机关档案利用模式分析论文

2022-04-26

摘要：档案管理工作是企业各项管理工作的重要组成部分，往往包括着大量有价值的信息，通过对信息进行有效的挖掘处理，能够为企业的生产进行提供支撑。近年来，随着以大数据、物联网、云计算等信息技术在各个领域的成熟应用，我们逐渐步入到大数据时代。下面是小编整理的《机关档案利用模式分析论文(精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

机关档案利用模式分析论文篇1：

铭记历史不断前行

全民族抗战第一枪从1937年7月7日在卢沟桥打响，时光飞逝，转眼间已经经过了80载。在这80年的时间里，祖国发生了翻天覆地的变化，亿万华夏儿女一直在为了祖国美好的明天而不断奋斗。为了更好地铭记这段历史，档案部门就是要从历史的启迪中明辨前行方向，汲取奋进力量，为实现中华民族伟大复兴努力奋斗。本期“特别关注”栏目重点推出《2017年“国际档案日”暨北京市第九届“档案馆日”活动圆满完成》一文，就“国际档案日”暨北京市第九届“档案馆日”活动，市档案馆、市城建档案馆、各区档案馆及市属机关企事业单位档案部门充分发挥馆（室）藏优势，統一向社会开放一批档案、精心推出档案展览、开放档案特藏库、动漫发布会、学术报告、展示体验、征集捐赠等系列活动，努力打造档案宣传的新品牌。

维护干部档案真实性，发挥干部档案在干部选拔任用与管理中的应有作用是维护干部工作原则性、政策性的内在要求。本期“理论探讨”栏目推出《基于大数据技术的干部档案真实性维护路径探析》一文，提出利用大数据技术消解干部信息管理孤岛效应给干部信息和干部档案真实性维护所带来的负面影响，由组织部门具体负责利用大数据对干部信息的真实性进行动态维护，是从根本上维护干部档案真实性的必然选择。《论近十年来我国档案利用服务的时代创新》一文则从建立跨馆利用、为档案弱势群体提供个性化服务、积极与媒体合作、采用先进技术四个方面，探讨了近十年我国档案利用服务创新的新举措。

本期“业务探讨”栏目精选《我国社交媒体文件归档中的鉴定问题研究》《社交媒体环境下档案文化传播模式分析与构建》两篇文章，前者针对社交媒体内容庞杂，种类繁多，档案部门在归档与保存时如何对其进行甄别这一档案界较为关注的问题，提出了社交媒体文件的部分鉴定、前端鉴定方式及其应用条件，并结合实际阐述了不同类别的社交媒体文件的归档周期。后者则在分析社交媒体对档案文化传播影响的基础上，提出了加大宣传力度、吸引用户关注；形成维系能力、提高用户黏性；与意见领袖合作、扩大传播效果等措施。

今年是全民族抗战爆发80周年。为了纪念这一重要的历史时刻，“档案文化”栏目特别策划了“振兴中华珍爱和平——纪念全民族抗战爆发80周年”专题，精选了一组围绕1937年7月7日这个时间节点，讲述其前后发生的历史事件、出现的历史人物的文章，以此追忆那段刻骨铭心的岁月，启迪今人铭记历史，勿忘国耻，振兴中华，珍爱和平！

传承历史文化，维系民族精神，是一座城市历史文化的“根”与“魂”。档案是人类历史发展的见证，档案部门应该自觉地围绕中心、服务大局，为服务社会、促进发展作出应有的贡献。

（张雪威）

机关档案利用模式分析论文篇2：

大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析

摘要：档案管理工作是企业各项管理工作的重要组成部分，往往包括着大量有价值的信息，通过对信息进行有效的挖掘处理，能够为企业的生产进行提供支撑。近年来，随着以大数据、物联网、云计算等信息技术在各个领域的成熟应用，我们逐渐步入到大数据时代。大数据背景之下，对档案管理工作提出了全新要求，需要我们转变创新管理模式，适应大数据环境下对企业各项管理方面提出的新要求。本文主要结合实际工作经验，首先探讨了大数据对企业档案管理产生的影响，然后论述了企业档案管理工作面临的问题，最后提出了大数据背景下企业档案管理工作的创新模式，希望通过研究对广大同行有所帮助。

关键词：大数据技术企业档案管理工作模式创新

Analyzing the Innovative Mode of Enterprise Archives Management under the Background of Big Data

