论企业秘书心理障碍

第一篇：论企业秘书心理障碍

论秘书的心理素质

[论文关键词] 秘书

心理素质

[论文摘 要]随着我国改革开放的不断推进，社会发展也不断深入。近年来，越来越多的人开始日益关注秘书自身素质的提高问题。试图从心理素质这一独特的角度出发，探索作为一名秘书所应具备的心理素质，同时也提出若干提升这些素质的建议，希望能通过本文的论述，给读者一点有益的启发。

近年来，随着我国改革开放的不断推进，社会发展也不断深入，部分人也开始注重从提高秘书自身素质的角度着力进行研究。故此，论述秘书素质的文章可谓汗牛充栋。综观这些文章，大体将秘书的素质分成“德、智、能、体”四个方面。“德”是指秘书个人在生活上表演出的各种行为和表现;或是指秘书个人蕴藏于内、外部未露的特点。“智”是指履行秘书职责的知识水平，主要包括法律知识、文化知识和一定的科学知识水平，这是形成履行秘书职责能力的基础;“能”是指履行秘书职责的能力，尤其是指作为秘书这个职业的能力，具体包括调查研究的能力,参事议事的能力,依法监督的能力,考核和评议的能力,组织群众、宣传群众和发动群众的能力;“体”是指履行秘书职责的身体素质。以上四个方面基本涵盖了秘书所应具备的素质，但是笔者认为，这种概括忽视了一个很重要的方面，这就是秘书的心理素质。

一、秘书心理素质的含义及其重要性

参照北京师范大学林崇德教授关于心理素质的定义，笔者认为，秘书的心理素质可以认为是居于秘书这一职务的人所应具有的心理要素或因素的质量。这些心理要素或因素应该包括：责任感、心理调适能力、换位思辨能力、心理承受能力、应变能力、激发力、韧性、弹性、刚性程度等。这些素质对于秘书顺利地履行秘书职责和义务有着重要的意义：

(一)良好的心理素质有助于增强秘书的使命感和荣誉感，使秘书工作的过程中更有自信。 在我国，秘书长期以来被作为是一种荣誉性职务，由领导和部门做出安排，……他们中有些人在他们的工作岗位和行业中是能手、专家，……但缺少秘书的责任感，这就不能做一个好的秘书。”为什么一个行业的专家和能手在处于秘书这一职位上的时候却成为一个“橡皮图章”?除了缺乏必要的法律素质外，缺乏作为秘书的责任感，缺乏在兼职秘书的现实情况下平衡本职工作和秘书工作的调适能力，缺乏应对各种复杂情况的应变能力以及缺乏在秘书工作中创新的激情等，都是致使某些秘书缺乏使命感和荣誉感的重要因素。责任，有没有秘书的责任，有没有对公司、企业的责任，并且敢不敢表达公司、企业的意志，是最重要的秘书素质。

(二)良好的心理素质，尤其是高指数的“逆商”，是决定秘书能否坚定地履行秘书职责的关键。作为一名秘书，在复杂的工作环境中，要圆满、出色地完成工作职责，没有超一般人的毅力是难以想象的。此外，作为一名优秀的秘书，还要敢于在各种复杂的环境中提出建议，不畏其他力量的干预，独立做出抉择，坚持原则。所有这些行为，离开了非凡的勇气和毅力，都只能是空中楼阁，昙花一现。

(三)良好的心理素质有助于秘书紧密团结，进而从整体上实现工作预期目标。一个组织作用的最终发挥，关键因素在人本身。我们要完成工作预期目标，关键在人，在于怎么提供组织保证和人才支持。为此，除了要抓好秘书的工作之外，对人才的考核和培养成为重点。我们很难想象在我们的秘书缺乏真诚、信任、公正和宽容等品质的情况下，公司、企业内部能很好的沟通和协调，而不会变成马恩笔下的“清谈馆”。这就要求我们的秘书要具有整体意识，个人的工作和活动要服从于、服务于整个公司、企业内部的工作，通过每一个秘书个体的活动来达到整个公司、企业内部的目标。在不断充实自身责任感和荣誉感，不断打造坚忍不拔的勇气和毅力的同时，作为个体的秘书也要有公司、企业这一整体的意识。

二、秘书心理素质方面存在的问题及原因探析

目前各类秘书的心理素质良莠不齐，由于没有进行过全面的心理测试，并没有具体的数据能够反映当前秘书的心理素质状况。但从以下方面可反映出部分秘书的心理素质明显不符合作为一名秘书的要求：

1、保密意识不强

2、 有关存档档案工作被忽略重视程度不够

3、不愿意主动的不厌其烦的做好工作

4、迎送之时，过于简单

5、会场布置不够精细 从心理学的角度分析，上述方面反映出某些秘书在心理素质方面至少存在以下四个问题：责任感不强，换位思辨能力差，对秘书工作缺乏激情，自我控制能力薄弱。那么，出现这些问题的原因是什么呢?笔者认为，主要有以下几方面的原因：

(一)“先天”的因素：主要是指秘书在当选秘书之前，其所处的特定的社会历史环境通过其自身特定的社会实践形成的生理、心理、自我意识等诸因素的个人自身系统的独特性。这种独特性主要体现在秘书自身的个性以及在个性基础上形成的兴趣、爱好和气质。加上独特的社会历史环境，这种独特性反映出每位秘书个体不同的发展状况：好的个性，当然有利于秘书当选后的成长进步和持续发展;相反，“若缺乏从事秘书活动的良好个性，这本身就使自己处于一种 劣势，必然会有碍自身发展，影响其作为秘书价值的实现”。

(二)“门槛”的因素：这里主要是指对秘书本人的考察机制。众所周知，我国目前的秘书缺乏竞争机制，退一步说，即便是公司企业建立了专门的考察部门，其也很可能只重视秘书的品德、能力、知识、年龄等方面，而忽视心理素质这个重要的因素：因为那些不健康心理的表现诸如自我封闭严重、虚荣心强、自私心理严重甚至明显的恐惧症、歇斯底里症等在秘书的考察材料中往往难以找到。

(三)“后天”的因素：主要是指秘书在工作以后，其要受到公司企业内部因素和社会外部环境因素的持续综合作用。部分秘书也许具备充当秘书的“先天”因素，并且也在选拔程序中顺利当选，但其“逆商”不高。在当选后的秘书活动中，由于受到目前不完善的制度的制约以及特定社会环境因素对秘书正确的限制，持续的活动目标不能达成的情况将很可能造成他们“习得的无能为力”。如果不在秘书的培训过程中进行相关的“逆商”提高训练，则很难避免会出现这样的情况。

三、如何提高秘书的心理素质

针对制约秘书良好心理素质形成的三大因素，笔者认为，要提高秘书的心理素质，首先应该把握如何判断一个秘书心理现状的方法。参照对领导干部心理状态的判断方法，笔者认为主要应注意以下几点：

(一)看情绪状态。有健全的情绪生活才是心理健康的人。秘书身兼两职，生活、学习、工作上可能有许多烦心和苦恼的事情需要面对，这些事情实际上是对秘书心灵的折磨，同时在某种程度上侵蚀着健康的秘书心态。能找准烦恼的症结，然后用正确的方式应对，随时保持积极乐观的进取心态，是做一个具有良好心理素质的秘书的重要标志。

