论数字档案馆与传统档案馆

2023-01-26

我国档案的历史发展源远流长。由于档案的唯一性和凭证性, 我国自古以来就非常重视对档案的收集保护管理工作, 更不惜重金建造专门的档案馆对档案加以保管, 因而传统档案馆的管理技术和理念也相对比较成熟。然而随着信息时代的到来, 越来越多的数字档案馆悄悄登上档案业的舞台, 并对传统档案馆带来巨大和深远的影响。

一、档案馆发展概述

档案馆是收集、保管档案的机构。自中华人民共和国建立, 中国档案事业进入新的时期, 1956年4月, 中央档案馆开始在北京破土动工, 于1959年10月8日建造落成, 正式开馆。随即, 地方档案馆蓬勃兴起, 科学技术档案工作随之建立, 档案工作重点放在档案馆上。传统的档案馆一般是将收集整理的各种纸质文献资料分类存放于不同的档案库房, 以供人们查阅浏览。由于纸质档案原件的唯一性和纸张的易损坏性, 传统档案馆对档案库房的要求也比较高, 并且纸质档案会占据一定的空间, 随着时间的推移, 纸质档案的积累也会对传统档案馆库房造成一定的压力。

迫于传统档案馆面临的困境和信息革命的大背景, 数字档案馆的出现具有现实的意义。数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化和管理工作实现信息化的档案馆群体, 在提倡政务信息公开和向整个社会提供现行文件服务的今日, 它实质上应该是一个通过计算机互联网有序处理和存储电子文件、档案以及其他信息, 实现信息资源跨库共享, 同时也包括“文件中心系统”存于其中形成超大规模、分布式数字信息系统, 这也是档案馆从实体跨向虚拟飞跃性的一步。

二、数字档案馆与传统档案馆比较之优势

(一) 存储上占用空间小、成本更低

传统档案馆保存的档案主要是纸质档案, 随着时代的发展, 各个领域形成的文件数量激增, 档案信息总量也以惊人的速度增长, 这导致各大库房“库满为患”的局面。另外纸张的长期保存对环境的要求也比较高, 空气温度、湿度的不适宜都可能造成纸质文件的损坏, 因而对库房的建造资金投入比较高。而数字档案馆的存储介质以电磁介质为主, 一般是指光盘、硬盘和软盘。这些档案信息载体, 不仅集数字、文字、图像和影像于一体, 而且有着惊人的存储能力。据了解, 目前个人计算机的硬盘容量已达到160GB (千兆字节) 以上;一张普通的光盘可存储3.4亿字节, 而一张高密度光盘的存储量更为巨大。与传统档案馆的纸张存储相比, 数字档案馆的电磁介质存储的成本大大降低, 存储的信息量却更大, 占用空间更小。

(二) 信息采集方式上更加便捷性和多样性

传统档案馆的档案大部分是通过接收及少量的征集和购买而来的, 获取方式比较单一, 渠道也比较狭隘, 这会造成很多有价值的档案文献流失而给社会带来损失。而数字档案馆的信息获取采用多渠道、多载体相结合的方式, 让全球范围内为我所需的最新信息不断地进入本馆的信息系统, 增加其馆藏量。世界各个角落的文献资料只需动动手指就可轻松获取, 避免了人工收集方式的繁杂和高工作量。

(三) 操作上速度更快、效率和准确率更高

传统档案馆对某个档案进行查询时, 一般是按照分类人工查找, 效率非常低, 而且还容易出错。而数字档案馆则可以利用计算机的检索功能轻松查找到所寻找的资料, 大大节省了时间也降低了出错率。

(四) 服务上方式更加多样、范围更加广泛

收藏档案的根本目的之一就是要满足广大用户对档案信息资源的利用需求, 所以档案馆的服务质量很重要。从服务方式上比较, 传统档案馆的主要服务方式有阅览、外借、展览与陈列、制发档案副本、制发档案证明、档案目录信息、档案咨询以及建立现行文件中心等服务。数字档案馆是从传统档案馆发展而来, 其信息服务的方式和传统档案馆有很多相同的地方, 比如, 档案咨询服务、档案目录信息服务和档案阅览服务等。但又因为其特定的属性, 它又具有自己独特的信息服务方式, 它是动态的、发展的, 不仅仅局限于现在的一些分类定制、推送技术、动态网技术等方式, 它会随着利用者新的需求的出现而作相应的调整, 甚至利用者可以根据自身的需要提出适合自己的服务方式。服务对象上, 传统档案馆的服务对象主要围绕国家机关和社会团体, 而数字档案馆的服务对象和传统档案馆的服务对象差距较大, 可分为传统用户和网络用户两类。传统用户的概念接近于传统档案馆的用户, 是采用网络使用以前的传统的利用方式进行档案利用的用户, 主要指到馆用户, 也包括虽未到馆但要求档案馆提供定题服务等档案信息服务的用户。网络用户是指档案馆在线用户, 它是基于“虚拟档案馆”提出的概念, 档案馆的网络化势必会使其服务对象更加的广泛。

三、数字档案馆与传统档案馆比较之劣势

与传统档案馆相比, 数字档案馆有许多优势, 但是它也有其局限性或脆弱性的一面。

(一) 内容真实性难以确定

由于电子档案易被编辑修改, 所以其内容的真实很难得到保证, 无疑这不符合档案的凭证特性, 也正因为如此, 数字化档案目前还不具备法律凭证效力。这对于档案管理者或档案利用者来说, 都是个遗憾, 这也使数字档案的作用大打了折扣。

(二) 安全性难以控制

数字档案馆的运行依赖于现代信息技术的使用, 而安全问题是计算机网络世界最为头疼的难题, 也是数字档案馆建设中的重大难题。其安全问题包括计算机病毒的泛滥、计算机黑客入侵、有窃取行为的间谍活动、人为蓄意破坏等, 这些都可能给整个数字档案馆的运行造成巨大的威胁。

(三) 长期存取问题

电磁介质作为数字档案的存储介质, 其寿命与能够保存上千年的纸质载体相差甚远, 数字档案信息的载体本身保存寿命就短, 一般是15年左右, 再加上数字档案信息所依赖的计算机硬件的更新换代, 使得数字档案很难长期存取。另外, 不断地转录转存和更新计算机软硬件, 难免造成贮存信息的失真。

四、未来档案馆的发展趋势展望

信息化已经是未来各项工作发展的大趋势, 档案工作也不例外。数字档案馆的种种优势决定了其在将来档案事业当中所扮演的重要角色, 档案馆的信息数字化建设事业将愈来愈红火。

然而, 也有人这样认为:随着科技信息的进一步发展, 数字档案馆在将来必定会取代传统档案馆。这种说法显然是错误的, 因为数字档案馆并不是重建一个存放数字化档案的档案馆, 而是以原有的档案馆为基础进行拓展, 和传统档案馆是共生共存的关系。只有在完善传统档案馆的基础上, 进一步发展数字档案馆, 发挥他们各自的优势, 将二者融会贯通才是档案事业的持久发展策略。