公共信息核心效率管理论文

公共信息核心效率管理论文 篇1：

工程管理信息化的内涵与外延探讨

【摘要】随着计算机和互联网的发展，信息化在工程管理中的运用被越来越多的人所关注和重视。通过信息技术，的建立一个完整的控制体系，对于工程管理工作具有深远意义。本文从工程管理信息化的内涵和外延两方面着手进行分析，为工程管理的信息化建设提供部分理论依据。

【关键词】工程管理；信息化；内涵；外延

工程管理信息化的本质就是在现阶段信息技术的基础上进行工程管理工作，同时，利用信息技术建立一个对工程管理现实有效控制的管理体系。传统意义的工程管理方式随着时代的发展已经被逐步淘汰，在经济市场稳定发展和供求关系的刺激下，大量的工程开发和工程建设项目被提出，此时，信息化的工程管理模式应运而生。采用信息化管理的工程项目，除了具备更高的质量和效率外，还能保障更加稳定的经济利益。工程管理信息化不仅仅是建立信息管理系统，它还包括整个工程项目管理过程中的组织结构和信息系统构建。相对于整个工程项目的开发和建设，信息化管理在整个工程周期中都起到不可取代的作用。

1.工程管理信息化的内涵

工程管理信息化由工程、管理和信息化三个词语构成。所以工程管理信息化可以从两个方面理解，一是信息化的领域范围，二是工程管理的管理方法。信息化在其发展过程中，除了信息技术本身的发展，同时包括了以技术为基础获得经济效益的过程。工程管理信息化作为经济管理信息化的一部分，如何提高工程质量和效率、保障信息安全和经济效益是信息化在工程管理中需要重点关注的问题。

1.1运营管理

在整个工程周期中，运营管理主要由两部分内容组成：运营系统和管理系统。运营系统作为工程项目顺利施工和达标的基本保障，具备了远端控制、筹划调度以及硬件维护等功能，运营系统除了支持日常运营的工作外，对规范体系、稳定制度也有着重要作用。管理系统主要目的是为了实现对人力资源、财务状况和市场环境的有效掌控。单一的运营系统存在着功能不健全等弊端，为了消除这种弊端，在很多工程项目的开发和建设中，一般会使用多套运营系统，在保证数据交互的同时实现了资源共享，能够有效提高系统的稳定性和运行效率。因此，运营管理在整个信息化的工程管理过程中处于核心地位。

1.2 伙伴协作

伙伴协作是整个工程管理信息化过程中非常重要的特征之一。部分工程项目在实施过程中如果不进行合作与分享，就会由于项目本身的局限导致项目的停滞或失败。除此之外，部分工程项目在不同阶段和进度对于资源的利用方式都不相同，如果不进行合作与分享，对于资源的配置和利用的效率就会非常低。此时，建立一个资源共享的信息管理平台非常重要。它不仅能够实现伙伴协同，提高资源配置和资源使用率，而且有效的保障了工程项目的顺利进行。信息沟通平台一般由工程的管理人员创建，是实现管理全面性和可靠性的技术手段。

1.3 公众服务

从工程项目建设的角度来看，最终目的都是为了服务公众，造福社会，因此，完善的公众服务平台的建立就非常有必要。公众服务平台能够加强工程管理者与群众间的交流与联系，能够及时的知晓公众对工程项目开发和建设的看法和意见，这对于完善工程项目、提高工程的服务质量都起到非常好的平台作用。在平台管理中，管理者可以在公众平台公开工程管理的相关信息，这样能有效提高公众对工程的监督力度，从而确保工程项目的质量和后期服务的达标度。比如建设小区公共平台，能提升小区管理质量，加强小区治安管理，同时小区居民的生活状况也会显著提高。

1.4 集成创新

集成创新是以集成思想作为基础的创新理念，它将原有的产品或技术作为蓝本，通过创新或集成的手段得到新的产品或技术。每一种工程的存在都不是独立的，它需要同其他工程进行有效关联，在工程实际的实施过程中，既参考借鉴了其他工程的优点，也总结了其他工程项目中的失败教训。同时，该工程本身也会被作为学习分享的例子为其他工程项目参考借鉴。在互相分享和不断改进的过程中，管理水平的不断提高带来了更大化的经济利益和社会效益。随着人工智能领域的不断被开拓，在共享资源的平台上融入人工智能是未来信息化工程管理工作的重点研究方向。

2.工程管理信息化的发展趋势

2.1单一阶段管理向多个阶段管理转变

在未来的工程管理信息化的发展中，必将是单个阶段管理向多个阶段管理转变的过程。单一的阶段管理和全过程联系不紧密，容易遗漏大部分细节，而在未来的发展趋势中，全过程管理的模式将逐步被提倡。规模化的管理方式能够统筹全局，对整个工程进行统一分配和规划，是未来工程管理发展的主要方向。

2.2单一管理平台向多管理平台转变

随着众多工程项目的开发和建设，单一的信息化管理平台很难满足更多群众的需求，所以平台基数的转变将成为趋势。通过单一平台的管理逐步过渡到多平台的融合，能够加大管理力度、扩充服务对象基数。在信息化的工程管理发展进程中，只有不断提高信息技术和管理水平，才能更好的提高工程质量和社会效益。

2.3单一技术平台向集成化平台转变

对信息资源和管理系统的配置要根据具体情况来进行。在未来发展趋势中，信息化的工程管理需要打破传统特定技术平台的束缚，逐步向有特色、集成化的平台方向发展，这样才能跟随时代的步伐。

3.总结

随着越来越多工程项目的开发和建设，信息化的工程管理必将是提高管理效率、及时解决问题的重要管理模式。为了加快信息化工程管理的发展，各工程企业应该加强基础技术知识的学习，创建全面有效的管理平台，从而逐步发挥出信息化管理的功能和作用。

参考文献

[1]刘人怀，孙凯. 工程管理信息化的内涵与外延探讨[J]. 科技进步与对策，2010，19：1-4.

