、“报告”与“意见”不分

“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。“报告”只适用于上行文，

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而“意见”可以用于上行文、平行文和下行文。“意见”作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。“意见”作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行;无明确要求的，下级机关可参照执行。“意见”作为平行文，提出的意见供对方参考。

4、“通告”与“公告”不分

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，而“通告”适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。根据上述规定，“公告”的特点适用于级别较高的单位，并且发布的事项重要或者是法定事项，告知的范围是国内外;“通告”适用于级别较低的单位，并且发布的事项是社会有关方面应当遵守或者周知的，告知的范围较公告小，如《滁州学院关于拆除违章搭建的通告》。

5、创造文种。即在13种文种之外，自己创造出文种，如《关于五一工作安排的设想》

二、行文程序错误

行文没有按照拟稿——部门负责人审核(会签)——院办核稿——院领导签发的正常顺序进行，而是没经核稿直接请院领导签发，这不仅降低了工作效率，而且在一定程度上也影响了公文质量。

三、随意撰写公文主题词

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化的词和词组。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。标引规则在标引数目、顺序、选词等方面有特殊的要求。标引的每个主题词，必须从公文主题词表中选用最专指、最恰当的词或词组，不得采用主题词表以外的词或- 2 -

词组。由于多数同志不太了解公文主题词的标引规则、方法和要求，在实际工作中易出现随意撰写公文主题词的现象。

五、数字使用和标题标点符号使用不规范

《国家行政机关公文处理办法》(国务院2000年8月24日发布)第二十五条

(九)款规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”另外党委系统发文日期和行政系统发文日期有所区别，行政公文用汉字，党委公文用阿拉伯数字。

《国家行政机关公文处理办法》(国务院2000年8月24日发布)第十条

(六)款中规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如滁州学院印发《关于充分发挥高层次人才作用的若干意见》的通知，就应改为滁州学院印发关于充分发挥高层次人才作用的若干意见的通知。

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第三篇：公文处理常见错误简析

——王楷

一、发文条件

1.合法性审核问题。国家税务总局令第20号《税收规范性文件制定管理办法》第十六条规定税收规范性文件出台前必须经法规部门进行合法性审核，否则办公厅(室)不予核稿，局领导不予签发。

那么什么属于税收规范性文件呢?《税收规范性文件制定管理办法》第二条规定，税收规范性文件是指县以上(含本级)税务机关依照法定职权和规定程序制定并公布的，规定纳税人、扣缴义务人及其他税务行政相对人权利、义务，在本辖区内具有普遍约束力并反复适用的文件。这个定义很长，公文核稿人员要把握的关键点是“税收规范性文件规定了税务行政相对人权利、义务”，我们脑子里就要有个意识，所核公文内容涉及到规定税务行政相对人权利、义务的，就应当先送法规部门进行合法性审核，因为合法性审核是一个发文的必经程序。

日常工作中国税机关单独出台的税收规范性文件我们多数能记着要送法规部门进行合法性审核，往往容易忽略的是联合行文和代拟稿，总局《税收规范性文件制定管理办法》第二十六条规定，税务机关与其他机关联合制定涉税文件，省以下税务机关代地方人大、政府起草涉税文件，业务主管部门应当将起草文本或会签文本送交法规部门进行合法性审核。也就是说出台税收规范性文件的联合行文和代拟稿也应进行合法性审核，需要特别注意。

关于税收规范性文件，还有一点需要注意。总局新公文处理办法第二十一条规定，上级税务机关针对下级税务机关有关特定税务行政相对人的特定事项如何适用税收法律、法规、规章或税收规范性文件的答复或者解释，需要普遍执行的，应当按照《税收规范性文件制定管理办法》的规定制定税收规范性文件。公文核稿人员遇到某批复的内容是政策性答复或解释，并需要在本辖区内普遍执行的，应当建议拟文部门制定税收规范性文件，文种可使用公告，不再单独批复。这既体现了依法行政，也减少了工作量。

2.公文会签问题。

总局新公文处理办法第六十八条规定，本机关主办部门起草的公文，涉及到其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签。那么我们核稿人员在核稿时，如果发现公文内容并非拟文部门“一家之事”，还涉及到其他部门职权的，就要原文退回，并告知拟文部门与有关部门会签该文。

