如何做好企业秘书工作

如何做好企业秘书工作（通用8篇）

篇1：如何做好企业秘书工作

浅论如何做好国有企业秘书工作

内容摘要：国有企业秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的要求愈来愈高。本文围绕如何做好国有企业秘书工作，从应该树立的意识、锤炼的能力以及必须做好的具体工作等三个方面进行了深入浅出的论述。

一、突出重点，牢固树立五种意识

一是服务意识。秘书的主要职责就是服务，只有强化服务意识，才能作出优异的成绩，让领导满意、让职工群众满意。一要全方位做好各项服务工作，增强服务的主动性。秘书人员要主动适应各种变化，不断拓宽服务领域，提高服务水平。二要正确处理好各方面的关系，提高服务质量和效果。

二是责任意识。秘书工作无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事。因此，秘书人员要增强责任意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，确保工作万无一失。

三是奉献意识。秘书工作的服务性就决定了秘书工作突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务多，工作既苦又累。“有节无假，有假无闲”是秘书工作的真实写照。因此，秘书人员要保持一种平静的心态、平和的心态，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取。

四是效率意识。在科学技术突飞猛进、知识经济日新月异的今天，秘书人员尤其需要增强效率意识，要时刻关注和把握重点工作，做到

早介入、早思考、早研究，增强工作的主动性。对领导交办的事情，要说办就办、不能推诿扯皮、拖拖拉拉。对领导的决策部署，要全程跟踪，全程督察，将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准确地反馈给领导，为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。

五是保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，要牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保守秘密的好习惯。

二、立足岗位，着力锤炼五种能力

一是调查研究能力。协助领导搞好调查研究是国有企业秘书的一项重要工作。在搞调查研究时，要有高度负责精神，深入实际，采集信息，掌握第一手材料，去伪存真，去粗取精，并本着不夸大、不隐瞒、反映实际情况的原则，写出调研报告，为公司领导决策提供有价值的信息材料。

二是语言表达能力。语言表达能力包括文字表达能力和口头表达能力。国有企业秘书经常有些文字工作要做，如撰制公文、起草调查报告、回复往来函件等，这就要求其具有扎实的文字功夫，会运用各种文体写出不同的文字材料。秘书在处理上传下达、迎来送往等门面性工作时，多是靠口头来完成的。话语得体，条理清晰，具有良好的口头表达能力，不仅反映出秘书本人的素质，对公司形象的树立也会

起到不可忽视的作用。

三是协调沟通能力。国有企业的机构相对来说比较庞大，部门多，人员多，事务多，工作中会产生一些难以避免的矛盾。为了确保公司领导能够集中时间和精力处理解决重大问题，秘书应具备一定的协调沟通能力。在做协调工作时，应顾及左右，联系内外，从全局利益出发，多方听取意见，了解实际情况后，制定出可行性协调方案，利用各种沟通渠道和方法进行有效的协调沟通，最终化解矛盾，使各方力量步调一致，各项工作顺利运转。

四是办事应变能力。国有企业秘书大部分工作都是处理具体繁杂的事务，大到协助领导决策与管理，小到一个标点符号的处理，面面俱到，没有灵活的头脑以及精明干练的办事应变能力是不能胜任秘书工作的。秘书处理事务时，应力争做到有条有理，大事不误，小事不漏，尤其在突发事件发生的紧急情况下，更应沉着冷静，分清轻重缓急，及时有效地进行妥善应急处理，为领导的决策做好准备。

五是日常管理能力。办文、办会、办事等日常事务性工作几乎是国有企业秘书每天都要做的事情，如何对各项事务进行科学有序的管理，已成为提高工作效率的关键所在。因此，秘书在工作实践中要多学习、多思考，积累管理经验，培养管理能力，增强管理才干，适应现代办公多元化管理的需要

篇2：如何做好企业秘书工作

内容摘要：国有企业秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的要求愈来愈高。本文围绕如何做好国有企业秘书工作，从应该树立的意识、锤炼的能力以及必须做好的具体工作等三个方面进行了深入浅出的论述。

关键词：国有企业秘书意识能力工作

国有企业秘书是服务领导、联系职工、协调各方的“枢

纽”，也是协助企业领导制定和实施决策的参谋和助手。秘书工作的好坏，直接影响到一个公司工作质量和工作效率的高低，甚至直接影响着一个公司的形象。要做好秘书工作，总的要求是要做到围绕中心、服务大局、当好参谋、抓好落实。具体来说，要树立五种意识、锤炼五种能力、做好五项工作。

一、突出重点，牢固树立五种意识

一是服务意识。秘书的主要职责就是服务，只有强化服务意识，才能作出优异的成绩，让领导满意、让职工群众满意。一要全方位做好各项服务工作，增强服务的主动性。秘书人员要主动适应各种变化，不断拓宽服务领域，提高服务水平。二要正确处理好各方面的关系，提高服务质量和效果。

1为领导服务、为基层单位服务、为职工群众服务，三者相互联系，不可偏废。对上服务和对下服务是一致的，在做好为领导服务的同时，要不断加强为基层单位和职工群众服务的工作，如实反映基层单位和职工群众的意见，更好地沟通领导与基层单位和职工群众之间的联系，真正起到桥梁和纽带作用。

二是责任意识。秘书工作无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事。因此，秘书人员要增强责任意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，确保工作万无一失。

三是奉献意识。秘书工作的服务性就决定了秘书工作突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务多，工作既苦又累。“有节无假，有假无闲”是秘书工作的真实写照。因此，秘书人员要保持一种平静的心态、平和的心态，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取。

四是效率意识。在科学技术突飞猛进、知识经济日新月异的今天，秘书人员尤其需要增强效率意识，要时刻关注和把握重点工作，做到早介入、早思考、早研究，增强工作的主动性。对领导交办的事情，要说办就办、不能推诿扯皮、拖拖拉拉。对领导的决策部署，要全程跟踪，全程督察，将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准

确地反馈给领导，为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。

五是保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，要牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保守秘密的好习惯。

二、立足岗位，着力锤炼五种能力

一是调查研究能力。协助领导搞好调查研究是国有企业秘书的一项重要工作。在搞调查研究时，要有高度负责精神，深入实际，采集信息，掌握第一手材料，去伪存真，去粗取精，并本着不夸大、不隐瞒、反映实际情况的原则，写出调研报告，为公司领导决策提供有价值的信息材料。

二是语言表达能力。语言表达能力包括文字表达能力和口头表达能力。国有企业秘书经常有些文字工作要做，如撰制公文、起草调查报告、回复往来函件等，这就要求其具有扎实的文字功夫，会运用各种文体写出不同的文字材料。秘书在处理上传下达、迎来送往等门面性工作时，多是靠口头来完成的。话语得体，条理清晰，具有良好的口头表达能力，不仅反映出秘书本人的素质，对公司形象的树立也会起到不