[2]孙军锋. 工程管理信息化的内涵与外延探讨[J]. 中华民居（下旬刊），2013，06：231-232.

[3]周启碧. 工程管理信息化的内涵及外延探究[J]. 科技与创新，2015，09：49-50.

作者简介：

冯春华（32068419810302391X）；男、1981.03；汉；江苏南通；本科；中级工程师；工程管理

作者：冯春华

公共信息核心效率管理论文 篇2：

电子档案信息资源共享利用管理模式初探

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-7930

摘  要：该文深入探讨了新时期下电子档案信息资源共享利用管理方式的创新工作特点、创新发展策略，以有效促进我国各个企业电子档案信息资源共享利用管理创新工作的平稳健康发展，推动新时期下的企業管理单位生产经营档案管理工作的高层次质量化和可持续发展。将档案管理与现代信息技术相结合，在技术应用、信息服务、资源整合等方面，提高档案管理水平。

关键词：电子档案  资源共享  管理  信息技术

On the Management Mode of Sharing and Utilizing Electronic Archives Information Resources

YANG  Li

（Fujian Provincial Hospital， Fuzhou， Fujian Province， 350001  China）

在我国社会主义市场经济社会持续健康发展与推进现代中国企业管理制度建设改革开放进程不断加快的大时代背景下，新历史时期的电子档案信息资源共享利用管理模式的素质水平一直约束着整个企业业务是否可持续健康稳定发展。一直以来，档案管理监督工作的各种人为管理干预限制困素较多，存在一定的主观能动性，档案管理监督工作确实可以对相关企事业单位的社会经济效益和其他经济管理活动行为进行有效监督和合理约束，能够助力相关企事业单位开展相关档案工作服务质量的不断提升[1]。

新时期电子档案信息资源共享就是将信息技术与现代管理体系结合，为企事业单位提供最大范围内的共享信息服务。整合功能软件与硬件，采集、存储、审核以及共享，从而将电子档案信息资源价值充分地发挥出来。

1  新时期电子档案信息资源共享利用管理方式的存在的问题或困惑

1.1 人才流动越发频繁

随着我国经济社会的发展，现代企业管理制度也不断成熟。尤其是在现代电子档案信息资源共享利用管理制度朝着现代化、多元化要求转变的大背景下，档案管理也成为新时期下企业管理事务的重要组成部分。并且在市场化配置资源的影响下，电子档案信息资源共享利用管理工作的人才流动规模也在发生着巨大的变化。因此，在人才流动越发频繁的严峻形势下，我国各个地区的电子档案信息资源共享管理工作也先后经历由一个部门的隶属部门管理到一个专门部门管理的过程。这就需要电子档案管理人员要根据档案材料的来源、内容、形式等进行针对性整合与管理，为企事业单位的电子档案信息资源共享利用管理工作提供更优质的档案内容。

1.2 档案利用手段较落后，共享机制不够完善

面对海量的信息资源，档案的利用者对档案信息的需求日趋多样性、迫切性和实效性。而大部分的档案馆都停留在现场排队、人工登记查询阶段。各部门之间的信息孤立，无及时沟通，无数字化。查询信息的需求者无法查阅到相关有效信息的关联性，档案无法为其提供正确的指引[2]。

1.3 信息化建设基础设施薄弱

当前在我国，档案管理相关工作流程自动化规范程度较低，有些相关单位对推进档案管理信息化体系建设重视程度不高，对推进档案管理工作投入的主要专项经费投入不足，以至于一些计算机档案使用起步较晚。虽然有些档案机构已经引进了数字计算机等各类先进设备，但是这些先进设备多数只用于基层办公室的文字处理，对各类档案管理信息的采集加工、存储和利用开发以及再利用依旧需要处于手动操作处理阶段，这就严重阻碍了我国档案管理信息系统建设的快速进程。

1.4 信息化档案数据权限管理及安全体系有待加强完善

档案管理机构对档案信息的采集、整理、生成与检索、查阅、利用两者控制权限没有合理区分，未完全统一档案数据电子信息元著录项标准，无法确保档案文件的权威性和可信度。在信息系统技术安全保障和网络安全方面控制不到位，制度不规范，也无法保障电子档案信息的安全[3]。

