客服呼叫中心解决方案

2023-01-09

方案在我们工作与学习过程中起着重要的作用,对于我们进一步开展工作与学习,有着非常积极的意义。那么一份科学的方案是什么样的呢?以下是小编整理的《客服呼叫中心解决方案》,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助!

第一篇:客服呼叫中心解决方案

客服中心IVR设置方案

一、目前联通10010热线的IVR流程如下:

10010客服热线查询服务请按1业务咨询请按2业务办理请按3故障申告请按4投诉建议请按53G业务请按8如需帮助请按0

二、若沃税通热线设置为二级菜单10010+9,客户拔打10010后,会有“沃税通业务请按9”的语音提示,客户选择9号键自动接入沃税通客服专席,IVR流程如下图:

10010客服热线查询服务请按1业务咨询请按2业务办理请按3故障申告请按4投诉建议请按53G业务请按8沃税通业务请按9如需帮助请按0

三、若沃税通热线设置为三级菜单,建议在2号键“业务咨询”菜单下设置5号键为沃税通客服专席,因其他二级菜单只是单独针对“查询”、“故障”、“投诉”等类型的一项,而“业务咨询”则涵盖的范围比较广,因此建议在“业务咨询”菜单下设置沃税通客服专座,IVR流程如图:

10010客服热线查询服务请按1业务咨询请按2业务办理请按3故障申告请按4投诉建议请按53G业务请按8如需帮助请按0热点营销活动请按1手机业务介绍请按2宽带业务介绍请按3固话业务介绍请按4沃税通业务介绍请按5重复收听请按9如需人工帮助请按0

第二篇:客服呼叫中心系统常用功能

客服呼叫中心服务建设注意事项

企业建立一个客服呼叫中心系统,主要是用于解决客户对于产品的宣传、咨询、投诉。能否快速让客服人员解决客户问题,是客户对企业服务质量的一个重要评价,也是反映“客服呼叫中心系统”功能强大与否及人性的一面。

U信呼叫中心系统除了有一般呼叫中心系统的功能外,特别针对客服人员而设计的“知识库”功能、智能路由功能、短信发送功能、邮件发送功能、工单流转功能、强大的接口功能等。

呼叫中心系统知识库功能特点:

1、公共知识库,采用权限审核机制,主要放置公司的“产品信息”、“问题解决方法”、“沟通话术”。(方便客服人员快速查找产品信息,及问题解决方法。能让新员工更加快速的融入工作)

2、个人知识库,呼叫中心坐席个人常用的问题、信息等,方便个人查询。

3、 支持多种查询方式:按标题支持:精确、模糊查询,支持按时间查询。 呼叫中心系统智能路由功能特点: 智能路由作为一个接口,让业务系统根据用户来电号码做出判断后,决定该通呼入电话的电话流程。能够让客户享受一对一的专属客服人员服务待遇;及更加快速的分流来客户来电。 多种振铃策略:熟客识别、全部振铃、轮流振铃、最少接通、最近接通和随机振铃六种。 (建议针对不同业务、采取相应的振铃策略)

 熟客识别:用户呼入选择人工服务,系统自动将来电分配给归属坐席。

 全部振铃:用户呼入选择人工服务,系统将来电分配给所有空闲的座席分机,直到有某一振铃座席应答。

 轮流振铃:依次振铃每个空闲座席分机。如有座席分机A,B,C,用户呼入选择人工服务时,每次首先都由座席A振铃,若座席A处于忙碌状态,则由座席B振铃,以此类推。  最少接通:用户呼入选择人工服务,系统自动将来电分配给当前空闲座席中通话次数最少的座席。

 最近接通:用户呼入选择人工服务,系统自动将来电分配给最近接通的空闲座席分机。如有座席分机A,B,C,用户呼入选择人工服务时,若上一个来电系统接通的是座席 B,则本次通话系统将直接分配给座席B。

 随机振铃:用户呼入选择人工服务,系统将来电随机分配给当前任一空闲座席。

呼叫中心系统短信功能特点:

1、 支持短信单发及群发;

2、 支持长短信模式,让超过一条普通短信的内容,一条显示在客户手机上(普通短信一条长度为:70个字符);

呼叫中心系统邮件发送功能特点:

1、系统支持点击发送邮件;

2、系统支持查看并回复邮件。 呼叫中心系统工单流转功能:

