基于档案管理的人力资源论文

◆摘要：财务档案管理是人力资源和社会保障局管理的重要部分，从内容上看财务档案管理包括财务收入支出、员工工资、其他费用管理等内容。在信息化建设背景下，人力资源和社会保障局财务档案管理的方式也在不断地创新，已经从单一化、零散的财务档案管理方式，发展到一体化机制的建立，在一定程度上使财务档案管理得到了优化，促进了财务档案管理实践模式的发展。下面是小编精心推荐的《基于档案管理的人力资源论文(精选3篇)》，仅供参考，大家一起来看看吧。

基于档案管理的人力资源论文 篇1：

基于优化人力资源配置的视阈谈人事档案管理

[摘 要] 传统的人事档案管理主要职责在于对各个人事档案进行管理或托管，保障档案管理的完整性。这种人事档案的管理方法已不再适应当前社会发展的需求，人事档案的重要作用未被充分激发。在持续缺乏与时俱进的发展优势的情况下，人事档案的管理在时代的发展中将会面临更大的危机与挑战。在当前人事档案管理日渐成为人力资源管理的重要组成部分的情况下，如何积极探索从人力资源配置的角度来加强人事档案管理，成为了人事档案管理领域的重要研究课题。据此，先从人事档案管理中优化人力资源配置的意义出发，再分析基于优化人力资源配置的角度下做好人事档案管理的措施，以期研究结论能为人事档案管理部门提供一些参考性建议。

[关键词] 优化；人力资源；配置；档案；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 071

1 前 言

我国经济发展的不平衡问题已经是老生常谈的话题，东部沿海地区经济发展的迅速性，使得中西部地区的劳动力还是向东迁徙。无论是体力劳动者，还是脑力劳动者在人才的区域流动性上都呈现类似的特点。在人才不断流动，而地区经济发展却急缺人才的情况下，人才的不合理利益和不合理分配便成了较为常见的问题。对于当地人才的配置和开发，人事档案管理部门可以以其所掌握的数据的形式给予相关部门一定的参考建议。人事档案部门是对当地人才储备、分配和流动情况掌握最为紧密的单位，能够为相关部门提供准确、全面、科学的人才管理数据，指导相关部门合理的分配人才资源，掌握地方人才流动现状。

2 在人事档案管理中优化人力资源配置的意义

2.1 提高人事档案利用效率

在人事档案管理中融入优化人力资源配置的理念，能够让人事档案管理机构清晰明了地掌握人事档案的宏观信息和微观信息。传统的人事档案管理，在于妥善地保管或托管相关人员的人事档案，对人事档案的内在信息或重要信息了解较少。新时期的人事档案不应该成为躺在档案室里的档案柜上的陈列品，而应该充分发挥人事档案的信息作用，为当地的经济建设和人才发展提供科学的、可靠的、及时的、全面的、系统的人才数据信息。当地相关部门能够通过人事档案管理部门提供的第一手资料，了解本地区的人才储备、人才分配和人才流动情況，根据这些信息及时掌握当地经济建设中存在的一些隐含的问题，了解本地区的发展留不住或吸引人才的根本性原因，从而更好地指导招商引资和加快当地的经济建设等。

2.2 利用档案开发人才资源

人才不合理的利用，不合理的分配成为了地方经济建设中人才结构性缺乏的因素之一。当前各地方在政策的号召下，开始加快当地的经济建设，而经济建设和项目的开展需要相关对口人才的支持。地方相关部门在人才引进等方面，需要进入大型招聘市场，面向所有人才进行对口人才的招聘，但往往因为招聘单位地理位置和非一线或省会城市等原因，缺少了一定的吸引力。进而出现以高薪吸引人才加入，但人才稳定性却不足的现象。人事档案管理单位是对当地人才分配和流动信息掌握最为紧密的单位，对当地人事档案的管理与统计，能够为当地相关部门的人才招聘和人才建设提供一定的参考信息，让相关部门能够通过人才档案有针对性的开发和培养稳定性较强的相关人才。