2  基于新形势下的电子档案信息资源共享管理工作的創新策略

2.1 由分散管理走向集中管理

根据相关调查表明，传统的档案管理部门对于电子档案资料的收集往往较为分散，管理都是以结构或部门为一个整个群体。但由于每个机构或单位之间存在一定的独立性，电子档案信息资源共享管理工作也就成为了一项较为复杂的工作。因此，在新时期下，电子档案信息资源共享管理工作应逐渐改变这种单一化的管理形式，通过采用建立集中的“电子档案管理中心”、成立专业的“电子档案管理机构”等方式来提高电子档案管理的工作效率。不仅如此，在电子档案管理工作由分散管理走向集中管理的过程中，企业内部电子档案管理创新工作也应该充分借助原有的档案管理工作模式，得出一些自己独特的看法与见解，再运用类比、对比等手法在同类或异类事物得到深度认知。其次，再将这些总结归纳的工作想法融入新时期的电子档案信息资源共享管理工作之中，形成独具特色的电子档案管理工作模式。最后，档案管理工作的创新不仅是考验档案管理人员的专业技能与专业知识，还是帮助档案管理人员提高创新思维的重要举措。由此，在档案管理工作创新的过程中，档案管理者首先应跳出自己的舒适圈，学会利用自身优势借鉴适合学校实际发展需要的成功经验和方法，同时也要对其关联行业的知识进行深入学习，并在其学习、借鉴中找到合理的工作方法，促进电子档案信息资源共享管理由分散走向集中管理[4]。

2.2 由纸质管理走向电子化、网络化管理

实现电子档案信息资源共享归档管理的信息电子化、网络化不仅能够更好地充分适应新时期档案管理相关制度深化改革的发展需要，还能够充分满足当代中国社会对电子档案信息资源共享管理的各种多元化发展需求。传统的档案管理人员工作记录制度主要目的是通过一种手写档案记录方式来准确记录各项工作调研及日常档案管理等各项工作。随着当前我国信息网络技术的不断逐步发展成熟，档案的使用管理手段与档案记录管理方式也在发生一些新的改变。因此，在“互联网+”的21世纪，电子档案信息资源共享档案管理改革工作也将更应根据当前档案管理的实际发展需要，对我国电子档案信息资源共享的档案管理的人事物模式进行合理化创新。同时，相关档案管理工作人员还希望可以充分利用计算机、扫描仪等多种现代网络信息技术设备将管理电子档案相关管理档案的网络信息管理资源直接转变形成为图文电子稿等多种网络信息形式，实现电子档案管理相关工作的面向数字化信息发展。由于电子档案信息资源共享管理工作仍然是一个较为注重保密的领域工作，这就需要相关档案管理工作人员在收集整理与保存记录个人的档案资料时还需要定期做好密切相关的保密工作，而保证现代电子档案信息处理技术的实时保密性，不仅能够有效促进电子档案资料的永久加密保存，对用于进行档案管理的重要信息的实时安全性与严密性也需要有一定的技术保障[5]。

2.3 提升电子档案管理人员综合素质，推动信息化建设

电子档案信息资源共享管理工作往往是一项管理技术含量要求强、程序繁琐的复杂工作。这就需要电子档案管理工作人员同时具备严谨踏实的管理工作生活态度与良好的管理职业道德文化素养，管理单位也因此应定期组织内部相关专业技术档案管理人员进行培训，不断提升所属内部相关档案管理工作人员的技术管理水平，包括相关法律法规、内部风险控制等。改变过去的档案工作方式观念，变被动工作为主动，自觉充分发挥主人翁服务意识，通过探索采取成立多元化电子档案管理工作组的形式加以合理配置人力资源，提高档案管理人员的基本专业技能，为单位的相关电子档案管理队伍建设工作培养一支高层次素质人才队伍。在现代化的信息社会中形成科学的电子档案管理方式与手段，创新电子档案管理的方法与形式也是促进我国各个地区电子档案信息资源共享管理工作创新的重要途径[6]。

2.4 推进档案信息化服务中心建设，提高利用需求

长期以来，电子档案管理人员都习惯于通过同时提供档案利用者的次数、编印量和检索等的工具和馆藏资料数量等一系列硬性的衡量指标等方面来衡量一个国家档案馆的发展情况。不容否认，在特定的社会历史发展条件下，这种管理方法仍然是有效的、积极的，然而在世界经济信息时代这个大历史背景下，信息技术的文化含量及其所直接产生的经济效益才真正是目前衡量我国档案管理事业持续发展的重要标尺。只有不断转变档案传统利用理念，强化对馆藏档案资源信息管理资源的档案客源信息管理服务功能，用我国馆藏管理档案的核心价值理念含量、知识产权含量、提供者和利用所直接产生的社会经济和其他社会相依力量来真实反映我国馆藏利用档案的发展情况，从而才能使馆藏档案资源信息管理资源能够适应我国社会经济发展的实际需要，适应现代社会公众对个人档案管理利用的日益需求。因此，创建国家档案管理服务信息中心迫在眉睫[7]。档案管理信息公共服务管理中心职能有别于国家档案馆或国家档案产品行政监督管理局等机关，不是现代国家档案体制的一个产物，档案信息服务管理中心仅仅是各管理机构之间的一个链接或者纽带，其实是具有针对档案信息整理、保管、处置和管理提供档案服务综合利用的一级管理机构。由国家档案查询保管管理服务部、档案整理查询综合利用整理服务部、档案查询整理利用服务部这3个职能部门共同构成。其中，资源整理部和综合利用升值部分别是整个中国档案系统信息管理服务资源中心的两个灵魂，其内部具有将整个档案管理信息服务资源的综合使用价值充分挖掘体现出来的巨大潜力，使整个档案管理信息服务资源能够得到有效利用，从而有效满足广大社会公众的资源利用价值需求[8]。