CONG Diyang

（Mudanjiang Normal University， Mudanjiang， Heilongjiang Province， 157011 China）

时代在发展，科技在进步，以互联网为代表的信息技术，转变了我们传统的生产生活模式，我们逐渐步入到大数据时代。在时代发展进程中，任何事物循规蹈矩，不思进取都可能被时代所淘汰，档案管理工作也是如此。近年来，随着我国经济不断向前发展，改革开放不断加快，一方面为企业发展拓展天地的同时也面临着较大的竞争压力，如何在竞争激烈的市场环境当中赢得一席之地，就成为很多企业需要重点攻克的难题。企业档案资源包含了丰富有价值的信息，通过对各种有价值的信息进行深度的挖掘和处理，能够更好地满足企业的生产发展所需。大数据技术能够妥善地解决对海量档案资源进行深度挖掘处理的要求，从而为企业的各项管理工作提供信息支撑[1]。作为档案管理人员，应该从本质角度入手，紧跟时代发展进程，在观念体制和服务机制、服务手段等方面大胆创新，真正做到与时俱进，把握时代脉搏，使档案管理更好地推动企业的健康发展，使企业在市场竞争当中永立不败之地。

1 大数据技术对企业档案管理工作产生的深刻影响

1.1 各种数据信息的非结构化特征

大数据背景下所涉及到的各种信息数据包括了结构性数据、非结构性数据和半结构化数据，其中非结构性数据和半结构性数据是海量信息当中十分常见的数据显示，占据到各种数据信息的很大一部分，数据内容繁杂，处理难度较大。大数据背景之下做好非结构数据的处理工作，就成为档案管理人员需要重点解决的问题。作为企业的档案管理部门，可以利用大數据技术对海量数据当中的非结构化信息数据进行有效的处理，并对非结构化数据进行有效的整合和输出，方便企业查询，提高非结构化数据的利用效率。

1.2 用户对档案服务质量提出了更高的要求

大数据时代是信息爆发的时代，是科学技术快速发展快速进步的时代，各种数据表现形式、处理模式都在无时无刻地发生着变化。并且在网络世界当中每天会产生数量庞大的信息资源，这些信息资源超过了过去几千年的总和，并且不断处于增加的过程。针对数量庞大的数据信息，如何在海量数据当中寻找到客户最需要的有价值数据信息，就成为现阶段档案管理人员需要重点解决的难题，也成为制约档案管理人员提供优质档案服务的关键。传统档案服务工作开展过程中还存在着认知方面的误区，有些档案管理人员只是将档案管理工作作为一些数据信息的获取收集和整理，认为任何人都可以做该项工作。而有些人认为档案管理工作是一个机密性较强的工作，各种数据信息不能够向外提供，也不能够被利用。实际上档案管理工作是一个技术性和专业性要求很高的工作，加上各种数据信息的融入，对档案管理人员的综合要求越来越高。除了要具备档案管理方面的专业知识之外，还应该具备计算机操作网络技术知识。当今世界是一个共享开放的世界，大众对信息的共享程度越来越高[2]，连我国的政府机关也开展了政务公开和政府信息公开。这就要求企业的档案管理部门做到与时俱进，要充分处理好保密档案和档案利用公开之间的关系，保障用户能够随时随地地获取自己想要的有价值的档案信息。

2 大数据背景下档案管理工作面临的问题

2.1 档案管理意识有待进一步加强

近年来，随着我国市场经济不断向前发展，开放程度不断加大，一些企业档案管理人员对档案管理的意识没有紧跟时代发展进程。企业内部的很多档案管理部门在达到年度的档案管理目标之后，出现滑坡现象，工作中不积极、不主动、不求进取，对档案管理工作监督力度不足，档案管理放任自流。由于企业内部的档案管理工作并不能够直接产生较高的经济效益，所以很多档案的管理部门就连企业的领导人员都认为档案管理工作是一个可有可无的工作，往往只是嘴上说重要，不能够做到认真细致地执行，并不能够立足企业的实际情况加强对档案信息的高效收集、高效整理，也不能够从企业的长远发展角度入手，在档案管理方面投入资金和人力不足。由于企业领导人员对档案管理工作的认知不足，各项档案管理的议程排不上，档案管理工作得不到有效的重视，没有明确相应的工作地位，档案管理机构的职能被大大削弱，档案工作队伍专业素质普遍较差[3]，很多企业内部的档案管理工作制度形同虚设，一旦出现问题将面临较大损失。

2.2 档案管理手段落后

现阶段很多企业内部的档案管理部门，一直沿用纸质和人工操作模式，投入了大量的人力、物力，管理效率普遍较差，不仅占用了空间，而且纸质档案的保存要求较高，一旦保存不当就会造成档案存在发霉变质，有价值的档案信息无法得到恢复，企业面临较大经济损失。另外传统的档案管理模式之下，不利于对信息的高效收集整理和有效检索，在档案利用和档案获取过程中增加了档案管理人员查找的任务。对这种情况就需要依托大数据技术，加快档案管理的信息化和网络化建设进程，将纸质档案转变成数字档案或者电子档案[4]，减少纸质资源的使用，减少档案储存空间，提高档案的查阅效率。