2.3 合理促进人力资源流动

各个单位在工作的过程中，因为编制的增加，或因为工作需要而进行人手的借调，均需要相关人员的人事档案作为相关聘用或借调的依据。不同的单位个人在日常工作的表现中，所表现出来的优秀潜质，或做出的优秀成绩，均会被其相关领导记录在其个人档案中，以警察队伍为例，交警序列中的警察同志在日常工作中所表现出来的尽职尽责、任劳任怨、机警勇敢等优秀品质，在日常档案中记录后，在刑侦警察序列中如果需要具备这样品质的同志来临时参与某项大型治安活动，那么刑侦警察便可以通过对人事档案的了解，来判断是否借调这样的同志加入该项活动。人事档案在基于优化人力资源配置的角度进行管理，会让人事档案成为指导各个岗位用人、调人，或促进人才合理流动的重要参考信息。

3 基于优化人力资源配置视阈的人事档案管理策略

3.1 建立动态性人事档案管理制度

人事档案管理中心对人事档案的管理还处于固定化模式管理阶段，档案管理缺乏动态性和灵活性。对于档案的接受和转移手续繁杂，需要档案相对人根据自身所提供的相关信息，进行程序繁杂的资料提供和各种证明。在部分档案相对人对自身档案重要性认识不足，或缺乏充足的时间去处理档案的转移和接受工作时，往往会造成档案的转移和管理效率低下，地方档案管理部门无法及时接受相关人才的档案信息，进行造成档案信息的延迟性，给当地人才的信息统计造成数据不准确的问题。对此，档案管理部门应该建立动态的人事档案管理制度，将所有可能出现的档案转移和接受问题进行全面预测，提前告知档案相对人做好档案转移的资料准备，从而提高档案转移和管理效率，既保障了档案被及时转移和接受，也保障了档案的完整性和真实性。

3.2 利用大数据技术掌握人才信息

档案管理部门通过对人才档案的统计与分析，为当地的相关部门提供相应的人才储备、分配等相关数据信息。这个工作过程需要大数据技术来予以支持。在档案管理进入信息化阶段后，人才档案的接受、调阅、管理、储备和流动等，均会通过信息系统进行及时记录。同时档案信息中所出现的转移单位等信息也会相应的显示出来，单位在对人事档案进行管理的过程中，为便于档案的分类和查找，可以对档案按照学历层次、单位层次、毕业学校等指标进行划分，这样的分类和管理能够让大数据信息，及时根据这些结构化和非结构化信息对人才档案进行信息的提取、分类、统计与分析，最终得出相应的大数据分析结论，这些结论对于当地相关部门而言是一种人才信息的预测，能够判断出当地人才的核心信息，以及人才流动的动向特点，从而有的放矢地进行人才的开发和培养。

3.3 切实提高档案管理人员的素质

档案管理岗位的技术含量较低，档案管理人员在面对新时期的发展要求时，应该积极提高档案管理的服务水平，对档案相对人的服务水平，相关信息技术能力和其他相关业务素质。当前情况下，档案管理人员的服务意识和服务能力还存在一定的不足，被动工作的状态较多，主动服务的状态较少。在档案转移、交接和管理工作中，往往会因为自身的信息预判能力不足，导致档案相对人需要反复地奔走于各个机关之间，使得档案无法如期进行转移。对此，档案管理部门应定期培养档案管理人员的业务素质，提高各档案管理人员的服务水平和信息技术使用能力等，使档案管理人员既能适应新时期人们对政府服务意识的要求，也能适应新时期下新的工作方式。

4 结 语

综上所述，人事档案的管理应在基于人才优化配置的角度下进行管理，需要充分利用信息技术和大数据技术，将人事档案中的相关信息进行提取、整合与分析，从而从人事档案大数据中得出具有预测价值的人才信息。让相关部门能够通过人事档案信息及时了解到当地的人才建设和留置人才的不足之处，从而及时找出相应的解决办法，提高人才的利用率。

主要参考文献

[1]郝淑红，人事档案管理与人力资源开发的关系[J].赤子，2016（24）：120.

[2]吴莹，论如何提升人事档案管理效能[J].兰台世界，2014（54）：150.

[3]郭大伟，人事档案管理优化配置的实践探索[J].现代商业，2012（2）：58-59.

[4]戴云云，关于人事档案利用价值的思考[J].兰台世界，2015（35）：184.