3  结语

企业在经营管理的进程中，潜藏着诸多经济风险。面对无所不在的经济风险，电子档案信息资源共享管理工作影响着各项经济活动能否平稳进行、企业单位事业能否长远健康发展。电子档案信息资源共享管理工作作为档案管理工作的重要环节之一，对企业的经济活动开展具有重要的监督和指导意义。因此，相关管理部门应高度重视电子档案信息资源共享管理工作对企业经济事业可持续发展的重要性，通过建立健全相关电子管理工作制度、由分散走向集中管理、由纸质管理走向电子化、网络化等创新手段以及加强电子档案管理部门的相互沟通来充分发挥电子档案管理职能，从而推动电子档案信息资源共享管理工作的高质量发展。

参考文献

[1] 宾旭芳.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].卷宗，2018（29）：6.

[2] 袁卫平.电子档案信息资源共享利用管理模式初探[J].济源职业技术学院学报，2019，18（3）：17-21.

[3] 魏振国.基于云计算大数据背景下档案信息资源共享模式初探[J].机电兵船档案，2019（1）：96-99.

[4] 刘宇.新形势下的档案信息保密与公开机制分析[J].科技创新导报.2020，17（10）：143-145.

[5] 郭磊，赵凤华.档案信息资源共享云体系建设的思考[J].文渊：小学版，2019（7）：151.

[6] 赵琰.高校档案管理中信息资源共享模式的构建研究[J].信息记录材料，2019，20（9）：189-190.

[7] 胡亚南，成杏丽.基于数字化环境的电子档案管理初探[J].档案天地，2019，301（5）：43-44.

[8] 王笑庸.建立健全事业单位的科技档案管理工作[J].科技创新导报，2020，17（11）：154-155.

作者：杨莉

公共信息核心效率管理论文 篇3：

以信息化推动我国大学管理体制改革的历程与策略研究

摘 要：教育管理信息系统是我国教育信息化建设的战略重点与推动大学体制变革的重要力量。本文通过对我国五所大学的调研，揭示了信息化推动下我国大学管理体制发展演变的历程，提出了我国大学以信息化推动大学管理体制改革的策略与建议。

关键词：信息化；大学管理体制；策略；历程

一、问题提出

变革高等教育管理体制、完善中国现代大学制度建设是当前我国教育改革的重点[1]。而大学内部行政权力泛化、机构臃肿、部门条块分割、管理僵化、效率低下、官僚作风盛行是我国完善现代大学制度面临的主要障碍之一[2][3]。信息技术是一种打破组织边界，突破复杂利益格局，推动组织变革发展的革命性力量[4]。信息化正成为我国大学突破体制壁垒，深化体制改革的强大动力。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》、《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》都将构建教育管理信息系统列为战略重点，我国大学在此迎来以信息化推动体制改革的新机遇。

值此我国高等教育体制改革之际，与信息化对大学管理变革之势初见端倪之时，分析信息化影响我国大学管理体制改革发展的过程与机制，总结以信息化促进大学管理体制改革的策略，是信息时代中国现代大学制度建设的重要议题。

二、研究现状与研究思路

以信息化推动大学管理体制改革是国内外实验与研究的热点。国内研究者提出管理信息化将引发大学组织结构变革，大学组织将重组，由“金字塔”向“凸型”转变，管理工作模式从过去独立完成向团队协同完成发展，基于网络的信息系统将承担更多决策支持作用[5][6]。当前观念更新慢，对信息技术认识不深入，学校不重视，缺乏统筹规划，管理服务系统不完善，师生信息素养低是制约我国大学管理中应用信息化的主要问题。需树立科学的管理服务观念、统筹规划，打造坚实的管理服务平台，提升服务质量，推进管理体制变革，优化组织结构，实现管理流程再造[7][8]。我国此方面研究多以思辨为主，然而信息化对我国大学管理体制改革已经带来怎样的变化，这些变化是如何产生的，有无可借鉴的成功经验，此方面的研究甚少。

笔者以我国Q大学、B大学、F大学、H大学、Z大学这五所管理信息化建设卓有成效的大学为个案，通过对相关人员访谈及相关文献资料的分析，探究我国大学以信息化推动管理体制改革发展的历程，总结以信息化推动管理流程再造，促使管理结构、管理文化改革的成功策略，以期对深化我国大学管理信息化建设，探索以信息化推动大学管理体制改革有所启示。

三、信息化推动下我国大学管理体制改革发展的历程分析

我国大学管理信息化的发展，经历了从独立管理系统建设向统一教育管理公共服务平台建设的发展，从面向职能部门以业务功能主动的管理信息系统建设向面向师生用户服务的基于业务流程再造的大学资源规划建设。在这一发展中，管理信息系统提升了大学管理效率，促进了管理的规范化、标准化，改变了大学管理业务的运行与管理方式，正在管理業务流程再造中推动大学管理体制的改革。