可忽视的作用。

三是协调沟通能力。国有企业的机构相对来说比较庞大，部门多，人员多，事务多，工作中会产生一些难以避免的矛盾。为了确保公司领导能够集中时间和精力处理解决重大问题，秘书应具备一定的协调沟通能力。在做协调工作时，应顾及左右，联系内外，从全局利益出发，多方听取意见，了解实际情况后，制定出可行性协调方案，利用各种沟通渠道和方法进行有效的协调沟通，最终化解矛盾，使各方力量步调一致，各项工作顺利运转。

四是办事应变能力。国有企业秘书大部分工作都是处理具体繁杂的事务，大到协助领导决策与管理，小到一个标点符号的处理，面面俱到，没有灵活的头脑以及精明干练的办事应变能力是不能胜任秘书工作的。秘书处理事务时，应力争做到有条有理，大事不误，小事不漏，尤其在突发事件发生的紧急情况下，更应沉着冷静，分清轻重缓急，及时有效地进行妥善应急处理，为领导的决策做好准备。

五是日常管理能力。办文、办会、办事等日常事务性工作几乎是国有企业秘书每天都要做的事情，如何对各项事务进行科学有序的管理，已成为提高工作效率的关键所在。因此，秘书在工作实践中要多学习、多思考，积累管理经验，培养管理能力，增强管理才干，适应现代办公多元化管理的需要。

三、尽职尽责，全力做好五项工作

一是做好参谋。做好经常性的调查研究，掌握各方面信息材料，把握领导的意图，提出具有建设性的设想和意见，为领导决策提供服务。

二是把好文字关。为领导撰写材料是秘书的基本职责，同时，秘书还要把好公司文件与各种材料质量关，把好材料信息的保密关。

三是做好督查。积极认真地对公司作出的决定、指示及工作部署的贯彻、执行、落实情况进行督查，并将结果及时、如实的向领导反馈。

四是做好服务。经常深入基层单位、深入生产一线、深入职工群众，了解司情民情、体察民心民意，在为领导服务的同时，最大限度地为职工群众服务，为基层单位服务。

五是做好日常管理。严格按制度办事、按章程办事，努力提高工作效率和工作质量，做好业务范围内的日常管理工作，为公司领导分忧解难。

作者姓名：辛明强联系电话：***

工作单位：华亭县中煦煤化工有限责任公司

篇3：新形势下如何做好企业秘书工作

关键词：企业,秘书,工作能力

在激烈的市场竞争形势下, 企业的发展面临更加严峻的挑战, 这就需要企业领导者根据市场经济发展形势, 结合企业自身发展实际做出科学合理的经营管理战略。企业秘书是领导开展工作的得力助手, 很多繁琐的事项都需要经过秘书的处理, 从而为领导开展工作奠定坚实的基础。企业秘书应该具有优良的品质、扎实而广泛的知识储备以及踏实的工作作风, 从而提高秘书工作效率, 为企业的发展做出更大的贡献。

一、具备优良的品质与政治素养

( 一) 净化思想, 坚定立场

秘书的自身品质以及政治素质直接关系的秘书工作的开展, 进而对领导开展工作具有一定的影响。所以一个合格的秘书应该具有优良的品质与坚定的政治立场, 并且在思想上与企业领导保持高度的一致性。其内心的思想品德决定了工作行为的外在表现。在日常工作中, 要坚守做人的原则, 始终将企业发展作为工作目标, 诚信待人, 处事公平。由于秘书工作比较繁琐, 所以在开展工作时一定要认真细致, 以自己坚定的思想与政治立场来指导工作的开展, 可确保秘书工作的高效开展。

( 二) 慎于言, 敏于事

秘书工作在一定意义上会代表领导的意图, 所以在平时工作中一定要谨言慎行, 不在背后搞小动作, 不宣传对企业不利的言语。对于所说的话一定要有所依据, 且要言而有信。秘书相当于领导的眼睛而耳朵, 所以在平时工作中一定要具有敏锐的洞察力和鉴别力, 且要勤于动脑, 且付诸行动, 为领导开展工作提供更加广泛的信息来源。

( 三) 要求笃行不倦、博学不穷

秘书的工作内容比较广泛, 所涉及的内容比较繁琐, 所以要做好秘书工作, 对于知识要具有广泛的涉猎面, 并且不断的学习。秘书要具有笃学不倦的精神, 在提升自我知识境界的同时, 才能够慎思、笃行、明辨, 从而提高工作质量。

二、要具有广泛而扎实的知识储备能力

( 一) 优秀的综合文字能力

文字能力是作为秘书应该具有的基础能力, 在平时工作中, 文字写作是比较常见的工作。因为公文写作对文字语言以及格式都有比较严格的要求, 所以需要秘书要熟练掌握各种文书的写作格式, 并且了解不同形式的公文的写作要求。所以秘书要不断学习, 提升自己的综合文字能力, 从而为工作的开展打下坚实的基础。

( 二) 组织协调能力以及管理经验

分析秘书岗位的任职要求, 秘书主要听命于领导的安排, 并从事各类活动与会议。如果组织管理能力不够现代以及科学, 那么后续工作是很难开展的。为此, 秘书工作者需要在了解本部门工作特点的基础上, 熟练掌握办事环节与程序, 提升工作效率。对接触的具体事务要认真学习, 观察领导、他人在处理事务时的方式, 总结学习, 充实自身的阅历与经验。组织能力的提升, 并不要求单一的通过书本学习, 而是要在实践中相互学习同事的做法, 其结果才有效、直接。

( 三) 社会交往能力以及是非明辨能力

做好社交工作, 也是秘书工作者不能忽视的重要工作内容。首先, 视野扩展与知识增长依靠社会交往提升。扬长避短, 发挥自身优势, 以完善自身的不足。依靠社交填充知识, 是为领导出谋划策的良好办法。其次, 加快办事效率。秘书工作者在联系事物、公务处理时, 涉及到的是公事, 但如果人缘广阔, 捷径的力量还是有较多优势的, 对程序简化、办事效率提升作用明显。

三、秘书工作要具有良好的工作作风

( 一) 忠于职守

忠于职守是秘书最为基本的岗位职责, 也是职业道德最基本的要求。所以秘书对于自己的工作应该尽心尽力, 自觉履行自身职责所需要的各项工作。从事秘书工作会遇到很多与企业相关的机密信息, 所以秘书需要恪守信用, 严守机密, 以坚定的工作立场坚守工作岗位的职责, 辅助领导更加高效的开展各项工作。

( 二) 服从领导, 当好参谋

一个优秀的秘书, 在开展工作的过程中, 应该严格服从领导的安排, 按照领导的意愿开展工作, 切忌以自己不成熟的想法盲目行事。严格遵守秘书的职业操守, 各项工作的开展都需要界定在原则范围内, 决不允许私自决定, 切忌对领导的工作造成干扰, 一定要当好领导的参谋, 辅佐领导各项工作的开展。