作者：黄保华

基于档案管理的人力资源论文 篇2：

探讨财务档案管理信息化建设

◆摘  要：财务档案管理是人力资源和社会保障局管理的重要部分，从内容上看财务档案管理包括财务收入支出、员工工资、其他费用管理等内容。在信息化建设背景下，人力资源和社会保障局财务档案管理的方式也在不断地创新，已经从单一化、零散的财务档案管理方式，发展到一体化机制的建立，在一定程度上使财务档案管理得到了优化，促进了财务档案管理实践模式的发展。基于此，本文以探讨财务档案管理信息化建设为题展开讨论，旨在为人力资源和社会保障局财务档案管理提供新思路。

◆关键词：信息化;人力资源和社会保障局;财务档案管理

在新形势下，财务档案管理本身存在不可预测性和复杂性，由此决定了人力资源和社会保障局财务档案管理在进行过程当中会出现些许问题。比如，财务档案管理的优势得不到有效地体现，财务档案管理没有与信息技术进行充分地结合，财务档案管理中内容缺乏制度化等现象。因此，在信息化建设的背景下，本文简要分析目前人力资源和社会保障局财务档案管理存在的问题，并从新时代新思想角度提出目前财务档案管理的新策略。

1目前人力资源和社会保障局财务档案管理的现状分析

1.1优势不能充分体现

人力资源和社会保障局财务档案管理信息化建设目前已经开始实行，但就近几年的状况来看，在很大程度上，还保留了以往的工作惯性，因此导致财务档案管理不能与时俱进，无法满足新需求。目前许多人力资源和社会保障局，在进行财务档案管理时，还是按计划设定好管理内容，只能按计划进行财务档案信息管理，除了必要管理内容之外，极少有备选信息、检测档案信息管理，从而导致目前财务档案管理只能同步参加制度化管理。另外，目前许多人力资源和社会保障局的财务档案管理部门都是按照统一的培养计划完成上级统一安排的内容，当遇到特殊管理时，也只能统一管理或者直接忽视，这样制度化的内容无疑束缚了财务档案信息管理的多元性。由此可见，目前人力资源和社会保障局在财务档案管理上存在严重不足，在一定程度上使得其优势不能得到充分体现。

1.2财务档案管理与信息技术未能融合

财务档案管理在一定程度上是推进人力资源和社会保障局的发展，而从事财务档案管理的工作人员和从事思想政治的工作人员是属于不同的部门，两个部门之间也缺乏有效的沟通，导致财务档案管理主要是以行政部门的命令为主，在一定程度上只是被动地接受命令，而上级有关部门并没有重视信息技术工作。比如，在对管理现状进行分析时，相关部门只能依托人文的方式进行调查，而对于管理内容庞杂、管理方向多变等问题，大多数财务档案管理还是以纸质文件的方式来进行处理，这种管理方式无法真正做到高效化。

2财务档案管理系统革新的意义

随着科学技术的快速发展，社会经验和知识也在不断地发展，走在时代前沿的人力资源行业的财务档案管理已经离不开信息技术和网络技术，为适应时代的快速发展，人力资源需要力争创新，采用先进的管理模式，还应该创造出符合本身的一种财务档案管理模式。而为了更好地体现新时期的便利性，应该进行系统的设计工作，在设计方面应该综合考虑到各种因素，比如管理层想要达到的效果，由此，可以开展一系列的软件，在软件的选择方面应该要注重科学性、管理性，必须要用一些平台满足社会人员的需要，保证好财务工作人员的工作效率和工作质量。除此之外，这些平台的开发还应该具有多功能性，不仅要满足数据的分析，还要提供一些附带功能，这样才能够满足工作人员的需求。其次，还应该要提高人们对平台的关注度，增加平台的利用率，从而提升财务档案管理的效率。

