电子文档论文范文

小伙伴们反映都在为论文烦恼，小编为大家精选了《电子文档论文范文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。[摘要]本文提出实体文档电子信息化管理过程中的人机结合管理问题，研究实体文档进行信息化管理的系统方案论证，阐述在电子信息系统的选型中应该关注的技术要素和管理要素，并提出一种适合上述论证的经济、简易的实体文档电子信息化管理方案。

第一篇：电子文档论文范文

网络环境下高校电子教学文档的集成化管理

摘 要 首先分析了高校教学文档管理面临的困境，然后探究了网络环境下高校电子教学文档管理的集成化表现，对教学文档管理与教学业务管理集成化进行了研究，并设计了高校教学文档的集成化管理模型，最后从统筹设计教学文档管理系统，制定新的教学文档管理标准和规范、明确教学文档管理的组织结构等多方面探索高校电子教学文档的集成化管理新模式。

关键词 电子教学文档 集成化 管理 新模式

网络环境下，随着高校办学规模的日益扩大和高等教育改革的不断深入，高校普遍引进了各类教学业务管理在线系统来管理日益繁重和复杂的教学业务，同时产生了大量的电子教学文档，这些教学文档为高校随时发现教学问题、探索高等教育规律、开展教学评估及顶层设计等提供了科学依据和准确线索。近年来，档案管理的网络化发展趋势[1]173，为探索电子教学文档与教学业务管理的职能整合，提高教学文档管理效率，实现高校电子教学文档的集成化管理提供了路径。

一、目前高校教学文档管理的现状及面临的问题

1.高校教学文档管理的现状。目前，高校的教学文档管理总体上是以实体管理为主，基层学院教学活动产生的文档大部分保存在各学院，组织全校性教学、教研活动产生的教学文档一部分保存在教务管理部门，一部分保存在学校综合档案馆，空间上呈现以分散管理为主;时间上都是以教学业务活动发生后，按学期或学年来保存的，具有滞后性;管理人员大部分是由学院、教务处、综合档案馆专职或指定档案员来负责，也是分散的，归属不同的业务部门。

2.高校教学文档管理面临的问题。随着高校办学规模的日益增大和以实施学分制为代表的高等教育改革的不断深入，高校教学业务急剧扩大，而随之产生的教学文档也成倍增加，作为高校为提高自身影响力和竞争力，须面对外部发展环境，不断接受国家、省等各级教育行政部门的本科教学水平评估、专业认证及第三方评价等各类评价，而每一项评价均须由各类教学文档材料作为支撑，仅以每年组织的本科教学基本状态数据为例，共有6大类，72项数据采集点，其中教学文档信息采集是主体，须由高校教学管理部门及各基层学院采集的就有33项，涉及师资情况、教学资源、培养过程、学生发展、质量保障等6大类[2]7-8，而这大量的教学文档支撑材料往往需要临时成立评估材料支撑组，由教务管理部门、各基层学院等多部门临时抽调一批工作人员，加班加点，专门负责教学文档等材料的收集、整理、统计，耗费大量的人力、物力，而且由于不是即时的，材料的准确度、真实性难免受到一定影响。另一方面，高校決策层要随时通过有关教学文档信息，掌握本单位的教学动态、发现教学过程中的异常因素，透过数据及时分析和查找原因，进行自我改进、自我提升;而且通过教学文档的有关信息统计，可及时与兄弟院校或对标高校进行对比，发现差距，寻求对策。

为使高校决策者及时掌握课程、专业、学生学业、师资队伍、教学质量、人才培养过程等宏观与微观、整体与局部的全方位、多角度教学信息，传统模式下的事后手工整理、纸质文档管理模式已很难保证教学档案的完整性、科学性、规范性要求[3]128-132，那么采取更有效的管理手段，借助计算机和网络技术，提高教学文档管理效率成为必然选择。