(二)看人际关系。秘书的职务要求秘书应对各种社会关系，于是，如何在这些关系中找到最好的平衡点，使这些关系处于和谐的状态，如何以宽容、友好的心态在公司企业和员工间架起沟通的桥梁，都是对秘书人际关系处理能力的考验。

(三)看态度。看秘书对工作、学习、生活的态度，看秘书能否在工作、学习与生活中充分发挥自己的智慧和能力。

(四)看行为。看一个秘书的言行举止是否符合法律道德的要求，尤其是秘书这一职业的职业道德的要求。

(五)看意志。看其在提出议案时是否具有明确的目的，表决时是否及时果断，以及能否面对现实、切实有效地处理困难与挫折。

(六)看自我定位。看秘书是否具有正确的自我意识，能否将自己准确地定位在一个秘书这一特殊的职位上，看其所追求的人生价值实现中是否包含了与其秘书身份相符的内容。

在正确判断一个秘书的心理现状后，笔者认为，可以从两个方面提高秘书的心理素质：一方面，加强秘书履职所需心理品质的培训：可在当选后短期强化培训，履职的过程及时心理干预;另一方面，加强秘书自我心理健康调节。

首先：履职所需心理品质的培训。

短期强化训练法。这原是摸索出来的一种培训中高级领导人才的“应急”的方法。请有关专家(可包括资深秘书、心理学家等)用一周的时间讲述大剂量、高强度的心理学理论知识以及秘书履职的经验。同时采用社会心理训练法，提升秘书的人际交往能力。这些方法包括：

1.敏感性训练法。这是根据团体动力学理论而设计的，培养训练秘书认识自我能力和与人相处能力的方法。它通过群体成员的相互作用与相互帮助，使秘书逐步正确认识自我、评价他人，提升秘书的人际交往能力。

2.心理观察能力训练法。秘书交际能力的大小，其实是基于他对他人的观察结果。因此，特殊的情景模拟和角色扮演，是培训秘书抛弃成见，进行客观观察，最终达到了解自己和了解他人的目的的捷径。

其次：履职过程的心理干预。

要建立专门的秘书心理咨询部门。该部门应该是由多位具有临床经验的资深心理专家组成的专家库，主要负责定期对秘书的心理素质出具体评估报告。报告只交秘书本人阅读。报告内容中应根据秘书这一职务的特殊情况，详细给出对当事人的心理分析，末尾提出合理建议，由秘书自主决定是否遵循建议。定期评估小组每次应由随机从专家库中抽取的若干名专家组成，以保证每位秘书得到中肯的评估意见和建议。

最后：加强秘书心理健康的自我调节。

只有心理健康的人才能有正常、合理的行为，非健康的心理则会导致异常的或偏执的言行。秘书因承受各种压力而易出现心理健康问题，一旦达到其意志力难以控制的程度，轻则难以处理好各种关系，影响工作成效，重则可能会出现偏离法律法规和社会规范的行为。因此，要想提高秘书的心理素质，就要提高秘书自我应对压力和保持良好心态的能力。

第二篇：浅论如何做好国有企业秘书工作

内容摘要：国有企业秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的要求愈来愈高。本文围绕如何做好国有企业秘书工作，从应该树立的意识、锤炼的能力以及必须做好的具体工作等三个方面进行了深入浅出的论述。

一、突出重点，牢固树立五种意识

一是服务意识。秘书的主要职责就是服务，只有强化服务意识，才能作出优异的成绩，让领导满意、让职工群众满意。一要全方位做好各项服务工作，增强服务的主动性。秘书人员要主动适应各种变化，不断拓宽服务领域，提高服务水平。二要正确处理好各方面的关系，提高服务质量和效果。

二是责任意识。秘书工作无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事。因此，秘书人员要增强责任意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，确保工作万无一失。

三是奉献意识。秘书工作的服务性就决定了秘书工作突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务多，工作既苦又累。“有节无假，有假无闲”是秘书工作的真实写照。因此，秘书人员要保持一种平静的心态、平和的心态，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取。

四是效率意识。在科学技术突飞猛进、知识经济日新月异的今天，秘书人员尤其需要增强效率意识，要时刻关注和把握重点工作，做到

早介入、早思考、早研究，增强工作的主动性。对领导交办的事情，要说办就办、不能推诿扯皮、拖拖拉拉。对领导的决策部署，要全程跟踪，全程督察，将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准确地反馈给领导，为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。

五是保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，要牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保守秘密的好习惯。

二、立足岗位，着力锤炼五种能力

一是调查研究能力。协助领导搞好调查研究是国有企业秘书的一项重要工作。在搞调查研究时，要有高度负责精神，深入实际，采集信息，掌握第一手材料，去伪存真，去粗取精，并本着不夸大、不隐瞒、反映实际情况的原则，写出调研报告，为公司领导决策提供有价值的信息材料。

二是语言表达能力。语言表达能力包括文字表达能力和口头表达能力。国有企业秘书经常有些文字工作要做，如撰制公文、起草调查报告、回复往来函件等，这就要求其具有扎实的文字功夫，会运用各种文体写出不同的文字材料。秘书在处理上传下达、迎来送往等门面性工作时，多是靠口头来完成的。话语得体，条理清晰，具有良好的口头表达能力，不仅反映出秘书本人的素质，对公司形象的树立也会

起到不可忽视的作用。

三是协调沟通能力。国有企业的机构相对来说比较庞大，部门多，人员多，事务多，工作中会产生一些难以避免的矛盾。为了确保公司领导能够集中时间和精力处理解决重大问题，秘书应具备一定的协调沟通能力。在做协调工作时，应顾及左右，联系内外，从全局利益出发，多方听取意见，了解实际情况后，制定出可行性协调方案，利用各种沟通渠道和方法进行有效的协调沟通，最终化解矛盾，使各方力量步调一致，各项工作顺利运转。

四是办事应变能力。国有企业秘书大部分工作都是处理具体繁杂的事务，大到协助领导决策与管理，小到一个标点符号的处理，面面俱到，没有灵活的头脑以及精明干练的办事应变能力是不能胜任秘书工作的。秘书处理事务时，应力争做到有条有理，大事不误，小事不漏，尤其在突发事件发生的紧急情况下，更应沉着冷静，分清轻重缓急，及时有效地进行妥善应急处理，为领导的决策做好准备。

五是日常管理能力。办文、办会、办事等日常事务性工作几乎是国有企业秘书每天都要做的事情，如何对各项事务进行科学有序的管理，已成为提高工作效率的关键所在。因此，秘书在工作实践中要多学习、多思考，积累管理经验，培养管理能力，增强管理才干，适应现代办公多元化管理的需要

第三篇：秘书学术论文：试论现代企业档案管理制度

【网络综合 - 秘书资格考试】

随着企业改革的不断深化.档案界一直在探讨现代企业挡案工作的管理模式。笔者认为.建立现代企业档案管理制度应是合理的选择。所谓现代企业档案管理制

度实际上是一种多元、高效、灵活的挡案管理方式.是企业档案工作为适应企业制度变革的需要在管理制度上的一种变革。这一制度目前虽尚未完全成形，但通过广大档案工作者多年的理论探讨和实践已初见端倪。本文试就其产生背景、基本特征与机制构筑谈谈个人的认识