2.3 档案管理专业知识有待进一步提升

当前在很多企业内部档案管理人员的职能作用主要包括了档案的收发、整理、保管三个方面。即使在档案管理部门内部构建了现代化的技术体系，加强对信息数据的有效收集整理，但是很多档案人员的操作熟练程度不足。这种情况主要是企业管理部门对档案管理工作的重视程度不高，传统的思想认识造成自上而下对档案管理人员的专业要求不高，使得现有的工作队伍老龄化严重，专业素质普遍较差。而且在很多企业内部的档案管理人员都是兼职行为，并非是档案专业出身。很多工作人员认为只要完成了数据的收集整理和保存工作就可以。缺乏后续培训，严重阻碍了档案管理工作的发展。

3 大数据背景下，企业档案管理工作创新模式分析

3.1 加快推进企业档案管理信息化建设

大数据时代，企业管理层是应该认识到数据收集整理深度挖掘的重要作用，要重视档案的各项基础业务，通过各种途径加快构建信息化的操作体系，推进档案信息化建设的广度和深度，提升档案管理的工作质量和管理效率，并在短时间内构建一套真正意义上的档案信息数据库[5]。一方面应该加强对档案信息资源的高效收集整理，在信息化建设过程中，档案数量会直接制约企业档案信息化的建设成效。因此就要求档案管理部门注重加强企业生产经营等各个方面的数据信息收集，为企业实现档案管理信息化奠定坚实基础。另一方面应该加快构建统一化的数据库。企业档案管理信息化建设过程中，就需要明确具体的建设标准，规范数据格式，构建有效且丰富的档案信息资源共享系统。另外，还应该做好文字档案电子化储存工作，及时将企业的各种纸质档案信息轉变成电子化，并上传到共享平台系统当中，实现高效共享、高效利用。最后一个方面应该加强软件和硬件支持。企业领导应该提高重视程度，在档案信息化建设过程中配置充足的资金，最大限度地满足信息化建设的硬件需求。此外，在具体的信息化体系建设过程中，还应该加强与OA系统的紧密联系[6]，严格遵循档案管理行业标准和法律法规，实现档案管理的信息化。

3.2 注重提升档案管理服务质量

大数据背景之下，为了切实提高档案管理的工作水平和服务质量，需要对档案管理模式作出有效的优化。综合运用信息技术和企业内部的数据，建立数据化的档案管理服务平台。另外在整个平台构建过程中，还应该将安全性、规范性纳入其中，加强对档案信息的高效管理、规范化管理。企业内部通过构建档案管理服务平台，可以借助平台的拓展性，将档案管理工作和企业的自动化办公系统有效集成应用，提高电子档案的处置效率，真正实现自动归档。另外企业内部还应该积极推广应用数字化、数据化的档案管理模式[7]，加快构建档案信息管理系统，该系统用于详细记录各项数据信息，并根据数据信息的来源和利用方式作出有效的分类。

3.3 注重提升档案管理人员专业素质

企业的管理层应该认识到大数据背景下档案管理工作的重要性并给予充足的重视，另外还应该加大高素质人才的培养力度，通过定期、不定期地组织专业技能培训，不断提升档案管理人员的信息化操作意识和操作能力。另外档案管理人员在日常工作当中也需要发挥自身的主观能动性，改变认知，配合大数据信息技术在档案管理中的应用[8]。管理人员也需要充分认识的传统档案管理模式的弊端，日常工作中要不断转变传统的管理模式，提升自身的专业素质[9-10]。

4 结语

综上所述，科学技术的迅猛发展，信息技术的更新换代，让我们逐渐认识到企业生产经营创新的重要性。尤其是在大数据背景下，我们也充分感受到先进信息技术的重要作用以及数据时代的伟大性。大数据背景下，企业档案管理工作面临着较大工作压力和工作挑战，对此就要求档案管理部门从自身工作角度入手，不断加强工作经验总结，勇于面对问题解决问题，确保档案管理工作能够与时代同发展共命运。

参考文献

[1] 关允静.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析[J].中外企业家，2020（10）：142-143.

[2] 罗清恋.大数据背景下高校期刊档案管理工作的创新模式解析[J].大众标准化，2020（4）：195-196.

[3] 袁时雨.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式研究[J].中国商论，2019（19）：107-108.

[4] 赵晨旭.对外贸易企业档案管理调研分析[D].哈尔滨：黑龙江大学，2019.