3.加强工作统筹问题。根据《四川省国家税务局关于统筹推进2013年重点工作项目和清理简并基层报送报表工作的通知》(川国税发〔2013〕25号)文件要求，省局对今年重点工作任务实行“板块+项目”的管理制度，每一板块由一名省局领导牵头抓总，担任统筹发起人，主要统筹发文、会议、推进实施、检查、报表、总结等工作事项。那么省局公文核稿人员在核稿时就要注意，如果某部门的发文涉及到前述文件中列明的重点工作，那么就要建议发文部门向该重点工作所属板块的牵头局领导汇报，由局领导统筹发文事宜，而不是由发文部门单独发文部署工作。

各市(州)局可能没有像省局那样实行重点工作“板块+项目”管理制度，但这里要强调的是，作为公文核稿人员，要具备全局意识，要了解掌握全局重点工作，不能就公文审公文。

二、文种使用

1.使用非法定公文文种

比较常见的是把规划、计划、要点、安排、方案、总结、制度、讲话等直接编排文号印发。例如：《××国家税务局关于总结固化2010年全省重点行业税源分析评估管理成果的工作方案》、《××国家税务局关于细化分配离退休经费预算的方案》，“方案”不属于总局新公文处理办法规定范围内的文种，应根据行文目的、行文方向、隶属关系和公文内容选用正确文种，拟写适合的文件标题。

另外，日常工作中我们喜欢使用“意见”这个文种，但要注意避免一种错误，例如：《××市国家税务局关于加强依法治税工作的实施意见》，“意见”属于总局新公文处理办法规定范围内的文种，但“实施意见”就不属于，而用作下行文的“意见”又被称为“工作指导性意见”，其就是要求下级机关实施的，实在没有必要在标题中画蛇添足写上“实施”二字，应改为《××市国家税务局关于加强依法治税工作的意见》。

2.文种与行文方向、体例不符

需要特别注意的是请示与函的混用问题。例如：《××国家税务局关于请求退还××有限公司增值税款的请示》，主送单位是“财政部驻四川省财政监察专员办公室”，为不相隶属关系，“请示”应改为“函”。往往有的发文单位为表示对受文单位的尊重，明明是不相隶属关系，应该用“函”的却用“请示”，但受文单位拿到这个“请示”后也不好办理，他该回复你“函”呢，还是“批复”呢?

三、行文规则 1.行文党政不分

总局新公文处理办法第六十三条规定，税务系统内部，除特殊情况外，党的组织和行政机关之间一般不交叉行文。例如：《××市国家税务局关于在各级党组织中开展创先争优活动的通知》，创先争优活动是党组织安排部署的工作，其正确的发文单位应是××市国家税务局党组，主送单位也应是各县、市、区国家税务局党组。有部分工作同时涉及党组织和行政机关，则应具体情况具体分析，根据发文单位、主送单位及工作重点确定其发文方式。

2.无行文必要

最近中央出台了八项规定，要求改进文风、精简文件。总局新公文处理办法第五十二条对哪些情况不发文作出了明确规定。省局制定的认真贯彻“八项规定”的实施意见也要求切实减少文件数量。办公室作为公文审核把关的部门，就要对各职能部门的发文必要性进行审查，制发公文应确有必要，不能一谈到部署工作就想到要制发公文。在实际工作中，有相当部分工作可以不通过发文，而是采用其他更为方便快捷的方式来安排落实。例如：《××市国家税务局关于报送办公联系电话的通知》，这类简单事项，完全可以通过电话或是在内部网络发布通知来予以落实。此外，对于上级机关来文，如没有补充意见，则不必制发公文转发，可以将原文电子文件远程封发或翻印纸质文件发送下级机关执行。

3.请示、报告不符合要求

请示、报告是重要的上行文，也是最容易出错的文种。常见错误主要有：超越直接上级进行请示或报告;一份请示中涉及多个不相关事项;同时向多个单位报送请示事项;将请示文件抄送下级机关;在报告中夹带请示事项;将上级机关内设机构列为主送单位等。