1、 呼叫中心坐席需要其他部门协助处理事件时,可快速发起工单;

2、 工单回复,呼叫中心系统实时提醒;

3、 作为工单发起人,呼叫中心坐席可看到所有处理结果。

第三篇:呼叫客服中心应急预案

呼叫中心突发事件处理预案

为了确保呼叫中心的稳定运行,提高异常情况处理应变能力,特制定本规范,规范共涉及一般设备故障、应用程序/网络故障、断电、安全防护(火警及盗窃)、个人事故、紧急网络故障和信息系统失灵、呼入量异常增涨、投诉升级、非正常来电、投诉升级、紧急工单、媒体采访等公共危机处理等内容。

一、座席设备故障处理

类别描述:如发现座席电脑、话机、耳机设备故障;呼叫中心操作系统平台单个座席不能登录;应用程序单个座席不能使用。

呼叫业务员的处理流程:

1、呼叫业务员应立即上报值班组长,由组长先安排另外的备用座席,进入用户来电的处理流程。

2、立即通知系统运维专员进行处理。

3、故障开始和恢复时间均应在组长日志上做好记录。

二、应用程序/网络系统故障处理

类别描述:全部(或其中一个)应用程序所有座席均不能登录,(或查询缓慢),不能正常使用的情况。

呼叫业务员的处理流程:

1、呼叫业务员立即告知组长并在员工日志做好时间和现象的简单记录。

2、应立即通知系统运维专员现场或远程桌面进行处理。

1

3、值班组长在5分钟内,上报呼叫中心主管,并做好现场秩序的安排。

4、系统运维专员根据实际情况判断,如应用程序出错无法在10分钟内恢复,应立即通知运营主管和中心经理,如故障在60分钟内仍未解决,呼叫中心主管领导应考虑采取其他适当行动(如联系系统供应商)。

5、在系统被修复期间内,应通过有关呼叫中心相关的文件资料尽量解决客户的咨询,不允许未经许可私自退出系统的行为。

6、如需进行手工操作,呼叫业务员应详细记下有关电话的信息。如需在系统修复后与客户联系,呼叫业务员应记下客户联系方式,并在系统恢复后予以跟踪。

7、呼叫中心管理机构根据呼叫量异常增长预警方案做好人员调配。

8、系统恢复后组长电话通知上述领导。

9、组长在日志上及系统故障情况处理表上做好相应的事故记录。

三、断电处理

类别描述:分为市电断电和呼叫中心线路故障断电两种情况。 呼叫业务员的处理流程:

1、如有市电断电情况发生,应立即通知系统运维专员和中心领导,告知具体断电情况,并关闭大厅空调,节约UPS电力。市电断电同时UPS会自动切换到电池组供电,呼叫中心业务系统不会受到

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影响。同时发电机会启动发电,供应整个呼叫中心业务系统所需设备设施的电力。

2、如呼叫中心线路故障原因导致呼叫中心停电断电情况,值班组长应立即以电话方式上报主管,即刻安排修复。

3、断电后为了省电以保证呼入服务,所有不必要使用的电器应关闭。

4、供电恢复过程中,运维专员需观察系统的恢复情况是否正常。

四、空调故障处理

类别描述:空调不能使用 呼叫业务员的处理流程:

1、如出现空调故障,值班组组长应立即通知联系主管。

2、由主管联系维修人员进行修复。 五.安全防卫

类别描述:呼叫中心现场的火灾、盗窃的应对 呼叫业务员的处理流程:

1、火灾

1) 呼叫业务员务必要熟悉灭火器的使用方法,以及火灾报警电话(119)。

(2)呼叫业务员务必要按操作规程对计算机进行操作,不得擅自拆卸计算机,以免线路短路造成火灾。

3)如果发生火灾安全事故立即拨打119报警,值班组长组织现场人员撤离。根据现场情况进行扑救,并在发现火情后通知中心

3

主管。

4) 不要因抢救个人财产而影响撤离。

最好在火警的初级阶段消灭火种。注意在火警到来之前尽量控制火势。如果火势失控,应及时撤退。如果在可能的情况下应就近关闭所有的门窗。这可以有助于防止火苗和烟雾的蔓延,让火警人员来处理火势。

