信息技术化档案管理论文

［摘要］信息化时代的到来，信息技术在档案管理中得到广泛应用，如何利用好信息技术提高档案管理的工作效率是一个值得思考的问题。本文主要从信息化建设的重要性、档案管理人员的信息技术应用水平、信息化的基础建设和技术水平等角度对其进行了论述。今天小编为大家推荐《信息技术化档案管理论文(精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

信息技术化档案管理论文 篇1：

浅谈信息技术在档案管理中的应用

摘要：本文将详细介绍信息技术在档案管理的发展现状，并提出确认使用流程、采用多媒体技术、开展信息储存及提升条码技术四项在档案管理的实际运用，进而保障档案记录的整体质量。

关键词：信息技术;档案管理;条码技术

引言

当前办公的主要形式已转为无纸化，借助手段多样的信息技术开展文件的催发与签收，达到办公管理的相关要求，信息技术的主要发展方向为档案管理，有效提升档案管理的运行效率。

一、信息技术在档案管理的发展现状

一方面，将信息技术应用到档案管理中会为其带来诸多优势，如加快检索速度、加大信息储存量等。具体来说，相较于纸质档案，信息技术中的档案会增强整体的档案管理水准，在开展实际操作时，仅需检索关键词或字即可找到想要搜索的档案或信息，该方式极大节约了管理人员的工作时间，提升工作效率。同时，借用信息技术还可适时优化档案管理中的工作内容，在记录信息的过程中，其并不需要使用纸张，极大节省了储存空间，有效保障了空间利用率。在档案管理逐步发展的过程中，在信息技术的指导下，管理人员可设置一套完善的综合管理系统，其资料、信息的形式也都转化为语音、视频、文字或图片等，此档案中的内容也更为丰富。

另一方面，虽然利用信息技术开展的档案管理带有较多优势，但其在发展过程中也产生了些许问题。一般来讲，信息技术让档案管理取得较多进步，但管理人员难以时刻掌握最先进的信息技术，其工作效率难以得到充分保证。随着科学技术的高速发展，信息技术的更新速度极快，若檔案管理的工作人员未能及时更新该技术，其管理系统的质量难以获得明显提升，在操作最新管理系统期间，会显得力不从心。在应用信息化的档案管理时，工作人员需将纸质信息转化成电子资料，既需提升自身的信息应用技术，又要面对极大的工作量，若不能保持耐心，将会对信息录入产生较大影响，降低工作情绪的同时，还会降低档案信息的准确度。此外，在采用信息技术时，基于互联网极强的开放性，其内部信息的安全问题也影响着档案管理的开展。比如，当有病毒或某些漏洞进入网络程序中，会引发档案管理系统的瘫痪，且内部数据库崩溃，部分不可恢复的文件的安全性受到极大威胁，给档案管理工作带去较大损失。

二、信息技术在档案管理中的实际运用

（一）明确使用流程

在档案管理中应用信息技术需明确其使用流程，首先，工作人员需进行信息收集环节，在该环节中找到档案中需求量极高的信息，开展信息转化的过程中，大量数据资料要被收集与整合，并适时筛选有用的信息，将无用信息剔除出去。其次，在整理完成价值量极高的数据资料后，应适时开展分类工作，即依照档案中的对应性内容将其放置到合适的储存空间中，并对其分门别类。为准确辨认相关档案信息，管理人员在各个储存空间的表面可设置特殊标识，从而使其更为快速、精准地找到相应的档案信息。最后，当管理人员合理储存了信息以后，其应尽快设置或开展业务查询，开设档案管理的主要目的就是为了业务查询，因而在应用查询功能期间，还需设立一套完整的检测系统，以更好地测试该功能的运行质量，防止其在运行过程中产生质量问题。档案管理人员若想科学使用信息技术，不但要明确其应用流程，还需不断提升信息技术，及时更新信息系统，才能使该档案管理的运行更加合理与科学。此外，在运用互联网录入档案资料信息时，工作人员应采用更为灵活地方式加强档案管理，比如，在录入数据信息前，应对其进行科学分类，避免相似资料的混淆，同时，采用多种信息技术提升录入效率，缩减机械工作的时间，继而改善工作效率[1]。