一、现代企业档案管理制度的提出

现代企业档案管理制度的提出，应该说是有深刻的时代背景的.首先它是企业制度变革的产物。我国自1993年党的十四届三中全会提出建立社会主义市场经

济体制以来，国有企业改制进入了改革的快车道，建立产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代公司制成为企业改革的主旋律。与传统国有企业相比现代企业具有明显的时代特征：(1)变党委领导下的厂长负责制为建立有规范的法人治理结构、科学的领导体制和组织制度;(2)一改国有企业一统天下的局面。投资主体多元化、企业资产脱权化使企业出现了多种所有制并存的格局;(3)档案所有权的变化.企业所有权的多元化导致了档案所有权的多元化;(4)企业经营形态的多样化.从规模形态上看是少盘骨干性大型企业集团与大量中小型民营企业并存，为适应市场竞争的需要出现了一批以产权为纽带、以母公司为主体、以获取利润和提高市场占有率为目标的跨行业、跨地区、跨所有制的大型企业集团.同时亦出现了数量上占优势的民营企业;从技术形态上看企业工业化管理与信息化管理并存，在信息化带动工业化战略的指导下.已有不少企业从工业化管理进入信息化、知识化管理阶段。总之。企业在日益面向市场竞争的驱动下，与传统国有企业相比在所有制、规模、技术、经营与形态上都发生了深刻的变革.传统企业档案管理模式已不适应现代企业制度的需要。其次是企业为维护自身利益需要的产物。我国自1959年正式建立企业挡案工作以来，在企业几经改革中企业档案工作虽曾屡受冲击.但企业档案工作始终是与企业相伴而行的，企业档案工作始终存在的事实说明企业需要档案工作。历史上的企业改革尤其是在建立现代企业制度中对企业档案工作的冲击。我们不应该仅视为一种冲击.而应视为完善企业档案工作的机遇，无数企业的档案工作在当

前企业改革中得到发展与强化的现实也说明了这一点。事实上在市场经济条件下企业面临的形势更为复杂.它不仅需要企业档案工作为维护企业日常管理与生产活动提供服务.而且需要企业档案工作在市场竞争中为企业领导决策服务，在经济纠纷中为维护企业合法权益服务.在企业管理中为企业文化建设提供服务。因此.现代企业制度的建立并不排斥档案工作，它对企业挡案工作的冲击实际上是对传统国有企业档案管理模式的扬弃，为维护自身利益的需要.要求在企业档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制上做相应的变革.即要求建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度。

二、现代企业档案管理制度的基本特征

现代企业档案管理制度作为一种管理制度.属制度的范畴.具有制度的共性。为体现企业档案工作的价值观.规范企业档案管理和维护企业利益.我们认为现代企业档案管理制度不是一种固定的管理模式.而是一种档案权属明确、管理科学、企业自律的一种企业档案管理制度。

档案权属明确是现代企业档案管理制度的首要特征。在企业改制前，国有企业一统天下，其形成的档案理所当然的是国有档案，并由国家对其实行统一管理。随着企业投资主体多元化和民营企业的涌现出各种档案管理制度时要符合本企业的实际。如前所述，由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别，企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征。 企业自律也是现代企业档案管理制度区别于传统企业档案管理制度的一个特征。企业对档案

管理自律含自主、自理之意，在国家有关档案工作法律的框架内，企业有权自主决定档案的管理形式与管理对象，企业的建档工作应属企业行为。企业自律原则突出了企业在建档工作中的主体地位，其理论基础是企业法人财产权。在管理方式上不能像国有企业那样一定要按设定的统一管理模式管理企业

档案.可以自己建档集中管理或对部分档案集中管理.也可以委托文件中心或档案中介机构代管、代理。我们相信.只要企业认识到档案的价值所在.一定能自己管理好档案。企业有能力搞好生产经营管理.还没能力管理好档案吗?

由上述可知.现代企业管理制度包含有档案管理制度，但又不等同于具体的档案管理制度.它既是一种管理理念，又是一种管理体系.其实质是要建立一种多元、灵活、高效的档案管理制度。

三、现代企业档案管理制度的构筑

现代企业档案管理制度的建立与运行是一个长期的、动态的过程.它不仅与现代企业有一个磨合期，而且还会随着现代企业的发展而发展。在我国现代企业制度建设已有十年的历史，从档案工作的正反经验看.在构筑现代企业档案管理制度中应着重注意以下几个问题：

(一)建立现代企业档案管理制度要以史为鉴。

现代企业与传统企业虽然有着本质的区别，但现代企业档案管理制度与传统企业档案管理制度却有一定的共性.尤其是在具体档案管理制度上。档案权属的不同与企业建档自律原则会在一定程度上影响到企业档案管理制度，但鉴于两类型企业都具有生产与管理的职能。在制定现代企业档案规范化管理制度时不需要白手起家。传统企业档案工作史上的不少理论与实践均值得借鉴，例如档案集中统一管理理论、科技文件“三纳入”理论、科技档案成套性理论、档案保管与整理理论、档案利用理论等。这些具体的档案管理理论既可以服务于传统企业，也可以服务于现代企业。以集中统一管理理论为例，对档案是否要实行集中统一管理与企业所有制形式没有必然的联系。集中统一管理应是档案工作一般规律的要求.不同的只是集中统一管理的范围、内容的差别。现代企业可以对全部档案实行集中统一管理，也可以按衙对部分档案实行集中统一管理。例如有的民营企业只对下属企业有关资质认证、资产、会计等档案实行集中统一管理.而其它档案则由各企业自行管理。这种情况不仅适用于部分民营企业。对大型企业集团尤具有普遍指导意义，大型企业集团下属单位多且分散，集团公司对整个集团公司的档案实行集中统一管理既无可能又无必要。再以科技文件工作“三纳入”为例.在借鉴这一理论时既可以按传统的“三纳入“做法对科技文件实施管理，也可根据企业的实际纳入企业资产管理、纳入企业信息化进程、纳入质量认证管理活动。充分借鉴传统企业档案规范化管理制度可以大大缩短建立现代企业档案管理制度的进程.不少民营企业白手起家摸索建档的教训及国有股份公司档案管理顺利过渡的经验都证明了这一点。

(二)档案行政管理部门要加强引导。

在计划经济体制下.档案行政管理部门与专业主管部门对企业档案工作具有领导、指导、监督、检查的职责，多以管理者的形象出现在企业面前。在建立社会主义市场经济体制中，一方面是专业主管机关职能发生转变，有的撤消.有的由行政管理转为经营性管理.大部分企业成了无主管企业，与之同时档案行政管理部门的职能也在发生转变。要由偏重微观管理转向宏观调控;另一方面是随着企业改制出现了多元化所有制的局面，由此决定在建立现代企业档案管理制度中需要重新定位档案行政管理部门与企业的关系。档案行政管理部门应采取分类指导的方针，例如对国有企业档案管理实行监督、检查为主。对民营企业实行服务、指导为主。以民营企业档案工作为例。一个普遍的规律是民营企业在创业初期无暇顾及档案工作，但发展到一定阶段时便会自发要求建档。用上海一位民营企业领导的话说：“没有档案我怎么证明我们是依法经营的.当发生经济纠纷时我拿什么打官司?”但由于信息不灵、档案人员业务基础差等原因，他们的自发建档工作往往要经过较长时间的摸索。例如上海某民