(5)在到达安全地带后,负责人必须尽快向上级领导汇报情况。

2、盗窃

(1)如果发生盗窃事件,应保留现场痕迹并马上通知主管。

(2)主管或者经理根据现场情况决定是否报警处理。

(3)如果运行没有受到影响,服务将会继续,除非管理人员要求保持现场。

六、个人事故类应急预案

类别描述:现场人员突发性工伤事故、传染性疾病等。 呼叫业务员的处理流程:

1. 出现事故后组长立即向主管汇报并安排员工下线或离开工作现场。

2. 现场主管判断是否需要清理现场,并作消毒处理;若是,则对中心现场进行清理与消毒处理。

3. 10分钟内现场主管对人员缺少情况做出接通率评估,并根据话务量做好人员调配。

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4. 如现场出事人员涉及2人或2人以上,应通知中心领导。 5. 呼叫中心备有简单药物、绷带等一些常用药物。任何严重事故应立即报告上级领导,以决定是否将员工送到医院接受救治。

七、紧急网络故障和信息系统失灵

类别描述:网络的异常状况。针对信息系统失灵或中断不能执行其主要功能时来处理并采取行动,在实际工作中系统偶尔暂时失效或部分中断。

呼叫业务员的处理流程:

1、呼叫中心借助客户呼入渠道,应在第一时间收集网络的异常状况,由系统运维专员反馈至责任部门进行检查和处理。

2、如果遇到服务器死机/文件服务器死机/网络装备失灵时,呼叫业务员要用手工记录表来记录客户的相关信息。

3、数据库损失:因为数据太多会在压缩时丢失数据,所有的数据每周都会定期备份,这样可以减少丢失数据的损失。

八、呼入量异常增涨 类别描述:呼入量异常增涨 呼叫业务员的处理流程:

1、对于呼入量异常增涨,可通过不同级别的支持帮助予以缓解。

2、一级支持 呼叫中心所有服务实体的呼叫业务员应在统一指挥下投入呼入电话受理工作。

3、二级支持 在一级支持提供后,情况仍未得到有效控制并持续30分钟或更长时,应联络有关候补人员(如放假休息的员工)迅速

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到位。

4、三级支持 在二级支持提供后,情况未得到有效控制并持续30分钟或更长时,应联络有关职能人员(如管理处客服助理等)根据事态程度启动应急方案。

九、媒体采访等公共危机处理

1、遇到媒体到呼叫中心现场采访时,应第一时间告知中心领导,在没有获得领导允许的情况下,禁止接受媒体或记者的采访。

2、当媒体记者欲进入呼叫中心进行拍摄时,呼叫中心工作人员应注意礼貌用语,谢绝入内,注意全程礼貌、委婉拒绝,防止言语或肢体冲突;

3、当联网中心授意允许接受媒体记者等采访时,应统一指定发言人,统一口径回答,其他人不能随意接受媒体记者的采访,更不能不负责任对外传播相关信息。

第四篇:呼叫中心客服工作总结

呼叫中心客服工作总结(精选多篇)

如何管理呼叫中心和客服工作质量

在对呼叫中心的日常运行和管理中,我更加深切地体会到呼叫中心与其它传统的经营形式相比而体现出的独特的运作风格。首先比较特别的地方是它的工作内容是随机而至的。工作来的时候,是客户,而非呼叫中心的管理者在那儿发号施令:需要做些什么,需要做多少等等。随机而至的工作量每年、每月、每天乃至每个小时都会有所不同,这就使得呼叫中心客服代表在适当的时间内完成任务变得有些困难。曾经在我管理的呼叫中心就出现过这样一种现象:因工作量太大,csr必须连续工作十几天不休息而等到月底来累积补假。

再从客户的角度考虑,客户需要花费一定的时间等着与呼叫中心客服代表对话,一个好的服务体系拥有相当数量的客服代表,以免因为客服代表人数不够而影响对客户的服务。一旦员工数量不能适应顾客要求,劣质服务就会产生,源源不断的呼叫电话会造成服务水平大大地下降。因为csr在接到影响情绪的电话后,她需要一两分钟的时间缓冲和调节情绪,如果连这点时间都不给她们,那么情绪的累积就会导致她们的服务质量急剧下降。

