商务秘书实务试题

第一篇：商务秘书实务试题

商务秘书理论与实务课本内容总结

第一章商务秘书概述

一. 商务秘书分类 (考)

按智能特长划分: a. 参谋型秘书b. 办事型秘书c. 公关型秘书d. 技术型秘书f. 秀才型秘书g. 综合型秘书

二. 商务秘书专项业务与工作方法： a.商务秘书协调方法b.商务秘书督促检查方法c.商务秘书信息沟通方法 d.商务秘书公文撰拟方法 e.商务秘书工作进程调度方案:

1. ABC分类处理方法 2. 集中办理与分段进行相结合的方法 3. 统筹计划法

f. 商务秘书工作时间调度方法： 1. 计划使用时间方法2. 弹性管理工作时间方法3. 反馈控制工作时间方法4. 合理使用零碎时用方法

g. 商务秘书工作手段现代化

三. 商务秘书的职业道德与作风修养(P15)： 1. 忠于职守，服从领导，自觉履行各项职责 2. 埋头苦干，任劳任怨 3. 谦虚谨慎，办事公道，热情服务 4. 遵纪守法，廉洁奉公，公正无私 5. 恪守信用，严守机密6. 实事求是，勇于创新

第二章：商务秘书工作实务

一.信息的存储(P32)

含义：信息的存储就是对信息材料的科学积累。归根结底，信息存储就是“存在”与“组织”两个方面。

无论怎样存储信息，均应符合以下要求:1. 便于查找、提取和利用 2. 利于机要信息的保密 3. 要设专人负责信息材料的管理

二. 会议及其作用(P33)

会议的含义：一般指聚会议事或商讨问题的行为和过程。会议是管理工作和领导活动的一项经常性的方、方法，也是古今中外社会活动中的一种经常的社会活动形式。

会议的作用：会议对于发扬民主，交流思想，通达情况，协调意见、行为，促进团结，进行决策，贯彻政策，加快工作节奏，加速问题的解决，实现集中统一领导，具有重要作用。

会议活动中商务秘书的职责与任务：P3

4三. 会议程序:1. 会议的准备阶段 2. 会议的进行阶段

3. 会议形成意见的传达，催办阶段

四. 会议预案制定

内容一般涉及如下方面： 1. 会名 2. 确定会期 3. 会场 4. 出席范围 5. 会议票证

6. 会议筹备班子的职责分工7. 会议议程

五. 公文处理工作的原则和要求 (P48)

