信息化建设档案管理论文

摘要：档案管理学是一门历史悠久的古老学科。随着世界步入信息化时代，传统的档案管理学也面临着信息技术的冲击和挑战。本文主要分析了档案的信息化建设与档案管理。下面是小编整理的《信息化建设档案管理论文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

信息化建设档案管理论文 篇1：

档案信息化建设与档案管理的思考

摘要∶在新时期发展形势下，如何做好档案信息化建设与档案管理，适应社会新时期发展需要，值得相关部门及人员深思，为此，文章从档案信息化概念及特征出发，通过对档案信息化建设相关内容的阐述以及当前档案管理上常见问题的思考，提出一些有利于档案信息化建设与档案管理相关对策，从而促进档案管理工作跟上时代发展的快节奏。

关键词∶档案：信息化建设：档案管理

档案信息化建设中，工作人员需要积极创新档案保存和管理方式，做到实体档案向数字化信息档案保存与管理的过渡，以达到长期保存档案信 息的目标，实现档案资源的实时共享，便于档案查阅，有效提升档案管理的整体水平。目前，虽然诸多部门已经开展了档案的信息化管理，但是档案管理水平依然不够理想，还需相关部门加大研究力度有效处理当前困境。

一.档案信息化建设与信息化管理的价值

采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低 档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系统的检索功能快速且精确 地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数企事业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档 案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息 化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。

二.档案信息化建设与档案管理中存在的问题

1.档案工作的重视程度不够

目前很多企事业单位都在向互联网媒体转变，现在较火的短视频平台 就是一些企事業单位宣传和拓宽业务的好渠道。对于档案管理工作而言，单位相关负责人的重视程度存在一定的问题，尤其是对档案管理信息化建 设的意识和重视程度十分欠缺，导致档案管理的改革创新受阻，此外，许多企事业单位的档案管理人员年龄较大，他们对于新事物的接受能力较差，思想观念比较保守，这对于档案管理的发展有着严重的影响，而且他们一直在使用纸质的档案管理模式，对于新型的网络技术的使用并没有很大的 意愿，更谈不上档案管理信息化建设。

2.信息资源的运用观念错误

档案信息资源是指各种档案原件、档案文献汇编、档案目录等内容。 档案信息资源通过开发利用是档案资料根据实际需求，将馆藏信息通过查找、整理后成为动态信息并充分得到应用。因此，这就需要档案管理人员了解本单位以及其他组织对档案信息利用的需求，同时能根据实际需求将档案信息进行归档整理，并且通过多样化手段将其传递给需要的群体。但是个别管理人员并没有充分利用馆藏档案资源，也没有和社会生活充分联系起来，在实际工作中更侧重于档案资料的保存，没有将档案信息当作重要信息资源。因此，这种重保管轻开发的观念导致档案信息资源利用率不高，也无法发挥出其应有的价值。

3.档案管理标准不统一，管理规范性有待加强

在档案信息化建设和发展中，虽然很多应用软件均可满足电子公文管理的总体要求，但在档案管理信息化建设的过程中，只有部分软件可满足 既定的管理要求。这就要求工作人员制定统一的档案管理系统和档案管理标准。现阶段，尚未建立完善的组织规划，这是档案信息化建设中十分常 见的问题，在信息化建设的过程中并未制定科学的规划和统一的标准，降 低了档案管理流程的合理性，无法保证档案的有效利用，影响了档案管理 工作效率，甚至出现了低水平重复建设和各自为政的问题，该种情况也在 一定程度上阻碍了档案信息的合理应用。再者，档案管理工作不规范，管 理方法较为落后，与经营管理存在脱节问题，干扰了档案信息资源管理与 其他环节信息管理间衔接的紧密性。