二、网络环境下高校电子教学文档管理的集成化表现

1.电子教学文档形成阶段和保存阶段管理活动的集成化。“随着互联网+时代的到来，我国档案信息化步伐加快，档案信息化服务由传统的‘面對面’方式转向了计算机的‘端对端’模式”[4]51。目前网络环境下教学文档的管理条件已发生很大的变化，在传统模式下属于教学文档保存阶段的管理活动如鉴定、归档、存储、信息分类、著录、备份等可以提前到教学文档生成环节，即在基于教学业务管理系统的教学业务开展的同时，教学文档管理活动也同时发生，如在全校学生选课完成的同时，就可以同时生成任课教师的职称、年龄、学历情况，那么“全校学生选课情况”、“教授、副教授为本科生上课情况”等数据就可以直接导出，教学档案的鉴定、归档、信息分类等工作就可以同时在此时完成，这样更有利于提高教学档案的即时性、准确性、真实性，避免了档案后整理的重复劳动，减少了档案管理工作量。

2.电子教学文档管理流程的并行化。网络环境下高校教学文档管理活动，突破了传统的档案管理模式，不再按照先后顺序逐个进行，而是多种管理活动同时或并行进行，甚至许多文档管理活动贯穿于文档整个生命周期，如著录、鉴定、存储、备份等文档管理活动的开展时间，已经由文档保存阶段的某个时间点延伸至整个文档生命周期，这些网络平台内的教学文档不再像纸质文档那样需要依次经由业务人员处理，而能够实现“一次存储、多次调用”、“一次输入、多次输出”[5]98，如校级、院级不同的教务管理人员可以同时处理、操作教务系统里的“任课教师库”，形成了教学文档管理流程的并行化模式，而这种并行化模式其实质也是集成化的另一种表现形式。

三、网络环境下高校电子教学文档的集成化管理模型设计

集成化管理，就是利用网络环境下数据的开放共享及便捷快速的优势，实现对信息资源的统一控制与管理，从而将管理过程中不同环节、各类职能进行协调与整合，以提高管理效率和质量的过程。随着教学业务活动的电子化管理越来越普及和成熟，教学文档管理出现了集成化表现的新特点，如在普遍利用“综合教务在线系统”“网络教学平台”“实验教学管理系统”“大学生实习管理系统”“创新实践管理平台”“大学生论文管理系统”“大学生创新创业项目管理系统”“学科竞赛管理系统”来管理各类各项教学业务的高校，就可以在校级层面创建一个教学文档管理系统，将教学文档管理职能嵌入各教学业务系统中，使之主动捕获业务系统中生成的电子文件。这样，“业务管理系统产生的各类电子文档都可以直接在线导入电子文件管理系统，文件管理人员可随时对已接受的拟归档文件进行整理加工并提交归档。”[6]56归档的教学信息在高校综合档案管理系统可以得到多方面的利用，从而“实现档案管理系统与办公自动化管理系统的信息衔接和融合”[7]85-87，同时对不同来源、不同类型的教学信息进行归类、挖掘、集成，以服务为核心，实现教学文档的数据共享，电子教学文档的集成化管理模型可如图所示：

四、網络环境下高校电子教学文档的集成化管理模式探索

1.统筹设计教学文档管理系统。“集成原则揭示了规划、设计电子文件管理流程的时机，最好是与机构电子化业务流程的规划、设计同时进行，而不是单独进行，以便实现文件管理与文件形成同步”[5]231。因此，在设计教学文档管理系统之前，首先要认真梳理各项教学文档管理与教学业务管理之间的关系，将其管理流程中的所有活动进行分解、界定，以研究确定其适当的组合方式和科学合理的管理步骤，并将这些步骤固定化、标准化、程序化;“与非电子文件不同的是，电子文件的归档需要更多地借助电子文件管理系统的软件去实现。电子文件管理系统是为了保存机构业务活动的证据信息，用来对电子文件创建、使用、维护及处置等行为进行管理的自动化系统。”[6]54因此，在规划、设计教学文档管理系统时，一方面要与本校的各类教务管理系统统筹考虑，达到数据格式、标准统一，互相兼容，保证文档的完整及安全性，实现信息资源的最大共享性;另一方面高校在完善和升级各类教务管理系统或教务管理模块时，也必须同时满足教学文档管理的安全可靠性需求。

