浅谈提高备件采购效率方法探微

2022-09-11

1. 前言

备品备件, 顾名思义就是备用的物品和零件, 在各个领域, 不管是制造还是维修, 提前准备好充足的物品和需要的一些零部件对工程进度或整体方面都是非常重要的, 备件作为企业生产调试、维修、运行的重要物资保障, 因此, 备件采购效率将直接影响企业的生产运行、工业安全及企业效益。

2. 影响备件采购效率的相关因素

2.1“需求清单”因素

由于受制于备件技术信息不明确, 采购人员及需求人员非设计人员, 导致需求清单中的备件技术描述不全面及不详细, 导致采购过程中的技术澄清过多和时间过长, 进而影响并拖累备件采购的进度。因此需求清单首付清晰、全面、详细, 将直接影响备件采购的优良效率。

2.2“采购文件编制”因素

备件采购文件并不单一, 其中包括询价文件、评议报告, 合同文本、补充文件等, 这些备件采购文件从准备到制作到具体内容一定要符合要求, 如果采购前准备不充分、文件制作不规范、里面内容表述不清楚、不完整或者是逻辑不强等, 这些都会影响备件采购进度和影响备件合同的执行。

2.3“供应商管理”因素

供应商管理作为企业采购管理的重要组成部分, 不完善的供应商管理, 将影响供应商的选择, 选择不好的供应商, 则备件的质量会下降, 可能导致采购失败, 造成原来的采购反复, 不但影响备件的供货期, 而且影响备件采购进度, 造成备件采购效率底下。

2.4“相关部门的配合”因素

备件采购涉及需求部门、审计部门、采购部门、仓储检验等相关部门, 整过采购过程涉及技术文件的交底, 澄清文件答复等都需要相关部门的配合, 任何一方有所缺位和不配合, 都会直接影响备件采购的效率。

2.5“采购人员素质”因素

采购人员素质高低对采购工作效率有着很大影响, 低水平的采购员往往会因为业务不精出现这样或那样的问题, 比如标书发放时间掌握不好、标书公章漏盖、信息发布有误、传真失真等, 这些问题带来采购工作不能顺畅进行, 备件采购效率差, 给企业带来不良后果。相反, 一个高水平的采购人员无论是采购文件的编制, 还是采购过程中的其他流程等, 都是又好又快, 因此说采购从业人员的方方面面制约着采购效率。

3. 提高备件采购效率方法

3.1 齐全的“采购程序”

企业通过对“采购程序”设计和发布, 规定并规范了采购预算、采购流程、采购方式等, 另外程序还明确需求部门、审计部门、采购部门、仓储检验等相关部门的职责及行动规范, 此举规范了备件采购过程中出现的各种不尽合理的问题。进而规避了由于权责不明互相推脱造成的采购进度缓慢, 甚至导致采购失败的情况的发生。因此齐全的“采购程序”使采购过程更加科学、客观、公正, 从而有效避免发生质疑与投诉, 提高了采购效率。

3.2 建立健全合格供应商评价体制度体系和合格供应商信息库

建立健全合格供应商评价体制度体系和合格供应商信息库, 对提高企业备件采购的质量与效率、推进管理流程制度建设意义重大。通过供应商评价工作组织结构、运行机组、管理制度和信息平台的建立, 构建职能健全、组织精干、机制科学、运作高效的供应商评价工作新的管理体制。在遵循公开、公平、公正和诚实信用原则的基础上。通过合格供应商的资格认证, 建立起供应商评价制度和网络化管理的合格供应商信息平台, 降低采购成本, 规范采购行为, 完善采购制度, 预防腐败, 鼓励供应商诚实守信、提供履约能力、提高产品质量和服务水平, 同时, 在合作、共赢的经营理念的指点下, 逐步培养、建立核心供应商, 与子形成战略合作伙伴关系。

3.3 优化的采购组织管理”

无论哪种采购模式, 都离不开相关部门的密切配合, 设备采购部门组织管理科学合理, 采购程序才不会纷繁杂乱, 才能有序进行, 才能提高采购当事人的工作效率;相反, 组织管理差, 采购就会问题百出, 不能定期完成采购任务。为避免这种情况发生, 企业需要建立健全业务接待制度、监督检查制度、质量控制制度、经济责任制度、考核制度、档案管理制度等, 并且所定制度要尽可能量化、细化, 明确具体的时间限制等, 这些优化的采购组织管理的实施, 强协调配合, 以有序的快节奏促进采购效率的提高。

3.4 加强人员培训

面临人员业务能力不足的情况, 企业首先要要定期组织业务培训, 要将各项技能培训安排成若干个培训周期, 然后一期一期地组织, 不断强化采购人员的业务能力, 另外有条件的企业可以进行师傅带徒弟及采购业务知识竞赛, 对师傅和竞赛优秀者进行必要的奖励, 增加采购人员的的学习意愿及积极性。这样随着时间的推移, 采购人员的业务技能和备件采购效率就会明显提高。

3.5 完善的考核体系

完善的考核体系绩是企业人力资源管理的重要内容, 也是企业管理强有力的手段之一。各单位各企业在一定时间内都会针对企业中每个职工所承担的工作, 运用各种科学的定性和定量的手段对该职工进行工作效果和对企业贡献程度进行考核和评价。业绩考评的目的是提高员工工作效率, 促进企业良好发展。完善的考核体系能对员工进行标准而合理地定位, 更可激励士气, 提高员工的工作绩效, 也对人力资源的管理提供决定性的评估资料, 改善组织反馈机能, 也可作为公平合理地酬赏员工的依据。