( 三) 兢兢业业, 任劳任怨

因为秘书的工作量很大, 经常需要处理各类繁琐的事项, 并且还要时刻保持高度的警觉性, 所以这就需要秘书要具有任劳任怨的精神, 兢兢业业的开展工作。对于平时的工作, 无论大小一定要按时完成, 保证工作效率。切忌工作中表现出浮躁的心态, 要保持踏实的工作状态, 具有大局观, 严格遵守组织纪律, 不将个人情绪带入工作中。

( 四) 公道办事、谨慎谦虚

在秘书的工作岗位上, 需要做好领导与基层员工的协调工作, 身为领导的得力助手, 一定要认清自身的定位, 处事公正, 对于出现的矛盾要认真化解。切忌以高高在上的姿态去面对职工, 一定要虚心听取广大职工的建议, 从而为工作的开展提供有利的依据。

四、结束语

秘书在企业发展中具有重要的作用, 为领导开展各项工作提供了重要的帮助。秘书的工作比较繁琐, 并且具有非常重要的价值, 其言行举止都会对领导的工作造成一定的影响。所以要想成为一个合格而优秀的秘书, 需要具备一定的能力与素质。优质的思想品质以及坚定的政治立场是秘书必备的基础要素, 扎实而广泛的知识储备能力是秘书开展工作的必要条件, 良好的工作作风是秘书所必须具备的基础素质, 如此在新时期下才能够做好企业秘书, 为企业的发展做出更大的贡献。

参考文献

[1]章玫平, 原伟霞.做好企业秘书工作的关键因素分析[J].人才资源开发, 2015 (22) .

[2]梁志国.关于做好企业秘书工作的几点思考[J].广东石油化工学院学报, 2015 (02) .

篇4：浅谈企业秘书如何做好接待工作

【关键词】企业秘书；接待工作

随着企业的不断发展，与各大企业的交流也日益频繁，由此而来的人员流动量逐渐加大，这就使企业的接待工作就更加重要。作为一名企业秘书，做好接待工作是本职，更是体现企业良好形象，关乎企业发展的重要工作。

一、做好接待工作的意义和作用

接待工作是企业秘书的一项重要工作。对于企业而言，经营工作是最主要的，而接待工作则是企业经营工作的重要组成部分。所以，秘书做好接待工作是企业长远发展的需要。接待工作作为企业联系内外的桥梁和窗口，是企业的“门面”，是单位形象的缩影，是展示实力、树立良好形象的体现，可以为企业积累丰富的人际关系，优化了企业的发展环境，加大了合作的机会，从而推动企业发展质量的提升。

二、秘书如何做好企业的接待工作

（一）做好接待的准备工作

1、心理准备（1）诚恳的心情。秘书具有良好的待客心理，其核心就是要求秘书事事处处有强烈的“角色意识”、“服务意识”，体现出一个“诚”字。秘书往往是来宾第一个会见的人，接待态度和效果会影响来宾对本企业的看法，甚至工作的进展。所以，无论是同贵宾，还是一般业务工作联系，秘书人员都应态度诚恳，热情欢迎。（2）合作精神。接待工作是整个企业的事情，秘书人员不能抱着“事不关己”的态度，应要有主动协助的精神。

2、物质准备。（1）、环境准备。全力打扫卫生，让接待的环境清洁、整齐、明亮美观，保持空气流通，在适当的地方放一些绿化植物，室内光线要好，室内设备布置要协调，让来宾一走进来就感到这里的工作有条不紊而又充满生机。（2）、办公用品准备。贵宾室、荣誉展厅、会议室等要提前打扫干净，桌椅摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。桌上可放一些介绍企业情况的资料，各种办公用品要提前准备好，以备不时之需。另外，茶具、茶叶要准备齐全。（3）、业务知识和能力的准备。作为领导助手的秘书人员，不仅要熟悉自己的本职工作，还要对企业的概况作大致的了解.同时，还要有较完备的本市经济、政治、文化资料和市容市貌概况资料。（4）、了解来宾的基本情况。对来访客人的基本情况做到心中有数，包括来宾的企业、人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰、来意、停留时间等，以方便制定接待计划。（5）、制定接待计划。秘书了解来宾的基本情况后，根据实际情况确定接待规格和拟定日程安排、提供经费列支。涉及到的具体内容有：主要陪同人员；主要工作人员；住宿地点、标准、房间数量；宴请时间、标准、人数；会见、会谈时间、地点、参与人员。

（二）接待服务中注重良好的接待礼仪

迎来送往客人是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表企业接待来客的，其接待态度如何，直接影响着单位的形象，决定了来客对企业的印象，关系着业务能否顺利进行，所以接待的基本要求有以下几点：

1、接待客人，必须有良好的精神状态。秘书接待来客时要主动、热情有礼，面带微笑，温和亲切，既落落大方，又不卑不亢。初见客人时，主动引导客人到办公室或接待室就座，倒好茶水在再离开，离去时向客人致意。

2、引导客人，应懂的一些基本的礼节。引导客人走走廊时，秘书应该走在客人左方数步的位置前，配合步调，让客人走在内侧；引导客人上楼梯时，应让客人走在前面，若是下楼时，让客人走在后；引导客人乘坐电梯时，秘书先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，让客人先走出电梯。

3，、引见介绍。秘书确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者；向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的单位、职务一起简单作介绍。作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞，有礼貌地以手掌示意。

（二）接待服务中注重细节 全过程负责

细节决定成败，接待工作必须周密考虑。企业秘书要树立“接待无小事，细节定成败”的接待理念，面对接待工作复杂、繁琐的各项事务，不断提高随机应变的能力，周密细致地安排好每一项接待内容，并对接待全过程负责。

三、重视企业秘书素质的提高

随着社会的发展，时代的变迁，各项工作都面临着严峻的考验。作为展现企业形象的秘书来说，同样需要不断的学习积累，了解各方面的知识，以便更好的做好接待工作。

1、提高综合素质。秘书是接待工作的主体，也是企业对外形象塑造的“门面”。既要求秘书要有扎实的业务理论功底和一定的管理能力，又要有深厚的知识积累和全面的协调能力，还要有娴熟的接待组织能力和一定的统揽全局的掌控能力，更要有细致入微的服务意识。

2、提升服务能力。接待工作的好坏，直接影响到企业的对外形象。这就要求秘书在每一次的接待过程中，充分做好一切的服务工作，坚持以人为本、主动、热情、务实高效地开展接待工作。

3、发扬四种精神。一是发扬顾全大局、密切合作的精神。二是发扬任劳任怨、无私奉献的精神。三是发扬克己奉公、廉洁自律的精神。四是发扬真诚周到服务、礼貌敬语待客的精神，使秘书的接待工作真正树立起对待客户的良好工作态度。