最近省局收到的市(州)局来文中就有请示出错的情况。某市局两个内设机构就同一个税收征管问题分别向省局报送请示，先是该市局大企业和国际税务管理处以《关于××项目税收征管问题的请示》(×国税发〔2012〕125号)向省局请示，省局相关职能部门收文后正在会商研究如何回复时，该市局征科处又以《关于××项目税收征管问题的请示》(×国税发〔2013〕13号)(与前文同样的标题)向省局请示同一个问题，这让省局如何回复呢?回复哪一个请示呢? 还有，《××市国家税务局关于四川省财政监督检查处理决定执行情况的报告》(×国税发〔2013〕7号)的主送单位写的是“四川省国家税务局督查内审处”;《××市国家税务局关于推荐××同志为第四届四川省国际税收研究会常务理事的请示》(×国税发〔2013〕27号)的主送单位写的是“四川省国家税务局人事处”。这都是最近几天才收到的文件，将省局机关内设职能部门列为了主送单位。

4.非同级机关或部门联合行文

总局新公文处理办法第五十七条规定，各级税务机关可以与同级党政各部门、下一级党委政府、相应的军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。那么只有同级机关或部门可以联合行文，非同级机关或部门就不能联合行文，而这种错误却时有发生。例如：《××市国家税务局 ××县工商行政管理局关于开展个体集贸市场税收专项整治工作的通知》，市国税局和县工商局不属于同一级别，不能联合行文，正确的联合发文单位应是县国家税务局和县工商行政管理局。

5.便函使用不规范

便函是各级税务机关的内设机构之间的非正式公文，关于便函的使用有两种常见错误。一是便函以“××国家税务局”为行文对象，尤其是将便函主送下级机关，以便函的形式向下级机关部署工作事项，提出工作要求的情况比较多。总局新公文处理办法第六十一条规定，便函适用于商洽工作，通报和汇报有关情况，询问和答复一般事务性问题。并就便函的适用范围作出了禁止性规定(具体条文不再累述)。因此，便函不能像正式公文那样用来向下安排部署工作，也不能直接主送下级机关，而应主送下级机关相应的内设机构。

二是上级机关内设机构以便函形式向下级机关内设机构商洽工作，这时有两种情况，一是有的上级机关要求下级机关以正式文件回复，二是上级机关没作要求，但有的下级机关为表示对上级机关的尊重，以正式文件回复上级机关的便函。这都是不符合公文处理规则的，上级机关不应要求下级机关以正式文件回复，下级机关内设机构可以便函回复。

6.以正式公文形式印发领导讲话

领导在各类会议上的讲话，如需要在系统内让干部职工知晓，只能以政务通报的形式印发，不能以正式公文形式印发领导讲话。例如：《××市国家税务局关于印发××局长在全市国税工作会议上讲话的通知》，此种情况应予纠正。

四、公文格式

1.份号标注不规范。新办法中凡涉密公文都应当标注份号。份号标注不规范主要是：涉密文件不标注份号;份号的数字不按规定标注，没有编足6位数(份号是由6位数字组成的，即使只印制1份，也要写成000001);份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。

2.不标注保密期限。涉密公文在标注密级的同时没有标注保密期限，这种现象比较普遍。不标注保密期限的话，默认的保密期限就会很长，给我们工作带来不便。 3.随意标注紧急程度。有的部门因为拟文拖延，为争取早点发文就随意标注紧急程度，扰乱了正常的公文处理程序。新公文处理办法规定，只能是内容重要、临近规定的办结时限或需要打破常规、特事特办的公文才能标注紧急程度。

4. 发文机关标志不规范。有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如用“×××局”的发文机关标志，发文机关署名或者印章却是 “×××局办公室”等，还有的前面是党组的红头，后面却盖上行政公章。

5.发文字号不规范。一是发文机关代字概括不准确。例如：广元市国税局的发文字号是“广国税发”，后来我发现广汉市国税局的发文字号也是“广国税发”，建议加以区别的。二是发文字号的年份应用六角括号“〔〕”括入，但有少数单位使用圆括号“( )”、方括号“[ ]”和尖括号“〈〉”，这是老问题了。

6.签发人标注不规范

比较常见的错误有：一是上行文不标注签发人。二是上报重要的公文不是机关主要负责人或主持工作的负责人签发，却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。三是多个机关联合上行文，有的只标注主办机关负责人，而不标注其他机关负责人。