影响呼叫中心高效运营的另一个重要因素是费用。与几乎所有其它方式的经营不同,只要呼叫中心一开门,它就得拿钱来支撑,不管它是不是在提供有效的服务。大量的硬件设施的投入和软件设施的付出都是相当大的。经专业人士研究表明,呼叫中心电话开通后,劣质量的服务比优质量的服务所需要的花费要大得多。

另外,呼叫中心系统的推广和发

展,建立一种最优组合的专业化管理体系已经变得越来越重要。目前在我们国家,建设呼叫中心的工作尚属起步阶段,我们可以选择国外成熟呼叫中心的技术模式,同时再集中一批优秀员工到呼叫中心工作,但如何对这个系统、对这些员工进行管理,这是摆在呼叫中心管理者面前的一个难题。

为此,作为呼叫中心的管理者必须建立起一项制度,规定出一套可靠,坚实的服务质量管理体系,使管理者可以实时地、有重点、有针对性地对呼叫中心系统中的各种变化进行测评,使呼叫中心高效经济地运营。我曾经阅读过大量的国内外呼叫中心的书籍,试图从中汲取更多的专业知识以提升我的管理水平和整个呼叫中心的运营水平。另外,我在实践中也发现,国外的成功经验还是非常需要我们在实践中进行不断的修订和整改才会适应自己管理和运作的呼叫中心。

今天,呼叫中心对管理的要求,已

完全不能停留在凭感觉管理的阶段。科学技术的飞速发展,已使得今天的呼叫中心能够很容易地找到丰富的数据资料,这些数据可以组成十分有用的标准规范,并用专业化的软件包组织成各种图示和表格,使他们成为呼叫中心管理者做出决策的依据。只有这样,才能够使呼叫中心更有效地满足客户的要求,并使呼叫中心的工作更加富有成效。

为此,很多专家也提出了呼叫中心数字化管理的概念,所谓呼叫中心数字化管理,是指我们可以根据呼叫中心现有系统如交换机、自动呼叫分配系统、

交互式语音应答系统、计算机电话集成系、客户关系管理系统等,获得大量方便易得的管理数据,从中选择出那些合乎标准的信息,建立起呼叫中心的信息反馈和管理控制机制,将一个常见的呼叫中心的复杂运作简化为标准指标及规范,这些规范一定要能长久地测评、记录和跟踪,同时将它们有机地结合起来,形成具有行动指导意义的报告,并

及时地传送给相关负责人,以便采取措施提高电话服务的真切感,打动客户。

比如说,这个月的呼叫放弃率上升了,这是什么原因呢?要采取些什么措施吗?客服代表的通话时间下降了2%,这是否又该采取相应的行动?如果是,那么该由谁来采取,采取什么样的行动?我在管理过程中经常去现场提取相关数据进行剖析,同时及时找现场管理者来开会讨论如何尽快地解决问题,同时尽快地提出改善方案。我们可以将这种管理定义为”呼叫中心的数字化管理”,也可以称为”准确数据的全时高效管理,即保证客户得到随时随地优质服务的高效管理”。

当时我就在自己管理的呼叫中心部门成立了一个数字化管理小组,同时设置数字化管理专员进行管理和监控,同时她们还负责分析每日各种报表以通过量化的指标来衡量呼叫中心的服务质量。

在实际工作中我也运用了国内外

的一些先进的数字化指标,我将这几年来的所有数字化指标进行了分析和汇总,大致有以下与呼叫中心运营相关的23个数字化规范指标。在不同行业其指标具体数值有所不同,但其计算方法和指标体系的设计思想则是呼叫中心运营管理的通用标准。

一、实际工作率:是一种测试客服代表是否如所计划的那样在他们岗位上工作的方法。实际工作率的计算结果是一个百分比,它等于客服代表签入系统准备回答电话的实际时间除以客服代表按照计划应当回答电话的总时间,再乘以100。实际工作率百分比数据一般来自acd,并且应当每日都作一次报告,并按周和月进行追踪。我曾经在运作一个外呼项目时做出测试:每个客服代表的最佳实际工作率应该达到92%或者更高。如果员工实际工作率低于规定目标,应就以下几项内容进行调查:

1. 呼叫中心现场管理者,如现场主管或tl在教育与督促员工保持较高实

际工作率方面可能做得不够;

2. 监管人员或质检人员可能不够,新员工没有得到及时指导和帮助;

3. 客服代表可能对规定有误解;

4. 缺勤率可能太高;