3“信息化”背景下财务档案管理实践措施

3.1实现档案管理水平的提升

财务档案管理引入信息化建设，能够使得管理效率得到提升。首先，体现在管理效率的提高，与传统的财务档案管理相比，信息化的财务档案管理对信息的获取、加工、反馈都有明显的优势，可以使得财务档案管理更加的趋向于智能化、数字化。如此，可以使得对资料的来源更加多元化的操作和处理更加灵活，信息的反馈更加的及时，由此促使财务档案管理更加的集中，如此在管理上节省了大量的人力、财力、物力。其次，财务档案信息化可以推动财务档案管理的规范化，传统的财务档案数据采集，一般采用的是上报的方式，这种不仅浪费人力、财力、资源，而且影响了数据的准确性。信息化财务档案管理可以通过计算机等信息技术对数据进行采集和管理，可以使得管理从复杂变为简单，从而能够提高管理效。其三，财务档案信息化有利于推进财务档案管理过程的透明化，信息化建设能给管理带来前所未有的改变和挑战，财务档案信息化一方面促进了管理理念的创新，另一方面革新了管理的方法，使得管理数字化、透明化格局的形成，可以使得信息通过智能化技术实施自动配置，实施动态监控，由此更好的提高管理水平。

3.2协调利用信息资源

财务档案管理应该设立专门的信息化资源管理部门，这样才能够使得资源协调使用。首先，要促进资源在设备上的使用，使得财务档案管理的财务档案设备更优化，有效的引入数字化档案管理，实施公共资源共享，让财务部门有多种途径提升自己。其次，要推进财务档案管理过程的数字化，在财务档案过程当中要时时的借助信息资源实现管理内容的革新。通过信息化技术与档案建立对接，使得符合财务档案管理以及相关需求的系统能在财务档案管理真正的得到开展。除此之外，信息资源管理部门的设立要做好各个环节的监督工作，为有效资源的分类整理提供便捷，以便档案管理人员能够有更多的信息化资源，并且在管理的过程当中也要确保资源的安全性和有效性。

4结束语

简而言之，在信息化建设下，人力资源和社会保障局的财务档案管理应当从制度建设、信息技术、财务档案管理队伍等方面开展，以此才能够促进财务档案管理的信息化建设，提升财务档案管理的水平。

参考文献

[1]辛晓宁，马赫.新形势下财务档案管理信息化建设探討[J].信息记录材料，2020，21（06）：75-77.

[2]黄海清.财务会计档案信息化管理建设探讨[J].办公室业务，2019（16）：85+88.

作者：刘彬

基于档案管理的人力资源论文 篇3：

提高科技查新工作绩效及策略研究

〔摘 要〕基于查新工作的现实情况，指出提高科技查新工作绩效的现实意义，并从查新人员、查新规范、查新工作环节、沟通、查新管理系统、查新知识库、工作环境、科研创新角度系统讨论提高高校查新工作绩效的策略。

〔关键词〕查新；绩效；策略

〔

“绩效”是指一个组织或个人在一定时期内的投入产出情况，投入指的是人力、物力、时间等物质资源，产出指的是工作任务在数量、质量及效率方面的完成情况。因此，“查新工作绩效”可以理解为一定时间内一定条件下查新工作站或查新员个人在完成查新业务的数量、质量和效率方面的情况。从科技查新工作开展以来，查新人员倾注了大量精力以保证查新的质量，近年来随着查新需求的增长和变化，要保质又要保量成为查新工作中急需解决的现实问题。本文将基于查新工作的现实情况，通过分析查新工作绩效的影响因素，结合自身和其他单位的经验，提出一些提高查新工作绩效的策略供同行参考。

１ 提高查新工作绩效的现实意义

（１）有效利用查新站现有的人力资源完成查新任务是提高绩效的首要任务，提高绩效不仅可以满足日益增长的查新需求，也可以支持新服务的开展。

（２）查新工作在创造社会效益的同时兼顾的经济效益，以应对信息资源、人工和设备等费用不断增长的形势。

（３）通过提高查新工作绩效实现人员素质、查新质量、经济效益的提高，以促进科技查新站的可持续发展。

２ 提高查新工作绩效的思路

12月8日《中国青年报》刊载毕诗成文章，文中针对时弊指出了绩效主义和绩效管理两种现象［１］，笔者颇有同感。绩效主义者以绩效之名硬压指标，使人疲于奔命，以数量代替质量。而绩效管理者分析和掌握影响绩效的各种因素，调动人的主观能动性，找出提高绩效的措施和方法，营造良好的工作氛围，从而提高工作效率。因此，在提高查新工作绩效时应避免“绩效主义”，加强查新工作的“绩效管理”。本文将以绩效管理的思路提出以下几种策略。