A. 公文处理工作的基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，集中统一管理，实事求是，严格遵循行文单位要求和公文处理规定。

B. 公文处理工作的具体要求：1. 公文处理必须准确而周密，确保质量

2. 公文处理必须迅速而及时，注重时效

3. 公文处理必须做到安全可靠，切实保密

4. 公文处理工作必须加强集中统一管理

5. 公文处理工作必须实事求是，遵规守纪

6. 精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义

六. 公文写作的基本规程：1. 领导交代发文意图

2. 确定发文的主旨和应当使用的文种

3. 收集和选择所需的材料

4. 拟写提纲，安排结构

5. 落笔起草，拟写正文

6. 修改润色，确定初稿

七. 秘书工作中涉及的保密事项：1. 文件保密 2. 会议保密

3. 新闻报道和出版的保密

4 . 涉外工作的保密

5. 领导工作的保密

6. 各种信息资料的保密

7. 文书档案的保密

8. 电子计算机保密

9. 电讯设备和通讯保密

八. 安排领导活动的原则(P64)：1. 适当分担，各就其宜

2. 需要为准，尽量压缩

3. 社会活动，年长及德高望重者宜多按拍

4. 业务活动，第一线领导宜多安排

5. 自愿为主，商谈为辅

6. 原则性与灵活性相结合

九. 安排领导活动的方法：1. 制定详细的活动计划

2. 在有关部门间搞好协调

3. 需要时察看现场

十. 仪式活动的安排(应注意)：1. 有主办方主持，拟定出席人员名单

2. 正式发出请柬，邀请有关客人出席

3. 必要时向出席者印发仪式程序安排

4. 仪式开始要有简短的讲话和剪彩

5. 安排参观介绍

6. 最后可举行简单的招待酒会

十一. 节庆活动的安排：1. 活动方式要灵活，注重细节创新

2. 重在营造气氛，突出象征意义

3. 户外活动要慎重选择场地，仔细查看现场

4. 重大活动可请当地主要或有关领导人出席

5. 讲话要简短精彩，防止连篇套话

6. 精心组织，注意安全，防止意外

7. 必要时请当地有关媒体，配合宣传

8. 崇尚节俭

十二. 纪念活动的安排：1. 分清各有关单位或部门的任务和职责

2. 在上面基础上，制定完整的活动计划，并将经筹备组领导审定的活动安排印发各领导和有关部门

3. 活动工作人员分组开展工作

4. 及时检查督促，协调各方

5. 及时向活动筹备组或指挥部及其负责人汇报工作进展情况，对于发现的问题提出初步的处理意见，请领导定夺

6. 协助做好活动的总结工作

7. 提供活动纪要或报告的草稿，供活动的领导机构审定 十三. 庆功祝捷活动的安排: 1. 选择合适的会场，会场布置要能突出相应的气氛

2. 代表要广泛，人员要坐满

3. 主席台上人要多一些相关各主要领导要尽量出席

4. 发奖时要播放音乐，烘托热烈氛围

5. 视情况需要，可安排献花活动

6. 必要时请新闻媒体配合

第三章商务文书

一. 简报的种类：1. 工作简报2. 会议简报3. 动态简报

第五章企业管理基础

一. 决策，是指组织或个人为了实现某种目标而对未来一定时期内有关活动的方向、内容及方式的选择或调整过程。

影响决策的因素分析：1.环境2.过去决策

3.决策者对风险的态度

4.组织文化5.时间

第六章 市场营销战略

一.市场是潜在的或现实的顾客的需求总和，由人口、购买愿望和购买力三大要素构成。

二.目标市场覆盖战略：1.无差异营销覆盖战略

2.差异性营销覆盖战略

3.集中性营销覆盖战略 差异性营销覆盖战略，指企业决定以几个细分市场为目标，为每个目标市场分别设计产品及营销方案。 优点：差异营销往往能带来比无差异营销更大的总销售额。 劣势：差异性营销会增加贸易成本，改进一种产品以满足不同细分市场的需求通常会导致额外的调研、设计或特殊加工等费用。对不同的细分市场分别采用不同的市场计划需要额外的市场调研、预算、销售分析，促销策划和销售渠道管理。同时，为打入不同的细分市场而作的不同的广告也会增加促销费用。

四.事件营销：(P218)

就是通过把握新闻的规律，制造具有新闻价值的事件，并通过具体的操作，让这一新闻事件得以传播，从而达到广告的效果。

事件营销运作的两种模式：1.借力模式

2.主动模式

借力模式：就是组织将组织的议题向社会热点话题靠拢，从而实现公众对热点话题的关注向组织议题的关注转变。

遵循的原则：1.相关性2.可控性 3.系统性

主动模式：指组织主动设置一些结合自身发展需要的议题，通过传播，使之成为公众所关注的公共热点。

遵循的原则：1.创新性 2.公共性3.互惠性

1、关税的作用.(P273)(1)增加财政收入.(2)保护国内产业与市场(3)调节进出口商品结构。

2、从关税对进出口贸易的限制作用来看，关税对一国贸易的影响主要体现在：(1)、关税设置所产生的直接影响是增加交易成本。进出口海关对本国进口商征收的关税会间接地影响到出口国的出口商(2)进口国进口外国商品：一是因为国内无法生产与供给，或是因为国内供给不足;二是因为国内产品质量不如外国同类产品。因此进口税在提高了进口商品价格的同时也抬高了国内同类产品价格。国内消费者或是减少对该产品的消费量，或是保持原先的消费量而付出更多的钱，从而使进口国消费者遭受损失。(3)关税的作用保护了国内同类生产厂商的市场与生产，在表面上表现为国内产品能维持较高的价格与市场，而使进口国生产厂商收益。因此，征收关税使国内生产效率较低的产业获得发展，但也降低了社会福利。

3、给予反馈的技巧.(P373)(1)针对对方的需求(2)反馈要具体、明确(3)正面、具有建设性(4)反馈要对事不对人(5)将反馈的焦点集中在对方可以改变的地方。

4、接受反馈的技巧。(1)注意倾听，不打断对方。(2)避免自卫。(3)提出为题，澄清事实。(4)总结接收到的反馈信息。(5)理解对方的目的。(6)向对方表明自己的态度和行动。

5、与上级有效沟通的六个因素。(P374)①适当的时机。②合适的地点③灵活运用事实数据④预测质疑，准备答案⑤突出重点，简明扼要⑥尊重领导的决定。

6、公关危机的涵义。(P348)由于各种各样的原因，组织与公众发生冲突，组织形象受到损害，甚至造成相关公众生命和财产损失，社会舆论反应强烈，组织公共关系便处于危机状态之中，即为公关危机。