5. 相较于呼叫电话量,客服代表从事其他事情的时间可能太多;

二、事后处理时间:指一次呼叫电话接听完后,客服代表完成与此呼叫有关的整理工作所需要的时间。此数据也可从acd得到。这一规范应由小组或个人制成日

表、周表和月表,还应该做成图形来与过去的记录进行比较。我曾经做过长时间的测试,一般呼叫中心平均事后处理时间为60秒,建议目标是30秒至60秒。

三、平均放弃时间:指呼叫者放弃呼叫前平均等待的时间,以秒来计算。我个人观点认为除非特殊需要,与其追踪这一数据,不如追踪放弃率更有价值。此一数据也是由acd收集,应每日和每

周都做出报告。据专业人士统计全行业平均时间为60秒,建议标准范围为20-60秒。以下有两种情况:

1. 等待时间很短即放弃,表明顾客等待的耐心有限,原因可能是有其它呼叫中心可以选择,也可能是拨打时总是不成功。两者都值得引起重视,并采取措施。

2. 检查放弃的数目、没有拨通的情况的排队的时间,看是否存在呼叫者拨不进来的情况,这一问题如果对顾客很重要,呼叫者的满意率就会明显下降。

四、 平均单呼成本:等于某段时间内中心所花的全部费用除以这段时间中心所接听的所有电话数,它包括无论何种理由打入的无论什么电话,不管是由客服代表接听的,还是由技术系统接听的。打入的电话数将有acd所做的记录,呼叫中心总费用可以从财务取得。呼叫中心管理层应该每周对此都做一次检查和计算。行业不同,此一规范的数字变化很大。就所有行业的平均情况看,

每打入一个电话需要花费成本4元。建议标准范围价于2元至5元之间。

五、 平均通话时间:指谈话时间和事后处理时间的总和。acd将会提供这一规范的数据。应该每天都计算,每周、每月都统计。设计一个由客服代表、小组和中心自己制定好格式的平均通话时间报告,做出曲线图来表示情况的变化。

六、 平均持线时间:客服代表让顾客在线上等待的平均时间。acd会提供每一客服代表的持线时间数据,并给出平均值。每日、每周、每月报告和图示这一规范,并每周、每月进行一次管理上的考察。

七、平均振铃次数:指顾客听到回话之前电话铃振响的次数,不论这个电话是由客服代表、还是ivr回的。此数据资料也是由acd收集,每天都作报告,以便中心管理人员参考,或应呼叫者满意程度测试计划所需要。一般我要求现场管理者在现场要做到平均振铃次数应该保持在最低,尽管高峰期可能会有所

增加,因此应该经过讨论来确定次数。此外,还可以将铃振次数作为掌握排队时间的一个准则。只要遇到的不是忙音,这一数字的多少对呼叫者不具有特别的意义。

八、 平均排队时间:指呼叫者被acd列入名单后等待客服代表回答的时间。acd能按照适用或呼叫类型将所有到达中心的电话记录下来,我以前是将这一数字每日、每周和每月张贴公布给员工们看。

九、 平均应答速度:指总排队时间除以所回答的总电话数。此规范也可直接得自acd,应以半小时为单位进行报告,并以图表显示走势。平均应答速度过高意味着以下几点:

1、 事后处理时间超出了目标规定;

2、 持线时间比预期的要高;

3、 呼叫量的预测不准确;

4、 计划实际工作率不够。

十、 平均交谈时间:指呼叫者与客服代表联系后交谈的时间长度。这一

数据也是由acd、客服代表、业务小组或呼叫中心收集和报告得出,我要求现场管理者每周和每月评估一次。如果客服代表的业务活动是特意根据呼叫类型分组进行的,则此一规范对于管理的用处更大。个人及小组的业务表现可能是一很有力的反馈数据,但重要的是要用呼叫者满意程度测试计划所产生的反馈数据对它加以平衡。如果相对较长的谈话能够提高客户的满意度,那么增加点话费也值得。因此,有些客服代表就需要再培训沟通技巧,以便他/她们能用稍长些的谈话来获得客户较高的满意度。

十一、 每小时呼叫次数:指每个客服代表每小时接待呼叫的平均次数。它等于一个交接班中,客服代表接听的电话总数除以他/她接入电话系统后的总时数。此数据也可从acd得到,我在运营管理中要求客服代表每天报告一次。并且要求班组长对自己的班组成员做好详细记录。