[5] 童心.XB企业档案管理信息化建设研究[D].西安：西北大学，2018.

[6] 孙莉.现代企业制度下企业档案管理探析[J].科技经济市场，2016（2）：155-156.

[7] 陈霞.新形势下企业档案管理问題探究[J].智库时代，2020（10）：44-45.

[8] 王秀娟.信息时代企业档案管理研究[J].办公室业务，2019（18）：126.

[9] 李进鹏.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].行政事业资产与财务，2020（14）：123-124.

[10] 雷洁.基于知识图谱的科研档案管理研究[D].北京：中国农业科学院，2020.

作者：丛迪阳

机关档案利用模式分析论文篇3：

电子文件归档管理模式探究

摘要：电子文件现行主流归档管理模式为“双套制”，但“单套制”的呼声也越来越高。本文结合两种归档管理模式利弊，通过剖析电子文件归档管理模式发展历程，认为当前两种归档管理模式宜并行，即对于保管期限为永久或者具有其他重要保存价值的电子文件宜实行“双套制”归档管理模式，对于保管期限为定期10年或者其他相对不太重要的非永久电子文件宜实行“单套制”归档管理模式；最后指出“单套制” 归档管理模式是不可逆转的未来发展趋势。

关键词：电子文件；归档管理模式；双套制；单套制

在电子文件归档管理模式探索中，始终存在着“双套制”与“单套制”两种归档管理模式。虽然现行的主流归档管理模式是“双套制”，但随着电子文件数量的“井喷式”增长以及文件管理数字转型与电子政务工程建设进程的加速推进，“双套制”的弊端日益显露，“单套制”的呼声则越来越高。那么，当前档案部门宜实行“双套制”还是“单套制”归档管理模式，抑或是两种归档管理模式并行呢？本文拟通过剖析电子文件归档管理模式发展历程及两种归档管理模式利弊，来探究这一问题。

1 引言：两种归档管理模式的内涵

1.1“双套制”归档管理模式的内涵。一般而言，所谓“双套制”归档管理模式，是指在电子文件归档时，将电子文件的电子版本和纸质版本同时归档保存，使二者共同处于存储和可利用状态的电子文件归档管理模式。王艳明、王慶悦则将其进一步阐述为：“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当同步转换为机械记录文件或者模拟记录文件，实现双套保存，以最终保障电子文件的真实性、可读性维护及司法诉求。”[1]其中，“套”是指文件的记录手段或方式，包括机械记录、模拟记录和数字记录；“双套”就是一套是数字记录（即电子文件），一套是非数字记录（即机械记录或者模拟记录，其典型代表是纸质文件、缩微品等）。

科学理解“双套制”归档管理模式，需要将其与“双轨制”运行管理模式区分开来。前者是指同一份文件采取电子和纸质两种形式鉴定、整理、归档、保存；后者是指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，即在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时，就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。[2]前者侧重归档保存，后者强调流程管理。从某种意义上说，后者包含了前者，而且初步实现了对电子文件的全程管理，是更全面、更深入的管理形式。[3]

1.2“单套制”归档管理模式的内涵。一般而言，所谓“单套制”归档管理模式，是指将业务流程与电子文件管理流程对接，利用数字签名和电子签章技术，在文件办理完毕后即时向档案室提交归档文件，即将电子文件管理嵌入文件形成、运转、管理、利用的整个生命周期中的电子文件归档管理模式。在电子文件“单套制”归档管理模式中，文件从生成到销毁或永久保存的整个生命周期中都不会出现非电子形式的文件类型，是一种纯粹的电子化运作模式，其实质就是电子文件“单轨制”运行管理模式。也就是说，现在档案界所谓的“单套制”归档管理模式，从某种意义上讲就是“单轨制”运行管理模式。

2 电子文件归档管理模式发展历程（一）：“双套制”是无奈之举

在电子文件诞生之初，由于其“先天不足”，存在固有缺陷，使得其真实性、可靠性、完整性、可用性难以保障，从而引发了电子文件管理领域的两大难题——法律层面的证据效力问题和技术层面的长期保存问题，使之无法实现单套归档、单轨运行，这是“双套制”产生的根本原因。在电子文件安全管理规范完全建立以前，文件“双套保存”是一个比较可靠的解决之道。 [4]特别是在电子政务发展还处于初级阶段的时候，对电子文件实行“双套制”管理是十分有必要的。[7]现阶段出于对文件证据性的要求和长久可读的考虑，将电子文件转换成纸质版本，将延续相当一段时间；[5]电子文件和纸质文件将会长期并存，采用双套制管理模式具有理论和实践的双重意义，[6]是最科学、实用的做法。[8]可见，“双套制”归档管理模式是特定历史环境下的一种无奈之举，有其客观必然性。