7、公关危机形成的原因。①组织(企业或政府)自身行为不当引起的危机。②突发事件引起的危机③新闻失实报道引起的危机。

8、公关危机的特点。①突发性②扩散性③危害性

9、公关危机管理的原则。①树立完善的危及防范、处理和善后机制。②处理问题态度要端正，坚持对相关公众尤其是受害公众负责。③第一时间内快速做出反应。④充分处理好和媒体的关系。⑤密切与行关行业机构、技术权威机构、权威人士的联系，避免单兵作战。

10、商务谈判的开局策略。(P402)商务谈判的开局阶段是指谈判双方进入面对面谈判的开始阶段。

在谈判开局阶段需做好以下几个方面的工作：1.创造和谐的谈判气氛2.正确处理开局阶段的“破冰期”

创造和谐的谈判气氛需做以下工作：1.谈判者要在谈判气氛形成过程中起主导作用2.心平气和，坦诚相见3.不要在一开始就涉及有分歧的议题4.不要刚一见面就提出要求

顺利度过破冰期需注意：1.行为，举止和言语不要太生硬，应是感情的自然流露2.不要紧张3.说话不要啰嗦4.不要急于切入正题5.不要与对方较劲6.不要举止轻狂

破冰期是谈判双方见面后，进入主题之前的这段时间。通常情况下破冰期一般控制在全部谈判时间的2%-5%，也就是3到5分钟的时间。

报价的确立策略：1.己方为买房时的策略(若对方是新伙伴，要集中精力压低对方报价，同时注意找出对方产品的下次，以挑剔的态度让对方降价。关键要造成卖方对这笔交易难以形成的担心，然后抓住时机，突破设置的报价防线，扩大成果。若对方是交往多次的伙伴，就应坦诚相见，各自做出适当让步，使买卖高效率的成交。2.己方为卖方是的策略。(若己方为卖方，其期望价应为防御性的最高价。若对方已种种策略迫己方让步，己方要仔细分析对方的意图并以分析的结果作为采取行动的依据。若对方意图是凭某种优势，运用战而胜的方式，一味压己迁就他的种种要求，己方就应采取策略破快，打破其妄想念头的攻击性行动。若对方采用互利性、胜对胜、双方已彼此了解，气氛和谐，那么报价就采取较为实际的守势，确保谈判成功

第二篇：2016年商务秘书资格考试技巧心得最新考试试题库

1、办公场所一旦发生事故，要及时填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》，事故涉及的人员和证人也需要完成(

)。 (A)事故涉及人员记录(B)现场情况记录 (C)事故处理记录(D)证人记录

2、签字人就座时一般应(

)。 (A)面对正门(B)面对侧门 (C)背对正门(D)背对侧门

3、在制定计划时，对每一项任务都要在(

)等方面有明确的要求。 (A)具体目标

(B)数量、质量

(C)所需资源

(D)负责的部门或个人

4、当我的工作得到大家的肯定时,我通常会( ). A、觉得可以稍微放松一下 B、继续保持这样的工作状态

C、觉得这是自己努力工作的回报 D、希望尽快得一领导的提升

5、为提高书写速度，可用物理学科符号“S”代表(

)。 (A)贸易(B)水平 (C)面积(D)时间

6、在日常工作中，要办事公道，必须做到()

A、坚持真理 B、公私分明 C、公平公正 D、光明磊落

7、台湾“塑料大王”王永庆拥有资产过10亿美元，但创业之初，白手起家的他，有时为了赚一分钱利润，深夜冒着大雨把顾客所需要的东西送到目的地，他奉行的理念是“一勤天下无难事”。他曾经说：“多争取一块钱生意，也许要受到外界环境的限制，但节约一块钱，可以依靠自己的能力;而节省一块钱，就等于赚了一块钱。”王永庆的做法给我们的启示是() A、勤劳是一种敬业精神 B、节俭有利于增加收益 C、勤劳的人一般懂得珍惜劳动成果 D、节俭能够增强企业竞争力

8、台湾“塑料大王”王永庆拥有资产过10亿美元，但创业之初，白手起家的他，有时为了赚一分钱利润，深夜冒着大雨把顾客所需要的东西送到目的地，他奉行的理念是“一勤天下无难事”。他曾经说：“多争取一块钱生意，也许要受到外界环境的限制，但节约一块钱，可以依靠自己的能力;而节省一块钱，就等于赚了一块钱。”王永庆的做法给我们的启示是() A、勤劳是一种敬业精神 B、节俭有利于增加收益 C、勤劳的人一般懂得珍惜劳动成果 D、节俭能够增强企业竞争力