7. 公文标题不规范

一是重复使用介词。例如：《××国家税务局关于××工作有关情况的报告》，“关于”与“有关”语义重复，“有关”应删除;《××国家税务局关于对××有限公司白酒消费税最低计税价格核查情况的通知》，“关于”、“对”介词叠用，“对”字应删除。

二是动词和文种语义重复。例如：《关于上报××的报告》、《关于呈送××的报告》，“上报”、“呈送”均与“报告”语义重复，“上报”、“呈送”应删除;《关于××综合业务办公用房新建项目申请开工的请示》，“申请”与“请示”语义重复，“申请”应删除。

三是标题中使用标点符号不规范。新公文处理办法第三十一条规定，公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。例如：××市国家税务局关于命名“××县国家税务局”为市局级文明单位的决定，没有必要在“××县国家税务局”上加引号，应删除引号。记住标题中只能出现书名号，不能有其他标点符号，而且书名号内必须是法律、法规、规章和规范性文件。

四是公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，应当排列成梯形或菱形。还有的标题在回行时词义不完整。

8.主送、抄送机关不规范

一是主送、抄送机关使用简称。在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用全称，如 “××市国家税务局、××市地方税务局”，不得使用简称。这是老生常谈了，但仍然有些单位(包括省局有些职能部门)随意使用简称，经常是主送机关用“各市、州国税局”。二是请示多头主送。例如：《关于××市国家税务局新建综合业务办公用房项目竣工审核的请示》，其主送单位写的是“××省国家税务局，××省国家税务局财务处”，不仅将请示文件多头主送，而且将机关及其内设职能部门并列为主送单位，使本是互相隶属的二者成为了并列关系。

9.正文容易出现的问题有：一是公文首页无正文。公文首页必须显示正文。还有一点要注意，一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。二是正文中结构层次序数未按规范要求标注，存在越级使用或混用现象。三是正文中使用的层次序号过细，有的多达六层甚至七层，如除“

一、”“

(一)”“1.”“(1)”外，还用“第

一、第

二、第三”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是每一层次标题的字体不规范。新公文处理办法明确规定，标题第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。五是在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称。规范化简称为“××国税局、××地税局”，但仍然有使用“国税、地税，国、地税局，国地税”的现象。

10.附件项目不规范

一是误将印发、转发、批转的文件作为公文附件。印发、转发、批转的文件是公文正文的组成部分，因为具有一定的独立性，所以单独放在公文后部，但它并不是公文的附件。

二是公文带有附件的却不标注附件说明，或附件名称与附件说明不一致。

三是附件顺序号用汉字“

一、

二、三......”来标注。四是附件名称后标注标点符号。

五是文字较长的附件名称回行后顶格编排。应与上行附件名称的首字对齐。

11. 发文机关署名。新公文处理办法增加了发文机关署名。常见错误是发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致，如××国家税务局制发的公文，却署名为“××国家税务局办公室”。

12.印章在使用中容易出现的问题：一是多个行政机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章。新办法规定联合行文不再区分上行文、下行文，统一要求加盖各发文机关印章。二是2个或2个以上机关用印时，印章相交或相切。三是印章与发文机关标志不符，如发文机关标志是“××国家税务局”，印章却是“××国家税务局办公室”。

13.附注。主要是请示无附注，请示应当注明联系人及电话。 14.抄送机关标注容易出现的问题：一是给上级机关的行文仍用“抄报”。二是将向上级的请示“抄送”给下级机关。三是将有些不是领导直接交办的请示、报告类公文直接抄送给领导个人。四是将公文抄送有关机关的内设机构。

15.印发日期。主要是把成文日期当作印发日期。 16.页码。主要是公文首页不标注页码。新公文处理办法规定，除信函形式首页不显示页码外，其他格式的公文首页都要标注页码。

第四篇：政机关公文的常见错误

(一)文件内容方面存在的问题

按照《国家行政机关公文处理办法》(国发„2000‟23号，以下简称《办法》)发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。但有些文件内容与政策规定不符。

(二)行文关系方面存在的问题

1.报送渠道不规范

按照《办法》关于各种公文适用范围的规定，上行公文(请示、报告)应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。

2. “请示”主送上级机关并领导个人

按照《办法》的规定，“请示”一般只写一个主送机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。

3. 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构

按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅(室)负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。

