精细化管理下的医院办公室建设

2022-10-29

伴随着社会主义经济的迅猛发展与转型, 医疗市场的竞争日益激烈, 各大医院都面临着前所未有的挑战与机会, 为了让医院获得更好的资源, 更快地适应社会需求, 医院自身就要加倍努力来增强业务的能力, 所以医院体制也展开了相对应的创新革新, 让医院的服务能力与行政能力都得到了很大的增长, 也只有这样才能够让医院在剧烈的竞争中站住脚跟。

一、医院的办公室特征

医院的办公室不但是医院的助手和参谋, 更是联系各个层次干部职工的主要桥梁, 也是医院的信息平台还是对外连接的窗口, 其功能与地位是不可或缺的。医院的办公室除了这些基本职责外还有着其卫生医疗机构本身所具有的特征。

(一) 高水平快节奏的工作

医院是一个救死扶伤的场所。医院的终极工作目标是为一切患者着想, 为一切临床所服务, 它也是医院的办公室工作的终极理念。一边在紧急与突发状况发生时要对医患者的要求、各科室的要求和院领导的要求做出高水平的协调应急措施, 另一边对于救助病患者要争取每一秒进行救治, 这些是办公室所必须要有的特征之一。

(二) 工作范围与所要联系的对象都比较广泛

作为医院行政的纽带, 办公室除了与各级的领导干部职工间的联系外还要对外联系, 其中包括了患者、其它医院、医科大学办公室以及整个政府部门的相关各级的主管部门。与此同时, 医院的办公室还是对网络信息、医疗材料的损耗以及医疗设备等行业的咨询科室。所以医院的办公室在其工作的范围不但要完成本科室的工作, 还承接着很多别的科室不愿意承担或者根本无法承担的临时任务, 其中包含的事情相当的繁琐庞大, 涉及的方面也较为广泛。

二、精细化建设加强了办公室的内涵建设

精细化的管理理念出自于日本的丰田企业公司的“精益生产”理念的管理上, 在这其中的核心主题思想是精、准、严、细。“精”就是把服务与经营管理做到最精;“准”是把数据、决策与信息做到最准;“严”是要严格的遵循制度与标准, 把偏差严格把关;“细”是细化各种操作、服务与管理, 其中执行一定要细化。

伴随着医院的不断发展, 随之而来的就会面对和解决很多问题, 这样就对医院办公室的工作提出来更高的质量要求。所以医院的办公室工作就需要有自己的工作特性, 要不断的借助企业的管理精细化理念, 快速的完善各个科室之间的管理、更有效地促使能力的提高以及打造更加美好的科室愿景等, 将这些方面作为要点, 增强各个科室内部的建设, 激发出各个科室的工作潜力, 更好地服务于医院的发展。

(一) 不断改善科室内部管理

具有完善的资源配置、合理的工作流程以及科学的考核等多个方面的条件是树立内部管理环境的主要因素。1.完善人力资源的配置。医院的办公室事务比较庞大繁杂, 它需要很多专业的人员相互配合, 要针对每个员工的特长不同, 合理的分配其工作目的, 要做到人人有其责, 人人有发展, 更加快速的配置完善的人力资源, 实现在各种工作上做出最优秀的配置。2.优化工作的流程。其一方面表现在针对流程较为模糊或容易造成误解的事件进行流程整合与改造, 对于整个流程的节点要细致入微的考查, 避免流程盲区;另一方面, 对于报销、盖章和接待等比较固有的工作流程要进行相关的总结, 让其成为固有的规范。3.做好绩效的考核。在医院的办公室的每个岗位当中, 很多都是脑力劳动, 它很难用统一的标准做出处理, 设立一个被广泛认可的体系是绩效考核的前提条件。在考核完成之后要做出公示, 用考核结果来做出奖惩, 更好的激励员工的活力。

(二) 增强员工的能力建设

医院的办公室人员要增强自身的综合能力, 提升他们在工作当中的执行能力, 这是实现医院办公室精细化管理的主要保证。

1. 提升办公室人员的总体能力。

医院的办公室与其它的行政机关办公室是有所区别的, 它不仅要做常规的工作, 还要处理突发的事情, 这就需要工作人员要有较强的应急处理与协调能力。对于这种独特性, 要增强员工的总体能力, 要以增强判断思考能力, 交流沟通能力以及整体团队的相互协作能力为重点。办公室的成员在平时要多做观察、多做总结、多做思考, 做一个有心人, 要训练表达的方法, 更加关注听者的感受;还要向其它的同事相互学习, 更好的借鉴其他人的工作经验, 更好与他人相互协作。