9、“市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在(

)。 (A)建议部分(B)情况部分 (C)回顾部分(D)预测部分

10、下列可以被核准注册为商标的有(

)。 (A)“最亮”牌灯泡(B)“补血”牌营养液 (C)“巧妙”牌手表(D)“钢铁”牌汽车

11、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是()

A、着装华贵 B、着装朴素大方 C、饰品俏丽 D、发型突出个性

12、为提高书写速度，可用物理学科符号“S”代表(

)。 (A)贸易(B)水平 (C)面积(D)时间

13、与意大利进行商务往来，正式的见面礼节是(

)。 (A)致意(B)微笑 (C)拥抱(D)握手

14、网络沟通中的主体包括(

)。 (A)技术载体环境(B)企业文化环境 (C)技术信息(D)资源信息

15、通过购买方式获得的办公设备的优点是(

)。 (A)较低的最初费用

(B)可以保证在近期不过时 (C)组织拥有该设备

(D)通常在一段时间内较便宜

16、清代，吴县有一商人蔡某，蔡某的朋友去世了;他差人把朋友的儿子叫来;要给他一千两金子。对方甚感惊讶和不解。蔡某解释说：“是你父亲生前寄存在我这里的”朋友的儿子问蔡某：“我父亲留下字据了吗?他直到临终也没对我说过这事。钱，我不能要。”蔡某说：“没留字据，但字据在我心中，而不在纸上。” “字据在我心中，而不在纸上”。这句话的含义是() A、我想怎么说，就怎么说，纸上说的不算数

