工程档案管理对建设工程质量的影响

2023-01-18

引言

工程档案是相关工程企业的资料信息备案重要工作, 在企业的发展过程中起到的作用非常重要。通过了解工程档案管理对建设工程质量的影响和工程档案管理的重点, 提高行业对工程档案管理的意识, 加强建设工程档案管理的投入和提高档案管理水平, 促进我国建设工程质量管理水平的提高, 充分体现出档案在工程建设中的重要作用。

1 工程档案管理对建设工程质量的影响

1.1 建设工程档案是建设工程不可分割的有机组成部分

在建设工程实施之前, 建设工程立项文件、土地、规划审批、勘察测量、项目设计、项目预算编制、招投标等建设程序就产生了工程档案。建设工程档案管理工作已经开始了, 随着工程建设的推进, 建设工程档案管理的内容就会越来越多。每个环节产生的档案, 很多将成为下一个环节的实施依据和重要凭证文件, 档案资料管理环环相扣, 相互体现, 缺一不可。换种说法就是:建设工程开工前, 已经有大量的文件材料形成了, 如果把这些文件剔除在建设工程之外, 那建设工程就成为无源之水, 无木之林, 工程本身就没有建设的依据, 工程就无法开展。在施工期间, 档案资料的形成与实体施工成果和进程更是相辅相成。如工程施工过程中用于指导施工的程序、方案、进度计划等, 在施工过程中产生的建筑材料质量证明及检验资料、施工过程中的隐蔽验收记录、功能性试验记录、第三方检测报告、实体检测资料、分部分项验收记录、施工质量处理记录、监理的旁站监督记录和检测记录、设计的设计变更文件以及涉及的主要管理人员资质等;竣工图是在竣工时由施工单位依据各种设计变更、图纸会审记录、工程洽商联系单等变更及现场实际情况绘制的图纸。它不同于设计图纸, 能真实、详细的反映出工程实体。在《建设工程文件归档整理规范》文件中, 竣工图是工程竣工验收后, 真实反映建设工程项目施工结果的图样。工程档案记录着整个施工进程和成果, 它是今后还原工程施工过程及效果的重要依据。工程档案贯穿整个建设工程, 它主要由两条线索构成, 一条是时间线索, 另外一条是空间线索。在施工期间, 两条线索是交织在一起的, 相辅相成相互校验, 相互推进, 是不能单独存在, 或相互抽离, 更不能忽略不计。

1.2 建设工程的质量只有通过工程档案反映

现代社会, 特别是近20年的高速发展, 大量的建设工程不断实施, 监督管理手段的不断现代化, 各种科学管理手段的推出和创新, 监管部门和使用者对建设工程质量更加关注和严格管理。各种规范建设工程质量的国家法律、法规、技术规范标准不断出台实施。对建设工程的参与者能否按照国家要求实施工程建设, 工程质量是否符合要求, 对于这些问题, 只有通过工程档案回答。因此建设工程的质量只有通过工程档案反映。工程档案资料是一系列的图文资料, 通过这些资料, 精确的评价反映了工程质量体系。工程档案作为建设工程质量直接反映, 特别是已经隐蔽了的部分, 对这一部分工程, 在竣工质量评价时, 是不可以直接可视的, 只能跟据隐蔽前的图文或影像、各种现场实测及评价记录, 对这一部分工程内容的质量进行评价, 从而体现出工程档案的重要性。

1.3 工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节

工程质量是建立在完整、真实的建设工程档案的基础之上, 工程档案能否真实反映现场的实际情况, 也是工程质量的重要环节。当一个工程档案能真实反映现场状况, 而且能按要求管控施工进度和程序, 则可以通过工程档案资料体现出整个项目管理部门的完整、规章制度的健全和规章制度的严格执行。工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节, 是工程管理人员及各环节的参与者不能忽视的, 建设工程质量管理的重要环节。

2 加强工程档案管理的措施

2.1 提高管理意识

首先提高人员对建筑工程档案管理工作的主动性, 让其认识到建筑工程管理工作对于施工建筑的整个过程的重要性。对此, 在建筑企业行业中, 要进行档案工程管理工作重要性的宣传, 让其认识到这其中的重要性, 从而提高整个建筑行业中从业人员对建筑工程档案管理的重要性的意识。只有这样, 才能从根本上提高建筑行业人员对建筑工程档案工程建设的重要性认识。

2.2 创新档案管理模式

在传统的档案管理中, 企业相关部门移交多少资料档案室就接收多少资料, 不移交就视为没有, 这种管理模式的弊端在于档案管理员责任心不够, 造成项目档案资料收集不齐全。站在服务企业发展角度上看, 必须要发挥档案室信息中心的作用, 档案管理工作需要改变以往被动接收的档案管理的模式, 创新档案管理手段, 强化过程控制, 加快档案管理实施, 采用管理与服务的模式。

2.2.1 前期介入控制

档案部门专业人员要提前介入施工项目过程管理。在工程准备阶段, 档案专业人员要深入基层, 到施工项目部交底档案管理注意事项, 把档案管理方面的规定、要求向资料员和相关部门进行宣传, 制定工程档案归档程序手册, 明确施工各阶段档案收集范围及归档份数及具体要求。落实责任, 做到预防为主, 避免档案资料移交时出现大量复印件。

2.2.2 中期跟踪服务

档案的收集与工程进度同步, 档案人员应及时了解工程计划、规模、进展, 资料员变动等, 经常与项目上兼职档案员沟通联系, 采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法, 使档案的跟踪收集工作从工程动工开始就与工程同步进行, 避免出现档案缺失现象。

2.2.3 后期监督检查

监督检查是做好档案管理工作不可或缺的一个环节, 其目的不仅仅在于检查档案归档情况及质量, 更在于强化施工项目部及兼职档案人员对档案工作重要性的认识, 固化档案管理模式, 进而提高档案管理工作水平。

结束语

本文主要对工程档案管理对建设工程质量的影响进行了分析, 并提出了提高管理意识, 创新档案管理模式, 建立完善的信息化档案管理机制, 优化管理人员素质等相关的提升工程档案管理的措施。

摘要：在当前工程企业高速发展的背景下, 提升企业工程档案管理水平已经是迫在眉睫的重点工作。企业工程档案管理工作是企业管理的重要方面, 在企业的发展和进步中有着关键性的地位, 能够不断促进企业综合实力提高。因此, 我们一定要做好档案管理工作, 不断提升企业工程档案管理水平。本文首先分析了工程档案管理对建设工程质量的影响, 然后对提升工程档案管理的措施进行了分析。

关键词：工程档案管理,建设工程质量,影响