加强专科医院档案管理信息化服务水平路径探讨

2022-11-06

医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案, 是医院文化建设的宝贵财富, 加强对档案信息资源的管理力度, 对现代化医院建设尤其重要, 对医院行政管理工作方面也是非常重要的凭据, 是促进医院科学发展的重要基础, 同时也是医院各项宣传工作开展的丰富资料。现代化医院要转变档案管理模式, 加强档案规范化管理, 适应市场经济体制, 就要充分调研和论证并加以改进, 综合评价专科医院在日常档案管理工作中所存在的不足, 提出整改意见和措施, 从根本问题着手, 切实改善和提高档案管理的信息化服务水平。

一、我院档案管理实际情况

(一) 管理目标考核内容缺失。

我院作为传染病和精神病专科医院, 在日常管理工作中制定了符合院情的医疗、护理、人事、教学、设备管理等制度, 但无明确的档案管理制度。在医院晋级三甲专科医院及各年度管理目标考核方案中, 也无档案管理考核项目。结果导致收集档案效率较低且欠齐全;缺乏信息资源整体统一性;档案信息化管理与其他医院相关发展进度不符, 严重影响了我院档案工作进展。

(二) 档案管理功能定位不明确。

作为三级甲等传染病及精神病专科医院, 自建院到现在, 我院档案管理仍然处在散发盲从状态。随着医院规模和服务功能延伸, 专科医院档案的内涵和外延都在发生变化。我院在管理档案时, 依旧没有制定完善的档案管理标准和考核制度, 致使该项工作很长时间内处于迟滞和落后状态, 许多相当有价值的历史资料流失, 使我院档案管理形同虚设。

(三) 对档案管理重视程度不够。

在我院日常管理工作中, 包括院级领导在内以及很多工作人员, 大部分缺乏档案意识, 重医院效益而轻视档案管理, 对档案管理在医院管理中的重要性和必要性缺乏正确深刻的认识, 在设备及人力等投资方面忽视档案管理信息化技术引进及投入。重设备、人才、物资而轻视档案及信息化发展, 导致在医院发展过程中许多珍贵资料的连续性、历史性及完整性环节脱节, 档案管理信息资源开发迟滞, 导致档案利用率低下。

(四) 硬件设施及人员配置落后。

我院在医院建设及扩张过程中, 对医疗用房过度开发, 极少考虑档案用房的升级, 致使其面积与标准要求和实际工作要求相去甚远。另外, 档案管理投入使用的各种设施也远达不到现代化医院发展的要求, 管理松散薄弱, 使我院档案事业的发展受到严重制约。近年来, 随着现代化科学技术的飞速发展, 信息化建设被广泛运用于我院医院各项管理进程, 管理水平不断提升。而在档案管理信息化建设方面严重投入不足, 一些档案工作还停留在手工操作阶段, 严重阻碍了高效率收集档案信息的进程, 医院档案的科学化和现代化管理模式受到严重考验。

我院现有档案管理从业人员专业水平较低, 无相关专业院校高等教育基础, 多由其他专业人员替代。同比情况下, 医院重视对专业医技人员的素质要求和继续再教育, 相对档案管理人员无相关培训计划和要求, 平时较少机会外出进修学习, 专业知识系统性水准低下, 仅靠平时积累与摸索, 不能很好的适应时代的发展要求, 专业创新性和活力严重缺乏。

二、具体改进措施

(一) 提高领导重视和加强硬件建设。

首先从院领导层充分重视, 加强对《档案法》的全员培训学习, 加强宣传教育力度, 使档案管理工作的重要性得到普遍关注, 从而促进全员档案意识格局的形成。现我院正处于各项管理工作规范化管理达标建设发展阶段, 在此基础上领导高度重视, 是推进档案管理工作发展的重要契机。同时, 加强硬件建设, 是档案管理工作的基础;对档案工作重要性的认识, 是档案管理工作的前提;建立档案工作网络, 推行信息化管理模式是推进档案管理工作发展的保证;所以, 为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生改革和医院事业发展服务, 必须重视医院档案管理人员的充实和培养, 实现医院档案管理的现代化。