B、你爱怎么想，就怎么想，纸上说了什么，你不知道 C、我已经把字据牢牢记在心上，能背诵下来 D、做人的原则在我心中，不在外面

17、招标书的特点不包括(

)。 (A)竞争性(B)明确性 (C)针对性(D)规范性

18、会议记录的特征是(

)。 (A)真实性

(B)资料性 (C)针对性

(D)感召性

19、在没有客人时，下列做法中符合商场服务人员站姿要求的是() A、两手下垂 B、目视前方 C、叉腰而立 D、活动身体 20、网络沟通的原则包括(

)。 (A)有效管理(B)信息筛选 (C)技术适用(D)成本控制

21、送客礼仪要求(

)。

(A)送客方要等客人走出自己的视野后再离开 (B)送客方在客人未走出自己的视野时马上离开 (C)送客方在与客人道别后即可离开 (D)送客方在经客人应允后马上离开

22、下列选项中，属于说明性新闻发布会内容的是(

)。 (A)澄清有关企业的负面信息(B)宣布有关企业的正面信息 (C)发布有关企业的经营方针(D)说明企业产品质量问题

23、网络沟通中的主体包括(

)。 (A)技术载体环境(B)企业文化环境 (C)技术信息(D)资源信息

24、招标书的标题的正确写法有(

)。 (A)招标项目名称+文种

(B)招标单位名称+招标项目名称+文种 (C)招标项目名称 +招标单位名称+文种 (D)招标单位名称+文种

25、在日常生活中培养自己诚实守信的品德，正确的做法() A、正确对待利益问题 B、培养高尚品德 C、树立进取精神 D、培养和谐的人际关系

26、依据我国合同法的规定，限制民事行为能力人签订的其依法不能独立订立的合同，在未经其法定代理人追认之前，该合同的效力为(

)。 (A)有效(B)无效

(C)部分有效(D)效力待定

27、在制定计划时，对每一项任务都要在(

)等方面有明确的要求。 (A)具体目标

(B)数量、质量

(C)所需资源

(D)负责的部门或个人

28、档案管理人员为前来查询问题的利用者提供档案的活动称为(

)。 (A)利用档案(B)利用服务 (C)开发档案(D)提供档案利用

29、当我的工作得到大家的肯定时,我通常会( ). A、觉得可以稍微放松一下 B、继续保持这样的工作状态

C、觉得这是自己努力工作的回报 D、希望尽快得一领导的提升 30、为简化计税，我国将增值税纳税人主要划分为(

)。 (A)小规模纳税人 (B)一般纳税人 (C)重点纳税人

(D)境内生产者

31、个体工商户的生产经营所得适用的税率为(

)。 (A) 5%-45% (B) 20%-30% (C) 5%-35% (D) 20%

32、签订“办公用品租赁合同”应非常仔细地检查(

)。 (A)租赁期限(B)修理和维护费用 (C)租赁费用(D)消耗品或其它服务

33、印章监管人员用印前应对(

)认真地再次审核一遍，确认无误后，方可用印。 (A)标点符号

(B)文件内容 (C)文件格式

(D)签发手续

34、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的(

)。 (A)公司治理结构 (B)公司法人结构 (C)公司管理机构 (D)公司决策机构

35、招标书的特点不包括(

)。 (A)竞争性(B)明确性 (C)针对性(D)规范性

36、通过购买方式获得的办公设备的优点是(

)。 (A)较低的最初费用

(B)可以保证在近期不过时 (C)组织拥有该设备

(D)通常在一段时间内较便宜

37、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的(

)。 (A)公司治理结构 (B)公司法人结构 (C)公司管理机构 (D)公司决策机构

38、计算机主要技术指标通常是指(

)。 (A)硬盘容量的大小

(B)显示器的分辨率、打印机的配置 (C)所配备的系统软件的优劣

(D) CPU的主频和运算速度、字长、存储容量

39、下列关于职业道德的说法中;正确的是() A、个人行为习惯与职业道德没有联系 B、职业道德的养成只能靠教化

C、加强职业的修养是个人事业成功的基本前提 D、职业道德从一个侧面反映人的道德素 40、公司以人民币偿付应当以外汇支付的货款，该行为属于(

)。 (A)套汇(B)逃汇

(C)骗汇(D)非法买卖外汇

41、在没有客人时，下列做法中符合商场服务人员站姿要求的是() A、两手下垂 B、目视前方 C、叉腰而立 D、活动身体

42、在工作过程中，我常有()。

A、自我陶醉的感觉 B、轻松自如的感觉 C、身心疲惫的感觉 D、精疲力竭的感觉

43、组织有责任保证工作人员及来访者的安全，因此必须对(

)等进行定期检查和维护。

(A)灭火器

(B)急救包 (C)疏散通道

(D)报警装置

44、我国劳动争议处理机构包括(

)。

(A)企业劳动争议调解委员会(B)劳动争议仲裁委员会 (C)人民法院(D)人民检察院

45、在法国(

)。

(A)菊花、杜鹃花、牡丹，都不宜送人 (B)向女性送花宜送单数

(C)男性不宜向关系一般的年轻女性送香水 (D)送礼要避开数字“1”和“13”

46、董事会是股份公司的(

)。 (A)最高权力机构(B)法定监督机构 (C)经营决策机构(D)信息收集机构

47、为提高书写速度，可用物理学科符号“S”代表(

)。 (A)贸易(B)水平 (C)面积(D)时间

48、个体工商户的生产经营所得适用的税率为(

)。 (A) 5%-45% (B) 20%-30% (C) 5%-35% (D) 20%

49、下面属于行政公文的是(

)。 (A)通知、决议、调查报告、会议纪要 (B)通知、决定、调查报告、会议纪要 (C)通知、报告、决定、会议纪要 (D)通知、决定、简报、会议纪要 50、签字仪式包括：(1)在对方文本上签字(2)在己方文本上签字(3)由主签人交换文本(4)由助签人交换文本(5)共举香槟酒庆贺等内容，其正确的流程是(

)。 (A) 12345 (B) 24135 (C) 13524 (D) 13254

51、依据我国合同法的规定，限制民事行为能力人签订的其依法不能独立订立的合同，在未经其法定代理人追认之前，该合同的效力为(

)。 (A)有效(B)无效

(C)部分有效(D)效力待定

52、下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是(

)。 (A)在PowerPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止 (B)默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放 (C)插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像 (D)只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果

53、组织有责任保证工作人员及来访者的安全，因此必须对(

)等进行定期检查和维护。

(A)灭火器

(B)急救包 (C)疏散通道

(D)报警装置

54、接待的心理准备工作包括(

)。

(A)抱有谦虚的态度与合作精神(B)抱有开放的心态与合作精神 (C)抱有警惕的心态与竞争精神(D)抱有诚恳的心情与合作精神

55、董事会是股份公司的(

)。 (A)最高权力机构(B)法定监督机构 (C)经营决策机构(D)信息收集机构

56、在Word编辑状态下，下列操作中，(

)能选取全部文档。 (A)执行“编辑”菜单中的“全选”命令

(B)将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，按住Ctrl键，单击文档 (C)将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，三击鼠标左键 (D)将光标置于页面左侧空白区域，当光标变为左倾空心箭头时，双击鼠标左键

