电算化会计档案开发利用问题研究

2023-03-07

会计电算化已成为信息时代高校财务管理的主流模式, 应运而生的电算化会计档案也成为档案管理的重要组成部分。很多高校并没有认识到电算化会计档案重要的经济价值, 只是把它看成是纸制会计档案一个补充, 基本谈不上对电算化会计档案的开发利用。虽然档案的管理与利用不是一个崭新的课题, 但电算化会计档案开发利用尚处于档案发展的初级阶段, 影响其发展的因素诸多, 但本文希望通过对电算化会计档案的分析, 唤起广大档案工作者对其开发利用意识, 找到合理开发利用会计档案的新途径, 形成电算化会计档案资源利用体系, 为高校的发展壮大创造更大的收益。

一、电算化会计档案开发利用的必要性与可行性

(一) 电算化会计档案的利用渗透到高校管理的诸多方面

电算化会计档案可以反映高校连续的、系统的、全面的经济信息的来龙去脉, 是高校信息资源的核心。随着高校的扩招与自身规模的发展状大, 高校对信息尤其是经济数据信息的需要逐渐增加。电算化会计档案具有强大的信息量, 经过加工、整理、分类、计算的数据, 可以审查财务部门管理与流程上的问题, 可以为预算管理部门提供精准的数据支持, 可以为高校的改革与发展决策提供方向支持。同时电算化会计档案的开发利用是保证会计基本职能实现的重要措施、也是检验会计信息质量的重要尺度, 更是电算化会计档案管理漏洞的试金石。

(二) 信息技术的发展为高校电算化会计档案的开发利用创造了条件

随着计算机技术、互联网技术在系统管理中广泛应用, 电算化会计档案的管理方式与管理模式也发生了变化。传统档案的利用模式已向多载体、全方位、深层次的开发利用会计档案信息资源的方向发展, 信息化技术下的软硬件设施将渗透到电算化会计档案的收集、存储、检索、传递、开发、利用的整个过程中。目前电算化会计档案开发利用技术主要有多媒体技术、网络技术、数据抽取技术、数据推送技术、数据挖掘技术、数据仓库技术等新型的开发利用技术。高校是知识和人才的聚集地, 是前沿信息的发源地, 新型的信息技术业应该充分的运用在电算化会计档案的开发利用上, 以最大限度的发挥其优越性。

二、影响电算化会计档案开发利用的因素

(一) 人的因素

随着信息技术和计算机在会计电算化管理系统中的广泛应用, 会计电算化系统的发展渐趋于成熟与稳定, 但电算化会计档案的开发利用却鲜有技术人员问及。这是因为电算化会计档案的开发利用是一项专业性强、技术性广、难度具有挑战性的工作。电算化会计档案的开发利用需要具有数据库开发、计算机操作与维护、信息处理技术、会计核算、档案管理等方面专业知识的高素质人才。目前高校的档案管理人员对会计档案的开发利用工作认识也不到位, 认为会计档案只是过期的凭证, 除了外部审计与例行检查外, 过分强调保密, 无法为高校的发展工作带来效益, 这种片面地、狭隘的认识也束缚了电算化会计档案开发利用的进展。另外, 由于高校档案部门和财务部门开发档案意识不强, 档案部门只重视档案的利用服务工作, 会计部门只重视会计核算与资金管理工作, 对这种短期内难见效益的电算化会计档案的开发利用工作会相互推诿, 剔出在自己的工作范围之内, 这也导致了电算化会计档案开发利用工作发展缓慢。

(二) 制度的因素

现代信息技术为会计档案信息提供了新的信息存储载体、传递通道及处理方式, 使得电算化会计档案信息数量剧增, 形式各异, 这增大了会计档案的开发利用难度。另外现行的法律法规也没有明确档案使用者与档案保管方在档案交换、利用、归还过程中的权利义务关系以及会计档案知识产权法律关系, 导致了电算化会计档案无法有效开发利用。现行的会计档案管理办法也没有对电算化会计档案的归档范围和开发利用工作的业务流程作出明确规定, 这也制约了电算化会计档案信息的准确性与完整性, 影响其开发利用价值。另外在会计电算化管理信息时代, 数据都是存放在几个服务器上, 已经录入往往不再进行任何干预, 财务以外的人员几乎很难接触到, 这种过分保密过分限制的会计档案管理办法, 也无法最大限度的发挥档案信息的利用价值。

(三) 其他外部因素

一是经费不足制约了电算化会计档案的发展。新技术的开发利用、设备的购置、人员的培训都需要有充分的经费支持予以保持, 这也使许多面 (下转第65页) (上接第61页) 临资金困境的高校对电算化会计档案的开发利用望而却步;二是电算化会计档案的收集是否完整影响了其开发利用效果。比如电算化软件升级过程中的归档不齐全往往造成不同版本状态下备份出来的数据不可用, 导致归档的财务数据不齐全。三是电算化会计档案利用管理是否规范有序, 在电算化会计档案的利用上, 有些高校过于强调保密, 对利用人员的身份及权限作了严格的限制, 导致一些潜在用户被拒之门外。

三、电算化会计档案开发利用发展空间

1.完善电算化会计档案开发利用管理制度和相关法规;

明确档案利用者与档案保管者之间的权利与义务, 制定电算化会计档案知识产权保护法律, 使电算化会计档案的开发利用管理渐渐趋于规范化、标准化、系统化;同时要使会计部门和档案部门树立起电算化会计档案开发利用的敏锐性, 保证高校电算化会计档案信息资源建设的有序进行。

2.通过整合会计信息资源, 开发电算化会计档案信息系统;

系统可以按照会计档案的内容, 建立若干数据库, 比如工资报表、预算分配、费用构成分析等数据库。数据库的建立要以利用者的需要为导向, 综合利用者和数据库开发技术人员的意见, 设计出有利于高校管理与决策的数据模型, 并建立一套比较完善的决策支持系统。系统如果得到充分利用, 不仅可以实现传统会计档案的功能, 还可以借助计算机的高速度计算, 实现分析整合以往的会计数据的能力, 为高校的发展决策提供有力的数据支持。

3.扩展会计档案信息资源开发和利用的范围, 充分利用网络突破会计档案馆利用的时间和空间限制;

同时实现会计档案信息资源的完全数字化以及利用服务的网络化也是我们所期待的目标。在网络模式下, 利用者可以不受时间地域的限制, 向财务部门提出申请, 财务部门对电算化会计信息通过安全处理并使用合适的权限控制技术后可以以邮件的形式传送给使用者, 这即电算化会计档案的在线利用。网络模式如果实现, 不仅使高校内部各部门的各项工作连成整体, 而且使高校各部门和财务部门也纳入到整个社会信息资源体系中, 成为有机的组成部分。

在ERP成为高校主流财务管理模式的同时, 电算化会计档案的开发利用也成为了一个新兴的研究课题, 这也是档案管理的一个薄弱环节。开发和利用电算化会计档案信息资源, 充分挖掘电算化会计档案的经济价值和社会价值, 是高校生存与发展的需要, 也是高速发展的信息时代市场竞争的有力法宝。对于电算化会计档案的开发利用, 还存在着巨大的发展空间。作为我们年轻一代的档案人, 有责任有义务在电算化会计档案管理的步伐上再迈进一步。

摘要：本文对电算化会计档案开发利用的必要性与可行性进行了分析, 指出了其开发利用的影响因素, 并在此基础上提出了电算化会计档案开发利用的新方法、新思路, 以为高校的发展创造更大的经济价值和社会价值。

关键词：电算化,会计档案,开发,利用