档案管理工作如何发挥其职能效用

2022-09-11

一、新时期档案管理工作的新特征

(一) 电子档案的应用优化了档案存储环境。

由于传统模式下档案管理工作的管理对象多为记录媒介为纸张的档案, 而纸张受制于物理特性, 存在保质期有限、较易磨损且容易受潮或虫蛀等特点, 档案管理资料需要定期对其进行重新记录和整理。该类档案的存放时间仍然较短, 存放条件也诸多限制。同时, 纸质档案的记录和整理工作多由人工手动操作完成, 工作量大之余且内容重复。因此, 新时期信息化时代的电子技术应用与推广, 档案管理过程要科学地为档案保存挑选合适的储存环境, 以确保档案不会因为储存不当而出现损毁。有如, 将电子档案引入到单位档案管理之后, 档案大部分都能够以电子媒介形式存储到硬盘当中, 且可以根据实际需要量对档案进行调取、查阅、复制或备份。相较于传统的档案管理来说, 电子档案占据的空间大大减小, 且不会受到虫蛀或者天气环境等的影响, 只要避免受到磁场干扰, 由此具有相当大的优势。

(二) 信息时代的普及便利了档案使用方式。

传统的档案装订、整理需要耗费档案管理工作人员大量的时间、精力进行收编整理, 所制成的档案资料相对十分珍贵, 由此在日后借阅、查询时, 申请手续的设置都较为繁琐。再者, 因为借阅、查询等使用过程, 让档案文本与空气、粉尘等外界因子进行了大量接触, 很容易受到损坏或磨损, 从而加剧了档案管理工作的困难。信息化档案管理体系的建设, 使得档案耗费的时间和占据的空间大幅度下降之余, 还保障了档案管理工作在外部共享和内部使用也享有着同等便利。比如, 在进行档案查阅时, 工作人员不必多次查阅卷宗, 只需要借助电子信息搜索功能与档案查阅功能寻获所需相关资料, 很大程度上避免了档案资料因使用而遭受磨损的问题。同时, 信息化档案管理体系下档案的使用手续也更加简便, 借阅人员亦无需受到时间约束, 可以按照需求随时进行档案查阅。

二、影响档案管理工作有序发展的主因

(一) 人员专业素质、业务技能与时代脱节。

当前大多基层档案管理队伍现有任职工作人员, 多从其他科室或部门抽调任职, 或是部分未经正规业务技能培训的非专业人员, 对本职工作流程不熟悉, 亦缺乏专业技能培训, 工作明显缺乏热情与干劲, 种种人为因素都严重阻碍档案管理工作的有序开展。

(二) 管理资金的投入存在某种程度的缺失。

在档案管理信息化进程中, 需要专业设备对数据进行处理和管控, 但由于部分单位领导或员工的认知存在偏差, 因此在档案管理及其信息化建设方面的资金投入有限。此外, 即便某些部门能够清晰认识到信息化建设对于档案管理工作整体水平提高的重要性, 但实际资金投入亦未能及时的落实到位, 执行力度仍待加强。

三、提升档案管理工作效能的方法路径

(一) 巩固对档案信息化资源的建设。

首要任务即建立拥有完整规模的档案信息资源的数据库, 不仅要注重局部档案管理, 还要注意档案在全局管理中的统一调配, 组建系统档案目录中心, 将分散的档案信息收编整合管理;加速档案信息资源信息化建设进程, 提高数据信息化管理的使用率;再将此与其他信息资源系统实现互联, 跻身为国家档案资源网的组成部分, 实现全国资源共享, 为大众提供更全面更广泛的档案服务。

(二) 纠正从业人员认知观念的偏差。

通过对管理人员的工作跟踪、考评以及理论知识的培训, 筛选既具备档案管理工作相关的理论知识, 又拥有广阔的知识面的人员留用档案管理岗。同时, 还要加强对档案管理人员的教育, 启发他们对学习与实际工作的想象力和创造力, 继而激发对工作方法进行创新, 实现档案管理工作水平实质的提高。

(三) 建立安全科学的档案管理机制。

适时融入现代化、安全科学的管理手段, 比如利用计算机技术实现档案管理的电子信息化, 将档案资源储存在计算机之中, 在进行资源分类、整理之后, 构建出一个完整且稳定的档案管理系统, 为今后档案资源提取、利用、查阅等省却手续, 节约时间, 提高档案使用与管理效率。

摘要：档案管理工作的开展虽不能直接生产物质财富或直接形成经济收益, 但却是管理系统中至关重要的组成部分, 是一项服务性、管理性、政治性的工作, 也是信息系统的基石。为了更好地发挥档案管理的作用, 开启探索档案管理工作的优化途径将具有重要的现实意义与参考价值。藉此, 本文主要分析了内部管理职能分支的档案管理工作重要性, 提出了当前新形势下我国行政档案管理工作的优化路径, 以期为档案事业有序发展提供助力。

关键词：档案管理,新时期,信息化管理,工作效能