浅谈学校管理中信息沟通的障碍及消除对策

2022-09-12

众所周知, 当今社会是一个信息社会, 而信息只有经过良好的沟通, 才能发挥其重要作用。人们尽管对信息沟通还没有一个统一的认识, 但都认为有效地进行信息沟通是必要的。西方学者西蒙认为:信息沟通是指一个组织成员向另一个组织成员传递决策前提的过程。我们可以把信息沟通理解为;主体之间传达思想或交换情报的过程。

在学校管理中, 信息沟通主要是指领导层、中层处室、班主任、教师、学生之间信息的传递和理解。在这一组织体系中, 管理层的决策需要信息沟通;决策的实施更需要沟通;其他组织成员一些有益的建议、想法, 也需要沟通, 否则就无法得到积极的认可和实施;组织体系内的矛盾冲突同样需要通过沟通加以协调解决。因此, 一个学校的健康发展与良好的信息沟通密切相关。但由于种种因素的影响, 学校管理中信息沟通存在许多障碍, 影响了沟通的有效性。

1 信息沟通中的障碍

1.1 沟通方式选择不当, 造成的沟通障碍

沟通模式多种多样, 各有其不同的优缺点。如果不能根据组织目标和特点选择合适的沟通模式, 将会导致组织沟通效果下降。现代学校越来越庞大, 中间环节不免要增多, 引起信息损耗, 如果仍沿用传统的垂直沟通模式, 沟通速度必定会很低, 沟通效果也不会好。

1.2 沟通双方在技能、知识、语言等方面的差异, 会影响沟通效果

技能、知识等方面的差异, 可能会使接受者不能完全理解甚至曲解信息, 或发送者不能以最易被理解的方式表达他的意图, 从而降低了沟通的效果。

1.3 心态、情绪和兴趣障碍

在行为心理学上, 有选择性知觉的说法, 是指发送者的心态、情绪和兴趣会影响所发信息的质量, 而接受者也经常根据自己的心态、情绪和兴趣, 有选择地去听、去看如果信息接受者解释接受到的信息时, 也可能会把自己的态度和兴趣带进去。尤其是在狂喜、狂怒和抑郁等一些极端的情绪状态下, 常常使人不能客观、理智地思考问题, 阻碍了信息沟通的顺利进行。

1.4 信息过滤, 指故意篡改或歪曲事实, 使信息接受者接受不到真实、全面的信息

信息过滤发生的程度与组织层次多少和组织文化有很大关系。组织层级越多, 信息被过滤的可能性就越大;组织中的形式主义或浮夸现象越严重, 下级在向上级汇报工作时, 故意修改真实信息的可能性就越大。

2 消除沟通障碍的对策

在学校管理活动中, 有信息沟通, 就有沟通障碍。管理者的任务在于正视障碍, 并努力去排除它们, 为实现有效沟通创造条件。

2.1 选择适合的沟通方式

根据沟通内容的特点, 选择不同的沟通方式。如果所要沟通的内容是上级的命令、决策或规章制度, 则适宜选择正式沟通和书面沟通。若沟通内容属于规章制度以外的问题, 或属于学校成员的琐碎小事, 则选择非正式沟通或口头沟通, 效果可能更好。但无论如何都不能绝对化, 最佳选择还需要通过实践摸索。

根据沟通双方的特点, 选择合适的沟通方式。有些人看重制度和程序, 与这些人进行沟通, 最好选择正式和书面的沟通方式。而有的人比较注重目的和结果, 如能达到目的, 可以不顾制度和程序的约束。这些人在进行沟通时, 倾向于采取非正式和口头的沟通方式。

根据沟通方式的特点, 选择适合的沟通方式。

(1) 根据传递的快慢进行选择。不同的沟通方式, 沟通速度差异较大。一般地, 非正式沟通和口头沟通要比正式沟通和书面沟通快。若信息源希望尽快将信息传递给信息的接受者, 可以选择非正式沟通或先非正式后补以正式或口头沟通或先口头后书面。

