企业工程设备招标采购管理策略研究

2022-09-10

工程设备招标采购管理作为企业管理内容的主要组成部分, 其管理水平高低直接影响企业经济效益。由于市场经济体制蓬勃发展, 客观上要求企业构建具有企业特色的工程设备招标采购管理机制, 不只能为企业采购高质量高性价比的设备, 更能为企业节约大量资金。由此可见, 做好工程设备招标采购管理工作能切实解决招标采购管理的现存问题, 为企业赢得更多的经济效益, 推动企业长远发展[1,2]。同时, 目前我国大多数企业采购工程设备倾向于选择招标方法明确供应商, 结合供应商产品价格、技术水平及资信情况制定招标采购方案, 尤其是施工企业, 以招标采购为首选方式购置大批量施工设备。即便招标采购为设备制造厂家提供更多的发展机遇, 但是仍存在着较多问题直接影响采购工作效果。鉴于此, 本文针对企业工程设备招标采购管理策略的研究具有重要现实意义。

一、企业工程设备招标采购管理的基本要求

(一) 采购流程

为了实现企业工程设备招标采购程序化及规范化管理的目标, 严格控制设备采购及后续运营的成本投入, 满足节本降耗的要求, 便于实时掌握各种设备的价格、用款及租赁费用等基本情况, 企业秉持具体问题具体分析的工作原则, 以工程实际情况为出发点做好工程设备招标采购工作[3,4]。其中, 采购流程涉及行政部门、验收部门、采购部门及主管部门, 由主管部门发出采购计划, 采购部门组织采购活动, 待购买设备后, 交由验收部门进行审查验收, 针对验收不合格的工程设备予以退换货或整改处理, 再提供验收合格报告交由采购部门进行报销, 形成最终设备档案便于行政部门留存。

(二) 基本要求

企业项目部门必须结合工程部门所提交的采购申请进行信息汇总制定设备需求报表, 详细列出设备名称、设备型号、设备类型、设备规格、生产数量、到场时间及联系方式等基本信息, 待统计无误后方可由项目负责人签字同意[5,6]。同时, 备好一式三份的设备采购清单, 即工程部门、项目部门及采购部门各一份, 避免出现浪费或其他情况, 检查工程设备采购申请表是否有申请人、负责人及经理3方签字, 三者缺一不可, 否则采购部门有权拒绝接受设备采购申请表。此外, 从原则角度来看, 企业采购部门不接收项目部任何人电话或口头通知供货要求。

一旦遭遇特殊情况则立即上报企业领导层待批准同意后, 由主要领导直接通知采购部门负责人, 负责人接收批准同意信息后方可安排采购人员进行具体工程设备采购, 并且采购部门采购工程设备时项目部门相关工作人员及时补交设备采购申请表格, 遵循相关审批流程完成审批后, 再将审批通过的设备采购申请表交由采购部门, 便于采购部门明确设备类型, 选择适宜的采购方法, 例如:询价、竞争性谈判或招标等[7,8]。同时, 工程项目中变更或增设设备数量, 以业主方书面通知或书面签证为主要凭证, 项目部门及时向预算部门发放业主书面通知, 遵循设备采购流程提交采购申请, 待预算部门收到变更申请后再进行仔细核算, 上报领导部门审批。

二、企业工程设备招标采购管理的现存问题

(一) 管理困境

一般说来, 机械设备是保证工程项目顺利施工的前提条件, 其设备质量与工程建设顺利与否存在着密切联系, 而采购价格直接决定工程项目总体成本投入。由此可见, 做好工程设备招标采购管理工作占据着极其重要的地位及作用, 为企业赢得更多的经济利益。同时, 工程设备招标采购管理工作无法脱离民主决策、公开透明及优质高效等工作原则的支持, 着重强调合法合规, 严格规范各项采购管理流程, 为推动企业主营业务发展提供强有力的保障[9]。然而, 从目前我国企业工程设备招标采购管理水平来看, 其信息化水平相对较差且尚未建立专业的采购系统, 造成采购工作效率低下, 甚至其信息化功能仅仅停留于数据统计层面。