2.1 法律层面的证据效力问题是推行“双套制”的直接动因。在电子文件时代，文件信息与特定载体之间具有可分离性，二者不再是“从一而终”的关系，信息可以在多种存储载体之间“自由穿梭”，载体也就失去了对信息的“束缚”和“固化”作用。因此，电子文件信息往往具有极强的流动性和相对独立性，加之电子文件易于复制、便于修改且不留痕迹的特点，使得其原始性、真实性难以判定，电子文件的“原件”问题成为世界性难题。由于其原始记录性存在争议，也就使得其凭证价值的发挥、法律证据效力的确认面临重重挑战。存储介质的不稳定性降低了电子文件的真实性和可靠性，信息载体的可分离性削弱了电子文件的原始性和凭据性，采取“双套制”归档管理模式是必然选择。[9]虽然从理论上信息加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据等技术性措施可以在一定程度上弥补电子文件易更改的缺陷，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的。[10]可见，采取“双套制”归档管理模式是一种无奈的选择。

虽然《档案法实施办法》《合同法》《电子签名法》等国家法律法规在某种程度上承认了电子文件的法律证据效力，使其具有一定的证据可采性；但《档案法实施办法》侧重缩微品，《合同法》只是将其纳入合同之中，而《电子签名法》只适用于民事活动且适用范围十分有限，这些法律文件都并未提及如何确认、保证电子文件的原始性、真实性、可靠性，与之配套的制度、政策、标准尚未健全，导致其依然无法直接作为证据使用。因此，《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件管理暂行办法》等法规才会出现“同一份文件电子版本和纸质版本”双套保存的论述。目前电子文件虽已具备证据资格，但在司法实践中其证据效率很低，绝大多数电子文件依然无法作为“可信”证据呈堂证供，倘若将电子文件在存档时转换为一套纸质文件、缩微品同步保存，那么其法律属性与价值就能够得到恰当的维护。[11]电子文件纸质文本被广泛认为是一种真实可靠的法律证据，纸质文件的归档保存还是人们的一颗“定心丸”。[12]电子文件的法律效力一日不予确认，人们对纸质文件的依赖就一日不会减弱。[13] 可见，从法律层面的证据效力考虑，采取“双套制”归档管理模式是一种无奈之举。

2.2 技术层面的长期保存问题是推行“双套制”的根本动因。一方面，电子文件的非人工直接识读性使其具有极强的系统依赖性，文件的生成、流转、处理、销毁或永久保存等都需要借助计算机等软硬件设备才能得以实现。一旦设备发生故障或遭到病毒攻击，致使系统瘫痪，将会导致电子文件流失，造成无法挽回的损失。技术更新、设备更替也会导致电子文件难以读取、丢失、损毁，对其可用性造成破坏。即便对其进行格式转换、迁移或者仿真，也会导致相应的技术风险。这是当前无法解决的技术问题。而纸质文件因为纸张与字迹的结合，有较强的稳定性，保存时间相对也较长，安全可靠性强。[14]因此，采取“双套制”归档管理模式是必然选择。[15]另一方面，电子文件不仅“自身难保”，而且其存储载体（如硬盘、磁盘、光盘、磁带等）也较为脆弱，稳定性和耐久性不足。“纸寿千年”已经得到社会公认，我国现存最早的纸质档案来自唐朝，至今已有千余年；但数字存储载体的耐久性则不得而知，虽然科技厂商宣称光盘的有效存储时间可以达到100年甚至更久，但这只是理论猜测，没有实际依据，光盘发展至今也不足百年。再如，硬盘是用于保存电子文件的常见载体之一，但由于其防震性能较差，十分容易在运输、管理过程中导致数据丢失，从而使电子文件面临损毁或丢失、篡改的风险，威胁档案实体安全。此外，由于载体失去了对信息的固化作用，使得电子文件信息的传输、共享更为便利，但也导致信息传输过程中的信息泄露问题，威胁档案信息安全。故此，电子文件的双套制首先缘于技术上的局限，即现有技术不可能百分之百地保障电子文件的真实性及可读性。[16]客观地说，电子档案的双套制管理思路是符合历史阶段性要求的，在当时也是科学的。[17]

