贸易型企业存货管理问题及改进措施

1 引言

与生产型企业查比, 贸易型企业的经营模式, 虽然灵活度和市场化程度高, 但专业性和系统协同性较弱, 缺乏市场研判及风险控制团队, 加之财务监管力度较弱, 会计核算不规范等问题, 贸易型企业在上游卖方市场和下游买方市场的夹击下, 目前现行的“分购分销”、“以销定进”的传统销售模式受到较大挑战, 企业利润空间不断萎缩, 存货管理水平的高低, 往往成为企业生死存亡的分水岭, 存货成本过大、账实不符、缺乏健全的管理制度等问题普遍存在。所以, 对贸易型企业存货管理的研究具有重大意义。

本文以经营食糖贸易的A公司为例, 从企业内部控制的角度, 对贸易型企业的存货管理进行研究。剖析A公司存货管理中存在的风险, 对关键控制环节进行梳理, 寻找改进的措施及提升管理的空间。

2 A公司简介

A公司的治理结构与组织结构为董事会领导下的总经理负责制。该公司成立于2001年, 注册资本1800万元。设有办公室、财务部、营销部、期货部、物流部。

运营模式:营销部通过竞标或谈判方式确定目标客户, 按客户要求的品牌及产地, 选择供应商, 报总经理批准后, 由期货部在糖网盘面以点价的方式确定采购价格。上游供应商主要有广西糖网、白砂糖生产企业及贸易商等。下游客户辐射全国。公司完全自主经营, 总经理身兼数职, 经营水平完全取决于公司管理层个人能力和职业道德。

3 存货管理存在的问题

3.1 制度可操作性差

制订了本公司的制度, 如财务制度、套期保值期货交易风险控制制度、存货管理制度、采购管理制度、运输管理制度等。但部分制度可操作性不够强, 业务与制度形成二张皮。

3.2 未执行存货盘点制度

A公司在2016年12月前, 未对存货进行清盘;每年末一次性对过期、毁损存货进行处置, 对于存货发生的减值反应不及时。同时, 过期、毁损存货处置不及时, 既占用了仓储空间, 又可能因延误变现带来经济损失。

3.3 不相容职责未分离

财务经理兼任出纳, 负责销售开票、编制收入费用凭证, 并参与销售业务, 不符合牵制原则。

3.4 财务与业务部门脱节

财务只根据采购发票、销售发票记账, 凭证后不附验收单及出入库单, 月未不盘点, 导致财务账与保管账不符。

3.5 保管离职交接不清

A公司人员变动较大, 保管离职未交接, 现任保管根据接手后的实物记账。

3.6 存货盘亏

截至2016年12月底, 根据上级部门的要求, 对存货进行盘点, 发现存货盘亏1500吨, 计875万元。其中在途量为4424吨, 尚未取得承运商及第三方库房的确认。

3.7 合同管理不规范

如A公司于2016年5月收到XX食糖批发市场预付货款740万元, 但A公司未能提供与该笔收入的采购合同;且采购和销售合同零散, 合同台账不全。

4 改进措施

4.1 制订控制目标

控制目标包括财务目标及业务目标, 财务目标包括:存货账目信息记录应及时、准确、完整;账务账表与实物相符, 合理确认及评估存货价值。业务目标包括:合理库存, 防止存货积压、闲置, 造成过量占用资金;存货数量准确、种类合理, 防止销售活动中断遭受经济损失;存货处置及时规范, 避免公司资产流失。

4.2 建立监督机制

应当建立内部控制是否有效的检查制度, 明确监督检查人员的职责、权限, 定期或不定期地评价各项规定是否得到有效执。

4.3 推行标杆管理

包括内部和外部对标:内部对标是指不同利润点之间的横向对比, 本企业历史数据纵向对比;外部对标是指与行业标杆对比, 找到存货管理的差距, 寻找提升的空间。

4.4 强制实施存货盘点制度

建立永续盘存制, 保管按月对存货进行盘点, 财务监盘。盘点结束后, 保管及财务人员, 对盘点结果签字确认。如有差异, 必须查找原因, 并对责任人进行处罚。

4.5 规范业务操作流程

(1) 保管员在收到验收部门送交的验收单后, 填制入库通知单, 并据以登记收、发、存台账。入库通知单应事先连续编号, 并由交接各方签字后留存。

(2) 发现存货毁损, 仓库管理员应编制不良存货明细表, 随时反映存货状况。

(3) 建立不良存货的审核报批程序, 对于仓库管理员编制的不良存货明细表, 经过仓库经理审批后交给其他相关部门分析原因, 堵塞管理漏洞。

4.6 不相容职责分离

安排不同的人分别担任存货保管、记账、采购、销售业务, 确保不相容岗位分离。

4.7 建立责任追究制

对于运输、储存过程中发生的材料短缺应追究责任, 要求赔偿。

5 结语

从现代风险导向的定义和本质来看, 做好物资采购和存货管理, 应贯彻以风险为导向, 以控制为主线, 以治理为目标的经营理念。

从企业发展规划来看, 企业生产经营规模的快速增长, 将导致存货占用大量资金的风险;当上级制定的绩效目标与经营单位的实际能力不匹配时, 由于受完成任务压力的影响, 经营单位就有可能出现“自上而下”的舞弊行为, 通过出料不出账、延迟确认成本费用等方式应对预算不足, 或者为完成年度业绩指标以领代耗形成“账外物资”。这些环境的影响, 使得内部控制失去效力, 存在较大的经营风险。

目前, 一些企业对物资采购和存货管理侧重于存货周转天数、资金占用量和采购价格等量化指标的考核, 而忽视了采购和存货应缺乏内部控制而承担的经营风险。企业应以建立健全内部控制制度为中心, 采取有效的存货管理方法, 实施科学的存货管理方式, 努力在存货成本与存货效益之间做出权衡, 以达到两者的最佳结合。

摘要：一般来说, 有一定规模的公司都比较倾向于集中采购, 设立采购管理委员会等机构进行统一招标, 通过“同质比价、同价比质、同质同价比服务”的供应商竞争模式, 提升采购工作效益和效率, 降低采购成本。贸易型企业在这种采购模式下具有较突出的优势, 可以在较短的时间内, 为采购商提供每个生产型企业最具有竞争力的产品, 并提供物流运输、仓储、结算等一体化服务。

关键词：贸易型企业,存货,问题,改进