(三)行文规则方面存在的问题

1. “报告”在行文规则方面存在的问题

按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式;须有主送单位，注明签发人姓名;报告不得夹带请示事项;下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告;报告无主送单位，无签发人;在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范;有些下行文使用上行文格式。

2. “请示”在行文规则方面存在的问题

按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话;公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时 - 1 -

间下一行;文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示;有些没有以附注注明联系人姓名及电话;有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范;有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语;还有在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。

(四)公文要素方面存在的问题

1.公文份数序号

按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。

2. 发文字号

发文字号中的括号应使用“„‟”，序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的括号却使用“()”或“[ ]” 、还有编虚位、发文字号错误现象。

3. 签发人

国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字;有的将“签发人”标识为“签发”;有的未用3号楷体字标识签发人姓名。

4. 公文标题

《办法》规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为《……**调查的报告》、《……(某专门事项)的报告》。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。

5. 主送机关

《办法》规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规

范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”;有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。

6. 公文正文

《办法》规定，正文结构层次序数，第一层为“

一、”,第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一;公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。

有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“

一、”、“

(一)”、“1.”、“(1)”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“.”;同一文件内层次序号用法不统一;页之间文字不衔接、出现断行、缺页;正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。

7. 附件

国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识“附件”;附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号;附件应与公文正文一起装订，页码连续编排;附件的序号和名称前后标识应一致;公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。

有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”;附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。

有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范;有些附件没有与正文统一编排页码;有些表格排版装订时朝向不规范;有些文件仅在左上角订一钉;有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。

8. 成文时间

成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○”写为“零”英文“O”或数字“0”。

9. 印章

《办法》规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。

按照公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得

出现“此页无正文”字样;印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。

9. 版记应当位于文件封底，最后一个要素应当置于版面最后一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。

(五)排版规格与印制装订方面存在的问题

1. 排版规格

国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致(有些表格例外)。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同;排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。

2. 印刷、装订

国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。

有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订;有的公文页码标识的位置不对，有的没有一字线或一字线字号不规范;有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码;转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。

3. 标题字号

国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。

有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体;字号使用小二号或者三号;字体被加粗;与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。

(六)数字及标点符号方面存在的问题

1. 数字。《办法》规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。

数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。

数字、年份不能回行。

2. 标点符号。国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定：句子内部并列词语之间用顿号;两个数字并列连用表示概数，数字之间不得用顿号。

有些文件在对有关部委所属

二、三级单位进行审计的表述中，将其写作“二三级单位”，“二三”之间缺少顿号，使得两个预算级次与概数的概念相混淆;“

二、三十个”，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。

如使用书名号，其内应写全称。例如：《会计法》，如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》，如用“会计法”，则不应加书名号。

波折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，容易与“一”字混淆。

(七)文字方面存在的问题

文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象;有些单位行文用语口头化，导致概念不准确或不规范现象在公文中出现;有些出现错字、别字、用词不当现象。

第五篇：公文标题常见错误及修改练习

一、文种使用不当

行政公文标题中的文种使用不当不利于公文性质的体现、行文方向的反映、行文目的与要求的表达以及文种特点的揭示，不利于文书的处理和立卷、归档以及日后的检索和查阅，使公文失去它的规范性、权威性，以致降低公文的行政效率。文种使用不当有如下四种情况：

(一)标题中没有文种

例1.《关于报送二〇〇五年下半年工作计划》关于后面的内容“报送二〇〇五年下半年工作计划”是事由，根据这份公文的内容，应该是一份上行公文，文种应该是报告。可以修改为：《×××关于报送二〇〇五年下半年工作计划的报告》

例2.《关于精神文明单位十项达标评比标准》从公文内容看，应该使用下行文中的“通知”行文，《精神文明单位十项达标评比标准》可以作为“通知”的“附件”处理。标题中同时存在标点符号的错误。可以修改为：《××关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》;若活动已经开展，又可以修改为：《××关于印发开展评比精神文明单位十项达标活动评比标准的通知》。

(二)标题中生造文种资料

例1.《为王××同志联系调动事宜》这是一种常见的公文标题错误，有些机关一直延续使用。可以修改为：《关于王××同志工作调动事宜的函》或《关于商调王××同志工作的函》