营企业在实践中总结出了需要归档的12类文件，但在长达5年的时间里却一直没有形成书面的归档制度.这些文件归档范围仅停留在分管领导的脑海里或口头表达上，事实上他们所摸索的内容在有关档案工作文件中早已有之。由此说明档案行政管理部门在推进建立现代企业档案管理制度中完全可以有所作为.通过提供法规服务、培训服务、信息服务、中介服务等加快现代企业档案管理制度的建立。企业自律是现代企业档案管理制度的重要内容，但企业自律不排斥档案行政管理部门的引导与服务.档案行政管理部门有责任让企业了解档案工作自律的要求、内容.自律不是放任自流，但遗憾的是目前不少档案行政管理部门在观念上对民营企业的档案工作还没有摆脱传统管理观念的束缚。

(三)重在构筑现代企业档案管理制度的运行机制。

现代企业档案管理制度的建立与运行。关键在于建立起现代企业档案工作的运行机制。所谓运行机制可以理解为在一定社会条件下企业档案工作内外各要素之间相互作用、自我调节和控制的功能和过程。这种机制涉及的范围较广，例如企业制度、与周边机构关系、市场竞争环境、利益结构等。但归纳起来主要是动力机制和约束机制。

动力机制是推动现代企业档案管理制度运行的基础和动力，传统企业档案工作之所以缺乏活力就是缺乏动力机制，究其原因并非企业档案人员工作不努力.关键是企业自身缺乏活力。在计划经济体制下，由于缺少市场竞争.企业产品多年不创新、设备改造缺乏资金、生产技术陈旧，在低水平发展中对档案很少有回溯性利用，体现不出档案应有的价值，档案工作当然也就缺乏动力。在企业档案工作现实中我们可以发现这样一个事实，越是产品单

一、技术创新不足、缺乏活力的企业，越显不出企业档案工作的地位与作用。企业档案工作的历史告诉我们，企业档案工作作为企业工作的一部分.企业档案人员的主观能动性对推动企业档案的运行固然重要。但推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业自身的动力机制。在市场经济体制下，推动企业发展的外部动力主要是市场竞争和社会需求，企业为在市场竞争中取得一席之地必然要不断进行创新：推动企业发展的内部动力是企业制度建设、企业文化建设和创新能力.因此.为构筑现代企业档案管理制度运行机制，应使企业档案工作紧贴企业的需求.对外满足企业市场竞争的需求.对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求，变企业的动力为企业档案工作的动力，在主动参与信息服务上狠下功夫。在这一背景下，为有效形成现代企业档案管理制度的动力机制，对档案部门应建立相应责权利机制、竞争上岗机制、职绩考核机制等也是十分必要的。

在构筑现代企业档案管理制度运行机制中，还应有必要的约束机制，用以保证档案工作的健康发展。约束机制的建立可以从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等着手。首先是制度约束.现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化档案管理制度和档案人员任职制度，克服档案管理任意化的倾向，用制度规范档案管理工作，尤其是对外向型与信息化程度较高的企业，档案的规范化管理更显重要。其次是成本核算机制与档案质量控制机制。它们虽各有其内涵，但其共性是通过控制档案的质量来约束企业档案工作。企业的目标是获取利润，引入成本核算机制意在控制档案机构与人员规模，改变单纯按档案数量定人员编制的做法。传统企业档案管理的内容过于陈旧，数量过大，价值不大的档案保存过长，这种状况应当加以改变。实际上目前在现代企业已自觉或不自觉引入成本控制机制，其表现一是专职档案人员大大减少，多为兼职档案人员;二是减少了用于保管档案的空间。如果我们站在传统档案工作角度看.这无疑是对档案工作的削弱，但如果换一个思路来看问题却具有一定的合理性。作为企业来讲，它不可能过多过久地保存无利用价值的档案，国外企业档案工作情况也可以验证这一点。例如据有关资料介绍.美国企业档案馆保存档案占文件总盘的比例.没有超过6%的，强调档案用于“维护企业的历史。保护企业的产品商标权、产权不受侵害，维护企业产品的信誉”。一般而言，档案是一种历史记录，企业需要档案记录与保存历史，但企业的历史与文化不仅存在于档案中。更多地是体现在企业的传统与观念中，这已

为无数民办企业、外资企业、国有改制企业成功的历史所证明。对企业认为无实用价值的档案，或由档案馆挑选有社会意义的档案继续保存，或销毁。通过建立成本与质量控制机制使企业档案工作达到高效、简洁的要求。

综上所述，现代企业档案管理制度是档案管理与现代企业的有机结合.是按现代企业制度需要建立的档案权属明确、管理科学、企业自律的一种档案管理方式，是一种多元、灵活、高效的档案管理制度。

第四篇：秘书角色论

摘 要：不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责，不同的岗位职责限制了工作者不同的

工作范围。秘书的地位是从属于领导的，其职责是服务于领导，辅佐领导决策。如何把握好

秘书角色的分寸，为秘书工作定好位、定准位，是秘书开展好工作的先决条件。

关键词：秘书角色定位

社会是个大舞台，领导也好，秘书也好，大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同

的角色，在“剧”中有不同的要求，不能随心所欲。领导的运筹帷幄，决策千里，秘书的鞠躬

尽瘁，辅佐决策，不同的角色赋予了他们不同的工作职能。研究秘书角色的分寸，指的是作

为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位，知道与自己角色、地位相符的身份，以此决

定自己在处理与其他角色(比如领导)关系时的行为。

一.秘书沟通艺术

《孙子兵法》 日:知己知彼,方能百战百胜.要处理好与领导之间的关系,首先要对领导有一

个全面的了解.一般说来,秘书能够和领导相处愉快,大多是秘书了解领导的管理风格、工作作

风以及性格等方面,从来都是秘书配合领导工作,鲜有领导被秘书"牵着鼻子走的".只有明白

这些,秘书才能察言观色,投其所好。秘书职责上主要在于与领导沟通以及和同事之间的沟通。一)与领导沟通时要学会未雨绸缪

无论何时何地,秘书人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以

外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问题时,不发表有

关领导个人的议论,不当传话筒,不说不利用于团结的话。

领导每天需要面对和解决的事情很多,为了提高沟通的质量,秘书人员要提前把沟通的

目的以及表达的方式思考成熟,对领导的工作日程也要有个清晰的了解 还要对领导的心情

做个大致的揣摩。这样既能节省时间,也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心

情又很糟糕的时候去与之沟通,往往会事倍功半,不但达不到沟通的目的,反而会使领导对秘

书人员产生反感。

二)要学会把领导的“脉”

秘书平时在与领导的接触中,要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导,找出适合与

之沟通的方法，所谓一千个人就有一千个哈姆雷特。比如与冷静型的领导相处时,秘书人员

可能会觉得对方难以捉摸,这就需要秘书人员善于观察,从领导日常的工作中去了解他的喜

好。在与领导沟通的过程中，多聆昕他的意见和建议,切勿自作主张;凡是领导交办的事务,

务必要做到万无一失,对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处→段时间后,就会取得冷静型

领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快,很欣赏有才能的人。因此在与他相处

时,可以大胆地提出自己的想法和建议,他到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相

当有魄力,所以只要你的建议可行,他都会支持你。在和这类领导相处时,除了要扎实稳妥地

办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,

会让这类领导认为你是在故意卖弄,反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要

秘书人员在工作中兢兢业业,多思考、勤学习,加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容

面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导,最好的办法就是选择离

开,因为和这种类型的领导相处,不仅会感到沟通是件异常困难的事情,而且工作上也会带来

很多意想不到的麻烦。

三)与同事的沟通技巧

(一)。如何与人相处之怎么样待人

在一个单位里面,秘书除了要面对领导,更多的时候是要面对各个科室的同事。为了使

各项工作顺利开展,秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点:

每个人都渴望得到别人的尊重,尊重别人也就等于尊重自己。所以,在与同事的接触中,秘书人员要牢记：不做不能做的，不说不该说的。对每一位同事都平等相待,千万不要因为对某个人有意见或看不惯,就不屑于与其说话,这样很不利于团结。和平团结更有助于工作的顺利开展。

诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时,要树立“诚信第一”的观念,答应别人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某种原因没有做到,也要诚恳地向对方说明,取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病,不能挖苦讽刺;对于听到的一些关于议论自己的言论,也用不着去追根问底,凡事以一颗平常心对待。在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这样问题就来了。当这种情况出现时秘书人员要做到的是如何去解决而不是拼狠斗强，要做到与人友善。与人以渔，人必与之以鱼。

(二) 老老实实做人，踏踏实实做事

很多人认为秘书是领导身边的人,不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会,就必须在和同事的相处中,坚持实事求是的原则,有多大能力办多大的事情，不高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保 持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。

二.秘书工作者的定位

秘书所在的办公室是一个单位联系上下、协调左右的枢纽部门。工作关联度高、辐射面广,倘若牵不住“牛鼻子”就会被任务拖着走而疲于应付。而要提高办文、办会、办事效率,把繁杂的工作任务梳理整齐,分理清楚,按时完成,真正为领导分忧、为基层服务、为同级助力,角色的定位非常重要。正确的角色定位就是要知道自己“该做什么”,“先做什么”,“不做什么”,以及如何“补位”。

秘书是一种职务的名称,指处于枢纽地位,主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员,是领导的参谋和助手。秘书既是参谋也是助手,秘书在工作中处于承上启下、沟通内外的地位。

一、现实生活中秘书定位的误区角色定位分为社会定位和血缘定位。而社会定位又可分为职责定位和交际定位。这里所指的角色定位是指社会定位中的前者,即个体对自身在某个社会单位中所担任的职位及所拥有的权利和义务的认识。具体而言就是秘书对自己在本单位和本部门担当的角色及所有的权利和义务的认识定位。秘书是领导的参谋和助手,许多工作是通过秘书来完成„

秘书与领导之间的关系,是秘书人际关系中最重要的关系,是决定秘书工作成败的关键因素。每个秘书都希望有一个良好的领导环境和愉快的工作氛围,但现实工作中很多时候领导们的意见是不一致的,这就导致秘书经常处于领导与领导之间的“夹缝”中进退维谷的局面,处理得不好,就会将两方都冒犯。那么,在工作中秘书该如何应对这种局面呢?

1 求同存异,统筹兼顾

领导分工不同,考虑问题的出发点就不同,即使都是为了搞好工作,意见也不一定全都一致。另外,当一项工作涉及各个相关方面时,往往不同方面的分管领导人都会关注这项工作。如果各领导人分别从自己的职能角度,对这项工作做出了看法不同的指示时,就出现了使秘书左右为难的多头指示,秘书就可能被“夹”在中间,两头受气。对此,秘书一定要认清楚领导意见的相同之处,做到求同存异。因为这样做,一则两个领导的意见都符合,二则领导也希望团结一致,不讲团结的毕竟是少数。这样就可避免两头受气了。

2 领会精神 ,维护大局

从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进行的。但从秘书工作头绪多,要与各个方面打交通的实际情况来看,多头指示往往是难以避免的。面对这种情况,作为领导人,应主动会商,讨论出各方面都能接受的方案来,不要使下级为难。作为秘书,应主动寻求领导人意见的共同点,灵活处理。如果处理不当,不仅会使工作陷于混乱,而且会影响秘书与领导甚至影响领导人之间的关系。我们常说,秘书执行领导指示,必须抓住“精神实质”,这就是强调正确

领会领导意图。不同领导的指示尽管在许多具体细节上各有所异,但在大的方面精神实质是一致的,有时秘书之所以会出现被领导之间“夹”住的现象,往往是由于理解有误,人为造成矛盾,从而自己把自己给“夹”住了。所以,秘书在执行领导命令时,一定要对上级的命令仔细分析一下,抓住了精髓再干。

3 力争协调,融洽关系

按理说,领导人之间的工作意见不一致,确有领导层本身协调不够的原因,但作为被“夹”者,秘书多从好处着眼,充分发挥自身的主观能动性,通过创造条件争取让领导意见统一起来,才能改善被动局面。秘书应主动与领导们沟通或促进领导之间的沟通,共同商讨出一个妥善的办法。若各分管领导人各持已见,相持不下,秘书要请示主要领导人,由主要领导出面协调或裁决。

4 掌握特点,灵活运用

任何领导者都有一套具体的领导方法,其安排工作都存在着一定的灵活性,而这种灵活性又常常体现在每个领导的性格、习惯、作风等特点中。因此,要想避免被领导之间的“夹板”夹住,平时就要注意摸清并掌握不同领导的特点,做到心中有数,将影响工作的矛盾消除在萌芽状态。比如对爱说过头话的领导,理解时就要防止“过头”,对说话“欠火”的领导,理解时就不能总“欠”着应该到的“火”。只有摸清不同领导的喜好,才能采取灵活机变的措施,防止生搬硬套而制造的“夹板”,从而避免自己“夹住”自己

当遇到领导的意见是不一致时,秘书决不能偏向一方,擅作主张;或者搬弄是非,投机讨好;或者按照秘书个人意愿取其所需。秘书应竭尽全力,使之协调统一,避免酿成领导之间的矛盾和纠纷。若发现个别领导的指示有明显的错误,将会带来不良后果时,应把事实和情况向该领导人汇报清楚,提出参谋建议,分析利弊得失,帮助修正决策。若该领导人固执已见,秘书可按照程序和原则,向上报告情况。对于事关几个分管领导职权范围内的问题,各分管领导人的意见难以统一时,最好在适当的场合,向领导班子请示,由领导班子的办公会集体研究决定。这样,秘书就能不被领导们的“夹板”夹住。

找准自己的定位，演好自己的角色。与领导配成搭档，努力成为他的好伙伴、好助手，提他担责分忧，随时随地抓住时机表示自己对他的忠心，永远站在领导这一边，以你的态度说明一个事实：我是你的好朋友，我会尽自己所能为你做事。以你的力量使上司更有光彩，其终极结果你会发出耀眼的光芒。

三、秘书角色意识

1 秘书角色及秘书角色意识

“角色”,原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初,由乔治•米德引入到社会心理学的领域中,意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”[那么,套用这一概念,“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中,经常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻,在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。在这里,我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时,他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。

“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的,秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。正确认识秘书角色,是成为称职秘书从业人员的基本要求,是脚踏实地做好秘书工作的保证,更是促进秘书职业化进程快速健康发展的“强化剂”。

2 秘书角色意识的培养

形成正确的职业角色认知,即摆正自我在工作中的位置,认清自己在职业生活中扮演的角

色。秘书在职业生活中,一般扮演着三种角色:在组织单位内部,秘书只是所有职工中的普通一员,他和其他所有职工一样,都是为完成组织任务、实现组织目标而工作的,除职务不同和分工不同外,并无任何特殊之处;在和领导相处时,秘书人员是下级、是配角、是辅助者和服务者,应该接受领导的指挥和安排,协助领导做好工作,完成任务;当秘书受到领导和单位的委派,作为领导或组织的代表参加一些活动时或从事工作时,秘书人员又成为了单位的代表,可以在领导授权范围内做出决定,同时应该注意建立和维护组织在公众心目中良好的形象。