十二、 监听分值:指由质检专员

对客服代表的回话质量所做的等级评价。可以设计各种表格对客服代表的话务质量进行评估并每个月上报给相关负责人。

十三、 占线率:占线率等于除以乘100。此项数据也是来自acd,报表计算一般是按班组和客服代表加以平均。

十四、 呼叫放弃率:一个放弃电话是指已经被接通到呼叫中心,但又被呼叫者在客服代表、呼出电话员和信息通知部接听之前自动挂断了的电话。放弃率是指放弃电话数与全部接通电话数的比率。acd也能为呼叫中心提供此一数据,报告应该每日、每周和每月都作。必须确定”短时放弃”的时间长度到底是多少,并保证将这一数据在报表中清除掉。”短时放弃”按通常标准是20秒或者更少。

十五、 出勤率:指一个班组实际工作的人数除以计划工作的人数乘100。这一数据的议案可以通过打卡机或门禁设施得来。如果出勤率较低,一般是检

查缺工原由和与缺工员工谈话,了解所存在的个人问题。

十六、忙音率:指受到忙音信号阻滞,连acd都没有到达的呼叫电话的百分数。此数据可从acd或电话经营商处获得,应该每小时检查一次,看看受阻高峰出现在哪里。

十七、一次性解决问题的呼叫率:指不需要呼叫者再呼、也不需要客服代表回呼

就将问题解决了的电话的百分数。acd可用编码的形式在呼后处理的过程中产生出这一信息,客服代表和呼叫中心都应该每日报告一次。

十八、队列放置率:即列入排队名单的电话数量除以中心所接到的所有电话的数量再乘以100。此数据同样由acd收集,我曾经是每周计算和检查一次。一般是检查增加的客服代表是全时的、半时的、还是超呼叫量时才用到的。此一规范数值的上升可能引起电话成本的增加,因此此数据也对呼叫中心降低成

本很有用。

十九、转接呼叫率:由客服代表转给其他人员接听的电话的百分比。可由acd和客服代表报告这一数据,应每天、每周和每月都进行报告,并附带上客服代表的反馈信息,这些反馈信息至少一月最好一周汇报一次,要确定究竟是什么原因造成了转接。我曾经要求整个呼入部每一百个电话最多只有一到两个被转接,而且此电话转给的是非常精通此业务的相关负责人。

1. 如果客服代表技术上有差别,则应该使用以技术为基础的软件,使客服代表有能力回答呼叫者的问题。

2. 如果呼叫者一定要转电话,可以通过自动转接装置将呼叫者的录音转过去,这样可节省时间和费用。

3. 不通知客户就转接常常意味着呼叫者需要重新向客服代表进行解释,这种重复会对呼叫者的满意感产生消极影响。

4. 从一开始就确定是进行盲目转

接还是告知后转接,而且不要试图脱离这个原则。

5. 有些中心只在线路很忙的时候才盲目转接,但是有些客服代表有时会忘记他正在使用这个平时不该使用的办法。

6. 转接的电话太多意味着问题或者是顾客迷惑了,或者是客服代表缺少应有的资料。

7. 电话转接过多将耗费成本,成立一个由客服代表和呼叫者组成的讲座小组,认真商讨一下,确定和解决这个问题。

8. 让监管人员写出一份转接次数统计报告和提供一个减少未来转接电话的解决方案。

十、应答电话百分比:等于回答过的电话数除以所有接入的电话数乘100。此数据资料也是由acd提供,我当时也是要求现场管理者每日报告一次。

二十一、服务水平:服务水平的计算公式是:回答时间少于x秒种的电话

数除以所接入的电话总数乘以100。这一数据可以从acd得到。服务水平应该建立在不断监听的基础上,因为这一规范预示着所存在的主要问题。目前大多数呼叫中心

的标准是:80%的电话都是在20秒钟之前做出的回答。

二十二、总呼叫数:指所有打入中心的电话,包括受到阻塞的、中途放弃的和已经答复的电话。acd可提供这一规范数据来源,应该每小时、每天、每周、每月都进行检查。为了更好地组织安排工作人员,需要对打入的电话进行跟踪,并将它们按类型细致地划分一下。越早地预见到呼叫类型的变化,越便于管理人员作出及时有效的调整与安排。