(2) 根据反馈的快慢进行选择。不同的沟通方式, 其反馈的速度也有差别。一般的口头沟通面对面的沟通, 可以立即得知对方的反应;书面沟通, 不能即刻得到反馈。

(3) 费用因素。不同的沟通渠道, 涉及的费用开支大小会有差别。学校应少开时间长的大型会议。

(4) 责任和重视程度。沟通方式不同, 责任及托付的程度也就不同, 双方的重视程度也会不同。正式的书面沟通, 双方都会给予应有的重视, 一旦沟通, 责任也随之明确, 如计划决策及职务任免等;而口头沟通、非正式沟通, 一方可能认为只是说说而已, 责任很难明确, 甚至故意否认事情的发生, 因为往往无证可查。如沟通一方认为事情很重要, 需要分清责任, 最好选择正式或先非正式后补以正式沟通。

2.2 善于运用反馈

沟通中, 由于知识、技能、经验、情绪等方面的原因, 经常出现误解或解释不准确的情况。如果双方能运用好反馈, 就可以避免或减少误解, 促进信息的理解和接受。反馈可以是语言的, 也可以是非语言的。让对方用自己的话复述信息, 也是一种常用的反馈方式。

当然, 行为比语言更能说明问题。如中层处室领导要求班主任在规定的时间里上报自己班级的某一方面情况, 如果所有的人都能按期交上报告, 中层领导就得到了反馈, 即下属对他的指示都解释得很正确;如果有一部分人没有能按期交上, 说明他的指示需要更进一步的沟通。同样, 教师讲课时, 教师可以从学生的表情、动作等多种非语言线索中, 了解他们是否在认真接受你发出的信息。

2.3 学会积极倾听

在口头沟通, 尤其是面对面的沟通中, 积极倾听非常重要。听别人讲话, 有倾听和被动的听两种。倾听就是凝神聆听, 边听边搜索信息, 而单纯的听就是被动的听。倾听之所以重要, 是由于听时双方都在思考, 促进了信息的理解和接受。要发展积极倾听的能力, 需要从以下几方面入手。

(1) 与说话人进行目光接触, 这样可以使听者精神集中, 减少分心, 并能鼓舞说话者。一般来讲, 学生听课时, 应与老师进行目光接触。

(2) 使用赞许性的点头和恰当的面部表情, 这可以表明你在积极的聆听, 对说话者传达的信息感兴趣并能理解。这适用于上级与下级、老师与学生的交流。

(3) 恰当的提问。绝大多数情况下, 学校成员交流时, 相互之间都可进行恰当的提问, 以增进理解。

(4) 尽量避免中间打断说话者, 让说话者把意图完整地表达出来。

2.4 正确使用快速处置人员和联络人员

针对上述有关信息沟通障碍, 学校各级管理人员还可以使用快速处置人员和联络人员。快速处置人员的责任是, 帮助信息接收者选出一些适宜于优先处理的事情, 以弥补信息沟通不佳造成的缺陷。而联络人员则充当了信息发出者与信息接收者之间传递信息的中间人, 从而节约了时间。同时他们还负有解释信息的责任, 这也是为了弥补信息沟通不佳造成的缺陷。当然, 为使这些人员发挥作用, 必须不断提高他们的素质, 以防造成新的沟通障碍。

克服沟通障碍, 不只是工作方法问题, 更根本的是个世界观问题。只要学校管理层能够树立起关心学生、信任群众、依靠群众和善于向群众学习的思想, 再注意改进沟通方法和工作作风, 任何沟通障碍都是可以克服的。

摘要：一个学校的健康发展与良好的信息沟通密切相关。但由于种种因素的影响, 学校管理中信息沟通存在许多障碍, 影响了沟通的有效性。本文阐述了学校管理中信息沟通的障碍及消除对策。

关键词：学校,信息沟通,障碍,对策,沟通方式