（二）运用多媒体技术

当前档案管理已逐步转化为信息化形式，应用多媒体技术也成为必然，使用该技术可将档案信息由文字转变成声音、图像与视频等，使档案中的信息查询更为直观化、人性化。采用该技术可支持全文检索，相较于纸质档案检索，其主要搜索方式为关键词，但在信息技术中所有的纸质信息都能转变成数字，工作人员依照其类别不同将其放置到对应的数据库中，在查找时可全文检索，也加强了档案信息的针对性管理。在传统检索阶段，对于部分音像资料，只有通过辅助设备的帮助才能找到想要搜寻的信息，若无对应性设备该搜索工作极难开展。随着信息技术的改进，档案管理者只需借助多媒体技术即可精准识别所有音像资料，降低了辅助设备的使用频率。而在编研档案信息时，工作人员可借用互联网编辑或更改档案信息，为保证计算机的运行安全，其可设立相应的访问权限。此外，利用U盘或光盘等也可拷贝档案资料，实行内容与形式的编辑，提升档案管理的技术手段与综合水平。随着人们对档案管理的重视程度逐步加深，多媒体技术具有极高的应用价值，采用该管理方法可有效打破技术或空间条件的限制，改善管理质量，更新旧式工作方法。

例如，某国有企业正实行科学化的档案管理，内部工作人员运用多媒体技术合理优化档案资料。针对档案资料中的文字与影像，利用多媒体技术可更为合理地将其录入到档案管理系统中，且其具备极佳的储存功能，借助多种形式将该企业的档案资料保存到互联网中，提升了档案管理的效率。

（三）实行信息储存

信息技术在发展过程中，衍生出了信息储存技术，逐步提升了档案管理的工作质量。一般来讲，信息储存技术主要有磁储存技术、光盘技术、缩微技术等，由于档案信息资料的增多，信息储存在档案管理中占据着重要位置，工作人员若不能适时保存档案信息，将会严重损害档案管理的正常发展。但在开展信息储存的过程中，工作人员需挑选出合适的技术，比如，针对音频或视频影像的储存可选择光盘技术;而微缩技术则可用来压缩档案信息。工作人员大多采用2-3种方储存方式，并将信息储存与检索工作有效结合，当前应用最为广泛的属微缩技术，其在安全性、技术条件与价格上都占据着较明显的优势，可有效保证档案资料储存的安全性。此外，档案管理者还可有效结合多媒体技术与储存技术，在二者间的交互影响下，档案资料的储存更加简洁、方便[2]。在开展信息储存工作的同时，工作人员还需适时增加网络安全防护技术，除了设立必要的访问权限外，增加防火墙或安装防护软件极有必要，档案信息资料在多重防护下，其安全性会获得极大提升，也避免了重要文件或信息丢失等不良现象的出现。

（四）加强条码技术

条码技术也可作用在档案信息管理中，该技术主要结合了互联网管理与电子数据交换技术，在读取数据前，管理人员需购置一台技术条件适宜的采集器，并对档案条形码开展扫描工作，对应的网络中就会出现与该档案相关的全部资料，其内容包含档案的保管期限、年代信息与简介信息等。此外，借用条码技术还能将档案资料放置在合适的位置上，在应用该技术前，管理人员需合理摆放档案资料，将信息相似的资料进行分门别类的归置，提升资料应用的精准度，再设置对应的条形码，巩固档案信息的位置，从而保证其管理质量，减小工作难度。

总结

综上所述，在档案管理中运用信息技术可极大提升管理效率，但在实际管理中可能会产生些许问题，管理人员需不断提升信息技术水平，将不同类别的技术应用到适宜的项目中，从而使档案管理的水准更为专业，达到管理工作的相应要求。

参考文献：

[1]穆永刚.浅谈大数据信息技术在档案管理中的应用[J].办公室业务，2020（12）：72-73.

[2]刘芳.企业档案管理中信息技术应用研究[J].办公室业务，2020（07）：69+71.

作者：陈晶

信息技术化档案管理论文 篇2：

档案管理信息化建设探析

［摘 要］ 信息化时代的到来，信息技术在档案管理中得到广泛应用，如何利用好信息技术提高档案管理的工作效率是一个值得思考的问题。本文主要从信息化建设的重要性、档案管理人员的信息技术应用水平、信息化的基础建设和技术水平等角度对其进行了论述。

［关键词］ 档案管理； 信息化建设； 信息技术应用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 069

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蕴含丰富信息的档案信息资料的管理一直是一个复杂的工作，但是信息技术在档案管理工作的应用对其管理效率的提高发挥了巨大作用。