1.我国大学科层管理体制的手工时代

我国大学科层管理体制对管理业务的划分，一是根据管理对象，即“人、财、物”设定，如人事处、财务处、设备处、房产处、学工处等。二是根据大学师生的活动类型，教学、科研、学习等进行划分，如教务处、科研处、研究生院、团委等。各项工作向上设立分管不同职能部门或事务的副校长，向下在院系设立如科研副院长、教学副院长、财务副院长、教务员、科研秘书、办公室主任等职位，形成了如图1所示的科层管理体制结构。大学管理业务运行依靠师生员工将自己的信息活动，以各部门职能为标准分解，按照“师生——院系行政人员——职能部门”这一层级，以纸张为媒介，以“人的物理运动”为信息传递通道，实现大学管理业务的运转。

科层组织结构引入大学是由其历史必然性。从“信息”视角来看，要管理大学这么一个复杂的组织，手工时代校领导群体没有时间精力搜集和整理各方信息以做出决策，引入科层管理体制，通过设置不同职能部门，将大学中“人”的整体、复杂的信息活动进行分类管理，职能部门成为衔接领导层与院系执行层的桥梁，进行信息汇总、传递、分析，为工业时代大学的发展提供了保障。担当桥梁的“职能部门”因其信息处理能力的局限，部门业务跨度不能太大，必须要设定多个职能部以提升管理效率。

但我们要看到大学管理效率的提升是建立在师生对自身“信息活动”分解基础上，是以被师生的低效率为代价。与此同时，因信息载体限制，职能部门、师生经常为相同信息的重复获取与加工花费大量时间与精力。信息获取、加工、传递的手工操作方式效率低下，使很多职能部门设置了某项业务只在某天办理的规定。新生报到、毕业离校，跑多个部门，盖多个章，数日方能办理完毕。这种师生为一项业务忙碌数天的现象在大学中屡见不鲜。随着时代发展，大学科层管理体制所带来的机构庞大重叠、多头管理、信息不畅等诸多弊端凸显，尤其当大学步入日趋复杂、多元，很多事情需协同方能完成的信息时代，科层管理体制弊端已束缚大学发展。

2.科层管理体制下大学管理方式从手工时代向数字化时代的转变

伴随着IT的发展，大学职能部门开始使用管理信息系统进行业务信息管理与业务办理。如Q大学、P大学、H大学等在20世纪80年代末在教务、财务等业务上开始尝试管理信息系统的应用，21世纪初叶全面推进。迄今五所大学已开发了本科生教务系统、人事管理信息系统、教务管理信息系统、学工管理信息系统等二十多个面向各职能部门的管理信息系统，对大学管理产生了影响。

（1）在管理业务的数字化中提升管理效率

如图2所示，此阶段的管理信息系统是面向各职能部门建设，将原先“管理者——管理业务——师生”之间的关系改变为“管理者——计算机——管理业务——机器——用户”之间的关系。师生通过电脑登录各部门信息系统，即可随时、随地查阅信息、办理业务。信息系统加速了业务信息获取、加工、处理、传递的速度，拓展了业务办理时空，减少了职能部门办事人员的工作量，提升了办事效率。原先很多因“信息处理速度慢而定的不合理规章”开始逐渐消逝。H大学IT主管深有感触的说：“以前我们办事，职能部门经常会告诉你这个事情我们只在某天办理。但信息系统应用，你一操作就能办理，这对师生而言就便捷了很多。”

（2）科层管理体制体制下管理信息系统的问题与弊端

面向职能部门的管理信息系统建设提高了大学各部门管理效率，但也暴露了出传统大学管理体制的弊端与问题。我国大学管理信息系统最早是自上而下行政推进，其建设初期主要从职能部门的业务需求及运行方式角度建设，并未考虑业务服务对象——师生及院系的需求，实现的是职能部门传统业务流程的数字化，未对管理业务流程进行优化和改变。如图2所示，师生仍然需要根据部门的职能划分自己信息活动，登陆不同部门的系统办理业务。师生不仅需记住一堆账户和密码，而且如果对职能部门功能划分不熟悉，往往很难很快在系统中找到所需办理业务的功能模块。此外各部门管理信息系统相互独立，信息孤岛现象严重，相互不能共享数据。信息孤岛现象导致师生不仅需要在不同系统中多次填写重复信息，更发生同样信息在人事处、教务处、财务处、研究生院各自系统不一样，学校也无法掌握全校的全局数据。

3.在系统整合与面向用户信息服务门户建设中推动大学管理体制改革

针对上一阶段所出现的问题，大学开始从师生个性化需求为出发点，建立统一身份认证系统、统一数据中心，推动各信息系统之间的整合，开发以用户为中心的教育管理公共服务门户。

如图3所示，如各大学 IT主管所言：相对于独立管理信息系统时代而言，整合后的服务门户系统，师生一站登陆即可办理所有业务。在事务办理中，无需清楚哪些事务该在哪些部门办理，不需按职能部门划分自己的信息行动，只需从自身需求出发提交业务办理申请，系统自动形成业务流，分发到相应部门处理，再通过门户系统给用户反馈，多个部门协同为师生提供个性化服务。信息化开始成为推动大学部门管理业务流程再造，促进职能部门从“管理中心”向“用户服务中心”转变的动力，信息之于管理的战略价值也日渐体现。

