机关档案管理计算机信息论文

摘要：随着信息时代的到来，机关单位档案管理信息化是其发展的必由之路。在将计算机信息技术融入机关档案管理工作的过程中，还存在着一些问题。解决这些问题，积极拓展信息技术与机关档案管理工作有机融合的路径与方法，是当前机关档案管理工作改革的重要任务。下面是小编精心推荐的《机关档案管理计算机信息论文(精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

机关档案管理计算机信息论文 篇1：

浅议机关档案管理系统现状及业务需求分析

摘 要：本文重点指出了我国党政机关档案管理系统现状及存在的问题，并根据我国机关档案管理系统开发势在必行的现实情况，从识别参与者、识别用例等三方面详细分析了我国机关档案管理系统业务需求，为下一步系统的总体设计和详细设计提供了基础信息。

关键词：机关档案;管理系统;电子政务;业务需求

对档案进行管理是我国信息化建设的重要组成部分。近年来，数字技术的应用使珍贵的档案原件能够保存得更加长久，且利用者可以不受时间、地点的局限，实现档案的异地查找，随时获得需要的档案信息。机关档案是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有价值的历史记录。机关档案的管理是机关工作中一项重要的内容。为此，迎合现在需求及新时期特点，对机关档案管理办公无纸化和一体化进行分析及研究，以提供快捷的档案信息服务具有重大意义。

一、我国机关档案管理系统现状

随着科学技术的快速发展，我国档案管理系统也逐渐发生变化。据调研显示，现存的党政机关的档案管理系统现状及问题如下：

1.信息的全文检索尚欠缺。全文检索技术出现于上世纪50年代末，其不需对文献进行标引就可以实现检索，即可以直接根据文献资料的内容进行检索。全文检索技术的出现导致了信息检索领域的一场革命，比起目录检索，全文检索提供了全新的、强大的检索功能，支持多角度、多侧面地综合利用信息资源，是从大容量文档库中精确定位所需信息的最有效手段。此外，现代全文检索系统还具有面向3W的开发接口等，可以实现发现、分析、过滤信息，以及信息安全控制等应用。

一般来说，全文检索建立索引和提供查询的基本功能，它可以将原文中任何有意义的字或词作为检索项目，以实现当用户检索时，根据建立索引进行查找，并将结果返回用户。具体的，全文检索具有以下特点[1]：（1）信息检索的彻底性、准确性。全文检索是计算机索引程序扫描文章中每个词而建立的索引，只要待检索的概念出现在被检文献中，便可根据建立索引进行查找，即信息检索可对文中任何字、词、句进行检索，可实现信息检索的彻底性、准确性。（2）数据的原始性及相对稳定性。全文检索将对原始文献的检索、获得与浏览融为一体，同时，全文检索数据库的数据基本上是封闭的，会实现数据库的自动更新，具有直接性、客观性、原始性及稳定性。（3）系统制作的高效性。全文系统信息源来自各种形式的电子文本，避免了传统检索系统复杂的受控标引过程，系统只需把这些文本整理成标准形式，就能提供可检索的联机数据库，从而实现档案信息检索的自动化程度。（4）数据结构的非结构性。传统书目数据库是结构化数据库，不仅浪费空间，而且其检索速度也是难以忍受的。而全文检索数据库存取的各文献长度不一，是非结构性的，可以避免浪费空间并提高检索速度。（5）所用检索语言的自然性。与传统主题词检索方法有根本的不同，全文检索不作标引，借助截词、邻接等匹配方法，由索引指向原文的有关页面或链接，以自然语言检索所需文献。

2.各机关单位数据的集成度不够。数据集成是把不同格式、来源、特点性质的数据有机的集中，避免数据源彼此独立、相互封闭，从而为企业提供全面的数据共享。现阶段，随着信息化应用的不断深入，急切需要对已有的信息进行整合，如通过联邦式、数据仓库和中间件模型等方法构造集成系统，以实现数据在系统之间交流、共享和融合。其中，联邦式数据库系统（FDBS）由半自治数据库系统构成，它将单元数据库系统按不同程度进行集成，以实现对相互独立运行的多个数据库的互操作。数据仓库是面向主题、集成、与时间相关的数据集合，是为企业决策制定过程提供所有类型数据支持的战略集合，其主要提供数据挖掘和决策支持系统，为需要业务智能企业提供业务流程改进、成本及控制等指导，是目前机关档案管理系统的一个发展方向[2]。中间件模式相对来说比较流行，其关键是逻辑视图的构造及不同数据源间的映射。