2. 增强办公室人员的工作执行力。

执行力不但是一个科室核心能力的体现, 还是一所医院核心的竞争力的主要组成部分。对于办公室来说, 具体要做到: (1) 确定工作的目标。在科室的内部成员的支持下, 要细致的说明工作的时间、背景以及任务的完成日期等相关的内容, 要尽量的避免信息不真实的现象发生; (2) 适当的有效授权。办公室的工作性质决定了要以脑力劳动为主, 所以要依据不同的工作人员授予不一样的事权, 不过要注意的是要一人一事授权, 避免一事多人授权的现象发生。 (3) 适当适度的进行跟进。作为办公室的负责人不能完全不问室内的事情, 也不能把所有的事情都跟的太紧, 这样都会给办公室的人员造成重大的心理压力。要适度的选择好节点与时机, 在重点的地方要鼓励关注一下, 在进行不下去的事件要进行相关的指导。只有做到这些才能让整个办公室的员工有着良好的执行能力, 促使工作的不断进步。

(三) 增强办公室文化的提炼

办公室的文化是工作能力与内部管理之间的综合体现, 是精细化管理的必要精神状态。它是倡导医院本身文化的基础上确立的与其他科室之间有所差别的文化, 其蕴含表现在工作的制度、办事风格等很多方面, 更好的体现在办公室的办公特点与工作需求的优秀文化。对于办公室的文化提炼是宣扬其文化的基础, 而提炼出来的富有内涵以及活力的价值观是办公室文化的重点。提炼办公室的价值观与文化要围绕着办公室的特点、岗位需求和工作任务。医院的办公室要具有“想患者所想、做好临床服务、替领导分忧”等特点, 与此同时办公室的文化还要表现在勇于奉献、精益求精、激情细致、随叫随到、严格要求自己等特有的特质。对于宣传办公室的文化要体现多种载体模式。在集体的旅游、医院的例会以及工作的场合是宣传办公室文化与价值观的平台。作为办公室的负责人不但要在正式的场合做主和亲自的指导以外, 还要在其他的场合通过不同的形式结合办公室员工的意愿和工作需求, 对其成员尤其是新进的员工心态与行为上作出正确的指引、重塑与改造, 并且要告诉员工“我们要做成什么样科室”“我们有什么样的责任”, 最终要达到凝聚整个办公室员工的意识, 以共同铸造工作的意愿为主要目的。

三、结束语

医院的办公室连接着各个部门, 是医院的主要枢纽。伴随着医院在创新改革的发展与医疗理念的增强, 对办公室展开精细化管理后, 医院的办公室行政职能有了明显的增强, 同时也让办公室与其它的各个部门之间有了很强的沟通能力, 并且优化了服务, 提高了医院的形象, 为医院的发展提供了更广阔的平台。在革新当中, 医院的办公室行政能力也面临着新的挑战与机会, 因此只有根据医院的办公室其自身的工作特性, 不断地进行自我创新与改革, 才能更加有效地增强其自身的行政才能, 在竞争中有所突破。然而怎么样快速并且有效的增强医院办公室的行政能力就成为了医院亟待解决的首要问题。精细化的管理理念是一种在新形势下产生的企业管理模式与理念, 它把社会的分工更为的精细化, 其主要宗旨是增强服务质量, 以常规的管理理念为主要基础, 从而引发更为深层的管理理念, 最大限度的降低管理所产生的各种成本与资源, 这种理念在应用到医院办公室后起到了明显的成绩, 它不但更加有效的划分了医院办公室的职责, 还把各种责任细化到每个人身上, 让人人都有事情做, 事事都有人来办, 更快速地提高了医院办公室的工作效率。

总而言之, 精细化管理的理念是一种通过了成功的实践检验的管理理念, 它不但发挥了每个办公室的职责岗位, 还起到了稽查督办、落实管理与辅助决策的作用, 更是充分的利用了办公室中心纽带的功能, 更便捷的调动医院员工的积极工作态度, 让医院的工作有序开展, 让医院的发展得到了更好的生存环境。

摘要：医院实施精细化管理不但是科学管理理论进展的突破, 还是我国在医院管理中由原来粗放管理理念向精细化理念的转变。医院办公室是医院的主要纽带, 它在各个部门中都占有重要的作用, 属于综合办公与行政管理的重要部门。因此办公室的精细化管理要根据其自身的工作特征, 引介在企业管理模式下的精细化理念, 促使各个科室内部的底蕴有所提升, 来完善其内部的主要管理, 从而增强能力建设, 更好的为医院的建设发展而服务。

关键词：精细化管理,办公室,建设