2.制定科学、合理、严密的教学文档管理标准和规范。制度先行，是有效管理的前提。网络环境下，教学文档管理与传统模式下的档案管理发生了很大的变化，它改变了文档形成部门和档案管理部门之间的文档传递、存储、利用等管理权限，档案管理部门的人员也可以被授权，进入到教务管理系统进行某些档案管理模块的操作，而且在电子文档的形成、处理、归档、保管、利用等很多环节，信息随时有被更改、丢失的可能性，因此即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理制度来维护电子档案的原始性、真实性及安全性。所以迫切需要建立一套科学、合理、严密的教学文档管理标准和规范，将教学文档的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式等，用标准和规范确定下来，使教学文档从形成之初就得以科学、有序、规范地管理，为电子教学文档作为教学状态的可靠凭证提供制度保证。

3.明确教学文档管理的组织结构及岗位职责。组织结构可分部门和个人两个层面：部门层面，须明确指定教学文档管理的责任部门，基于教学文档与教学业务的相伴相生性，一般应由教务管理部门，负责协调和控制整个教学文档管理过程，同时指定专门的负责人全权负责教学文档管理工作，并将该项工作的年度考核纳入本单位的年度考核中，接受全校监督，尤其是要接受学校综合档案系统的直接监督;个人层面，明确各层级人员的职责分工，可任命教务管理部门和各基层学院的教务管理人员兼职文档管理系统相应模块的档案员，并将其纳入岗位职责，在年度绩效考核中进行统一或专项考核，奖优罚劣。

4.加强业务培训。业务培训，是提高专业化管理水平的必要手段。由于教学文檔的集成化管理紧紧依赖信息与网络技术，而且随着高校的需求及外部环境的变化，各类教学管理信息系统须不断调整、升级，这就要求档案工作人员不断提高业务素质，掌握更多的信息技术。培训是提高工作人员管理水平的重要途径，它不仅帮助工作人员及时学习和掌握信息技术及管理方法，而且可以强化部门及个人的管理意识，自觉遵守管理规范，促进不同部门及个人之间的工作交流，从而有助于促使管理系统和管理流程的不断改进、升级。

五、结束语

教学文档是反映高校教学水平和质量的宝贵信息资源，国家和省级等上级主管部门的各类评估、认证、评价等都离不开教学文档的支撑，随着高校对各类教学业务系统的广泛使用，能否将评估的部分重要观测点直接嵌入高校的教学业务管理系统，通过系统数据的即时调取和信息集成，来掌握高校的微观和宏观各方面教学状态，从而更好地发挥教学文档集成化管理优势值得高校和教育行政管理部门思考。

参考文献

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[2]教育部.关于开展普通高等学校本科教学工作审核评估的通知(教高[2013]10号)[EB]，2013.

[3]邓仲华，黄雅婷.“互联网+”环境下我国科学数据共享平台发展研究[J].情报理论与实践，2017(2).

[4]马仁杰，丁乙.档案信息服务体系评价的指标体系构建与应用[J].档案学通讯，2017(1).

[5]刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[M].北京：中国人民大学出版社，2005.

[6]刘家真，等.电子文件管理——电子文件与证据保留[M].北京：科学出版社，2009.

[7]王晓辉，汲华，郑明雪.高校教师教学业务档案的信息化管理探析[J].高等理科教育，2008(4).

