PPT设计在高校文秘工作中的应用浅析

一、PPT设计技能对高校办公室文秘工作具有特殊意义

传统意义上,高校办公室文字秘书主要应具备较强的文字能力、分析研判能力、搜集提炼能力和熟练操作办公软件能力等。高校办公室作为学校党委、行政的事务窗口,肩负着接待上级部门检查、调研、汇报等重要工作,在校领导向上级领导汇报过程中,办公室文秘如能设计出令观众赏心悦目、印象深刻的PPT,一方面将冗长的文字稿直观化,让观众们在生动活泼的视觉、听觉盛宴中对学校的教学、科研、党务等工作加深了印象,另一方面也展示了学校风采,体现了个人办公软件的操作能力。因此,PPT设计技能是高校办公室文秘必须掌握的能力,并且具有特殊意义。

二、高校办公室文秘人员如何设计一份高质量的PPT

如果将PPT理解成只是复制、粘贴Word中的文字,那其实是对PPT的一种轻蔑与亵渎,PPT就没有存在的必要了。其实,PPT的本质在于可视化,就是把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由美观的字体、图表、图片、图形、动画及声音构成的生动场景,以求通俗易懂、栩栩如生。文字是高度抽象的,人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要前后联想、需要寻找其中的逻辑关系。但看电影就轻松许多,只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就可以了。PPT就是要把文字变得像电影一样生动、直观,令展示内容更加简单和条理化,让观众容易理解,印象深刻。

随着微软技术的不断进步,PPT的功能也越来越强大,制作水平也日益提高,PPT设计的重要性也就逐渐凸显。PPT的设计,与汽车内、外观设计同等重要,即使马力再强、性能再优异的汽车,若外观设计得不够美观、时尚、大气,同样无法赢得消费者的青睐。这就是形式(PPT的页面设计)必须为本质(PPT所包含的思想和内容)服务,而本质也必须依靠形式完美的展现出来。

那么,高校文秘人员怎样才能设计出一份高质量的PPT呢?笔者认为需掌握以下六方面设计要素:

1、策划

写文章需先构思,篮球比赛前要事先布置战术,凡事如果不做计划,成功的几率将会很小。同样道理,设计PPT之前事先要做好策划。策划,是设计PPT之前必须履行的程序。策划就是构思,为PPT勾画出大致框架,根据文稿的主题和内容确定PPT的色调、字体、版面布局等设计要素。策划完美,才能设计出生动、抓住人眼球、给人留下深刻印象的PPT。

2、色彩

非专业人士制作的PPT,常感觉自己缺乏专业眼光与制作技术。如同人们穿衣要搭配合宜一般,PPT也需要搭配合适的色彩,才能展现美妙、生动的画面。并非一定要穿着艳丽、昂贵的衣服才显示身份,而要视会面人、地点、日期等来决定服装的款式和颜色。PPT的色彩选择亦然,必须视其主题、内容、目的、受众对象和播放场所搭配恰当的颜色。

对于高校办公室文秘而言,一般情况下,制作PPT的文稿大多为工作汇报、工作总结、党务工作、时事政治、教学科研成果展示等。制作这类文稿的PPT色彩不宜花哨、不宜鲜亮、不宜过于暗淡,慎重选择3~4种适当的、色彩分明的颜色,搭配透明度、RGB色块调配、渐变等功能统一协调使用。一般情况下,PPT背景颜色要与字体颜色、图形等颜色反差较大为宜,便于观众观看。

切记,高校办公室文秘人员设计的PPT要以大气、严肃、色彩明晰为宜。

3、字体

PPT中的字体功能不单单只有“字体”一个选项,还包括颜色、文字样式、文字效果等设置功能。传统的字体注重视觉的美观强于可读性,而现代概念的字体则注重以读者为中心的功能大于美学价值。

以读者为中心的功能,这其中有两个特性。一是明视性。是指使用两种以上的颜色线条、形状形成对比,让观众看得更清楚的性质。二是可读性。是指字体里的字形容易让人辨识的视觉属性,由字体、文字大小、粗细、字符间距所决定。因此,PPT的背景颜色、文字颜色的明度差异越大,观众的理解度就越高。对于文秘人员来说,根据文稿内容,各级标题一般选择黑体、华文中宋、微软雅黑等严肃且粗放的字体加粗使用,正文尽量不要选择魏碑、隶书、行楷等书法类字体,一般选择宋体、仿宋、微软雅黑等容易辨识且规整的字体,必要时可辅以加粗,文字样式、文字效果等功能提高可读性。

4、图表、图像

图表比文字更能有效传达视觉信息,能使观众快速、容易地获得共鸣,使观众容易理解,在PPT的特性中,其可读性非常强。因此,为了强调信息并提高观众的理解力,可适当利用图表来提高文字的传达力。将数据转换为图表,直观地呈现其数值变化,并运用相关图像以辅助图表,若给图表配以三维立体等效果,则更能吸引观众的注意力。

图像是一针见血的PPT设计要素,能使PPT表现出文字所不及的信息传达效果。以文字为主的PPT,即使内容再简单扼要,也不如直接观看图像效果生动。在图像编辑方面,会因为图像质量高低使PPT呈现效果有所不同,使用适当且符合文字内容的图像,通过简单的后续制作,可大幅提升PPT的视觉效果。

5、动画

前面四个方面是设计PPT的基本要素,一般场合用的PPT大多将色彩、字体、图表、图像等要素设计、处理好就能够满足需要。但若能针对内容适当加入动画,并使动画呈现统一性,PPT的视觉效果就会提升一个档次,动画效果对高端PPT设计是必不可少的要素之一。文秘人员切忌,不要套用过多或不必要的动画,以免显得太过复杂。

6、版面布局

在PPT设计中,版面布局是能够彰显设计价值的要素。若能设计出有价值且卓越的版面布局,会比用好颜色和字体更能在短时间内有效传达信息。然而,版面布局并不仅限于将颜色、字体、图表、图形等结构要素有规则地排列而已,必须充分地考虑明视性、可读性、明快性、创造性和造型性等,才能构成新空间,并使PPT整体格局协调。换句话说,版面布局是为了有效沟通,在固定配置的区域内,协调并均衡地排列版面布局组成要素的工作。

摘要：PPT是PowerPoint软件英文的缩写,是微软公司推出的、在Windows环境下运行的一个功能强大的演示文稿制作工具软件。近年来,PPT的应用已经渗入到了各行各业,用PPT面向观众宣讲已成为流行趋势。对于党政机关、企事业单位而言,好的PPT其重要性无与伦比,也是左右演说成败的关键要素之一。PPT并非只是陪衬演说者的背景,若演说者是电影中的主角,那么PPT就是影片中不可或缺的配角。PPT的重要性已逐渐超越演说者的演讲,真正好的PPT,能够自然且易理解地呈现在观众面前,并将核心信息深深地烙印于观众的脑海里。

关键词：PPT设计,高校文秘,设计要素