３ 提高查新工作绩效的策略

３.１ 培养和合理配置查新人员

３.１.１ 加强培训，提高素质

对查新人员的培训，首先要针对具体查新业务，内容应涉及查新工作基本内涵和流程、信息检索、计算机应用、外语、沟通技巧、文字表达等。除了上述基本素质要求外，还要注重从职业道德、专业理论、信息素养、创新意识、团队精神、实践能力和全球化视野等方面提高查新人员的综合素质，使他们能够自如地应对困难、解决问题。

培训方式上强调在实践中开展培训和学习，基本知识、技能培训要规范统一，同时根据查新人员之间在知识、技能、素质上的差异，采取个性化培训，对于新员工可安排专人指导，对于非图书情报专业毕业的人员要加强图书情报知识和技能的补充，图书情报专业毕业人员要在工作中学习专业背景知识。

３.１.２ 合理分工，提高效率

查新业务分配时应尽量按照查新项目所属学科分类与查新员的学科背景相同或相近的原则，形成每个查新员的学科优势，另外考虑用户需求，可安排用户熟悉的查新人员为其服务，这样做有利于查新员的经验积累以及和用户沟通，提高查新工作质量和效率。

查新工作站应基于内部管理的需要，安排查新人员兼任查新站的其他事务工作，如设备维护、查新软件管理、档案建设管理、环境维护、财务管理等，让查新员适当参与查新站内部事务的模式，不仅可以有效保证查新站的日常运行，而且可以增强整个查新站的凝聚力。

３.１.３ 注重考核，建立激励机制

坚持查新人员和查新站的年度考评制度，采取有效的激励机制，不仅体现个体在业务上的“多劳多得”，也要考虑个体对整个查新站绩效提高的贡献。

查新工作站应采用开放式的人力资源管理，通过图书馆年度评聘进行合理流动。注意为查新人员的职务晋升和流动创造条件，如从事科研、撰写论文、参加培训、会议等。

３.２ 执行相关规范，制定实施细则

国家科技部与教育部科学技术发展中心先后发布了4个规范性文件［２］，对科技查新站的建设和查新工作的开展起着管理和指导作用。特别是关于查新报告的撰写规范，凝聚了查新人员的集体智慧，上下反复多次最终成稿，因此透彻地加以理解，加以实践，对提高绩效是十分有效的。规范性文件列举如下：

（１）《科技查新机构管理办法》（2003年1月29日发布）和《关于进一步规范教育部科技查新机构工作的意见》（2004年7月1日发布）明确规定了科技查新机构业务资质认定、查新机构的权利和义务、年检和抽查等，可保证查新机构的有效运行和工作质量。

（２）《科技查新规范》（2003年5月发布）对科技查新的术语、原则、委托人、机构、合同、人员、咨询专家、检索、报告、争议、档案、程序等作了全面的阐述和原则性的规定，有利于查新机构对工作的全面把握。

（３）《教育部科技查新工作站查新报告撰写规定（试行）》（2009年9月1日发布）对查新报告的总体格式到报告编号、项目名称、委托人、委托日期、查新机构名称、完成日期、查新项目科技技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单等均作了详细的规定，是一份执行力强、容易操作、起指导作用的文件。

为贯彻上述文件精神，不少科技查新工作站制定了实施细则，有的还针对专门问题制定规范、说明、规定等，归纳起来比较重要的有：

（１）“用户查新委托规范”包括科学技术要点、查新点的撰写，应提供的技术文件、项目组发表的文献、相关的研究单位和发表的文献，联系人的要求、费用结算、查新委托结题等，它可帮助委托用户填写好查新合同，也可帮助查新人员理解查新项目的技术内涵、项目背景和水平，又为进一步沟通创造条件。