(二) 规范化管理是提升医院档案管理工作的根本。

医院党政要高度重视, 始终把档案规范化建设抓在手上, 不断加强内部管理, 加大资金投入, 创新工作措施, 促使档案管理取得新成效。具体可采取如下措施:1.首先要健全管理机制, 每年把档案管理工作列入医院年度目标考核之中, 建立健全档案管理机构, 明确责任部门和具要档案管理人员, 负责日常档案室管理和达标升级工作, 相关科室室建立兼职档案员, 负责档案的收集整理工作, 确保档案工作有人管、有人抓。2.要加大资金投入, 按照档案规范化管理的有关要求, 建设档案管理专用房, 配置电脑、加温器、扫描仪和档案软件管理系统等现代管理设施, 有效夯实档案管理工作基础条件。3.坚持规范建档, 要坚持把档案搜集和整理作为档案管理工作的中心任务, 常抓不懈, 分门别类立卷, 并健全完善档案资源开发利用机制, 切实为医院中心工作服务, 严格档案借用 (阅) 管理, 建立档案登记制度, 提供利用档案效果, 发挥档案管理实效。

(三) 建立健全档案管理体系和各项规章制度。

这是档案管理的关键。随着科学技术的发展, 档案管理手段的更新和管理水平的提高, 必须建立与之相应的科学的档案管理体系, 明确职能, 将医院各个门类、不同载体的档案统一管理, 使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。

(四) 档案管理人员素质直接影响档案管理水平。

医院要将档案人员培养纳入医院才培养计划, 积极选派档案管理人员参加各级档案规范化管理做法与经验培训, 并结合我院实际与新形势下医院档案工作的要求, 对落实档案规范化管理考评细则、档案管理违法违纪行为处分界定及国家新下发的档案管理办法、基建项目管理规定及密级范围规定的要求与如何执行进行学习。帮助档案专业人员纠正业务偏差, 积极对各医院规范化管理创建工作存在的瓶颈问题进行汇总与意见反馈, 明确档案管理重点工作, 创新档案服务方式, 强调在“大档案”“大数据”新时期下加强档案开发利用工作的重要性, 进一步夯实档案管理工作基础, 加速推进我院基层档案规范化管理创建步伐, 力促该项工作综合管理水平更上新台阶。

(五) 医院要加大档案管理项目资金投入。

实行档案管理现代化技术和设备支持系统, 改善现有档案工作硬件设施配备, 顺应档案工作现代化、规范化要求。同时, 要加强档案现代化管理, 利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能, 加强医院档案信息化建设, 既是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择, 又是加速档案管理现代化的客观要求。为了全面加强我院档案信息化建设, 根据《全国档案信息化建设实施纲要》《电子文件归档与管理规范》的要求, 本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则, 加快档案信息化基础设施建设, 加强电子文件归档和电子档案的规范化管理, 推动馆藏档案的数字化和数据库建设, 加快推进人才队伍建设, 逐步实现我院档案管理现代化和办公自动化。

(六) 档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用。

因此, 医院档案管理人员要树立服务意识, 要多途径、多渠道地开发档案信息资源, 使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。医院档案工作面临着范围广、内容新、任务重、责任大的挑战, 这就要求档案工作者不仅要加强自身修养, 狠抓业务水平的提高, 还要积极参加学术研究和学术论文写作。研究能力的提高可使档案人员能敏锐地发现工作中存在的问题, 及时总结经验, 更好地将档案理论应用于工作实践。坚持进行学术研究和论文写作, 积极参加档案学术活动, 必将有利于专业人员的理论水平乃至各方面综合素质的提高。档案人员理论水平和研究能力的提高, 除了专业学习时形成的基础外, 主要是靠在工作实践中不断钻研和积累并结合工作实际进行自学和业务进修, 不断开动脑筋, 用新的思维方式开拓视野, 吸收新知识, 并结合自己从事的专业工作形成合理的知识结构, 不断地把知识转化成工作能力, 为医院档案工作的发展和研究打下基础。医院档案管理部门要以开发利用为目标, 逐步从“封闭型”向“开放型”从“保管型”向“参与决策型”转变。

摘要：本文从专科医院现代化建设及发展过程中档案管理现状入手, 分析了专科医院现有档案管理在信息化形势下所存在问题, 针对当前现状和问题, 改进和加强专科医院档案管理服务的信息化建设, 以更好地服务于医院发展。

关键词：专科医院,档案管理,信息化服务