1 充分认识信息化建设必要性

目前，由于经常性的档案知识的宣传和普及，职工的档案意识得到提高，促进了档案的归档数量越来越多，归档范围越来越广，利用率越来越高。丰富、翔实的信息资料，通过收集、整理、归档后，不但具备了可持续利用价值，还将继续产生不可低估的社会效益和经济效益。而传统的档案管理模式已渐渐不能适应当前的信息化进程，不能满足事业发展的需要。社会对信息的需求量、系统性、时效性等要求在不断提高，纸质文件数量的日益增加，库存量的日渐饱和，传统的收集、整理、保管方式使档案管理工作更加繁重。因此，对档案管理方式进行信息化改革来适应档案信息化建设势在必行，可以更好地促进档案管理的科学化、规范化。档案信息化建设既为档案管理带来了挑战，也带来了发展机遇，全面促进了档案管理工作在信息化时代发挥更大的作用。档案管理的现代化，带来了档案管理工作的新活力，保证了档案管理全面持续的新发展，促进了档案信息的深入开发和利用，推动了事业的平稳和快速发展。

2 全面提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案信息化建设的执行者，档案信息化建设离不开档案管理人员综合素质的提高。电子档案管理在操作技术、安全保护技术、人员素质等方面的要求都高于纸质档案，因此，培养一大批思想素质好、有创新精神、知识面广、能够熟练运用计算机技术、业务素质高的档案管理人员显得尤为重要。通过有计划、有针对的系统培训，可以使档案管理人员尽快掌握信息技术的新知识，紧跟信息技术发展的步伐。档案现代化管理的核心就是档案管理人员对计算机技术的应用，是档案计算机管理的基础。计算机的高速运算与超强的数据处理能力使档案管理工作更科学有效，检索方法更先进快捷。档案管理人员要适应档案计算机管理以及电子文件的归档和管理工作，就必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机等各类现代化办公设备来进行电子文件的拷贝、制作、使用和维护，才能确保档案资料的使用安全。在熟练使用计算机的同时，档案管理人员要不断学习新技术，拓宽知识面，善于整理和分析相关资料，培养发现信息的能力，成为一名复合型人才。借助信息化建设提供的便利条件，能够快速准确地从纷繁复杂的信息中提取精华，积攒经验，为事业发展提供强有力的信息保障。

3 注重完善档案信息化的基础设施建设

一个既专业又安全的档案保管环境，有利于提高档案管理质量。档案室计算机及其配套设施的配置，促进了档案现代化管理。硬件和软件等基础设施的应用，加快了档案信息化的步伐。传统的档案管理工作，纸质档案资料占主体，不宜于长期保存和更新维护。扫描仪设备的配备，可以对纸质档案资料进行全文原貌逐页存储为图像文件，较好地保护了档案原件。职工档案意识的提高，使归档数量和档案利用率不断增加，档案管理工作越来越繁重。标准化的档案管理软件配备，具有规范化、通用化和较强的包容性，可以随时随地进行统计、打印报表、借阅登记、催还档案等工作，使档案人员能够从繁杂的日常事物中解脱出来。档案管理网络的使用实现了资源共享，丰富的网络信息库，使各部门之间合作更融洽，互为补充，减少了重复劳动，节约了大量人力、物力和财力。计算机的配置和广泛应用，增强了电子信息的存储，实现了最大化的档案信息数据聚集和快速检索，为档案利用人员提供的数据速度更快、系统性更强、完整性更高。档案信息化建设中要注意档案的根本作用即凭证作用，档案实体是档案发挥凭证作用的基础。在电子档案尚未得到确认的情况下，注意将电子档案与纸质档案并重存在，各尽其能，互相依存、互相转化。

4 不断加强档案信息技术的管理

传统的档案只有一种纸质文件，随着计算机相关技术和通讯网络技术的日益普及，出现了多种新型载体材料的档案。随着办公自动化程度的提高和无纸化办公的出现，电子文件越来越多，只有及时合理的归档管理，才能确保很多具有保存价值的档案信息不会遗漏和消失。信息存储的电子化已成为主要的发展趋势。激光全息存储，比普通微缩影像信息存储密度高几十倍，全息摄像机操作简单，记录快速，内容不易丢失，便于保存，可达数百年，但还达不到广泛普及。目前应用率较高的是光盘存储，是一种光学信息存储技术，可以记录载有声像的活动画面以及各种原件的图形和文字信息，存储密度高，易于随机检索，还原效果好，便于拷贝复制，适用范围广。但是电子文件在存入光盘后，长期保存的一定要定期进行复制，防止信息损失，最好不用磁盘存储。新型存储介质的载体档案的广泛应用，与传统纸质载体档案在形成介质、利用方式、存储方式上有着不同的特点和要求，要想有效保存和管理这些新型载体档案，确保档案信息内容安全、真实、完整，就要不断地将先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。档案信息化建设开辟了档案工作的新领域，推进了档案事业的平稳快速发展。