三.档案信息化建设与档案管理的优化对策

1.通过科学的方式对档案管理机制进行优化

对于档案管理机制不完善等一系列矛盾问题，档案管理部门应当扭转传统思维观念，正确认识档案管理机制的重要性，并结合具体工作需求，通过科学的方式对档案管理机制进行改进以及优化，从而为档案管理工作提供重要的参考依据。在实际操作的过程中，各地企事业单位必须要制定 与本单位实际工作高度相符的管理机制，对国家有关法律法规进行综合性 考虑与分析，保障档案管理机制具备相对较强的科学性以及合理性，确保 档案管理机制的效用得到充分展现。在开展档案管理工作的过程中，可以 利用完善制度的模式对消除档案管理工作中所存在的不足之处，妥善处理 档案管理工作中所存在的矛盾问题。与此同时，还必须完善绩效考核机制、奖惩机制，对明确落实档案管理人员的基本任务，围绕档案管理工作开展 绩效考核，要按照相关规定给予其一定的奖励，对于那些以一颗消极态度 进行工作的人员给予惩处，充分展现出该制度在约束、激励两个方面的重 要性作用，保证档案管理工作的开展是以公平、公正为原则，充分激发管 理人员的积极性，推动档案管理工作实现健康可持续发展的目标。

2.加强档案管理体系的完善

为加强档案信息化建设与档案管理工作的开展，相关单位及人员需要积极转变传统的思想理念与工作方式，充分认识到档案工作对单位运转与发展的重要性，并根据有关部门的政策规定与制度，对档案管理体系进行 健全完善。以此为基础，结合档案管理工作的实际需要，对档案管理工作 的具体目标进行明确，并在日常工作过程中对相关内容进行规范管控，避 免由于操作失误导致档案资料出现损坏或丢失。此外，相关单位还可以借助综合评价方式开展档案管理工作质量的评价，以此来提高现代档案信息化管理水平。

3.提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接关系到档案管理的整体质量。相关单位需要采取有效措施不断提高档案管理人员的业务能力和综合素质，这会对 日后档案管理工作的总体发展趋势产生较大的影响。为不断提高档案管理人员的个人素养，首先，选择专业知识扎实、专业技能过硬的档案管理人员。 档案管理工作人员在日常工作中除存放档案外，还应合理利用网络技术存 储和接收档案，修改并完善档案，对档案进行格式化处理。档案管理人员 也要在日常工作中增强自身计算机操作能力，单位内部可定期组织开展专 业知识与技能培训工作。

4.建立网络管理档案

为了提高档案管理的效率，需要建立网络档案，笔者针对网络档案的 建立提出了以下几点意见：（1）互联网时代应该发挥网络的优势，在单位的内部建立相应的管理网站和信息服务平台，与此同时加强相关网络档案的使用，从而让信息化管理更好的应用到档案管理中;（2）单位负责人加大对信息设备的投人，让档案管理人员在设备使用上更加放心，而良 好地信息设备不仅能提高档案管理的效率，还能最大程度上保证档案管理的安全。此外由于档案管理信息量大的问题，需要单位定时定期对设备进行更新和升级，以便满足档案管理信息化建设的需求。

结束语：总而言之，关于档案管理信息化建设工作，其可以使档案管理工作的 服务水平得到显著化提升，为管理者、应用者带来极大的便利，保证档案 资源得到良好运用，使档案管理工作的效用得到充分展现。同时，有关单 位还必须要进一步强化档案管理工作，找出档案管理工作过程中所存在的一系列不足之处，然后结合具体需求制定科学化、合理化的信息化建设发展方案，妥善处理档案管理工作过程之中所存在的不足之处，使档案管理 的效能得到充分展现。

参考文献：

[1]陈丽颖.李亚珂.朱富成.滕立.刘双红.数字记录时代档案信息化建设的思考——基于系统论的视角[J].档案管理，2021（03）.

[2]王智涵. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].卷宗，2020，10（4）：128.