2.3 文化背景和利用习惯的根深蒂固是推行“双套制”的又一动因。无论是对普通民众而言，还是对档案工作者来说，电子文件都是一种新生事物。在其起步阶段，自身尚未发展成熟，人们对其认识尚不清晰，规律尚未摸清，加之其面临法律困境与技术障碍，导致人们对其呈现出一种不信任的状态。一方面，许多业务人员囿于传统观念，没有将电子文件纳入归档范围，或担心工作量加大而不愿承担电子文件归档管理工作，抑或是由于经验不足致使其产生畏难情绪；另一方面，受到传统档案管理思想的束缚，档案工作者已经习惯于手工档案管理模式与流程，对于纸质文件有一种与生俱来的安全感和可靠感。由于对纸质载体的档案信息资源的管理已经轻车熟路，档案工作人员习惯于按部就班地重复着日复一日的相同工作，十分愿意花大量的时间与精力以及不怕浪费大量的财力资源，去实行所谓保险的“双套制”。[18] 简言之，“双套制”管理之所以会得到广泛的认同并被实践部门广泛地运用，一方面是由于相当一部分档案管理者对电子文件有抵触情绪；[19]另一方面与档案部门的封闭与内敛的行业性格有很大关系，总认为电子文件（档案）不安全并有很大风险，而纸质载体就一定安全。[20]因此，“双套制”归档管理模式可谓是“国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择”。[21]

此外，在电子文件诞生之初，由于其数量较少，与纸质文件相比，仍处于辅助地位，实行电子文件单轨运行的现实需求并不旺盛。而且，通过实行“双套制”，也可以实现电子文件与纸质文件的优势互补，既可以发挥电子文件便于协同办公、传输、共享、利用的优势，保证档案处于安全状态，又可以保障电子文件凭证价值的发挥，并实现其长期保存和持续获取。即使电子文件丢失或被篡改，仍有纸质文件可以起到替代作用，仍能继续发挥电子文件的作用，可以有效減少文件丢失和信息失控现象的发生。正如王亚敏所言，“双套制”融合了纸质档案和电子档案的优势，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的目录，到档案馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸质档案还保存完好。由此可见，“双套制”有其必要性，它们将长期并存、互动发展。[22]

总之，“双套制”归档管理模式的实施对于广大基层档案部门来讲，是实行完全电子文件“单套制”的过渡产物，是在大量电子文件产生而人们对其安全性有所疑虑，无法完全摒弃传统的纸质文件管理大背景下的权宜之计。[23]它的产生，既是无奈之举，也是时代选择，是在当时法律、制度、政策、技术、标准环境下的“妥协”的结果，是一种过渡性措施。

3 电子文件归档管理模式发展历程（二）：“双套制”运行举步维艰

既然“双套制”归档管理模式只是电子文件管理初级阶段的一种无奈之举，那它就注定不是“万全之策”。随着海量电子文件生成、流转、存储、利用，“双套制”归档管理模式非但没有起到应有之用，反而是弊端丛生，阻碍档案信息化建设的有序开展和深入推进，妨碍数字档案馆与电子文件管理中心建设。因为“双套制”归档管理模式，人力资源未省、纸张依旧浪费，反而增加了一笔数额不小的经费开支；且由于既要归档电子版本、又要归档纸质或缩微胶卷版本，相应增加了至少一倍的人力成本，实质降低了工作效率。[24]在某种程度上，“双套制”增加了管理成本，造成了资源的浪费。[25] “双套制”带来了不可忽视的经济成本问题，制作成本、保管成本、人力、物力和财力，再加上电子文件高技术性要求的保管条件，使得电子文件带来的便利和迅捷等优点，在双套制庞大的纸质副本的保管成本面前大打折扣。[26]电子文件“双套制”归档管理模式遭遇发展瓶颈，举步维艰，困难重重。

3.1 “双套制”导致资源严重浪费。“双套制”虽然有其优势，但同时也带来了不可忽视的资源浪费问题，与国家提倡的“节能环保”理念背道而驰。一方面，系统部署一套电子文件管理系统，动辄是几百万、上亿的资金。且不说档案部门是否有如此多的经费开展这项工作，就算能够开展，但如果仍然依靠纸质副本而非电子文件，岂不是双向浪费？另一方面，在“双套制”实施过程中，大量纸质文件随之产生，而这些纸质副本需要和其他纸质文件一样，占据库房空间，使用档案架、档案盒、档案柜等档案装具以及其他相关设备，是人力、物力与财力的极大浪费。[27]据不完全估计，全国每年将产生数以亿计的电子文件，如果这些文件不加选择地全部制作纸质副本每年需要消耗的纸张将是一个天文数字。[28]而且，由于纸质副本的存在，使得人们更加不信任电子文件，反而过度依赖纸质文件。此时，“双套制”不仅没有起到积极作用，反而使得电子文件的优势大打折扣，甚至是“荡然无存”。