二、机关档案管理系统开发是势在必行

1.对机关档案重视度不断提升。机关档案工作是国家档案事业的重要组成部分。然而，之前由于大部分党政机关没有意识到档案文献资料的保存价值及重要性，在一定程度上导致了档案管理的偏失。目前，我国对党政机关档案重视度不断提升，越来越多的机关档案管理规定不断推出。如，2018年10月，国家档案局发布的第13号令《机关档案管理规定》中明确指出，机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，以及维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关应根据工作需要设置档案数字化用房等，配置独立的专业服务器和专用存储设备。机关应当加强档案信息化工作，开展数字档案室建设，并建立档案数字化常态机制，统筹传统载体档案数字化归档与档案管理工作，有序开展档案数字化工作。机关应当开展室藏传统载体档案目录数据库建设，且档案数字化应符合真实性管理要求，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。《规定》自2019年1月1日施行，是我国在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措。

2.机关档案管理系统开发势在必行。档案管理水平要适应不断增长的社会需求。从几千年档案管理的历史来看，档案管理随着社会对档案需求的满足程度而不断提高。现阶段，作为建设社会主义事业的组成部分，党政机关档案管理显得越来越重要，其系统开发是势在必行。

首先，对海量档案管理的信息化需求。随着社会主义事业的不断推进，档案数量迅猛增加，这就进一步要求保护和储存档案的能力不断强化。与此同时，随着科学技术尤其是计算机信息技术的不断发展，新型记录方法和信息媒介不断演化，传统档案管理受到冲击，进而导致档案信息管理的技術和物质条件必须与时俱进，要向信息化、现代化迈进，档案信息管理的质量和效率才能够不断地进步，这也是档案管理取得进步的必经之路。其次，现代技术对档案管理发展冲击。近些年，我国不断发展的基础信息设施和信息产业，如现代多媒体、数据库、计算机和通信技术等，为档案管理的信息化奠定了良好的基础，给档案资源管理的科学有效性带来了一个新的机遇。第三，用户对档案管理服务水平要求。档案是社会推进中形成的具有保存价值的原始记录。伴随档案管理范围的不断扩大，档案价值不断提升，这就要求机关档案管理部门就管理水平的进一步提升，即从传统的手工管理中走出来，向现代信息管理迈进，满足用户对档案馆管理的高水平要求，向社会提供高质量的服务。

三、机关档案管理系统业务需求

据调研显示，我国档案馆管理过程中大多沿用传统手工管理的方式，导致对档案的利用与查询效率很低，准确率也无法保证;档案的破坏造成修复费用的增加，且对年久档案的补救和修复技术尚不成熟等缺陷。基于目前机关档案管理的需要，在档案管理集成系统中引入UML 需求分析工具，以详细分析机关档案管理系统业务需求，为档案管理系统的开发和研究提供指导。

1.识别参与者。系统管理员、档案库管理员和普通借阅者，是根据档案管理系统的实际情况，提供的三种不同角色的参与者。其中，系统管理员对用户基本信息进行管理，普通借阅者对档案检索进行管理;档案库管理员对档案加工进行管理。值得指出的是，档案库管理员是在档案管理集成系统中最重要的参与者，其还对库房管理系统进行管理。

2.识别用例。根据档案管理系统的实际情况，明确系统的应用对象，实现了对用例信息的识别，具体包括档案加工、库房信息、用户信息及档案检索管理。其中，档案加工管理主要为档案库管员进行档案管理、鉴定销毁等;库房信息管理主要为库管员进行架位、出入库、温湿度管理;用户信息管理主要为系统管理员进行用户、日志及权限管理;档案检索管理主要为借阅者进行查询、浏览及借阅档案管理。