作者：王逸

信息化建设档案管理论文 篇2：

档案信息化建设与档案管理的几点思考

摘要：档案管理学是一门历史悠久的古老学科。随着世界步入信息化时代，传统的档案管理学也面临着信息技术的冲击和挑战。本文主要分析了档案的信息化建设与档案管理。

关键词：档案管理 信息化建设 措施

前言

随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

1.档案信息化建设与管理的概述

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2.提高档案信息化管理水平的措施

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.1随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题

早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.2档案管理软件的对象是电子文件。通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.如何加强档案管理信息化建设

3.1建立网络档案系统。在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

3.2加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键

3.2.1电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

3.2.2电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件歸档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

3.2.3做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案的管理提供了很大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以效地实现企业档案的动态管理，提高企业档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。对于企业来说，档案管理的好坏直接关系到了企业的发展，所以，档案管理是需要我们每个企业的管理层的领导去重视的。

参考文献

[1]唐宝莲，吴建华. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J]. 科技档案， 2006，（03）.

[2]夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案， 2010，（03）.

[3]赵甲信. 关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J]. 陕西档案， 2008，（06） .

[4]赵鹏， 李光. 档案工作落实科学发展观的关键――实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J]. 山东档案， 2005，（05）.

作者：母慧君

信息化建设档案管理论文 篇3：

档案信息化建设与档案管理的几点思考

摘要：档案信息化是一项与时俱进的工作，其主要采用信息技术对档案进行管理，确保档案得到有效的收集、归档与整理。该项工作转变了传统的档案管理模式，只需利用现代化技术手段就可实现对档案的管理。文章首先对档案信息化建设的必要性进行分析，然后提出现阶段档案信息化建设中存在的问题，最后提出开展档案信息化建设的具体措施。

关键词：档案信息化;档案管理;计算机

引言

通过开展档案信息化建设，可确保档案信息内容在不发生变化的情况下，对与之相关的信息进行有效的转化，保证档案信息得到更加方便而高效的存储。在开展档案管理时，为确保资源得到进一步共享，满足相关部门和人员的需求，就要积极开展档案信息化建设，提高档案管理水平。

一、档案信息化建设的必要性

随着计算机网络技术的蓬勃发展，各行各业对信息技术的应用越发频繁。在开展档案管理时，档案人员也要进一步发挥出信息技术的优势，积极开展档案信息化建设，这样不仅能够提高档案管理的效率，还可以更好地满足相关人员的需求。一方面，在进行信息化建设的过程中，需利用计算机技术对各类文件进行有效的处理。档案管理人员要转变传统的管理理念，使用先进的技术手段，才能进一步提高档案管理的安全性和可靠性。另一方面，档案人员要充分意识到信息化建设并不仅仅是工作手段发生变化，而是要通过这种方式实现对知识资产的有效管理。

二、档案信息化建设中存在的不足

随着技术的蓬勃发展，企事业单位在开展档案管理时正逐渐应用信息技术，确保档案管理迈向信息化方向。由于各个地区之间的经济水平存在较大的差异性，因此，在实际开展档案管理时，各地区的档案信息化建设水平参差不齐。目前，档案信息化建设所面临的主要问题有以下几点。

第一，由于档案部门要接收来自不同部门的电子档案，而各个部门之间的数据库往往呈现出异构化特点，这样就会导致数据的来源多种多样，同时也给数据处理工作带来许多困难。档案是一种重要的数据和记录方式，由于每个地区的发展情况不同，因此，在对数据进行统计和处理时，也存在较大的差异性。总之，由于数据存在的异構性，会影响档案信息化建设，需对这一问题予以改进。第二，在开展档案信息化建设时，虽然相关部门能够发挥出信息技术的优势，但现有的档案比较分散，许多资料散落在不同部门，当各个部门提交资料时，就会存在重复信息的问题，这样就会对档案信息化建设形成一定程度的限制。第三，在开展档案管理时，工作人员需根据使用人员的需求，进一步优化档案管理的业务流程，同时合理融入信息技术，这样才能确保档案信息化建设达到相应的效果。但目前，由于档案管理存在一定的滞后性，因此，与之相关的管理流程和工作方式还有待进一步创新。