3.2 “双套制”导致管理效率低下。文件双套归档意味着每份文件在归档时都需要电子和纸质两个版本。如果是更为彻底的双轨制，则意味着每份文件从制发、传输、办理到归档等环节，都是电子和纸质两个版本同时存在并运转。[29]与传统纸质文件运行模式相比，双套归档、双轨运行使得档案管理工作量大增，严重影响了工作效率。电子文件的优势就是传输快捷、修改方便、易于共享、便于利用，可以简化档案管理流程，提高档案管理效率，减轻档案管理人员的工作负担，这是电子文件诞生和管理的初衷。但双套归档、双轨运行导致其管理效率极其低下，越来越多的档案工作者陷入双套归档的“泥沼”之中，无法抽身，又怎会有更多时间用于档案信息资源开发利用呢？此外，电子文件对纸质副本的依赖程度过高，还会导致经办人员或者档案管理人员产生侥幸心理，容易使其在文件管理过程中产生一种错觉，即电子文件保管不好也无所谓，反正有纸质文件作保障，这样反而妨碍了档案工作现代化的发展。[30]

3.3 “双套制”背离时代趋势。随着电子政务、电子商务和智慧城市建设步伐的加快，以及云计算、大数据等信息技术的推动，越来越多的国家和地区开始实行数字转型。从全球范围来看，文件管理数字转型已是必然之势。文件管理的数字转型意味着，我们将从以“打印归档”为主的阶段式管理转向以“数字方式”为主的持续管理，即数字方式的管理涵盖电子文件生命周期全过程，实现“数字连续性”（Digital Continuity）。[31]美国、加拿大、澳大利亚、英国、新西兰等发达国家相继实施“数字连续性”计划或与之类似的数字转型规划，旨在指导所在国家的数字转型，从国家层面推动电子文件的单轨运行。例如，美国《政府文件管理指令》要求：2019年12月31日前，联邦机构所有的永久电子文件要最大限度地以电子形式管理，并以电子形式最终移交到NARA。再如，澳大利亚规定“自2015年之后，以数字形式产生的文件，只能以数字形式移交到国家档案馆”。[32]目前，美国、英国、德国、法国、澳大利亚、加拿大、新加坡、日本和韩国等国均逐步推进或已经实现了“单轨制”与“单套制”模式。而我国现行的“双套制”归档管理模式显然与数字转型这一时代趋势相背离，终将走向“穷途末路”。

此外，电子文件不仅包括电子公文、图片，还包括音频、视频等多媒体资源，甚至还涉及网页资源与社交媒体信息。“雙套制”可以将电子公文和照片打印输出，形成纸质副本，或者将照片图像制成缩微制品，以便长期保存；但多媒体资源、网页资源与社交媒体信息等均无法转换成纸质形态或缩微制品，只能以数字形式存在，这些资源也是电子文件的有机组成部分。因此，“双套制”并没有从根本上解决电子文件的长期保存问题，只是在某种程度上确保文本类和图像类文件的法律效力和长期保存，其局限性不言而喻。即便可以将电子文件制成纸质版本或者缩微胶片，又如何确认纸质版本和缩微胶片的真实、完整？这是实施“双套制”归档管理模式的另一“软肋”。

4 电子文件归档管理模式发展历程（三）：“双套制”与“单套制”并行不悖

在“双套制”归档管理模式举步维艰之时，要求电子文件单套归档、单轨运行的呼声越来越高。与纸质等传统载体文件相比，电子文件能够提供纸质文件所无法比拟的全文检索、网络传输、快速复制、多用户同时利用等功能。[33]同时顺应了社会对文件、档案信息需求上涨以及对信息系统性、时效性要求提高的趋势，能够为文件形成者和档案利用者提供诸多便利。随着时代的发展，电子文件的优势日益凸显，其功能与作用已逐步得到国家和社会的广泛认可。此时，档案部门推行电子文件单套归档、单轨运行将有助于充分发挥电子文件优势，使其不再受制于纸质文件，焕发电子文件新的生机与活力，这是时代“新的曙光”。

2015年，财政部与国家档案局联合颁布《会计档案管理办法》，其第八条规定：“同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。”其中一项重要条件就是：“形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。”第九条规定：“满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。”这份文件在国内率先提出电子文件单套归档的管理需求，虽然适用范围较为有限，仅限于会计档案，但却为其他类型档案的单套归档提供了经验借鉴。此外，最新修订的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）中已经删去有关电子文件双套归档的论述；不仅如此，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出“要加快提升电子档案管理水平……在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点”。这些规范性文件都从国家层面反映了电子文件单套制将是未來时代发展的必然趋势。

