新建工业园区档案管理规范探究——基于西安市高新技术产业开发区的思考

2022-09-12

工业园区是各级政府所主导建立的产业平台, 在促进区域经济发展和引导经济转型中发挥着至关重要的作用。档案是决策依据的源泉, 对于国家机构、社会组织、普通个人都具有重要意义和价值。因此规范和完善的工业园区档案管理是促进工业园区发展的重要环节。1995年, 国家档案局印发了《开发区档案管理暂行规定》, 在一定程度上确立了开发区档案管理的依据, 但缺乏档案工作的其他配套标准。目前, 一些工业园区档案工作中存在政策措施和业务规范、服务水平与实际工作需要不相适应等问题;存在着档案的形成、控制、积累和归档的运行机制不完善等问题;存在着档案信息资源作用不能有效发挥等问题。这些问题的存在制约和阻碍了工业园区的持续发展。制定档案工作规范并实行规范化管理的在工业园区管理进程中的重要性极为迫切。

一、研究回顾

管理科学中组织管理的重要性是可以和档案管理工作想媲美的, 档案管理机构的科学合理的设置首当其冲。基塞尔 (2013) 谈到档案馆服务质量提高和档案利用需求是成正比的, 档案馆要发挥自身职责。美国在1934年根据《关于建立国家档案馆的法令》建立了美国国家档案馆。目前美国有联邦档案机构和非联邦档案机构两类, 主要包括国家档案和文件署、联邦文件中心、各州设立的档案馆等。

李国兰 (2011) 认为提高档案管理科学化水平是新时期档案工作的重要课题, 是顺应信息化发展趋势的必然选择, 对于推动档案管理规范化、制度化、标准化具有重要意义。王越超 (2016) 认为档案特有的属性决定了档案工作对经济社会各项事业发展的重要推动作用。李超 (2013) 提出随着档案信息化进程的不断加快, 档案信息资源共享已经成为档案工作的核心任务。档案信息资源将实现区域乃至国家层面的共享。开发区作为我国一种特殊的区域性经济实体, 其档案信息资源共享的建设对于加快我国区域性档案信息化步伐有着重要的意义。

二、西安市高新技术产业开发区档案管理简述

“西安高新技术产业开发区是1991年3月经国务院首批批准的国家级高新区。截止2017年底, 各项综合指标位于西部地区第一名, 中国第三名 (仅次于北京中关村和上海张江高科技园区) 。”西安高新区入驻企事业单位对档案管理及服务的要求不断提高。为了对档案工作进行有效管理, 确保开发区发展过程中各类资料的保存利用, 西安高新区不断完善档案管理机构, 探索适应高新区发展的档案管理模式。

资料来源:根据西安高新区档案管理相关制度整理

(一) 档案管理机构设置及职责

西安高新区管委会档案室, 是西安高新区管委会档案工作管理部门, 在高新区内实施对档案工作的监督、指导、管理。管委会档案室总建筑面积3300平方米, 其中库房2819平方米, 办公、库房、阅览分离。其主要职责集中在四个方面:一是负责制定高新区档案事业发展规划并组织实施;二是负责建立健全西安高新区档案工作规章制度;三是负责西安高新区综合档案室业务建设, 并确定其接收档案的范围;四是负责对西安高新区内企、事业单位进行档案工作目标管理认证、协调以及档案业务咨询、培训, 负责西安高新区档案信息资源的开发利用。

(二) 档案管理做法

高新区管委会档案室在工作中不断建立健全科学规范的档案管理制度20余项, 对高新区管委会主要职能活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、影像等不同载体的全部文件材料, 实行集中统一管理。并分库进行管理保管。根据不同时期的实际需要, 理顺各门类档案的合理归属和流向, 及时制定、补充相应的管理办法和业务标准, 保证高新区建设发展过程中所有档案的完整与安全。

高新区档案规范化管理、信息化水平在西安全市处于领先水平, 成为高新区现行政务信息的集藏地和利用中心。2017年, 高新区管委会成为全市各开发区管委会中唯一通过陕西省档案工作目标管理AAA级认证复审单位。

三、西安市高新技术产业开发区档案管理经验

高新区档案室根据国家、省市有关规定, 结合高新区档案工作特点, 不断研究和创新档案管理办法, 形成一套符合高新区特点的档案管理模式, 其经验可概括为以下几个方面。

(一) 创新管理机制, 注重基础工作

在档案工作管理机制方面, 高新区将档案工作专项经费列入财政预算, 档案工作纳入管委会年度计划和目标考核, 管委会各部门及所属各中心、管理办均配备兼职档案人员, 并保持相对稳定, 形成有效的档案工作网络。档案管理及档案安全保密工作已列入管委会各项管理程序, 纳入主管领导、部门及人员的岗位职责范围。