参考文献：

[1]吴志凌《秘书之友》2010年7月10日

[2]相照 《秘书工作》2005年第3期

篇5：如何做好秘书工作

做服务要以业务带事务。秘书服务从内容上说大体上可分为业务服务和事务服务，二者是相辅相成的，事务服务是基础，业务服务是为领导单纯的行政事务服务的延伸和提升。秘书正是通过大量微细的事务服务，不断适应环境、适应领导的工作特点并不断熟悉岗位的职责和流程，才有可能做好业务服务，从而也才能游刃有余地做好事务服务。因此，做服务重点是做好业务服务，做好业务服务的重点应放在秘书自身文字表达、组织协调、信息采集等业务能力的培养和提高上，就是秘书要通过文、会、事等事务工作，发挥助手作用，同时也会因为具备了这种全局在胸的意识和总结归纳的能力，使重复琐碎的事务服务做起来事半功倍。

做业务要抓主线带一般。秘书工作的核心是为领导工作做好业务服务，其重要任务之一就是为领导工作的决策和实施服务，通过督促检查抓落实。督促检查不仅是领导的职责，也是秘书工作的重要内容；督促检查不仅通过分解立项、动态掌握、跟踪落实等步骤贯穿决策实施的始终，同时也是贯穿服务、信息、协调、方案等秘书工作发展过程的主线。所以，抓住督促检查这条主线，就可以将秘书工作的相关业务串联起来，以点带面地促进其它业务工作的开展和完成。

当然，做好秘书工作，需要团队的积极向上，需要计划的未雨绸缪，需要安排的科学合理。篇幅有限，不在此一一赘述。

篇6：如何做好秘书工作

1.要了解掌握中心工作。任何领导机关在不同阶段都有一些不同的中心工作。市委的中心工作就是全市发展的大事，全市所要解决的主要矛盾。秘书是为领导服务的，领导的中心工作自然就是秘书的中心工作，因此，秘书就要准确了解和把握领导的中心工作，做到心中有数。

2.要围绕中心发挥参谋作用。市委每年有一个大的中心工作，秘书要根据这个大的中心工作以及派生出的若干层面或不同时期小的中心工作，也可以称为重点工作,发挥作用，履行职责。一定时期要围绕中心提出领导工作和活动安排的建议，这就是发挥参谋作用。比如“五一”、“六一”、“七一”、“八一”、“十一”等重要纪念日，可以提示领导参加一些活动。

3.要围绕中心发挥助手作用。秘书要紧紧围绕市委的中心工作和领导的安排部署，一项一项、一步一步搞好协调服务，督促落实，这就是发挥助手的作用。比如，领导的信件、文件、公务接待、出席会议、参加活动等日常公务处理，交待协调落实的具体事项，都要认真对待，搞好衔接，抓好落实。

(二)领会意图，忠诚服务 作为秘书能够准确领会领导意图，这是最基本的要求。

1.要研究领导心理。研究领导心理就是要研究和把握领导的意图，用以指导自己的服务工作。有时领导意图是明确的，有时领导意图还不明朗，或者还处于萌芽状态。研究领导心理、领导意图，不是投其所好，妄猜“圣意”，而是尽量做到与领导同向思维，在同向思维中明确自己的服务轨道，这样就能少走弯路或不走弯路。

2. 要研究领导的需求。领导的工作需求就是秘书工作的最高追求。把握领导需求，满足领导需求，达到领导要求，这是秘书工作职能实现的基本要领。在适应领导需求中，既要有法有度，又要有质有量，既强调必要性、必须性，又强调可能性、可行性。领导需求有经常的部分，也有随机的部分，要注意把握，留有领导选择的余地，尽量超前一些。比如,会见来宾时,事前要准备好相关资料、领导名片等等,这些就是领导需求。

3.一定要忠诚服务。这是秘书实现工作职能的基本要求，也是秘书职业人格的高尚追求。从“八荣八耻”角度讲，是与热爱祖国相一致的。

忠诚服务包括两个方面的内容：

一是对领导，也就是对服务对象忠心耿耿，在思想和行动上与领导保持一致，在不断适应需求中提高自己的水平;

二是对工作赤胆忠心，一丝不苟，认真负责，对有些问题敢于提出自己的想法和意见，这也是一种责任意识。我们一旦选择了秘书职业，就要忠心耿耿、忠于职守、忠诚服务，这是作人的根本所在，也是秘书职业道德的具体体现。

(三)规范有序，注重细节

1.严格按制度和程序办事。秘书职业，已经形成一系列管理制度和管理办法。实现秘书工作职能，必须严格遵守秘书工作制度，必须严格执行秘书工作程序，请示报告、公文处理、上下衔接、公务接待、会务安排等，都离不开制度，离不开程序。这就需要注意把握尺度和分寸，既要有规矩，又要有创新;既要讲程序，又要讲效率。

2.分清轻重缓急。领导机关的工作千头万绪，常常是许多工作同时提到领导者面前。面对这种情况，作为秘书，不但要分清轻重，而且要分清缓急，不能眉毛胡子一把抓，不要误了急事、误了大事。平时的工作不是一成变的，随机性很强，秘书要随着变化了的情况及时调整工作布局，在全面开展工作的同时，要集中力量抓大事，抓紧急事的办理，综合平衡，统筹协调。

3.注意抓好细节。再好的制度，再严密的程序，再科学的方案，如果不注意执行过程当中的细节，也会出问题，甚至是功亏一匮。一项公务活动能否让领导满意，关键在于细节上。

领导未行我先行，试试道路平不平;领导未看，我先看，看看应该谁出面;领导未讲，我先讲，试试麦克响不响;领导未尝，我先尝，尝尝饭菜凉不凉。这些就是细节，平时出问题往往出在对细节的忽略。作为秘书，做事不出问题是本份，没有人会记住;但如果有一件事没有做好，出现纰漏和差错，没有人会忘记。怎样避免出问题?就是不怕麻烦，多过目，多过手，多动脑,这样出错的机率就小。

(四)善于合作，互相补台

1.密切配合无处不在。领导职能作用的发挥是一个系统工程，因此为领导服务的秘书工作也是一个系统工程。因此，秘书应该把自己的工作纳入为领导服务的群体工作之中，树立群体观念，要发扬合作精神，互相尊重，互相帮助。只有发挥秘书群体优势，才能为领导搞好服务。

2.要做到怎么能行。作为秘书，除为领导服务，还有为机关服务、为基层群众服务的职责，要多提供方便。特别是各级机关干部来办事，就要诚恳地搞好服务，要想办法帮助协调好。切忌高高在上，指手划脚，冷颜相对，而要做到与人为善，密切配合，这样，以后和别人协调时也就方便、顺畅了。

3.主动点、勤想点、多做点。秘书工作有分工，有协作;也有份内、份外的区别。在实际工作中，我想，做好本职工作很重要，但相互之间的配合，相互之间的补充，更为重要。做大量幕后补台工作，看到问题就要多提醒、多提示。任何一个有事业心和责任感的人，都不会拒绝善意的提醒。看到别人的问题，不要兴灾乐祸，如果不引以为鉴，下次就可能落到你头上。多伸友爱之手，少设障碍之脚。