作者简介：王晓辉，青岛大学教务处馆员，硕士，研究方向：档案管理。

作者：王晓辉

第二篇：实体文档电子信息化管理方案的应用论证

[摘 要]本文提出实体文档电子信息化管理过程中的人机结合管理问题，研究实体文档进行信息化管理的系统方案论证，阐述在电子信息系统的选型中应该关注的技术要素和管理要素，并提出一种适合上述论证的经济、简易的实体文档电子信息化管理方案。

[关键词]文档;电子;信息化管理;应用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.143

1 概 述

重要纸质文件、证书和执照等贵重公用物品，是企业运营的重要资源。纸质文件是指企业上传、下达的各种盖有红色印章的公文;贵重公用物品是指企业营业执照、代码证、税务证明和其它资质证明，以及设施设备的备用钥匙备件、配件、说明书，其它小件公用贵重物品等。上述物品通常由企业综合办公室管理，管理和使用的特点是：多人保管、多人使用、随机查找和使用的事件多，人工管理经常出现找不到、遗失等尴尬局面，已不能达到企业高效率运营的要求。本文针对上述问题，提出实体文档电子信息化管理过程中的人机结合管理问题，研究实体文档进行信息化管理的系统方案论证，阐述在电子信息系统的选型中应该关注的技术要素和管理要素，并提出一种适合上述论证的经济、简易的实体文档电子信息化管理方案。

2 方案论证

目前有大量基于互联网、物联网和RFID的类似管理系统被创建，其应用背景主要在于银行、珠宝行等机构的固定资产管理，例如重要设备、仪器、装置、物品等。这些设备传统的管理方式通常依赖于非自动化的以纸张文件为基础的系统来记录、追踪进出的资产，完全由人工实施企业内部管理，因此管理效率极其低下，不仅造成大量的人力资源浪费，而且由于人为因素，资产数据录入速度慢、准确率低，导致设备管理人员对设备的准确数量、状态，以及实时位置等信息无法及时全面掌握，甚至于对设备的遗失发现与追踪也往往很滞后。随着企业规模不断发展，所需管理的固定资产种类与数量也逐渐递增，领用及归还频率逐步增长，管理工作更加复杂和多样化，传统的人工管理作业模式和数据采集方式已难以满足固定资产管理高速、准确的要求。

由于上述互联网+物联网+RFID的管理系统，主要是针对银行、珠宝行和军队等大型机构设计和开发的，因此不适合中小企业和事业机构使用。存在的问题是：(1)系统功能完备，技术先进，因此造价高昂，技术依赖程度高;(2)接入互联网，因此有额外的信息安全问题;(3)系统复杂度高，因此需要常备运行维护人员和费用。

本文提出一种基于“低技术”的，更为经济实用的管理系统，更容易实现管理和技术的融合，实现一个更安全可靠高效的人机器混合系统。系统硬件由多抽屉专用文件柜、寻址电子装置和桌面电脑组成，硬件运行可靠，电磁兼容性符合有关国标要求;系统软件包含以下功能模块：存入管理、查找模块、借出模块、维护模块和远程连接模块，软件功能完备，用户界面友好。

此系统的一个最小的实现是：系统功能设定为存入功能、查找功能、借出功能、维护功能和远程连接功能;样板系统设定规模为16×16个抽屉的文件柜。系统的硬件结构是抽屉内置电子装置、EIA RS 485总线网络、桌面系统管理用计算机。抽屉内置电子装置是一个低功耗单片计算机单元，主要功能是连接总线实现寻址、声光提示寻址成功、打开抽屉、完成抽屉状态监测。此外系统还具有现场总线网絡，实现各个抽屉单元和系统管理计算机的信息链接。桌面系统管理用计算机：运行数据库管理软件、运行系统管理软件、运行远程接入软件。系统的整体硬件如图1所示。

图1 非RFID方案系统结构图

软件结构：系统的软件结构由各个功能模块及其相互关系构成。功能模块包括：存入管理、查找模块、借出模块、维护模块和远程连接模块。

3 结 语

此方案是一种能够满足中小企业和事业单位，实现实体文档和贵重物品跟踪管理的电子信息系统，不需要互联网+物联网+RFID的技术方案，相对“低技术”的电子信息管理系统，具有更高的可靠性和系统生命周期。同时，具有更好的经济性能，不需要维护和额外的运行费用。在创建人与机器的混成系统时，必须有全局判别的观念，全局最优是第一原则，如果一味追求技术的先进性，必将陷入技术泥潭。技术系统的引入，会导致人员权力的再分配，因此必须重视技术和管理两个方面的论证工作。

主要参考文献

[1]张云蕾.基于RFID技术的贵重资产管理系统[D].杭州：浙江工业大学，2013.