(二) 优化档案信息, 提升利用价值

高新区依据高新区档案管理特点, 建立起“档案管理和采集”信息化系统, 实现了文书档案、照片档案、音视频档案、实物档案等的数字化加工、存储、管理及原文检索, 从而构建起全部室藏档案的数据库, 数据导入、导出、脱机保管和移交顺畅便利, 全面完成档案的接收、鉴定、利用、检索、编研、发布、统计等各项业务的信息化升级改造。档案室工作人员通过此系统进行档案整理保管工作的同时, 可以完成相应档案的入库、鉴定、发布、归档等业务操作。该系统还实现了与管委会协同办公系统的集成, 利用系统部门分库实现企业审批、规划建设、土地房产等主要职能部门赋权直接调阅, 提升档案信息处理及应用功能, 提高工作效率, 规范管理模式, 实现数据共享。

(三) 深入基层服务, 提高管理水平

高新区努力开发利用档案信息资源, 推进档案信息资源共享, 服务高新区各项工作, 满足社会各界需求。先后利用档案库藏并配合高新区各项重大活动、事件, 编研了《高新区管委会全宗介绍 (1991-2017) 》、《西安高新区管委会组织机构沿革》、《西安高新区政策汇编》、《西安高新区管委会内部制度汇编》、《西安高新区大事记 (1991-2016) 》、《见证·足迹—西安高新区档案图片展 (图册) 》等20余部利用保存价值较高的参考资料。

同时, 高新区管委会还认真履行对区内企事业单位档案工作的监督、指导和管理职责, 积极推进高新区企业档案工作目标管理达标升级。深入企业开展培训、咨询与服务, 指导企业科学规范开展档案管理工作。先后有创业园发展中心、软件园发展中心、高科集团 (公司) 、新西部公司、紫薇地产公司、紫薇物业、高新物业、高新地产公司等14家单位和企业通过档案目标管理AAA认证工作。

四、对于新建工业园区档案管理的启示

我国工业园区发展己经步入新时期, 在各工业园区产业升级的大背景下, 园区档案管理必须顺应发展的要求。针对工业园区档案管理存在的主要问题和薄弱环节, 借鉴西安高新技术产业开发区档案管理工作的做法和经验, 结合国家有关法律法规和政策规定要求, 我们认为管理规范化是工业园区档案工作的关键环节。

(一) 强化档案管理工作、培养专业化的管理人员

提高对工业园区档案工作重要性的认识, 使园区管理、入园企业的相关人员知晓档案法律法规的内容, 掌握档案收集、整理、归档的知识和技能。各园区管理机构和入园企业要明确档案分管领导, 定期研究本园区、本单位档案工作和档案管理的情况, 谋划和部署档案管理工作。帮助园区管理机构和入园企业建立档案管理的规章制度。要把档案的法制宣传、制度建设、业务推进和人员培训结合起来。档案管理人员的需要进行专业化、规范化的培训。

针对不同管理人员的知识背景与专业水平, 制定具有针对性的培训计划。通过对管理者进行定期培训, 在短时间内, 提高相关工作人员对档案管理工作的重视程度, 提高档案从业人员的工作技能。

(二) 推动档案管理制度规范化

在档案管理过程中制度的规范化, 及制定规范化流程是提升档案管理能力的两个重要指标, 同时也是档案基础管理工作基石。在此背景下, 要求档案管理相关工作人员能够实事求是地进行档案管理制度建设, 并在日常工作进行中推动档案管理工作规范化。除此之外, 还需有侧重地完善档案管理制度, 对现有的档案管理制度进行清理, 剔除过时的部分, 保证档案管理制度能够与时俱进。同时, 还能保证内部工作人员的积极性, 落实规范化档案管理的工作。

(三) 着力提高档案管理信息化水平

工业园区要把档案信息资源的积累和利用作为园区科学发展不可替代的基础性、保障性工作。把档案馆、图书馆、情报信息中心等整合为园区的知识库、信息库。现代化管理的背景下从1、加强档案管理信息化建设提高园区档案管理的工作效率。2、依靠互联网、大数据等建立互联网档案管理平台将档案管理工作转移到互联网平台完成。3、利用互联网及大数据的特点, 探索并创新现代化档案管理的运行机制。以此提升档案管理工作的深度与广度, 做好工业园区的档案管理工作。

摘要：各级各类工业园区在我国经济发展中发挥了重要作用, 工业园区的档案管理意义重大。西安市高新技术产业开发区是我国建立较早、规模较大、发展较好的工业园区, 其档案管理工作也卓有成效, 通过对西安高新区档案管理运行机制的考察、凝练其工作经验, 寻求对做好新建工业园区档案工作有所启示。

关键词：工业园区,西安高新区,档案管理,管理规范