浅析现代企业文秘工作的特征及工作方法

2022-11-14

现代企业的文秘与行政、事业单位的文秘相比, 既有共性也独具特征, 它是企业领导的重要助手和参谋。辨析现代企业文秘工作的特征及工作方法, 是企业科学发展当务之急。

一、现代企业文秘工作的内容

首先是日常事务, 一般是指文秘所要履行的常规工作。其既繁杂琐碎, 又重要艰巨, 既要严守规则, 更要细致周密, 如安排领导预约和会见, 会议记录、搜集所需资料、定期汇报工作等。

其次是指派类工作, 即领导临时交代的事项。要求文秘准确理解领导意图, 能够合理、高效、准确的完成任务, 如负责草拟文件、组织企业活动、会议, 协助领导制定规章制度、工作计划, 帮助领导准备资料等。

二、现代企业文秘工作特征

(一) 从属性

这是文秘工作最根本的特征, 即文秘工作是围绕企业领导的活动展开的。领导工作所到之处, 文秘工作就要随之延伸, 如领导需要召开会议, 文秘就要负责会议各项事务;领导需要制定企业发展目标, 文秘要提供国家政策、市场行情、竞争对手等价值信息。

(二) 被动性

现代企业文秘所进行的各项工作都是以领导工作需求为导向的, 故受领导活动支配和制约较为明显。同时, 需要其处理的日常事务, 还有相当部分是突发事件, 文秘要予以妥善应对, 故被动性较强。

(三) 职业性

现代企业制度的建立和逐步完善, 使文秘工作的活动领域有较大拓展。“内务”与“外务”的有机融合, “传统”与“现代”的相互冲击, 也使文秘身份职业化成为趋势。

(四) 综合性

企业文秘工作涉及面广, 担负着沟通上下、联系左右的桥梁作用, 同时还要参与企业决策、市场调研、文化建设等相关事务, 足见其综合性特征。

三、现代企业文秘工作方法

现代企业的文秘要想对瞬息万变的市场应付自如, 将各项事务处理的井井有条, 必然离不开特定的工作方法。在此, 重点探讨当下现代企业文秘工作的要求和方法。

(一) 树立三种意识

1. 服务意识。

文秘人员应强化服务意识, 做好主动服务和超前服务, 主动获取企业生产经营和市场难点、热点等敏感信息, 并积极跑市场、做调研, 基于合理的预测和分析, 做到超前思考和谋划。

2. 学习意识。

对于现代企业而言, 文秘除应学习传统的办公知识外, 还应具备以下几个方面的知识:

一是依法治企知识。在市场经济发达的国家, 对现代企业文秘的法律素质要求都很严格。美国秘书协会章程将“熟谙各种商业往来中的法律关系”列为秘书必备条件之一。我国社会主义市场经济要求企业在法律规定的范围内独立行使经营自主权。这就要求文秘应主动学习《公司法》、《合同法》、《产品质量法》等与依法治企相关的法律知识。凭借法律知识储备, 提出合法建议, 使企业更具市场竞争力。

二是经营管理知识。通晓本企业各项基本情况, 学习和熟悉本企业的生产流程、技术工艺、销售渠道、售后服务等知识。只有对企业情况了如指掌, 才能在市场经济条件下游刃有余, 从容应对突发事件。

三是企业文化建设知识。企业的核心竞争力是文化建设, 突显现代企业的人文品质和社会责任。文秘要熟知企业历史形成、企业核心价值观、规章制度等信息, 为领导完善企业管理提出建议。在对外交往中通过准确表达企业文化建设的内容, 推动企业在竞争共赢中实现良性发展。

3. 创新意识。

现代企业的文秘工作已经扩展到信息、决策、咨询、助理、提供现代尖端技术服务等领域。服务内容的广泛, 必然要求思维上的创新, 以适应高度集中的企业管理。文秘要立足岗位充分发挥主观能动性, 为领导多出新点子、好点子, 从而更好的应对市场经济不断变化状态下的新情况和新问题, 促进企业健康发展。创新意识还表现在学习和借鉴前人工作经验方面。一个优秀的文秘, 要能够在学习和借鉴的基础上结合本企业的特点再突破、再创新, 工作的生命力才能得以延长。

(二) 提高两种素质

1. 心理素质。

现代企业管理不仅要求文秘有较强的工作能力、快速敏捷的处事能力、对领导者意图的领会理解能力, 还要求文秘有较强的心理承受能力。面对千头万绪的事务, 要具备足够的耐心与毅力;面对领导的批评, 要言语得当, 理性对待;面对内外矛盾和突发状况, 要沉着冷静, 积极应对;面对他人的误解和质疑, 要宽容大度, 不拘小节。

2. 道德素质。

文秘人员代表着企业的核心文化, 是现代企业形象的综合体现。基于良好的企业形象和礼仪, 文秘人员还应进一步提高道德素质, 确切的说是职业道德素养。包括树立正确的地位观、权力观和利益观。既不高人一等, 也不超越权限, 一切均从企业大局出发, 做到实事求是、谦虚谨慎、考虑周详、行为规范、办事利落、守口如瓶。

(三) 强化五种能力

1. 文字表达能力。

现代企业的文秘人员应具备较强的文字功底, 这不仅是传统文秘岗位对文秘工作者的要求, 更是现代企业多而庞杂的服务内容, 对文秘工作者的迫切需要。文秘工作者要勤学多练, 确保领导讲话、工作汇报、工作计划等材料言简意赅、便于理解。针对法律条文、通讯报道、公务信函等领导工作可能涉及的内容均应有所涉猎。同时文秘人员还应掌握听写、速记、扩写、缩写、默写等基本技能, 应对快节奏工作需要。