(二) 管理问题

目前我国大多数企业工程设备采购往往过于看重采购成本, 对于设备使用年限及运行费用的重视程度有待提高, 而招标采购普遍实行最低价中标法, 一旦诚信体制不健全或供应商低价中标属于虚假承诺私自下调质量标准, 盲目牺牲设备性能则直接影响设备使用寿命, 尤其是过质保期后设备使用故障频频发生, 大大增加总体维护成本。同时, 由于部分机械配件由特定厂商进行生产制作, 一定程度上加大企业采购工作难度, 甚至采购工程设备时无法综合考虑其他因素, 例如:该型号设备产量过少或相关配套配件过于特殊不属于常规标准件等, 造成后续采购成本持续上升。

受特殊类型设备自身性价比过低且交货时间较长的影响, 长期与特殊类型设备制造厂商合作, 一定程度上影响企业自身经济效益, 错失与产品性价比高且售后服务好的供应商间合作机会, 大大削弱招标采购的灵活性, 反而需要付出更多的采购成本。为了取得长足进步, 企业必须构建具有企业特色的奖惩机制, 但是目前我国大多数企业仍沿用传统招标采购管理模式, 不具备处罚供货质量差供应商的措施, 不向供货质量好的供应商予以相应的奖励, 促使劣质产品供应商气焰过于嚣张, 一定程度上打击供货质量好供应商的工作积极性。此外, 部分企业错误认为供应商侵占企业利润, 故意压低货物价格, 难以形成长期战略合作关系。

通常情况下, 目前我国大多数企业倾向于纳入违约次数、供货质量及供货次数等指标全面评估供应商。即便具体评价阶段中合并使用随机抽查或实地调研等方法, 但是仍属于少数, 一旦质检人员忽略技术要求进行抽查, 则说明质检过程存在出现利益输送的可能性, 甚至有供应商拥有全部所需设备及配件, 不实行统一批量采购, 与多家供应商签订数量少的采购合同, 促使成本投入及采购难度日趋增大, 严重削弱供应商生产积极性, 难以保证产品生产质量。从普通机械企业角度来看, 检验设施相对较少且无法仔细检查普通零配件及外购零件, 仅仅依靠查询原始记录凭证及产品证书, 埋下严重质量隐患。

三、企业工程设备招标采购管理的实践策略

(一) 工程设备招标采购

在实际采购的过程中, 企业采购人员秉持实事求是的工作原则, 着重强调理性因素 (即不对操作人员重新培训下操纵性、采购中工程施工质量提升的技术性、交货时间的准确性、充分考虑产品所提供的技术服务能力、产品规格及产品质量于可接受范围内下最低报价、产品制造规格质量一致性) , 做好不同销售方情况对比工作, 力求货比三家, 以明确采购设备具体性能为前提条件, 确保招标采购环节后购买合适商品。同时, 保持平稳心理状态对待客户, 对品牌产品予以一定程度政策倾斜, 不得过于迷信产品品牌, 尽可能挑选出质量符合技术标准的产品, 再组织采购活动。

采购工程机械设备时, 不得将首次采购价格视为采购目标唯一评估要素, 尽可能将设备使用年限、成本投入、可操作性及配件通用性纳入评估范畴, 以保证产品质量及满足生产需求为前提条件, 不影响采购管理工作的合理性。同时, 以全面掌握合同签订要点为前提条件, 明确设备功能定位及技术标准, 做好指标分解工作, 便于满足用户各项合理要求。受技术参数的影响, 工程设备成本投入间存在着明显差异性, 客观上要求企业不得使用过于单一简单的方式进行对比, 例如:将价格视为具体参照依据, 造成设备购买后期、具体调试时期及未来使用时期均存在浪费大量资源的可能性, 甚至影响施工工期。

