浅述企业档案信息与企业人才培养的关系

2022-09-10

一、企业档案信息概述

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。这一概念是随着市场经济的发展, 企业信息多元化而产生的。

企业档案信息反映了企业活动的方方面面, 如文书档案、技术档案、专利档案、商标档案、财会档案、人事档案等, 真实全面地记录了企业在行政管理、技术引进、产品研制与生产、市场营销、经营决策以及人事管理等方面的活动, 是企业知识管理的重要资源。

二、企业人才培养的内容

企业的竞争实质是人才的竞争, 要想留住人才, 让他们更好的为企业服务并不断创造价值, 就需要对企业人才进行系统的培养。总的来说, 企业人才培养主要包括两项内容:一是对企业人才进行相关业务培训, 二是对企业人才进行企业文化熏陶。

企业相关业务培训主要是指对企业人才入职后从事的一系列工作和工作所需要的基本能力进行系统的培训, 使其能够胜任自己的本职工作, 并积极地协同其他相关部门, 配合企业运作。以企业销售人才为例, 销售人才的基本业务培训包括基础商务职场礼仪培训、营销策略培训、基础销售技巧培训等方面内容。

企业文化, 从广义上说, 是指企业在社会实践过程中所创造的物质财富和精神财富的总和;从狭义上说, 是指在一定的社会经济条件下, 一个企业或一个组织在自身经营管理过程中所形成的以价值为核心的独具特色的思想意识、价值观念和行为方式的总和。企业文化熏陶是企业人才工作的精神动力, 可以大大提升企业人才的凝聚力, 指引他们朝着共同的目标和方向, 团结一致的为企业做贡献。

可以说, 企业相关业务培训为企业带来可以估算的直接经济效益, 而企业文化的熏陶则是培养企业人才潜移默化的认同并宣传本企业文化, 为公司带来不可估量的隐性财富。

三、企业档案信息与企业人才培养的关系

企业档案是一个企业生产经营活动的缩影, 因此企业档案室不只是保存一个有关企业运作情况的资料仓库, 其中的档案信息被深入地挖掘后, 还可以为企业的人才培养提供有力的支持。

(一) 企业档案信息引导企业制定不同类型的人才培养计划

对于企业制定人才培养计划的导向作用主要体现在人事档案信息中, 人事档案帮助企业各部门主管对每个员工有一个初步的了解, 从而采取不同的培养内容和培养模式。

首先, 针对不同学历背景的企业人才应采取不同层次的培养内容。例如研究生及以上学历的人才学习能力和执行能力普遍较强, 成为企业高层管理者的可能性较大, 他们对复杂的工艺流程和先进的管理理念的接受也相对更快, 可以依情况缩短基础业务培训的时间, 提高培养的水平。其次, 通过查阅人事档案, 分析每一位企业人才的性格特点, 对不同性格的企业人才采取不同的培养模式, 例如针对性格内向的企业人才可以多采取小组集体培养的方式, 帮助其尽快融入企业集体。

(二) 企业档案信息为企业人才的相关业务培训提供方向和素材

1.企业档案信息为企业人才业务培训的方向提供参考。企业的发展不是一成不变的, 当企业的发展跟不上时代的脚步就会导致企业亏损甚至破产。企业档案信息反映了企业生产、经营等活动的方方面面运作情况, 因此可以通过分析企业档案信息, 得知哪些部门在哪些方面做的不足, 需要我们去改善员工的操作流程和工作习惯, 哪些领域出现了新的技术手段需要进行培训, 培训那些人才等, 这些都需要参考企业档案信息。

2.企业档案信息为企业人才业务培训提供素材。《试论企业人才培养体系建设》一文中介绍企业人才培养体系的现状与不足中提到:模式简单, 没有创新。大部分企业对公司的员工都有安排培训, 但是培养模式单一, 与自身企业的结合比较少, 缺乏创新性。

以上问题, 可以充分利用企业档案信息, 采取档案编研的方式补充完善企业人才业务培训素材。部分档案汇编资料可直接成为人才培训的教材, 例如燕山石化公司近年汇编的《异丙苯法生产苯酚丙酮物化数据》, 就是把把使用频率高、工程技术人员常来档案室查找的档案资料汇编而成。它把与苯酚丙酮生产有关的化学物质的各种数据, 包括甲烷、甲苯等47种物质中的结构式、分子式、比重密度、熔点、沸点、表面张力等参数, 进行了图文并茂的描述, 600余页, 分上下册。这些资料对于化工专业人员来说, 一册在手便可以节约大量的查找时间, 给他们的工作带来极大的方便, 这种汇编资料就可以直接作为培训素材使用。再例如制造类企业可以从提高企业职工工作技能的角度, 编写适合本企业的《本企业产品简介》、《主要设备操作规程》、《主要工艺规程》等, 为企业人才相关业务培训提供素材。

(三) 企业档案信息能使企业人才受到企业文化的熏陶, 形成对本企业文化的认同感和归属感

企业文化是企业生产、经营和发展壮大的灵魂和精神支柱。企业档案信息是最能反映该企业文化的载体, 所以企业档案馆 (室) 是保存企业档案的仓库也是保存企业文化的基地。企业档案信息对企业人才培养中企业文化的熏陶很有帮助。

1.帮助企业人才对企业基本制度的认知。相关管理高层可以列出以往员工对企业带来不利行为的档案记录来强调本企业员工基本规章制度, 并宣传到位, 使企业人才对本企业的员工基本制度有一个良好的认知, 且认真遵守, 这样才能保证企业内部人员能有条不紊的合作。

2.帮助加强企业人才的责任感。企业要通过大量的资料和文件宣传员工责任感的重要性, 管理人员要给全体企业人才灌输责任意识, 危机意识和团队意识, 要让大家清楚地认识企业是全体员工共同的企业。而这些大量的资料和文件很大一部分来源于档案信息。

3.帮助企业人才形成对本企业文化的荣誉感和归属感。企业可以针对企业新进人才举办参观企业档案室的活动, 档案工作人员为参观档案室的企业人才提供编写成册的企业大事记供其查阅, 并展出体现着企业从成立以来所取得的成绩与荣耀的奖状奖杯等实物档案供其阅览, 让企业人才形成对本企业的文化的荣誉感和归属感。

(四) 企业人才培养丰富了企业档案信息, 有利于档案工作的完善

企业档案信息为企业人才培养提供了很多有利的基础, 反过来, 企业人才的培养也丰富了企业档案信息并促进档案工作的发展。

首先, 企业人才培养的过程本身也是企业内部活动的一个重要组成部分, 每一期企业人才培训的内容和培养过程都对日后的人才培养奠定基础并提供借鉴, 因此, 企业人才培养的整个过程记录下来作为档案保存, 增加了企业档案信息的数量并丰富了企业档案信息的内容。

其次, 企业人才遍布各个部门, 因此企业人才的培养也必不可少的包括档案部门。基于信息技术的普及和对知识管理的重视, 目前企业对档案部门人才的培养主要包括新型档案设备的使用、档案管理系统的操作以及信息管理相关理论等, 这些不仅有利于企业档案人才提高工作效率, 还能使其树立数据挖掘的概念, 加强对企业档案信息的深度挖掘与整理, 让企业档案信息能更好的发挥作用。

摘要：文章首先对企业档案信息的构成进行分析, 再对企业人才培养的主要内容加以简要说明, 最后阐述了企业档案信息与企业人才培养的关系, 即企业人才培养以企业档案信息为基础素材又反作用于企业档案信息, 有利于企业档案信息的进一步挖掘和完善。

关键词：企业档案,档案信息,人才培养