57、国家信用的典型形式是(

)。 (A)公债(B)赊销 (C)预付(D)消费信贷

58、外宾抵达宾馆后，我方人员不应在外宾房间停留时间过长，因为(

)。 (A)此时外宾需要自己活动的时间 (B)此时房间已属于公共交往空间 (C)此时外宾需要休息、更衣

(D)此时房间已属于外宾的私人空间

59、安排外宾参观企业中与业务相关的地方要注意(

)。 (A)一要有特殊性，二不能泄密 (B)一要有代表性，二不能讲解 (C)一要有代表性，二不能泄密 (D)一要有专业性，二要有技术性

60、在做会议的经费预算时应(

)。

(A)各种经费的数目尽量多做些(B)考虑到各种不可预见的开支 (C)不必列出各种费用的明细表(D)由秘书自行决定总数

第三篇：秘书实务

礼宾次序常用的5种方法

1依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。 2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列

4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。

1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。 3拟定来宾访问日程。 4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。 1提前约定。

2.通知对方有关事项。 3.准备工作. 4.迎接客人 5会见、会谈

6.送别客人 接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容： (1)接待规格;(2)日程安排;(3)经费列支。

2、人员安排中计划中应写明; (1)主要陪同人员;(2)主要工作人员; (3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、地点、标准、人数 (5)会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

(1)日期、时间、地点;(2)活动内容;(3)陪同人员。

4、接待经费计划(列支); (1)工作经费;(2)餐饮费;(3)住宿费;(4)交通费; (5)参观费;(6)其他不可预见费用。 进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重 ②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 ③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。 ④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项

1. 确定新闻主题，选择发布良机。 2.挑选媒介单位、落实宴请范围。 3. 确定会议主持人，精选发人

4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。 庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。 5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。 开放式和封闭式办公室优缺点。 1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间 2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高

选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。 3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。 5.确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务

3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益 4大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式

6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。 7人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位

2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据 3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致 4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限 2每一项任务的数量和质量要求。 3每一项任务所需费用和其他资源 4每一项任务所承担的人员及负责人。 5每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报

2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。 4.对预测的突发事件制定应急方案

5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行度突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能 7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：1加强领导 统一指挥2.快速反应 控制事态发展3以人为本 保护公众利益4公开透明 面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：1.作为事故处理的一依据2.作为安全教育的案例资料3.便于应对各种赔偿案件 内容：

1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人 2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。 2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。 便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库支付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性 ⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

申请费用以及报销结算的步骤是

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。 制定采购预算方案的程序和内容

1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案

2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式

公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源

1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案(购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记) 3.管理办公资源的注意事项(及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况) 会议筹备

1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性 计划性 明确性

3原则：严格时间 事项明确 会议必要 4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任

3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录

组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。 (4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分 2文件材料的准备 3会议布置情况

4礼仪接待人员的准备 5环境条件与用品的准备

6保卫工作的检查7检查其他内容

做好会务筹备情况检查的方法有两种：

(1)听取会议筹备人员的汇报

1)听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。 2)会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。 3)选择合适的汇报时间。

4)对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。 (2)会前现场检查

1)检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

2)注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。 3)设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

4)佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5)准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6)安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。 7)远程会议要加强对设备的检查。

会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2协调会议相关事项 3协调会议议题 4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法

1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间 3主题明确

4鼓励和引导与会者

5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题

7掌握会议休息的时机 8适时结束会议 会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体

2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批 3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票 4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。 会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题 高效率会议的决定因素

1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理 10会议服务热情周到 信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记

(1)登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

(2)登记分为两种类型;

①总括登记，对存储信息按批分类登记;

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

(3)登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数

(3)编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式

1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。 2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。