三、档案信息化管理建设的对策

1、树立档案信息化管理理念

由于大部分档案管理人员在开展档案管理时会遵循传统的管理理念和思想，这样就会给档案信息化建设带来一定的影响。只有从观念上予以转变，融入全新的信息化管理意识，才能使档案人员充分意识到信息化建设开展的必要性，使其能够将信息技术与档案管理有机结合，对工作充满积极性和主动性，并以此推动档案管理工作不断创新。领导要将档案信息化建设放在重要地位，积极学习与之相关的知识和技术，改变原有的知识结构，从而更好地适应现代化管理的需求，有效提高档案管理的质量和效率。

2、建立完善的技术体系

打造规范的技术体系，才能确保档案信息资源得到进一步共享。同时，要制定完善的信息化管理制度，对与之相关的工作和工作流程进行合理规范，明确各工作人员的职责，提高工作人员的保密意识，全面保证档案信息资料的安全。要重视对电子文件的管理，充分结合档案管理的要求，对不同类型载体的档案进行数字化转换。要保证电子档案的价值，就要对文件的内容进行全面的检查，确保文件内容完整而真实。

3、提高管理人员的综合素质

在开展档案信息化建设的过程中，档案管理人员的能力和素质将直接影响到该项工作的进程与效果。要加强对档案管理人员的培养，为其提供更多的学习和培训机会，使其能够充分意识到档案信息化建设开展的必要性，积极学习和了解与之相关的知识，并掌握实用的技能，从而满足信息化建设的要求。要制定完善的奖惩机制，对表现优秀的人员进行相应的奖励，进一步调动工作人员对工作的积极性。

4、加大投入力度完善基础设施

为确保档案管理迈向信息化方向，就要对现有的硬件基础设施予以完善。需加大投入力度，满足档案信息化建设的需求，同时，还要打造专门的信息化管理平台，加强对管理软件的研究与开发，确保档案管理迈向现代化方向。在具体建设的过程中，要打造全面的数字化管理平台，为档案管理创设良好的网络氛围。为了进一步发挥出档案信息化管理系统的功能，在建设的过程中，要考虑到档案管理的实际情况与使用者的需求，对数字化平台和档案信息化管理平台进行合理规划与设计。

5、提高档案信息化管理的质量

由于档案信息化建设主要是围绕档案管理而进行，因此，在应用信息技术的过程中，要确保信息化建设真正落到实处，这样才能真正改变传统的档案管理模式，提高档案管理质量。现在具体操作的过程中，要考虑到以下几点。第一，由于档案管理涉及的环节比较多，因此，需对每一个环节进行严格的管理与控制，提高广大档案人员的责任感，严格保障档案的质量。第二，要提高广大档案人员的综合素质，保证其具有优秀的业务能力和良好的服务意识，使其能够严格按照管理的标准开展工作，化被动服务为主动服务。第三，积极引进先进的硬件和软件设施，为档案信息化建设提供更加强大的技术保障。第四，对各项信息资源进行有效的整合，确保资源得到有效的共享与利用，提高档案的价值。

结束语

综上所述，在开展档案信息化建设时，要结合档案管理的实际情况与使用者的需求，发挥出信息技术的优势，同时，还要进一步提高档案人员的综合素质，使其能够在具体工作中发挥出自身的专业特长，有效提高管理效率，使档案管理模式得到真正改进。

参考文献

[1]张晓凤.加快档案信息化建设创新档案管理工作[J].城建档案， 2021（09）：33-34.

[2]李潇.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务， 2021（13）：103-104.

作者简介

刘金伟（1973.11——）女，丰宁满族自治县大阁镇，专科，助理管员，研究方向：档案管理的方法及应用。

作者：刘金伟