档案管理范式的转型与社会变迁

2022-09-12

一、档案管理范式的转型与社会变迁的关系

所谓的“范式”是指人们看待一件事物的方法, 它包括整个社会成员看待这件事情理念的集合。档案是一种原始记录形成的方式, 它记录着人们生产、生活的具体情况和流程, 它具有唯一性、复制性与保管性的特点。档案管理有什么作用, 这就要从不同历史时期档案管理的构建谈起:

(一) 管用关系的构建

谈到档案, 人们通常会将它理解为“文书”, 在明代以前人们以册、典、策、中等词句来形容它。它主要记录人们生产和生活的流程。直到清朝前期, 人们还将木刻的记录用皮绳悬挂在壁边, 它被称为档。这些档既有原始文件, 也有抄录的复件。到了清朝入关以后, 随着经济水平的提高, 人们逐渐习惯用纸作文件记录, 人们将纸分类为“卷”录入专门的木格子中。人们调用文件通常会在书案边查阅, 日后, 人们将档与案联系在一起。用这个词说明档案的管用与管理。档案的目的就是做好记录供人们查阅。人们对档案的管用意识一直延续到计划经济时代, 随着市场经济的发展, 人们发展经济的途径变得更有针对性、客户群体逐渐细化、管理方法更加精细化, 人们要完善自己的目标, 就需要研究大量的原始资料。市场经济的发展使人们有意识的、主动的利用档案资料, 此时档案已经不能再仅仅的被动记录各种事件, 而是要有针对性的记录人们需要的事件。

(二) 动力来源的构建

传统的档案记录方法, 是拟定需要记录的范围, 人们依照时间的顺序与事件发生的顺序一件一件记录下历史发生的事件, 并将档案文件归类管理。以这种方法建立档案, 档案建立的被动性很强, 档案管理的工作范围主要以记录、分类、保管为主。而市场经济的建立, 使人们不仅要求能调用档案文件, 还要求只要自己提交需要搜索的范围, 立刻就能得到需要的全部档案资料, 同时人们要求档案以直观的方法展现出自己需要的内容, 同时人们要求档案文件的保管必须能满足即时调阅、异地调阅、分权限调阅的要求。人们的需求改变就要求档案管理的方法改变。

(三) 接受群体的构建

过去, 通常是相关的管理人员由于日常事务的需求会向档案管理人员要求调阅档案, 而随着人们对档案需求的改变, 更多群体都会要求调阅档案资料。比如公关人员要拟订出合理的公关策略会要求调阅档案资料;相关的决策人员为了提出具有可行性的战略记划会调用档案资料;甚至部分群体为了自我提升, 要求了解以往的历史也提出调阅档案资料的需求。由于受众群体扩大, 以往粗放的档案管理方式也不再能满足人们的需求, 人们要求用一种全新的管理方式既能满足人们的调用需求, 又能满足部分档案资料严格保密化。

二、社会变迁推动档案管理范式的需求变化

(一) 资料原始性的需求

由于社会的变迁, 人们会有涉繁调用调案的需求, 同时, 由于科学技术的发展, 未来电子档案会形成档案存储的主流方式。电子档案有着极易修改的特点, 这就要求档案管理的范式加强记录的原始性。它要用一种科学的方式使档案文件能抵御外来信息的干扰, 在必要时能以最原始的面貌出现在人们面前。

(二) 资料服务性的需求

传统的档案管理的范式, 是将档案视为资料, 档案管理人员只需要做好档案收集工作, 将之分门别类予以保存即完成管理的要求。然而社会的变迁赋予档案更多研究的价值, 被动性的完成资料收集、管理、保存工作已经不再能满足社会的需求。这就要求档案管理人员要以全新的视角看待档案管理工作, 他们必须要让档案的分类更科学、内容更直观、索引更准确。这种思维方式成为档案管理的新范式。

(三) 资料共享性的需求

信息技术改变人们的思维观点, 人们从信息中可以提取自己的需求, 人们可以思考信息中传递中的内容。档案中的内容就是一种重要的信息。在信息社会里, 人们要求能快速阅读到自己需要的信息、要求能远程得到自己需要的信息、能将信息中的内容提取后迅速发布。档案信息化带来的结果就是人们要求档案能够网络化、共享化, 这种需求也成为档案管理的重要范式。

三、社会变迁带来的档案管理范式的转型化

(一) 档案管理重心化

传统的档案管理范式认为档案管理是一件不重要的事情, 它仅仅只是人们需要时给人们提供查阅的资料, 这种范式使档案管理一直呈边缘化的方式发展, 它不能成为一个单位的重心。而社会的变迁使人们的决策、判断、处理都要围绕档案展开, 那么边缘化的管理模式已经不再适合人们的需求。社会的变迁会将档案管理提到一个至关重要的位置, 它会成为一个单位事务展开的重心, 未来, 被边缘化的“档案室”将被提为为“档案寄存中心”、“档案管理中心”等位置, 它预示着档案管理的范式将转型为重心化。

(二) 档案制度科学化

传统的档案管理中, 由于人们不够重视档案管理的工作, 因此它的制度一直存在种种问题。比如由于制度不够建全, 档案人员在收集档案时会出现不主动收集档案资料的现象;在档案保存中档案人员由于种种原因可能会损坏原始的档案资料;在档案交接过程中由于制度不建全, 会出现档案损坏或缺失却无法追究责任的问题。社会变迁要求档案管理要拟订出一套管理的制度, 它要保证档案在收集、保管、中转的环节都能保持原始的样貌, 然后通过先进的管理得到更好的保存。

(三) 档案方式先进化

过去的档案价值主要成为历史资料, 人们很少频繁的调用档案。而社会的变迁使人们不仅需要频繁的调阅档案资料, 而且要求能随时随地立刻调阅到自己需要的资料。这就要求档案管理的方式改变传统管理的方法, 而要以全新的方法管理。比如未来传统的档案将会更多使用电子档案的方式, 档案以数据库的方式保存, 以分级的方式管理。人们如果需要调阅档案问题, 只需要在网络中查询要调阅的档案, 只要自己的权限达到查阅的等级, 人们立刻可以阅读或下载该份资料。社会的变迁会越来越要求人们以先进化的形式管理档案。