（２）“收费规定”确定各类科技查新项目的基本费用、完成日期、加急费用、查新点超限收费等内容，达到公开、合理、透明的目的，也可预防由费用结算造成的纠纷。

（３）“科技查新工作站的建档规范”，规定档案保存包括人事档案、上级的文件和通报、研究成果、年检和科技查新项目档案等。随着科技进步和提倡无纸化，除必要保存的原件外，应尽量采用电子归档。其中查新项目档案要记录查新员、审核员姓名、完成日期、学科分类、查新类别、委托单位等，以便进行年度统计和分析。查新项目归档时最好列出关键词，便于以后检索利用。

查新工作站要及时修订和完善有关规范，要努力把查新人员的经验、创新思想及时反映到规范中去，工作中要加强对规范的学习和实施。

３.３ 优化查新过程的各个环节

为了保证和提高查新报告质量，必须认真对待查新工作过程中的各个环节［３］，具体包括：查新项目基本信息的获取、相关信息采集（检索）、相关信息加工、新颖性判断和报告撰写，同时要在保质的基础上，通过不断优化各个环节以提高效率，笔者结合工作实践和体会，提出以下一些具体做法及改进措施：

３.３.１ 查新项目基本信息的获取

查新员要充分地阅读用户填写的委托书、合同及提供的技术报告，深刻理解科学技术要点和查新点，把握项目的技术本质，对不妥之处要进行修改。要做到有的放矢的查新。俗话说，磨刀不误砍柴工，前期工作一定要做得充分，防止返工。

３.３.２ 相关信息采集（检索）

在实际工作中需注意对不同信息来源的评价，针对不同类型的查新项目要选择恰当的信息资源和检索工具，除了综合型、文摘型的数据库，还要注重利用专利数据库、全文数据库、专业型数据库、事实数据型资源、网络信息资源等。

检索时要在选用关键词和检索策略上下功夫，检索结果质量好坏应以满足正确判定查新点的新颖性为依据和标准，灵活应对查新中的查准和查全问题。为了节省时间，制定检索策略时可以从窄到宽，如果查到的文献足以说明问题，检索过程即可结束。

慎重对待检索结果为零的情况，对用户自创的术语一定要查到相应的国家或同行规范的术语；如果查新内容确为原创性创新，可以从其研究源起、工作基础的角度查找相关文献。

３.３.３ 相关信息加工

对查新报告中要列举的检索结果的文献量应作必要控制，密切相关文献尽量摘引，相关文件较多时可选用主要的、代表性的或典型性的文献摘引。对文献的题录信息的建议采取一定规范的参考文献格式进行著录［４］。对摘要过长的应删除与查新内容的无关部分。与查新点相关的内容未反映到摘要中的应加以补充。要纠正摘要中的错别字和错误的数据、单位等。

３.３.４ 新颖性判断

基本做法是通过查新点与相关文献的对比分析，判断查新点的内容是否与相关文献存在不同，是否具有新颖性。关键是要围绕查新点，抓区别之处，并加以准确表述。对于在内容上可以否定查新点新颖性的密切相关文献，可通过进一步比较相关论文发表或专利申请时间与查新项目组相关成果公开时间的先后，以判别查新项目的研究或产品是否是最早。

３.４ 强调查新过程中的沟通

沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。查新工作中涉及了查新员和用户、查新员和审核员、查新员与查新员、查新员与领导等多种关系，通过真诚的沟通往往能提高查新的质量和效率，并创造友好的气氛达到各方满意的结果［５］。下面以查新员和用户、查新员和审核员的沟通为重点进行分析。

３.４.１ 查新员和用户的沟通

由于对查新工作的认识不足，有的用户为获得对项目申报、鉴定、报奖有利的结论，不愿真实填报科学技术要点和查新点，反映相关研究单位的情况，这时查新员需要通过与之沟通，使用户与查新员达成“以文献为依据，作出公平、公正、客观、准确的结论”的一致认识，从而真实填报相关信息和提交文件。有的用户不知道如何填写查新合同，需要耐心解说和提供范本参考。

查新人员面对查新项目，需要一个理解和分析研究的过程，有些没有理解的问题需要通过沟通得到解决。如查新员在分析和理解查新点时，如有疑问应及时向用户请教，以便能快速和准确地把握查新项目的创新之处。如果通过检索获得了密切相关文献，但对于查新点是否没有新颖性或部分失去新颖性，专业上是否有误解等问题，查新员可通过与用户沟通后再作决定，及时对查新点作出必要修改或补充。