当前，档案管理工作正由手工操作向现代化管理转变，加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键，档案信息化建设是档案工作适应社会信息发展的必然选择。利用现代化信息技术，不但扩大了档案管理的功能，而且全面提升了为社会服务的能力，促进了档案事业的跨越式发展。

主要参考文献

［１］蔡玉芳． 论高校教学档案的信息化建设［Ｊ］． 湖南人文科技学院学报，２００９（２）．

作者：姬红

信息技术化档案管理论文 篇3：

智慧校园下的军队院校教学档案信息化建设

摘  要： 随着智慧校园建设的推进与发展，信息技术在档案管理领域中极其重要。将现代信息技术应用于教学档案管理中，是提高教学档案管理效率，实现教学档案信息化的必然选择。教学档案信息化是智慧校园建设中的必要环节，体现院校教育教学水平的发展。本文从院校教学档案信息化建设的必要性，院校教学档案管理中存在的问题和教学档案信息化建设的可行性几方面进行分析。

关键词： 智慧校园;教学档案;信息化

本文著录格式：田倩倩. 智慧校园下的军队院校教学档案信息化建设[J]. 软件，2020，41（10）：148149+183

【

【Key words】： Smart campus; Teaching archives; Informatization

0  引言

智慧校园的建设与发展，使军队院校信息化建设飞速发展。信息技术与教育教学深度融合已成为教育信息化的主旋律，作为教育信息化工作重要组成部分的教学档案信息化，通过参与智慧校园的建设，实现教学档案管理的信息化、科学化、服务化[1]。教学档案信息化建设，首先实现教学档案电子化，为信息化管理提供基础数据库，完成高效的信息利用，以供下一步教育教学数据的整合、分析，真正做到为教育教学服务。档案信息化建设是我国档案事業适应时代和社会发展需求的必然趋势，是提高档案工作服务水平的必由之路[2]。

1  院校教学档案信息化建设的必要性

1.1  教学档案是一种重要的信息资源

教学档案，是指军队院校在教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，是院校档案的重要组成部分。教学档案作为教育教学工作中重要的信息资源，通过档案信息化建设，完成高效的档案利用，才能体现教学档案作为重要信息资源的价值，实现教学档案对教育教学工作的数据支撑。

1.2  教学档案信息化建设完善于智慧校园建设。

教学档案信息化建设能够实现教育教学工作的信息化，教学档案作为院校档案的一部分，其信息化管理融入到智慧校园建设的大背景中，通过参与智慧校园的建设，实现教学档案利用的科学化。教学档案管理融入智慧校园建设，成为其中一环，有了强大的信息技术支持，既有利于档案有效利用，又有利于完善智慧校园建设。

1.3  教学档案信息化建设是提高档案管理工作效率的保障

教学档案的纸质化手工管理、手工操作，导致人工查询速度慢、准确率低、出错率高，利用者需要不同数据时就要一遍遍查询，严重影响利用效率，无法产生应有的效益，满足不了教育现代化发展的需要。随着智慧校园建设的推进与发展，无论是对教学档案工作的可持续发展，还是对于智慧校园的建设，教学档案的信息化建设显得越发迫切。教学档案信息化的建设，一方面可以提高档案利用效率，减轻档案工作者工作量，另一方面信息化管理有效保护档案原件的完整性，避免多次翻阅造成原件的磨损破坏。

1.4  教学档案信息化建设是学校发展的必要保障

有效且高效利用教学档案，充分利用教学档案数据，是教学管理、学员培养等教学工作的重要环节，利于为军队培养优秀人才。在下一阶段智慧校园建设中，接入机密网数据中心，利用大数据平台、超算平台等完成对教育教学数据的整合、分析，真正做到位教育教学服务。《军队档案条例》对档案信息化管理提出了明确要求，对教学档案的信息化管理，不仅是衡量教学管理水平和教学质量的重要标志，同时对学校科学繁荣发展具有重要意义。

2  院校教学档案信息化建设面临的问题

2.1  缺乏配套的基础设施

教学档案信息化建设所需的基础设施包括教学档案管理软件和配套的信息化设备。教学档案管理软件和计算机等信息化硬件设施配备不足、发展滞后、缺乏更新换代，造成教学档案的纸质化手工管理、手工操作成为常态，从而使得教学档案利用率极低，无法满足现代化教育教学的发展需求。要实现教学档案信息化，实现档案信息数字化，相关的硬件、软件是必备的，而且随着信息技术的发展，还要定期进行维护、升级、换代，目前的软硬件设施很难匹配教学档案信息化的相应要求[3]。