二十三、客服代表流动率:指一月、一季或一年中离开中心的客服代表人数在全时工作总人数中的比例。此数据则由人力资源专员提供,应该每月和每季度都进行查验、统计。据专家统计,呼叫中心的行业平均辞职率为25%,我们

的现场管理者应该通过提升管理水平而将此数据控制在15%至30%之间。我觉得让呼叫中心之外的人事部工作人员与辞职客服代表作一次辞职谈话会很有效,这样将得到更有价值的信息资料,这些资料会帮助呼叫中心采取改正措施,这样在新的更好的客服代表到来之前就有了一个更好的工作环境。

同时我在与辞职员工沟通交流中发现报酬是客服代表辞职理由中最少被提及的原因之一,而更多提及的是监管人员、工作环境和工作压力等方面的问题,以至工作场所被客服代表形容为”人间地狱”。但是适当的客服代表流动率则十分有益,辞职率太低意味着此呼叫中心的客服代表没有责任感或者没有不断地提高自己的挑战精神。

第五篇:呼叫中心客服岗位职责

1负责接听热线电话,对用户咨询的相关问题进行解答。

2处理客户关于产品投诉及售后服务方面的问题;

3发现来电客户的需求及意见,解决客户的问题;对相关信息进行录单和存档

4通过电话维护、巩固客户关系,为客户提供最具针对性的解决方案。

5维护客户关系,保证客户满意度,树立公司的良好形象。

6客户信息录入和统计,按要求认真做好业务日报表,并及时上交主管;

7完成领导交办的其他工作。

客户投诉处理原则

完善投诉处理机制,注重处理客户投诉的规范性和效率性,形成闭环的管理流程,做到有投诉即时受理,迅速有结果,处理后有回访;使得客户投诉得到高效和圆满的解决。建立投诉归档资料。

投诉处理工作的三个方面:

1.为顾客投诉提供便利的渠道;

2.对投诉进行迅速有效的处理;

3.对投诉原因进行最彻底的分析。

投诉解决宗旨:挽回不满意顾客

投诉解决策略:短—渠道短

平—代价平

快—速度快

认识服务与品牌的关系

顾客永远都是对的;顾客是商品的购买者,不是麻烦的制造者;顾客最了解自己的需求、

爱好,这是企业需要收集的信息。失去品牌比损失一次交易更可怕。

投诉处理流程:

1、投诉受理

即初步填写《顾客投诉登记表》的相关内容,如投诉人、投诉时间、投诉内容等。

2、投诉判断

了解客户投诉的内容后,要判定客户投诉的理由是否充分,投诉要求是否合理。如果投诉不能成立,即可以婉转的方式答复客户,取得客户的谅解,消除误会;如果投诉成立,则根据顾客投诉信息确定被投诉的责任部门,并请顾客给予一定时间展开调查。

3、展开调查,分析投诉原因

要查明客户投诉的具体原因,具体造成客户投诉的责任人,如属修理质量问题,交相关负责人处理;属服务问题,则服务专员/主管处理。

4、提出处理方案。

根据实际情况进行部门研讨提出不同相关解决方案。主管领导应对投诉处理方案一一过目,选择最佳解决方案,并及时作出批示。

5、 实施处理方案

对直接责任者和部门主管要按照有关规定进行处罚;通知顾客,确认顾客接受解决方案后请顾客签字,并尽快地收集顾客的反馈意见。

6、 总结批价。

对投诉处理过程进行总结与综合评价,由客服主管填写《顾客投诉分类统计表》,并做数据分析统计,提出改进对策,不断完善企业的经营管理,以提高服务质量和服务水平。

投诉处理准则

首先,言行礼仪按服务规范操作。

与顾客不发生冲突的技巧:

1. 不争论;不恶言;不动怒;

2. 不轻易承诺,不失言;

3.不推卸责任;

4. 不提高说话音调。

5. 杜绝跟顾客说“不行、不知道、不可以等”

6. 不怀疑顾客的诚实品格;

须注意: 尊重顾客的人格,专心对待顾客,用心倾听,从顾客角度出发分析顾客的实际问题,给顾客一定的自主权。请顾客参与共同选择最佳解决途径,让顾客感觉到他的意见得到尊重,尽量用补偿性方法调节与顾客的关系。

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