第四篇：秘书实务

《秘书素养》2011年第15 期《黑龙江科技信息》

1、《毛泽东论秘书素养》2010年第十一期《今日浙江》

2、《论秘书素质与培养》2009年10月22日武汉市中等职业艺术学院

3、《21世纪企业秘书素质谈》2003年福建师范大学福清分校庄文泉

4、《高校秘书人员的档案学素养》《大理学院学报》2008年第1期

5、《论高校教务秘书的职业素养》2008年第16期《中国成人教育》

6、《简论高校秘书人员的信息素养》2006年第24期《文教资料》

7、《论秘书素质与培养》2009年第9期《科技创业月刊》

8、《论当代秘书的基本素养》2008年第2期《传承(学术理论版)》

9、《浅论现代秘书应具备的素养》2012年第17期《中国科技博览》

10、《浅论秘书人员素养》2005年第3期《和田师范专科学校学报》

11、《政务秘书应具备的媒介素养》2007年第6期《当代传媒》

12、《论秘书的基本素养》2011年第11期《科学财富》

13、《国企办公室秘书应具备的素养》《中国核工业》2010年第12 期

1、毛泽东一生中用过许多秘书他对秘书人员的政治立场、理论修养、思想品德、工作作风、知识素养以及业务能力等方面，都提出了很高标准，给秘书人员提高素质指明了方向。

2、 秘书在现代社会中具有十分重要的作用，秘书素质的高低会直接影响直属领导工作.秘书素质主要包括职业道德、知识素养和人文素质等几个方面，并可以通过建立合理完善的课程体系等途径来培养秘书素质. 。

3、 随着我国政治经济体制和经济体制改革的不断深入，二十一世纪我国高职高专的秘书教育应重点关注企业对秘书人才的需求情况，从而为企业培养出大量适用型、技能型、复合型的高素质的综合型人才。据此加大培养力度，从宏观上调整教育方式，有针对性地加大对秘书人才素质的培养。

4、高校秘书工作与档案工作有着密切的联系，秘书的工作性质决定秘书除了具备秘书学、行政管理等学科知识以外，还必须兼备档案学知识，本文从秘书工作与档案工作的关系、秘书必须具备档案知识等方面论述了秘书掌握档案知识的重要性，并提出提高秘书人员档案学素质的途径。

5、高校教务秘书是专职管理人员，是学校与院系、教师与学生之间联系、沟通的桥梁和纽带，是高校教育思想、教育计划的执行者、实施者与管理者，因此在高校管理中具有不可替代的作用。新形势下高校教务秘书必须具备优良的政治思想素养、娴熟的业务素养和良好的心里素养。

6、高校秘书人员除了应具备较高的政治素养、思想作风、职业道德素养等外，还应具备较高的信息素养。信息沭阳是指个体认识到何时需要信息，且能够检索、评估和有效地利用信息的综合能力。它的本质包括信息意识情感、信息伦理道德和信息技术基本知识以及操纵、利用和开发信息的能力四方面。

7、秘书在现代社会中具有十分重要的作用，秘书素质的高低会直接影响直属领导工作。秘书素质主要包括职业道德、知识素养和人文素质等几个方面，并可以通过建立合理的课程体系等途径来培养秘书素质。

8、秘书人才必须具备以下基本素养：深厚的政治理论素养和良好的职业道德修养，娴熟的文字处理能力和较强的当代办工技能，全面的综合能力和灵活的协调能力，健康的身体和健全的心理素质既要思维敏捷。

9、现代秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者有着更高的要求。要做一名合格的办公室秘书，不仅需要具备广播的基础知识、精湛的专业技术、灵活、创鑫的工作能力，而且需要具备良好的心理素质。

10、秘书工作的基本规律，决定秘书人员具备必要的能力素养、治理素养、心理素养、职业素养、职业道德素养和政治素养。秘书人员必须努力提高自身素养和修养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手多喝参谋作用。

11、媒介是各种政治、经济、文化等社会信息的载体，作为社会管理者的政府，在行使管理者的政府，在行使职能时与媒介有着天然、密不可分的联系;作为政府部门信息管理者的秘书必须了解媒介、掌握媒介规律，具备良好的媒介素养。

12、随着信息时代的发展，特别是在经济全球化，社会多样化的今天，秘书面对的文化背景宽了，思维领域广了，知识更新快了，作为领导的助手，作为新时代的秘书，应该与时俱进，内强素质，外树形象，培养良好的职业素养。

13、一名合格的国企秘书，必须具备高尚的职业道德、过硬的政治思想、高超的业务能力、睿智的心智。人的素养是指在道德品质、政治思想、业务能力、工作作风及专业技能方面，经过实际工作历练、培养所达到的水平。要成为一名合格的国企秘书必须具备高尚的职业道德、过硬的政治思想、高超的业务能力、瑞达的心智。

第五篇：管理秘书实务

秘书：是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。

公关事务管理：是指秘书人员不禁要对自己的仪表、礼仪等形象进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，及对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动

沟通：指人与人之间传递和接收信息、思想和情感的符号化过程。包括口头语言和书面语言的沟通，也包括形体语言的沟通。 办公室环境：有广义和狭义之分。从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境;从狭义上讲，是指一定的组织机构的秘书部门所处的环境。它包括人文环境和自然环境。 时间管理：是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列计划、组织、协调和控制。它所探索的是如何减少时间的浪费，以便有效地完成既定目标。