查新员与用户沟通时要坚持查新独立、客观、公正的原则，对于用户不当的要求应不予采纳，但对于用户的疑问和合理的请求，应给予尊重，要真诚、耐心地为之提供解答和服务。通过采用良好的沟通技巧获得用户的信任，充分发挥他们在查新工作中的作用，提高查新质量和效率。

３.４.２ 查新员和审核员的沟通

审核员在审核过程中发现问题和作的修订要及时反馈给查新人员，有些审核意见则要通过讨论达成一致。审核报告时，审核员碍于面子不指出问题，查新员不悉心听取审核员意见，都是不可取的做法，大家要抱着公正、客观的态度，真诚沟通，认真探讨出现的问题，及时提出解决方案。查新报告结论是否公平、公正、客观、准确，需要通过沟通而在查新员、审核员、用户之间达成一致。

３.５ 采用科技查新管理系统

随着查新课题数量不断上升，为了实现查新业务管理的自动化，提高工作效率和规范性，查新信息管理系统的研制和使用显得越来越重要［６］。目前科技查新管理系统的设计和实现的功能主要涉及查新工作流程管理、人员管理、档案管理、信息查询和统计等，具体如下：

３.５.１ 查新工作流程管理

用户委托：查新委托用户从网上了解查新相关信息和委托程序等，并在网上填写委托单、提交委托、上传文件、查询进度。

任务分配：查新项目分配人员根据学科、查新员手头业务情况进行任务分配。

查新员受理委托：查新员登录查看和下载查新合同、查新报告模板和技术报告。查新合同和查新报告模板由系统自动生成，查新合同内容来自于委托人提交的委托信息，报告模板根据查新类别、学科分类不同进行设置。查新人员可在线撰写查新报告，也可下载模板进行本地操作。

报告审核：通过系统，查新员把查新报告初稿提交审核员审核，审核员退回修改，查新员修改报告，审核员审核通过。

财务登记：在系统中对相关财务信息进行记录。

３.５.２ 人员管理

对于查新系统来说，涉及的人员类型有用户、查新员、审核员、系统管理员、查新站管理人员。系统针对每类人员的不同需求设置相应的权限，各类人员登录系统时需要进行身份验证，保证查新信息系统的安全性、保密性问题。

３.５.３ 档案信息建立和管理

系统设定查新项目编号、项目名称、委托单位、课题负责人、课题联系人、联系电话、查新员、审核员、委托时间、完成时间、查新范围、学科分类、查新目的、关键词等字段来描述查新项目的基本信息，查新用户的委托记录和查新工作人员的相关业务操作均能自动地反映到项目信息中，提高查新档案建立的便捷性和有效性。

３.５.４ 信息浏览、检索和统计

根据项目处理情况，查新项目的状态可分为：收到委托、正在查新、正在审核、已完成等，每种状态的项目明细可以分别显示。利用项目编号、项目名称、委托单位、委托人、检索词、报告日期、查新员等不同途径进行查新项目的检索，可以按照时间、查新员、审核员、查新类别、委托单位、学科、地区、财务等条件对查新项目进行统计。通过以上各类的查询和统计功能，查新站管理人员可以方便地掌握工作进展情况，提高业务管理的效率。

科技查新管理系统应该是随着查新站的业务需求不断改进和完善，是动态发展、与时俱进的。

３.６ 建立科技查新知识库

借鉴组建完备的图书馆知识库的设想，建议组建查新站的知识库，不断积累站内外的显性知识和隐性知识，如果能充分地加以利用，定能提高科技查新站的绩效。构建科技查新知识库需要对以下几种类型知识进行开发、储存和利用，具体为：

３.６.１ 内部显性知识

以数字化形式收集和整理站内的科技查新档案、案例、咨询记录、工作日志、委托人资料、工作总结、制度规范等。

３.６.２ 外部显性知识

除了科学合理利用科技查新需要的国际联机检索系统（如Dialog、STN系统）、专业性数据库以及网络信息资源外，应根据用户、学科需要对相关信息资源（包括免费资源）进行整合、开发，方便使用。还要收集各种查新业务培训资料、信息检索培训资料、科技查新研究论文等，以便查新人员的学习和提高。