形成正确的职业认知,还应该注意摆脱错误的角色认知造成的误导。目前,在我国,很多行政机关、事业单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的,这就容易给人造成一种错觉:今天的秘书就是明天的领导。再加上我国传统“官本位”文化的影响,更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误认识在非秘书人员中也普遍存在,以至于形成了一个“错误氛围”,也在一定程度上对秘书人员形成正确认识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做准备,秘书是“准领导”,一旦产生了这种错误认知,在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位,无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系,从而影响了正常的工作开展。这种错误认知同时也影响和阻碍了秘书职业化发展的道路,即,秘书,应该被看作是和教师、医生等一样的一种职业,而不只是一个职位,更不是一个通向仕途的跳板。许多领导人从事过秘书工作,这是事实,但走向领导岗位不是选择秘书职业的目的更不是秘书工作的本质和目标。

我们无意否定有些人走仕途的理想,固然,不想当将军的士兵不是好士兵。但是,身为士兵却不首先正确认识士兵的职责,这就更不是好士兵。一个士兵首先要考虑的是正确认识自己的职责,做一个优秀的士兵。

所以,培养正确的秘书角色意识首先应该培养正确的职业角色认知。

虽然“认知”与“认同”仅一字之差,但职业角色认同却比职业角色认知更进一步。如果说“认知”还只是从客观上正确认识自己所从事的职业,那么“认同”则是从主观上给自己一个正确的评价。

许多秘书人员在谈到自己的工作时,常常不愿意用“秘书”两个字,似乎这两个字给人的感觉是琐碎、平凡,甚至低等,而换用“助理”、“文员”等看似更专业、更上档次的名称。的确,秘书的工作可以用琐碎、平凡来概括,但绝不低等。秘书工作可以分为三大类:办文、办事、办会。仅就办事一项,就包含了许多琐碎而复杂的内容:接打电话、收发文件、打印复印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……这些事情看似简单并不复杂,更看不出对于一个决策的制订、一个组织的运营会起到什么决定性的作用,所以,许多秘书人员觉得自己的工作“技术含量太低”,“随便换个人都能做”,“好似勤杂工”,成就感很低。因为自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的琐事,而自己在单位中也只是名不见经传的无名小辈,有了成绩是领导指挥有方,失误了却是自己的失职,甚至要背负骂名,时间久了,难免会产生职业倦怠。 其实,作为秘书人员,应该看到自己在一个组织中所发挥的作用,应该自己首先认同自己的作用、肯定自己的价值。秘书人员在一个组织中就像一颗螺丝钉,虽然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用却是不容替代更不能缺少。试想一下,一部正常运转的机器如果忽然掉了一只螺丝钉,是不是得出故障呢?这些看似小事,却代表了一个组织的形象,一个没有经历过秘书职业培训的人想把这么一项简单的工作做得完美无可挑剔还真不容易。这仅仅是初级秘书,中级(新标准四级)秘书主要负责起草文稿、办理公文、信息调查研究和整理。高级秘书则需要参与政务和管理事务,他们不仅是领导得力的左右手,更有可能是领导中枢的成员,工作的综合性更强,对知识和能力的要求更高,在组织工作中发挥的作用就更不容小觑了。所以,秘书从业人员大可不必自我轻视,应该对自己的价值有一个正确的认同。

在认同和肯定了自己的作用与价值,给了自己一个客观、正确的评价之后,还应该进一步以自己的职业而骄傲与自豪,树立一个“我是秘书我自豪”的自信形象和坚定信念。

可以说,每一个成功的企业里都有一个团结高效的秘书的团体在协同合作,每一位成功的

领导背后都有一个得力的秘书充当他的助手。比尔•盖茨曾经在公开场合说过:“我和微软的成功因为有露宝。”(注:露宝是微软总裁秘书)

秘书人员应该自豪地肯定而不是否定自己价值。秘书价值的实现,无论是从本质的角度还是从其最终的目的看,都取决于他的艰苦工作和他对别人、对社会的实际贡献。尽管秘书人员不直接做决策,也不直接创造经济效益和社会效益,但是秘书人员所做的每一项工作,文字工作、会议筹办、活动策划、信息搜集、协调沟通,都在创造价值,都在间接地创造经济和社会效益。就这一点而言,秘书的作用是不容轻视更不容忽视的。秘书人员应该以自己所从事的职业为荣,以自己为组织为社会所做的贡献而自豪。

3.秘书人员工作意识

自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

四、秘书工作的参谋之道

工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

1. 重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。 因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果;应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

2. 学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。"两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利"。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎!”(《孙子兵法·计篇》)因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

3. 掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要

把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓"机"，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对"机"熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。"机"，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机， 见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，"见而不决，人将先发;发而不繁，人将先收;难得者时，易失者机，迅而行之，速哉!"(见《兵经百篇·速字》)机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋!

参考文献：

1.《如何把握好秘书的角色》 作者：谢晓聪 ;

2.来源http://office.hnist.cn/onews.asp?id=302 <浅谈秘书工作中的沟通技巧>;

3. 周春彦、鞠琳、盛恩泽：《如何当好参谋》物资出版社;

4. 王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社,2007;

5. 蔡超,杨锋主编.现代秘书实务[M].广州:暨南大学出版社,2006;

6. 《秘书工作的参谋之道》作者：佚名。

第五篇：论秘书的协调职能

浅析秘书的协调职能

专业:农业推广

姓名：曹洪彬

学号：2013110271

论秘书的协调职能

摘 要：协调是管理学的重要职能之一，而协调关系是秘书的重要工作。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的现实意义。在实际工作中，领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者的主要任务是搞决策，因而不可能事无巨细，事必躬亲。这就需要秘书人员发挥其参谋助手作用，参与或领导授权承办协调任务。秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。秘书部门处于机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率，也拓宽了秘书工作的领域，有利于提高秘书工作的水平，强化秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展，更好地为社会主义四化建设服务。 关键词：工作 秘书 协调职能

秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而开展的辅助性工作。在新时期我国秘书工作的指导思想在围绕党的基本路线，搞好“三个服务”的同时，工作方式出现了“四个转变”：即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单纯凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。

协调关系是秘书的重要职能之一。特别在当前新的历史时期，随着社会主义市场经济的迅猛发展，秘书工作的内涵和外延必将不断得到加

深和拓宽，并直接影响机关工作的质量和效率。秘书协调职能的强化，在当前已成为秘书工作的一项重要任务。

任何管理工作，特别是现代管理工作，都需要有效的协调。协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。

协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系，相互作用的要素构成，包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。协调工作是一个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主、客体都是公共关系机构，所以它又具有处理和调解公共关系机构之间的工作的某些功能。从协调要素看，协调工作应包含以下三层意思：

1.协调必须是双方或多方的，一方无所谓协调。如一个人对某项活动作为事前事后产生不同的或者是相反的看法，这只是人的头脑思维过程，是人脑的自我调节。

2.协调必须通过主客体之间的内力作用。必须是双方或多方发生关联。

3.协调的目的是使双方或多方意见尽量达成统一。

由于秘书协调的政务事务工作又属于领导管理科学的范畴，因此，它又包含有管理科学的方法和艺术。可以说协调是公共关系和领导艺术相结合的具有独立特点的综合职能。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的意义。