会议：是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。从信息论的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。从系统工程的角度看，领导机关召开会议是一种领导方式。 信息：狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为某种目的带来有用的、可以被理解或被接受的消息、情况等。广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的直接或间接的反映。 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的、保存备查的、对国

家和社会有保存价格的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。

档案管理工作：用科学的原则和方法管理档案并为社会实践服务的活动。

开放参观活动：程序：

1、确定开放参观活动的主题

2、安排开放参观的内容

3、选择开放参观的时机

4、确定邀请对象

5、选择参观路线

6、策划宣传工作

7、做好解说及接待工作。注意事项：

1、目的应明确

2、处理好公开与保密的关系

3、安排好细节问题

4、精心做好展示工作 宴请活动

1、列出宾客名单，确定宴请规格

2、确定宴请时间，选好宴请场所，发出正式请柬

3、确定菜单

4、排定座次

5、宴请程序的控制

签字仪式

1、布置好签字厅

2、准备好签字用具

3、签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗

4、签字时的座次安排

5、对待签合同的要求

6、签字仪式的正式程序

开业典礼活动

1、做好开业典礼的舆论宣传工作

2、准备开幕词、致答词

3、拟定典礼程序

4、做好来宾邀请工作

5、发放请柬

6、做好场地布置工作

7、做好各种物质准备

8、安排接待服务人员

9、做好礼品馈赠工作 信息发布会：会前准备

1、确定信息发布会的主题

2、选定信息发布会举行的时机

3、确定信息发布会举行的地点

4、确定邀请的对象并发出邀请

5、选择信息发布会的主持人和发言人

6、准备会议材料

7、预算会议所需费用

8、其他准备工作

信息发布会的程序控制：

1、签到

2、分发会议资料

3、宣布会议开始

4、发言人讲话

5、回答记者提问

6、接受重点采访

发布会后工作：认真评估工作 外宾接待工作的基本原则和要求

1)不卑不亢。2)依法办事。3)内外有别。4)了解国际交往的基本礼仪。

有效沟通的7C原则：

1.可信赖性。2.一致性。3.内容。4.明确性。5.连贯性。6.渠道。7.接受者的接收能力。

秘书与同事沟通应遵循的原则1)平等原则。2)真诚原则。3)宽容原则。4)知人知言原则。5)人际互动原则。

日常办公事务管理的内容：办公室日常事务管理包括电话管理、值班管理、印信管理，以及办公室零用现金管理、商务旅行管理。(以前三个为主)

日常办公事务管理的五个职能：参谋职能、管理职能、服务职能、协调职能、监督职能

印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用 时间管理的一般原则：1.用精力最佳时间干最重要的工作。 2.时间安排要计划化、标准化、定量化。 3.保持时间上的弹性。4.反省浪费的时间。5.保持时间利用的相对连续性。6.一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。7.严禁事必躬亲。8.坚持从现在做起的信念。9.保留自我时间管理的最低批量时间。

最大库存量：是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 最小库存量：是以防物品全部被消耗完儿保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。再订货量：日用量*运送时间+最小量库存 会议的功能/会议的作用： 1.实

现信息的多向即时传递 2.有效聚集集体的智慧和力量 3.发扬民主，密切干群关系 4.统一思想，推动工作。

会议成本=X+2J*N*T(X显性成本总和，J代表与会人员每小时平均工资3倍，N表示人数，T表示时间)

信息工作的基本原则：1.价值型原则 2.时效性原则 3.层次原则 4.针对性原则 5.全面系统原则 接待工作：

1、接待前准备工作：心理准备、物质准备、

2、制定接待工作计划：其主要内容为确定接待规格、日程安排、接待经费列支、工作人员安排，其制定程序为了解掌握背景资料、草拟接待计划、与本单位相关部门沟通情况、与来访者沟通情况、报请上司审批

3、内宾接待工作：基本环节为3S，最初的迎宾语言，让座，奉茶，交谈，作出处理。

4、外宾接待工作，其工作程序为掌握外宾基本情况、确定接待规格、制定具体接待计划、培训接待人员、准备各种资料、礼貌迎接、认真招待、热情送别。 库存控制的作用：

1、精确统计库存数量并防止被盗;

2、确保所需物品的充分供应;

3、将库存物品所占的空间减到最小;

4、避免物品被破坏或因过期而作废