[2]徐文杰，管会生，王亚东.基于RFID技术的博物馆文物管理系统的设计[J].微计算机信息，2010(20).

[3]肖锟，毋国庆.基于MVC体系结构的文件保密柜研究[J].计算机工程，2006(22).

作者：李章涛

第三篇：浅谈文档电子化在高校教育培训中的作用

摘 要:高校继续教育培训工作的快速发展，使得各类公文、档案数量激增。且由于教育培训的特殊性质，需要很频繁快速地调用各类文档，这增加了管理的难度。而引入电子文档有效地解决了这一问题。由于种种原因，电子文档在高校并没有统一规范。随着信息技术、网络技术的深入发展和教育培训工作的需求，相信必然会一步步实现完全的电子化、信息化。

关键词:教育培训;电子文档;公文;档案;电子化

近年来，高校继续教育培训进入了一个快速发展期，随着其规模的不断扩大，在其内部产生了大量的公文和档案。由于教育培训领域自身所独有的特点，使得管理者对公文、档案的存取、调用要求更高。如何高效地处理这些公文以及有效、及时地使用这些档案，是目前高校教育培训工作中面临的一个重要问题。由此，文档的电子化成为迫切的需要。而随着信息技术、网络技术的发展，电子文档以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文档大量产生的同时，如何保障电子文档的有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、概念及特性

文档，即公文和档案，公文是档案的前身，档案是公文的终结。电子文档即电子公文和电子档案，电子公文是由办公自动化系统生成，电子公文流转结束后就进入了归档环节，形成电子档案。电子文档就是单位在日常运作中创建、流转和最终生成的能为计算机识别和处理，并可在网络上传递的代码序列，包括文字、图表和图像等电子化文件。电子文档存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅、调用，管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介，对设备依存度较高，而且易于修改、复制、传播。

二、教育培训文档电子化的意义

(一)高校教育培训公文电子化的意义

高校教育培训的公文包括请示、资产请示、收文、报文、大型活动审批、合同审批及管理、信息审核及发布、通知、各类函件等，要求时效性强，需要准确、快速地完成。如果使用传统的手工方式完成，则费时费力，且易出差错。依靠网络信息技术对文档进行高效有序的电子化处理，通过电子公文传输、交换、共享，加快了公文流转速度，提高了办公效率和资源利用率，实现了跨平台的数据信息交换和信息共享，使各个层面的工作有机地联系起来。

1.办公效率大幅提高

电子公文与纸质公文的种类、要素、工作流程、归档等基本相同。高校教育培训工作的日常内部公文处理流程包括拟稿、审稿、定稿、签发、分发、催办、归档等，上级来文则有收文、登记、传阅、催办、督办、归档等，原来依靠传统的流转程序时，就拟稿、审稿、定稿程序就会反复几次修改，若是碰到领导出差的情况，只能等到领导出差回来才能签批，出差几天等几天，再呈报到下一位领导时，可能又因为别的原因而延误了批阅。这些严重地影响了公文流转的进程和速度，制约了教育培训工作的开展。而电子公文相比纸质公文来说方便、快捷、智能，依靠计算机强大的信息处理能力以及网络，不受时间和地点的限制，只要有互联网，随时随地就可签批。即使领导在大洋彼岸出差，也可以使用互联网络及时登录办公自动化系统签批公文。而且办公自动化系统具备了提醒和催办功能，从而极大地提高了办公效率。