(五)谈吐文明，形象良好 一个人外在形象的良好，表现在谈吐文明，着装整洁，举止文雅，落落大方。这也是内在素质的反映。作为秘书，一定要时刻注意自身的形象，因为，秘书的形象不仅是个人素养的表现，更重要的是反映领导、领导机关的精神风貌和总体形象。

1. 学习礼仪知识，时刻注重自身形象。学点现代礼仪知识，用以指导自己的行为，做到讲文明，懂礼貌，重礼仪，常微笑。特别是要会微笑，俗话说，如果没有好的长相，就要有才气，如果没有才气，就要保持微笑。和蔼可亲，笑容可掬，使人有一种亲切感，这是以礼待人的捷径。

2.着装要干净整洁、舒适得体。什么场合穿什么样的服装，并且搭配合理，适度自然。工作时间、陪同领导出席正式场合、参加重要会议和活动时，要着正装。接待外宾，着正装是对来宾的尊敬，也是一种修养和风度的显现。筹备会议，工作人员着正装，表示会议的重要性和严肃性，也显示出工作人员一种精神风貌，规范整齐，干净利落。下基层陪同领导调研时，就要注意穿夹克衫等休闲装，这样容易和群众拉近距离，便于工作。

3.要注意说话的态度，做到谈吐文明。一个人长相不错，穿得也很讲究，如果一张嘴脏话连篇，在别人的心目中就会大打折扣，会让人感到很没素质，没水平，没修养。谁还敢接近你，和你相处?和气、客气可以化解矛盾，消解怨气。作为秘书，接电话、接待上访群众等时一定要注意说话的语气。同样是协调一件事，为什么不同的人协调的结果不一样?就在于怎么说话和如何表达上。同一内容，有的人说话就容易让人接受，有的就不能让人接受，这个很有学问。

怎样保持自己谈吐文明，态度和蔼?

一是平时要注意训练。最简单和最基本的就是常说“请”、“您”、“谢谢”“对不起”、“再见”等文明用语。

二是不要带着情绪工作。不管自己受多大委屈，有什么生气的事儿，都不要带到工作当中来。

4.要加强内在修养。要以“八荣八耻”做一面镜子，对照自己，真正做一个有修养的人，有品味的人，有内涵的人。在文明的社会，做一个文明的人。如果能经常提醒自己，注意锻炼，就会在不知不觉中，在潜移默化中提高了。

(六)广泛联系，谨慎交友

广泛联系与谨慎交友，是对立统一的关系，两者并不矛盾。广泛联系，并不一定是广交朋友，谨慎交友也不是不沟通不联系。

1.作一个有心的人。平常用的电话号码要烂熟于胸。接待来宾时，要主动留下联系方式，便于日后沟通协调。凡是接触过的和打过电话的，都要一一记下，以备日后查询。这就能为领导提供方便服务，

2.作一个有情有义有原则的人。古人讲：仁义礼智信，义，就是助人。秘书本身就是为人服务的，也就是助人的，但要有原则、有规矩。秘书在领导身边，有许多人想拉近，想接触，作为秘书一定要头脑清醒，明辨是非和真伪，既要有情有义，又要有章有法，谨慎交友。

(七)遵章守纪，严格要求

1.要摆正位置。秘书和领导之间，在工作上主要是主从关系。秘书只是参谋助手，不是领导，但又有特殊身份，特殊地位。因此，秘书工作职能是有力的，但又是有限的。秘书工作职能的有力和有限，是其他任何职能岗位所无法比拟的。因为有力，必须有限，否则就可能越权越位，不利施政，甚至乱政。秘书只有服务的权力、参谋的权力、辅助的权力，没有决策的权力、指挥的权力，只能辅政，不能干政。

2.要注意小节。秘书的特殊地位，既是秘书为领导提供直接服务的必要条件、必然要求，又是秘书职业的重要特征。这种服务身份和服务方式带来的问题就是借领导对自己的信任而忘乎所以，更有甚者，以位谋私、弄权作乱。秘书栽倒的例子也不少。所以对秘书的职能范围和职业道德必须严格规范。秘书要时刻注意严格要求自己，不要什么场合都去，什么酒都喝，什么话都说，什么事都办。

3.要保守秘密。秘书工作是领导机关里的工作，常随领导左右活动，参加各类会议，接触各级文件，接触领导核心的事情很多，许多内容是明文规定要求保密的，也有许多内容是工作需要、道德准则要求保密的。我理解，秘书的“秘”，就是首先要做到“保守秘密”，这是职业和品德要求;秘书的“书”就是能力和素质要求。秘而不能书，缺能力，不好用，尚可用;书而不能秘，缺品德，不可用，很可怕。秘书工作涉密多，保密要求严格，一定要提高警惕，高度警觉，要有保密意识。自己不是聋子，但要当成哑巴，做到秘而能书。

(八)甘愿吃苦，乐于奉献

1.肯吃苦。秘书常跟随领导，下乡调研，接待来宾，看似风风光光，体体面面，但一定要有吃苦的心理准备。这里所说的苦，不是生活上的困苦，而是奔波忙碌之苦，生活没有规律之苦，精神压力之苦。当别人在家休息的时候，我们在伏案书写;当别人在休闲潇洒的时候，我们在等候指令。既然选择了秘书的职业，就要始终树立“服务好领导，做好工作，多吃苦，少享福”的思想，有一种吃苦耐劳的精神。但苦中也有乐，乐在工作之中，乐在完成一件事之后，乐在领导的满意，乐在领导的肯定和表扬。

2.多奉献。秘书只能甘当无名英雄，选择了秘书的职业就选择了奉献。秘书的工作业绩只能融于自己为之服务的领导工作业绩之中。只有默默无闻，无私奉献，这是人的一种高尚追求，一种人生境界，一种道德修养。什么是奉献?奉献就是多做事，就是所谓的吃亏。为什么这么说呢?做好事，做善事，永远问心无愧。这说明你存在的价值，是对事业有益，对别人有用。奉献就是发挥自身价值，就是发挥自己的作用。做秘书工作，经常是披星戴月，夜深人静，仍在工作。

3.知难而上，勇于负责，敢于负责。作为秘书，就要知难而上，勇往直前。比如，遇有群众集体上访，围堵领导和机关，就要冲在前面，挡住左右，这就是职责。特别是遇一些难题，不要躲、不要靠，一定要勇于承担，勇于负责。在破解难题，解决矛盾中经受锻炼，增长才干。做一个有责任感和责任心的人。有些事，换个角度想一下，你就会做好工作。

比如，接待上访群众真是很难，一则秘书没有权力直接处理，二则上访群众情绪激动，把接待人员当出气桶，经常谩骂、攻击。但如果换个角度你把每接一次难缠的上访群众当作一次锻炼，一次经历，一次学习，一次提高，处理起来就不畏难了，也就会有动力和办法了。