（1）在信息系统整合中暴露管理业务的不规范与业务真空问题

信息系统建设及整合必然要基于业务标准对信息进行分类，并分析各类信息在系统中的流转路径。信息系统中每个信息要准确、唯一，各类业务信息的流转过程要非常清晰、畅通，否则系统就无法运行。这就要求大学部门间的业务分工明确，业务流清晰。

科层管理体制虽然对我国大学职能部门已有明晰分工，但一方面不可能对师生所有信息活动考虑全面，一些业务细节分工模糊有交叉，部门间存在业务真空。另一方面随着时代的发展，业务内容与范围不断变化，职能部门间分工往往很难及时应变。就如F大学信息系统部副主任所言：“大学部门与部门间恨不得划清界限，井水不犯河水，但实际他划清界限时，就在部门与部门之间留下很多业务真空地带，成为业务盲区。”在纸笔办公时代，当因部门业务交叉或业务真空而导致业务无法办理时，多是依靠师生自己往返于多个部门间沟通以解决问题，部门很少去改革业务流程。

当我国大学进入以用戶为中心的统一信息系统建设时，师生所需办理的事务是一个“连续的信息流”，部门间的业务交叉或业务真空必然使信息系统中的信息冗余或信息断流，从而导致业务在系统上无法运行。此时部门间的业务问题自然暴露，并且非得解决。如H大学在整合系统时发现师资科与劳资科同一个教师数据不一致，人事处与研究生院同一教师职称信息不一致。F大学在研究生系统建设时，发现三个部门所给研究生人数不一。正如F大学信息办主任所言：“信息系统的建设使大学职能部门中存在已久的业务不清问题浮出水面，领导认识到完善优化部门业务流程的迫切性，推动部门着手厘清分工，确定业务标准与规范，保证信息的统一与准确。”

（2）在系统整合中突破部门边界推动管理业务流程再造

在信息系统的应用与整合中，大学不同职能部门之间的联系和渗透越来越紧密[9]。大学IT主管与部门主管都开始发现，按照传统纸笔业务流程所建设的信息系统往往让业务信息流不是以最短路径流动，且层层关卡减缓了信息流动的效率，不能充分发挥信息系统优势，以更好为大学师生服务，大学管理业务流程再造已是必然。H大学IT主管举例说：“一个教授要出国，在校办公系统填写申请后，先要系领导审阅，再批转到外事部门。如果你是副处级以上干部，还得再批转到组织部备案，然后再到财务处确认你可用那笔经费出国。虽然有信息系统支撑，相对以往办理速度快了不少，但即使这样，这个申请没有两周也办不下来的。所以这引发我们思考，这样的一个签报流程是否合理，哪些可缩减，哪些可并行，从而进行流程再造。”

流程再造是“为了飞跃性地改善成本、质量、服务、速度等现代企业的主要运营基础，必须对工作流程进行根本性的重新思考并彻底改革[10]。大学资源规划从大学全局，遵循“以人为本，为师生服务，小管理、大服务”的管理理念，以人为核心，促进职能部门之间的交流与联系，重构大学业务流程[11]。在流程再造与大学资源规划思想指导下，我国大学开始了基于信息化的大学管理业务流程再造，乃至管理体制改革探索。如Z大学根据本科生在大学活动的生命周期设计系统，从原先按教务、学生处、团委、院系、图书馆等部门划分变成以学生为中心的一体化的业务信息运转与服务流程。“数字迎新”系统以“学生为中心”，将原本分散于校长办公室、IT部门、招生办公室、教务处、学生处、财务处等近20个单位部门的业务进行规范和简化，并将其集成于数字迎新系统中。迎新时学生只需扫描录取通知书上条码，即可识别身份，一次办理绝大多数业务，提升效率。可以看到此阶段，信息化使大学业务信息流动方式、速度、路径发生了变化，对组织中很多原先发挥信息中转站功能的部门地位产生了影响，对以“信息”为业务处理对象的部门的职能以及工作方式产生了影响，并正促成大学管理流程再造。信息化所推动的管理流程再造不仅为用户提供了方便，也正在推动大学管理结构的扁平化。如清华大学在管理信息化推动下，将分散于研究生院、教务处和各系（院、所） 管理部门的注册、选课、排课表、期末考试安排、成绩管理等许多直接面向学生的工作统一交由新成立的注册中心负责。

（3）在信息系统整合中提升“信息”的战略价值

信息系统的整合推动了各部门之间的信息共享，信息的战略价值日见凸现。当前我国大学中信息的战略价值主要体现于两个方面。一是基于数据挖掘的决策支持与信息服务。信息技术从支撑大学部门间信息的共享流动，发展到基于数据挖掘的决策支撑，大学从基于少量信息的模糊战略决策发展到基于海量信息分析的精确战略决策，是信息作为大学发展战略资源的重大体现。如Q大学、F大学等基于数据挖掘，为校领导、各学院、各部门、师生个人提供如学生经济资助裁定，需心理干预的学生群体发现等各种决策与信息服务。二是“信息”成为大学重大战略资源与促进资源优化配置的手段。大学资源规划的提出及实施，使信息从原先附属于物质与资金的虚幻之物，上升为与物资、资金同等重要的战略资源。并以“信息流”为核心实现了大学“业务流、资金流、物流”的合一，通过“信息”的共建共享及对其信息的精妙的控制实现对学校财、物资源的优化配置。如Q大学、F大学等投入使用的会议室管理系统将全校大小会议室收归学校，各单位在线看到每个会议室使用情况，可在线预定会议室，有效提升了全校房产利用率。如浙江大学等推进的智慧校园，对教室、办公室温度、照明进行智能控制，解决长时间无人亮灯、房间温度过高、过低等造成的资源浪费，解决个别部门一些办公用房使用率低，为房产资源优化配置提供依据。[12]