目前，全国部分经济发达省市、地区、行业已经陆续开展电子文件单套归档、单轨运行的试点工作，其中最为典型的就是上海自贸区。2015年4月以来，在上海市档案局的指导下，上海自贸试验区管委会保税区管理局积极开展电子档案“单套制”管理试点，通过研发电子档案管理原型系统、完善电子文档一体化管理流程，制定电子档案“单套制”管理配套制度、落实数字签名和电子签章等技术措施，保证了电子档案管理的可控、可溯和可靠。2016年11月17日，上海自贸区电子文件归档和电子档案“单套制”管理复制推广会在浦东新区召开，标志着这一创新管理模式在自贸区范围内迎来全面推广实施。此外，浙江省档案局、国家开发银行、青岛啤酒股份有限公司也积极探索单套制归档的理论与实践，不断摸索前行。浙江省档案局明确了电子文件在形成办理阶段的单轨运行模式，要求各行政机关在政务服务中采取网上在线办理、连续可控运行的方式……从法规、政策、业务和技术层面解决“无纸化”存档的障碍。2016年12月13日，青岛市档案局针对青岛啤酒股份有限公司电子会计账簿、网签经销商合同和保管期限为定期10年的管理类电子文件单套制归档的可行性展开调研，最终认为电子文件单套归档、单轨运行是可行的。国家开发银行承担的电子合同国家电子文件管理试点任务，开展助学贷款合同电子化和业务流程无纸化试点工作，并取得显著成效。

虽然电子文件大量出现以后，电子文件“单套制”日益被提上日程，但电子文件“单套制”的实施是有前提条件的，目前只是针对部分相对不太重要的档案和非永久档案，全面推行尚需时日。“单套制”的推行需要制度先行、技术支持、业务跟进，同时明确电子文件“单套制”归档工作是一项系统工程，一定要在国家现有规章标准的范畴内，结合单位实际情况开展，从制度、技术和业务层面确保电子文件的真实、可靠、完整、可用，做到全程管理、前端控制、统一管理。现阶段，对那些参考作用大、情报价值高和保管期限短的档案，采取以磁、光介质为主，纸介质为辅的归档策略；而对那些凭证价值较高、保管期限长的档案，则采取以纸介质为主，磁、光介质为辅的归档策略，这样不但能提高档案管理、利用效率，优化馆藏，还能减少档案的体积，缓解库房面积紧张的现状。[34]此外，各单位还可以根据其工作职能、文件保密与否、成本效益、文件属性、业务特点和利用需求等实际情况，来确定电子文件“双套制”与“单套制”适用范围。

综上所述，笔者认为，当前各级各类档案部门宜实行电子文件“双套制”与“单套制”并行的归档管理模式，对于保管期限为永久或者具有其他重要保存价值的电子文件宜实行“双套制”归档管理模式，对于保管期限为定期10年或者其他相对不太重要的非永久电子文件宜实行“单套制”归档管理模式。当然，实行“单套制”归档管理模式一定要具备相应的前提条件，这一点前面已作论述，不再赘言。

5 结语：“单套制”是不可逆转的未来发展趋势

纵观国内外电子文件管理理论与实践，可以发现，电子文件的“单套制”管理正成为许多国家电子文件的发展趋势。美国、澳大利亚等国家都逐渐或已实现了“单套制”归档管理模式，丹麦要求全面运用电子文件并替代纸质文件。日本以倡导无纸化办公为准则，提出了“绿色IT”计划，以减少纸物质资源的消耗。可见，电子文件单套归档、单轨运行已经是一种“刚性需求”，是文件工作者与档案管理者必须面对和解决的问题。在数字时代，文件管理领域的数字转型不仅是客观的需求，更是时代的必然。随着电子政务、电子商务进程的加速推进以及无纸化办公程度的深化，“双套制”归档管理模式终将成为档案信息化建设的掣肘。就我国电子文件管理现状而言，彻底解决有关电子文件单套归档、单轨运行的法律、政策、制度、标准、技术等一系列问题迫在眉睫。因此，我国应该积极借鉴国外“单套制”管理经验，并结合发展实际，逐步解决电子文件单套归档的问题，尽快实现向“单套制”归档管理模式的转变。当然，“双套制”向“单套制”归档管理模式的过渡需要一个漫长的过程，就像由简牍过渡到纸张用了几百年一样，人们需要一个过程来逐渐认识和适应电子文件这一新事物，但不再依托于纸质文件而实行完全的电子文件“单套制”管理只是时间上的问题。[35]随着科学技术的进步和管理制度的完善，“双套制”终将为“单套制”归档管理模式所取代，这是不可逆转的未来发展趋势。

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