(九)珍惜机会，不留遗憾

1.学习提高的机会。人的一生能有在党委办公部门工作，能在领导机关工作，在领导身边工作，真是一种幸运。我们在这样的岗位上才有机会增长见识，增加知识，增强能力。到办公室近来，个人的进步和收获非常大，这是有切身体会的。现在，能读进政论文章，能分析文章，能撰写文章。在为领导服务的过程中，直接学习领导决策、领导经验、领导办法，这真是难得的机会。因此，要倍加珍惜，倍加努力。

2.参与的机会。秘书能够参与全市重大决策或重要工作的准备，认真细致地做具体工作，这就是一种机会。如果没有参与，那是最大的遗憾，最大失意。因为，这就是失去了你的作用和存在的价值。只有和大家一起参与了，不管做的工作多少，贡献的力量多大，毕竟是一种经历，一种体验，一种收获，更是日后的一种回味，这就是自身价值的体现。

3.见证历史的机会。秘书虽不是决策者，但却是一个地方和单位发展的重要见证人，能够感受到变化的过程。每次重大决策的酝酿、研究、部署，我们有机会了解这些重大问题的决策过程，历史事件的产生过程，见证历史，这有多么难得和幸运。

(十)积极思考，及时总结

1.勤于学习。秘书的适应水平、工作效果、个人形象在于秘书自身的品位、学识和能力，在于内功强劲，否则无法适应领导需求，也绝做不好服务工作。不断强劲自己的内功，不断提高自己的水平，不断适应领导的需求，这是一个动态的发展过程，这是秘书工作职能实现的根本力量。秘书工作的资辅政务、承办公务、管理事务三项职能，都要靠内功的强劲才能实现。苦练内功就是要加强学习。作为秘书要虚心学习，见贤思齐，多思考，多动脑，做到“博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之”。

2.注重积累。要想当好秘书，必须注重积累。一是亲自观察体验。在日常工作中，用自己的身心去感受，积累材料和经验。二是调查了解情况。跟随领导调研，参加活动，有目的了解情况、获取材料。三是从书本和新闻媒体上获取信息。从报刊、资料、以及广播、电视上获取一些对工作和生活有益的信息资料，收集整理，分类排队，随用随找。四是搞好自身积累。把自己写作过的文章，按年份装订成册，形成资料留存，以后备查。这也是自己工作的记录，工作成绩的积累。

3.善于总结。总结是思考的过程，是提高的过程，无论干什么工作都要勤于总结，善于总结。特别是要从失误、批评中吸取教训。作为秘书凡事都要亲历亲为，不要依赖别人，多用心用脑，多动手动脚。也要注意从自身一次次失误中总结经验，吸取教训。每完成一项工作，都要及时总结，千万不要懒惰。一件事办完了，下一步还能做点什么?预期效果达到了，还能不能由浅人深、由表及里、由此及彼，使已经取得的效果得到发展?这就是一个精益求精的问题，总结提高的问题。

办公室办会注意的几个小细节

职场礼仪无处不在，商务谈判、工作会议、宴请客户，大场面中的大礼仪，想必职场人都会注意，但一些不起眼的小细节，却也蕴含着礼仪大学问。

小名片 大学问

索取名片

第一，交易法。将欲取之，必先予之。第二，激将法。面对地位、身份比你高的人，很可能出现你把名片递过去，他道谢后便没了下文的情况。此时，你可主动索取。第三，谦恭法。此法适用于地位高、名气大的名流显达，比如，你可以说：“金教授，久仰您的大名，今天听了您的讲座，很受启发。不知道以后还有没有机会向您继续请教?”第四，联络法。此法适用于平辈之间或者长辈对晚辈、上级对下级。

制作名片

第一，忌涂改名片。名片如同脸面，不能随便涂改。第二，忌印有家庭电话。人在社交场合会有自我保护意识，私宅电话是不给的，甚至手机号码也不给。第三，忌头衔林立。名片上往往只提供一个头衔，最多两个。

交换名片

第一，位低者先行。地位低的人首先将名片递给地位高的人。第二，如果和多人交换名片，一般是先女后男，先长后幼，按照地位高低由高而低进行。第三，当你把名片递给别人时，还要寒暄一下：“这是我的名片，请多指教，希望保持联络。”第四，拿名片的标准方法是双手捏住名片上侧，将自己的名字正对对方。

小电话 大学问

接电话

第一，接听电话要及时，铃响不过三声。如果电话连响六声才来得及接，第一句话要说：“抱歉，让您久等了。”切忌铃响一声就接，以免对方尚未做好通话准备。第二，通话语言要规范。拿起话筒后，第一句话要问候对方，第二句话要自报家门。第三，遇到掉线的情况，要及时回拨，并在接通后表明歉意。

打电话

第一，择时通话。一般来讲，节假日、晚上八点以后及早上七点之前，切忌因公事打他人的家庭电话。与海外人士通话还要注意时差问题。此外，尽量避免在周一刚上班以及周五快要下班的时候打电话询问求职问题。第二，通话三分钟原则。通话时间要简短，长话短说，废话不说，没话别说。第三，拨错电话要道歉。

代接电话

先告知对方其要找的人不在，然后再问对方系何人、所为何事、是否需要转告等。

挂电话

在和别人通电话时，应该由地位高者先挂。突发性事件例外，执行一般性公务则必须如此。尤其是窗口部门，值班电话、热线电话、报警电话，要让群众先挂。

小电梯 大学问

出入有人控制的电梯

出入有人控制的电梯，陪同者应后进去后出来，让客人先进先出。把选择方向的权利让给地位高的人或客人，这是走路的一个基本规则。当然，如果客人初次光临，对地形不熟悉，陪同者还是应该为他们指引方向。

出入无人控制的电梯

篇7：如何做好秘书工作

一、低调为人、谨慎处事是前提

要做事先做人，做好人才能做好事。作为秘书科的领导者，要把“文、事、会”等事情办好，首先必须具备良好的品德修养，在做人做事上砥砺公道正派的道德品质、求真务实的工作作风和甘于奉献的思想境界。具体说来，要做到以下几个方面。

一是要找准定位，办事到位不越位。秘书科长要摆正自己的位置，清楚自己的角色。多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是错位。要把握好工作分寸，不过、不错、不缺。首先，要处理好参谋与决策的关系。要自觉站在领导的角度和高度，围绕部门的中心工作，深入调查研究，全面收集信息，积极查找问题，出主意、想办法、当高参。不做“应声虫”，不放“马后炮”，有新观点、新思路、新措施，能参在点子上，谋在关键处，提在需要时，力求达到“好雨知时节，当春乃发生；随风潜入夜，润物细无声”的“春雨”境界。其次，要处理好做事和处事的关系。秘书科长是党组决策的具体执行者，对一些具体问题要积极做好工作，果断处理，不要将大小责任都往上推，但对领导已研究决定的事情或是重要和敏感问题，则不能随意改变。如在执行过程中发现领导的决定确有