3.系统用例图。根据档案管理集成系统的需要分析得出：用例图由参与者（Actor）、用例（Use Case）及其之间的关系构成。具体的，系统的参与者主要有系统管理员、档案库管理员及借阅者，用例包括档案加工、库房信息、用户信息及档案检索管理，系统用例图是用于描述系统功能的静态视图。如用户信息管理、档案加工管理用例图具体分析如图1、图2所示：

四、结语

档案管理系统是新型文件和档案管理信息化的必然结果。从我国近年来对机关档案重视度的不断提升，对海量档案管理的信息化需求、現代技术对档案管理发展冲击不断增大，以及用户对档案管理服务水平要求不断提高的现实来看，我国机关档案管理系统开发是势在必行。本文基于我国机关档案管理系统现状主要有信息的全文检索尚欠缺，各机关单位数据的集成度不够等问题的基础上，从识别参与者、识别用例等三方面详细分析了机关档案管理系统业务需求，为下一步系统的总体设计和详细设计提供了基础信息。

参考文献：

[1]高亚兰.区级机关档案管理模式创新探讨[J].中国档案，2010（08），5-8.

[2]林惠真.文档管理系统需求分析[J].科技与创新，2014（9），100-102.

作者简介：郭文宁（1976-），女，汉族，辽宁沈阳，本科，中级馆员。工作及研究方向：机关档案室负责机关档案。

作者：郭文宁 张立春

机关档案管理计算机信息论文 篇2：

计算机信息技术与机关档案管理工作的融合

摘要：随着信息时代的到来，机关单位档案管理信息化是其发展的必由之路。在将计算机信息技术融入机关档案管理工作的过程中，还存在着一些问题。解决这些问题，积极拓展信息技术与机关档案管理工作有机融合的路径与方法，是当前机关档案管理工作改革的重要任务。

关键词：计算机信息技术;机关档案管理工作;融合

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：<E：＼电脑2019＼知网文件27 28期＼28＼1xs201928＼Image＼image1_5.jpeg>

科学技术不论在任何时期都是第一生产力，作为当前最典型生产力代表的信息技术，深刻地改变着人们的生活习惯和工作方式。将计算机信息技术融入机关档案管理工作中，能够有效地提高档案管理工作的效率，提高档案资源的利用价值，对于优化机关档案管理工作具有重要意义。

1 信息技术融入机关档案管理工作的意义

1.1 扩展档案资源的范围

局限于档案管理的技术水平，传统的档案管理其信息收集只能在有限的范围内进行，无法实现档案信息的资源共享。将信息技术融入档案管理工作中，就可以有效地突破传统的档案管理方法的局限性，不但可以将档案目录进行信息化管理，对现存的档案信息快速地进行科学的分类与整理，同时，还能够将各机关档案信息通过网络互联实现资源共享，从而进一步对这些档案资料进行挖掘。

1.2 能够促进机关档案管理系统化

将计算机信息技术有机地融入机关的档案管理工作，可以优化各档案管理工作的具体细节，可以使各项工作都规范化、精准化。并且能够将各个具体的环节有机地融合为一个高效的工作体系，进一步扩大这些机关档案信息的容量。通过资源共享，还能够更好地实现资源的合作效应，更好地体现机关档案信息的可靠性。通过计算机信息技术的融入，可以将机关档案信息的所有内容都在专项信息系统中体现出来的，从而保证了内部档案的完整性与统一性。

1.3 能够提高工作人员的管理水平

将计算机信息技术融入机关档案管理工作中，必然会形成相应的工作流程和规章制度，这样就能够促使工作人员对各项工作执行精细化标准，提高工作人员计算机应用能力。機关档案管理工作的信息化建设，也就是将先进的计算机信息技术手段的融入档案资源管理的各个具体环节，从而对这些信息资源进行准确而快速的处理与整合，并进行长期有效的保存，为后续的档案查阅创设了更好的条件。工作人员通过工作实践的锻炼，可以有效地提升职业素养，提高管理能力。

2 计算机信息技术融入机关档案管理工作所面临的问题

2.1 档案资源有失实的风险

将计算机信息技术应用于档案管理，在程序化管理过程中，档案资料会进行自行的整理过程，档案中的一些信息资源容易被删除，而且还不会留下痕迹。这样，一些档案资源就失去了原本的根据，这部分资源也就失去了签发的标准。一旦形成这种情况，这部分材料的真实性就存在了疑问，其应用价值就大打折扣。