四、以信息化推动我国大学管理体制改革的策略

综合五所大学在以信息化推动管理创新发展的经验，笔者就我国大学以信息化推动管理体制改革，加快现代大学制度建设，提出以下几点建议。

1.认清管理信息化与大学管理体制改革的关系

（1）正确理解管理信息化的内涵与价值

大学管理信息化并非是职能部门现有数据、业务流程的简单“数字化”，不是大学已有管理模式在数字世界的映射，而是围绕如何为“师生员工”提供个性、及时、准确，基于“信息与信息流”的教育服务，围绕如何提升行政管理效率与服务水平，以促进大学教学、科研等核心职能与战略目标的更好实现。所以大学管理信息化不仅仅是“信息的序化存储及个性化信息的推送”，更“以信息流为核心”，促进师生各类活动中信息的畅通流转，以信息化促使职能部门整体服务的延伸与精细化。在这一过程中，信息化推动职能部门业务流程再造乃至管理体制改革。

（2）管理信息化是以服务于21世纪大学的变革发展为使命

大学管理信息化是以推动管理体制的改革，从而支撑大学核心使命的实现。中国大学管理体制改革一直在艰辛、漫长的探索道路上踟蹰前行。我们要随着时代的变迁而不断更新对大学、大学管理的认识。在时下推动和深化中国大学管理体制变革的洪流中，我们要不断追问：“信息时代中国大学的核心使命发生了的哪些变化？这些核心使命的完成对大学的管理体制提出了怎样的要求？21世纪中国大学的管理应是什么样的？”只有回归到对这些本源问题的追问，我们以信息化推动大学管理体制创新发展的努力方能不迷失方向，我们所致力于的大学管理体制改革才能真正服务于21世纪中国大学的变革发展。

2.树立信息时代大学管理体制的新理念

我们今天所要建立的现代大学制度，既不是19世纪的德国大学制度，也不是20世纪的美国大学制度，而是针对我国大学所承担的现实使命，在解决数十年来大学制度存在积弊的基础上，符合时代特征的大学制度[13]。当代我国大学内部管理体制的改革必然要符合信息时代的特征，反应中国特色现代大学制度的要求。

（1）职能部门从“管理至上”向“服务至上”的转变

以“师生为本”是“师生权力”体现的关键，职能部门的业务归根到底是服务于师生。要实现职能部门围着“师生”提供服务，在人员无法扩充、手工方式下显然难以实现，信息化则提供了可能性。

信息系统打破时空限制，让师生通过电脑终端即可随时、随地办理业务，不受天气、职能部门办公时间、排队等困扰。统一信息门户根据“用户生命周期”，以信息流为核心，实现了“服务与管理”的分离，师生可享受个性、整体的以“信息为核心”业务服务，而无需关注其所要办理的业务是哪些部门、哪些人员负责。事实上，大学管理业务运行是信息流动与信息服務，业务流程与信息流程不可分割。信息技术改变了人们获取、加工、使用、交流信息的方式，为用户享受“个性化、准确、及时、推送式”的信息服务提供了可能性。以满足师生个性化信息需求为旨归，更好服务于大学在信息时代的发展，是我国大学职能部门管理理念转变的必然。正如访谈中五所大学IT主管所言：信息化建设要求业务人员改变以前机械的模式化的业务办理方式，要更多体现出服务性、人性化。信息化节省了职能部门人员的时间，精力，这就要求职能部门将其精力更多放在如何为广大师生用户开创新的服务项目，寻求自身发展的空间。

当然这种转变并不是意味着大学不存在“管理”，而是指师生所体验与感受到的职能部门不再是“高高在上的监管者”角色。再加之“人——机——人”的信息流与业务流协同的办理方式减少了“人——人”办事中的很多非理性因素，增强了师生“服务”体验，弱化“被监管”的感受。

（2）发挥信息在资源配置中的价值

“优化大学资源配置”是大学内部管理体制改革的重点，但我国大学始终重点关注“人、财、物”的配置方式。不仅忽略了“信息”作为战略资源的价值，更未能看到“信息”对“人、财、物”资源优化配置的价值和意义。我们要看到，信息的本质是权利，信息的共建、共享往往是权力的共享。信息化是技术改变了信息资源的权力属性，并引发大学中与信息相伴权力的再分配。所以大学人、才、物资源的优化配置必然可以通过对这些资源相关“信息”的管理而实现优化配置。

（3）从条块分割的科层组织结构向扁平矩阵结构的发展

伴随着信息化的应用，大学组织结构向扁平化、矩阵式的转变成为大家的共识。扁平的组织结构取消中间层，降低管理层次，使决策层和执行层的信息传递更快捷、方便，从而加大管理幅度和力度。所以矩阵结构日渐成为世界大学改革大学组织结构，应对时代挑战的一种措施[14]。从“科层结构”向“矩阵结构”的转变在信息化推动下正成为可能。管理信息系统的应用，使得承载信息收集、汇总、传递、分析等功能的职能部门中很多原本由人完成的工作可以由信息系统完成，职能部门信息处理能力的提升使得部门工作跨度增加，这就使得在保持原有管理效率的前提下，减少中间层次，减少职能机构，增大组织机构柔性，精简机构层次，权力重心向院系下移成为可能。