问题需要更改，也要及时反馈由领导本人决定，若非授权，不可替代。再次，要处理好协调和协商的关系。秘书科长和业务科长是同级关系，但因工作原因，有些问题往往需要秘书科长牵头协调处理。这时候就需要秘书科长充分发挥枢纽和桥梁作用，外求支持配合，内求团结协作，沟通情况，交流看法，传达政令，解决问题，同时注意做好协商工作，重视对方的意见，以达成共识，协同推进工作的开展。

二是要务求实效，做事求成不求名。作为秘书科长，在单位里有一定的威信。要建立起秘书科长的威信，除了具备一定的学识、才干外，还要有个人的人格魅力。首先，个人品行要端正。凡事以大局为重，不玩弄权术，不搞小动作；工作中要注意突出领导班子和部门的作用，多做幕后的事情、台下的工作，不抢镜头，不出风头。其次，工作作风要扎实。办事讲实效，工作讲效率，不好大喜功，不夸夸其谈，要有为机关服务的思想，放下架子，淡化等级观念，强化服务意识。具体工作事务要认真安排，甚至要亲力亲为做好每一项工作。再次，面对荣誉要谦让。秘书科长内外协调，迎来送往，必须热情大方，性格开朗，具有较好的交际能力，但在成绩荣誉面前却要保持低调，因为秘书科的工作大多是协助性工作，虽然干了很多事，但说起成绩来，却很难说是秘书科的。因此，秘书科长一定要有甘当无名英雄的思想和胸怀，这样才能心平气和，兢兢业业地做好本职工作。

三是要默默奉献，干事吃苦不叫苦。服务就意味着奉献，没有奉献精神就搞不好服务。秘书科工作最大的规律就是“无规律”、“不由自主”，一年到头都忙忙碌碌，加班加点连轴转，既辛苦又清苦，不显山、不露水。身为秘书科长应正确认识自己的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系，甘当不为名利的“小草”、乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”。任何时候都招之即来，来之能战。对可预知的工作，早作准备；对临时交办的工作，快速反应，抓紧布置办理；对有时限要求的任务，千方百计按时完成；对没有明确时限的任务，也要尽快落实。

二、悉心筹谋、尽心办事是基础

机关工作无小事。在繁杂的工作任务面前，秘书科长必须保持良好的心态，以正确的处事观落实好各项工作，认真履行服务职责。

一是不以事小而不为。事务本身有大小之分、主次之别。秘书科长面对大量繁杂的事务，立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的，但小事不抓，日积月累，就会酿成大事，贻误工作。特别是对那些看似小事但抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的，更不能听之任之。这也是秘书科工作无小事的内涵之所在。对秘书科长来说，不管大事小事，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。

二是不以事杂而乱为。秘书科工作头绪很多，任务琐碎繁杂。秘书科长要清楚哪个该为，哪个不该为，做到一清二楚，不能乱为。不乱为，就要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头。不乱为，就要知上知下。吃透了上情，办事才有方向、有主心骨，摸透了下情，办事才有的放矢。不乱为，就要知书知礼。知书，就是要多学习，提高理论水平，通晓方方面面的知识，办事得心应手。知礼，是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意。不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。秘书科是规矩之科。秘书科长更应成为讲规矩的楷模，不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了办事的规矩。

三是不以事急而盲为。秘书科固定式、程序化的工作多，但意料外、突发性的事情也会随时出现。秘书科长往往是急事和突发性事件的第一知情者，负责事件处置的第一道工序。在这种情况下，秘书科长必须政治敏感、头脑冷静。要泰然处之，切忌慌了手脚。不管事情多么突然、多么紧急，首先要冷静地分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时召集有关部门商讨对策，并依法依规提出解决方案，呈送领导。要沉着应付，切忌慌了神、乱了手脚。其次要边请示边按领导要求协调相关力量、组织相关力量进行处置。再次要有主见，切忌唯唯诺诺。面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站，做到胸有主见，既不乱表态、乱许愿，又不唯唯诺诺、态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。

四是不以事难而怕为。在处置事务的过程中，不乏一些超出预见、超出职责、难以料理的事情。对这些事，是上推下卸绕着走，还是主动出击、迎难而上，不仅反映秘书科长的工作水平，更主要的是检验秘书科长的职责感和工作态度。一个称职的秘书科长，必须坚持不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。

三、科学管理、团结共事是关键

秘书科的工作很多是被动性、临时性的，很多工作仅靠个人的长袖善舞是难以完成的，只有科里全体同仁心往一处想、劲往一处使，才能干好事、干成事，才能实现“1+l>2”的整体效应。因此，培养团队观念和协助精神，对于秘书科长能否充分地履职尽责至关重要。

一要健全相关规章制度，突出规范管理。在制度的制定中，坚持运用“热炉法则”的四个惩处原则：首先是热炉火红，不用手去摸也知道是热的，是会灼伤人的——替告性原则；其次是每当人碰到热炉时，肯定会被火灼伤——现实性原则；再次是当你碰到热炉时，立即就被灼伤——及时性原则；最后是不管谁碰到火炉，都会被灼伤——公平性原则。要建立

一种奖罚分明的机制，既不能让“会哭的孩子多吃奶”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈。二要科学制定工作标准，实行分类管理。对于科室的管理，不仅需要健全的规章制度，还应制定相应的工作标准和规范的运作机制，实施分类管理。日常工作要突出一个“严”字，对外接待要突出一个“细”字，综合文字材料写作要突出一个“精”字，文秘机要工作要突出一个“准”字，后勤服务要突出一个“高”字，从而带动整个机关工作上新水平、新台阶，不断提升服务工作的质量和水平。

篇8：教学秘书如何做好工作

总结起来,可以说,教学秘书的工作,既涉及学校人才培养大事,也与课堂教学过程中的细微环节息息相关,是高校履行人才培养职能的重要内容,教学秘书是教育教学过程中不可或缺的重要角色。因此,教学秘书一定要摆正位置、端正心态,只有这样,才能真正发挥辅助管理作用,围绕中心工作作出贡献;同时,秘书还要经常深入师生进行调研,想问题办事情从学校大局出发,只有这样,才能起到综合服务作用,为教育教学工作顺利开展增砖添瓦;此外,秘书还要干在实处、走在前列,在各方面起表率作用,时刻保持良好形象,只有这样,才能做到工作到位。

一、摆正位置,端正心态

教学秘书是秘书的一种。要当好教学秘书,首先要认清秘书的含义和特点,熟悉教学秘书的主要工作内容。其次,要了解掌握各项业务工作的流程和具体做法,能够针对工作中常见的问题采取行之有效的措施;关键是要做到摆正位置,端正心态。