2.2 档案信息的保密性存在风险

将计算机信息技术融入机关档案管理工作中，机关档案的一些内部信息就进入了网络系统。在信息技术飞速发展的背景下，利用各种网络信息渠道，任何人都可以通过网络终端设备进入各种网络信息平台中，从而获取这些文件信息。更有甚者，同一终端的信息资源能够被多个网络终端同时接收利用。基于此，一些机关档案中需要进行保密的重要信息资源，就存在着较大的泄漏风险，这也是信息技术应用的技术瓶颈。

2.3 档案资源长久留存存在一定的风险

随着信息时代的到来，当前我国各地的机关单位的档案管理基本实现了信息化，实现了传统手工纸质化档案管理工作向无纸化办公的转变。这种无纸化办公其实也就是计算机信息技术与档案管理工作的有机融合，借助信息技术的优势，这种档案管理工作变得更加轻松而快捷，而且更加高效，工作人员只需要敲级计算机键盘，就可以快速的获得目标资源。但是，这样的办公方式也存在着一定的缺陷，那就是信息技术的发展也伴生着一些网络攻击技术手段的提升，导致档案网络系统也很容易受到黑客的攻击和侵入，造成整个档案管理系统混乱瘫痪以及重要档案资源的丢失。

3 计算机信息技术与机关档案管理工作融合的有效策略

3.1 转变档案管理工作的理念

在较长的一段历史时期内，我国各地区机关单位的档案管理工作受机制制约和工作理念的影响，一直不愿改变管理方式。在现代机关单位档案管理工作信息化建设过程中，许多地方的机关单位都难以有效地落实信息技术的引进，对档案工作的信息化建设形成了很大的阻碍，严重影响着机关单位档案管理工作的升级。基于此，各机关单位首先应该改变传统的档案管理工作观念，要冲破就有的机制束缚，要深刻认识档案管理工作信息化建设的重要意义。并且要与时俱进，结合时代的多元化发展特征积极应用信息技术，从顶层设计上优化与完善档案管理工作的信息化建设，从而提高档案管理的信息化水平。

3.2 强化档案管理的技术处理

将计算机信息技术融入机关档案管理工作中，相关人员要认真落实信息资源管理的相关规定，要及时地对所收集的大量的档案资源进行科学的分析、整合、归档，要确保这些档案资源的每一个具体信息及时接收并且按照规范进行技术处理。通过优化管理流程，进一步提高对这些档案资源的有效保护。另外，各机关单位还要积极应用最先进的科技手段，努力做到对档案系统及时的更新与升级， 进一步拓展档案资源的收集整理路径与方法，进一步提升对这些档案资源的整合应用，充分发挥计算机信息技术的积极作用。

3.3 重视相关人员职业素养的提升

在现代化管理中，工作人员自始至终都是技术的载体。机关单位要想提高档案工作的信息化管理水平，就必须要重视相关工作人员职业素养的提升。首先，各单位要组织相关人员积极学习相关档案管理工作的法律法规，让他们充分认识档案管理信息化建设的重要意义。并且积极开展各种形式的思想政治教育活动，提高他们的政治思想水平，提高他们的职业道德，提升他们的职业素养。其次，机关单位还应该积极组织档案工作相关人员积极参与各种形式的专业学习活动，通过专家讲座、进修、观摩、经验交流等学习活动，丰富他们的档案管理专业知识， 提高他们的信息技术应用能力，从而提高他们的职业技能。并且在工作实践中，通过监管督促增强他们的风险防范意识，提高他们的风险识别和风险应急处理能力，进一步提高机关档案工作管理的信息化水平。