3.以变革的智慧与制度创新推动大学管理体制改革

以信息化推动大学管理体制改革是一场革命，这场革命涉及管理理念、文化、组织结构的改革，涉及各群体现有利益的调整。所以如何推动这场变革，是需要一定的智慧与策略。

（1）校领导巧抓变革时机

从国内大学的成功实践来看，大学信息化应用的成熟是基础，大学不断追求卓越与创新的文化传承是内在动力，大学面临的外部危机是导火索，校领导的危机意识与变革精神是能否抓住时机变革发展的关键。能否推动的关键就在于我国大学校领导是否有追求卓越的内在需求，能否敏锐感受到在信息化与全球化浪潮中高等教育组织的创新发展给中国大学所带来的危机，能否超越信息技术视野，认识到信息化所推动的信息整合、共享之于大学发展的战略价值，能否直面时代挑战，并敢于承受这种变革所带来利益重组的阵痛，鼓起以变革求发展的勇气，开创我国大学在信息时代的未来。

（2）以涉及多部门的中心工作为契机撬动科层管理体制壁垒

如何撬动存在数十年之久、从政府部门蔓延至院系行政人员的壁垒森严的科层管理体制？这是大学管理体制改革的难点。适时抓住大学中需多部门协调方能完成的工作，以信息化提升工作效率，并在此过程中推动部门间信息的共建、共享，进而促成流程再造，是突破部门壁垒的有效策略。

（3）以IT治理的改革支撑大学管理体制的改革。

大学管理体制的改革是一场牵涉多方利益的复杂活动，谁来引领改革，谁来实施改革，需要制度保障。大学管理体制的改革自身不能依赖于现有体制，而需创造一种超越现有大学体制的新体制。在信息系统建设中，如果所有利益相关者没有参与，则管理业务运行必然遇到问题[15]。时下不少大学正在推动的让利益相关群体参与信息化决策的IT治理改革即为推動大学管理体制改革提供了支持。如MIT的管理流程再造中，MIT创建了横跨多部门、将各群体纳入其中的“BPR指导组（顾问组）——BPR核心团队——流程再设计团队”的体制。[16]

五、结语

在我国现代大学制度建设中，我们不仅要看到很多大学的管理信息化已对领导决策方式、部门管理模式、手段，乃至组织结构产生了影响，更要认识到在这场以信息技术为特征的人类文明第三次工业革命中，如果忽略了信息技术、脱离了信息时代这一大背景，我们势必难以找到突破当前大学内部利益壁垒、创建和完善现代大学制度的有效途径，中国高等教育在信息时代的崛起之路亦可能遥遥无期。

参考文献：

[1]教育部.国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年） [EB/OL].[2010-07-29].http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_838/201008/93704.html.

[2]袁贵仁.建立现代大学制度推进高教改革与发展[J].中国高等教育， 2000（3）：21-23.

[3]潘懋元.走向社会中心的大学需要建设现代制度[J].现代大学教育，2001（1）：5-9.

[4]James Duderstadt.Preparing for the Revolution： Information Technology and the Future of the Research University Panel on the Impact of Information Technology on the Future of the Research University[R].National Research Council. 2002.

[5]卢铁城.现代信息技术对高等教育十大影响[J].中国高等教育，2001（2）：7-9.

[6]邱蜀进.现代大学组织方式的信息化趋势[J].中国高等教育，2005（15）：57-58.

[7]肖伟.信息技术视域下我国大学管理的问题与对策[D].2014，中南大学

[8]韦柠.关于信息技术与大学管理的研究[J].统计与管理，2013（8）：93-95.

[9]王孙禺.高等教育组织与管理[M].北京：高等教育出版社，2008：118.

[10]Robert C. Di Iorio. Reengineering set to begin； teams， consultant named. [EB/OL].[1994-03-16].http：//web.mit.edu/press/1994/teams-0316.html.

[11]赵春，任友群.从MIS到URP：大学管理信息化必由之路[J].中国教育信息化， 2008（17）：7-9.

[12]程艳旗.浙江大学智慧型校园探索[EB/OL].[2010-12-02].http：//wenku.baidu.com/view/dfe4352c2af90242a 895e5e9.html.

[13]别敦荣.我国现代大学制度探析[J].江苏高教，2003（3）：1-3.

[14]冯倬琳，赵文华.我国研究型大学校级行政管理结构优化的思考[J].复旦教育论坛，2007（6）：35-39.

[15]Bill Davery， Arthur Tatnall. Educational Management Systems and the Tutorial Class[A]. Arthur Tatnall，Javier Osorio.Information Technology and Educational Management in the Knowledge Society[C].springer，2005：131-140.

[16]Robert C. Di Iorio. Reengineering set to begin； teams， consultant named. [EB/OL].[1994-03-16].http：//web.mit.edu/press/1994/teams-0316.html.

（编辑：王晓明）

作者：刘瑞 姜霄 籍文帅