３.６.３ 内部隐性知识

对存在于个体查新人员头脑中难以用语言表达和用文字表述的知识，包括工作经验、技巧、思维方式、创意等进行群化、外化、融合、内化［７］。这类隐性知识来源于查新人员大量的工作实践经验，对查新人员解决具体问题有很好的参考价值。应该努力通过各种交流方式使个体隐性知识表达出来，实现知识的群体共享，形成有效的解决思路和方法，并及时进行记录和保存。

３.６.４ 外部隐性知识

外部的隐性知识来自于其他部门或兄弟单位的工作实践经验以及查新站与他们之间的合作、沟通。另外可以聘请专职或兼职的咨询专家，如教授、科研人员、某个领域专家等，建立数据库，利用专家的知识为查新工作提供帮助。

３.７ 创造良好的工作环境

良好的工作环境不仅是保证查新工作顺利开展的基本条件之一，而且能够使查新人员在工作时心情愉快舒畅，为提高工作效率创造了条件。

３.７.１ 合理的空间规划

保证查新人员的工作空间、与用户沟通的接待空间、查新档案的存放空间等。平时要保持科技查新站整体环境的整洁和美观，创造友善、和谐的工作气氛。

３.７.２ 畅通的网络和通讯条件

既要保证在数据库、网络信息、联机检索时不发生信息拥堵、中断等情况，又要保障与用户、外界通话畅通，不出现用户打不进、查新员打不出的局面。

３.７.３ 科学的设备配置

计算机要有余量，供用户不时之需，其他设备如空调、打印机、扫描仪、装订机等要注意日常维护检修，保持设备的完好率，方便使用。

总体上，在创造良好的工作环境时，要合理规划，节省成本，不构成奢华、浪费。

３.８ 努力钻研，开拓创新

科学技术是第一生产力，科学研究推动着各项事业的发展，科技查新也不例外。如研究开发存放可拓展信息资源，研究搜索引擎和检索方法可提高检索质量、效率，研究沟通可达到友好地交流思想，达成认识的一致，研究查新报告可使其达到公平、公正、客观、准确，等等。查新站不仅要根据现实需求和发展目标，制定相应的绩效目标和工作规划，而且应该重视开展科研工作，具体可概括为：

（１）关注全国各查新站的工作动态和科研成果，结合本单位情况加以应用推广。

（２）积极参加图书情报界的学术活动，扩大视野，跟上潮流。

（３）申请省级、局级、社科联、省图书馆学会、高校图工委、所在图书馆相关的科研项目或参与相关项目的研究。

４ 结 语

综上所述，查新工作绩效的提高不仅要在人员培养、工作流程、管理机制等方面进行努力，而且要注重查新站工作氛围和文化氛围的营造，建设和保持友好团结、勇于探索、积极进取的精神文化，从而更好地挖掘查新人员主观能动性和潜力，同时，要“站得高，看得远”，在追求绩效提高的过程中，要提倡科学研究，通过探索理论、钻研新技术，推动查新工作的发展。目前尚需研究和制定一套科学可行的科技查新站和人员的绩效评估方法。

参考文献

［１］毕诗成.绩效主义“坑”了我们？［Ｎ］．中国青年报，2011-12-08.

［２］教育部科技发展中心科技查新服务平台［ＥＢ］.http:∥www.chaxin.edu.cn/，2011-08-11.

［３］ 马景娣,缪家鼎.关于查新报告质量评定标准的探讨［Ｊ］.情报科学,2005,(11):1681-1684,1707.

［４］刘琼,田稷,缪家鼎.拟写科技查新报告中检索结果的精细化研究［Ｊ］.现代情报,2007,(6):178-180.

［５］陈迎春.充分沟通，提高科技查新质量［Ｊ］.高等工程教育研究,2006，(增刊):127-129.

［６］浙江大学科技查新系统［ＥＢ］.http:∥cx.zju.edu.cn/，2011-08-11.

［７］李津．科技查新机构隐性知识管理浅析［Ｊ］．情报杂志,2009,(28):248-250.

（本文责任编辑：王 涓）

作者：朱玉奴 缪家鼎