3.4 加强机关档案管理的制度化建设

制度建设是保证各项工作顺利开展并实现其有效性的重要保障。机关单位在将计算机信息技术融入档案管理工作过程中，必须要加强制度建设。要通过制定各种科学合理的规章制度，来保证档案管理工作的系统化和规范化，对于档案管理工作的各个细节制定基于规章制度的工作细则和规范标准。为了保证机关档案资源在信息化建设过程中的完整性与真实性，还应当对档案管理的相关环节制定专项的法律法规，通过制度的权威性，约束相关人员不断的优化管理措施，以确保档案资源管理的安全。同时，机关单位还应该积极构建档案管理工作相关的激励机制，针对档案管理工作无法量化评估的特点，对档案管理工作从信息收集、整合、归档各具体环节的目标任务制定有针对性的奖励细则，从而肯定这些工作人员的成绩，激发他们的工作热情，提升他们的管理水平。

4 结语

信息时代背景下，我国各地区的机关单位也应该与时俱进，结合时代发展特征积极应用信息技术开展档案管理工作的信息化建设。相关人员也应该在信息化管理实践中努力学習，提高自己的职业素养和职业能力，更好地解决信息化管理过程中所存在的问题，进一步实现机关单位档案管理的高效、真实、安全，进一步提升我国机关单位档案管理工作的现代化水平。

参考文献：

[1] 吕德智.机关档案管理中计算机信息技术的应用[J].河北水利，2019（04）：43.

[2] 王雅喆.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2019（07）：248.

【通联编辑：光文玲】

作者：刘莹

机关档案管理计算机信息论文 篇3：

机关事业单位档案管理数字化存在的问题及对策

摘 要：随着互联网技术的普及，机关事业单位档案管理模式发生大的变革，数字化技术更广泛地应用到机关事业单位档案管理，促进了档案管理效能的提高。本文阐述数字化技术应用机关事业单位档案管理的意义，分析数字化技术应用的现状，针对存在的问题提出改进策略。

关键词：机关事业单位;档案管理;数字化应用

大数据时代的到来，给机关事业单位的档案管理工作提供了新的平台和思路，也带来了新的挑战。机关事业单位应抓住机遇，不断地突破原有的档案管理模式，将数字化技术和档案管理工作有机结合，推进档案管理数字化，更好地推进机关事业单位的档案管理工作。

1 机关事业单位档案管理数字化存在的主要问题

1.1 档案管理数字化意识缺乏

现阶段，我国部分机关事业单位还存在缺乏数字化档案管理意识的现象，一些领导及管理人员虽然对数字化档案管理的作用有一定的认识，但因为纸质档案管理模式相对来讲已经非常成熟，且单位员工也都已熟悉此种档案管理模式，所以一些人认为不必对现有的管理模式进行改变。还有部分机关事业单位虽然建立了数字化档案管理系统，但是因为各种因素的影响，数字化管理系统并没有发挥出应有的作用，也就无法达到进一步提高档案管理层次和效率的目的。但是运用数字化技术进行档案管理是机关事业单位档案管理工作发展的必然趋势，只有将互联网技术的优势应用到档案管理工作中，才能使机关单位的档案管理工作更加便捷，进一步提高档案管理的工作效率。

1.2 数字化技术建设投入不足

目前，我国机关事业单位在具体的数字化档案管理建设中的资金投入还是远远不够，直接影响了档案管理软件系统的开发以及硬件设备的购置配备，也就无法及时地对系统进行更新和维护，在很大程度上阻碍了档案数字化建设的顺利推进。此外，数字化档案管理信息技术的利用虽然可以有效地提高档案管理的效率，但也有可能会造成档案管理的信息安全事故，这就需要机关事业单位重视信息安全技术的保障工作，确保档案数字化建设的顺利开展。

1.3 档案数字化管理所需技术人才匮乏

现阶段我国机关事业单位档案管理人员普遍存在数字化管理水平较低的问题，因此在档案管理中无法完全科学、合理地对数据进行整理、存档和查询利用，档案管理工作会出现信息不真实、信息遗漏等问题，严重影响了档案管理工作的正常开展。因此，机关事业单位应重视对档案管理人员专业素质的培养，定期对其进行业务培训，提高档案工作人员档案数字化管理水平。