2. 技术操作能力。

信息时代的到来推动了企业办公逐步走向信息化和自动化, 这就要求企业文秘具备技术操作能力, 提高工作效率, 节约人力时间。如操作复印机、传真机、录音机、计算机等传统办公设备能力。使用Word、Excel、Powerpoint等常用办公软件的能力, 还应具有应用网络通讯设备、电子商务的能力。

3. 信息处理能力。

信息处理是现代企业文秘的基本事务, 只有通过收集、汇总、处理、再造信息, 方能保证信息更多、更准、更新、更有价值, 进而为领导决策提供可靠有力的依据。

信息分为内部信息和外部信息。收集企业内部信息, 主要包括内部管理方法创新、新技术的研发、员工建议和意见等。文秘对此类信息加工处理后及时反馈给领导, 用于快速解决内部问题, 促进企业和谐发展。收集外部信息, 主要包括市场动向、新技术、新做法、新产品等。文秘对这类信息加以合理预测和分析后, 为领导提供有力的决策信息。“黄岑牙膏”案例很好的说明了企业信息收集的重要性。

4. 沟通协调能力。

美国《韦氏秘书手册》说:“秘书必须与你的经理、上司、同级、下级, 以及来访者保持一种志趣相投的关系。能正确无误, 愉快而及时的完成自己的工作。同时又能和每个人和睦相处。”文秘工作受人际关系影响较大, 而具有良好的沟通协调能力和人际关系, 对文秘工作来说无疑是锦上添花。文秘工作者应掌握人际关系处理技巧, 正确处理与领导、部门、同事、客户、当事人、企业与外部之间的关系等, 以此为领导高效工作创造便利。具体地讲, 应该处理好以下几层关系:

一是协调好上下之间的从属关系。文秘处于承上启下、联络内外的位置。上级机关的各类文件精神、工作安排, 主要是通过文秘向领导传递, 并由企业据此制定出切实可行的运行计划。而下级单位的各类情况, 也需要文秘进行广泛收集、综合分析, 及时向领导反馈, 便于领导作出科学的决策。协调好上下关系, 是保证企业内部有效运转的先决条件。抓住侧重点去沟通, 是协调好上下关系的基础。在传达上级指示时, 要站在领导的角度, 将领导想了解的指导思想、工作目的、具体要求等讲清楚;在汇报社情民意时, 要站在下级角度, 将下级想反映的主要做法、取得的经验, 以及实际困难等讲明白。

二是把握好文秘与领导之间的服务关系。有决策必有辅助决策, 有管理必有服务管理。领导和文秘这种双向的互动关系, 决定了文秘应了解和掌握每位领导者的性格类型和脾气秉性, 以便因人而异采取不同的工作方法来服务。比如, 性格内向的领导喜欢独立思考问题与办理事务, 对这样的领导文秘就应该注意在事前当参谋、事后做助手, 当领导在独立思考问题的时候就不要乱参谋, 以免干扰他思考;性格外向的领导则善于交际, 喜欢同别人一起商量工作, 为这样的领导服务时文秘就要做好组织协调工作, 并适度参与其中, 发挥参谋助手作用。

三是处理好领导成员之间的合作关系。企业每位领导除了重大事件需要面对面研究讨论外, 大部分时间是相对独立地处理事务, 直接交流、沟通的机会比较少, 这样的情况在大中型企业尤为突出。领导分管工作的进展情况, 以及相互间的信息沟通, 需要文秘进行中间传递。这时候文秘中间传递的效果, 直接影响到领导成员之间的合作关系。文秘要坚决抵制个人好恶, 自觉维护领导成员之间的团结和威信。

四是协调好各职能部门之间的协作关系。文秘岗位处于企业的系统中轴, 担负着协调各方的职责, 也是各职能部门之间的润滑剂。这就要求文秘熟知各个部门的职能, 通晓各部门运作的基本程序。只有这样, 才能在各职能部门间出现分歧时, 抓住主要矛盾, 并有针对性地采取各种措施理顺关系、协调矛盾。

5. 随机应变能力。

无论是企业内部管理, 还是企业外部交际, 均可能遇到意料之外的情况。此时文秘人员应沉着冷静、随机应变、妥善处理, 以此为领导顺利开展工作搭桥铺路, 保驾护航。如企业召开会议时, 会突发重要嘉宾、发言人缺席或迟到的情况, 这时候文秘应根据实际情况及时调整会议日程和流程。若会议资料一时无法送达, 应及时向与会人员做出合理的解释或提出相应的备选方案等。当出现重大事件且联系不到领导时, 应立足企业形象和大局, 想方设法稳住局面, 使事件处于掌控范围内, 为领导决策创造时间。

新形势下, 传统的工作方法已难以适应现代企业文秘工作的实际需求, 影响工作效率和质量, 还易造成企业错失良机, 制约企业健康发展, 提高文秘工作人员的综合素质和工作方法已势在必行。希望文秘人员通过本文, 能够对现代企业文秘工作的特征给予关注和正确认知, 推动现代企业科学开展。

摘要：随着改革开放的不断深入和市场经济的确立, 秘书的传统工作内容发生了深刻变化。现代企业的运作方式, 科技的日新月异, 以及互联网、物联网技术的大量应用, 也对现代企业秘书的职业素养和专业技能提出了更高要求。对此, 本文阐述了现代企业中文秘工作所独有的特征, 并对其工作方法进行了探讨, 希望对改善文秘工作现状有所帮助。

关键词：文秘,工作特征,工作方法