2.加快了文件传递的速度和提高了安全性

传统的公文流转方式在向上报文或向下级部门发送纸质公文时，中间要经过很多人工操作环节，才能到达相关部门。因受时间、空间限制，阻碍了公文信息的效用。而且靠人工在传递过程中，遗失的情况时有发生。而电子公文通过办公自动化平台，利用计算机网络技术功能，无论是在制发上传文件还是向下级发布信息，都会在短时间内以点带面的形式发布信息，减少了中间环节，大大缩短了公文流转的时间，及时地传递了信息，其时效性能高的优势是纸质公文不可比拟的。而且杜绝了文件在传递过程中丢失的情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

3.响应低碳、环保、节约的号召

采用无纸化办公的方式进行电子公文的流转，除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，还大大减少了纸张的使用。除此之外，还大大减少其他如印刷、笔墨等办公费用。这无疑是对倡导低碳环保生活的响应，为建设环保型、节约型社会贡献了一份力量。

(二)高校教育培训档案电子化的意义

1.提高档案管理工作的质量和水平

传统型档案以手工管理为主，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异。而电子公文转化为电子档案后，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求进行编制开发的专用数据库，任何人进行操作和管理，其差异都很小，从而提高了档案管理工作的质量和水平。

2.文件信息得到充分交流与共享

多年来，高校档案一直采用柜架式保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，而且查阅、利用非常不便。其管理、查询与利用需要在库房中进行，无法做到信息共享，更谈不上交流。这使得大量信息闲置于文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，而且原件容易损毁，还造成文件和信息查找困难。同时，由于传统意识的影响，国人对档案的重视程度不够，大部分人忽略了它的意义，而高校教育培训的档案管理有其独特的特点，即查询调用的需求非常频繁。档案电子化后，档案管理由案卷级可以深入到文件级甚至内容级，可以多用户共享档案信息，通过办公自动化平台，根据用户的不同职责设置不同的权限，分级共享信息。而且足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。

3.便利的检索功能提高了档案文件的利用效率

在查阅纸质公文时要根据时间和空间顺序在公文档案中进行查找，如果年代久远则十分麻烦和费力。而高校教育培训档案电子化后，通过计算机网络技术功能，键入相关内容的关键字、词或类目、时间、地域等进行模糊或精确检索，就可以在几分钟内搜索到相关档案信息，并且可以保证很高的查全率和查准率。

三、存在的问题及当前应对方法

电子文档的普及为我们的工作带来了极大的方便，为高校的持续发展做出了贡献，但是在应用中还存在诸多问题尚需解决。以清华大学继续教育学院为例，在向上级报文时，还是只能使用传统的手工流转程序，整个高校在整体上并没有实行电子公文，也没有统一规范，二级院系只是各自为战，电子公文仅仅在院系内部使用，出了院系的文件流转还是只能依靠传统的纸质公文流转方式完成。在财务方面，报销凭证还是需要纸质文档且需领导签字才可生效完成报销，电子文档不具效力。另外，由于印章和签署是文件生效的主要标志，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。

鉴于以上原因，文档实行“两套制”是有必要的，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。对于只能是纸质文件流转的工作，事后再利用扫描仪等设备转化为电子文件进行存储。这也是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

四、结语

总之，文档电子化是信息时代发展的必由之路，是高校教育培训发展的需要，是高校档案向信息化管理的必然趋势，也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。它革命性地改变了延续几千年的传统公文传递方式，其应用亦必然会越来越深入和普及，必能大力促进高校教育培训工作信息化的快速发展。而其完全电子化不可能一步到位，在工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展和实现。

参考文獻

[1]杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J]. 职业, 2009,(15).

[2] 徐东升.信息化中电子文档的管理[J]. 成功(教育), 2007,(10) .

[3]马学华.高职院校电子文件管理应关注的主要环节[J].办公自动化, 2009,(6) .

[4]吴蓉蓉.电子档案管理的发展及普及探析[J].黑龙江科技信息, 2010,(28) .

[5] 赵玉.档案管理中电子文件的归档工作[J].陕西档案, 2010,(4).

【责任编辑:郭延彬】

作者：陈肖庚 崔金莲