2 推进机关事业单位档案管理数字化的有效策略

2.1 充分认识档案管理数字化的意义

机关事业单位档案管理采用网络信息技术，对档案进行数字化管理，能为档案管理工作提供便捷快速的应用技术手段，能够有效缩短档案收集、立卷、归档、存储、管理、查询、利用的效率和规范化，更好地实现档案的集中统一管理，更好地保护档案信息资源，促进机关事业单位工作的信息化和现代化，更好地为社会和公众服务。现阶段互联网技术以及大数据技术已经逐渐渗透到我国各大企业以及社会领域中，机关事业单位应转变以往的传统思想，充分认识数字化技术的优势，将数字化、高效化、高质化作为数字化档案管理工作的目标，进一步提高档案管理的质量和效率，推进档案管理工作，促进机关事业单位工作进一步发展。

2.2 建立数字化档案管理体系及制度

机关事业单位应建立数字化档案管理体系，对数字化档案的运行模式进行改进和完善，使得档案管理工作能够将自身的功能以及效应充分发挥出来。机关事业单位档案管理机构及人员应积极争取必要的资金，购置先进硬件设备，引进软件技术，推进数字化档案管理体系建设，推动数字化档案管理工作的有效开展。任何一项工作的开展都需要有良好的制度作为支撑，对于机关事业单位的数字化档案建设工作来讲也是一样。因此，机关事业单位应重视数字化档案管理制度的建立健全，使其能够满足进行实际档案管理的需求。在推进数字化档案管理过程中，需要对大量的檔案资料进行整理，并将其录入计算机信息系统中，这就要求档案管理部门一定要加强和其他部门之间的交流和沟通工作，使单位其他部门能够积极配合档案管理部门进行相应的档案管理工作，形成有机配合、顺畅运转的一个系统。档案管理部门在进行档案资料的提供时一定要确保其格式的统一，并要注重对数字化技术的应用操作，使得档案管理工作能够更加数字化、规范化。

2.3 进一步完善信息化档案管理系统

衡量机关事业单位档案管理工作效率的主要标准是能够为查阅人提供更加便捷的档案信息服务。因此，机关事业单位应加强档案数字化管理信息系统的建立，将各个部门内的档案资源都纳入到档案管理信息系统中，使各个部门进行档案调阅更加简便快捷。档案管理部门工作人员应及时将新的档案数据信息上传到数字化档案管理信息系统中，确保数字化管理系统数据的时效性。此外，数字化技术在档案管理中的应用有一定的安全风险。因此，机关事业单位档案管理部门及人员一定要树立档案数据安全保存意识，利用高级防火墙网络隔离技术，或者在进行档案管理的时候利用信息认证技术，加强安全防范工作落实，保证档案数字化管理系统及档案信息资源的安全。

2.4 提高档案管理人员的数字化业务能力

档案管理人员的专业素质对于数字化档案管理工作有着至关重要的作用，因此，机关事业单位应加强对档案管理人员数字化专业技术培训工作，打造具有较强数字化管理水平的团队，使其能够在数字化档案管理工作中发挥出最大的作用。档案管理人员应不断进行计算机操作水平以及数据管理知识的学习，提高自己的计算机操作能力以及对信息化数据整合、分析、保存、管理、编研、利用等能力。同时，机关事业单位应适当引进较高层次数字化档案管理人才，为档案数字化管理工作提供强大的技术人才支撑。应将档案数字化管理职责明确到每一位档案工作人员身上，将档案管理部门打造成一个有纪律、有技能的综合性管理团队，提高档案管理工作水平。

机关事业单位是重要的社会管理服务单位，在经济社会发展中起着重要的作用。提高机关事业单位的档案管理效率，能够促进机关事业单位建设。机关事业单位应在档案管理工作中加强对数字化技术的应用，进行数字化档案管理系统建设，提高档案管理数字化、信息化水平，提高档案管理的层次和水平，更好地为经济社会发展和人民群众服务。

参考文献：

[1]张黎一.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J].科技风，2019（26）：217.

[2]毛潍玲.协同发展背景下机关事业单位档案管理的信息化水平提升[J].数字化用户，2019，25（31）：34.

[3]刘翠萍.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].数字化用户，2019，25（27）：35.

[4]邓平.数字化管理在机关事业单位档案管理中的运用分析[J].大观周刊，2020（9）：149—150.

（作者单位：白城市洮北区第六幼儿园）

作者：赵丽辉