首先，从领导工作来看。领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者不可能事无巨细，事必躬亲，即使重大事项的协调，也不必包揽其中的事务性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用，参与或由

领导授权承办协调任务。从这个意义上讲，秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。

其次，从机关工作上看。由于专业分工需要，组织机构一般由领导机关和职能部门组成统一工作整体。而任何一项机关工作又都涉及到许多部门和个人，这就需要相互支持与合作。在实际工作中，因目标上的不一样，认识不一致和行动上的不统一，往往会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位臵，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质量和效率。

第三，从秘书工作看。随着形势的发展，秘书工作的转变，协调工作日益突出，已成为秘书工作的重要职能之一。它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展。一般说来，秘书协调的范围有以下三个方面：

1.内向协调，亦称内部协调。它是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，如协调同一政府内各部门之间的各种关系。内向协调是秘书协调的重点。由于这类协调属于平行协调，秘书人员应在相互沟通，有利于工作的前提下，通过协商解决矛盾。

2.纵向协调。又称上下级协调，就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调。其中以下行协调较多，而且难度较大。由于纵向协调是上下级关系的协调，秘书人员应按组织之间的隶属关系，正确对待上下级，谨慎处理各种矛盾。如协调下级正确理解上级决策意图，反复与下级部门协商修改报告、请示，再重新上报上级机关等。

3.横向协调，亦称外部协调。就是不同组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。这种协调工作主要有二类，一是秘书部门将本机关与

相关机关的事项进行协调。这类情况常见的是联合机关的上行文或联合机关的下行文。二是同级机关为实现目标采取行动前与秘书部门先行协商、制定预案，比如同级机关联合召开会议的会前协商准备。

随着社会主义市场经济的发展，横向协调在秘书协调中日益增多，特别是在党政职能分开的今天显得更加重要。由于这类协调具有较强的开放性和动态性，秘书人员应通过良好的信息交流和公关艺术，去处理矛盾，建立合作关系。

秘书协调范围的广泛性决定了秘书协调内容的多样性。纵观各类秘书部门的协调活动，其主要内容有：

1.决策协调。科学决策，特别是宏观决策往往涉及到许多机构和人员，可以说是一项系统工程，在管理体制上它需要各机关的统一行动;在管理职能上，它需要各组织的密切配合;在管理主体上，它需要员工们的共同努力。实践证明，通过秘书部门的决策协调，将各种机构、各种力量和各种活动和谐有序地统一起来，才能取得满意的决策效益。

2.政策协调。由于政策的形成、生效和终止，关系到许多组织、集团和个人利益，因此某项政策的制定和执行，常常会产生各种矛盾乃至冲突，这就需要秘书人员做好政策要素、政策系统、政策沿革和政策环境的协调活动，才能维护和增强政策的权威性、完整性、可行性和实效性。

3.计划协调，也就是协调编制和执行工作计划过程中的各种关系，如计划、中心工作计划和决策实施计划的协调。

4.事务协调。就是协调所做或要做事情的各种关系，它主要包括(1)办文方面的协调，如联合行文、联合承办、联合催办的协调;(2)办会方面，如会议议题、文件、会议活动的协调;

(3)办事方面的协调，如大型调查的协调，规模督查的协调及来访接待的协调等等，此外，还有临时交办事项和突发性事项的协调。

5.人际协调。即协调公务活动中人与人之间的各种关系。它包括秘书与公务人员或其他社会成员之间所形成的关系;协调同事关系;协调同级关系和协调领导者关系。协调人际关系，可以建立良好的人际环境，能够消除人们之间的矛盾，融洽人们之间的关系，从而为领导工作和秘书工作创造和谐的人际环境。通过协调人际关系，可以消除领导与被领导之间，同级和同事之间的分歧或冲突，进一步调动各方面的积极性，发挥机关工作的整体功能。同时，协调人际关系还能和谐人际关 系，激发人的创造性，最大限度地发挥人的潜能。

由此看来，协调好人际关系，对于建立改善良好的人际环境，提高领导效能，维护领导形象，推动秘书工作和促进秘书成长等都有着重要的实践意义，也是秘书协调的重要内容。

协调工作是有一定严格程序的，这个程序主要包括以下内容： 1.受托。即秘书部门接受他人委托的协调任务。其内容包括受托者、受托日期、受托内容、受托要求、受托处理。它是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。

2.审理。就是对受托项目进行审议，以决定是否受理和如何受理。审理是协调工作的“关口”，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，为此，秘书部门应制定协调的职责和受理的标准，从制度上规定秘书协调的范围和任务。

3.核查。对已受理的协调事项进行调查、核实和研究，以便统一认识和行动。秘书人员在该阶段的主要任务是收集协调对象的背景材料，查阅有关政策规定，进行必要的实地调查，听取主管部门意见和要

求。核查是协调工作的前提和基础。

4.协商。将受理问题的方案同协调各方见面，并通过共同商量以取得一致意见。协商是协调工作的关系环节，也是秘书协调的原则。秘书人员应以平等、谦和的态度，善于同协调各方商量问题，形成共识，解决矛盾。

5.受理。就是在充分协商的基础上，对协调各方一致接受的受理意见作出决定并付诸实施。受理是秘书工作的终结环节，从协调到受理这一环节，协调过程基本结束，任务也基本完成。事物都有一定的规律。在机关事务工作中，任何事情都要遵循一定的原则，否则就干不好工作。行政机关特别是党政机关的协调工作具有很强的政治性、政策性，协调人员要顺利完成协调工作必须遵循下列原则：

(一)信息沟通原则。信息是协调的基础，协调的过程就是信息沟通的过程。秘书人员在协调中，一要收集与协调内容有关的信息，熟悉协调对象的历史与现状，并及时向领导者报告有关情况;二是要收集协调对象的现实态度、情绪和要求，及时在被协调者之间传递;在结束阶段，还要收集协调对象对受理决定的贯彻执行情况，并向领导反馈。 (二)整体优化原则。任何社会组织都是一个特定的系统，有它的整体性。秘书协调的根本目的，就是通过正确受理局部与全局的关系，充分发挥组织系统的整体功能，努力实现组织的总体目标。这就要求秘书人员在协调时，要以全局为重，引导协调各方自觉地服从全局利益。 (三)平等协商原则。秘书协调的性质和特点要求秘书人员必须坚持平等协商的原则。即把自己与协调对象摆在平等的位臵上，待人以诚，商量共事，公平合理地受理各种矛盾。切不可摆出“二首长”架式，做强加于人的事情，同时也要防止协调中不讲原则，避免“各打五十大板”

的现象发生。

(四)利益均衡原则。在社会生活中，特别是在当今改革开放时期，矛盾主要表现为：国家、集体、个人三者利益之间的矛盾，矛盾的焦点又多是经济利益。这就要求秘书人员在协商受理问题时，既要说服协调各方顾全大局，并以局部利益服从全局利益，同时也要引导协调各方坚持合法利益，并以法维护和满足他们的正当要求。正确的结论应该是：统筹兼顾，利益均衡。