例2.《关于张×等同志上访问题的答复》从标题的内容不能看出被答复的对象，如果是答复张×等同志，没有必要发红头文件;如果是答复上级机关的询问，可以修改为：《关于张×等同志上访问题处理意见的报告》;如果是让下级单位知晓，可以修改为：《××关于张×等同志上访问题处理情况的通报》。

(三)标题中错用文种

例1.《××省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函》。这份公文

是写给上级机关的，应该使用请示，而不应该使用函，因为函是平行文。可以修改为：《××省交通基建管理局关于要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研究报告的请示》。

例2.《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》。

这是一份转发性的通知，被转发的是一份“报告”，应该在报告后面加上“通知”这一文种名称，也可以去掉“报告”，将“的”移至“意见”前，让“意见”直接充当被转发文件的文种。可以修改为：《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告的通知》或《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核的意见的通知》。

(四)标题中混用文种

例1.《关于×××呈报石油化工厂土建增设附属工程的请示报告》。请示和报告两个文种不能混用已经是老生常谈，但在具体使用的过程中仍发生混用的现象，其主要原因就是刘两个文种的使用界限辨别不清，干脆笼统池吏用“请示报告”行文。这样使上级机关不便于处理，有时甚至贻误工作。可以修改为：《关于石油化工厂增加土建附属工程项目的请示》

例2 .《××县人民政府关于××公路桥施工期间严重影响我市公路运输情况的报告函》

这份公文标题的主要问题出在发文机关与主送机关之间的关系处理上，××市人民政府向××市交通局报告沐讼路桥施工期间严重影响该市公路运输情况，因为，只某市人民政府与某市交通局之间没有隶属关系，正确的应该使用“函”这一文种行文。可以修改为：《××县人民政府关于某路桥施工期间严重影响我县公路运输情况的函》

二、事由表述不清资料

公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的，过简过繁都可能导致表

述不清，甚至产生歧义，给工作带来麻烦。事由表述不清有以下情况：

(一)事由繁杂冗赘

例1 .《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》这个标题长达57 个字，从事由概括准确、清楚的角度，可以修改为：

《××大学关于认真贯彻中央纪委××号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。

例2《××县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》

这份通知三层转发，用词重叠，读起来费劲，那么，如何克服转发(批转)性通知的标题重叠、冗长的毛病呢?一是可以省去不必要的成分，如“关于转发”、“的通知”重复的部分;二是不拘泥于原件标题，可以根据文件内容重新提炼新标题;三是省略中间环节。可以修改为：《××县人民政府转发关于加快畜牧养殖业发展的通知》

(二)事由简而不明

例1 .《××县人民政府关于粮食问题的请示》这个标题没有说清请示的具体事项是什么，“粮食问题”是什么问题呢?是价格、收购、供应，还是调运、储备呢?从标题上不能知道真正意图，其关键问题是中心词“问题”没有限制，比较含混，造成事由笼统，词不达意。可以修改为：《××县人民政府关于粮食收购和储备有关问题的请示》。

例2.《中共××市委通知》

标题中只有发文机关和文种，缺少事由，这种写法一般只适用于命令(令)、公告、通告等少数几个文种，“通知”的标题不能省略事由。可以修改为《中共××市委关于××的通知》。

例3 .《××厅关于转发省人民政府办公厅[2004]53号文的

通知》从标题看不出公文的任何内容，“省人民政府办公厅财政厅[2004]53 号文”到底讲的是什么?这种写法对阅读者来讲一点也不方便，只是方便了作者。可以修改为：《××转发××省人民政府办公厅关于××的的通知》。

标题及发文字号修改

关于报送二〇〇五年下半年工作计划

关于彩虹电机厂购臵进口设备的请示报告

健民制药有限公司承办南虹街道秋季运动会的函

南方工艺美术品公司报送2001-2002发展规划的情况报告中国人民银行关于进一步管好、用好留成外汇南宁市税务局进行内部机构调整的报告桂府办发2007十四号桂林市政府发[16]号

国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知

xx县政府关于我县部分地区遭受灾害的情况反映 xx县财政局关于对公司违反财经纪律的通告飞驰托车厂关于机修车间设备大修的情况。南昌高人民政府请示。房屋拆迁公告。

南昌市鸿翔建筑职业学校关于加强学生动手能力培养的汇报。关于批转空业部关于加速发展淡水渔业的报告。