2.2  重视程度不够

随着智慧校园建设的推进与发展，将现代信息技术应用于教学档案管理中得到了普遍的认可，认识到了教学档案信息化建设的重要性，但受到传统观念的影响，教学档案信息化建设得不到应有的重视。首先表现在档案信息化建设缺乏全局观念和自上而下的政策和措施，未将其纳入院校建设的整体环境中统筹考虑，认为教学档案工作是教务工作的附属而不是独立的完整工作，档案管理人员不能专职专干。其次是教学档案室使用空间有限，除了库存档案外，档案资料逐年增加，没有档案预留发展空间。

2.3  教学管理制度不规范

虽然我国陆续颁布了一系列的档案管理法规、标准，但是信息技术的快速发展，军队院校教学档案管理条例已不能完全适应当前的教学档案管理，缺乏具体的管理制度。院校教学档案保存涉及范围广，在收集、整理、保管、利用等环节缺乏完善的制度规范，比如教学档案接收登记制度、教学档案整理技术规范、教学档案安全保密制度、教学档案借阅制度等，在使用过程中不规范，标准不统一，严重影响教学档案信息化进程。

3  院校教学档案信息化的可行性

3.1  政策可行性

国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。中国人民解放军总参谋部印发的《中国人民解放军院校教学档案工作规定》中一个

章节专门规定教学档案信息化建设，提出院校教学档案管理的业务部门，逐步实现信息化管理，应当按照统一的技术规范，对教学档案信息资源进行加工处理，并充分利用教学档案工作的信息化成果，建立教学档案信息数据库，为教学档案信息的有效利用创造条件。2020年1月1日施行的《军队档案条例》中规定当前各单位应当对保管的档案资源进行数字化，加快完成档案数字化任务目标，组织开展配套建设，在军队数字档案馆（室）建设、档案信息共享系统建设成熟后，可以快速应用发挥效益。军队院校教学档案信息化建设势在必行。

3.2  技术可行性

计算机网络技术高速发展，为教学档案信息化建设提供了必要的技术支撑。通过充分调动和利用档案管理软件，形成相对完善的教学档案信息数据库。教学档案管理系统运用多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立成集成式的教学档案业务工作平台，通过档案门户网站，提供全方位、一门式的教学档案信息服务，整体架构先进、设计方法科学、服务功能丰富、操作界面友好、运行安全稳定、应用工作扎实，积累大规模数据库资源，在数字档案信息资源的开发利用中发挥了显著的作用。教学档案管理系统通过建立完善的索引机制，以及自身提供的强大的文本检索引擎，将教学档案输入到档案数据库中，所有学员的信息逐条记录，每个输入字段都可作为查询检索的入口，实现教学档案的自动化管理，提高查询准确性，提升工作效率，提高档案利用率。教学档案的信息化建设，必须充分利用校园网，将档案管理系统同办公自动化管理融为一體，以实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化、服务的远程化，使档案信息资源配置更加合理，提高信息采集、传输和服务的效率[4]。

3.3  效率可行性

教学档案信息化建设，提升档案工作信息化水平，提高档案管理服务效能。一是减轻档案工作者工作量，提高档案管理工作效率，进行更深层次的档案管理研究。二是实现网络化便捷化档案利用服务，为教学管理、教学研究等教育教学工作提供强大的数据支撑，完善教学方式、教学计划和教学目标。三是有效保护教学档案原件的完整性，避免多次翻阅造成原件的磨损破坏影响档案的寿命。

4  结论

信息技术发展给教学档案工作带来了新机遇新挑战，要抓住机遇，将信息技术应用于教学档案建设中，实现教学档案管理的信息化，使档案在收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等环节上实现信息化。在发展过程中，将信息技术和档案业务需求紧密结合起来，适应新时代档案工作的新特点新要求，实现教学档案作为重要信息资源的最大价值，充分服务于院校教育发展。

参考文献

[1]程娟. 智慧校园背景下高校学籍档案信息化管理创新研究[J]. 金陵科技学院学报， 2019， 33（3）： 64-67.

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[6]方堃. 基于“易班”平台的高校学生事务管理信息化研究[J]. 软件， 2018， 39（11）： 239-241.

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[9]闫实， 付佳， 刘占波， 等. “互联网+”环境下高校信息化建设研究[J]. 软件， 2018， 39（11）： 216-218.

[10]尚永强. 计算机网络信息安全中数据加密技术的探讨[J]. 软件， 2018， 39（12）： 198-201.

作者：田倩倩