信息化时代煤矿企业文秘工作的技能探析

2022-09-11

近些年, 信息化技术与通信技术迅猛发展, 网络的普及不仅大大方便了人们的生活, 也在人们的工作方式上引发了重大变革, 煤矿企业也不例外, 在此大的社会发展背景下, 对于文秘来说, 不管是从工作技能方面还是工作特征来看, 都呈现了很大变动, 文秘人员要胜任工作就要具备一定的出谋划策能力, 能够分析当前的企业发展形势, 了解本工作特点, 熟练工作技能, 更好为企业服务。

一、信息化时代煤矿企业文秘工作的特征

通俗来讲, 煤矿企业的文秘人员就应该是领导的得力助手与参谋, 由于文秘工作效益与技能高低直接影响着领导工作的进展程度, 更有甚者直接影响着企业的长远发展, 尤其在信息化高速发展的今天, 煤矿企业的文秘工作重要性日渐凸显。煤矿企业的文秘工作主要具有以下特征:

(一) 服务性。

服务性是煤矿企业文秘工作首要的属性与特征, 由于煤矿企业的文秘人员工作内容直接与领导的工作内容密切相关, 一般是以领导工作为核心, 围绕领导工作重点进行工作的开展, 因此, 确保领导工作顺利开展就要确保煤矿企业文秘工作的服务特性。

(二) 综合性。

对于煤矿企业的文秘工作来说, 综合性与复杂性是比较明显的特征, 这主要是与煤矿企业的特殊性相关。在实际工作中, 文秘人员会以不同的角色出现在领导身边, 协助领导处理各种错综复杂的事情。除了协调好关系外, 同时要做到上传下达的工作。

(三) 高效性。

信息化时代背景下, 高效性是非常重要的一个特性, 在新的发展形势下, 信息化时代对效率提出了更高的要求, 伴随市场竞争的加剧, 煤矿企业文秘人员的工作效率直接影响着领导的工作效率, 也影响着领导的决策质量, 所以高效性是信息化时代下文秘工作的另一特点。

二、信息化时代煤矿企业文秘工作的技能分析

(一) 培养文秘具备良好的语言表达能力。

语言表达能力是煤矿企业文秘人员最基本的技能要求, 在信息化时代, 信息资源数量十分庞大, 而且数据繁冗复杂, 这要求文秘人员具有良好的文字语言表达能力, 能够对众多信息进行总结与概括, 保证行文的精简通畅、重点突出, 从而为领导工作的开展打下基础。对于煤矿企业来说, 经常会有合同的签订和会议纪要的整理, 这些工作都离不开文秘人员扎实的文笔, 要能够做好文秘工作, 这就要求文秘工作人员锻炼良好的语言表达能力与应对各种形式文字写作的能力。

(二) 锻炼文秘具备良好的组织协调能力。

在煤矿企业的工作中, 文秘人员起着上下沟通、内外联系的功能, 可以说是重要的桥梁和纽带。如果文秘人员不具备良好的协调能力和组织能力, 则不能顺畅的完成工作。组织协调能力是对文秘工作技能的基本要求, 文秘人员要及时准确地传达企业管理层的决策, 同时能够把下面的执行进度和效果准确的反馈到管理阶层中, 同时, 与其他各个部门保持良好的协作关系, 确保能够高效完成领导安排的各种工作。

(三) 具备熟练的办公室软件操作技能。

熟练的办公室软件操作能力伴随办公自动化水平的提高而不断提高, 煤矿企业文秘人员要做到与时俱进, 熟练掌握现代先进的技术与设备, 从而提高工作效率和工作质量。比如, 在工作中常用的打印机、传真机、通讯装置等能够熟练操作;有的甚至能够学会基础的维修。对于办公软件来讲, Word的文本编辑、Excel表格处理、PPT制作、PS的简单修图等都要熟练掌握。具备这些基本操作技能, 在工作中则会显得得心应手。

(四) 良好的处理繁杂事物的能力。

煤矿企业的文秘人员要不断培养自己处理繁杂事物的能力, 能够到位地解决各种事务。对于煤矿企业来说, 企业文秘工作涉及方方面面, 工作内容比较琐碎, 这就要求文秘人员能够在工作中做到谨慎高效、精益求精。例如, 在煤矿企业工作过程中, 对于档案管理工作来说, 要保证管理的准确、安全、保密, 而煤矿企业的人员流动性比较大, 各种文件数量以及变更材料众多, 文件不仅数量多而且形式多样, 因此要求文秘人员在符合基本要求的基础上, 能够提高工作效率, 及时、准确、高效地处理这些问题。同时, 能够针对突发事件, 如突发事故、职工上访等进行及时疏导与处理, 在工作中顾全大局、积极应对, 降低领导和企业的影响与损失。