从目前情况角度来看, 往往采取最低价中标法, 即以保证合格技术水平为前提条件进行详细排序, 客观上要求企业充分发挥质量监管环节的作用, 不得购买大量劣质产品, 做好指标分解工作, 取得令人满意的处理效果, 为质量检查环节提供便利。同时, 与其他产品不同, 工程设备专业性较强且技术相对复杂, 一旦招标文件出现设备数据纰漏问题则直接影响设备使用性能, 客观上要求相关技术人员仔细推敲文件内容, 明确双方的合作要求、履行责任及对应义务做出书面澄清, 严格保密澄清环节中所有内容, 不影响工程设备正常使用, 对于保证企业所获取的经济利益具有不可比拟的积极作用。

(二) 招标采购问题解决策略

企业工程设备招标采购管理策略与采购方法、库存管理及供应商管理间存在着密切联系, 而供应商管理策略往往为搭建具有区域特色的综合性评价信息系统, 实现追踪调查供应商, 确保产品质量不受其他因素影响。目前我国大多数企业普遍采购的材料零构件数量较多且类型相对复杂, 一旦供应商数量过多则企业不具备足够时间及精力进行全过程追踪, 难以与各个供应商间建立长期战略合作关系。由此可见, 做好工程设备分类工作, 即划分为A类、B类及C类, 换而言之不同类型的机械设备实行不同的采购方案及不同的库存管理策略能取得令人满意的管理效果。具体为:

1、A类:

A类工程机械设备泛指大型固定资产或生产设备, 具有价值高等鲜明特点, 被广泛应用于产品生产等领域, 其使用年限及质量水平直接决定企业生存发展, 并且市场上具备生产出售此类机械设备资格的企业数量不太多且企业往往无法自行生产, 客观要求企业与生产质量稳定的供应商构建长期战略合作伙伴关系, 力求不对抗及实现双赢, 着重长远利益且不得压低价格, 利用良性合作确保供应商获取更多的经济效益, 有助于保持长期稳定的合作关系。

2、B类:

B类工程机械设备泛指大型固定资产及配套设备、相关重要零部件, 具有技术要求相对宽泛、市场价值较高及市场供给相对充足等鲜明特点, 往往倾向于固定厂家采购。值得注意的是, 从成本角度考虑, 在B类机械设备采购过程中, 需遵循“总成本最低化”的基本策略, 基于供应商管理方面无须花费大量的自己和供应商时间构建长期稳定的战略合作关系, 维持正常合作关系即可, 争取供应商优先服务本企业, 以期实现企业采购总成本最低化, 达到有效控制成本的目标。

3、C类:

对于C类机械设备, 指的是小型设备, 主要特点为价格偏低, 市场上有大量的供给, 易获取, 并且价格协商的空间很大。在采购C类机械设备时, 可以采取“货比三家”的基本策略, 择优选择, 但也需要确保机械设备供应商质量可靠, 信誉高等条件。此外, 在采购过程中, 还可以了解该供应商的产品质量、价格服务等评价, 然后对自身订货要求及条件进行合理修改, 进一步进行合同的签订;基于库存管理方面, 尽量采取经济订货的方式, 使库存成本得到有效控制。

四、结语

通过本文探究, 认识到工程设备采购管理作为企业管理工作的主要组成部分, 占据工程项目比重较大。因此, 企业秉持实事求是的工作原则, 加大对于工程设备招标采购管理的重视程度, 以满足合理选择工程设备类型要求为前提条件, 严格控制总体成本投入, 遵循相关法律法规, 灵活运用量化指标, 设置科学的评价指标, 通过组织岗位培训等方法增强职工综合素质水平, 促使工程设备招标采购管理形成完整的体系, 真正意义上实现采购目标完成采购计划。

摘要：工程设备招标采购管理工作质量与企业经济效益间存在着密切联系, 尤其是采购环节对产品生产质量产生极其深远的影响, 直接决定总体成本投入。同时, 招标环节作为目前我国大多数企业购买工程设备的主要途径, 占据着重要地位及作用。如何做好企业工程设备招标采购管理工作, 是管理人员所面临的主要挑战。本文以企业工程设备招标采购为切入点分析其管理要求及管理现状, 就提出具体的管理策略进行深入探究, 旨在为相关从业人员积累更多的工作经验。

关键词：企业,工程设备,招标采购,管理策略