(五)分级负责原则。要求秘书人员在协调中按照科学管理的等级原理，哪一级的协调，就由哪一级负责。凡是部门之间能够自行协商解决的问题，或由综合职能部门出面能够协商解决的问题，就不要上推;凡是能够协调而没有协调的问题，或者是未能先行协调的问题，上级组织特别是秘书部门，也不应予以受理，以防止推诿、扯皮等不良作风发生，从而提高机关工作质量和效率。秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法。基本的协调方法按其内容有以下四种方法： (一)行政方法。是指秘书人员依靠行政组织通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方法。这类方法凭借组织之间的隶属关系，常采取下达命令、指示和指令，或运用行政法规规章和行政措施等形式，以保障协调工作的正常运行。行政方法具有较强的权威性，强制性效果也很显著，但秘书人员必须要把握住自己的职业角色，不可以领导者身份发号施令。秘书的任务只是传达命令，并协助和监督行政命令的贯彻执行。

(二)经济方法。它是秘书人员依靠经济规律运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。如利用价格、工资、利润、税收、利息、资金和罚款等手段，以及经济合同、经济责任制等等管理形式，使被协调者

的行为与经济利益相联系，从而促进协调工作的成功。采用经济方法进行协调，要求秘书人员必须懂得经济理论、经济规律和现行政策。

(三)法律方法。它是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，运用经济司法和行政司法手段进行协调的一类方法。如利用国家权力机关和国家行政机关制定并颁布的计划法、统计法、经济合同法、企业法、水法、税法、土地法等来规范被协调者行为，如土地纠纷，在协调中必须以土地法规为准则，依法办事，才能保证协调结果的正确性。对此，要求秘书人员必须懂法知法，熟悉司法程序，具备良好的依法办事的能力。

(四)疏导方法。是指秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施，进行协调的一类方法。如利用引导，即带领被协调者向协调目标行动。劝说，即用启发、忠告、说理来说服被协调者而激励其通过肯定、批评来满足被协调者的某种需求。疏导方法在协调上下级人员关系时较为普遍。在运用该法时应做到既要实事求是，又要注意针对性，富有感染力，做到合情合理。在一定意义上说，秘书协调就是一个连续疏导过程。 协调工作是有一定的艺术的。艺术是一个文学概念。艺术被借用到协调工作中，是指富有创造性的协调工作的方式和方法。各种艺术现象普遍存在于我们的工作之间，比如，同样是用召开会议方法协调事件，有的 协调人员主持会议，与会者发言踊跃，紧围中心，很快达成协议。有的协调会议则话说一堆，但不明含意，发言不着边际，与会者不满，协调者丧气。上下对比，就可以看出这方面个人的协调艺术是有差别的。那么协调艺术主要包括哪些内容呢? 首先是沟通艺术。从管理学角度看，沟通是前提，协调是结果。因此，学会运用沟通艺术，可以促进有效的协调。沟通艺术包含以下几方面要素：

(一)善于观察。秘书人员通过观察、倾听，了解被协调者所表露出的各种语言和非语言信息，并加以判断、分析，来确定协调各方的态度和倾向，如谁赞成什么和为何赞成，以及协调各方必保的目标、争取的目标和让步的目标等都可以通过观察找到根据。

(二)巧用幽默。当协调气氛呈现紧张状态时，秘书人员可使用双关语、轶事、故事、格言、警句、反语等幽默形式，从而给协调对象带来欢乐和喜悦，以冲淡或消除彼此间的对立、僵持、争执等消极情绪。可以说，幽默是调节人际关系的特殊良方，会产生一种积极的力量。 (三)私下交往。私下交往的形式有拜访、游玩、娱乐、宴请、探病等。私下交往的主体可以是协调者本人，也可以委托他人，通过私下交往，可以增进友情、互通信息、消除隔阂，起到正式沟通所起不到的作用。

其二是应变艺术。针对事物发展变化的动态过程，协调者必须根据变化了的情况，随时对协调的内容、程序、目的和协调方式等作出相应的调整。应变艺术主要有：

(一)一鼓作气。某些协调活动，由于协调内容单一，或被协调者有诚意或协调者经验丰富常出现顺利局面，无须按原计划进行，这时，秘书人员应见机行事，一鼓作气，尽快结束协调活动。

(二)迂回前进。当协调遇到难题而出现僵局时，协调者应避重就轻，迂回前进，如当协调受阻时，可先就被协调者乐于接受的方案进行协调，待条件成熟时，再回过头来攻关，这在协调中应灵活掌握。 (三)变通执行。在行政事务中，经常会出现按现行政策行事，出现矛盾而难以解决，协调无法进行的情况。这就需要秘书人员从实际出发，作出非原则性的变动，以促进协调的成功。变通的方法有：沿用惯例、

比照办理、折衷行事，特殊情况下，也不妨破例行事。

第三，驾驭艺术。所谓驾驭艺术，就是协调中的控制之术。控制是协调不可分割的组成部分。协调者掌握了驾驭之术，就等于掌握了协调的主动权。

(一)捕捉时机。常言道，机不可失，时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机，协调是一种动态的管理过程，也同样存在时机。由于时机因人、因地、因事而异，秘书人员要能及时发现问题，把握战机，认准形势，当机立断，在捕捉时机时要看准“火候”，学会“察颜观色”。当领导人正为某事不高兴时，你去协调他与其他人的关系，非砸锅不可。同时还应具备随机应变、等待时机等应变本领。

(二)把握环境。协调环境是协调活动赖以存在和发展的空间条件，大凡成功的协调，都与协调者把握环境有关。把握环境，首先要熟悉组织概况、社会动向和协调中可能发生变化等背景因素。其次要合理利用视觉空间，正确安排听觉空间和掌握情感空间。第三还要因地制宜，采取不同的办法。只有这样，才能创造一个良好的协调环境。

(三)留有余地。为减少非常规性协调的盲目性，应付协调环境的意外变化，要求协调者在确定协调目标、拟定协调方案、实施协调计划和商定处理意见等方面，都要留有余地，做多种打算，这种“留一手”的协调艺术，可以增加协调工作的主动性，使协调者立于不败之地。

第四，调和的艺术。调和是缓和矛盾、化解矛盾的常规方法，也是一种协调艺术。有效的调和不仅能淡化和平息对立情绪，为协调创造和谐气氛，而且能促进协调各方作出一定妥协或让步，重归于好，作为秘书人员应成为调和的能手。调和的主要手法有：

(一)长于劝说。为防止矛盾的扩大和激化，秘书人员就要运用技巧，

如说长不道短，重提旧情等对协调对象进行劝导、劝告和劝阻，做到以理服人，达到协调的目的。

(二)模棱两可。对无关大局的是非问题，协调者宜采取模棱两可的策略，在语言上，多用模糊语句，转变话题和佯装不知等技巧，这并非回避矛盾，而是避免纠缠枝节问题以便解决主要矛盾。

(三)略试中庸。在协调各方固执己见，相持不下时，适当采取不偏不倚、调和及折中的态度和作法，可以打破僵局，给协调带来转机。

综上所述，可以看出，协调工作是秘书工作的一项重要职能，它不仅涉及的范围广泛，对秘书人员要求高，而且对整个秘书工作有极大影响，也是行政工作中的一项重要环节。随着我国行政体制改革的不断深化，对秘书人员的素质和能力要求也在不断提高，做为秘书人员应全面系统地掌握运用协调职能，理顺和协调公务活动中存在的各种矛盾和问题，保证和促进行政活动的顺利进行，充分发挥参谋和助手作用，不断提高工作效率，促进依法行政，使行政活动日趋科学化、规范化、制度化，更好地为改革开放和经济建设服务。