国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》中对“秘书”的定义是:“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”习近平总书记早在1990年就指出:“秘书是个特殊的职业。”“秘书干的是辅助性、铺垫性工作,是领导的助手。秘书的工作性质,决定了它要正确对待名利荣辱,树立无私奉献的精神,不断加强和深化自身的修养。”“作为秘书人员,随时随地都要加强学习,学习马列主义、毛泽东思想,学习党的路线、方针、政策,学习时事,不断提高自己的理论素养和政治水平。”“秘书的特殊性工作,光有埋头苦干的精神还是不够的。就我个人体会,秘书在加强自身修养中,还要特别注意培养良好的工作作风,注意生活小节,即要努力做到不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是等”。教学秘书作为秘书的一种类型,是领导的参谋助手,主要起着辅助管理和综合服务作用,要主动作为,敢于担当,为领导分忧解难。

作为教学秘书,经常会遇到许多突发事件。比如刚开学时,老师记不清课表,该上课忘了,学生找不到老师,也没有任课老师联系方式,情况反映到教学秘书这里,该怎么办?是直接向领导汇报,按教学事故处理,还是第一时间通知任课教师赶往教室,抑或自己先安抚学生情绪,这是考验教学秘书办事水平的难题。如果认清了秘书所处的位置,这个问题就会迎刃而解。首先要做的是安抚学生情绪,让学生先在教室自习,然后通知任课教师立刻到教室上课,教师实在到不了现场的就要立即向领导汇报情况,再考虑是否按程序更换教师或者调整上课时间,最后才是处理教师的问题。如果教师能及时赶往教室上课,事后也要向领导汇报此事,以便领导能够了解事情缘由,同时还要提醒教师按学校相关规章制度进行教学活动,至于是否需要“下不为例”这样的忠告仍需领导决定后再作表态,切勿为了所谓的人情世故而擅自行事。

此外,教学秘书作为具体事务的执行者和处理人,尤其是在涉及师生利益时,难免会遭人误解甚至被人非议。这时一定要沉下心去,努力做好工作,用事实“说话”,而不能到处“诉苦”,说自己都是“公道正派,纯属冤枉好人”。面对种种“不理解”和“不公正待遇”,教学秘书要端正心态,耐得住寂寞、经得起考验。

二、深入师生,服务大局

教学秘书的主要服务对象有所在教学单位的领导、任课教师和学生,此外还涉及到不同院系和不同部门的相关人员。处在沟通上下、协调内外的枢纽位置,教学秘书肩负着教学工作能否顺利开展的重大使命。因此,教学秘书一定要经常深入一线,到师生中开展调查研究,听取他们的心声、了解他们的困难,及时向领导汇报,从大局出发,提出可行性建议。

2015年12月21日,李克强总理接见全国政府秘书长和办公厅主任会议代表时强调:“要观大势、谋大局,密切关注改革发展中的新情况、新变化,围绕破解发展难题和突出矛盾加强调查研究。”对于教学秘书来说,就要认真学习党和国家的教育方针政策,结合本地区、本单位实际贯彻落实,时刻做到深入师生、服务大局。在具体工作中,教学秘书既要耐心倾听教师的诉求、收集学生的意见,更要站在学校发展稳定的大局来正确面对工作中出现的问题。因此,教学秘书在处理日常事务中要及时了解把握当前学校的大事要事,紧紧围绕中心工作,时刻想着高校的人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新等基本职能。特别是当个别教师以家庭生活为由对工作挑三拣四时,教学秘书就要从大局出发,给他讲清是非曲直和轻重缓急,同时要根据实际情况向领导汇报,适时做好协调处理。

教学秘书不一定每学期都要担任教学任务,进行课堂教学,但要经常深入教学一线和顶岗实习现场,实时掌握师生动态,便于做好服务。有的新入职教师,本着对学生负责的态度,对一些教学资源提出了新要求和建议,意见很好,但是目前学校的发展现状并不具备实施条件。这时教学秘书就要动之以情,向该教师讲清楚学校目前存在的困难,同时要及时给领导汇报情况,将此事列入部门发展规划和议事日程。在召开教学工作座谈会时,学生发言除了对课程设置、课时安排、教师上课情况、实验实训条件等提出合理性建议,也会涉及到诸如教室卫生、宿舍管理、水电供应、学生管理等内容,这就需要教学秘书按要求整理相关信息,经领导同意后,反馈给相关部门,为学生成长成才提供帮助。

三、干在实处,走在前列

教学秘书作为教学单位的形象代言人,是任课教师和学生最熟悉的直接“领导”,在广大师生看来,教学秘书的一言一行,在无形中代表了教学单位领导的意见和态度;同时,教学秘书又是领导身边最主要的“群众”,教学秘书所反馈的信息和呈现的状态,在领导看来,很大程度上代表了群众的呼声、体现了民意。因此,教学秘书一定要在工作中干在实处、公道正派,力争在各项工作中以突出的业绩赢得领导认可,以真诚的态度赢得广大师生的认同。

干在实处,首先体现在落实领导意图上。秘书的工作一个很大的特点就是辅助性,因此秘书工作是否能落到实处,评价标准就是落实领导意图是否到位。如果领导安排的工作,你忘了、没有按时完成、质量不高、打折扣了,这就是办事不力、落实不到位。只有严格按领导批示办事、按照规定和时间节点办事,才有可能落实领导意图。干在实处,还体现在为人真诚老实上,如果师生的反馈意见你压着不放,领导就有可能获得信息不够全面,乃至影响作出决策的科学有效;如果上级文件精神和领导的批示要求你不及时传达,就有可能影响贯彻落实,甚至造成不稳定因素,影响发展大局。干在实处,关键一点是工作作风要扎实。要把主要精神放到贯彻落实上,及时、准确、完整地做好上情下达,让广大师生在第一时间了解学校大局和发展愿景,加强其作为学校一员的存在感、认同感、使命感和责任感,凝聚学校改革发展的共识,形成干事创业的良好氛围,带领广大师生扎实推进各项工作。

走在前列,并不是说教学秘书要在行进中“走”在领导前面,而是在筹备事务时,要做好领导的坚强“前哨”,想领导之所想,事前做好准备;在推动工作时,要急师生之所急,做好领导稳定“后院”,为工作顺利开展提前做好谋划。此外,教学秘书还要有优秀的品质,理论水平要高、知识面要宽、工作能力要强、人际关系要好等等。只有这样,才能干在实处,走在前列,做好工作。

摘要：教学秘书作为秘书的一种类型,其主要职责是协助教学单位领导做好辅助管理,同时要为学校、部门领导和广大师生做好综合服务,具有辅助性、综合性、事务性等特征。教学秘书要做好工作,首先要摆正位置、端正心态。其次要深入师生、服务大局。最后要干在实处、走在前列。

关键词：教学秘书,服务,协调

参考文献

[1]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作,2014(04).

[2]杨芳.李克强接见全国政府秘书长和办公厅主任会议全体代表[EB/OL].人民网,2015-12-24.